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de sistemas de
informacin
Humi Guill Fuster
Isabel Guitart Hormigo
Jos Mara Joana
Jos Ramn Rodrguez
PID_00174744
CC-BY-NC-ND PID_00174744 Fundamentos de sistemas de informacin
Los textos e imgenes publicados en esta obra estn sujetos excepto que se indique lo contrario a una licencia de
Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada (BY-NC-ND) v.3.0 Espaa de Creative Commons. Podis copiarlos, distribuirlos
y transmitirlos pblicamente siempre que citis el autor y la fuente (FUOC. Fundacin para la Universitat Oberta de Catalunya),
no hagis de ellos un uso comercial y ni obra derivada. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/
licenses/by-nc-nd/3.0/es/legalcode.es
CC-BY-NC-ND PID_00174744 3 Fundamentos de sistemas de informacin
Introduccin
La cita de Thomas Davenport nos introduce y resume la relacin entre los sis-
temas de informacin empresarial y las organizaciones que abordaremos a lo
largo de estos materiales didcticos. Los sistemas no aportan ninguna ventaja
a las empresas si previamente estas no han hecho un riguroso anlisis de su
situacin actual, de su negocio actual y de dnde quieren llegar, cules son
los mercados a los que quieren acceder o liderar, evaluando el beneficio pero
tambin el riesgo de seleccionar e implantar un sistema de informacin em-
presarial para ampliar la ventaja competitiva con los otros competidores del
mercado.
Objetivos
6. Entender el ciclo de vida y los aspectos clave de cada una de las fases.
Contenidos
Mdulo didctico1
Sistema de informacin empresarial
Isabel Guitart Hormigo
1. Concepto de sistema de informacin de empresa
2. Evolucin histrica del sistema ERP
3. Arquitectura del sistema ERP
4. Mdulos funcionales
5. Ciclo de vida del sistema ERP
6. Proveedores de sistemas ERP
Mdulo didctico2
Sistemas de cooperacin empresarial
Humi Guill Fuster
1. Gestin empresarial de proyectos (EPM)
2. Gestin de la cadena de suministro (SCM)
3. Gestin de la relacin con el cliente (CRM)
4. Negocio electrnico (e-business)
5. Inteligencia del negocio (BI)
6. Gestin del conocimiento (KM)
7. Gestin documental
Mdulo didctico3
Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Jos Ramn Rodrguez y Jos Mara Joana
1. Caractersticas de los sistemas de informacin de empresa
2. Fases del ciclo de vida de implantacin
3. Fase 1. Adopcin del sistema: la decisin de adquirir un ERP
4. Fase 2. Seleccin de la solucin estndar
5. Fase 3. Implantacin de la solucin
6. Fase 4. Puesta en marcha
7. Gestin del cambio
8. Gestin de proyecto
CC-BY-NC-ND PID_00174744 7 Fundamentos de sistemas de informacin
Bibliografa
Los textos e imgenes publicados en esta obra estn sujetos excepto que se indique lo contrario a una licencia de
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CC-BY-NC-ND PID_00174745 Sistema de informacin empresarial
ndice
Introduccin............................................................................................... 5
Objetivos....................................................................................................... 7
4. Mdulos funcionales......................................................................... 27
4.1. La evolucin de la empresa y las TIC ......................................... 27
4.2. Las reas funcionales de la organizacin .................................... 29
4.3. Los mdulos funcionales del sistema ERP .................................. 29
4.3.1. Finanzas ......................................................................... 30
4.3.2. Produccin ..................................................................... 31
4.3.3. Compras ......................................................................... 31
4.3.4. Recursos humanos ......................................................... 32
4.3.5. Ventas y distribucin ..................................................... 32
4.3.6. Marketing ....................................................................... 33
4.3.7. Gestin de materiales .................................................... 33
4.3.8. Mantenimiento de planta ............................................. 33
4.3.9. Gestin de calidad ......................................................... 34
4.4. Mdulo sectorial o soluciones verticales .................................... 34
Resumen....................................................................................................... 55
Actividades.................................................................................................. 57
Glosario........................................................................................................ 58
Bibliografa................................................................................................. 59
CC-BY-NC-ND PID_00174745 5 Sistema de informacin empresarial
Introduccin
Los sistemas de informacin de empresa tambin son conocidos por ERP (en-
terprise resource planning), sistemas integrados de gestin, software empaque-
tado de gestin, sistemas de informacin empresarial, sistemas empresariales
o software empaquetado; tuvieron su momento lgido a finales de los aos
noventa, ayudados por la conversin de la moneda al euro y el efecto 2000,
momento en que un gran nmero de empresas decidieron implantar software
empaquetado ante otras alternativas, como el desarrollo a medida.
Las implantaciones realizadas con xito aportan beneficios para las organiza-
ciones. Los principales son el aumento de la ventaja competitiva y el alinea-
miento de la estrategia de negocio con las TIC.
Objetivos
Los principales objetivos que el estudiante podr alcanzar con este mdulo
didctico son:
6. Conocer e identificar las etapas por las que pasa una empresa con la im-
plantacin de un sistema de informacin empresarial.
1.1. Introduccin
(1)
Definimos, en sentido amplio, un sistemadeinformacin como un conjunto Procesos de trabajo, activos tc-
1 nicos de hardware, software y co-
de elementos interrelacionados que permiten transformar los datos en infor- municaciones, las personas...
macin y conocimiento, poniendo todo ello a disposicin de los empleados y
directivos de la organizacin para actuar en consecuencia.
Ejemplos
Los programas que soportan los ingresos y reintegros de los cajeros automticos, el siste-
ma de gestin automatizada de pedidos de un restaurante, la reposicin automtica de
existencias de un almacn, la nmina y la contabilidad, el sistema de admisiones, altas
y localizacin de pacientes en un hospital, el sistema de informacin comercial y ventas
en una tienda de Internet o la gestin de bicicletas de alquiler de una ciudad... Todos
ellos son sistemas de informacin de empresa.
Muchos de estos sistemas son comunes para cualquier empresa o sector eco-
nmico y, actualmente, se ofrecen ya acabados y disponibles en el mercado
en forma de "paquetes". Son los llamados sistemas o paquetesestndar.
Ejemplos
lar aviones. Estos procesos de cada empresa son muy estables y normalmente
independientes de la coyuntura econmica o de las prioridades estratgicas de
las compaas.
(2)
El boom de los sistemas integrados se produjo con la adaptacin de los siste- Es decir, otra manera ms efi-
ciente y barata de hacer las cosas
mas tradicionales en el ao 2000. Algo aparentemente tan simple y comn
que permita reducir personal de
como un cambio de dgito en el calendario dispar un negocio multimillona- los departamentos de negocio y
tambin de informtica.
rio. Miles de empresas de todo el mundo y todos los tamaos adoptaron los
sistemas integrados, que prometan, adems de una reduccin de los costes
de mantenimiento, la compartimentacin de datos y procesos entre departa-
mentos, la homogeneizacin y optimizacin de los procesos de trabajo dentro
de la empresa o entre sus diferentes filiales, y tambin la reingeniera2.
Hemos visto que los sistemas de informacin de empresa son conocidos por
varios nombres, el ms destacado de ellos ERP, siglas que provienen de enter-
prise resource planning. Los nombres en ingls ms referenciados son: enterprise
information sytems (EIS), enterprise wide systems (EWS) y enterprise systems (SE).
Hasta ahora, hemos puesto en contexto el nacimiento de los sistemas ERP y las
circunstancias que rodean su evolucin y que nos hacen entender su expan-
sin, as como el vnculo existente con otros sistemas de empresa y cmo los
ERP se han visto obligados a ampliarse, a redefinirse, para apoyar las nuevas
demandas del mercado. En este punto iremos paso a paso; primero empeza-
remos por conocer qu es un sistema ERP y cules son las principales caracte-
rsticas que lo diferencian de otros sistemas de informacin y cules son los
beneficios que aportan a la organizacin, pero tambin los riesgos de las im-
plantaciones de un ERP.
"Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integracin de toda
la informacin que fluye a travs de la empresa: financiera y contable, recursos humanos,
cadena de suministro y cliente".
Davenport (2000)
"Es un mtodo para una planificacin efectiva y un control de todos los recursos nece-
sarios para producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una
empresa de produccin, distribucin o servicios".
M. A. Rashid (2002)
"Los sistemas ERP son sistemas de informacin que integran los procesos clave del nego-
cio de forma que la informacin fluya libremente entre las diferentes partes de la empre-
sa, mejorando la coordinacin, la eficacia y el proceso de tomar decisiones".
"Un ERP es un sistema de informacin que permite a la organizacin gestionar sus recur-
sos de forma eficiente y eficaz. Ofreciendo una solucin total e integrada, que cubre las
necesidades de procesamiento de la informacin que fluye a lo largo de la organizacin.
Soportando una visin orientada a los procesos de las organizaciones".
Nah (2001)
Destacamos la definicin del autor Nah (2001) para resaltar el concepto de Nota
orientacinaprocesos, por la importancia del sistema ERP como una herra-
Las definiciones nos han apor-
mienta para la transformacin de los procesos de negocio y no como una he- tado los temas principales que
rramienta de gestin pasiva. se irn abordando a lo largo
de este mdulo.
Est diseado para cubrir todas las exigencias de las reas funcionales de
la empresa, creando un flujo de trabajo (workflow) que permite agilizar los
diferentes tipos de trabajo.
Reduce las tareas repetitivas y facilita la comunicacin entre todas las reas
que integran la empresa (incluso los socios de la cadena de suministro fue-
ra de la organizacin), con la seguridad de disponer de unos datos correc-
tos.
Los sistemas ERP tienen caractersticas que los diferencian de otros sistemas
de informacin.
Los sistemas ERP disponen de tres rasgos bsicos, que son: la modulari-
dad, la integracin y la adaptabilidad.
1)Modularidad
Una de las ventajas, tanto econmica como tcnica, es que el sistema se divide
en diferentes mdulos agrupados por funcionalidades. Cada mdulo es una
unidad que realiza una tarea concreta y es capaz de comunicarse con el resto
de mdulos u otros sistemas de informacin. Los mdulos de un sistema ERP
pueden funcionar como unidades independientes, o varios mdulos se pue-
CC-BY-NC-ND PID_00174745 13 Sistema de informacin empresarial
2)Integracin
El sistema est acoplado y unido como un solo sistema, es decir, los diferentes
departamentos se comunican entre ellos de manera que el resultado de un
proceso pasa a ser el inicio de otro. Esta caracterstica nos indica que los datos
se introducen una sola vez en el sistema. La informacin es compartida y est
disponible a tiempo real para todos los departamentos de la organizacin. Se
evita la duplicidad de las transacciones y la redundancia de la informacin.
3)Adaptabilidad Ejemplo
El sistema ERP, a pesar de ser un software con un diseo estndar, puede con-
Podemos adaptar un mdulo
figurarse para adaptarse al entorno, es decir, tiene capacidad para modelarse a las diferentes legislaciones y
en la estructura organizativa, su ciclo vital, en las polticas empresariales y los prcticas especficas de cada
pas. Eso permite usar el siste-
requerimientos funcionales de cada empresa, hasta ciertos lmites. La adapta- ma ERP en las diferentes dele-
gaciones que tenga la empresa
bilidad se consigue mediante la parametrizacin de los diferentes mdulos en en el mundo.
funcin de las necesidades de la empresa.
(3)
1)Controlsobrelaactividaddelosdiferentesdepartamentosdelaem- De un rea funcional, de un de-
partamento o de una actividad.
presa
La integracin de la informacin de los diferentes departamentos permite te- (4)
Revisar las polticas de reduccin
ner una visin global del funcionamiento de la organizacin. Eso permite un de costes por las reas funcionales
y su impacto en el coste total.
anlisis local y especfico3 y un anlisis global de la organizacin4.
2)Mejoralosdiferentesprocesosdelaempresa
CC-BY-NC-ND PID_00174745 14 Sistema de informacin empresarial
3)Reduccindeinventario
La mejora en la gestin de la cadena de produccin y en la automatizacin de
los procesos productivos comporta una reduccin del inventario, una planifi-
cacin ms eficiente en la entrega al cliente y, adems, evita una acumulacin
de productos en el almacn.
4)Establecerlasbasesparaelcomercioelectrnico
Permite un crecimiento ms rpido de la organizacin, al facilitar la amplia-
cin de las funcionalidades del sistema ERP incorporando las transacciones de
negocio hacia el comercio electrnico.
5)Explicitarelconocimiento
La elaboracin de la documentacin de los procesos de negocio y los procesos
de trabajo explicita el conocimiento implcito de los empleados. Se indican los
procesos crticos, las reglas de decisin y la estructura de la informacin. Esta
documentacin facilita y reduce el tiempo de comprensin de los procesos de
trabajo.
cio. Optimizacin del tiempo de produccin y entrega. Reduccin del tiempo Mejora del servicio al clien-
del cierre financiero. te.
