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REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES PARA IMPORTAR EN

COLOMBIA

Requisitos Generales que deben cumplir los documentos soporte

Los documentos soporte de la operacin de importacin para efectos de su nacionalizacin deben


cumplir como mnimo con las siguientes condiciones generales:

Estar expedidos en Original

Encontrarse vigentes a la fecha de presentacin y aceptacin de la Declaracin de Importacin

Cumplir con los requisitos legales y Administrativos exigidos por las normas aduaneras.

No presentar errores, tachones, enmendadura o adulteraciones

Ser consistentes entre si y corresponder a la mercanca a declarar

Exhibir el nombre de la persona natural o jurdica que figurar como importador o Exportador
en las Declaraciones.

Estar expedidos en la forma prevista en los acuerdos internacionales sealando las


condiciones caractersticas de los mismos.

Ser coincidentes entre los mismos; es decir que amparen la misma mercanca, que vengan a
nombre de quien figurar como importador, y que su expedicin se realice conforme la
operacin comercial realizada.

Requisitos Especficos que deben cumplir los documentos soporte

1. Factura Comercial

a) Reflejar los pagos directos efectuados o por efectuar del comprador al vendedor y los
pagos indirectos realizados o por realizar del comprador a terceros en beneficio del
vendedor.

b) Ser un documento original y definitivo. En tal sentido no se aceptar una factura pro forma.

c) Ser expedida por el vendedor de la mercanca.

d) Contener como mnimo los siguientes datos:

- Membrete o logotipo del vendedor.


- Nmero y fecha de expedicin.
- Nombre, direccin, telfono y fax del vendedor.
- Nombre y direccin del comprador.
- Descripcin de la mercanca.
- Cantidad.
- Precio unitario y total.
- Moneda de la transaccin comercial.
- Lugar y condiciones de entrega de la mercanca, segn los trminos Internacionales de
Comercio "INCOTERMS", establecidos por la Cmara de Comercio Internacional u otros
acuerdos. Lo ideal sera que viniera expresado, as: FOB MIAMI, ICONTERMS 2010

Nota: La factura comercial que ampare mercancas procedentes de la zona libre de coln en la
Repblica de Panam, adems de los requisitos sealados, deber contener el nombre o
razn social, nmero de identificacin tributaria, NIT, y direccin del comprador en Colombia,
conforme al registro nico tributario, RUT.

2. Certificado de Origen

Este documento es requerido para efectos de que las mercancas importadas desde un pas
con el cual Colombia tenga acuerdos comerciales, pueda gozar de las preferencias
arancelarias y exencin de requisitos legales que aplican solo para aquellas mercancas
originarias de otros pases con los cuales Colombia no tiene acuerdos comerciales.

Los requisitos que deben cumplir estos documentos son:

a) Que el formato del Certificado de Origen sea el negociado en el acuerdo anunciado en el


mismo
b) Que la factura comercial y la fecha relacionadas en el Certificado de Origen, cuando as se
requiera, concuerden con la factura fsica.
c) Que la fecha de expedicin del Certificado de Origen sea igual o posterior a la fecha de la
factura comercial
d) Que la subpartida arancelaria negociada o armonizada concuerde con la expresada en la
Declaracin de Importacin.
e) Que la descripcin de la mercanca concuerde con los dems documentos soportes y la
clasificacin de la mercanca.
f) Que tengan el sello y firma autgrafa de la persona que expide el Certificado, excepto
cuando sean digitales.
g) Que aparezca el valor de la mercanca en los trminos del formulario y que el mismo sea
consistente con el de la operacin y los dems documentos soporte.

3. Documento de Transporte

Es el documento que el transportador respectivo o el agente de carga internacional, entrega


como certificacin del contrato de transporte y recibo de la mercanca que ser entregada al
consignatario en el lugar de destino y puede ser objeto de endoso total. El trmino comprende:

a) Conocimiento de Embarque B/L, el cual se utiliza en el transporte martimo

b) Gua Area, que se utiliza en el transporte areo

c) Carta de Porte, que se utiliza en el transporte Terrestre o va Tren

d) Documento de Transporte Multimodal, que utiliza la combinacin de dos o ms medios de


transporte
e) Cumplir al menos con los siguientes requisitos dependiendo del modo y va de transporte
internacional:

- Si se trata de un contrato nico, multimodal, combinado;


