Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales Guiasbanesto-3

PYME
Los sistemas de gestin internos de la compaa son la

herramienta bsica de mejora de nuestra eficiencia y abren
el camino a la integracin con proveedores y clientes
3 GUA de
Sistemas de Planificacin
de Recursos Empresariales
(ERP)
La Digitalizacin de la PYME
ndice
1. OBJETIVO DE LA GUA ..................85

1.1. A quin va dirigida esta gua? ..................85
2. INTRODUCCIN ..................87
2.1. Qu es un sistema ERP? ..................87
2.2. Paquete estndard o desarrollo a medida ..................90
2.3. Tipologa del sistema ERP ..................91
2.4. Los costes de la implantacin de un sistema ERP ..................92
2.5. Integracin del sistema ERP con otros mdulos ..................93
3. MAPA DE PRODUCTOS EXISTENTES EN EL MERCADO ..................96

3.1. Tendencias comerciales y tcnicas de los proveedores ..................96
3.2. Datos de los productos y proveedores ..................97
4. CASOS PRCTICOS DE LA APLICACIN DE SISTEMAS ERP EN LA EMPRESA ................100

4.1. Uso del sistema ERP en empresas espaolas ................100
4.2. Experiencias de implantacin de sistemas ERP en las PYMEs ................100
5. Fases para la implantacin de un sistema ERP ................106

5.1. Definicin del proyecto ................106
5.2. Metodologa de seleccin ................106
5.3. Seleccin del contrato ................107
5.4. Metodologa de implantacin ................107
6. Conclusiones ................109
6.1. El futuro de los sistemas ERP ................110
84
GUA de Sistemas de Planificacin de 3
Recursos Empresariales (ERP)
1
Objetivo de la Gua
Esta gua nace con el objetivo de apoyar a aquellos directivos que necesitan valorar la posibilidad
de introducir una mejora importante en los sistemas de informacin de sus empresas.
Los sistemas ERP1, o planificacin de recursos empresariales, se disean con el propsito de pro-
yectar de manera eficiente e integral los diferentes recursos de la empresa. Un sistema ERP es una
aplicacin informtica que gestiona e integra toda la informacin de las diferentes unidades de nego-
cio de la empresa, facilitando la gestin global y la toma de decisiones.
En el contexto actual, donde las fluctuaciones de la economa son cada vez ms crticas, es
necesario disponer de unos sistemas que permitan gestionar todos los procesos de negocio y
operativos de las empresas, con el fin de optimizar la gestin, disminuir los gastos y aumentar
los beneficios.
1.1 A quin va dirigida esta gua?

1. Tipologa de empresas
Las grandes empresas y un nmero considerable de PYMEs satisfacan, hace unos aos, sus nece-
sidades de gestin informatizada mediante pequeos paquetes informticos. Actualmente, ha llega-
do el momento en que las PYMEs se pueden plantear con rigor dar un paso adelante y comenzar
a trabajar con sistemas estables y consolidados, alejndose de los pequeos paquetes implantados
que solucionan una parte muy concreta de su gestin y acercndose a sistemas informticos inte-
grados en todas las actividades de la empresa.
Por lo tanto, este manual est orientado a aquellas PYMEs que, por necesidades de mejora en su
gestin o bien por previsiones de crecimiento, se estn planteando la adquisicin de un sistema de
Planificacin de Recursos Empresariales.
2. Nivel de organizacin de la empresa
La mayora de PYMEs ya disponen de algn sistema de informacin. Desde pequeas aplicaciones
a medida para gestionar la contabilidad, pasando por paquetes estndar con el mismo objetivo,
hasta sistemas ms complejos que controlan las diferentes reas funcionales de la empresa.
Normalmente, este tipo de solucin informtica no est integrada en todas las actividades de la
empresa y funciona de manera independiente.
1
Del ingls Enterprise Resource Planning.
85
El progresivo avance de las tecnologas de la informacin ha tenido como consecuencia la informa-