Permite una respuesta ms
rpida a los cambios en el
negocio y en el sector.
Las expectativas empresariales sobre los beneficios del sistema ERP suelen ser Reduccin del tiempo al
realizar las transacciones.
elevadas. Los empresarios esperan obtener una mejora en los procesos de ne- Toma de decisiones ms r-
gocio, que repercuta, positivamente y a corto plazo, en la cuenta de resultados pidas al reducir el tiempo
de anlisis de la informa-
de la empresa. cin.
Lleva a la organizacin ob-
tener una ventaja compe-
1.5. Riesgos del sistema ERP titiva o, en su defecto, ali-
nearse con la ventaja de sus
competidores.
Las implantaciones de sistemas ERP son complejas de poner en marcha, tanto
desde un punto de vista tecnolgico como de negocio. Antes de decidir im-
plantar un sistema ERP, se tiene que hacer un balance de los beneficios y los
riesgos.
1)Inflexibilidad
El ERP es un sistema complejo en su instalacin y su posterior mantenimien-
to. Los procesos de negocio estn estrechamente ligados al sistema ERP; eso
supone que cualquier cambio en un proceso de la organizacin implica una
modificacin en el sistema ERP.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 15 Sistema de informacin empresarial
2)Periodoslargodeimplementacin
La duracin de poner en marcha un proyecto de implantacin es muy larga.
Las empresas critican que el mundo empresarial cambia muy rpidamente.
Para solucionar este problema, los vendedores de sistema ERP ofrecen versio-
nes configuradas previamente de sus sistemas que pueden ser instaladas con
un tiempo inferior.
3)Alcanzarlosbeneficiosestratgicos
Si la organizacin adopta los procesos de negocio del estndar del sistema
ERP, abandona sus propios procesos de negocio que le podran proporcionar
la ventaja sobre la competencia.
4)Estructurajerrquica
La centralizacin de la informacin para la coordinacin y la toma de decisio-
nes aportada por el sistema ERP puede ser una dificultad en la forma de operar
internamente en algunas empresas.
5)Costesindirectos
A los costes de una implantacin del ERP se tienen que sumar los costes de las
licencias que se tienen que renovar anualmente. Una vez el sistema ERP est
implantado, los costes de cambios son muy elevados.
Los sistemas de ficheros tradicionales son sustituidos por las bases de datos,
permiten mejores sistemas de integracin y una mayor capacidad de consultas
para dar apoyo a la toma de decisiones. La red de telecomunicaciones se con-
virti en una parte integral de estos sistemas distribuidos geogrficamente.
El rol del MRP-II fue gradualmente extendido en los noventa para incluir otros
departamentos funcionales. Estas extensiones del MRPII que introdujeron es-
tas reas, a su vez, introdujeron el concepto de ERP.
Los PC ganan popularidad. El sistema ERP emigra del mainframe a una arqui-
tectura cliente/servidor. Afinalesdelosochenta ya existen ordenadores ms
rpidos, acceso a redes, una avanzada tecnologa de bases de datos y, princi-
palmente, una visin ms clara de los sistemas integrados. El ERP obtiene una
integracin entre sus mdulos y entre los sistemas de informacin existentes
en la empresa, proporcionada por una base de datos centralizada y la arqui-
tectura cliente/servidor.
El mercado de los ERP crece rpidamente en los noventa por el problema del
cambio de dgito del ao 2000 y la introduccin del euro.
Las empresas han tomado conciencia de que el sistema ERP es la columna ver-
tebral de la empresa; proporcionar un mayor rendimiento al incluir funcio-
nalidades para mejorar las relaciones con clientes y proveedores como CRM y
SCM, pero tambin para las relaciones con los socios (PRM, gestin de socios)
o con los empleados (KM, gestin del conocimiento) y para facilitar la toma
de decisiones de los directivos (BI, inteligencia de negocio).
(5)
La tendencia ms destacada son las aplicaciones del front-office5 y los procesos El nombre de front-office hace re-
ferencia a los participantes exter-
de negocio interorganizaciones. Las aplicaciones del front-office implican la nos que no ven la parte interna de
interaccin con el exterior de la empresa, como los clientes, proveedores y la empresa.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 20 Sistema de informacin empresarial
1)ElERPenlapequeaymedianaempresa
Los proveedores de ERP han encontrado en este sector una nueva lnea de
mercado con un gran potencial; se estn desarrollando y comercializando pro-
ductos especializados con una reduccin del coste econmico y del tiempo en
las implantaciones.
2)Crisisfinancierayeconmica
En un momento de crisis financiera y econmica, las empresas se quieren cen-
trar en aspectos bsicos de supervivencia del negocio. Quieren proyectos que
minimicen los riesgos de fracaso y obtener los primeros beneficios sin tener
que esperar mucho tiempo.
3)ProveedoresdesistemaERP
Las empresas se han fusionado para ofrecer nuevos productos o para tener una
posicin de ms liderazgo en el mercado.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 21 Sistema de informacin empresarial
Ejemplo
Microsoft Dynamics; su nuevo enfoque parte del seguimiento de la evolucin hecha por
SAP. La empresa Oracle adquiri Siebel para proporcionar su producto de CRM. La em-
presa SAP responde al mercado mediante el desarrollo de su propio CRM.
4)ModalidaddecontratacinSaaS
La nueva tendencia del mercado es la oferta del software como servicio o SaaS
(software as a service); este modelo est extendido en Estados Unidos y su cre-
cimiento en Europa es ms lento.
Los sistemas ERP actuales tendrn que madurar y ampliar su uso dentro de las
empresas. El mercado de los proveedores de ERP tendr que consolidarse con
adquisiciones y fusiones de otros proveedores para obtener ms ventaja en el
liderazgo del mercado.
1)Losclientes
2)Losproveedores
CC-BY-NC-ND PID_00174745 24 Sistema de informacin empresarial
(6)
En la parte izquierda de la figura encontraremos los sistemas de relacin con Proveedores, productores, alma-
cenes, transportistas, tiendas e in-
los proveedores. Ninguna empresa es autosuficiente ni puede servir a sus clien-
cluso clientes.
tes solo con sus medios. Pero es que adems, actualmente, muchos procesos
que antes estaban internalizados estn fuera o se comparten con otros provee-
dores. Los sistemas tpicos de gestindelacadenadesuministro (SCM, o
supply chain management) incluyen los procesos de previsin de la produccin
y demanda de materias primas y productos semielaborados, la reposicin de
inventarios, el almacenaje y el transporte a almacenes intermedios y al consu-
midor final. Estos procesos y sistemas se comparten entre los diferentes miem-
bros de la cadena6 por Internet.
3)Losgestoresylosaccionistas
En la parte superior de la figura estn los sistemas de relacin entre los socios
o los PRM; esta parte es menos obvia. Tienen que servir para gestionar las re-
laciones con "otros agentes" o intermediarios que nos ayuden a hacer o man-
tener nuevos clientes y proveedores o proporcionar servicios de valor aadido
que completen nuestra oferta de servicios. Por eso se les llama sistemas de
gestindesocios (PRM, o partnership relationship management).
Ejemplos
4)Losempleados
Las diferentes aplicaciones del sistema ERP comparten una base de datos cen-
tralizada, produciendo la integracin de la informacin entre todas las aplica-
ciones. La centralizacin implica que los datos usados por los diferentes pro-
cesos de la organizacin son introducidos una sola vez en un solo lugar y ac-
tualizan automticamente toda la informacin relacionada con esta.
Los paquetes ERP pueden incorporar su propia base de datos o bien usar otros
estndares en el mercado. Se recomienda utilizar una base de datos estandari-
zada porque ofrece la oportunidad de ser compartida por otras aplicaciones.
4. Mdulos funcionales
Para conocer las actividades que se hacen dentro de una organizacin, recu-
rriremos al concepto de cadenadevalor. Se entiende por valor la cantidad de
clientes que estn dispuestos a pagar por lo que la empresa le proporciona.
Los sistemas ERP nacen con el objetivo de facilitar un sistema que cubra todas
las reas funcionales de una empresa de forma integrada como finanzas, pro-
duccin, compra, ventas, recursos humanos, etc.
Veamos con ms detalle las actividades que se tienen que realizar en las prin-
cipales reas de la organizacin.
1)readecontabilidadyfinanzas
Registra todas las transacciones econmicas que hay en la empresa, desde el
pedido del cliente hasta el pago de la compra de la materia prima. Para elaborar
los informes financieros, necesita disponer de todas las transacciones hechas
por los distintos departamentos.
2)reafuncionaldemanufacturayproduccin
Es la responsable de producir los bienes y servicios de la organizacin. El rea
de produccin tiene que transferir informacin al rea de compra para adqui-
rir la materia prima necesaria en funcin de los planes de produccin, del
transporte, de las fechas de entrega y de los niveles existentes en almacn. El
rea de ventas tiene que dar informacin sobre las necesidades de ventas del
producto en el rea de produccin.
3)readerecursoshumanos
Es la responsable de contratar, desarrollar y mantener al personal de la orga-
nizacin.
4)reafuncionaldeventasymarketing
El departamento de ventas y marketing es el responsable de vender el produc-
to o el servicio de la organizacin. A marketing le corresponde identificar a los
clientes, determinar qu necesitan o desean, y planificar y desarrollar produc-
tos y servicios. A ventas le corresponde contactar con los clientes, vender los
productos o servicios, tomar pedidos y llevar el registro de ventas.
La estructura modular del sistema ERP permite agrupar las funcionalidades Diferentes requerimientos
de las diferentes reas de negocio en diversos mdulos. Tambin facilita a la funcionales segn el tipo
de empresas
empresa la seleccin de los mdulos a implantar. Cada cual har su eleccin;
depende de las caractersticas de la empresa, sus necesidades y procesos de Los requerimientos funcionales
de una empresa basada en la
negocio. produccin sern muy diferen-
tes a los de una empresa cuyo
principal negocio es el servi-
Esta composicin por mdulos tambin permite a una empresa implementar cio. En otros casos, las empre-
sas ya disponen de un softwa-
el sistema por etapas. Normalmente, el primer mdulo que se implementa re para realizar funcionalidades
concretas, y quieren continuar
es el de finanzas y, posteriormente, se van integrando el resto de mdulos usndolo.
seleccionados.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 30 Sistema de informacin empresarial
Cada uno de los proveedores del sistema ERP define el nmero, la tipologa,
el nombre y las funcionalidades de la estructura modular de sus lneas de pro-
ductos y soluciones. Los proveedores de sistemas ERP, para diferenciarse, pro-
porcionan sistemas ERP con algn grado de especializacin, pero los mdulos
bsicos son similares para todos ellos.
finanzas
produccin
compras
recursos humanos
ventas y distribucin
gestin de materiales
mantenimiento de planta
marketing
calidad
4.3.1. Finanzas
contabilidad general
transacciones bancarias
gestin de cuentas
control de caja
transacciones directas con la Seguridad Social y Hacienda
pago de impuestos y tributos
gestin de propiedades y amortizaciones
creacin automtica de informes contables
Las aplicaciones del mdulo se conectan y se integran con otros mdulos fi-
nancieros como la tesorera, as como con otras aplicaciones, como las nmi-
nas de recursos humanos o la logstica.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 31 Sistema de informacin empresarial
4.3.2. Produccin
gestin de material
control de planta
gestin de calidad y gestin de costes
4.3.3. Compras
El mdulo de compras tiene que estar integrado con los mdulos de produc-
cin y control de inventario, y en la extensin de la funcionalidad de gestin
de la cadena de suministro (SCM).
gestin de personal
gestin organizacional
contabilidad de nominas
gestin del tiempo y desarrollo personal
programacin de pedidos
envo y facturacin
4.3.6. Marketing
Los vendedores pueden analizar, planificar, ejecutar y medir todas las activi-
dades de marketing para obtener un xito en la comercializacin. Soporta los
procesos crticos de comercializacin, como la gestin de recursos de marke-
ting, la gestin y segmentacin de listas de clientes, la gestin de campaas,
el marketing por correo electrnico, la gestin de la promocin de comercio,
la gestin de clientes potenciales, el anlisis de marketing y los estudios de
mercado basados en la web.
planificacin
inspeccin
control de la calidad
En general, si una aplicacin puede ser usada por diferentes tipos de sectores
industriales, se llama solucinhorizontal. Si la aplicacin est diseada por
un sector especfico, entonces se llama solucinvertical por este tipo de sec-
tor.
En los sistemas ERP existen soluciones diseadas por determinados procesos Ejemplo
de negocio de un sector concreto, denominadas solucionesverticales o ver-
Las necesidades de una empre-
sionessectoriales. Actualmente, los ERP proveen a una amplia gama de sec- sa distribuidora son diferentes
tores, desde el sanitario hasta empresas de manufactura. de las de una empresa produc-
tora.
del back-office es importante, y tambin la eficacia del front-office. Los mdulos Consultad glosario
de los vendedores de ERP enfocados a segmentos especializados del mercado
incorporan las mejores prcticas y los estndares de los procesos de negocio
para simplificar las implantaciones futuras.
