1.

PENGENALAN

Pengurusan Perubahan membawa makna kepada Proses penggunaan pelbagai struktur

dan instrument / kaedah untuk mengawal setiap usaha perubahan yang dibawa di

dalam organisasi. Ia bertujuan untuk meminimakan kesan perubahan kepada pekerja

dan mengelakan huruhara / gangguan. Di sini jelaslah bahawa seorang pemimpin

yang berkualiti haruslah sentiasa mengenalpasti senario semasa yang begitu

memerlukan perubahan segera samaada dari tren dan saiz ancaman mahupun peluang

yang perlu diambil segera dan seterusnya membina sistem komunikasi dan

penerangan untuk memupuk kesedaran dan kepekaan organisasi terhadap keperluan

mendesak untuk berubah. Secara umumnya organisasi berubah adalah disebabkan

untuk memberi respon kepada cabaran yang datang dari persekitaran luar organisasi

seperti faktor pelanggan dan stakeholder, politikal, perundangan, ekonomi, sosial,

teknologi dan alam sekitar. Di akhir laporan ini, saya berharap agar dapat memberi

pendedahan sedikit- sebanyak tentang subjek DCE 3602 Pengurusan Perubahan

berdasarkan kajian ilmiah ini.

1
1.1 Pendahuluan

Pada masa kini negara mengalami banyak perubahan dalam pelbagai bentuk sama ada

dalam boleh dijangka ataupun sebaliknya. Maka organisasi perlu sentiasa maju dan

berubah mengikut perkembangan masa dan melaksanakan penambahbaikkan atau

peningkatan berterusan secara proaktif untuk menjamin kemajuan dan penerusan atau

kelangsungan organisasi. Perubahan yang berlaku dalam organisasi yang meliputi

persoalan mengapa perubahan tersebut berlaku dan kenapa ia berlaku disamping

mengetahui bagaimana ia berlaku serta kesan perubahan tersebut kepada organisasi,

pekerja, masyarakat, dan sebagainya. Perbincangan akan memfokuskan kepada

perihal proses perubahan yang dilaksanakan dari segi matlamat dan objektif

perubahan, agen perubahan dan stakeholder perubahan, cara perubahan dilaksanakan,

jangkamasa perubahan tersebut dan juga kesan perubahan tersebut disamping

menganalisis proses dan kesan perubahan tersebut menggunakan model Kurt Lewin.

1.2 Definisi Perubahan

Terdapat pelbagai istilah yang berkait rapat dengan perubahan. Menurut Kamus

Dewan Edisi Keempat (2010), perubahan berasal dari perkataan ubah iaitu kelainan,

beza, lain, tidak sama benar dengan, tidak ada bezanya, manakala perubahan adalah

perihal berubah, peralihan dan pertukaran. Mengikut Jaafar Muhamad (1999), dalam

keadaan biasa perubahan diperkenalkan hasil daripada pengubahsuaian kelakuan yang

lepas untuk menyesuaikannya dengan situasi baru. Sementara Stoner (1989) di dalam

Aini Hayati Mohamed (2001) yang melihat perubahan dalam konteks organisasi

mentakrifkan perubahan sebagai proses transformasi yang berlaku kepada organisasi

sama ada dirancang ataupun tidak. Pertukaran situasi ini boleh berlaku terhadap empat

aspek iaitu struktur organisasi, produk atau perkhidmatan, teknologi dan manusia.
2
Keadaan yang sedia wujud digelar status quo. Status quo inilah yang akan bertukar

kepada bentuk situasi yang baru.manakala, Harigopal (2001) mendefinisikan

perubahan adalah membuat atau menjadi berbeza, berlainan; memberi atau bermula

untuk mengadakan bentuk berlainan. Ia juga bermaksud tidak puashati dengan apa

yang lama (old) dan percaya (belief) kepada yang baru.

1.3 Jenis-Jenis Perubahan

Secara umumnya, perubahan yang berlaku dalam sesebuah organisasi adalah berkait

rapat dengan matlamat untuk mencapai peningkatan prestasi. Di sini terdapat empat

kategori utama perubahan, iaitu:

1. Teknologi

Perubahan teknologi berkait rapat dengan pengeluaran dan kaedah-kaedah inovatif

untuk menukarkan bahan-bahan mentah kepada bentuk produk atau perkhidmatan.

Perubahan ini termasuklah robot, optik gentian, alat-alat pemprosesan, satelit,

komputer, laser dan lain-lain inovasi teknikal. Selain itu aliran kerja, kawalan kualiti,

pembaikan kerja, keberkesanan kos dan masa memproses juga tergolong dalam

kategori ini.

2.Struktur Organisasi

Perubahan struktur organisasi melibatkan pertukaran struktur formal yang berkaitan

dengan tugas dan hubungan autoriti. Perubahan ini termasuklah pembentukan dasar,

sistem maklumat, sistem perakaunan dan belanjawan, pengurusan strategik, aktiviti-

akitiviti buruh, sistem-sistem ganjaran dan insentif serta pengubahsuaian struktur

organisasi formal. Perubahan struktur biasanya memberi kesan terhadap keseluruhan

organisasi.
3
3. Produk atau Perkhidmatan

Perubahan dalam produk dan perkhidmatan termasuklah pembangunan produk atau

perkhidmatan baru serta pengubahsuaian dan pembaikan kepada produk dan

perkhidmatan yang sedia ada. Tujuan perubahan ini adalah untuk meningkatkan syer

pasaran, menambahkan pelanggan baru atau pasaran global dan mengekalkan tahap

kompetitif organisasi. Kerap kali produk atau perkhidmatan baru berkait rapat dengan

inovasi perubahan teknologi.