tizacin de cada vez ms procesos en las empresas. Debido a que esta informatizacin no se ha
llevado a cabo en un mismo momento sino de manera progresiva segn los avances tecnolgicos,
existen islas de informatizacin, sistemas digitales focalizados en procesos muy concretos, progra-
mados en lenguajes a menudo diferentes y que cuesta mucho conectar entre s.
El sistema ERP es un instrumento que permite

conectar las islas digitales que hay en la empresa.
86
GUA de Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales 3
(ERP)
2
Introduccin
2.1 Qu es un sistema ERP?

1. Evolucin de los sistemas de informacin de las empresas
La historia de los ERP se remonta a la dcada de los 60, momento en que el objetivo de este tipo
de sistemas era bsicamente el control de inventario. En la dcada de los 70, los sistemas evolu-
cionan hacia los sistemas de Planificacin de Requerimientos de Material (MRP2). En aquel momen-
to, estos sistemas prestaban apoyo al proceso productivo planificando los requerimientos de mate-
rial para llevar a cabo el plan maestro de produccin.
Posteriormente, ya en los aos 80, aparece el concepto de (MRP-II3) (Planificacin de los Recursos
de Fabricacin). El objetivo de esta nueva tipologa de sistemas es optimizar todo el proceso de pro-
duccin en planta. En un principio, los sistemas MRP-II aparecen como una extensin de los MRP,
que ofrecan mejores capacidades de control de talleres y gestin de la distribucin. En su ltima
etapa, los sistemas MRP-II ya incluyen gestin de reas como Finanzas, Recursos Humanos,
Ingeniera, Direccin de Proyectos, etc. Este hecho da paso a la aparicin de los sistemas ERP que
cubren todas las funciones de coordinacin e integracin para prestar apoyo al proceso productivo.
Los sistemas ERP, en comparacin con los sistemas anteriores, incluyen el control de todas las acti-
vidades internas de las empresas.
Hoy en da, los sistemas ERP son la base de casi todas las empresas
grandes y medianasgrandes del mundo. Se configuran como una herramienta
de gestin y otorgan una gran ventaja competitiva a las organizaciones.
Sin embargo, estos sistemas siguen evolucionando. Gartner, la empresa que invent el trmino ERP,
ha introducido recientemente un nuevo concepto: el de ERP-II.
El concepto de ERP-II, se configura como un nuevo sistema que no se limita a la gestin interna de
la empresa, sino que incorpora y comparte informacin de la cadena de suministros.
Los sistemas ERP-II tambin se caracterizan por el hecho de que no se centran slo en la produc-
cin y la distribucin, sino que estn presentes en otros segmentos y sectores, como empresas de
servicios, administraciones pblicas, etc.
2
MRP, del ingls Material Requirements Planning.
3
MRP-II, del ingls Manufacturing Resource Planning.
87
Tcnicamente, los sistemas ERP-II han evolucionado desde sistemas monolticos y cerrados hasta
sistemas basados en web y abiertos, que pueden integrarse e interoperar con otros sistemas. Los
sistemas ERP-II se basan en sistemas modulares que permiten a los usuarios escoger los mdulos
con las funcionalidades que necesitan.
2. Definicin de un sistema ERP
Un sistema ERP es el conjunto de actividades apoyadas por un programa multimodular, que ayuda
a los fabricantes y otro tipo de negocios a gestionar las partes importantes de su empresa, inclu-
yendo planificacin de la produccin, suministro de material, gestin de inventario, gestin de pedi-
dos, etc. Tambin incluye mdulos para la gestin financiera y de los recursos humanos.
Eso quiere decir que en lugar de utilizar bases de datos departamentales independientes para guar-
dar informacin, como registros de trabajadores, datos de clientes, rdenes de compra e inventa-
rios, todos en la organizacin trabajan con la misma base de datos. Este hecho permite a los tra-