Adopcin
Seleccin
Implementacin
Puesta en marcha
Las tareas y la documentacin que se tendr que realizar en esta fase son:
elaborar un anlisis de los procesos, establecer los objetivos y los beneficios
que se quieren alcanzar, y analizar el impacto de la implantacin en el negocio.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 37 Sistema de informacin empresarial
1)Razonestecnolgicas
2)Razonesdeprocesosdenegocio
3)Razonesdeestrategia
4)Razonesdecompetitividad
Las empresas de la competencia disponen de un sistema ERP, el cual les permite Ventaja competitiva
avanzar en el diseo de reglas para fidelizar y captar a nuevos clientes y a
Una ventaja competitiva es
obtener, con rapidez, informes para la direccin en la toma de decisiones; es cualquier caracterstica de la
decir, las empresas de la competencia tienen ventaja competitiva. empresa que la diferencia del
resto de organizaciones y la
coloca en una posicin relati-
vamente superior a la hora de
Adems de definir una razn para adoptar un ERP, la mayora de empresas competir.
usan un anlisis de coste/beneficio para decidir si adoptan un sistema ERP u
otro tipo de sistema.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 38 Sistema de informacin empresarial
3) determinar cules son los procesos crticos y las reas que estn implicadas
en ellos.
En la realizacin de estas tareas, que afectan los sistemas y procesos que tiene
la empresa, tiene que participar las personas que conozcan el funcionamiento
global de la empresa.
Como parte de la seleccin del sistema ERP, las empresas han de decidir la po-
lticadereingeniera. Probablemente, ninguno de los sistemas ERP candida-
tos nos proporcionar la cobertura de todos los requerimientos de la empre-
sa. La organizacin tendr que escoger entre personalizar el sistema ERP, para
adaptarse a los procesos de la organizacin, o cambiar los procesos de negocio
al estndar que propone el sistema ERP. Muchas empresas utilizan la adopcin
de un sistema ERP como una oportunidad para cambiar sus procesos de ne-
gocio bsicos, haciendo una reingeniera de los mismos para coincidir con la
"mejor prctica" (best practice) de los procesos del sistema ERP. Todo tiene sus
ventajas y sus inconvenientes.
En la seleccin del ERP se analizar el mercado de los diferentes proveedores Criterios bsicos
de sistemas ERP, en base a un conjunto de criterios que previamente se habrn
Los criterios bsicos para eva-
definido, para ser capaces de obtener aquel o aquellos sistemas ERP que me- luar a los proveedores de siste-
jor se adapten tanto a las funcionalidades especficas como a los procesos de mas ERP se clasifican en: fun-
cionales, tcnicos, econmi-
negocio. cos, estratgicos y sobre el
proveedor.
Algunas de las tareas que se tienen que llevar a cabo en la fase de implantacin
del ERP son:
La correcta implantacin del sistema ERP es el reto principal. Los motivos de Los cambios empresariales
fracasos en la implantacin son diversos, entre otros, el rechazo de los usuarios
Los cambios empresariales es-
al nuevo sistema o al cambio en la manera de trabajar. Como la implantacin tn en la cultura de la organi-
de un sistema ERP supone un cambio en la filosofa empresarial, muchas ve- zacin, en los procesos de ne-
gocio y en la disciplina de tra-
ces resulta conveniente engendrar el proyecto de implantacin de un sistema bajo.
1)Implantacinmodularoporfaseso"stepbystep" Fases
La implementacin se realiza en fases y de forma progresiva. Los mdulos
En una primera fase se pueden
son implantados uno a uno o por grupos de mdulos. Son implementaciones implantar los mdulos de fi-
secuenciales que consisten en el diseo, desarrollo, testing e instalacin de los nanzas y compras, y en una se-
gunda, incluir los mdulos de
diferentes mdulos. En cada fase se han de integrar los nuevos mdulos con gestin de materiales, produc-
cin y calidad.
el sistema existente. Minimiza los riesgos y el control del coste del proyecto,
pero aumenta el periodo de implantacin del sistema ERP final.
2)Implantacinglobalo"bigbang"
La implementacin se realiza simultneamente en todos los mdulos, en un
solo lugar y a la misma vez. En este escenario, el sistema pasa de ser una versin
de prueba a ser el sistema actual utilizado. El big bang pide una gran cantidad
de testing antes de hacer el cambio de sistema heredado al nuevo.
Un software propietario requiere el pago de una licencia para poder ser usado.
En una implantacin de ERP, el coste de las licencias puede representar el 50%
del coste total del proyecto; se tiene que pagar por el nmero de usuarios que
se usarn.
(7)
Diferentes proyectos de gran magnitud de software libre7 son desarrollados Software libre no es lo mismo
que software gratuito.
por grandes compaas, que adems de trabajar para mejorar constantemente
el cdigo le dan garanta de continuidad. La diferencia de estas empresas con
las de software propietario ms "tradicional" es su filosofa abierta y su modelo
de negocio orientado al servicio y no a la venta de licencias.
6.2.1. SAP
(8)
SAP8 es un producto desarrollado y comercializado por la empresa alemana Systeme, Anwendungen und Pro-
dukte: sistemas, aplicaciones y pro-
SAP AG, fundada en 1972 por desarrolladores de aplicaciones de IBM. En sus ductos
orgenes, SAP AG desarrollaba aplicaciones para el mercado europeo. En las
ltimas dcadas se ha expandido lentamente y opera en todo el mundo, con-
virtindose en la empresa lder de los proveedores de sistema ERP.
En 1973 cre SAP R/1, formado para el sistema financiero y de gestin de ma-
teriales. En 1979 aparece SAP R/2 como la evolucin de la anterior, aadiendo
una base de datos centralizada. En 1992, nace SAP R/3, con la incorporacin
de la arquitectura cliente/servidor; eso supuso ser la lder del mercado a esca-
la mundial. En 1996, SAP R/3 se adapta a Internet, aade aplicaciones com-
plementarias, CRM y SCM, y empieza a desarrollar las soluciones sectoriales
especficas. En 1999 presenta mySAP, el sistema contina evolucionado y me-
jorando, diversificndose en el mercado al ofrecer nuevos productos segn el
tamao de la empresa o el sector al que pertenece. En el 2002 presenta SAP
Business One.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 45 Sistema de informacin empresarial
En el 2007, su principal producto, SAP R/3, pasa a llamarse SAP ERP. El sistema
usa la arquitectura cliente/servidor aplicada a varios niveles, permitiendo el
control de los mdulos de interaccin entre distintos clientes y servidores en
tiempo real. Est basado en la arquitectura en tres capas: base de datos, servi-
dor de aplicaciones y cliente. Se comercializan los sistemas: SAP Business Sui-
te, para grandes empresas; SAP Business All in One, Business One y Business
ByDesign, para pymes; y MySAP, para soluciones sectoriales.
6.2.2. Oracle
Esta empresa estadounidense fue fundada en 1977 por Larry Ellison para desa-
rrollar bases de datos y sistemas gestores. En 1983, se cambia el nombre de
la empresa por Oracle Corporation. Las bases de datos y los gestores creados
por Oracle evolucionan y obtienen un gran xito. El ERP de Oracle, conoci-
do como Oracle Applications, proporciona aplicaciones para la grande y me-
diana empresa y soluciones especficas para los sectores industriales con las
soluciones sectoriales. Algunos de los productos que ofrece son: Oracle E-Bu-
siness Suite, PeopleSoft Enterprise, Siebel y JDEdwards Enterprise One. Todos
estos productos ofrecen aplicaciones CRM, SCM, e-business y la integracin
de aplicaciones va Internet.
6.2.3. Microsoft
En el ao 2001 cre una nueva lnea de negocio, llamada Business, para desa-
rrollar sistemas de informacin empresarial. Desde el 2002, Microsoft adquie-
re diferentes empresas de vendedores de sistemas ERP como Great Plains, So-
CC-BY-NC-ND PID_00174745 46 Sistema de informacin empresarial
6.3.1. Openbravo
6.3.2. Adempiere
El proyecto Adempiere fue creado en septiembre del 2006, despus de las dife-
rencias que se tuvieron entre Compiere Inc., los desarrolladores de Compiere,
y la comunidad que se form en torno al proyecto. La comunidad consider
que Compiere Inc. haba puesto especial nfasis en la naturaleza de cdigo
abierto del proyecto en lugar de en la naturaleza comunitaria del proyecto.
Tras una intensa discusin, se decidi bifurcar el cdigo de Compiere y dar
nacimiento al proyecto Adempiere. Al ser un proyecto basado en la comuni-
CC-BY-NC-ND PID_00174745 47 Sistema de informacin empresarial
Las reas de negocio que cubre el sistema Adempiere son: ERP, SCM, CRM,
finanzas, solucin integrada de punto de ventas (TPV-POS) y tienda web in-
tegrada.
6.3.3. OpenERP
(9)
SAP Business Suite ofrece a la empresa la capacidad de realizar procesos esen- www.sap.com, fecha de consul-
ta: 14 de mayo del 2011.
ciales, especficos del sector y de apoyo empresarial con soluciones modulares
diseadas para funcionar con otro software de SAP9 o de otros proveedores.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 48 Sistema de informacin empresarial
Las aplicaciones proporcionan las mejores prcticas sectoriales con aplicacio- Aplicaciones empresariales
nes especficas del sector: preparadas para servicios
Ejemplo
Puede utilizar la funcionalidad CRM para crear una oportunidad y convertirla directa-
mente en una oferta y, a continuacin, utilizar la funcionalidad ERP para convertirla en
un pedido de cliente completo, con producto, precio, factura y entrega.
2)Administracindeventasylasrelacionesconlosclientes: administra
los contactos con los clientes para todos los empleados de la organizacin.
6.5.1. Openbravo 3
(10)
Openbravo 310 es la solucin ERP lder mundial en software libre y entorno www.openbravo.com, fecha de
consulta: 14 de mayo del 2011.
web. Permite a las organizaciones de diferentes sectores econmicos, como
distribucin, minoristas, fabricacin, servicios, ONG y Administracin pbli-
ca de todo el mundo, mejorar su rendimiento empresarial mediante una ma-
yor productividad y agilidad en el negocio. El ERP puede implantarse en tan
solo dos semanas en las pequeas y medianas empresas, e ir incorporando
progresivamente ms funcionalidades a medida que las necesidades del nego-
cio evolucionen.
CC-BY-NC-ND PID_00174745 52 Sistema de informacin empresarial
Openbravo 3 ofrece una amplia cobertura funcional en todas las reas princi-
pales de un sistema de gestin completo del negocio, como contabilidad, ven-
tas, aprovisionamiento, inventario, produccin, gestin de proyectos y servi-
cios, incluyendo la integracin con herramientas de BI y con la gestin de
punto de venta (TPV).
Openbravo POS (point of sale, 'punto de venta) est integrado de forma com-
pleta y transparente con el Openbravo 3; puede ser utilizado de forma inde-
pendiente o con l en funcin de las necesidades del usuario. Garantiza el flu-
jo de informacin entre el punto de venta y el back-office, proporcionando a
las pequeas y medianas empresas del sector Retail una solucin de gestin
totalmente integrada, asequible y fcil de usar, a la vez que gil y basada en
estndares.
Resumen
Los sistemas ERP han sido adoptados por muchos negocios en la ltima dca-
da. Estos sistemas han revolucionado la forma de hacer negocio mediante la
integracin de los procesos de negocio, compartiendo los datos comunes y las
prcticas en toda la empresa, produciendo y accediendo a la informacin en
entornos de tiempo real.
Como resultado, los sistemas ERP han dado lugar a la mejora de la capacidad
de la toma de decisiones, lo cual se manifiesta en amplios indicadores, como
la disminucin de inventarios o la aceleracin del proceso de cierre financiero.
Las empresas han errado en la implantacin del ERP cuando lo han visto co-
mo una forma mgica para ser competitivas y no como una herramienta que
depende de la forma en que se utilice. En efecto, la herramienta puede ayu-
dar a la empresa a ser ms competitiva, pero tambin puede hacerla salir del
negocio. Es importante que todos los directivos y el personal de la empresa
sepan obtener el mximo rendimiento de un sistema ERP. No se tiene que ol-
vidar que la capacidad para obtener prestaciones mximas de un ERP depen-
der siempre de los usuarios y no del propio ERP o del consultor externo que
ayude en su implantacin.
La evolucin del ERP est ligada a la innovacin en las TIC y a las necesidades
de las empresas. Actualmente, los vendedores ofrecen mejoras en sus funcio-
nalidades y productos dirigidos al e-commerce, al back-office, en disear pro-
ductos para la pequea y mediana empresa. El lder del mercado de ventas es
SAP; las empresas se asocian para innovar en nuevos productos para desban-
carla de su posicin en el mercado. Otros proveedores de ERP se especializan
en las soluciones sectoriales, en productos para la pequea y mediana empresa
o en la administracin de la relacin con el cliente (CRM).
