CAPITOLUL 1

Bine ai venit la trainingul on-line, care cuprinde 12 capitole! Suntem siguri c v vom putea trimite
cteva capitole interesante care vor atrage atenia Dvs. asupra optimizrii managementului de documente din
compania Dvs.

Din pcate prin acest curs online nu se pot furniza toate informaiile, dar ca i o posibilitate
comlementar v putem oferi cursul gratuit de 2 zile n managementul documentelor. (Pentru aceste
informaii v rugm s vizitai site-ul www.dmsone.ro)

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Prin expresia managementul docuementelor nu ne referim numai la gestionarea i stocarea fizic al

actelor, ci ne ocupm i cu crearea i distrugerea acestora. Un sistem de management al documentelor bine
gndit ne ajut n crearea ordinii n cadrul documentelor pe baz de hrtie i electronice.

Instituiile publice (primriile, instituiile publice centrale, instituiile de sntate i de nvmnt)

deja posed un regulament bine compus referitor la gestionarea actelor.

Dar de ce este recomandat stabilirea unor reguli dac compania noastr provine din sectorul privat?

Rspuns: n vederea optimizrii cheltuielilor i pstrarea competivitii prin eficientizarea proceselor de lucru.

Obiectivul cursului online este de a v ajuta pe Dvs. s evaluai costurile i procedurile de lucru
aferente gestionrii actelor, documentelor i a coninuturilor electronice.

Acest lucru implic:

- Alegerea imprimantei, copiatorului, scannerului sau al multifuncionalei, deoarece, chiar i n cazul

companiilor mici aceste cheltuieli cu consumabilele pot ajunge la sume de peste 10 000 RON.
- Modul de gestionare al actelor, astfel nct colegii s nu-i consume timpul de lucru valoros cu
cutarea documentelor.
- Optimizarea cheltuielilor potale.

tiai c, de exemplu, la emiterea unui document putei efectua simultan urmtoarele sarcini:
nregistrarea documentului, etichetarea plicului i completarea nomenclatorului potal toate acestea fr s
scriei o liter?!

Prin utilizarea nomenclatorului electronic se poate prescurta timpul de ateptare la pot i se pot reduce
cheltuielile potale.

Pentru nceput trebuie s acceptm ideea de alocare de timp necesar pentru optimizarea acestor
proceduri, mai ales pentru c acestea implic cheltuieli n cretere continu. n cele mai multe cazuri cea mai
mare problem este c nu sunt persoane delegate pentru managementul documentelor. Fiindc cine ar putea
prelua aceast sarcin?

Administratorul IT? El nu se pricepe la gestionarea actelor.

Conductorul secretariatului? El nu poate urmri inovaiile tehnologice.

1
 Managerul de achiziii? De obicei acesta lipsete din companie ori are doar o vedere parial asupra
acestor fluxuri.

OPTIMIZAREA CHELTUIELILOR DE IMPRIMARE

n primul capitol vom vorbi despre optimizarea cheltuielilor de imprimare, deoarece odat cu
rspndirea scrisorilor electronice noi nsui suntem nevoii s crem chiar mai multe exemplare din anumite
documente.

De multe ori greim deja la primul pas, adic la alegerea imprimantei, dac nu analizm costurile de
imprimare. n general putem afirma c, cu ct mai mic este performana aparatului de imprimare, costul de
imprimare cu att va fi mai mare.

Este recomandat analizarea numrului de pagini imprimate, copiate. Acest lucru putem afla prin
verificarea cantitii de hrtie comandate anul trecut. Dac ntmpinm obstacole n efectuarea acestui calcul,
putem analiza cheltuielile lunare; nmulind sumele cu 12, primim cantitatea anual. Cu ajutorul unei
multifuncionale performante putem s reducem cheltuielile de imprimare pn la 0,038 RON pe pagin, iar la
unele imprimante aceste cheltuieli poate s ajung i la 0,14 RON.

La imprimare trebuie s avem n vedere economisirea de hrtie prin setarea implicit de imprimare
fa-verso.

La compania nostr putem s alocm drepturi difereniate pentru imprimarea documentelor. De

exemplu, putem seta cine s aib drept de imprimare pentru paginile colorate, costurile acesteia fiind mult mai
mari, i fiind recomandate doar n anumite cazuri, ex.: materiale de marketing.

Trebuie deci s analizm aceste costuri i s alegem soluia optim, s gsim varianta ideal.

S lum n considerare urmtoarele:

- Preul consumabilelor (toner, patron, etc),

- Cheltuielile de energie a aparatelor,
- Economisirea de hrtie prin setarea drepturilor de imprimare i alte setri de imprimare,
- Eficientizarea fluxurilor de lucru (este important productivitatea) prin posibilitile de scanare (reea,
email),
- Cheltuielile de service (piese de schimb, manoper, cheltuieli de exploatare)
- Preul de achiziie, amortizarea.

(Exist mai multe posibiliti de finanare (POSCCE) prin fonduri europene pentru IMM-uri la achiziia
de astfel de echipamente)

De multe ori nici nu avem nevoie neaprat de achiziia echipamentelor, fiindc avem posibilitatea s le
nchiriem.

Alte funcii utile:

- Documentele vor iei din imprimant atunci cnd mergem personal la aparat, n acest mod nu le vom
amesteca cu alte imprimate. Documentele confideniale nu pot fi citite de alte persoane.
- nregistrarea primei pagini al documentul imprimat reprezint o metod eficient de control.
- Scanarea cu ajutorul codurilor de bare va uura arhivarea.

2
 Dac dorii s primii informaii detaliate v rugm s ne contactai la adresa de e-mail
info@dmsone.ro . Partenerii notri v pregtesc o evaluare pentru a calcula exact economisirea.

VA URMA

n urmtoarele capitole ne vom ocupa cu sisteme de gestionare al actelor, sistematizarea

documentelor fizice (nomenclatorul arhivistic), servicii potale noi (destinatari electronici), sisteme de
gestionare a documentelor electronice (EDMS), facturi electronice etc

V mulumim c ai citit primul material al trainingului online. V dorim o zi plcut n continuare!

Cu respect:

Echipa DMS ONE