bajadores de diferentes departamentos poder acceder a la misma informacin.
Un sistema ERP integra toda la informacin de la empresa utilizada para diferentes funciones y
departamentos en un mismo sistema informtico
La unificacin que implica un sistema ERP puede aportar beneficios significativos:
Un acceso ms completo a la informacin.
Mayor rapidez y eficiencia.
Disminucin de los errores.
Cuando mejora el acceso a la informacin, los trabajadores y directivos tienen un mejor conoci-
miento de lo que est pasando en la empresa, hecho que apoya la toma de mejores decisiones
comerciales.
Por ejemplo, un sistema ERP puede permitir que el departamento de compras ajuste los pedidos
de material cuando los pedidos de los clientes aumenten o disminuyan. El resultado es una mejor
gestin de las rdenes de compra de material y un ahorro en costes de inventario.
Antes de la aparicin de los sistemas ERP, las empresas guardaban informacin importante para el
negocio en los sistemas informticos de los diferentes departamentos. Cada departamento habitual-
mente utilizaba diferentes sistemas y tcnicas para gestionar esta informacin. A veces, la informa-
cin se encontraba duplicada dentro de la organizacin, sin ser necesariamente idntica o estar
igualmente actualizada. En otras ocasiones, gran parte de esta informacin slo exista en papel, lo
cual dificultaba en gran medida el acceso a sta por parte de toda la organizacin. Por ejemplo, un
cliente poda llamar al departamento de ventas para conocer el estado de un pedido. En lugar de
responder directamente a la pregunta accediendo al sistema con la base de datos compartida, el
departamento de ventas se vea obligado a hacer el seguimiento del pedido contactando con los
departamentos de produccin o logstica.
Tal como hemos visto los sistemas ERP estaban diseados, originariamente, para servir a las nece-
sidades de las empresas orientadas a la produccin. Con el tiempo, han evolucionado para servir a
88
(ERP)
otros tipos de industrias, incluyendo el sector sanitario, los servicios financieros, la industria aeros-
pacial y el sector del gran consumo. Inicialmente, los sistemas ERP se utilizaban en grandes orde-
nadores con capacidad para soportar centenares de usuarios simultneamente. Sin embargo,
actualmente estn desplazndose hacia un entorno web.
3. reas implicadas
Un sistema ERP precisa estar compuesto por un conjunto bsico de mdulos. Como mnimo tiene
que ofrecer soluciones de gestin de la produccin, financieras, de compras, ventas y logstica,
satisfaciendo todas las necesidades de las empresas en estos aspectos.
Adems de los mdulos mencionados, puede contener otros, como pueden ser los de gestin de
recursos humanos y de proyectos. De hecho, en este momento las soluciones de sistemas ERP que
hay en el mercado incorporan cada vez ms funciones para la automatizacin de la fuerza de ven-
tas, inteligencia de negocios (Business Intelligence4), gestin de relaciones con clientes (CRM5) y
optimizacin de la cadena de suministros (SCM6). Aunque se suele considerar al sistema CRM y a
la SCM aplicaciones aparte, dada su potencia y alcance necesitan un sistema ERP para poder con-
vivir y como fuente de informacin.
De hecho, todos los componentes de un ERP -el sistema de contabilidad, la gestin del almacn o
la logstica, el sistema de compras, el mdulo de clientes, etc.- ya existan como componentes del
sistema de gestin tradicional de una empresa. Sin embargo, en muchos casos estos sistemas han
ido creciendo a lo largo del tiempo y con las necesidades de cada uno, con el resultado es un con-
junto de sistemas incompatibles que no permiten tener una visin global de la empresa en el tiem-
po necesario para tomar decisiones de manera rpida y ptima.
El sistema de planificacin de recursos empresariales permite tener una visin