CC-BY-NC-ND PID_00174745 57 Sistema de informacin empresarial
Actividades
1. Definid con vuestras palabras qu es un sistema ERP (hemos visto diferentes definiciones
formales). Ahora, haced vuestra propia definicin de un sistema ERP.
2. En la crisis econmica y financiera actual, creis que las empresas invertirn en la adquisi-
cin o ampliacin de sistemas ERP? Cmo previs la evolucin en estos prximos diez aos?
3. En Espaa, en qu fase del ciclo de vida creis que estn los proyectos ERP?: las empre-
sas estn invirtiendo en adoptar, mejorar y mantener estos proyectos o no harn nada y lo
dejarn morir, haciendo aumentar los fracasos en las implantaciones ERP?
CC-BY-NC-ND PID_00174745 58 Sistema de informacin empresarial
Glosario
arquitectura cliente/servidor f Es una configuracin descentralizada basada en un ser-
vidor que ofrece servicios a un conjunto de clientes. La comunicacin entre los clientes y el
servidor se realiza por red o por Internet. Este tipo de tecnologa permite separar las tareas
de usuario de las lgicas de la aplicacin y las de gestin de datos.
back-office m Es la parte de las empresas en la que tienen lugar las tareas destinadas a
gestionar la propia empresa y con las que el cliente no necesita contacto directo. El trmino
se construye a partir del concepto de que la oficina visible es el departamento de ventas y
clientes y en la trastienda es donde se fabrica, disea y gestiona la actividad.
comercio mvil (m-commerce) m Toma sus bases del comercio electrnico; las transac-
ciones son ejecutadas desde un mvil o dispositivo sin hilo mvil.
front-office m Se refiere a los departamentos de una empresa que entran en contacto con
los clientes, incluyendo la comercializacin, las ventas y los departamentos de servicio.
Bibliografa
Libros
Davenport, T. H. (2000). Mission Critical: Realizing the Promise of Enterprise System. Harvard
Business Press.
Laudon, K. C.; Laudon, J. P. (2006). Management Information Systems: Managing the digital
firm. Pearson Prentice Hall.
Leon, A. (2007). Enterprise Resource Planning Systems. Tata McGraw-Hill Publishing Company
Limited.
Monk, E. F.; Wagner, B. J. (2008). Concepts in Enterprise Resource Planning Systems. Course
Cengage Learning.
Muiz, L. (2004). ERP, Gua prctica para la seleccin e implantacin. Edicin Gestin 2000.
O'Leary, D. E. (2000). Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic Com-
merce, and Risk. Cambridge University Press.
Sieber, S.; Valor, J.; Porta, V. (2006). Los sistemas de informacin en la empresa actual:
aspectos estratgicos y alternativas tcticas. McGraw-Hill.
Artculos
Beatty, C. B.; Williams, C. (2006). "ERP II: Best practices for successfully implementing
an ERP upgrade". Commun. ACM (vol. 49, nm. 3, pg. 105-109).
Esteves, J.; Pastor, J. A. (1999). "An ERP life-cycle-based research agenda". 1 International
Workshop on Enterprise Management Resource and Planning Systems (pg. 359-371). Venecia.
Rashid, M. A.; Hossain, L.; Patrick, J. D. (2002). "The Evolution of ERP Systems: A His-
torical Perspective". Enterprise Resource Planning: Global opportunities. Idea Group Publishing.
Enlaces
Adempiere: www.adempiere.com
Microsoft: www.microsoft.com/dynamics
Openbravo: www.openbravo.com
Oracle: www.oracle.com
SAP: www.sap.com
Sistemas de
cooperacin
empresarial
Humi Guill Fuster
PID_00174746
CC-BY-NC-ND PID_00174746 Sistemas de cooperacin empresarial
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no hagis de ellos un uso comercial y ni obra derivada. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/
licenses/by-nc-nd/3.0/es/legalcode.es
CC-BY-NC-ND PID_00174746 Sistemas de cooperacin empresarial
ndice
Introduccin............................................................................................... 5
Objetivos....................................................................................................... 6
7. Gestin documental.......................................................................... 44
7.1. Introduccin ................................................................................ 44
7.2. Definicin .................................................................................... 45
7.3. Caractersticas de una solucin de gestin documental ............. 45
Resumen....................................................................................................... 47
Actividades.................................................................................................. 51
Glosario........................................................................................................ 52
Bibliografa................................................................................................. 53
CC-BY-NC-ND PID_00174746 5 Sistemas de cooperacin empresarial
Introduccin
Este mdulo didctico tiene como objetivo estudiar otros sistemas avanzados
de informacin empresarial que han ido transformando y ampliando el ncleo
de los sistemas ERP hacia lo que algunos autores, e incluso los fabricantes, de-
nominaron ERP-II, trmino acuado por la consultora GartnerGroup (2001,
febrero). "Taking the pulse of ERP". Modern Material Handling (pg. 44-51).
Los sistemas que abordaremos en este mdulo aaden, a los tradicionales siste-
mas ERP, optimizacininterna y externa mediante un modelo colaborativo.
Trabajaremos con mayor profundidad los sistemas EPM, CRM y SCM y, a con-
tinuacin, revisaremos en lneas generales el resto de sistemas que los pueden
complementar: e-business, BI, KM, gestin documental.
CC-BY-NC-ND PID_00174746 6 Sistemas de cooperacin empresarial
Objetivos
1. Conocer las razones que han impulsado el desarrollo de los sistemas tra-
tados en el mdulo.
1.1. Introduccin
Por otro lado, dependiendo del objeto de negocio de la empresa, los propios
servicios y productos que se ofrecen a sus clientes necesitan ser estructurados
como proyectos.
(1)
EPM son las siglas de enterprise
1
El concepto EPM , como lo han llamado algunos fabricantes de softwa- project management.
La solucin EPM concibe cada proyecto con los elementos bsicos de la admi- Confusin con siglas EPM
nistracin: control, recursos, presupuesto, organizacin de informes, etc.
Algunos fabricantes de softwa-
re utilizan EPM para la iden-
1.2. Definicin EPM tificacin de otros conceptos
muy diferentes al que estudia-
mos en este apartado; es im-
portante no confundir el con-
EPM es una solucinoherramientadegestindeproyectos. cepto EPM que nos ocupa, la
administracin en gestin de
proyectos, con la gestin del
rendimiento empresarial (EPM,
enterprise performance manage-
EPM es un sistema de informacin de apoyo a la gestin de operaciones ment), utilizado por Oracle.
de envergadura y complejidad, de carcter no repetitivo y necesario para
acometer una obra de importancia en el contexto empresarial, sistema-
tizando las tcnicas de gestin y las formas de organizacin adecuadas
para resolver operaciones complejas, que implican a varios conjuntos
de personas, mquinas, mercaderas, etc.
(2)
Para la gestin de proyectos se requiere adoptar una metodologa de trabajo, IEEE Std 1490-2003 y tambin
como Norma ANSI.
dependiendo del sector al que pertenece la empresa. Por lo general, se tiende a
asumir la metodologa desarrollada por el Project Manager Institute (PMI), que
PMBOK
se encuentra recopilada en la gua denominada PMBOK (A Guide to the Project
Management Body of Knowledge, actualizada cada cuatro aos). Es un estndar Las empresas tienden a adap-
2 tar la metodologa PMBOK u
reconocido internacionalmente que proporciona los fundamentos de la ges- otras especficas para gestionar
sus proyectos.
tin de proyectos que son aplicables a un amplio tipo de proyectos, incluyen-
do construccin, software, ingeniera, finanzas, administracin y marketing.
configuracin general,
creacin y estimacin de un proyecto,
planificacin del proyecto,
evolucin transaccional y
seguimiento del proyecto de la cartera de proyectos.
2) Establecer los calendarios genricos que nos permitirn hacer las planifica-
ciones.
(3)
3) Identificar los recursos disponibles3 en la organizacin. Asociacin de porcentajes de efi-
ciencia.
CC-BY-NC-ND PID_00174746 12 Sistemas de cooperacin empresarial
(4)
4) Identificar en el sistema los valores de coste4 de los servicios que realiza la Esta identificacin podr ser cal-
culada por el propio sistema a par-
empresa y los costes de los materiales utilizados. tir de los datos generados desde
otros mdulos de la aplicacin:
gestin de inventario, gestin de
5) Identificar los proyectos plantilla que puedan aportar agilidad en el mo- produccin, gestin de recursos
humanos: nminas.
mento de generacin de proyectos concretos de ejecucin.
1)Presupuestodelproyecto
Realizacin de clculos de importes segn los conceptos a ofertar.
2)Identificacindeltipodeproyectoatendiendoasusobjetivos
Podra ser un proyecto externo o interno: inversin, coste, tiempo... En el caso
de un proyecto externo, existe una relacin con un cliente que es la razn para
la que se ejecuta el proyecto, es decir, se trata de una operacin comercial.
4)Eltipodeproyecto
5)Estimacionesdecostes,recursosybeneficios
CC-BY-NC-ND PID_00174746 13 Sistemas de cooperacin empresarial
6)Evaluacindelimpactoestratgico
7)Evaluacinderiesgos
8)Identificacindelascondicionesdecontratacindelclienterespecto
alproyecto
9)Identificacindelosdatosparticularesdelproyecto
3) Simulacin financiera.
5) Previsin de cash-flow.
Este proceso, que refleja el trabajo realizado por los empleados, debe poder
realizarse desde entornos web.
Estas imputaciones de tiempo se extendern para vincular al proyecto los
precios de coste relacionados y los precios de venta.
7) Facturacin de anticipos.
8) Facturas a cuenta.
Algunos de los puntos siguientes se resolvern desde el propio EPM, pero en Ved tambin
la mayora de casos son necesarias herramientas tecnolgicas avanzadas que
En apartados posteriores del
explotarn la informacin generada desde el sistema EPM. presente mdulo se tratan
tambin estas soluciones tec-
nolgicas complementarias: BI,
1) Evaluacin de riesgos KM, etc.
2.1. Introduccin
Una gestin ptima de las interrelaciones entre los elementos anteriores pro-
porciona ventajascompetitivas, reduciendo costes y favoreciendo los ingre-
sos de la compaa. Esta optimizacin se deber sustentar por mtodos y he-
rramientas tecnolgicas que apoyarn la automatizacin y control de la pro-
pia estrategia de la compaa.
(5)
En este contexto, aparecen los sistemas SCM5 como un conjunto de mtodos SCM son las siglas en ingls de
supply chain management.
y herramientas que facilitan gestionar los flujos fsicos, administrativos y de
la informacin dentro y fuera de un ente econmico.
2.3. Definicin
(6)
SCM son las siglas en ingls de
Una solucin o herramienta de gestin de la cadena de suministro supply chain management. Esta so-
lucin informtica es conocida en
(SCM6) es un sistema informtico de apoyo a la gestin de la compaa espaol como solucin para la ges-
tin de la cadena de suministro.
como parte integrante de la estrategia adoptada para la mejora de todos
los flujos fsicos y administrativos que permiten planificar, implantar,
minimizar costes y controlar la entrega a los clientes de bienes y servi-
cios de calidad demandados por el mercado, a partir de productos ob-
tenidos de los proveedores de la compaa.
SoftwareERP SoftwareSCM
Algoritmos Los sistemas ERP tradicionales estn con- Las funcionalidades con las que
cebidos para realizar trabajos transaccio- cuenta un software SCM tienen
nales y sus motores internos se basan en como objetivo la realizacin de
algoritmos sencillos y repetitivos orienta- clculos complejos de optimiza-
dos, bsicamente, a la gestin relacional cin, por lo que utiliza algoritmos
de datos. muy elaborados con capacidad pa-
ra gestionar mltiples restricciones
en el tiempo.
Tablas Las aplicaciones software ERP, basndo- El software SCM trabaja con filoso-
se en su propia filosofa vertical, respec- fa orientada a los procesos com-
to al modelo de datos utilizado, manejan pletos; por ello gestiona tablas di-
tablas estticas de datos y gestionan res- nmicas y restricciones complejas
tricciones relacionales de forma modu- de forma integral.
lar.
Tiempo El software ERP est orientado hacia la El software SCM, por el contrario,
operacin; su objetivo es resolver la pro- est centrado en la planificacin a
blemtica transaccional del da a da. medio y largo plazo y en la progra-
macin a corto plazo.
Interfaces El software ERP clsico se centra en faci- El software SCM cuenta con inter-
litar al usuario los trabajos de captura, faces sistema-usuario, intuitivas
gestin y consulta. y visuales, con los que el usuario
puede interactuar simulando dife-
rentes posibilidades de interven-
cin.