4. Manusia

Perubahan manusia merujuk kepada gelagat individu, sikap, kepercayaan atau

pegangan, persepsi, kemahiran, asas-asas ilmu, keupayaan dan jangkaan kerja mereka.

Perubahan gelagat mungkin mencakupi usaha-usaha individu, kumpulan, unit atau

seluruh organisasi. Peningkatan kemahiran dalam kepemimpinan, komunikasi,

perancangan, pengurusan konflik, penyelesaian masalah, latihan teknikal yang khusus,

perhubungan kemanusiaan dan imej kendiri juga adalah termasuk dalam golongan ini.

Objektif utama bagi pembangunan kemahiran dan perubahan gelagat adalah untuk

mengukuhkan produktiviti individu dan prestasi organisasi keseluruhan.

1.4 Pernyataan Masalah

Laporan ini dijalankan adalah untuk mengenalpasti satu bentuk perubahan yang

berlaku dalam sesebuah organisasi.

1.5 Objektif kajian

Tujuan penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui perubahan yang berlaku dalam

sesebuah organisasi dengan membincangkan mengenai mengapa ia terjadi dan

4
 bagaimana ia terjadi serta kesan-kesan yang berlaku terhadap perubahan yang

dilakukan.

1.6 Metodologi / Kaedah Kajian

Metodologi atau kaedah kajian ialah kaedah bagaimana saya mendapatkan maklumat

untuk mencapai sesuatu matlamat kajian atas penulisan laporan ini. Untuk

menghasilkan laporan ini, saya telah memilih pendekatan kualitatif melalui kaedah

temubual sebagai metod laporan. Selain daripada menggunakan kaedah tersebut, saya

juga turut menggunakan kaedah pertanyaan dan berbincang dengan rakan-rakan

sekuliah untuk mengetahui dengan lebih lanjut tentang penulisan kertas kerja ini.

Beberapa buah buku, jurnal dan artikel telah digunakan sebagai panduan dan rujukan.

Segala bahan yang diperoleh daripada pelbagai sumber ini dianalisis dan disusun

mengikut kesesuaian untuk dikelaskan atau dikategorikan di bawah sub-topik tugasan

ini. Dalam mengkaji aspek-aspek tersebut, perhatian dan penelitian akan difokuskan

kepada pengurusan perubahan dalam organisasi yang saya pilih.

2. ORGANISASI YANG DIPILIH

Bagi menyempurnakan tugasan ini saya telah bersetuju untuk memilih Jabatan Bomba

dan Penyelamat Negeri Selangor sebagai organisasi pilihan kajian saya.

2.1 Latarbelakang Organisasi

Perkhidmatan bomba di seluruh negara telah wujud sebelum perang dunia kedua lagi.

Pada waktu itu majlis perbandaran bertanggungjawab mentadbir perkhidmatan bomba

5
dalam organisasi masing-masing termasuk Pentadbiran Perkhidmatan Bomba Negeri

Selangor yang berada dibawah kuasa tempatan atau pegawai daerah. Perkhidmatan

Bomba Malaysia disatukan sebagai sebuah jabatan diperingkat persekutuan dan

penyatuan Bomba dan Penyelamat di Negeri-negeri Persekutuan pada 1hb Januari

1976. Penyatuan ini meletakkan Perkhidmatan Bomba Malaysia dibawah

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Akta 341, Akta Perkhidmatan

Bomba diwartakan pada tahun 1988, organisasi bomba dipertingkatkan lagi untuk

memberikan perkhidmatan kemanusiaan yang lebih cekap dan berkesan sehingga

pada 8hb Januari 1997, Jemaah Menteri telah bersetuju perubahan nama Jabatan

Perkhidmatan Bomba Malaysia kepada Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

dimana pada 21hb Febuari 1997, YAB Perdana Menteri Malaysia dengan rasminya

telah mengumumkan dan melancarkan pertukaran nama, logo dan bendera Jabatan

Bomba dan Penyelamat, Malaysia di Genting Highlands. Jabatan Bomba dan

Penyelamat Negeri Selangor (JBPMNSel) merupakan salah satu agensi yang utama di

Selangor yang diketuai oleh seorang Pengarah Negeri, Tuan Othman Bin Abdullah.

Beliau merupakan seorang Pengarah Negeri yang sangat komited untuk memberikan

perkhidmatan kebombaan dan penyelamatan secara unggul dan professional untuk

melindungi nyawa, harta benda dan alam sekitar serta memberikan perkhidmatan

kemanusiaan di semua keadaan termasuk memberikan khidmat penyelamatan

kecemasan kemalangan jalan raya.

2.2 Objektif Jabatan Bomba dan Penyelamat

JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT, MALAYSIA (JBPM)\

6
Memberi khidmat pencegahan dan pemadaman kebakaran, menguatkuasakan undang-

undang yang berkaitan dengan aspek keselamatan dan memadam kebakaran serta

menyediakan khidmat kemanusiaan yang cekap dan berkesan.

2.3 Visi
Menjadi sebuah organisasi kebombaan dan penyelamatan yang bertaraf

antarabangsa.