global de la empresa, disminuir los errores y obtener una mayor eficiencia
A pesar de ser un factor de competitividad, las empresas que se plantean llevar a cabo un proyec-
to como la implantacin de un sistema ERP, primero se encuentran con los problemas derivados de
los cambios en los procesos de la empresa que comporta el nuevo sistema. Por este motivo, las
empresas tienen que tener en cuenta que los objetivos de la ERP son:
Permitir a la empresa competir en igualdad de condiciones con empresas mayores y mejor
estructuradas.
Generar informacin de calidad y en tiempo real con el objetivo de tomar decisiones adecuadas.
Mejorar los procesos de negocio.
4
Herramientas para el control de gestin de informacin.
5
Del ingls Customer Relationship Management.
6
Del ingls Supply Chain Management.
89
2.2 Paquete estndar o desarrollo a medida

Una de las primeras decisiones que hay que tomar en el momento de elegir un sistema de infor-
macin que integre todos los departamentos y las funciones de una empresa, es la eleccin entre
un paquete estndar diseado para ser ms adaptable al entorno y con un precio y tiempo de
implantacin menores, o bien un desarrollo a medida que se ajuste a los requisitos especficos de
la organizacin.
1. Cundo pensar en un paquete estndar?
Las aplicaciones diseadas a medida proporcionan el grado de funcionalidad deseado, aunque por
su complejidad y dimensin requieren un gran esfuerzo de diseo, desarrollo e implantacin. Una
aplicacin desarrollada a medida ha sido diseada especialmente para el cliente y cumple todas sus
especificaciones. Eso, como es lgico, comportar un coste superior.
Por otro lado, el mantenimiento y la actualizacin de estas aplicaciones es muy exigente en recur-
sos internos y consultora externa. La flexibilidad para soportar cambios operativos o tecnolgicos
en procesos clave de la empresa tambin es limitada.
En contraposicin a la programacin a medida, podemos encontrar en el mercado los paquetes
estndar ERP que tienen como objetivo proporcionar una gran funcionalidad en las reas clave del
negocio, una mejor integracin con los sistemas ya existentes, una flexibilidad ms grande frente al
cambio y, en la mayora de los casos, un coste de implantacin ms pequeo.
Un sistema estndar ERP aprovecha el conocimiento adquirido

a lo largo de los aos en planificacin de recursos empresariales
con el fin de aportar las buenas prcticas a las empresas que lo implantan
Actualmente, es cada vez ms frecuente encontrar soluciones intermedias entre el desarrollo a

medida y la solucin del paquete estndar ERP, mediante la adaptacin de un sistema ERP del mer-
cado a las necesidades concretas de la PYME.
2. Implicaciones
El hecho de optar por un programa hecho a medida o un paquete estndar ERP tiene ciertas impli-
caciones asociadas.
En la siguiente tabla, podemos observar las principales diferencias entre cada opcin:
90
(ERP)
Desarrollo hecho a medida Paquete estndar ERP
Desfase tecnolgico en los pocos aos de la imple- Actualizaciones y adaptaciones a nuevas funcionali-
mentacin (exceptuando casos de mantenimiento dades garantizadas.
intensivo).
Proceso largo. Normalmente se parte de cero. Slo hay que definir los parmetros segn las carac-
tersticas del cliente. La programacin ya existe previ-
amente.
Dependencia de personas concretas altamente espe- Muchas empresas externas fiables pueden asumir el
cializadas para el mantenimiento y las actualizaciones. mantenimiento.
Posibles problemas de comunicaciones, EDI7, Internet, El sistema est habilitado para funcionar con EDI e
comercio electrnico. Internet de una forma inmediata.
Difcilmente compatible con otras herramientas. Mayor compatibilidad con otros productos de la famil-
ia de la ERP u otros.
Cubren todas las particularidades de todo tipo de Cubren el mbito de la aplicacin estndar.
negocio.
Los que desarrollan una aplicacin a medida se cen- Adems de un sistema informtico, se estn com-
tran ms en las demandas de los usuarios que en las prando conocimientos y experiencia de las mejores
mejores prcticas del sector. prcticas de su sector.
Se adaptan totalmente a la empresa. La empresa se tendr que ajustar al modelo.
Cada departamento tiene unas necesidades diferentes El ERP es un estndar para toda la empresa. La inte-
y puede optar por tecnologas diferentes. gracin entre departamentos est garantizada. La
base de datos es nica.
La documentacin es imprescindible y tendr que lle- El ERP ya est documentado. Slo habr que docu-
varse a cabo paralelamente a la construccin de la mentar las posibles adaptaciones que se realicen.
solucin.
2.3 Tipologa del sistema ERP

