FIT FR 2020:

20 VORTEILE DURCH DIE

E-ZUSTELLUNG FR
KLEINE ORGANISATIONEN
USE CASE KLEINE FIRMEN,
JUNGUNTERNEHMER/INNEN & VEREINE
 Use Case: Kleine Organisationen 1 von 18

INHALTSVERZEICHNIS
Fit fr 2020: Die Verpflichtung zur E-Zustellung kommt.................................................... 2

1. Postfach erffnen und sofort loslegen .......................................................................... 3

2. Daten- & Rechtssicherheit: No Spam, No Risc, No Effords.......................................... 3

3. Bank Austria Kunden aktivieren die Handy-Signatur direkt in Postserver ................... 4

4. Vollmachten fr Organisationen: Vertretungsbefugnis und die Handy-Signatur ........... 5

5. Berechtigungen Ihrer Vertretung nach Wunsch einschrnken ..................................... 6

6. Ihre Organisation 1:1 im digitalen Postfach abbilden.................................................... 7

7. Behrdliche E-Zustellung empfangen ........................................................................... 7

8. E-Zustellung selbst versenden ..................................................................................... 9

9. Briefe versenden........................................................................................................... 9

10. E-Rechnung an den Bund senden .......................................................................... 10

11. E-Zahlschein versenden ......................................................................................... 10

12. 10 Cent Bonus fr Ihre Empfnger ......................................................................... 11

Einsatz des digitalen Postfachs in kleinen Unternehmen ............................................... 12

13. Kostensenkungsziele: Zeit und Finanzen sinnvoll einsetzen .................................. 12

14. Kommunikation mit Anwalt oder Notar .................................................................... 13

15. Behrdenpost anfordern ......................................................................................... 14

Einsatz des digitalen Postfachs fr JungunternehmerInnen .......................................... 15

16. Digitale Rechnungslegung und Mahnungen ........................................................... 15

17. Versicherungen zu Ihrem Schutz ............................................................................ 16

18. Patente und Ihre Marke schtzen ........................................................................... 16

Einsatz des digitalen Postfachs fr Vereine ..................................................................... 17

19. Vereinsmitglieder informieren und Jahresbeitrge einheben .................................. 17

20. Mitteilungen an die Vereinsbehrde ........................................................................ 18

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 Use Case: Kleine Organisationen 2 von 18

Fit fr 2020: Die Verpflichtung zur E-Zustellung

kommt
Mit dem Deregulierungsgesetz 2017 1 wird der Empfang von elektronische Zustellungen fr
Unternehmen verpflichtend eingefhrt. Bis zum Jahr 2020 sind Firmen angehalten sich bei
einem der 4 behrdlich zertifizierten Zustelldiensten (postserver.com, meinbrief.at, brz-
zustelldienst.at, eversand.at) zu registrieren.

Fr kleine Organisationen ergibt sich daraus nicht zwangslufig eine lstige Pflicht. Wir
zeigen in 20 Beispielen, wie kleine Firmen, JungunternehmerInnen und Vereine von der E-
Zustellung effizient profitieren knnen.

Positive nderungen

Behrden versenden in die digitalen Postfcher RSa bzw. RSb Briefe, sowie sensible
Dokumente, die aus rechtlichen Grnden via E-Mail nicht zugestellt werden drfen.

Knftig besteht fr alle Brgerinnen und Brger das Recht auf elektronische Kommunikation.
Das heit, Sie werden knftig wesentlich mehr E-Zustellungen im digitalen Postfach
erhalten, da die Behrden nun Nutzerinnen und Nutzern eines digitalen Postfachs Briefpost
als E-Zustellung zusenden mssen.
Im Konkreten spricht das Deregulierungsgesetz sogar von einem "elektronischen Verkehr",
was eine Antwortmglichkeit auf behrdliche E-Zustellungen miteinschlieen wrde. Diese
war in der aktuellen Fassung des Zustellgesetzes 2 noch nicht vorgesehen.