- Trminos de la responsabilidad del transportador;
- Tipo de negociacin en trminos FCL y LCL;
- Remitente, destinatario;
- Tipo de carga indicando si la mercanca corresponde a precursores o si es mercanca
peligrosa, persona de contacto para mercanca peligrosa.
- Valor del flete y los dems gastos de transporte
- Identificacin, tamao, tara y capacidad de la unidad de carga, cuando se trate de
carga en contenedor, as como el nmero de precinto.
- Peso y volumen de la mercanca
- Identificacin genrica de la mercanca, dentro de la cual no se aceptan expresiones
tales como: mercancas varias, mercancas segn factura, mercancas miscelneas,
mercancas en general, mercancas segn registro, carga seca, carga no peligrosa,
carga no perecedera, mercanca para almacenes por departamentos, mercancas y
mercancas a granel.
- La indicacin del trmite o destino que se le dar a la mercanca una vez descargada
en el lugar de llegada, tales como:
- La entrega en lugar de arribo.
- Ingreso a depsito o zona franca despus del descargue en el lugar de arribo.
- Descargue de mercanca directamente en el depsito o zona franca.
- Trnsito aduanero, o entrega urgente

4. Factura del transportador internacional

Verificar que la factura de fletes internacionales corresponda al documento de transporte


internacional con el cual lleg la mercanca a Colombia

Debe tener debidamente identificado los costos generales y asociados del transporte
internacional especificando cuales son los costos ocasionados en el exterior y los gastos
ocasionados en Colombia. El valor de los servicios generados en Colombia no hace parte del
valor en aduana para el pago de tributos aduaneros, pero en el evento de que no se identifique
en la factura de fletes los gastos en destino, la DIAN los tomar como gastos en origen para el
cobro de los tributos aduaneros.

5. Pliza de Seguro Internacional o Cotizacin de Seguro

Establece el costo del seguro por el transporte de la mercanca en el trayecto exterior. Como
mnimo, debe relacionar los siguientes datos:

a) Razn social del asegurador.


b) Nombre del tomador.
c) Nombres del asegurado y del beneficiario o la forma de identificarlos, si fueran distintos del
tomador.
d) Calidad en que acta el tomador del seguro.
e) Identificacin precisa de la mercanca con respecto a la cual se contrata el seguro.
f) Vigencia del contrato, con indicaciones de las fechas de iniciacin y vencimiento, o el modo
de determinarlas.
g) Suma asegurada o el modo de precisarla.
h) Prima o el modo de calcularla y la forma de su pago.
i) Riesgos que el asegurador toma a su cargo.
j) Fecha en que se extiende.
k) Firma del asegurador.
l) Las dems condiciones particulares que acuerden los contratantes.

La falta de alguno de los elementos relacionados puede ocasionar que la autoridad aduanera
no considere la pliza como documento soporte. En el caso de que el importador por alguna
razn no cuente con una pliza de seguro de transporte internacional de mercancas global, la
DIAN puede aceptar una certificacin o cotizacin por parte de la compaa aseguradora.

Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico


DECRETO NMERO 2685 DE 1999 ( Dic 28

ART. 259.Presentacin de las notas de cargue. Para cada envo de mercancas al amparo
de la autorizacin de embarque global deber diligenciarse la correspondiente nota de cargue, a
travs del sistema informtico aduanero o por escrito.

Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 260.Modificado. Res. 7002/2001, DIAN, art. 72. Notas de cargue. Las notas de
cargue contendrn como mnimo la siguiente informacin: nmero y fecha de emisin (el nmero
deber ser consecutivo de acuerdo al orden de cada embarque), nmero del documento de
transporte que ampara la mercanca, nmero de la autorizacin de embarque global, tipo de
embalaje, cantidad de bultos, peso, valor total, descripcin genrica de las mercancas y tipo de
datos (provisionales o definitivos).
El transportador, deber en el momento del ingreso de la mercanca a zona primaria aduanera,
indicar en la nota de cargue, los datos reales de cantidad de bultos y peso recibido, informacin
que deber refrendar con su firma y sello.

Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 261.Certificacin de embarque. El transportador certificar el embarque, dentro del


trmino previsto en el artculo 280 del Decreto 2685 de 1999. En las administraciones aduaneras
con procedimientos manuales, la certificacin del embarque se entender surtida con la entrega
fsica del manifiesto de carga.
El transportador en el manifiesto de carga deber indicar nombre de la empresa, matrcula de
la nave o aeronave y relacionar para cada nota de cargue, su nmero, el nmero del documento de
transporte, nmero de bultos, peso bruto y descripcin genrica de la mercanca.

Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 262.Modificado. Res. 7002/2001, DIAN, art. 73. Declaracin de exportacin.


