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Dompter les

achats sauvages
un enjeu majeur de comptitivit
pour les entreprises franaises

Xavier Guichard
Directeur Gnral

Brigitte Auffret Pierre-Olivier Brial


Directrice Gnrale Directeur Gnral
Dlgue Dlgu

La Direction Gnrale de Manutan vous propose


son point de vue sur la gestion des achats sauvages
Dompter les achats sauvages les achats ad-hoc ou sauvages . Il sagit
de tous les produits dont les entreprises ont
besoin de faon ponctuelle et irrgulire
entrept. Ces achats ad-hoc concernent tous les
services dune entreprise (bureau, entrept, services
gnraux, usines) et regroupent aussi bien des
un enjeu majeur de comptitivit pour les entreprises franaises pour faire face des vnements du quotidien. Il
peut sagir, par exemple, de sel pour le parking sil
fournitures que du matriel dinvestissement. Leur
approvisionnement se fait gnralement dans
neige, dquipements supplmentaires pour des lurgence, ils chappent rgulirement au contrle
intrimaires ou du rayonnage additionnel urgent des dpartements. Cest pourquoi on les qualifie
pour stocker une commande importante dans un souvent dachats sauvages.
Aprs avoir optimis leurs achats stratgiques, les entreprises se focalisent depuis ces dix
dernires annes sur les achats non stratgiques ou autrement appels achats indirects. Il
sagit de tous les produits et services dont elles ont besoin pour fonctionner mais qui nentrent L A R P AR T IT IO N D E S ACHAT S IND IR E CT S
pas directement dans le coeur de leur prestation.
Au sein de cette vaste catgorie, il existe une famille dachats encore vierge de toute optimisation :
les achats ad-hoc qui reprsentent 20% du volume des achats indirects. Leur gestion
est tellement dstructure quon les qualifie souvent dachats sauvages . Pourtant ils
regorgent dconomies potentielles sils sont organiss avec une dmarche approprie 20% 20%
des cots du volume
80% administratifs dachat 80%
LES ACHATS INDIRECTS du volume des cots
LES A CHA T S INDIRE CTS dachat administratifs

HA
AC AGE
SA
U V
TS
S 20%
du volume des achats indirects
ACHATS RCURRENTS
Forte prvisibilit
Nombre relativement faible de rfrences
ACHATS SAUVAGES
Faible rcurrence
Multiplicit de rfrences

e
yag
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achats
s
tion rcurrents
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pre de nan
i n te
ce
Des conomies potentielles considrables
ma
es
tur
u rni eau On peut penser que ce type dachat est anodin oppose souvent en interne que la rduction des
f o u r
eb
par rapport aux achats de produits rcurrents et cots lis ces achats sauvages est complique
d

s
tre fort volume tels que les fournitures de bureaux. et fastidieuse. Elle ncessite llaboration
au
Pourtant, sils ne reprsentent que 20% du volume de processus de validation et de contrle
total, ils concentrent eux seuls 80% des cots incompatibles avec la ractivit ncessaire pour
de gestion associs aux achats indirects. faire face aux imprvus.