Aktuell ist nur der Zustelldienst Postserver zustzlich zum behrdlichen Zustelldienst-
Netzwerk auch privatwirtschaftlich aktiv und unterliegt dem Rulebook der
Wirtschaftskammer. E-Zustellungs-User knnen hier ohne zustzliche Aufwnde auch selbst
versenden.

1
Deregulierungsgesetz 2017, https://www.parlament.gv.at/PAKT/VHG/XXV/I/I_01457/index.shtml, 09.
Mrz 2017
2
Bundesgesetz ber die Zustellung behrdlicher Dokumente (Zustellgesetz ZustG),
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=100055
22, 09. Mrz 2017

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1. Postfach erffnen und sofort loslegen

sofort selbst versenden

Bei Postserver registrieren

sofort empfangen

Die Registrierung ist grundstzlich kostenfrei und in 1 Minuten erledigt.

Sie knnen sofort aus Ihrem digitalen Postfach sowohl elektronische Zustellungen als auch
klassische Briefpost versenden und sind fr andere Unternehmen und Behrden elektronisch
erreichbar.

2. Daten- & Rechtssicherheit: No Spam, No Risc, No Effords

kein Spam
rechtssichere digitale Post
anerkanntes Beweismittel

medienbruchfrei

kein Posthandling
Zeit & Geld sparen
keine Amts- und Postwege

geringere Kosten

Durch die Erffnung Ihres elektronischen Postfachs sind Sie bzw. Ihre Organisation
authentifiziert. Das bedeutet, dass die Identitt von Sender und Empfnger klar
nachvollziehbar sind. Zustzlich gelten fr jeden zertifizierten Zustelldienst hchste

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Anforderungen hinsichtlich der Datensicherheit. Daraus ergeben sich einige wesentliche

Vorteile:

Ihr elektronisches Postfach ist garantiert spam-frei.

Ihre Dokumente werden datensicher versendet. Eine nachtrgliche Manipulation ist
ausgeschlossen.
In Rechtsstreigkeiten ist ein versendetes bzw. empfangenes Dokument rechtsgltig.
Es kann im Gegensatz zu einem E-Mail oder einem normalen Brief ohne zustzliche
Prfung eines Gutachters als Beweismittel angefhrt werden.
Durch die digitale Abwicklung Ihrer Post ersparen Sie sich sowohl post- als auch
Amtswege und knne alle Dokumente medienbruchfrei weiterverarbeiten.
Die E-Zustellung kostet einen Bruchteil eines klassischen Standardbriefes und hat
gleichzeitig die anerkannte Qualitt eines eigenhndig zugestellten
Einschreibebriefes mit Zustellnachweis.

3. Bank Austria Kunden aktivieren die

Handy-Signatur direkt in Postserver

Handy-Signatur
eID Identitscheck aktivieren
Benutzername &
Passwort

Bankpost empfangen

Handy-Signatur o. Behrden- und

Brgerkarte Bankpost empfangen

Voraussetzung fr den Empfang von behrdlicher Post ist die Registrierung mit einer Handy-
Signatur oder Brgerkarte. Diese sind gekoppelt mit den im Zentralen Melderegister
hinterlegten Personendaten.

Eine Handy-Signatur erhalten Sie entweder persnlich in einer Registrierungsstelle, auf dem
Postweg oder als Bank Austria Kunde online bei Postserver. Bei der Online-Aktivierung der
Handy-Signatur werden Ihre Registrierungsangaben mit Ihren Onlinebanking-Daten
verglichen. Die Bank brgt somit fr Ihre Identitt.

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Aus rechtlicher Sicht ist die Handy-Signatur eine qualifizierte Signatur und kann neben dem
Login in das digitale Postfach oder in diverse Behrdenanwendung auch zur
rechtswirksamen Unterfertigung von Dokumenten genutzt werden.