2.4 Misi

Jabatan Bomba Dan Penyelamat Malaysia komited untuk memberi perkhidmatan

kebombaan dan penyelamatan yang profesional bagi menyelamatkan nyawa, harta

benda dan alam sekitar dengan menggunakan sumber secara berkesan dan teknologi

terkini.

2.5 Susunan Organisasi dan Struktur Organisasi

Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Selangor lebih berprinsipkan hierarki dalam

struktur organisasinya, dimana setiap bahagian akan diketuai oleh Ketua bahagian

iaitu Penolong Pengarah. JBPM Negeri Selangor diketuai oleh seorang Pengarah iaitu

Yang Setia Tuan Othman Bin Abdullah. Sebagai salah satu agensi pakar dan

terpenting maka struktur berbentuk fungsi lebih sesuai digunakan dalam usaha untuk

mencapai visi dan misi organisasi. Bagi melaksanakan fungsi dan organisasinya,

JBPM Selangor dibahagikan kepada beberapa bahagian seperti Bahagian Penyiasatan

Kebakaran, Bahagian Latihan, Bahagian Pengurusan, Bahagian Operasi dan

Penyelamatan, Bahagian Kejuruteraan dan Bahagian Keselamatan Kebakaran untuk

memudahkan dan mempastikan matlamat atau objektif setiap bahagian tercapai

seiring dengan visi dan misi jabatan. Kecekapan dan pengkhususan kepakaran

dititikberatkan oleh setiap bahagian. Ini kerana ia membantu dalam menjamin bahawa

7
 perhatian yang cukup dan fokus dapat diberikan apabila menyelesaikan serta

menterjemahkan suatu masalah yang dihadapi. Dalam Jabatan Bomba dan

Penyelamat, perlaksanaan pasukan atau kumpulan formal lebih digunapakai. Bahagian

atau kumpulan formal ini diwujudkan secara rasmi oleh pihak pengurusan untuk

melaksanakan fungsi tertentu. Pengagihan autoriti, tugas dan sumber jelas ditentukan

dalam organisasi ini. Melalui tugasan formal ini, pembahagian kerja lebih terarah dan

fokus bagi mencapai matlamat bahagian khususnya dan organisasi amnya.

3. PERBINCANGAN

3.1 Perubahan dalam organisasi JBPM

Berdasarkan maklumat yang diperolehi saya melalui temubual, pemerhatian dan

pembacaan buku-buku dan majalah-majalah berkaitan BOMBA di Malaysia saya

telah mengenal pasti satu perubahan yang telah berlaku dalam JBPM iaitu Perubahan

Skim Perkhidmatan Bomba (Perubahan Skim Perkhidmatan Penguasa Bomba,

Pegawai Bomba dan Ahli Bomba) iaitu perubahan dari segi penstrukturan

organisasi dimana kerajaan telah bersetuju supaya skim-skim perkhidmatan

Penguasa Bomba, Penolong Penguasa Bomba, Pegawai Bomba dan Ahli Bomba

diubah selaras dengan perubahan tugas dan hasrat kerajaan untuk memantapkan lagi

pengurusan organisasi serta meningkatkan mutu perkhidmatan bomba pada masa

hadapan. Selaras dengan keputusan tersebut, perbekalan dalam skim-skim

perkhidmatan berkenaan diubah sewajarnya.

Merujuk kepada PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 37 TAHUN

2005 Struktur perkhidmatan Bomba dan Penyelamat yang berkuat kuasa melalui

8
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 diubah dari empat (4) lapisan

perkhidmatan iaitu Penguasa Bomba, Penolong Penguasa Bomba, Pegawai Bomba

dan Ahli Bomba kepada tiga (3) lapisan dengan memansuhkan Ahli Bomba. Skim

perkhidmatan Penguasa Bomba diubah mengikut gred-gred dalam Sistem Saraan

Malaysia iaitu daripada Gred KB41, KB42, KB48, KB50 dan KB54 kepada Gred

KB41, KB44, KB48, KB52 dan KB54.

Skim perkhidmatan Penolong Penguasa Bomba Gred KB29 dan KB32 ditambah satu

lagi lapisan gred kenaikan pangkat iaitu Gred KB38. Skim perkhidmatan Ahli Bomba

Gred KB11, KB14, KB16 dimansuhkan dan skim perkhidmatan Pegawai Bomba

Gred KB17, KB22, KB24 dipinda kepada skim perkhidmatan Pegawai Bomba Gred

KB17, KB22, KB24, KB26. Syarat lantikan bagi skim perkhidmatan Pegawai Bomba

Gred KB17, KB22, KB24, KB26 ialah Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang

diiktiraf setaraf dengannya oleh kerajaan dan lulus Bahasa Malaysia/ Bahasa Melayu

(termasuk lulus Ujian Lisan) pada peringkat Sijil Pelajaran Malaysia atau kelulusan

yang diiktiraf setaraf dengannya oleh kerajaan.

Perubahan Skim Perkhidmatan Bomba Baru merupakan satu evolusi dan perubahan

yang besar pada skim perkhidmatan BOMBA supaya diiktiraf sebagai agensi utama

dalam tindakan kecemasan yang melibatkan aspek iaitu memadam kebakaran,

menyelamat dan keselamatan kebakaran. Perubahan skim ini juga memberikan

jaminan kepada pegawai Bomba untuk berkhidmat dengan lebih cekap dan efisien.