Uno de los aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP es el tipo de industria en la que
se va a implementar, ya que existen funcionalidades especficas para cada tipo de negocio. Por
ejemplo, las necesidades de una empresa distribuidora difieren bastante de las de una empresa pro-
ductora, y dentro de las productoras podemos encontrar tipologas bastante diferentes entre s.
7
Del ingls Electronic Data Interchange.
91
1. Industria de proceso o industria discreta

En principio las diferencias entre estos dos tipos de negocio no son igualmente evidentes en todas
las reas. Por ejemplo, los mdulos de finanzas o de recursos humanos de un sistema ERP no pue-
den diferir demasiado en una empresa de industria discreta respecto de una de proceso. Las dife-
rencias estriban bsicamente en el rea de produccin.
Por ejemplo, para fabricar un telfono mvil, se utiliza una lista de materiales y un plan maestro de
fabricacin que indica cmo se tienen que unir los diferentes componentes en cada etapa de la
fabricacin para producir una unidad acabada, en este caso un telfono. Si se repite siempre el
mismo mtodo de fabricacin y la misma lista de materiales, las unidades acabadas son iguales.
ste es un ejemplo de fabricacin en industria discreta donde lo que se hace es montar piezas para
obtener un producto final.
Eso no es as en la industria de proceso. Por ejemplo, para producir embutidos, se utilizan unas
materias primas que, siguiendo una determinada frmula y un mtodo, generan una unidad acaba-
da. Pero en este caso, aunque se siga el mismo mtodo de fabricacin, las unidades acabadas no
tienen por qu ser iguales. Se puede llegar a distinguir diferentes tipologas de producto o subpro-
ducto segn la calidad obtenida. Variaciones en la carne que se emplea como materia prima o algn
componente de la frmula con una calidad diferente, hacen que el producto final (en cantidad, en
calidad, en textura, etc.) sea bastante diferente entre una fabricacin y la siguiente. Podemos encon-
trar otros ejemplos en la industria qumica, papelera, del petrleo, etc.
Podemos aplicar un sistema ERP tanto a la industria discreta como a la de proceso, adaptando el
modelo al tipo de produccin.
Es importante saber si la ERP seleccionada ha sido pensada inicialmente para nuestro tipo de indus-
tria o bien si posteriormente se le ha aadido un mdulo para tener un producto ms adaptado y
competitivo a nuestro entorno.
El sistema ERP debe tener una arquitectura de sistema abierto, donde cual-
quier mdulo se puede adecuar o aadir al sistema sin afectar a los otros.
2.4 Los costes de la implantacin de un sistema ERP

Cuando nos decidimos a implantar un sistema ERP en nuestra organizacin, debemos tener en
cuenta todos los costes que podremos encontrar. Generalmente, slo se piensa en las facturas que
se pagan, pero deben considerarse tambin otros costes igualmente importantes.
1. Clasificaciones
Podemos diferenciar los costes de implantacin de una aplicacin informtica entre costes externos
y costes internos:
92
(ERP)
Costes externos Costes internos
Licencias de la aplicacin. Horas dedicadas por el personal de la organizacin

Nueva maquinaria y renovacin de la existente. antes, durante y despus de la implantacin.
Implantacin: Problemticas asociadas al cambio organizativo.
Desarrollo a medida. Nuevos modelos de trabajo.
Servicios de consultora de definicin del proyecto. Nuevos requerimientos de formacin tecnolgicos y
de gestin.
Servicios de consultora del implantador.
Conversiones de datos histricos.
Costes de actualizacin, mantenimiento y apoyo tcni-
co (suele situarse entre el 15% y el 20% del precio de las Costes de integracin con alguna aplicacin satlite
licencias). de la compaa.
Por regla general, el coste de la implantacin es de magnitud similar al de las licencias.