Die Handy-Signatur hat einen nicht zu unterschtzenden Vorteil: Ihre einfache Bedienung.
Fr ihre Verwendung ist weder eine Signaturkarte, noch eine lokal am Arbeitsplatz zu
installierende Software notwendig. Um fr eine entsprechende Sicherheit zu sorgen,
verwendet die Handy-Signatur einen Mechanismus, der vom Onlinebanking bekannt ist. Um
die Signatur auszulsen, muss der Verwender einerseits sein Signaturpasswort eingeben.
Andererseits bekommt er per SMS eine einmal verwendbare TAN, die er eingeben muss.

4. Vollmachten fr Organisationen: Vertretungsbefugnis und die

Handy-Signatur

Vertretung im
digitalen Postfach

Vertretung in weiteren behrdlichen

Anwendungen

Firmen- bzw. Vereins-Unterschrift

Um die Handy-Signatur optimal auszuntzen, empfiehlt es sich Ihre im Firmenbuch,

Vereinsregister bzw. Ergnzungsregister eingetragenen Vertretungsbefugnisse auf Ihrer
Handy-Signatur einzutragen. Das Stammzahlregister der Datenschutzbehrde stellt Ihnen
hierzu ein online Vollmachten-Service 3 zur Verfgung.

Die Vertretungsbefugnis kann entweder direkt fr Organisationen (juristische Personen) oder

fr natrliche Personen eingerichtet werden. Voraussetzung fr eine Vertretungsbefugnis ist,
dass Vollmachten-Geber und Vollmachten-Empfnger beide ber eine Handy-Signatur
verfgen.

Bevollmchtigte Personen knnen knftig eine digitale Firmen- bzw. Vereinsunterschrift

leisten und sich als Vertretung im digitalen Postfach einloggen.

3
Vollmachten-Service der Datenschutzbehrde, https://www.dsb.gv.at/vollmachtenservice, 09. Mrz
2017

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5. Berechtigungen Ihrer Vertretung nach Wunsch einschrnken

volle Bearbeitungsvollmacht

Unternehmens- bzw.
Vereins-Postfach
alle Zustellklassen

alle Dokumentenklassen

eingeschrnkte
Bearbeitungsvollmacht

Unternehmens- bzw.
eingeschrnkte Zustellklassen
Vereins-Postfach

eingeschrnkte
privates Postfach
Dokumentenklassen

Im digitalen Postfach knnen Sie die Befugnisse Ihrer Vertretung festlegen:

Bearbeitungsvollmacht
annehmen, lschen, antworten, weiterleiten
Zustellqualitt
alles lesen und versenden,
nur ungesicherte E-Zustellungen lesen und versenden,
nur mit eID gesicherte E-Zustellungen lesen und versenden,
nur mit Handy-Signatur / Brgerkarte gesicherte E-Zustellungen lesen und versenden
Dokumentenklassen
verschiedene Klassen der E-Zustellungen lesen und versenden:
zBsp. Rechnungen, Versicherungs-Briefe, medizinische Post oder Werbung.

Im digitale Postfach Ihre Vertretung findet sich knftig die Login-Option ins persnliche
Postfach oder ins Firmen- bzw. Vereinspostfach.

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6. Ihre Organisation 1:1 im digitalen Postfach abbilden

Inhaber des Firmen- bzw.

alle an die Vereins-Portfachs
Organisation
Hauptpostfach
adressierten
E-Zustellungen Vertretung 1

nur an das

Subpostfach 1
Subpostfach 1
adressierten
E-Zustellungen
Vertretung 2

nur an das Vertretung 3

Subpostfach 2
Subpostfach 2
adressierten
E-Zustellungen
Vertretung 4

Die Einrichtung von Subpostfchern ist hilfreich, um eine groe Anzahl an Sendungen
einzelnen Personen oder Abteilungen zuzuordnen.

Alle angelegten Subpostfcher sind fr E-Zustellungen individuell adressierbar.