Derrire ces nombreux produits commands Selon notre exprience, moins de 10% des
sporadiquement, il y a des dizaines de fournisseurs entreprises franaises ont mis en place
crer et grer, des centaines de factures une dmarche doptimisation de ces achats
traiter, des milliers de livraisons recevoir. On sauvages. Dans la plupart des cas, aucune
organisation spcifique ne sen charge. A chaque
Une mine dor cache dans les achats indirects constate que la gestion dun fournisseur cote
prs de 2 000 euros et celle dune facture entre besoin produit correspond la cration dun nouveau
75 et 150 euros. Par exemple, une entreprise de fournisseur, un processus dachat diffrent
Les socits ayant un dpartement Achats ont bien Ces volumes ont t concentrs auprs de quelques 200 millions deuros de chiffre daffaires, ayant (pouvant mme aller jusqu lachat dans une
souvent rationalis la partie rcurrente de leurs fournisseurs, des appels doffres ont t organiss quatre sites en France, peut avoir jusqu 1 000 grande surface rembours sur note de frais). Ces
achats indirects, qui regroupent notamment les et des procdures internes ont t mises en place fournisseurs pour moins de 10 transactions achats chappent ainsi totalement au contrle
prestations de voyage, les services de nettoyage, de pour diminuer les cots. On peut donc considrer effectues par fournisseur ! des Directions des Achats surtout dans les
restauration ou encore loutillage, les quipements que ces achats sont matriss. entreprises multi-sites. Cela reprsente une perte
de protection individuelle, les quipements informa- Nanmoins, il reste un vrai gisement dconomies De nombreux acheteurs ont conscience de trs importante de temps et dargent et donc
tiques et les fournitures de bureau. encore trs peu exploit que nous appellerons ici ces enjeux et souhaitent agir. Mais on leur de comptitivit.
Les solutions possibles de commande. De la prise de commande jusqu
la facturation, tout peut tre maintenant
rellement command et entreprendre un travail
doptimisation, ce qui est sans conteste source de
dmatrialis. Des systmes simples et souples gains additionnels.
La bonne nouvelle est quil existe maintenant des une telle dmarche, ce sont plusieurs millions de gestion des autorisations permettent de dlguer
solutions qui changent compltement la donne. deuros qui pourraient tre conomiss. la prise de commande directement aux utilisateurs, On observe que le reporting des consommations
Nous avons constat chez Manutan que les clients Chaque euro conomis sur les achats indirects a tout en les encadrant. Lutilisateur gagne ainsi de lensemble des sites permet aux acheteurs
ayant mis en oeuvre des solutions ont en moyenne un impact direct sur le rsultat net. Ces conomies en ractivit et les acheteurs peuvent enfin de raliser que certains produits sont finalement
pu conomiser 30 50% du cot de leurs considrables pourraient tre directement avoir un vrai contrle sur ces achats. Ils achets de faon assez rgulire. Ils peuvent ds lors
achats sauvages. Si lensemble des entreprises injectes dans la comptitivit de lconomie accdent notamment un systme complet de normaliser certaines rfrences et ngocier de
franaises de plus de 250 salaris entreprenait nationale ! reporting, leur offrant une visibilit totale sur la meilleurs tarifs. Ils peuvent galement travailler
consommation. Ils peuvent ainsi savoir ce qui est sur les processus dapprovisionnement.

Une conomie de 30 50% Multiples fournisseurs


de gestion
peut tre ralise sur le cot des achats sauvages Multiples processus de commande = cots administratifs levs

- 30%

fournisseur 1 fournisseur 3

- 50%

Gain de temps + Baisse des cots


Client ou autre canal
de commande

fournisseur 2 fournisseur ...

Lquation gagnante :
des outils digitaux ports par une stratgie relationnelle 1 fournisseur de rfrence
1 fournisseur + Processus digital = gain conomique et administratif

Ces solutions sappuient principalement sur la force et la flexibilit du digital associes une
stratgie relationnelle efficiente pour susciter ladhsion. E-procurement
Distributeur
automatique

La force et la flexibilit du digital Factures


dmatrialises

Le digital permet de mettre en place des catalogues de rfrences. Il permet galement dassurer la
avec un nombre de produits quasi-illimits. livraison rapide de ces produits qui, rappelons-le,
Cest la premire condition si lon veut pouvoir sont souvent commands dans lurgence ! Grce Client Fournisseur de rfrence