3.2 Sebab Perubahan berlaku

i) Perubahan Tampuk Kepimpinan Utama JBPM Selangor

9
Kepimpinan memainkan peranan yang amat penting dalam jatuh bangun nya sesebuah

organisasi. Kepimpinan baru pada masa kini menekankan bahawa setiap pemimpin

perlu ada ilmu pengetahuan, kemahiran dan sikap yang berintegriti untuk menjadi

pemimpin berkualiti dan berkarismatik. Selain itu pengalaman pekerjaan masa lalu

juga membantu menjadikan pemimpin berkesan dalam menangani sesuatu masalah

yang berlaku.

ii. Perkembangan Teknologi Masa Kini

Dunia kini semakin maju, perubahan teknologi masa kini menggerakkan JBPM

Selangor untuk melakukan perubahan bagi memudahkan dan mempercepatkan proses

kerja. Jika dulu penggunaan mesin taip sebagai alat utama dalam melakukan kerja-

kerja pentadbiran kini ia tidak lagi digunakan dengan adanya peralatan ICT moden

seperti computer riba, teknologi wireless serta penggunaan penghantaran emel bagi

menghantar maklumat digunapakai. Kecelikan IT perlu ada bagi setiap anggota

Bomba tersebut.

iii. Pemajuan Berterusan

Perubahan skim Perkhidmatan Bomba adalah disebabkan untuk pemajuan berterusan

dalam organisasi tersebut iaitu usaha yang dirancang secara berterusan dan strategi

Jangka Panjang yang menggunakan kreativiti bagi memperbaiki pelbagai sistem

organisasi sebagai ancaman penting dan peluang yang muncul daripada dalaman dan

luaran organisasi untuk meningkatkan kualiti dan perkhidmatan ke tahap keunggulan

10
yang lebih tinggi dan seterusnya akan mengakibatkan peningkatan keberkesanan,

kecekapan, pengeluaran, keuntungan dan daya saing organisasi.

iv) Desakan Situasi masa kini

Perubahan juga disebabkan desakan situasi masa kini yang memerlukan pegawai

bomba menjadi lebih kompetan,dan perubahan dari segi sikap, kemahiran dan

pengetahuan sebagai anggota bomba yang disegani oleh masyarakat. Maka skim

Perkhidmatan ini dinaik taraf menjadi agensi terpenting dalam Negara kita.

3.3 Kesan Perubahan Dalam Organisasi JBPM

i) Teknologi-tugas dan kerja

Perubahan skim Perkhidmatan Baru Bomba juga memberi impak kepada Perubahan

teknologi bukan sahaja berkaitan peralatan ICT dipejabat malah jentera-jentera serta

utility-utiliti dan kenderaan Jabatan dilengkapkan dengan teknologi canggih

dibekalkan kepada JBPM bagi menjadikan ia sebuah organisasi yang bertaraf

antarabangsa dan sesuai dengan pelaksanaan baru skim ini.

ii) Fokus kepada pendidikan dan response time

Penekanan kepada pendidikan serta response time menjadi perkara yang penting

apabila perubahan Skim Baru Perkhidmatan Bomba diperkenalkan. Dalam perubahan

Skim yang baru ini, semua pegawai digalakkan supaya meningkatkan ilmu

pengetahuan secara formal kepada tahap yang lebih tinggi. Pegawai boleh

mendapatkan pendidikan melalui pengajian separuh masa atau sepenuh masa dan

11
pinjaman pendidikan yang pelbagai mudah didapati pada masa kini. Selain daripada

itu, setiap pegawai perlu mempunyai mindset pada setiap masa memikirkan

bagaimana untuk mempercepatkan lagi response time.

iii) Tercetusnya Dasar dan slogan cepat dan mesra

Slogan ini mempunyai dua komponen iaitu Cepat dan Mesra. Cepat adalah

berkaitan dengan kerja sebagai seorang pegawai bomba ataupun pasukan yang

bertindak kepada panggilan kecemasan. Elemen utama yang perlu diterapkan ialah

Cepat, cepat bertindak, cepat sampai, cepat dalam memberikan perkhidmatan.

Dalam operasi kebombaan, kecepatan bertindak adalah amat penting bermula dari

penerimaan panggilan kecemasan sehingga operasi selesai. Setiap pergerakan

Pegawai Bomba hendaklah memanifestasikan elemen sence of urgency. Komponen

kedua iaitu Mesra juga merupakan elemen yang penting dan saling berkait dengan

komponen pertama. JBPM sebagai sebuah agensi beruniform, sentiasa dilihat sebagai

sebuah agensi kerajaan yang serius, bersifat authority dan tidak mudah didampingi

dalam urusan seharian pelanggan Jabatan. Justeru itu, elemen mesra hendaklah

dipupuk dalam organisasi ini.

iv) Sikap, pengetahuan, kemahiran(ilmu Pengetahuan)

Setiap Pegawai Bomba berubah dari segi sikap, pengetahuan dan kemahiran untuk

meningkatkan kecekapan dalam menjalankan tugas. Walau bagaimanapun, terdapat

segelintir anggota yang menyatakan ketidakpuas hati terhadap Perubahan Baru Skim

Pekhidmatan Bomba ini kerana senioriti mereka terjejas dalam lapisan pembaharuan

12
 Skim disebabkan beberapa Jawatan di mansuhkan. Perkara ini sedang dikaji oleh

pihak JBPM bersama Jabatan Perkhidmatan Awam.

v) Perubahan Gelaran Pangkat dan Pemansuhan beberapa Jawatan serta tugas.