In jedem Subpostfach knnen individuelle Vertretungen eingerichtet werden.

7. Behrdliche E-Zustellung empfangen

Sofort: 1. Verstndigung

24 Stunden: 2. Verstndigung

Behrde versendet
E-Zustellung 48 Stunden: 3. Verstndigung

72 Stunden: Postkarte

14 Tage: E-Zustellung wird gelscht

und die Behrde informiert

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Ab 1. Jnner 2020 ist fr Unternehmen ein digitales Postfach verpflichtend vorgeschrieben.

Behrden-Briefe werden ab diesem Zeitpunkt nur noch digital bermittelt.

Bis 2020 setzt die Behrde auf den dualen Versand ihrer Post: registrierte Empfnger
erhalten Behrden-Post im digitalen Postfach, alle anderen auf dem klassischen Postweg.

Derzeit nutzen bereits zahlreiche Bundesbehrden, behrdliche Einrichtungen und

Sozialversicherungen die E-Zustellung. Smtliche Gerichte versenden ebenfalls digital.

Sie erhalten unmittelbar nach dem Eingang der Zustellung, nach 24 Stunden und nach 48
Stunden eine Empfangsbenachrichtigung via E-Mail. Schlielich erhalten Sie bei
Nichtabholung eine Postkarte zugeschickt.

Sollten Sie trotzdem ein behrdliches Schriftstck nach 14 Tagen nicht entgegennehmen,
wird es unwiderruflich gelscht und der Versender ber die Nichtabholung des Schreibens
informiert.

Der Zeitpunkt, ab wann ein elektronisch zugestellter Bescheid als bewirkt gilt, hngt davon
ab, ob der Empfnger auch eine postalische Adresse bei der Registrierung angegeben hat.

Wenn keine Adresse hinterlegt wurde, gilt die Zustellung am 1. Werktag nach der
Versendung der 2. Verstndigung als bewirkt.
Wenn eine Adresse angegeben wurde, gilt die Zustellung am 3. Werktag nach der
Versendung der Verstndigung als bewirkt.

Die Zustellung gilt als nicht bewirkt, wenn nachgewiesen werden kann, dass der Empfnger
von den elektronischen Verstndigungen keine Kenntnis hatte oder keinen Zugriff auf das
digitale Postfach hatte.

Der Empfnger muss beispielsweise nachweisen, dass

der PC nicht funktioniert hat.

keine Mglichkeit zur Abholung hatte, weil zBsp. das Password fr die Handy-
Signatur vergessen wurde.

Die Behrde erkennt dann blicherweise auf Wiedereinsetzung des Verfahrens.

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8. E-Zustellung selbst versenden

Empfnger 1
Postserver

E-Zustellung Empfnger 2
bis zu 50 MB versenden

weiterer Zustelldienst Empfnger 3

Sie knnen alle bei einem zertifizierten Zustelldienst registrierten User digital erreichen. Die 4
Zustelldienste arbeiten im Verbund. Es ist daher unerheblichen bei welchem Zustelldienst
Empfnger und Versender registriert sind.

Versendet werden knnen bis zu 50 MB pro E-Zustellung. Sie knnen frei whlen, welche
Dateiformate Sie an eine E-Zustellung anhngen mchten.

Eine E-Zustellung kann gleichzeitig an mehrere Empfnger gesendet werden.

9. Briefe versenden

Empfnger national

Postbrief
versenden
Postserver
druckt & kuvertiert
Empfnger international

Sie knnen Ihre gesamte klassische Briefpost ebenfalls ber Postserver versenden.

Sie schreiben Ihre Briefe entweder direkt im digitalen Postfach oder laden ein PDF hoch.

Ihr Brief wird vollautomatisch an die Druckstrae geschickt und kuvertiert. Als zertifizierter
Zustelldienst unterliegt Postserver strengsten Datenschutzbestimmungen. Der Inhalt Ihrer
Briefe gilt als strengvertraulich.