En el mercado pueden encontrarse productos de una gama de precios muy amplia que, como
orientacin, pueden fluctuar entre los 25.000 y los 400.000 .
Tambin existen proveedores que ofrecen un preconfigurado con parmetros ya establecidos de
manera que, si no se precisa realizar cambios, la implantacin tiene un coste cero para el cliente.
2.5 Integracin del sistema ERP con otros mdulos

El sistema ERP constituye el corazn del sistema de informacin de una empresa dado que incor-
pora aspectos clave como la gestin de la produccin, la facturacin y la contabilidad.
En torno al sistema ERP, se incorporan otros mdulos que pueden ser tanto del mismo proveedor
como hechos a medida. Estos mdulos prestan su apoyo a la cadena de suministros (SCM), a la
gestin de clientes (CRM), a proyectos de negocio electrnico (e-Business) y a herramientas
para la gestin de informes, explotacin de datos y cuadros de mando (Business Intelligence).
SCM
SCM (Sistema para la Gestin de la cadena de suministros) es un trmino que designa los sistemas de
informacin que coordinan e integran los diferentes flujos de materiales, informacin y finanzas a lo
largo de la cadena de suministros. Existen dos tipos de sistemas SCM: los SCP, orientados a la planifi-
cacin estratgica, y los SCE, orientados a la parte ejecutiva de la cadena.
Las aplicaciones del sistema SCM pueden ser de dos tipos:

Sistemas para la planificacin de la cadena de suministros (SCP), que se encargan de opti-
mizar la planificacin de aspectos como la distribucin, la demanda o la produccin y que tra-
tan tambin aspectos como la planificacin estratgica de la red. Estn orientados a aquellos
entornos con una red de distribucin compleja y una pirmide de productos con un volumen
mediano-grande.
93
Los sistemas para la ejecucin de la cadena de suministros (SCE), estn dirigidos a resolver
aspectos de la cadena de suministros a corto plazo con una vertiente ms operativa. Aspectos
como la gestin de almacn, transporte, inventario y pedidos de trabajo son el alcance de estas
aplicaciones.
Para ms informacin se puede consultar la Gua de sistemas de gestin de la cadena de suminis-
tros (SCM) para las PYMEs que se encontrar en este mismo libro.
1. CRM
El CRM (gestin de relacin con el cliente) es, bsicamente, la respuesta tecnolgica a la necesidad
cada vez ms importante de las empresas de reforzar las relaciones con sus clientes.
Existen en el mercado aplicaciones de sistemas CRM que desarrollan el llamado marketing rela-
cional, donde se ofrece un trato individualizado al cliente. Este tipo de aplicaciones centran la
estrategia de negocio en anticipar, conocer y satisfacer las necesidades presentes y futuras de
los clientes.
Para ms informacin, se puede consultar la Gua de sistemas de gestin de clientes (CRM) para
las pymes que se encuentra en este mismo libro.
2. E-business
Aunque ms lentamente de lo que se haba pronosticado hace unos aos, las empresas cada
vez ms utilizan Internet para realizar operaciones con clientes (B2C8). En el caso de las PYMEs,
el e-business se centra sobre todo en simplificar y abaratar sus relaciones transaccionales con las
empresas (B2B9).
Es evidente que un sistema ERP que tiene que cubrir todas las reas funcionales de la empresa
debe incorporar funcionalidades relativas a estos aspectos de utilizacin de Internet como canal
ms econmico y universal. Dado que muchos de los ERP aparecieron en el mercado mucho antes
de la explosin de Internet, los fabricantes de las aplicaciones han tenido que hacer inversiones
importantes para incorporar este aspecto.
Por lo tanto, las empresas que quieren desarrollar proyectos de negocio electrnico lo deben
tener muy en cuenta ya que el sistema ERP ser la plataforma que servir de soporte a este tipo
de actividades.
3. Inteligencia de negocio
Por inteligencia de negocio (Business Intelligence) se entiende cualquier tipo de herramienta infor-
mtica para el control de la gestin de informacin que permite obtener fcilmente informacin til
de los datos del sistema y explotarlos.
8 Del ingls Business to Consumer.

