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MTODOLOGA Y PROCESO DE
LA AUDITORA AMBIENTAL
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Curso de Auditora Ambiental Unidad Didctica N 3
Apoyo de la Direccin
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Curso de Auditora Ambiental Unidad Didctica N 3
Una vez visto lo que es una AA y sus objetivos, el siguiente paso es la rea-
lizacin de la propia auditora ambiental. Llegados a este punto, ser necesario
considerar y analizar detenidamente varios aspectos importantes a la hora de lle-
gar al proceso.
1. Reunin inicial
2. Ejecucin de la auditora
3. Reunin final
Actividades a realizar
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Aunque pueden variar dependiendo del tipo de auditora, los objetivos per-
seguidos o la situacin y/o caractersticas de la empresa, en general en toda audi-
tora, existen tres etapas claramente diferenciadas. Cada una de estas etapas
bsicas se constituye en una serie de pasos a realizar:
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En la empresa por auditar se realiza una breve historia desde su fundacin hasta
la actualidad y se expresa su preocupacin e importancia por el cumplimiento y
control de sus emisiones de todo tipo que generen riesgo de contaminacin am-
biental. Sus principales fases se definen en el siguiente grfico:
Debe tenerse siempre muy en cuenta, que el tiempo para realizar la auditora
y presentar el correspondiente informe debe se lo ms corto posible, para que la
Direccin, cuando disponga del mismo, pueda conocer perfectamente que se trata
del estado actual de la empresa y no de una situacin pasada.
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CronogramaorientativodeAuditoraAmbiental
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En el Anexo III se recogen los aspectos que deben ser tenidos en cuenta cuando
se hace la planificacin de una auditora.
Anlisistericodelaactividad.
Alcancedelestudio.
Diseodelsistemademuestreo.
Sectoresaauditar.
Diseodelsoportedocumental.
Planificacindelaauditora.
Tratamientodelainformacin.
Planificacindelaauditora. Equipoauditor.
Comienzodelaauditora. Procesodementalizacininterna.
Calendariodeactividades.
AspectosquedebecubrirlaetapadePreauditora
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Antes del inicio de la auditora, es necesario decidir quin ser el lder del
equipo auditor.
En relacin con las auditoras internas, el lder del equipo auditor, ser la
persona o empleado que ostenta tales responsabilidades. ste debe ser
independiente del rea a auditar debiendo tener a su vez conocimiento de
ella. Por regla general, suele designarse como lder del equipo, al respon-
sable de medio ambiente establecido en la empresa.
Alcance de la auditora.
Objetivos de la auditora.
Criterios de la auditora.
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Polticas y procedimientos.
Normas, leyes y reglamentos.
Requisitos contractuales o del Sistema de Gestin Ambiental.
Cdigos de conducta de los sectores industriales.
c) Viabilidad de la auditora
d) Periodicidad
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En caso de que haya un nico auditor, ste deber desempear todas las
tareas aplicables al lder del equipo auditor.
El contacto inicial con el auditado, por parte del lder del equipo, ser ms o
menos formal en funcin del tipo de auditora.
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El lder del equipo auditor, deber preparar un Plan de Auditora que pro-
porcione la programacin y las caractersticas bsicas de la misma. ste,
deber ser conocido previamente por los auditores, el cliente de la auditora
y los auditados, debiendo ser revisado y aprobado por el cliente de la audi-
tora y presentado al auditado antes de que comiencen las auditoras.
El nivel de detalle del plan puede diferir en funcin del tipo de auditoras,
bien sea: inicial, o posterior, interna o externa.
PlandeAuditoraAmbiental
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Contenido
Objetivos de la auditora.
Criterios de la auditora.
Documentacin de referencia.
Alcance de la auditora.
Fechas y lugares donde se van a realizar las
Generales actividades de auditora
Hora y duracin estimadas, incluyendo reunio-
nes con la direccin del auditado y del equipo.
Funciones y responsabilidades del equipo audi-
tor y sus acompaantes.
Asignacin de recursos necesarios.
Identificacin del representante del auditado en
la auditora.
Idioma de trabajo y del informe de la auditora,
cuando sea diferente del idioma del auditor y/o
del auditado.
Especficos Asuntos del informe de auditora.
Preparativos logsticos (viajes, recursos dispo-
nibles, etc.).
Puntos relacionados con la confidencialidad.
Acciones de seguimiento de la auditora.
El lder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deber asig-
nar, a cada miembro, las responsabilidades, funciones, lugares, reas y activida-
des a auditar. Para ello deber tener en cuenta lo siguiente:
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CARGO DE
NOMBRE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
AUDITOR
- Relaciones con la direccin de la empresa.
- Coordinacin del equipo auditor.
Jefe
- Realizacin del programa de actuaciones.
- Aprobacin del informe final.
- Recopilacin de la legislacin vigente.
Legislacin - Antecedentes de incumplimiento y denuncias
- Gestin de permisos de vertido.
- Divisin del proceso principal en unitarios.
Procesos - Balance energtico y de materias primas.