Briefe werden s/w, doppelseitig auf 80g Papier gedruckt.

Der Briefversand ist international mglich. Auslands-Briefe werden express mit DHL zum
gnstigen Postserver-Porto versendet.

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10. E-Rechnung an den Bund senden

Annahme-
Besttigung
E-Rechnung an den
Bund erstellen
Vorlage
speichen versenden
Eingangs-
Besttigung

Seit 01. Januar 2014 akzeptiert der Bund nur noch elektronische Rechnungen als XML in der
Formatierung ebInterface oder Peppol. Bei Postserver knnen Sie E-Rechnungen an den
Bund im Online Formular erstellen. Zustzliche Software ist nicht notwendig.

Rechnung im Online-Formular stellen

Sie finden zu jedem Formularfeld unmittelbar eine Eingabehilfe.
Annahme- & Versandbesttigung
Sie erhalten unmittelbar nach Absenden eine Annahmebesttigung und wenig spter
per E-Mail die endgltige Eingangsbesttigung.
Vorlage speichern
Bereits versendete E-Rechnungen an den Bund knnen gespeichert werden.
Dadurch mssen Sie bei der nchsten Rechnung die Daten nicht erneut eingegeben.

11. E-Zahlschein versenden

Empfnger erhlt:
Rechnung als PDF

E-Rechnung in
Word erstellen
E-Rechnung
versenden
Empfnger erhlt:
Rechnung als XML

Empfnger erhlt:
E-Zahlschein

Mit dem E-Zahlschein knnen Sie die professionelle Rechnungslegung ohne zustzliche
Softwareaufwendungen nutzen.

Seitens Wirtschaftskammer sterreich wurde in Kooperation mit Microsoft sterreich ein

kostenfreies Plugin fr Word 2007 & 2010 entwickelt. Mit dem Word-Plugin knnen

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Rechnungen spielend einfach in der gewohnten Word-Umgebung erfasst und anschlieend

als E-Rechnung im XML Format speichern. Ihre Rechnung entspricht allen EU-
Anforderungen.

Beim Versand generiert Postserver einen korrespondierenden E-Zahlschein. Dieser wird

dem Empfnger gemeinsam mit der Rechnung im XML und PDF Format zugestellt. Bei Klick
auf den E-Zahlschein werden alle Rechnungsdetails automatisch ins Online Banking
bernommen.

Voraussetzung fr den E-Zahlschein ist ein abgeschlossener EPS-Hndlervertrag mit der

Bank Austria. Whrend beim Einzugsermchtigungsverfahren Ihr Kunde (ohne Angabe von
Grnden) eine Rckbuchung innerhalb von 42 Kalendertagen ab dem Tag der Belastung
beauftragen kann, handelt es sich bei der EPS Online-berweisung um garantierte
Zahlungen, die nicht einseitig widerrufen werden knnen. Die Zahlungsbetrge werden direkt
auf Ihr Unternehmens- bzw. Vereins-Konto berwiesen.

12. 10 Cent Bonus fr Ihre Empfnger

1. E-Zustellung

2. E-Zustellung

3. E-Zustellung
Zustellungen
empfangen
kostenfrei selbst
versenden

4. E-zustellung

5. E-Zustellung

Bei jedem Empfang Ihrer E-Zustellungen bzw. E-Zahlscheine werden am Portokonto des
Empfngers automatisch 10 Cent gutgeschrieben.

Sprich, mit jeder 5. empfangenen E-Zustellung kann der Empfnger selbst kostenfrei eine E-
Zustellung versenden.

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 Use Case: Kleine Organisationen 12 von 18

Einsatz des digitalen Postfachs in kleinen Unternehmen

13. Kostensenkungsziele: Zeit und Finanzen sinnvoll einsetzen

Kostenreduktion der Poststelle

Beispiel Hausverwaltung
klassische Briefpost Briefe mit Postserver E-Zustellung mit Postserver
13 094

8 875

2 850

-32% -78%
Brutto-Ausgaben in Euro

Druck, Kuvertierung, Porto und nicht zuletzt die Posthandlings-Aufwnde Ihrer

MitarbeiterInnen rauben wertvolle Ressourcen, die sinnvoller an anderer Stelle eingesetzt
werden knnen.