Apabila berlaku perubahan skim ini, terdapat beberapa Jawatan dimansuhkan seperti

Ahli Bomba gred KB10, KB11, KB14, KB16 dimansuhkan dan dinaikkan gred

menjadi pegawai Bomba KB17. Dan ada juga jawatan yang tiada dalam skim Bomba

diwujudkan seperti Gred KB38.

vi) Galakkan masyarakat menyertai Pasukan Bomba Sukarela

Perubahan skim juga menggalakkan masyarakat menyertai Pasukan Bomba Sukarela

bagi kawasan-kawasan yang terpencil yang memerlukan khidmat kecemasan yang

meliputi memadam kebakaran, penyelamatan dan keselamat kebakaran. Pasukan

Bomba Sukarela ini ditubuhkan bagi membantu JBPM melaksanakan tugas sebelum

ketibaan anggota bomba ditempat kejadian.

4. PROSES PENGURUSAN PERUBAHAN

Setiap proses yang terdapat di sesebuah organisasi, bahagian atau jabatan mempunyai

kelemahan dan kekuatannya yang tersendiri. Bagi memantapkan lagi proses-proses

tersebut, maka organisasi tersebut perlu membuat penambahbaikan supaya lebih

tersusun dan mantap. Menurut Lowental (1994) proses didefinisikan sebagai satu set
Proses
aktiviti yang berkaitan dan terbatas dan aktiviti
(Rangkaian setiap yang
proses mempunyai input dan output
berkaitan dan berurutan)
yang tetap. Satu proses itu mempunyai permulaan dan penamatan yang jelas.
Input

Output

13
 Gambarajah 1: Satu Proses yang agak mudah

Setiap proses mempunyai empat fungsi utama seperti berikut : Titik akhir,

Transformasi, Maklum balas dan Pengulangan (repeatability ).

1. Titik akhir (end points)

Suatu proses boleh dibahagikan kepada empat kategori : input (sumber), output

(produk atau perkhidmatan), pelanggan (pelanggan adalah tujuan utama proses itu

wujud) dan peristiwa katalis (catalyst event )- satu peristiwa yang member isyarat

kepada permulaan satu proses.

2. Transformasi :

Fungsi transformasi sesuatu proses boleh dibahagi kepada tiga kategori :

i. Fizikal - Perubahan daripada satu keadaan kepada yang lain.

ii. Lokasi - Perubahan tempat atau lokasi

iii. Urusniaga (transactional) melibatkan penukaran kepada item atau asset tidak

ketara (nontangible).

3. Maklum balas :

Melibatkan saluran komuniksi dan penilaian bagi mengubah, membetul aktiviti

transformasi untuk menghasilkan output yang berkualiti. Maklumbalas memastikan

proses tersebut cekap, berkesan dalam mencapai output yang diingini.

14
 4. Pengulangan

Ciri ini memberi implikasi bahawa sesuatu proses situ boleh dilaksanakan berulang-

ulang kali dengan cara yang sama untuk menghasilkan output yang sama.

Menurut Melan (1993), sepuluh ciri-ciri proses termasuk:

1. Pemilik proses yang jelas orang yang bertanggungjawap kepada operasi dan

pemajuan proses tersebut.

2. Sempadan Permulaan dan penamatan satu proses.

3. Kapasiti Kadar pengeluaran output sesuatu proses.

4. Dokumentasi Rekod terperinci alir kerja (work flow) dalam satu proses.

5. Titik kawalan Mengawal kualiti kerja atau member maklum balas.

6. Keberkesanan Membanding maklum balas dengan matlamat proses.

7. Kecekapan Membandingkan output dengan sumber atau input yang

diperlukan untuk mencapai output.

8. Pengesuaian Kebolehan proses untuk diubahsuai untuk perubahan teknologi

atau perubahan permintaan output.

9. Pengukuran Menggunakan cara saintifik dan sisitematik (berasaskan

statistik) dalam mengawal alir kerja dan mengurus variasi.

10. Tindakan pembetulan Tindakan yang diperlukan untuk membetulkan variasi

semulajadi dalam satu proses.

Bagi Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Selangor penambahbaikan atau pemajuan

berterusan adalah perlu. Berikut antara sebab kenapa ia perlu dilakukan:

i. Untuk memenuhi kehendak pelanggan Jabatan

Pelanggan-pelanggan Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Selangor kini lebih

bermaklumat dan lebih menumpukan kualiti, kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan

15
 yang diberikan. Mereka sedar akan hak mereka untuk mendapat layanan yang lebih adil

dan munasabah daripada agensi-agensi kerajan seperti Jabatan Bomba. Melalui

penambahbaikan proses masalah-masalah yang wujud di sini akan dapat dipertingkatkan

seperti yang dikehendaki oleh orang awam supaya Jabatan Bomba dan Penyelamat

Negeri Selangor menjadi lebih cemerlang dan seterusnya terbilang.

ii. Bagi memperbaiki kelemahan atau kesilapan pada proses yang sedia ada.