9 Del ingls Business to Business.
94
(ERP)
La inteligencia de negocio es un conjunto de aplicaciones para recopilar, guardar,

analizar y proporcionar acceso a los datos corporativos, con el objetivo de ayudar
a los directivos a tomar mejores decisiones de negocio. Estas herramientas
favorecen el control del estado actual de la empresa a travs de indicadores
desplegados como lo hace un cuadro de mando.
Generalmente, hablamos de aplicaciones que gestionan bases de datos multidimensionales, permi-

ten hacer simulaciones, confeccionar cuadros de mando para la gestin, visualizar de forma mucho
ms intuitiva los datos, etc.
Este tipo de aplicaciones est orientado a la toma de decisiones y no requiere un gran conocimien-
to en tecnologas de la informacin. El uso generalizado de hojas de clculo hace que el aprendiza-
je de los usuarios sea muy rpido.
En muchos casos, la motivacin de la empresa para implementar un sistema ERP es precisamente
disponer de la informacin adecuada para la toma de decisiones, y aunque las herramientas de inte-
ligencia de negocio (conocidas habitualmente como cuadros de mando) pueden procesar datos de
sistemas diferentes, su explotacin y sobre todo la complejidad de su implantacin es mucho ms
asequible cuando trabaja sobre un sistema ERP.
95
3
Mapa de productos
existentes en el mercado
En este captulo describimos el mapa que configura la oferta ms notoria del mercado actual de
los sistemas ERP, analizando ms concretamente un abanico de soluciones que cubren la mayor
parte del actual abanico de sistemas ERP. Se presentan las tendencias actuales tanto a nivel tc-
nico como a nivel de mercado objetivo, as como las fichas descriptivas de cada uno de los fabri-
cantes de los sistemas ERP estudiados.
3.1 Tendencias comerciales y tcnicas de los proveedores

1. Tendencias comerciales.
Los fabricantes de ERP son conscientes de que la gran empresa ya ha cubierto sus necesidades
de implantacin de sistemas ERP y, en este momento, se encuentra manteniendo los sistemas que
ya tiene, actualizndolos e informatizando la gestin de la cadena de suministros y otros aspectos
ms estratgicos, como la incorporacin de cuadros de mando.
Por lo tanto, es en el mbito de las PYMEs donde en este momento hay ms opciones de merca-
do de futuro, por lo que los fabricantes estn orientando su oferta para responder a las necesida-
des de esta tipologa de empresas, tanto en lo que se refiere a requerimientos funcionales como al
precio de las soluciones.
En este sentido, algunos fabricantes ya ofrecen frmulas donde el cliente slo paga el precio de la
licencia, con un coste de implantacin cero, siempre y cuando las necesidades del cliente se ajus-
ten a las funcionalidades de la solucin preconfigurada.
2. Tendencias tcnicas.
La posibilidad de acceder al sistema ERP desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo es una
ventaja que favorece la movilidad de los trabajadores y facilita la colaboracin con los diferentes
agentes de la cadena, por lo que los fabricantes de sistemas ERP estn habilitando sus productos
con el fin de que puedan ser accesibles desde cualquier canal:
Internet: los ERP pueden tener una salida en formato de pgina web, donde un usuario corpo-
rativo puede conectarse para acceder a aquella informacin a la que tiene acceso segn su per-
fil de seguridad. Lo mismo se puede aplicar a aquellos agentes de la cadena de suministros a
los que la empresa quiera dar acceso para consultar informacin concreta (p.ej., un cliente que
quiera conocer el estado de un pedido).
Red Privada Virtual (VPN10): cualquier usuario de la organizacin puede acceder al sistema ERP
desde cualquier lugar con su ordenador porttil, utilizando Internet como va de acceso, como
en el caso anterior, pero con un sistema de Red Privada Virtual que garantiza en una mayor
96
(ERP)
seguridad de las comunicaciones.

