Las necesidades de informacin son el resultado de los problemas que se le presentan a un

individuo en una situacin especfica, que lo motiva a buscar conocimientos; la difusin

constituye una de las funciones archivsticas que facilita el acercamiento entre el archivo y sus
usuarios. Esta Corresponde a todas las actividades o acciones que permitan una mayor
proyeccin y visualizacin interna y externa a partir de servicios y productos archivsticos.

Difundir los archivos consiste en desarrollar, de manera prctica, el derecho que tienen los
ciudadanos a acceder a la cultura, La importancia de sus servicios, que adems de proveer a los
usuarios de la informacin que desean conocer o al hacer uso de su derecho constitucional de
acceso a la informacin, se orientan acerca de la utilizacin del patrimonio histrico documental
contenido en su acervo.

Los archivos custodian y conservan bienes culturales de carcter permanente que tienen que ser puestos al servicio
de los ciudadanos; es decir, tanto para investigadores como para el pblico en general.

La difusin constituye una de las funciones archivsticas que facilita el acercamiento entre el
archivo y sus usuarios.

Por medio de la difusin se propicia el acercamiento del archivo y la documentacin a los

usuarios potenciales para que hagan uso de l.

En efecto, los servicios de archivo estn cimentados especialmente en las necesidades

manifestadas por usuarios de acuerdo a las caractersticas especficas que requieran; permiten
un acceso rpido y oportuno de la informacin para prestar el mejor servicio a la comunidad,
conforme a las necesidades de la demanda a la prestacin de un servicio eficiente con mayor
capacidad de respuesta; es decir, debido a que los usuarios requieren la informacin del acervo
para distintos fines, la planificacin de los servicios deber ser legitimada con su participacin.

Cuya finalidad es por una parte promover y generalizar la utilizacin de los fondos
documentales de los archivos, y por otra parte hacer partcipe a la sociedad del papel que
desempeaban los archivos en ella y asimismo que las actividades propias en funcin son:
exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedaggicos etc.

Por medio de la difusin se propicia el acercamiento del archivo y la documentacin a los

usuarios potenciales para que hagan uso de l; tanto en lo administrativo donde los archivos
tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas de las organizaciones,
del estado de este con otros estados, su existencia, desempeo y desaparicin son siempre
demostrables a travs de los documentos , Para agilizar la burocracia facilitando constantemente
la informacin documental, necesaria para la adopcin de medidas polticas y administrativas,
donde cumplen funciones de Organizacin y presta en servicio de la documentacin
administrativa, durante su periodo de mxima utilidad para la gestin administrativa y Asegurar
la transferencia peridica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las
oficinas, Facilitar y agilizar la ubicacin de los documentos,

en el rea de lo cientfico la difusin de este tipo de archivo proporciona para la investigacin

en el avance cientfico, permiten aplicaciones prcticas y la generacin de conocimientos
pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del pas, gran parte de la
contribucin de los archivos a al desarrollo cientfico est basado en la capacidad para brindar
informacin sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos
En la cultura los archivos sobre todo los histricos son importantes porque documentan la vida
de las comunidades desde su origen , dan cuenta de diferentes expresiones creativas, artsticas,
relacionadas con el desarrollo econmico poltico y cultural y adems registran las experiencias
colectivas

el deseo de tener informacin es slo el reflejo de que existe una necesidad de informacin en la persona, Todo esto
lleva a una forma de mercado donde es necesario estudiar las necesidades de informacin de usuario por medio del
Marketing archivstico que trata del conjunto de actividades que el archivo realiza para identificar las necesidades
informativas de los usuarios a fin de satisfacerlas de forma rentable y con calidad; Las funciones de informacin
existen porque hay usuarios cuyas necesidades deben ser satisfecha y estas necesidades de informacin son el
resultado de los problemas que se le presentan a un individuo en una situacin especfica, que lo motiva a buscar
conocimientos, ideas, hechos, datos o trabajos creativos o imaginativos producidos por la mente, los cuales son
comunicados formal y/o informalmente en cualquier formato.

Si el individuo presenta una necesidad de informacin es por el hecho de que la necesita en ese momento, lo cual lo
motiva o lo mueve a que la satisfaga; esto se ve reflejado cuando la persona busca informacin, para lo cual acude a los
lugares donde pueda obtenerla: biblioteca, centro de documentacin, etc. Tambin puede acudir con otras personas que
le proporcionen la informacin que necesita, como son: investigadores, colegas, profesores, etc.

Cuando la persona (usuario) llega a la institucin que ha creado la sociedad para organizar, conservar y difundir la
informacin,5 espera satisfacer sus necesidades de informacin.

La informacin que necesita el usuario podra encontrarse en cualquier medio: libro, revista, pelcula, disco compacto,
etc.; as la institucin, llmese biblioteca, centro de documentacin, etc., debe satisfacer las necesidades de informacin
del usuario que acude a ella, y ms an, tiene la responsabilidad de hacerlo con los usuarios que integran la comunidad
a la cual atiende.

Es de considerarse que el personal de esta institucin (biblioteca, hemeroteca, centro de documentacin, etc.) conozca
cules son las necesidades de informacin de los usuarios que acuden a ella para que el personal responsable de este
organismo la administre partiendo de este conocimiento.

En conclusin La difusin es el proceso por el cual se transmiten al usuario la informacin o los documentos que
necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo
Centro recoge y procesa informacin con el propsito de difundirla, siendo la difusin la verdadera razn de ser de la
Documentacin. El usuario es el factor ms importante en la planeacin bibliotecaria y debe ser reconocido como tal
por el bibliotecario, Las necesidades de informacin de los usuarios deben ser la base de la planeacin bibliotecaria, y
esta debe proporcionar informacin a travs de cualquier medio en que se encuentra registrada para satisfacer las
necesidades de informacin de los usuarios

En el campo de la informacin documental le toca a los archiveros ser los encargados de fabricar los productos y
servicios de informacin que necesitan los clientes para satisfacer sus requerimientos de informacin.
Autor

Antonia Heredia Herrera, 2011.define la Archivstica como la Ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos
como custodios de aqullos y como sistemas responsables de su gestin, as como de la metodologa aplicada a unos y a otros
y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos.

Peter Drucker sostiene que solo se debe fabricar lo que se vende y bajo ningn concepto tratar
de vender lo que se fabrica

Kotler y Levy 1969 propusieron que el marketing no slo se limitara a las transacciones de tipo comerciales, es
decir, al intercambio de productos o servicios, sino que se incluyeran los intercambios de cualquier entidad de valor,
tales como los sentimientos, las ideas, etc

Para Heredia un archivo es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin,
conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.