Am Beispiel einer Hausverwaltung mit 450 Parteien, Garten und Garagen lsst sich eine
Kostenersparnis von 32% bei der Verwendung des Briefversands mit Postserver und 78%
bei Einsatz der E-Zustellung kalkulieren.

Innerhalb eines Geschftsjahres werden rund 1.500 E-Mails, 5.107 Briefe und 594
eingeschriebene Briefe versendet. Der Briefverkehr kostet einer durchschnittlichen
Hausverwaltung somit 13.094,23 inkl. Materialkosten und Posthandling. Wrde die Post
mit Postserver versendet werden, reduzieren sich die Ausgaben auf 8.875,49. Druck,
Kuvertierung und die Aufgabe bei der Post werden automatisiert ber die Druckstrae
abgewickelt. Bei Nutzung der E-Zustellung verringern sich die Kosten nochmals auf
2.850,50 mit der gleichzeitigen Sicherheit, dass die gesamte digitale Post rechtssicher
zugestellt wird.

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 Use Case: Kleine Organisationen 13 von 18

Kostenreduktion der Poststelle

Beispiel Kleinunternehmer
klassische Briefpost Briefe mit Postserver E-Zustellung mit Postserver

1 056

652

273

-38% -74%
Brutto-Ausgaben in Euro

Selbst am Beispiel eines Kleinunternehmers mit 260 Kunden-Projekten und geringem

Postaufwand lsst sich eine Kostenersparnis von 38% bei der Verwendung des
Briefversands mit Postserver und 74% bei Einsatz der E-Zustellung kalkulieren.

Innerhalb eines Jahres werden neben E-Mails 520 Briefe und 26 eingeschriebene Briefe
versendet. Der Briefverkehr kostet einem Kleinunternehmer 1056,38 inkl. Materialkosten
und Posthandling. Wrde die Briefpost mit Postserver versendet werden, reduzieren sich die
Ausgaben auf 652,34. Bei Nutzung der E-Zustellung verringern sich die Kosten nochmals
auf 273,00.

14. Kommunikation mit Anwalt oder Notar

E-Zustellung an
Anwalt oder Notar
Ihr Antwalt oder
Notar im ERV
Entscheidung eines
Gerichts

Smtliche sterreichischen Anwlte und Notare sind im digitalen Postfach erreichbar. Ihre E-
Zustellung wir direkt in den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) weitergeleitet und als
vertrauliches Schreiben ihrem Rechtsvertreter zugestellt.

Sie ersparen sich somit in vielen Fllen einen persnlichen Termin vor Ort und knnen
Dokumente und Anfragen gesichert online bermitteln.

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 Use Case: Kleine Organisationen 14 von 18

Entscheide von sterreichischen Gerichten werden in smtlichen Fllen digital zugestellt,

sobald Sie ein digitales Postfach erffnen.

15. Behrdenpost anfordern

Antrag im
Onlineformular stellen
Antragskosten
bezahlen
Dokument als
E-Zustellung erhalten

Bei vielen Ttigkeiten und Berufen ist fr Ihre MitarbeiterInnen die Vorlage einer aktuellen
Strafregisterbescheinigungen 4, Meldeauskunfte 5, etc. erforderlich. Eine Online-Beantragung
erspart Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen nicht nur Zeit, sondern ist auch gnstiger als die
Ausstellung im Amt.

Im Gewerbeinformationssystem Austria (GISA) 6 sind die wichtigsten

unternehmensbezogenen Daten smtlicher Gewerbebetriebe, die in sterreich
niedergelassen sind, enthalten. Fr die Daten von Einzelunternehmen, die nicht im
Firmenbuch eingetragen sind, ist das GISA derzeit die einzige authentische
Informationsquelle.