CC-BY-NC-ND PID_00174746 23 Sistemas de cooperacin empresarial
SoftwareERP SoftwareSCM
Las aplicaciones del sistema SCM que dan soporte a los cuatro primeros proce-
sos (control, planificacin, suministro y ejecucin) proporcionan a la empresa:
3.1. Introduccin
(7)
CRM7 es un trmino que sin duda est de moda. Actualmente, hay frecuentes CRM son las siglas en ingls de
customer relationship management.
conferencias, publicaciones, estudios y formaciones que tratan el tema desde
diferentes puntos de vista. La mayor parte de las empresas afirman que estn
estudiando, trabajando o realizando su implementacin en la compaa.
Uno de los objetivos de las empresas, en los ltimos aos, es que un cliente
perciba que es valorado de forma especial y tratado de forma individualizada
por parte de una empresa, as como poner a su disposicin los productos y
servicios que cada uno de ellos requiere. Como respuesta a este objetivo in-
novador, naci, originalmente en el mundo tecnolgico, el concepto de CRM
(customer relationship management). La razn de que los sistemas y el propio
concepto CRM se crearan desde el entorno tecnolgico es evidente: surgi la
oportunidad de dar una respuesta mediante tecnologa a los requerimientos de
las tcnicas de marketing orientadas al cliente. Se necesitaba desarrollar herra-
mientas que posibilitaran ese nuevo tipo de interaccin con los clientes, que
permitieran un aprendizaje constante de sus preferencias y comportamientos.
3.2. Definicin
Esta definicin circunscribe el CRM como una actitud ante los clientes y ante
la propia organizacin para crear y aadir valor a la empresa y a sus clientes.
Consideramos que la esencia del CRM radica en una cultura de "centralizacin
en el cliente" por parte de toda la organizacin.
Vemos, por tanto, que CRM es un concepto que constituye la estrategia de ne-
gocio construida para mejorar el servicio de atencin al cliente, cuyo objetivo
es aprender ms sobre las necesidades y comportamientos de los clientes para
poder desarrollar fuertes relaciones de colaboracin.
"CRM es una estrategia de negocios disciplinada para crear y sostener relaciones con
los clientes rentables y a largo plazo. Las iniciativas de CRM, para tener xito, deben
comenzar por una filosofa y estrategia empresariales que centren todas las actividades de
la empresa en las necesidades del cliente. La tecnologa de CRM es un catalizador crtico
de los procesos necesarios para convertir la estrategia en resultados contables".
CC-BY-NC-ND PID_00174746 29 Sistemas de cooperacin empresarial
El CRM es, claramente, una estrategia orientada a largo plazo que requiere in-
versiones tecnolgicas y una adopcin de estratgicas que den fruto cuando el
cliente acabe dndose cuenta de que realmente nuestra compaa le "entien-
de" y le satisface mejor que la competencia. En cierto sentido, se trata de una
redefinicin de la compaa desde el punto de vista del cliente.
Las funcionalidades principales que debe contener una solucin CRM se cla-
sifican en operacionales y analticas: las operacionales, desde la visin de
mejorar la operativa diaria, y las analticas realizando un mejor anlisis de los
datos disponibles.
5)Callcenter
6)Gestindeincentivos
7)Gestinderelacionesconsocios
8)Gestindecalidad
CC-BY-NC-ND PID_00174746 31 Sistemas de cooperacin empresarial
El Cuadrante Mgico
Es una representacin grfica del mercado por un perodo especfico de tiempo. Describe
los anlisis de Gartner acerca de cmo ciertos fabricantes se miden con los criterios para
ese mercado, tal y como son definidos por el autor. Este no respalda a ningn fabricante,
producto o servicio descrito en el grfico y no recomienda a los usuarios de tecnologa
elegir solo a aquellos fabricantes situados en el cuadrante "Lderes". El Cuadrante Mgico
est desarrollado solamente como herramienta de investigacin y no quiere decir que
sea una gua de accin especfica. Gartner niega toda garanta, expresa o implcita, con
respecto a su investigacin, incluyendo cualquier garanta de comercializacin para un
propsito especfico.
4.1. Introduccin
5.1. Introduccin
(8)
El actual entorno de los negocios, de forma cada vez ms eficiente, reclama BI son las siglas en ingls de bu-
8 siness intelligence.
tener informacin vlida para la organizacin. BI identifica la inteligencia
del negocio, que se deriva de la correcta utilizacin de la informacin generada
Bill Gates
dentro y fuera de la empresa.
Bill Gates, cofundador de la
empresa de software Micro-
En este apartado trataremos de nuevo una extensin y un complemento de soft, aport la frase "BI ayuda
a rastrear lo que en realidad
los sistemas operacionales de informacin de la empresa: los sistemas BI. funciona y lo que no" (Tupson
Technologies).
5.2. Definicin
2)Reporting. Los informes son usados para generar reportes estticos altamen-
te personalizados destinados a ser distribuidos a muchos destinatarios. La ge-
neracin de informes se reduce a la definicin de vistas en la base de datos.
Los sistemas OLAP tienen muchas ventajas que los hacen herramientas atrac-
tivas para BI, pero existen innegables inconvenientes. El interfaz de usuario es
considerablemente sencillo, pero ello supone ms dificultad en la creacin. La
definicin de medidas, dimensiones y jerarquas, as como la creacin del cu-
bo y la propia herramienta OLAP a utilizar, requieren conocer profundamente
los procesos y estructuras empresariales.
financiera,
cliente,
procesos e
innovacin y formacin.
6.1. Introduccin
6.2. Definicin
(9)
KM son las siglas de knowledge
9
Un sistema de gestin del conocimiento (KM ) es el conjunto de polti- management.
M. Nssbaum defini:
Alguno de los elementos necesarios con que debera contar una solucin de
gestin del conocimiento son:
CC-BY-NC-ND PID_00174746 42 Sistemas de cooperacin empresarial
Bibliotecas digitales
Bases de datos
Sistemas expertos. Las bases de conocimiento estn relacionadas con la
inteligencia artificial.
Aplicaciones de trabajo colaborativo (groupware)
Minera de datos (data mining)
rboles de conocimiento o gestin de competencias
Sistemas de aprendizaje
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones
Internet/intranet
Bases documentales
Software
2)Desdeelpuntodevistadeladministradordelsistema. Se encargara de
asegurar la recopilacin necesaria del conocimiento desde las fuentes selec-
cionadas, estableciendo las reglas y habilitando los mecanismos de captura y
transmisin.
CC-BY-NC-ND PID_00174746 43 Sistemas de cooperacin empresarial
7. Gestin documental
7.1. Introduccin
Con el paso del tiempo, los sistemas de workflow y las herramientas de gestin
de contenidos supusieron una importante ayuda para la gestin administra-
tiva. Facilitaban enormemente la tramitacin de los procesos al automatizar
las tareas propias del proceso administrativo, permitiendo la explotacin de
CC-BY-NC-ND PID_00174746 45 Sistemas de cooperacin empresarial
A pesar de que hoy en da nadie duda de los beneficios que estas tecnologas
aportan, la realidad es que su nivel de implantacin difiere todava de ser el
que debiera corresponder a este tipo de soluciones.
7.2. Definicin
Tal como ocurre con el resto de sistemas estudiados, la definicin de una me-
todologa especfica para la implantacin de los sistemas de gestin documen-
tal, con la perspectiva del ciclo de vida completo de los procesos administra-
tivos, la priorizacin de los procesos a implementar y la definicin de fases
del proceso de implantacin son elementos fundamentales para la correcta
alineacin de la solucin de gestin documental en la empresa.
CC-BY-NC-ND PID_00174746 47 Sistemas de cooperacin empresarial
Resumen
Para lograr esta meta, se utiliza una serie de tecnologas que permiten el logro
del mismo: ERP y su extensin a EPM, CRM, SCM, KM, BI...
Los propsitos y las caractersticas de los sistemas ERP y de los sistemas estu-
diados en este mdulo se complementan y se distinguen. Mientras los prime-
ros suplantan a los sistemas legados creando una sola infraestructura de TIC,
los segundos crean comunidades de innovacin, incluyendo a toda la comu-
nidad de la organizacin; los ERP mejoran la productividad organizacional por
medio de sistemas adecuados para compartir informacin; los sistemas EPM,
CRM, SCM, KM y BI mejoran la capacidad de innovacin por medio de com-
partir y aplicar.
ampliarn con nuevos avances, sino que las organizaciones tienen un difcil
reto para determinar cmo implementar de forma ms eficiente una solucin
empresarial que acelere el tiempo de respuesta y automatice al mximo los
procesos internos y externos.
Para poder construir un sistema completo que abarque las soluciones tecno-
lgicas disponibles y alineadas con la organizacin y sus necesidades, es nece-
sario: partir de la implementacin de los sistemas ERP operacionales para la
gestin del negocio; a continuacin, solucionar sus extensiones EPM, CRM y
SCM segn proceda y, con ello, evolucionar hacia las herramientas ms avan-
zadas que requieren una base muy slida de datos y procesos, como BI, KM y
gestin documental, aportando todas ellas de forma integrada las soluciones
del modelo e-business que se adopte.
Adems de los sistemas aqu tratados, existen otros sistemas y tecnologas que,
en este contexto de estudio, seran elementos propios de los sistemas tratados
ERP, SCM, CRM, EPM, BI, KM, e-business y gestin documental, pero que po-
dran trabajar con independencia o como complementarios a cualquier com-
binacin de soluciones y, por tanto, resolveran parte de los objetivos globales
de los sistemas. Detallamos a continuacin algunos de ellos:
Actividades
El objetivo es presentar un documento completo que muestre el desarrollo total de un caso.
Este puede ser tanto terico como aplicado, pero siempre respetando los conceptos, teoras
y disciplinas relacionadas.
Los casos planteados podrn centrarse en el anlisis de casos que han sido estudiados y so-
lucionados por equipos de especialistas, o casos centrados en generar propuestas de toma
de decisiones por parte del estudiante. Se pretende obtener conocimiento prctico, as como
aplicar los conceptos aprendidos en el mdulo didctico realizando el estudio de situaciones
que requieren la resolucin de problemas; de esta manera, el estudiante se implica en el pro-
ceso de toma de decisiones.
Glosario
estrategia f Una estrategia se vincula, en trminos empresariales, al trazado de un plan de
accin a los fines de alcanzar determinados objetivos corporativos o financieros.
call center m Es una unidad funcional dentro de la empresa (o bien una empresa en s
misma) diseada para manejar llamadas telefnicas entrantes y salientes desde y hacia sus
clientes, con el propsito de dar soporte a las operaciones cotidianas de la organizacin.
ciclo de vida de un proyecto m Distintas etapas que atraviesan los proyectos desde su
aparicin hasta su finalizacin.
help desk m Conjunto de recursos tcnicos y humanos que dan soporte a diferentes niveles
de usuarios de la propia empresa o de los clientes a los que se les da servicio.
Bibliografa
Cohen Karen, D.; Asn Lares, E. (2005). Sistemas de Informacin para los Negocios. Mc-
Graw-Hill.
Dick Lee (2001). Self-Guided CRM (Customer Relationship Management). Spiral Bound.
Draeger, E. (2000). Project Management with SAP(R) R/3. Addison-Wesley, Pearson Education.
Dyche, J. (2002). The CRM Handbook: A Business Guide to Customer Relationship Management.
Addison-Wesley.
Gmez Vieites, A.; Surez Rey, C. (2006). Sistemas de Informacin: herramientas prcticas
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Journal of the operational research society.
Los textos e imgenes publicados en esta obra estn sujetos excepto que se indique lo contrario a una licencia de
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CC-BY-NC-ND PID_00174747 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
ndice
Introduccin............................................................................................... 5
Objetivos....................................................................................................... 6
8. Gestin de proyecto........................................................................... 56
8.1. Procesos tpicos de la gestin de proyectos ................................ 57
8.2. Las reas de conocimiento .......................................................... 61
8.3. La organizacin del proyecto ...................................................... 65
8.3.1. Roles clave en el proyecto ............................................. 65
8.3.2. rganos colegiados ........................................................ 66
Resumen....................................................................................................... 68
Bibliografa................................................................................................. 71
CC-BY-NC-ND PID_00174747 5 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Introduccin
Tambin explicamos los aspectos clave del ciclo de vida del ERP: su adopcin
(la decisin o no de comprar), la eleccin de la solucin ms adecuada, el pro-
ceso de implantacin (parametrizacin, desarrollos a medida, sustitucin o
integracin con las aplicaciones heredadas) y finalmente el arranque. Propor-
cionamos una metodologa abreviada de implantacin, basada en la prctica
profesional.
Objetivos
2) Entender el ciclo de vida de un SIE y los aspectos clave de cada una de sus
fases:
Lectura recomendada
3)Lossistemasdegestincomercialyderelacionesconlosclientes (CRM,
o customer relationship management), donde se registran todos los contactos y
operaciones que la empresa tiene con sus clientes y la gestin del canal co-
mercial directo (vendedores y representantes) e indirecto (distribuidores o re-
vendedores).
que se integran en una funcin que reclama ciertas operaciones de otra) y de Web services
integracin modular (es decir, componentes de un mdulo que se utilizan en
Las versiones ms recientes de
otros mdulos). sistemas de empresa han evo-
lucionado en todo o en parte
hacia arquitecturasdeservi-
4) Los sistemas integrados son una evolucin avanzada de las arquitecturas ciosweb (web services) en las
cuales los clientes acceden a
cliente-servidor, o sea, la distribucin de componentes (programas, datos) cualquier clase de servicio por
medio de un navegador estn-
entre "servidores" donde habitualmente residen los programas y datos comu- dar.
nes y "clientes" (estaciones de trabajo) donde los empleados pueden realizar
ciertas operaciones con autonoma y disponen de algunos programas y datos.