matriser les achats indirects et ainsi remplacer de Internet, les distributeurs ont pu mettre en place, ces
multiples fournisseurs par un fournisseur de dernires annes, des plateformes de connexion Ces dernires annes ont merg des Vending contrle. Vient sajouter ensuite un gain de
rfrence, auprs duquel on peut concentrer les automatique avec leurs fournisseurs. Machines qui, linstar des distributeurs temps car il nest plus ncessaire de se
volumes et donc ngocier une remise densemble. automatiques de boissons, mettent disposition dplacer pour aller chercher le produit dans un
Ces systmes permettent non seulement un
Pour viter de faire appel un fournisseur par des utilisateurs directement sur leur lieu de magasin central.
rapprovisionnement plus rapide de leurs stocks,
besoin, il est ncessaire que les utilisateurs production les produits dont ils ont le plus
mais aussi une livraison directe et matrise par les
puissent trouver en un seul endroit tous les frquemment besoin. Ils nont qu slectionner Enfin, on remarque une amlioration du Besoin
fournisseurs des produits trs encombrants ou
produits souhaits. avec leur carte magntique personnalise le en Fonds de Roulement grce la diminution
plus faible rotation.
produit souhait. du stock, la machine tant connecte au
Le digital, en liminant la contrainte dun magasin La rvolution apporte par ces solutions rside On constate tout dabord une baisse de la systme informatique du fournisseur qui peut la
ou dun catalogue, permet de proposer des millions galement dans la gestion interne du processus consommation de 30 % lie un meilleur rapprovisionner la journe ou la semaine.
... associes une stratgie relationnelle pour susciter ladhsion tude dun cas client
Malgr leur puissance et simplicit dutilisation, il Cest pourquoi les Directions des Achats ont besoin Industriel 15 000 salaris
ne suffit pas de dployer ces solutions digitales pour non seulement du support de leur Direction Gnrale 50 fournisseurs en achats sauvages
que la rationalisation des achats sauvages soit mais surtout dun partenaire distributeur capable 3870 commandes cot de 366 430
effective. Il est ncessaire daccompagner en de visiter et dinformer lensemble des sites de
interne leur mise en place. Comme dans toute lentreprise (usine, sige, centre de logistique) et des
centralisation, des rsistances au changement interlocuteurs (achats, approvisionneurs, utilisateurs...)
mergent. Une introduction trop brutale peut sur la nature des accords et les bnfices associs. Un
gnrer un rejet de la part des utilisateurs partenaire dveloppant une vraie proximit avec 1 Rationalisation du nombre de fournisseurs 2 Dmatrialisation des commandes
qui multiplient alors les raisons pour ne pas sen les utilisateurs locaux et leur donnant de relles garanties
servir (mise en avant dun produit achet moins de service. Ces derniers ralisent alors quils conservent
cher localement, dune relation privilgie avec un une qualit de relation, tout en ayant des processus Passage de 50 6 fournisseurs
fournisseur local). allgs qui leur font gagner normment de temps.
90%
des commandes
CLIENT FOURNISSEUR DE REFERENCE dmatrialises

Directeur achat Responsable Grand Compte

Directeur financier
E-procurement E-procurement
Distributeur Distributeur
Responsable dachat / site Commercial
automatique
Rgional automatique
Factures Factures
dmatrialises dmatrialises
Approvisionneur Commercial Sdentaire

= =
Utilisateur conomie de conomie de
Client Fournisseur de rfrence Client Fournisseur de rfrence
Support E-procurement / 150 976 26 260
Directeur informatique Solutions lectroniques

Exemple dune stratgie relationnelle


3 Dmatrialisation des factures BILAN
Au final, un triple gain :
conomique, environnemental et social Cot initial pour le client : Cot final aprs

90% rationalisation
et intgration
des factures E-procurement :
Depuis plus de dix ans, Manutan aide les entreprises Les bnfices sont galement environnementaux
diminuer les cots lis ces achats sauvages. Les car le digital rduit drastiquement lusage du
dmatrialises
366 430
solutions digitales, encore complexes il y a quelque
temps, sont maintenant souples et peu onreuses. Elles
papier et optimise bien souvent les livraisons. Enfin,
les avantages sont galement sociaux puisque ces
170 819
facture
deviennent accessibles tout type dentreprise. conomies de cots et de temps peuvent tre
Associes une stratgie relationnelle de terrain, rinvesties dans des tches plus forte valeur
les gains sont considrables en terme conomique ajoute pour les acheteurs et/ou dans lachat
puisque lon constate une baisse moyenne des de produits de meilleure qualit pour les
cots lis ces achats de 30 50%. utilisateurs.

CONOMIE
RALISE :

=
conomie de
195 611
Brigitte Auffret Xavier Guichard Pierre-Olivier Brial 18 375
Directrice Gnrale Directeur Gnral Directeur Gnral
Dlgue Dlgu
Nous contacter
Si vous souhaitez connatre les conomies que vous pourriez
raliser sur vos achats sauvages grce aux solutions de Manutan,
contactez :

Anne-Marie Rodrigues

PDVM, Janvier 2017 RCS Pontoise B 334 668 852 NAF 4969C
01 34 53 36 31
anne-marie.rodrigues@manutan.fr

Retrouvez tous les astuces & conseils dexperts entre professionnels sur : manutan.com/blog

propos du groupe Manutan

Le groupe Manutan est un acteur majeur de la distribution BtoB multicanal en Europe.


Lentreprise familiale, fonde en 1966 et pionnire dans la vente par correspondance,
compte 2 200 collaborateurs en Europe, rpartis dans 25 filiales et 17 pays. Lentreprise
met la disposition de son million de clients europens une offre dynamique couvrant
lensemble des besoins des entreprises et des collectivits, une surface de stockage de
190 000 m2, des services valeur ajoute et des solutions e-business de pointe. En
2015/2016, le groupe Manutan a ralis un chiffre daffaires de 683 millions deuros.