- Deteccin de posibles fugas y prdidas.
- Elaboracin de planes de minimizacin.
Residuos
- Gestin e inventario de residuos.
- Informacin de accidentes ocurridos.
Riesgos - Evaluacin de posibles riesgos ambientales.
- Elaboracin de planes de emergencias.
- Relacin de costos y beneficios ambientales.
Financiero - Gestin de ayudas y subvenciones pblicas.
- Reduccin de impuestos, bonificaciones, etc.
FuncionesyresponsabilidadesdeunEquipodeAuditora
Normalmente incluirn:
Cuestionarios.
Lista de verificacin.
Formato de registros de hallazgos.
Otros documentos.
Cuestionarios
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Lista de Verificacin
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Enellaseincluirndatosgeneralescomo:
Nombredelaempresa.
Departamento,reaoactividad.
Cabecera
Fecha.
Tipodeauditora.
Numeracincorrelativa.
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Otros documentos
Lanormadereferencia.
Especificacionescontractualesoadministrativas
Enlapreparacin Procedimientosdeauditora.
Organigramadelaempresa,etc.
PlandeManejoAmbiental.
Plandeauditora.
Enlareuninde Certificadodecalificacindelauditor.
preparacin Procedimientosdeauditora.
Normadereferencia.
Especificacionescontractualesoadministrativas
Enlaejecucin Procedimientosdeauditora.
Listadeverificacin.
Formatosderegistros,etc.
Materialdepresentacin.
Enlareuninde Informefinal.
cierre Procedimientosdeauditora.
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Esta labor de chequeo y contraste de los datos que se hayan recogido en la con-
sulta de documentos, deber hacerse tambin planteando las mismas preguntas
al personal que realiza diferentes funciones y comprobando registros "in situ".
Otras labores de chequeo se harn tambin contrastando los registros de los ver-
tidos producidos o de los residuos destruidos (certificados de destruccin) con los
informes de las Normas de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente y otros
organismos reguladores. Tambin deber comprobarse que los registros de com-
pras de materiales peligrosos son compatibles con los consumos en fabricacin y
con la generacin de residuos.
Gestin de tiempo
Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con fre-
cuencia, puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia.
Muestreo
Aleatorio.
Estadstico.
Por objetivos.
Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.
Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser repre-
sentativos de la actividad que est bajo revisin, debiendo aumentar su nme-
ro si se encuentra una no conformidad o informacin que pueda dar lugar a
posibles problemas.
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Entrevistas
Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspec-
ciones amplias de documentacin, con poca aportacin por parte de las per-
sonas que desempean las tareas.
El jefe del equipo auditor planificar las entrevistas y seleccionar las perso-
nas a entrevistar. Dependiendo del tema elegir a directivos, jefes de proyec-
tos, responsables de mantenimiento, personal de produccin, etc.
Laclaveparaunabuenaentrevistaeslacapacidaddeescuchadelauditor.
REUNINDEAPERTURA
RecopilacinyVerificacindelainformacin
COMUNICACINDURANTE
LAAUDITORA
Bsquedadeevidencias
EJECUCINDELA EvaluacinyGeneracindeHallazgos
AUDITORA
PreparacindelasConclusiones
REUNINDECIERRE
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Caractersticas:
Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta direc-
cin de la organizacin y los representantes de las reas que van a
ser auditadas.
Moderada por el lder del equipo auditor, quien debe asegurar que
todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditora
No deben aportar nueva informacin a la entidad auditada, el objeti-
vo es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anterior-
mente.
Puntos a tratar:
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RECOPILACINYVERIFICACINDELAINFORMACIN
BSQUEDADEEVIDENCIAS
EVALUACINYGENERACINDEHALLAZGOS
PREPARACINDELASCONCLUSIONESDELAAUDITORA
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Bsqueda de evidencias
1) No conformidades
2) Desviaciones
3) Observaciones
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Informe resumen.
Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones
correctivas/preventivas.
- N identificativo.
- Fecha de auditora.
- mbito de la auditora.
- Componente del equipo auditor.
- Resumen de resultados y conclusiones.
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- Introduccin.
- Objetivos y motivos.
- Alcance de la auditora ambiental.
- Grado de cumplimiento de la poltica ambiental de la empresa y del
programa de auditora.
- Mtodos empleados en la realizacin de la auditora.
- Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la auditora.
- Eficacia y fiabilidad de las medidas adoptadas para verificar
el grado de cumplimiento tcnico y las repercusiones ambientales.
- Cumplimiento de los procesos productivos.
- reas de riesgo.
- Medidas correctoras.
- Seguimiento del plan de medidas correctoras y estableci-
miento de su periodicidad.
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Conclusiones
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Revisin y aprobacin
Distribucin
En aquellas auditoras en las que las figuras del cliente y del auditado
no coincidan, auditoras de proveedor, el auditor debe cuidarse mucho
de entregar un ejemplar del informe al auditado sin autorizacin expresa
del cliente.