Clientes y servidores se comunican a travs de mensajes u rdenes de trabajo.
Esto permite, en principio, economizar tanto las mquinas como el software
y las comunicaciones.
asesoramiento y control de los desarrollos y mantenimiento adicional que en Los departamentos de IT in-
la propia implantacin. tervienen ms en la seleccin
de la solucin y en el manteni-
miento futuro y no tanto en la
implantacin propiamente di-
5) Esto requiere que los departamentos de IT sean capaces de mantener el cha, donde tienen ms un pa-
pel de gestores de proyecto y
conocimiento de los datos y los procesos de negocio, optimizar el uso de los facilitadores de la relacin en-
nuevos sistemas y mostrar a usuarios y directivos las capacidades que la nueva tre el personal externo (con-
sultores o implantadores) y los
tecnologa les puede aportar. propios usuarios y directivos.
A estas fases deben aadirse dos grupos de procesos que son permanentes y
continuos a lo largo de todo el ciclo:
CC-BY-NC-ND PID_00174747 15 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Y qu pasa despus? Algunos autores (p. ej., Pastor y Esteves, 1999) hablan
de un conjunto de fases posteriores, que incluyen:
Tericamente, todo el mundo llama a las cosas de la misma manera, usa los
mismos datos y trabaja de una manera homognea. El interfaz de usuario (la
organizacin de la informacin y la navegacin por la aplicacin) es tambin
el mismo. Los usuarios finales tienen acceso a informacin agregada de una
manera ms rpida y autnoma y pueden tomar decisiones ms giles. Por
ltimo, puede permitir compartir determinados servicios (la gestin de pedi-
dos, la relacin con los clientes, la contabilidad o la nmina) y eliminar tareas
duplicadas, o sea, hacer "reingeniera" y reducir o reasignar recursos.
Es frecuente que muchas empresas adopten esta decisin por la obsolescencia de sus
sistemas actuales, por la urgencia de un departamento para disponer de una determi-
nada funcionalidad, por el consejo de un inversor o porque est de moda.
En qu forma estn organizados los datos, sobre todo los datos esenciales y co-
munes para todos los departamentos? Cuando decimos cliente, esto quiere decir
CC-BY-NC-ND PID_00174747 18 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
lo mismo para todo el mundo y todo el mundo tiene los mismos clientes y los
mismos datos de cada cliente?
LasconsecuenciasdeadoptarunSIE:temasclave
1) En primer lugar, recordemos, el criterio bsico de diseo del ERP es su orien- Ejemplo
tacinalafuncin. El sistema cubre o debera cubrir los requerimientos fun-
El camarero del bar apunta lo
cionales ms comunes de cualquier empresa, esto es, los procesos de trabajo que le ha pedido el cliente y
que realiza el personal dentro de cada departamento. no le importa mucho cmo se
har la factura. El departamen-
to de compras hace un contra-
to y no le importa mucho ni el
Una vez ms, la visin por procesos que ofrecen los ERP es "suficientemente pedido ni la entrega.
buena" para la mayora de las empresas. Frecuentemente, es una excusa para
documentar y homogeneizar prcticas informales, establecer procedimientos
estndar e introducir mejoras de calidad y tiempo.
Esta visin funcional o departamental se replica en el diseo del ERP por m- La cadena de valor
dulosfuncionales y en los propios implantadores. Los consultores o analistas
Es importante diferenciar, por
saben la funcionalidad de un mdulo, pero rara vez tienen la visin global de lo tanto, entre procesosde
los procesos de la empresa. Actualmente, se habla de implantacin enfocada trabajo o procedimientos den-
tro de una funcin o departa-
a los procesos (Kirchmer; Davenport), pero pocas veces resulta as. Paradjica- mento y procesos de negocio,
que se corresponden con los
mente, esto puede resultar frecuentemente una ventaja, porque no es necesa- procesos de la cadena de va-
lor de Porter. Un proceso de
rio introducir grandes cambios organizativos durante la implantacin, en es- negocio (por ejemplo, la aten-
pecial si esta afecta a uno solo o pocos mdulos del sistema. cin al cliente o la gestin de
un pedido) es transversal e in-
dependiente de una funcin o
un departamento.
La figura siguiente muestra, de forma un poco distinta de la habitual, la representa-
cin de la cadena de valor. En la parte superior se encuentran reflejados los procesos
bsicos del negocio (o cadena de valor primaria), en los que se transforman unas de-
Lectura recomendada
terminadas entradas (inputs) en unos determinados resultados (outputs).
Hemos tratado estos temas
En la parte inferior se muestran los procesos de soporte, o cadena de valor secundaria,
en el mdulo 4 de los mate-
es decir, los procesos de infraestructura que resultan necesarios para que la empresa
riales de la asignatura Direc-
funcione, aunque no aporten directamente un valor al producto.
cin estratgica de sistemas y
tecnologas de la informacin.
J.R.Rodrguez;I.Lamarca
(2011). Sistemas de informa-
cin y procesos de negocio. Bar-
celona: FUOC.
CC-BY-NC-ND PID_00174747 20 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
3) Desde el punto de vista del negocio, se cuestiona con razn que el ERP hace
a todas las empresas ms o menos iguales, eliminando las ventajascompeti-
tivas o culturales de cada empresa. Los sistemas de empresa contienen una
coleccin de "mejores prcticas" (dejmoslo en "buenas") o de las maneras de
hacer las cosas ms frecuentes (cmo se contabiliza el IVA retenido o cmo
se registra un contrato de suplencia en un centro de contactos). Los sistemas
dirigidos a un sector (un hospital o una compaa elctrica) hacen lo mismo
CC-BY-NC-ND PID_00174747 21 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Ved tambin
Ventajas competitivas genricas
Una revisin ms extensa con
Qu puede ser o no una fuente de ventaja competitiva vara en cada empresa o sec- diferentes ejemplos se puede
tor. Algunas ventajas competitivas que se reportan habitualmente de la adopcin de ver en Davenport (2000) y en
sistemas de informacin de empresa son: las colecciones de artculos y
actas de tipo ms acadmico
Reduccin de costes de almacenamiento e inventario e implantacin de sistemas editadas por la profesora Cruz-
Cunha que citamos en la bi-
de suministro just in time.
bliografa.
Centralizacin de ciertas funciones de la cadena de valor (por ejemplo, compras),
que permiten aumentar el poder de negociacin con proveedores.
En realidad, medir este esfuerzo y valorar sus consecuencias suele ser la clave
del xito si tuviramos que sealar una de la implantacin de un sistema de
empresa. De hecho, la mayora de los fracasos en la implantacin de sistemas
de empresa se deben ms a causas relacionadas con la organizacin y las per-
sonas que a causas relacionadas con la tecnologa o las capacidades tcnicas
de los participantes.
Por mayor que sea la flexibilidad de una implantacin, la sensibilidad a las prcticas
de una organizacin concreta o la participacin de los usuarios en el diseo, un sis-
tema de informacin de empresa es lo que es y lo es para siempre.
Enfoque de implantacin
Por todos estos motivos, la decisin de adoptar un ERP no es una decisin tecnolgi-
ca, sino directiva, y ms directiva cuanto mayor sea la dimensin estratgica (obten-
cin de ventaja competitiva), organizativa (cambios mayores en la organizacin y los
procesos de trabajo), de alcance (funciones, empresas o departamentos afectados) y
de tiempo, coste y esfuerzo.
El personal de IT puede y debe instruir a los directivos sobre cmo funciona un sis-
tema de empresa, cules son las diferencias sobre cmo se vena trabajando hasta
ahora y las consecuencias de la decisin. Puede explicar tambin el nivel de esfuerzo
requerido y ayudar a "visualizar" el proyecto. Tambin tiene un papel muy activo en
establecer y gestionar el proceso de decisin y, seguidamente, en la decisin de qu
ERP o sistema elegir, segn veremos en el apartado siguiente.
CC-BY-NC-ND PID_00174747 25 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Una vez se ha decidido que la mejor solucin es el software estndar, hay que
seleccionar la aplicacin ms adecuada entre las existentes en el mercado.
En el caso de que el alcance abarque varias reas funcionales (por ejemplo, The best of breed
rea financiera y recursos humanos), tendremos que tomar la decisin de si
En ocasiones, en lugar de esco-
escogemos dos soluciones de fabricantes distintos buscando la mejor para la ger un software estndar que
gestin del rea financiera y la mejor para la gestin de recursos humanos, o integre varias funciones, las
empresas eligen una estrate-
implantaremos la solucin integrada de un solo fabricante. gia de diversificacin, normal-
mente por razones funciona-
les y tambin para reducir su
dependencia de un solo pro-
Esta decisin todava podra ser ms compleja en el sentido de decidir, por veedor. Se trata de escoger "lo
ejemplo, que implantamos la solucin del mismo fabricante para el rea fi- mejor de cada casa" o, como
se dice en ingls, the best of
nanciera y administracin de personal y, en cambio, adquirimos una solucin breed.
de otro fabricante para el desarrollo de recursos humanos (sistema de compe-
tencias, evaluacin del personal y gestin de formacin).
En esta clase de estrategia, las mltiples ventajas de integracin a que nos he-
mos referido se reducen, aunque empieza a ser frecuente en algunas solucio-
nes de "nicho", que el fabricante haya optimizado la compatibilidad o llegado
a acuerdos con el fabricante del ERP generalista.
Soluciones de ''nicho''
Si la vocacin de un sistema de empresa es ser generalista (es decir, cubrir todas o la ma-
yora de las funcionalidades de una empresa, un sector o una funcin), en la prctica
existen proveedores que ofrecen soluciones para una parte de la funcionalidad (un sis-
tema de cuadro de mando para la direccin, un sistema de tesorera...) o una solucin
departamental o sectorial (un planificador de turnos, un sistema de control de presencia
del personal o un sistema de gestin de imgenes radiolgicas en un laboratorio).
CC-BY-NC-ND PID_00174747 26 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
En la tabla siguiente, presentamos los pasos habituales que se tienen que seguir
en el proceso de seleccin de un ERP o cualquier otro sistema de informacin
de empresa (SIE). Cmo podis ver, se parece bastante a un proceso iterativo
y de filtros sucesivos hasta llegar a la decisin final.
Criteriosdeevaluacionyofertas
Estos criterios pueden variar de una empresa a otra, aunque normalmente son
los siguientes:
CC-BY-NC-ND PID_00174747 27 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Funcionalidaddelaaplicacin
Caractersticastcnicas
Comparacinentrefabricantes
Comparacineconmica
Cobertura funcional
Para poder evaluar de forma objetiva esta cobertura funcional, se desarrolla una lista
de requerimientos por rea funcional y, para cada uno de ellos, se evala si cada una
de las soluciones considerada:
lo cubre totalmente,
lo cubre pero de una forma distinta a la que lo hace la empresa,
es necesaria una pequea adaptacin,
hace falta un desarrollo importante o
no lo puede cubrir porque el desarrollo necesario afectara a la integridad del
paquete (cambios en la base de datos o en el acceso a la misma).
No todos los requerimientos tienen la misma importancia y, por tanto, tambin ha-
bra que clasificarlos en:
Costes totales
Muchas compaas dedican entre el 20% y el 50% del coste de los proyectos
de sistemas de informacin de empresa a aspectos relacionados con la gestin
del cambio.
Coste
Reputacin
Referencias
Compromiso con la solucin
Aptitud para manejar el cambio
Conocimiento del sector
Conocimiento y experiencia del software seleccionado
Disponibilidad de recursos experimentados
Conocimiento de los procesos de negocio objeto de la implantacin
En realidad, como dice Alter, estos sistemas son fciles de manipular y deben
usarse ms como una manera de excluir soluciones no vlidas que como un
procedimiento matemtico de escoger el proveedor ms vlido (Alter, 2002,
pg. 495).
Probablemente, es ms til tener bien claro qu se quiere conseguir, cul puede Lecturas
ser entre pocos el mejor "compaero de viaje" y cules de toda la larga lista de complementarias
requerimientos son los que verdaderamente hacen la diferencia. Puede ser que Podis ver tambin Sistach y
haya dos ERP idnticos y que eso diluya la presunta "ventaja competitiva" de Pastor (1999); Pastor, Franch
y Sistach (2002) y, sobre to-
adquirir un ERP. Lo que es seguro es que no hay dos implantaciones idnticas do, Botella y otros (2003).
del mismo ERP. Y, si es as, la dimensin de "coste" no debera tener un peso
tan elevado como parecen indicar las encuestas existentes.