Setiap pelanggan yang berurusan dengan Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri

Selangor mempunyai penilaian sendiri terhadap layanan yang diberikan baik di bahagian

kaunter mahupun dalam organisasi ini. Melalui borang kepuasan pelanggan yang

disediakan ia digunakan oleh orang awam sebagai media bagi menyampaikan hasrat atau

komen mereka terhadap layanan yang mereka dapat semasa berurusan. Melalui cadangan

atau idea yang disumbangkan oleh mereka ini pihak pengurusan organisasi boleh

mempertimbangkan idea tersebut dan setersnya memperbaiki proses tersebut seperti

mana yang dikehendaki oleh mereka.

Menurut Harigopal(2001), proses perubahan sebuah organisasi akan melalui tiga keadaan

berikut;

1. Keadaan lama-keadaan sebelum satu perubahan dilaksanakan

2. Keadaan peralihan (transitory state)-proses pergerakan dari keadaaan lama

(keadaan kini) ke keadaan diingini/ masa depan (keadaan baru)

3. Keadaan baru-keadaan di mana perubahan-perubahan telah berlaku atau

dilaksanakan dengan sepenuhnya.

Proses peralihan ini perlu dikendalikan dan dilaksanakan dengan secukup berhati-

hati. Bahagian ini akan membincangkan berapa pendekatan dan pelaksanaan

perubahan. Di antara pendekatan yang dibincangkan termasuk mewujudkan struktur

sokongan, mendapatkan sokongan pengurusan, mengadakan komunikasi berkesan,

16
mendapatkan pelbagai sokongan yang lain seperti sokongan luaran, sokongan

dalaman (termasuk sokongan kaki tangan dan kumpulan-kumpulan kuasa/power

(groups), dan pendekatan untuk mengekalkan peralihan.

Terdapat banyak model yang cuba menjelaskan proses perubahan terancang dan

proses perubahan itu sendiri. Kurt Lewin adalah antara individu yang telah

memperkenalkan model bagi menjelaskan proses perubahan terancang. Bagi

Lewin,perubahan organisasi terancang melalui tiga fasa yang jelas dan berkait rapat.

Fasa tersebut terdiri daripada fasa mencair (unfreezing), perubahan (changing), dan

pengukuhan/pembekuan (refreezing).

PENCAIRAN PERALIHAN PEMBEKUAN

Berdasarkan model perubahan terancang ini, terdapat beberapa aktiviti yang terlibat

dalam ketiga-tiga fasa tersebut iaitu:

Tahap 1: Mencair (Unfreezing)

Tahap Unfreezing mungkin salah satu tahap penting untuk memahami secara

mendalam dunia perubahan kehidupan pada hari ini. Tahap ini adalah asas persediaan

untuk berubah dimana mempersiapkan diri kita sendiri, atau orang lain, sebelum

perubahan (dan idealnya mencipta situasi di mana kita ingin perubahan). Dalam

konteks perubahan tingkahlaku Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Selangor,

pihak pengurusan adalah titik mula untuk menyedari hal ini. Biasanya ia didorong

oleh situasi kemerosotan prestasi anggota.

Tahap 2: Perubahan (Change)

Menurut Model Kurt Lewin, perubahan bukanlah suatu peristiwa, kerana ianya adalah

sebuah proses. Proses perubahan adalah satu bentuk peralihan dan ia adalah gerakan
17
dalaman atau satu perjalanan yang kita buat dalam reaksi terhadap perubahan. Tahap

kedua ini terjadi ketika kita melakukan perubahan yang diperlukan. Mereka-mereka

yang telah unfrozen akan menjadi sesuatu yang baru a new way of being. Dalam

konteks tingkahlaku organisasi, ia tidak mudah kerana seseorang belajar tentang

perubahan dan perlu diberi masa untuk memahami dan bekerja dengan organisasi.

Oleh itu, perubahan melibatkan pembelajaran dan kefahaman, keadaan ini

memerlukan usaha pihak pengurusan untuk memberi kepada pekerja data baru,

maklumat, pengetahuan, kefahaman dan keberanian untuk bertindak, cara baru

melakukan kerja, pandangan baru tentang sesuatu keadaan (perbezaan antara

pembelajaran dan kefahaman). Menggunakan model peranan dan membolehkan

seseorang untuk mengembangkan penyelesaian sendiri juga membantu untuk

membuat perubahan. Ini juga sangat berguna untuk menjaga komunikasi, dan

membuat gambaran yang jelas dari perubahan yang diinginkan dan manfaat kepada

individu. Oleh itu adalah penting pada tahap ini mengamalkan perubahan sebagai

proses pembelajaran yang berterusan melalui beberapa strategi perubahan terancang.

Tahap 3: Membeku (Freezing)

Menurut Model Kurt Lewin, pada tahap ini sebagai titik beku atau pembekuan

semula. Tahap ini adalah tentang pembentukan kestabilan perubahan yang telah dibuat

kemudian diterima dan menjadi amalan baru. Namun hal ini akan mengambil sedikit

masa dan ia merupakan peringkat terakhir dalam proses perubahan terancang. Yang

ditekankan di peringkat ini adalah dengan mengekalkan momentum daya perubahan

dan secara beransur-ansur menjadikan perubahan sebagai cara hidup, cara melakukan

kerja, darii segi perubahan tingkah laku dan sikap yang kekal. Sekiranya nampak

kesan perubahan, pengukuh positif digunakan untuk mengukuhkan keinginan untuk

berubah seterusnya. Antara kaedah yang boleh diaplikasikan untuk mengukuhkan

18
 kestabilan perubahan termasuklah mentoring, latihan, memain peranan, dan modeling.