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Salvo que sea requerido por la ley, el equipo auditor y los responsa-
bles de la gestin del programa de auditora, no debern revelar, sin la
aprobacin explcita del cliente de la auditora, y cuando sea apropiado, del
auditado:
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El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido co-
rregidas en el plazo estipulado y segn consta en el informe final. Estas eviden-
cias debern ir acompaadas del informe de solicitud de accin correcti-
va/preventiva que en su da se acord.
Plan de seguimiento
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1. La evidencia de la auditora,
2. El requisito y
3. El enunciado de la no conformidad.
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No conformidad mayor (NC+).- Esta calificacin implica una falta grave frente al
Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificacin de NC+ puede
ser aplicada tambin cuando se produzcan repeticiones peridicas de no confor-
midades menores. Los criterios de calificacin son los siguientes:
No conformidad menor (nc-).- Esta calificacin implica una falta leve frente al
Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:
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INFORMEDENOCONFORMIDAD/DESVIACIN
EMPRESA:
DEPARTAMENTO:
NOCONFORMIDAD FECHA:CDIGO:
DESVIACIN NORMADEREFERENCIA:
DESCRIPCIN:
ACCINCORRECTIVA(arellenarporlaempresa)
ANLISISDECAUSA:
DESCRIPCINDELAACCIN:
SEGUIMIENTOYCOMPROBACINDELAEFICACIA
(Adjuntarlasevidenciasdelaimplantacindelaaccin)
VALORACINDELAUDITOR: ACEPTABLE NOACEPTABLE
EVIDENCIASAPORTADAS:
CERRADA FIRMAAUDITOR
PENDIENTEDEEVIDENCIAR
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Curso de Auditora Ambiental Unidad Didctica N 3
Antes de la auditora
Para evitar estos <<trucos>> del auditado, una solucin es seguir que, en
vez de retrasarse, se adelante la auditora de tal modo que sta se anticipe a los
hechos sobrevenidos. La respuesta a esta propuesta indicar, con gran seguri-
dad, la veracidad de la solicitud del retraso, as como el grado de compromiso y
seriedad de la empresa con la auditora.
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Curso de Auditora Ambiental Unidad Didctica N 3
Por extrao que parezca, este tipo de problemas previos a la auditora me-
recen una atencin especial. Como auditores, no olvidemos que una actitud exce-
sivamente benvola o la falta de rigor, puede sentar un precedente al que nues-
tros clientes se van a acoger cada vez que lo crean necesario.
Durante la auditora
La reunin de presentacin
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Para evitar que ello ocurra, el auditor debe empezar la reunin aclarando
qu es lo que nica y exclusivamente desea saber de la organizacin, recordando
a su vez el tiempo que tiene asignado el auditado para su exposicin. Si es nece-
sario, deber interrumpir al auditado y solicitar la pronta finalizacin del discurso.
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el orden del programa. Si la espera se hace larga, debemos optar entre dejar el
rea conflictiva para otro da, o bien entrar en la misma con la gua de otro super-
visor o responsable que haya sido autorizado por la direccin.
La hospitalidad excesiva
Otra de las situaciones en las que nos podemos encontrar se produce cuando el
auditado se extiende en una larga exposicin de un tema que, aunque resulta in-
teresante, no tiene relevancia en el mbito de la auditora; por ejemplo, la historia
de la empresa, datos sobre sus accionistas, composicin de un producto, ancdo-
tas con clientes,.
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El auditor tiene que estar preparado para impedir cualquier relacin competitiva
con cualquier representante de la empresa auditada. En ocasiones, un exceso de
autoridad manifestada por el auditado puede ser intencionado con el objeto de
iniciar una discusin con el auditor, y as interrumpir el desarrollo normal del pro-
ceso de la auditora. En cualquier momento el auditado puede desafiar al auditor a
una demostracin, conocimiento o autoridad sobre la materia.
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ORGANIZACINDEL CONFIRMAR/COMPROBAR
EQUIPOAUDITOR LACOHERENCIADELOS
REVISINDELOSRESULTADOS
DATOSOBTENIDOS CONCLUSIONES
EIDENTIFICACINDE
NOCONFORMIDADES
CRONOGRAMA
ESTUDIODE
INSTALACIONESY PROPUESTADE
REASREQUERIDAS ACCIONES
FIJACINDECRITERIOSY DOCUMENTACINDELASNO
ASIGNACINDETAREASALOS CONFORMIDADESYLASEVI
AUDITORES ENTREVISTAS
DENCIASENQUESEAPOYAN
EVALUACINY
VERIFICACIN PLANDESEGUIMIENTO
PREPARACINDEPROCEDI DEDATOS
MIENTOSYMETODOLOGA OBTENCINDELRECONOCI
MIENTODECADAUNADELAS
NOCONFORMIDADES
COMPROBACINYEVALUACIN ENCONTRADAS
DELCUMPLIMIENTODELA
1VISITAYENTREGA NORMAEXISTENTE
DECUESTIONARIOS
REUNINFINAL
RECOPILACINDELA
INFORMACINSOLICITADA
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