Proveedor
Producto/s
Cobertura funcional
Tiempo y fases
Equipo
Referencias
Los grandes fabricantes, por ejemplo, SAP, requieren de sus partners o socios de Web recomendada
implantacin la utilizacin de unos principios metodolgicos bsicos y la cer-
ASAP (www.sap.com/asap/
tificacin de los practicantes de acuerdo con los procedimientos de la compa- help.) Descargado el 19 de ju-
a. Por ejemplo, la metodologa Accelerated SAP (ASAP) dispone de un con- lio del 2011.
Fases 1 y 2
1)Iniciacinydefinicindelproyecto, fase en la que se confirman
los objetivos y alcance del proyecto y se determinan los riesgos. En ASAP, las fases 1 y 2 suelen
denominarse project prepara-
tion, e incluyen como aspectos
2)Planificacinylanzamientodelproyecto, que incluye la planifi- centrales todos los componen-
tes de organizacin del pro-
cacin detallada, la incorporacin del equipo de trabajo, la formacin yecto y la definicin del alcan-
de los rganos de gestin del proyecto y la comunicacin inicial a la ce (scoping).
organizacin.
Fases 3 y 4
3)Anlisisdelasituacinactual, o levantamiento del estado actual
de la organizacin, los procesos y sistemas de la empresa. En ASAP, las fases 3 y 4 sue-
len denominarse business blue-
print. Como luego veremos, en
4)Definicindelasituacinobjetivo, es decir, cmo ser el nuevo sis- el enfoque actual de implanta-
tema y qu estrategias y procesos se debern desplegar para alcanzarlo. cin "rpida" de ERP, el anlisis
de la situacin actual (as is) es
poco importante y lo que ms
5)Construccinytestdelprototipo en el que se visualiza y se prueba interesa es la modelizacin de
los procesos futuros de acuer-
el grueso de la funcionalidad en una situacin muy similar a la real. do con la propuesta del ERP,
es decir, "cmo sern" las co-
sas (to be).
6)Construccindelsistema, donde se confirma la parametrizacin del
prototipo, se construyen los desarrollos complementarios y se realiza
la integracin y la conversin de datos, la formacin de usuarios y se Fase propotipado
planifica el arranque.
En ASAP, la fase de prototipa-
do no existe como fase separa-
da. La fase de construccin se
llama realization.
En ASAP, las fases que nosotros hemos separado como de "Arranque", y que
se estudian en el apartado siguiente, son las de final preparation (que incluye
las pruebas y la formacin de usuarios) y el go live (o arranque propiamente
dicho).
En esta etapa confirmamos los temas clave del proyecto, que normalmente ya
se habrn analizado en las fases anteriores, en especial al realizar la seleccin
de la solucin, al pedir y recibir las propuestas de fabricantes e implantadores
y redactar los contratos.
Tabla 5
Riesgofuncional Los requerimientos estn bien identificados, los procesos definidos son
coherentes con la funcionalidad estndar del paquete, los usuarios funcio-
nales clave estn incorporados al proyecto y se ha planteado bien la con-
versin de datos.
Riesgodeges- Los directivos que tienen que apoyar el proyecto estn implicados, se han
tindelcambio establecido los mecanismos adecuados para manejar las expectativas, estn
previstas todas las tareas de comunicacin, formacin y soporte al arranque
necesarias para que los usuarios "se hagan" con el sistema.
Riesgodeob- Se han tenido en cuenta todos los aspectos que harn posible materializar
tencinde los beneficios de negocio previstos: integridad y adecuacin de datos, cam-
losbenefi- bios organizativos, en procesos, personas, sistemas de medicin del rendi-
ciosprevistos miento de la compaa y los relacionados con actuaciones que tengan que
llevar a cabo terceros (proveedores, clientes, colaboradores...) y que son
necesarios para obtener los beneficios completos de la "nueva forma de tra-
bajar" planteada.
Tal como hemos visto en los apartados anteriores, los de mayor impacto y de
gestin ms compleja sern los que manejen las expectativas de los usuarios
para que se adapten al estndar y, por otro lado, los que consigan cambiar la
forma de trabajar para obtener todos los beneficios de negocio que nos hemos
planteado con el proyecto.
En esta fase se pone en marcha la infraestructura que se utilizar para realizar Lanzamiento
el proyecto, se crea y forma el equipo de proyecto, se hace la planificacin
En ingls, kick-off.
detallada del proyecto y se da a conocer el proyecto internamente.
Por tanto, las tareas que se llevan a cabo en esta fase son:
Esta fase nos tiene que permitir saber de dnde partimos y qu aspectos tene-
mos que tener en cuenta para el sistema objetivo. Sin un buen conocimiento
de la situacin actual, ser difcil convencer sobre las bondades del sistema y
procesos que propongamos.
En esta fase, hay que saber distinguir entre los aspectos importantes (procesos,
informacin para toma de decisiones, estructura organizativa, transacciones
que absorben mayor carga de trabajo, calidad de los datos...) de aquellos que
son ms bien aspectos formales (diseo de las pantallas o listados).
Estructura organizativa
Procesos
Datos maestros
Mapa de interfases
Estrategia de conversin de datos
Informacin de gestin crtica (permite toma de decisiones o medida del
rendimiento)
Predisposicin al cambio de cada directivo afectado por el proyecto
Infraestructura tecnolgica disponible
CC-BY-NC-ND PID_00174747 38 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Ntese que, a diferencia de los proyectos clsicos de desarrollo de sistemas (en el lado
tecnolgico) o de reingeniera funcional de los procesos (por el lado del negocio), la
implantacin de ERP y, en general, sistemas de empresa, incluye solo un anlisis muy
ligero de los procesos de partida (as it is).
En realidad, ese anlisis debera servirnos para identificar prcticas o usuarios que
pueden ser crticos a lo largo de la implantacin del ERP y que requerirn decisiones
directivas de ajuste (es decir, de adaptacin al nuevo proceso determinado por el ERP)
o bien de desarrollo a medida. Es valioso, por lo tanto, para el anlisis de interesados
y las estrategias de intervencin (la gestin del cambio).
Puede resultar tambin valioso como una referencia del punto de partida ("donde es-
tbamos") para establecer y explicar, antes del proyecto, los beneficios que deseamos
obtener y los cambios que queremos realizar. Y, al final del proyecto, hasta qu punto
hemos alcanzado lo uno y lo otro.
Una vez el equipo est formado en la solucin estndar escogida, conocemos Nota
los objetivos del proyecto y la situacin actual, se puede definir la situacin
Los anglosajones llaman a esta
objetivo. fase el business plueprint, que
puede traducirse por "ante-
proyecto de negocio" o "mo-
Dado que tendremos que desarrollar poco, a diferencia de un desarrollo a me- delo visual del futuro estado
del negocio" (Esteves y Pastor,
dida, en este caso no hace falta disear en detalle pantallas o listados, nica- 2004).
mente lo tendremos que hacer para la funcionalidad que no cubra el sistema,
pero tampoco lo haremos en esta fase, sino que lo dejaremos para la etapa de
construccin. En realidad, la situacin objetivo se visualizar completamente
con los documentos que generemos en esta fase y con la prueba del prototipo
que corresponde a la siguiente fase.
Por ltimo, los actuales ERP y sistemas de empresa, y los propios consultores, ofrecen
un conjunto de "buenas prcticas", plantillas de ayuda, etc. que deberan permitir a
la empresa escoger entre muchas maneras diferentes de hacer las cosas y establecer
sus propias innovaciones.
En el estudio que hemos citado de Esteves y Pastor (2004), los factores que
aparecan ms relevantes en esta fase del trabajo eran "el papel adecuado del
gestor del proyecto, una gestin efectiva del cambio organizacional, el uso
adecuado de consultores y la implicacin del usuario". (pg. 8)
Esta es una fase a la que hay que prestar especial atencin, asegurando que
se haya parametrizado un prototipo que alcance aproximadamente un 80%
de la funcionalidad prevista en el alcance, que las pruebas se hayan hecho
rigurosamente, que haya participado un nmero relevante de usuarios, que se
haya dedicado tiempo a ver las distintas soluciones que incorpora la solucin,
para intentar no salirse del estndar, que se haya tomado nota de todas las
incidencias y al final se haya levantado un acta en el que se refleje la solucin
para cada incidencia.
Qu es parametrizar en la prctica
Un sistema estndar tiene programadas distintas opciones para ejecutar los dife-
rentes procesos, para determinar qu informacin debe aparecer en las pantallas,
qu reglas de clculo aplicar, los campos de los informes, etc.; cada empresa, de
acuerdo con sus necesidades, ha de hacer una eleccin entre estas opciones si-
guiendo un cierto orden, que se acostumbra a llamar gua de parametrizacin.
Para ello va cumplimentando una serie de campos, parmetros, que el sistema
le va pidiendo.
Por estas razones, Davenport (2000, pg. 159) habla de la "naturaleza vital" de la
parametrizacin: "La configuracin es el proceso mediante el cual se definen los
detalles del sistema a fin de ajustarlos al sistema y viceversa". El sistema son los
detalles, cuestan mucho esfuerzo y perduran mucho tiempo.
Figura 5
La gestin de proyecto en el da a da
En realidad, la prctica de las fases de ejecucin tiene que ver solo relativamente con
la teora. En los proyectos de cierta dimensin, pueden estar asignados uno o ms
jefes de proyecto responsables de la evolucin del trabajo.
Debe entrevistarse, formal o informalmente, con los miembros del equipo de trabajo
y las personas clave del cliente.
Dice Richard Newton (2006), autor britnico de varios libros de gestin de proyectos:
Por nuestra parte, aadiramos que debe pensar tambin sobre en qu cosas puede
influir el cliente para mitigar o resolver las dificultades actuales y futuras, y programar
la manera de influir para que el cliente haga tambin lo que tiene que hacer.
CC-BY-NC-ND PID_00174747 45 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
El uso del sistema por los usuarios de diferente perfil para los cuales se
dise.
La explotacin y el mantenimiento tcnico ordinario por parte de los ser-
vicios de informtica de la empresa.
Ejemplo
Que se dejen de hacer ciertas tareas porque se han automatizado, que se incorporen nue-
vos pasos y nueva informacin y que se puedan delegar decisiones a niveles inferiores
de la organizacin, ya que se dispone de la informacin para poder tomarlas con cono-
cimiento de causa, o que la persona o su puesto de trabajo cambie y se enriquezca con
nuevas funciones.
Un modelo integrado de gestin del cambio que incluye los dos tipos de es-
trategias se muestra en la figura siguiente:
Aunque aqu nos referiremos a la segunda clase (las de tipo soft), en particular
las de comunicacin y formacin, donde la intervencin del equipo de pro-
yecto es mayor, no debe olvidarse en ningn momento que, en la mayora de
los casos, el cliente deber tomar decisiones comprometidas "de estructura" sin
las cuales las acciones puramente soft pueden ser incluso contraproducentes.
Vemoslo en el ejemplo siguiente:
CC-BY-NC-ND PID_00174747 49 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Internet representa un servicio permanente y ubicuo, ahora adems con los nuevos
terminales telefnicos. Por lo tanto, quiz esto nos obligue a reestructurar los horarios
y turnos del personal.
3)Estrategiasdeintervencinsobrelaestructuradelaempresa: organiza-
cin (jerrquica, funcional, geogrfica, por negocios, etc.), procesos y prcticas
de trabajo y circuitos administrativos, definicin y asignacin de puestos de
trabajo, cantidad de recursos, retribuciones e incentivos.
4)EstrategiasdeintervencinsobreelproyectodeimplantacindelSIE:
nivel de centralizacin y autonoma en las definiciones de los procesos, nivel
de reingeniera, adhesin al estndar o desarrollos a medida, peticin y gestin
de cambios, organizacin (rganos colegiados e individuales) y procesos de
toma de decisiones, estilo de direccin del proyecto, rol de los consultores.
Los afectados por el cambio son las personas del departamento de sistemas
y los usuarios del nuevo sistema, y entre los distintos miembros de estos
dos colectivos no les afectar a todos por igual ni todos tendrn la misma
percepcin. Tambin pueden estar o sentirse afectados colectivos de fuera
de la empresa, como son los clientes o proveedores.
Oficina tcnica: de entrada, las personas que se dedican a calcular los costes
pensarn que se van a quedar sin trabajo, otros creern que los comerciales no van
a ser capaces de operar bien la aplicacin y, por ltimo, puede haber alguno que
vea positivo el cambio y piense que estas tareas eran muy repetitivas y que ahora
tendrn ms tiempo para mejorar los procesos, que es lo realmente importante
de la oficina tcnica.