Cuando vencido el trmino establecido en el artculo 272 del Decreto 2685 de 1999, no se hubiere
presentado la declaracin de exportacin definitiva por parte del declarante, el jefe de la divisin al
servicio al comercio exterior, o de la dependencia que haga sus veces, asignar nmero y fecha de
la declaracin de exportacin definitiva a la autorizacin de embarque global. Cuando la
autorizacin de embarque global se haya diligenciado con datos provisionales o casillas en blanco,
stos se confirmarn como datos definitivos, debiendo el declarante presentar posteriormente la
declaracin de correccin. Copia de los documentos deber remitirse a la divisin de fiscalizacin
para lo de su competencia.
Las notas de cargue constituirn documento soporte de la declaracin de exportacin
definitiva.
PAR.Cuando se utilicen notas de cargue con datos provisionales al embarque, la declaracin
de exportacin definitiva que consolide la totalidad de las notas de cargue con datos definitivos,
deber presentarse dentro de los tres (3) meses siguientes al trmino de vigencia de la
autorizacin de embarque global.
ART. 273.Modificado. D. 1232/2001, art. 26. Ingreso de mercancas a zona
primaria aduanera. Salvo lo previsto en el artculo 275 del presente decreto, la
mercanca deber ingresar a zona primaria, como requisito previo para la
determinacin selectiva o aleatoria del embarque o de la inspeccin fsica o
documental. Para el efecto, el transportador o el responsable de la zona primaria
aduanera, segn sea el caso, deber avisar a la autoridad aduanera, en el trmino
que mediante resolucin de carcter general seale la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales, sobre la recepcin de las mercancas en sus instalaciones.
Para los efectos previstos en este artculo, cuando las mercancas se exporten
por va area o martima, se entender como zona primaria aduanera las
instalaciones que el transportador destine al cargue de las mercancas de
exportacin en los medios de transporte, o los recintos de los que disponga la
aduana para tal fin, en el puerto o aeropuerto, o los depsitos habilitados por la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Para las mercancas que se exporten por va terrestre, la autoridad aduanera de
la jurisdiccin de salida de la mercanca determinar los lugares que se entienden
como zona primaria aduanera para los efectos de este artculo.
Si el medio de transporte no est disponible para el cargue inmediato, la
aduana ordenar el ingreso de dicha mercanca a un depsito habilitado por el
trmino mximo de la vigencia de la autorizacin de embarque de que trata el
artculo 271 del presente decreto. Si dentro de dicho trmino no se produce el
embarque y salida de la mercanca del territorio aduanero nacional o a zona franca
perder vigencia la autorizacin de embarque y se proceder conforme a lo
dispuesto en el artculo 271 de este decreto.
Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 227.Planilla de traslado. Sin perjuicio del cumplimiento de lo establecido en el artculo


279 del Decreto 2685 de 1999, cuando a ello hubiere lugar; para la salida al exterior de las
mercancas desde una zona franca industrial de bienes y servicios, o desde un depsito habilitado
cuando se encuentre bajo control de la aduana, el usuario operador o el empleado del depsito,
segn corresponda, deber expedir una planilla de traslado que ampare la mercanca que ser
objeto de traslado a la zona primaria aduanera para su salida del territorio aduanero nacional.

Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 237.Modificado. Res. 7002/2001, DIAN, art. 66. Ingreso de mercancas a zona
primaria. Para efectos de la determinacin de embarque o de la inspeccin fsica o documental, la
mercanca deber ingresar a zona primaria aduanera.
Cuando previamente a dicho ingreso, se hubiese producido la aceptacin de la solicitud de
autorizacin de embarque, el transportador o el responsable de la zona primaria aduanera, segn
sea el caso, deber avisar a travs del sistema informtico aduanero o mediante comunicacin a la
divisin de servicio al comercio exterior, o a la dependencia que haga sus veces, sobre el ingreso
de la mercanca objeto de exportacin a sus instalaciones, a ms tardar, el mismo da en que se
recepcionen las mismas en la zona primaria aduanera.
Cuando la aceptacin de la solicitud de autorizacin de embarque se produzca con
posterioridad al ingreso de la mercanca a la zona primaria aduanera, el aviso a que se refiere el
inciso anterior, deber efectuarse el mismo da en que se produzca la aceptacin de la misma.
Con el aviso de ingreso de las mercancas a la zona primaria aduanera, deber suministrase la
siguiente informacin:
a) Nmero y fecha de la autorizacin de embarque.
b) Fecha y hora de recepcin de la mercanca.
c) Peso y nmero de bultos.
El sistema informtico aduanero, o el funcionario competente, verificar si la autorizacin de
embarque se encuentra vigente y lo informar al transportador, o al responsable de la zona
primaria aduanera. En caso de conformidad, a ms tardar el da hbil siguiente al recibo por la
aduana del aviso a que se refieren los incisos segundo y tercero del presente artculo, activar el
mdulo de selectividad, con el fin de que se determine: inspeccin fsica, inspeccin documental o
embarque.
Para las aduanas con procedimientos manuales, la seleccin la har el jefe de la divisin de
servicio al comercio exterior, o de la dependencia que haga sus veces, de acuerdo con los perfiles
de riesgo establecidos. A partir de este momento, empezar a contarse el trmino para la prctica
de la inspeccin aduanera, en caso de que sta se haya determinado.
ART. 274.Modificado. D. 1232/2001, art. 27. Inspeccin aduanera. La
autoridad aduanera, a travs del sistema informtico aduanero, con fundamento
en criterios tcnicos de anlisis de riesgo o de manera aleatoria, podr determinar
la prctica de la inspeccin documental o fsica a las mercancas en trmite de
exportacin.
La diligencia de inspeccin aduanera deber practicarse a ms tardar el da
hbil siguiente al recibo por la aduana del aviso a que se refiere el inciso primero
del artculo anterior y concluirse el mismo da que se inicie.
Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 238.Modificado. Res. 7002/2001, DIAN, art. 67. Inspeccin fsica de la mercanca.
La diligencia de inspeccin fsica de la mercanca deber realizarse a ms tardar el da hbil
siguiente del aviso a que se refieren los incisos segundo y tercero del artculo anterior y concluirse
el mismo da que se inicie. Para su prctica, el funcionario competente verificar los empaques y
embalajes, reconocer la mercanca, por sus caractersticas generales, la conformidad entre la
informacin consignada en la solicitud de autorizacin de embarque y los documentos soporte.
posteriormente consignar el resultado de su actuacin en el sistema informtico aduanero, en la
autorizacin de embarque y en el acta de inspeccin.
En caso de presentarse diferencias entre la informacin contenida en la autorizacin de
embarque y la mercanca inspeccionada, se proceder de acuerdo con lo establecido en el artculo
276 del Decreto 2685 de 1999.
Cuando el funcionario competente encuentre que la mercanca declarada es diferente a la
descrita en la autorizacin de embarque, no proceder el embarque y deber tramitarse una nueva
solicitud de autorizacin de embarque.
PAR.El inspector, cuando lo considere necesario para lograr la correcta identificacin de la
mercanca, tomar muestras de la misma y las enviar para su respectivo anlisis, sin perjuicio de
que se contine con el trmite de exportacin.

Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 232.Vigencia de la autorizacin de embarque. El trmino de la vigencia de la


autorizacin de embarque de las exportaciones cuyo embarque se realice por una aduana diferente
a la de la autorizacin, ser el previsto en el artculo 271 del Decreto 2685 de 1999, salvo que se
configure la existencia de hechos notorios de alteracin del orden pblico o desastres naturales
que impidan el cumplimiento de dicho trmino, en cuyo caso, el declarante deber solicitar al
administrador de la aduana que autoriz el embarque, la ampliacin del trmino de autorizacin de
embarque por el tiempo que se requiera.
El administrador, en caso de encontrar justificada la peticin, suspender la vigencia de la
autorizacin de embarque, mediante acto administrativo. Esta actuacin deber registrarse en el
sistema informtico aduanero, o ser remitida por escrito a la administracin aduanera bajo la cual
se realizar el embarque de las mercancas.
ART. 275.Inspeccin en zona secundaria aduanera.
El exportador podr solicitar al administrador de aduanas autorizacin para que
la inspeccin se realice en lugar diferente a la zona primaria aduanera, cuando as
lo requiera la naturaleza de las mercancas, o en razn de su embalaje,
peligrosidad u otra circunstancia que lo amerite.
En todos los casos, los usuarios altamente exportadores tendrn derecho al
tratamiento aqu previsto.
Res. 4240/2000, DIAN.

ART. 239.Modificado. Res. 7002/2001, DIAN, art. 68. Inspeccin fsica en zona
secundaria aduanera. En los casos previstos en el inciso primero del artculo 275 del Decreto
2685 de 1999, el exportador, deber presentar solicitud dirigida al administrador de aduanas de la
jurisdiccin en la que se encuentre la mercanca, expresando las razones en que se justifique dicha
solicitud y el lugar en donde se realizar.
El administrador, previo el estudio de la peticin, se pronunciar sobre la viabilidad de la
misma, indicando si se trata de una autorizacin para una operacin especfica, o si corresponde a
una autorizacin para varias operaciones de exportacin, de acuerdo con las necesidades
consignadas en la solicitud.
Los usuarios altamente exportadores tendrn la prerrogativa de inspeccin en zona secundaria
aduanera, de acuerdo a lo previsto en el artculo 275 del Decreto 2685 de 1999, sin necesidad de
autorizacin previa por parte del administrador.