Mit der Handy-Signatur knnen die gewnschten Dokumente online beantragt werden. Diese
werden automatisch als E-Zustellung an das mit der Handy-Signatur verknpfte digitale
Postfach zugesendet.

4
Antrag auf Ausstellung einer Strafregisterbescheinigung, https://bportal.zmr.register.gv.at/fns-p-
formserver/instance/StrafregisterAntragInfo.bpel, 9. Mrz 2017
5
Antrag auf Ausstellung einer Meldebesttigung, https://bportal.zmr.register.gv.at/fns-p-
formserver/instance/Meldebestaetigung.bpel, 9. Mrz 2017
Antrag auf Ausstellung einer Meldeauskunft, https://bportal.zmr.register.gv.at/fns-p-
formserver/instance/Meldeauskunft.bpel, 9. Mrz 2017
6
GISA Gewerbeinformationssystem Austria,
https://www.bmwfw.gv.at/Unternehmen/Gewerbe/Seiten/ZentralesGewerberegister.aspx, 9. Mrz
2017

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 Use Case: Kleine Organisationen 15 von 18

Einsatz des digitalen Postfachs fr JungunternehmerInnen

16. Digitale Rechnungslegung und Mahnungen

Kostenreduktion der Poststelle

Beispiel Kleinunternehmer
klassische Briefpost Briefe mit Postserver E-Zustellung mit Postserver

250

165

80

-34% -68%
Brutto-Ausgaben in Euro

Besonders fr JungunternehmerInnen stellen Rechnungslegung und Mahnwesen eine

Herausforderung dar.

Mit der E-Rechnung genieen Sie vollkommen kostenfrei die Sicherheit alle EU-Standards
einzuhalten. Zustzlich haben Ihre Kunden durch die rechtsgltige Qualitt der E-Zustellung
keine Ausreden bezglich des Erhalts einer Rechnung bzw. Mahnung, was insbesondere bei
E-Mail Rechnungen schnell zu erheblichen Mehrkosten und Problemen fhren kann.

Am Beispiel eines Kreativbetriebs mit 104 Kundenprojekten im Grndungsjahr lsst sich eine
Kostenersparnis von 34% bei der Verwendung des Briefversands mit Postserver und 68%
bei Einsatz der E-Zustellung kalkulieren.

Innerhalb des Geschftsjahres werden 104 Briefrechnungen und 10 eingeschriebene

Mahnungen versendet. Der Briefverkehr kostet somit 249,82 inkl. Materialkosten und
Posthandling. Wrde die Post mit Postserver versendet werden, reduzieren sich die
Ausgaben auf 165,46. Druck, Kuvertierung und die Aufgabe bei der Post werden
automatisiert ber die Druckstrae abgewickelt. Bei Nutzung der E-Zustellung verringern
sich die Kosten nochmals auf 79,80 mit der gleichzeitigen Sicherheit, dass die gesamte
digitale Post rechtssicher zugestellt wird.

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17. Versicherungen zu Ihrem Schutz

Bescheide erhalten

Die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft (SVA) versendet Bescheide

elektronisch. Zu diesen zhlt etwa die Feststellung der Pflichtversicherung oder Bescheide
im Zuge einer gemeinsamen Prfung lohnabhngiger Abgaben.

Ebenso auf die E-Zustellung setzen die AUVA, NGKK, SVB, VAEB und die
Pensionsversicherungsanstalt.

18. Patente und Ihre Marke schtzen

Antrag im
Onlineformular stellen
Bearbeitungsdauer
bis zu 11 Monate
Dokument als
E-Zustellung erhalten

Das sterreichische Patentamt nutzt ebenfalls die E-Zustellung zu Bescheide zuzustellen.