Pada pandangan Lewin, perhatian perlu diberikan, supaya sesuatu perubahan itu dapat

dikekalkan pada masa akan datang. Oleh sebab itu, satu pengukuhan berterusan

adalah penting dalam tahap ini supaya perubahan yang dilakukan benar-benar beku.

Perubahan dalam Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Selangor kadang-kala boleh

menimbulkan konflik dalam jabatan. Justeru, pengurus dalam organisasi seperti

JBPM perlulah menangani perubahan tersebut secara bijak.

5. PERANCANGAN STRATEGIK UNTUK PERUBAHAN

Dalam merealisasikan perubahan dalam organisasi di JBPM, satu perancangan

strategic dirangka yang dinamakan Pelan Strategik Ke Arah Penyampaian

Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat Yang melebihi Ekspektasi Masyarakat

diwujudkan dalam JBPM. Pelan ini merupakan pelan jangka panjang dirangka bagi

tempoh sehingga 2020 bagi menyahut cabaran yang bakal dihadapi oleh JBPM di

dalam sebuah Negara maju sesuai dengan wawasan Negara. Ia meliputi hala tuju,

aspirasi, analisa persekitaran dalaman dan luaran, strategi-strategi utama dan pelan

tidakan bagi memastikan JBPM berupaya menghadapi cabaran masa kini dan masa

hadapan dan berada pada tahap siap siaga dengan keupayaan yang tertinggi bagi

menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan. Selaku peneraju

utama dalam aspek memadam kebakaran dan penyelamatan di Negara ini, persediaan

yang rapi dilakukan agar jabatan berada dilandasan yang betul dan sejajar dengan arus

perdana iaitu mengadakan pelan ini berdasarkan perkembangan yang pesat yang

berlaku didunia pada hari ini. Pelan strategik ini akan dikaji semula pada tahun

kelima (2012) menggunakan kaedah-kaedah seperti balance score card dan Key

19
Performance Indicator (KPI). Objektif pelan strategik ini adalah untuk memastikan

JBPM sentiasa relevan sebagai organisasi yang memberikan perkhidmatan

pemadaman kebakaran dan penyelamatan, khidmat nasihat pencegahan kebakaran,

memberikan khidmat kemanusiaan dan melaksanakan penguatkuasaan undang-

undang keselamatan kebakaran yang bertaraf dunia dengan cekap dan berkesan

kepada seluruh warga Negara. Selain itu ia juga bertujuan memastikan JBPM

mempunyai hala tuju yang jelas dan terancang bagi memenuhi cabaran semasa dan

akan datang dan dijadikan panduan kepada keseluruhan warga bomba untuk bersama-

sama menghayati dan bersatu hati kearah mencapai tujuan murni memantapkan

perkhidmatan yang diberi kepada masyarakat dan mencapai potensi tertinggi. Berikut

merupakan Strategi dan Pelan Tindakan yang dirancang dalam Pelan Strategik JBPM.

1. Pelan tindakan bagi merancang pembangunan organisasi Jabatan yang berkesan

2. Pelan tindakan bagi mempercepatkan mas bertindak Response time

3. Pelan tindakan bagi memodenkan peralatan kebombaan

4. Pelan tindakan bagi memantapkan Pasukan Khas Secara Profesional

5. Pelan tindakan bagi meningkatkan kecekapan operasi

6. Pelan tindakan bagi Keselamatan Kebakaran

7. Pelan tindakan strategic bagi membagunkan Modal Insan

8. Pelan tindakan strategic Pembangunan Fizikal, Aset dan Logistik

(Rujuk Lampiran)

20
6. CABARAN JBPM

Dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada masyarakat, Jabatan Bomba

Negeri Selangor menghadapi banyak cabaran-cabaran yang besar. Antara cabaran

besar yang sedang dan bakal dihadapi adalah:-

a. Masalah response time

b. Masalah peralatan dan jentera

c. Fire safety standard

d. Kesedaran Awam

a) Masalah Response time

Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Selangor sering dikritik berhubung dengan

response time. Kejayaan atau kegagalan sesuatu operasi kebakaran dan menyelamat

banyak bergantung kepada faktor masa. Lebih lama kejadian berlaku lebih tipis

peluang untuk menyelamatkan keadaan. Kelewatan juga tidak menguntungkan

pasukan Bomba kerana lebih lewat mereka tiba, lebih banyak usaha diperlukan untuk

memadam kebakaran. Oleh itu dari segi logiknya tidak ada sebab bagi pasukan

Bomba untuk sengaja melengah-lengah kehadirannya disesuatu kejadian kecemasan.