Con este ejemplo tan sencillo ya vemos el impacto en una empresa que pue-
de tener la introduccin de un sistema integrado y la importancia de conocer
quines estn afectados, su posicin respecto al cambio y su poder de influen-
cia para hacer que sea un xito o un fracaso. La gestin del cambio consisti-
r en hacer toda una serie de acciones a lo largo del proyecto que permita
"neutralizar" a los que se oponen al cambio y, apoyndonos en los que estn
a favor, mover a la mayora indecisa a una posicin de apoyo al proyecto y
adopcin del nuevo sistema.
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Defensadelospropiosinteresesporquesesientequesevaaperderalgo
conelproyecto. Es el caso de las personas de la oficina tcnica que tienen
miedo de quedarse sin trabajo o del director financiero que piensa que
perder relevancia en la empresa. Para minimizar esta resistencia hay que
escuchar a los colectivos afectados para entender sus argumentos y, en el
caso que sea posible, tranquilizarlos dndoles una solucin. Normalmente
se usan "herramientas polticas" (ved el cuadro anexo).
Formacin Cambios en procesos y Se percibe como inver- Lleva tiempo Formacin a formadores
sistemas sin Inversin para hacerlo Ejemplos, prototipos
Estilo direccin Consigue "adeptos" "bien" Profesionalidad
Tangible
Fuente: Jos M. Joana; Rafael Gracia; Josep Bolart; Ana Luca Garca (2011). Gestin con xito de grandes proyectos de transformacin, el caso del ICS. Barcelona: Editorial Profit.
El porqu del cambio. Diciendo la verdad acerca de los riesgos Teniendo en cuenta todos los medios de
Los objetivos que se quieren conseguir y cambios comunicacin disponibles
Los beneficios para la institucin y para Resaltando los aspectos de coherencia y Asignando responsabilidades
las personas que forman parte de ella alineamiento con el programa de trans- Creando mecanismos para poder medir
El proceso que seguir el proyecto formacin y la estrategia la recepcin de los mensajes
Lo que se espera de cada uno y cmo se Construyendo el futuro sin ser destructi- Creando foros que permitan escuchar a
les apoyar vo con el pasado, ya que nos dirigimos a los receptores
Los xitos y cumplimientos de metas personas que han formado parte de esa Segmentando los mensajes segn desti-
historia y queremos que ahora nos apo- natarios
yen
Fuente: Jos M. Joana; Rafael Gracia; Josep Bolart; Ana Luca Garca (2011). Gestin con xito de grandes proyectos de transformacin, el caso del ICS. Barcelona: Editorial Profit.
Segn Jack Pinto (1999), que es todava el gran autor clsico sobre la influencia del
factor humano en la implantacin de sistemas de informacin, la "poltica" es un
factor inherente a cualquier cambio y, por tanto, a casi cualquier proyecto de sistemas
de informacin. Lo es en el caso de los sistemas de informacin de empresa, donde
frecuentemente los equilibrios de poder, la influencia, la asignacin de funciones y
la autonoma de gestin de las partes pueden ponerse en entredicho.
Los miembros del equipo de trabajo y, particularmente, el jefe de proyecto tienen que
ser capaces de identificar estos elementos desde el principio y, en colaboracin con
el cliente, desplegar sin miedo un conjunto variado de estrategias de intervencin.
En el cuadro siguiente se muestra un ejemplo de esta clase de estrategias "polticas",
basadas en el mismo ejemplo anterior.
Tabla 8
Participacin Promotores no tienen Hace que la gente haga Hace falta tiempo y pa- Honradez
toda la informacin y suyo el cambio ciencia Seleccin equipos
otros tienen gran poder Obtienes informacin Minusvalorar resisten-
resistencia cias
Negociacin Algn individuo tiene Reduces resistencias fcil- Peligro de chantaje Con quin y cundo
mucho poder y puede mente Puede ser caro usarlo
hacer fracasar el cambio
Coercin El promotor tiene poder Ejemplarizante Puedes dejar a la gente Si se tiene que utilizar
No puedes perder tiem- Rpido resentida no alargar el proceso
po Puedes perder informa-
cin
Conseguir que todos los usuarios tengan una visin completa del nuevo
entorno y, por tanto, que entiendan los objetivos del proyecto y la nueva
forma de trabajar, es decir, organizacin, procesos y sistema. La formacin
tiene que centrarse en las necesidades del usuario en su puesto de trabajo,
no en la explicacin simple de lo que hace la herramienta informtica.
Desarrollar las habilidades y los conocimientos para un buen uso del sis-
tema, o sea, que sepan operar las pantallas, entiendan el significado de los
campos, etc.
Crear una red de expertos generando "formadores internos", los cuales se-
rn el primer soporte en el momento del arranque y ayudarn a que el
sistema pueda evolucionar correctamente. Tambin tienen un rol de "l-
deres de opinin" y son personas de referencia para facilitar la adopcin
del nuevo sistema.
Desarrollar el entorno de formacin del sistema; hay que intentar usar casos,
juegos de prueba y datos reales, de tal forma que se parezcan lo ms posible a
lo que es el entorno normal de trabajo. Para no distorsionar la construccin del
sistema, lo mejor es tener "una copia" del sistema especfico para la formacin.
8. Gestin de proyecto
Lo caracterstico de los proyectos TIC actuales y, particularmente, los sistemas Componentes tcnicos
de informacin de empresa, es su carctermixto, "mestizo", una mezcla de
Productos de hardware, soft-
componentes tcnicos, componentes de negocio y una interaccin particular ware y comunicaciones
con la organizacin que hace que todo eso pase (lo que llambamos en el
apartado anterior la gestin del cambio) (Rodrguez y Marin, 2010).
Componentes de negocio
Segn el planteamiento, que compartimos del PMBOK, cada fase o etapa de un Nuevas maneras de trabajar y
estructuras organizativas que
proyecto de implantacin de ERP, como de otros productos TIC, puede consi- producen mejoras de la efi-
derarse en s misma un proyecto o subproyecto con unas reglas y procesos de ciencia y la competitividad.
trabajo que son comunes. Tambin podemos decir que cualquier proyecto TIC
tiene las mismas reglas y habilidades (el mismo "mtodo"), que debe comple-
mentarse en cada caso con las reglas o procesos ms especficos de cada tipo
de proyecto (en nuestro caso, las de implantacin de un ERP).
CC-BY-NC-ND PID_00174747 57 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
Lo que llamamos las lneas de base (baselines) de alcance, tiempo y coste son los
elementos bsicos del plan, contra los cuales iremos comparando el progreso
del proyecto durante su realizacin. Estos tres elementos estn ntimamente
relacionados: una modificacin de cualquiera de ellos afecta a los dems. Y el
producto principal es el plan de proyecto.
Proyectos TIC
El ciclo de gestin del proyecto comparado con el ciclo de gestin de un
SIE
Un desarrollo a medida, la im-
plantacin de un ERP, la ins-
En el enfoque terico ms estricto de la disciplina de gestin de proyectos, cualquier talacin de una red wi-fi, la
proyecto TIC de cualquier naturaleza en realidad tiene sus reglas y procesos especfi- construccin y publicacin de
cos de trabajo, que estaran dentro de la fase de ejecucin, todos ellos juntos. una web.
Los procesos ms crticos en esta fase son los de control de cambios (peticiones
o incidencias que afectan a la planificacin inicial) y los de gestin de riesgos.
5)Cierre. Esta etapa incluye todas las actividades necesarias para la finaliza-
cin del proyecto y la comprobacin del cumplimiento de las obligaciones
contenidas en el contrato (si lo hay) o en el acta de constitucin (project char-
ter).
Esta etapa incluye la aceptacin de los productos por parte del cliente y las
revisiones acordadas posteriores al cierre (por ejemplo, un determinado nivel
de mantenimiento durante un tiempo). Incluye tambin actividades internas
al equipo de trabajo como la documentacin de lecciones aprendidas y su
traspaso a una biblioteca de conocimiento.
Tabla 9
Procesos Denominacioneseningls
1.Iniciacin
1.0. Estudio de viabilidad Business case
1.1. Aprobacin (acta de constitucin) Develop project charter
1.2. Identificacin de interesados Identify stakeholders
1.3. Definicin inicial Preliminary project scope statement
1.4. Organigrama del proyecto Organization chart
2.Planificacin
2.0. Enfoque y plan de gestin del proyecto Project management plan
2.1. Alcance detallado Project scope planning and definition
2.2. Actividades, recursos y tiempo Activity and time planning
2.3. Costes y presupuestos Project cost planning
2.4. Plan de calidad Project quality planning
2.5. Plan de recursos humanos Human resource planning
2.7. Plan de comunicacin Project communications planning
2.8. Plan de gestin de riesgos Risk management planning
2.9. Plan de administracin y compras Acquisitions and contracting
3.Ejecucin
3.0. Gestin de la ejecucin Manage project execution
3.1. Lanzamiento del proyecto Kick-off
3.2. Gestin de incidencias Issue management
3.3. Gestin de cambios Change management
3.4. Aseguramiento de la calidad Quality assurance
3.5. Gestin de los recursos humanos Human resource management
3.6. Distribucin de la informacin Distribute information
3.7. Gestin de expectativas Manage stakeholders expectations
3.8. Gestin de compras y contratacin Acquisitions management
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Procesos Denominacioneseningls
4.Seguimientoycontrol
4.0. Seguimiento y control del trabajo Monitor and control work
4.1. Control de cambios Integrated change control
4.2. Control del alcance Scope control
4.3. Control del calendario Schelude control
4.4. Control de costes Cost control
4.5. Control de la calidad Quality control
4.6. Informacin del progreso Performance reporting
4.7. Seguimiento y control de riesgos Risk monitoring and control
4.8. Administracin y gestin de compras Contract administration
5.Cierre
5.0. Cierre del proyecto Close project
5.1. Cierre del contrato Contract closing
Las reas de conocimiento son los aspectos clave que deben manejarse en cual-
quier clase de proyecto para alcanzar los objetivos acordados con el cliente.
Podra decirse que cada rea de conocimiento contiene una "caja de herra-
mientas" que el jefe de proyecto experimentado debe adaptar a cada situacin
y proyecto. Esta caja de herramientas son procesos, es decir, representan la
transformacin de unos inputs (normalmente activos de la organizacin o bien
resultados o entregables de un proceso anterior) en unos resultados (outputs)
o entregables (deliverables), por medio del empleo de un conjunto de tcnicas
y herramientas.
De nuevo vale la pena recordar que estas reas de conocimiento, sus procesos
y herramientas son independientes de las tcnicas y procesos especficos de
cada metodologa de construccin o implantacin de un producto TIC. Por
ejemplo, el anlisis de interesados o la distribucin de informacin entre los
miembros de un comit de direccin es un proceso genrico, comn a cual-
quier clase de proyecto. La parametrizacin de un proceso o la introduccin
de una tabla de cuentas en un mandante de SAP es un proceso especfico de
la metodologa de implantacin de un ERP.
Sobre este punto, nada obvio de entender, de las diferencias entre la gestin de pro-
yectos como metodologa de propsito general y las metodologas propias de cada
CC-BY-NC-ND PID_00174747 62 Implantacin de sistemas de informacin de empresas
tipo de proyecto, en este caso la implantacin de un SIE, puede verse el recuadro "El
ciclo de gestin de proyecto comparado con el ciclo de gestin de un SIE".
Como hemos avanzado ya, creemos que a estas reas que reconoce el PMBOK, deberan
aadirse al menos dos reas especficas de enorme importancia en la gestin de proyectos
TIC, y en particular de la implantacin de SIE:
Segn el PMBOK y otras metodologas basadas en este enfoque, a cada una de las reas
de conocimiento le corresponde un conjunto de procesos, de tcnicas y entregables. Por
nuestra parte, en otra obra hemos hecho un resumen y clasificacin de los que consi-
deramos ms importantes en un proyecto TIC y (Rodrguez y Marin, 2010, mdulo 2,
apartados 2 y 4).
Gestindelasco- Identificar in- Planificar las comu- Distribuir la informa- Informar del rendi-
municaciones teresados nicaciones cin miento
Gestionar las expec-
tativas de los intere-
sados
Gestindecompras Planificar las com- Realizar compras y Administrar com- Cerrar com-
ycontratos pras y contratos contratos pras y contratos pras y con-
tratos
Resumen
Los sistemas de informacin de empresa (SIE) son paquetes estndar que cu-
bren, en principio, los procesos de trabajo ms habituales de cualquier em-
presa en casi cualquier sector industrial. Actualmente, los SIE han evolucio-
nado desde los ERP tradicionales, para cubrir otras funciones como la comer-
cial (CRM), las compras y la relacin con proveedores (SCM) y otros muchos
sistemas menores para la gestin del conocimiento (KM) o la inteligencia de
negocio (BI).
Los SIE han sido adoptados como su opcin estratgica principal de tecnolo-
gas de la informacin por muchas empresas de todos los tamaos y sectores
y constituyen un extraordinario negocio, controlado por un nmero peque-
o de grandes fabricantes (SAP, Oracle y Microsoft). Tambin a su alrededor
ha florecido un negocio de implantadores, consultores e integradores de estas
soluciones.
Bibliografa
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