Derzeit stellt Ihnen das sterreichischen Patentamtes folgende Online-Formulare zur

Verfgung:

Online-Einreichung von nationalen Patent- und Gebrauchsmusteranmeldungen

Markenanmeldungen von nationalen Marken
Verffentlichung der bersetzung und bernahme der Vertretung bei Europischen
Patenten
Einreichung von Nachtragsunterlagen zu bereits online eingereichten bersetzungen
bei Europischen Patenten
Eintragung des Vertreters in das Patentregister bei Europischen Patenten
Antrag auf Recherche zum Stand der Technik
Antrag auf Gutachten zur Patentierbarkeit
Antrag auf Recherche zum Stand der Technik fr Diplomarbeiten und Dissertationen

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Sie erhalten in Ihrem digitalen Postfach die Entscheidungen bzw. geforderten Dokumente
des Patentamts.

Einsatz des digitalen Postfachs fr Vereine

19. Vereinsmitglieder informieren und Jahresbeitrge einheben

Kostenreduktion der Poststelle

Beispiel Verein
klassische Briefpost Briefe mit Postserver E-Zustellung mit Postserver

1 042

598

320

-43% -69%
Brutto-Ausgaben in Euro

Nicht alle Vereinsaussendung lassen sich via E-Mail abwickeln. Zumindest quartalsweise
wollen alle Mitglieder ber den neuesten Stand informiert werden, die Jahresversammlung
erfordert ebenso den Schriftverkehr, wie die jhrliche Einhebung der Mitgliedsbeitrge.

Am Beispiel eines Kulturvereins mit 100 Mitgliedern lsst sich eine Kostenersparnis von 43%
bei der Verwendung des Briefversands mit Postserver und 69% bei Einsatz der E-Zustellung
kalkulieren.

Innerhalb des Geschftsjahres werden 600 Briefe und 10 eingeschriebene Mahnungen

versendet. Der Briefverkehr kostet somit 1.042,00 inkl. Materialkosten und Posthandling.
Wrde die Post mit Postserver versendet werden, reduzieren sich die Ausgaben auf
598,00. Druck, Kuvertierung und die Aufgabe bei der Post werden automatisiert ber die
Druckstrae abgewickelt. Bei Nutzung der E-Zustellung verringern sich die Kosten nochmals
auf 320,00.

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20. Mitteilungen an die Vereinsbehrde

Einladung zur Aufnahme

der Vereinsttigkeit

Antrag auf Vereinsgrndung Statuten

Auszug aus dem ZVR

Einladung zur Aufnahme

der Vereinsttigkeit
Antrag auf nderung der Statuten
ev. Auszug aus dem ZVR

Die Errichtung eines Vereins muss der Vereinsbehrde (Bezirkshauptmannschaft oder

Magistrat der Statutarstdte) schriftlich angezeigt werden. Die Vereinsbehrde trgt die
entsprechenden Daten des neuen Vereins im lokalen Vereinsregister und im Zentralen
Vereinsregister (ZVR) ein.

Abschlieend bermittelt die Vereinsbehrde dem Verein

eine formlose Einladung oder Bescheid zur Aufnahme der Vereinsttigkeit

eine kostenlose Kopie der nun geltenden Statuten und
einen gebhrenfreien ersten Auszug aus dem Zentralen Vereinsregister.

Jede nderung der Statuten (z.B. nderung des Vereinsnamens, Sitzverlegung) muss der
Verein der Vereinsbehrde schriftlich anzeigen. Die Vereinsbehrde bermittelt dem Verein
im Folge eine formlose Einladung oder Bescheid zur Aufnahme der Vereinsttigkeit und
gegebenenfalls einen gebhrenfreien Auszug aus dem Zentralen Vereinsregister, wenn es
durch die Statutennderung zu einer nderung im Registerstand gekommen ist.

Die Zustellungen aller Bezirkshauptmannschaften erfolgt bereits heute als E-Zustellung. Ein
Groteil der Statutarstdte nutzt ebenfalls bereits die E-Zustellung.

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