Kelewatan Bomba tiba banyak bergantung kepada taburan Balai Bomba yang masih

belum mencukupi di seluruh negara dan kesukaran bagi Bomba menempatkan lokasi

balai di tempat yang strategik . Lokasi yang strategik bermakna balai bomba

terletak di kawasan dimana wujudnya risiko yang tinggi. Lokasi yang strategik ini

amat sukar diperolehi kerana ianya juga strategik untuk tujuan-tujuan komersial dan

ini bermakna jikapun ianya ada, harga tanah akan terlalu mahal. Banyak langkah telah

diambil untuk memperbaiki masalah response time ini. Antaranya yang terpenting
21
ialah cadangan untuk membina 128 buah Balai Bomba tambahan dalam RMK ke-8

disamping meneruskan sebanyak 87 buah projek balai bomba sambungan yang sedia

ada. Di tempat-tempat yang terpencil, lebih banyak Pasukan Bomba Sukarela akan

diujudkan dengan bantuan dan sokongan penuh Jabatan Bomba dari segi peralatan

asas dan juga latihan anggota. Buat masa ini terdapat 246 Pasukan Bomba Sukarela

yang aktif diseluruh negara dengan keahlian seramai lebih 10,000 orang. Disamping

itu terdapat sebanyak 972 pasukan pemadam kebakaran diujudkan di kilang-kilang

dan bangunan penting. Melalui latihan yang diberikan oelh Jabatan Bomba, Pasukan

ini mampu memadam kebakaran menggunakan peralatan sedia ada di tempat mereka

bekerja.

b) Masalah Peralatan dan Jentera

Berhubung dengan masalah jentera dan peralatan, Jabatan Bomba menyedari pada

masa ini perkara ini masih kekurangan. Ini adalah kerana peralatan bomba adalah

pelbagai dan kebanyakannya mahal-mahal kerana diperolehi dari luar negara. Jabatan

Bomba sentiasa berusaha untuk mendapatkan peruntukan yang mencukupi bagi

membeli jentera dan peralatan yang baru. Tanpa peruntukan yang mencukupi Jabatan

terpaksa menyelenggara jentera-jentera yang melebihi 10 tahun supaya dapat terus

digunakansehingga gantinya diperolehi.

c) Fire Safety Standard.

Selain dari tugas-tugas yang biasa di mata masyarakat iaitu memadam kebakaran dan

menyelamat, tidak ramai yang mengetahui dengan jelas peranan dan tanggungjawab

Jabatan Bomba dalam menentukan keselamatan kebakaran di bangunan-bangunan.

Tugas ini dilaksanakan dengan cara mengkaji pelan bangunan yang akan dibina untuk

22
memastikan aspek pelepasan diri dan pencegahan kebakaran mencukupi. Dalam

melaksanakan tanggunjawab ini Jabatan Bomba sentiasa berpandu kepada standard-

standard keselamatan antarabangsa dan disesuaikan dengan keadaan di negara ini.

d) Kesedaran awam.

Tahap kesedaran awam terhadap kebakaran di negara ini masih belum memuaskan.

Adalah menjadi agenda tetap Jabatan untuk terus berusaha meningkatkan kesedaran

awam menerusi pelbagai program yang sedang dan akan dilaksanakan.

Diantaranya ialah :-

i- Kempen mencegah kebakaran. Program ini dilaksanakan dengan cara mengadakan

pelbagai aktiviti, terutamanya aktiviti di mana orang ramai dan badan-badan sukarela

lebih mengambil bahagian secara hands-on. Kaedah ini didapati berkesan untuk

meningkatkan kesedaran orang ramai terhadap kebakaran. Salah satu contoh program

yang dijalankan ialah Program Bomba Bersama Masyarakat .

ii- Penyebaran maklumat menerusi media massa dan elektronik.

iii- Program Kelab Kebakaran Kanak-Kanak bagi pra- sekolah, Kadet Bomba bagi

murid sekolah, Bomba Sukarela bagi kawasan-kawasan terpencil dan Pasukan

Pemadam Kebakaran (Fire Squad) bagi kilang-kilang dan bangunan penting.

iv- Mengadakan kerjasama dengan universiti-universiti tempatan melalui program

diploma, ijazah dan sarjana muda dalam bidang keselamatan kebakaran dan

pengurusan risiko. Hari ini kita lihat hasil dari kerjasama ini, Universiti Putra

Malaysia dan Universiti Kebangsaan Malaysia telah menawarkan program Ijazah

Sarjana dan Diploma dalam bidang Pengurusan Bencana.

23
v- Mengadakan seminar dan ceramah berterusan.

7 . Kesimpulan

Secara keseluruhannya Perubahan yang berjaya mesti melibatkan komitmen yang

tinggi dari pihak pengurusan atasan di samping penerimaan perubahan yang perlu

dilakukan oleh kakitangan yang bertugas di Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia.

Perubahan yang terbaik dan berjaya ianya merupakan perubahan yang didokong oleh

budaya kerja kakitangan. Kegagalan untuk mengenalpasti masalah atau isu strategik

untuk berubah boleh menjejaskan keberkesanan perubahan. Setiap perubahan mesti

melalui proses penyesuaian. Maka dengan melalui proses penyesuaian inilah anggota

Bomba ini perlu bersedia dan memahami misi perubahan yang dilakukan . Pihak

pengurusan amnya sedia maklum bahawa mereka akan berhadapan dengan rintangan

seperti sikap dan tiada kerjasama kearah peubahan. Oleh itu, proses penambahbaikan

memerlukan jabatan untuk membuat strategi yang bijak untuk meningkatkan tahap

kecekapan dan mengatasi masalah yang berlaku. Namun dalam asyik menginginkan

perubahan dilakukan, harus menjadi panduan jabatan apabila setiap perubahan

tersebut perlu memfokuskan kepada untuk memendekkan proses perkhidmatan,

24
mengurangkan jurang masa yang terlalu panjang, seterusnya meningkatkan tahap

kepuasan masyarakat.

25