Ordenadores de mano (PDA11): dada la expansin cada vez ms grande de estos aparatos, los
fabricantes de sistemas ERP comienzan a incorporar el acceso va web o VPN mediante estos
dispositivos.
Mvil: otra posibilidad es recibir cierto tipo de informacin desde la ERP corporativa directamen-
te al telfono mvil.
3.2 Datos de los productos y proveedores

A continuacin, se muestran una serie de productos para la planificacin de recursos empresariales
(ERP). La oferta mostrada no pretende ser un estudio exhaustivo de todo el mercado, pero presen-
ta unos cuantos referentes de las diferentes tipologas de producto ERP que se pueden encontrar
actualmente en el mercado y que estn orientados a la pequea y mediana empresa.
Producto Acua e BS
Empresa Acua eSolutions
Principales soluciones para sectores Qumico, Textil, Telefona, Mobiliario de oficina,
Transporte de pasajeros, Construccin, Industria,
Distribucin, Servicios.
Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 2.530
Pgina web www.acuaesolutions.com
Producto Ibaan ERP

Empresa Baan
Principales soluciones para sectores Papel, metalurgia.

Pgina web www.baan.com
Producto CCS ERP

Empresa Centre de Clcul de Sabadell
Principales soluciones para sectores Cermica, Distribucin, Electrnica, Moda, Vino, Vidrio.

Pgina web www.ccs.biz
10
Del ingls Virtual Private Network.
11
Del ingls Personal Digital Assistant.
97
Producto Movex
Empresa Intentia
Principales soluciones para sectores Moda,Mantenimiento equipos mviles, servicios y alqui-
leres

Pgina web www.intentia.es
Producto J.D. Edwards 5ERP 8

Empresa J.D. Edwards
Principales soluciones para sectores Confeccin, Distribucin, Gran consumo, Fabricacin y
Montaje

Pgina web www.jdedwards.es
Producto Logic Class

Empresa Logic Control
Principales soluciones para sectores Solucin estndar adaptable a cualquier sector: Textil,
Distribucin, Comercio, Produccin, Tecnologa.
Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 15 (*)
(*) El ao y nmero de instalaciones slo hacen referencia al nuevo producto Logic Class
Pgina web www.logiccontrol.es
Producto Ambicin
Empresa Microsoft Business Solutions
Principales soluciones para sectores Solucin estndar adaptable a cada sector. Existen
desarrollos especficos de algn sector, p.e., construccin

Pgina web www.navision.es
Producto E-Bussiness Suite

Empresa Oracle
Principales soluciones para sectores Industria, Sector pblico, Banca, Seguros,
Telecomunicaciones, Medios

Pgina web www.oracle.com
98
(ERP)
Producto IRenaissance.ERP
Empresa Ross Systems
Principales soluciones para sectores Alimentacin y Bebidas, Cermica, Crnicos, Retail,
Puertos, Qumica, Farmacia.
Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 600

Pgina web www.rossiberica.com
Producto MySAP.com
Empresa SAP
Principales soluciones para sectores Automocin, Cermica, Ingeniera y Construccin,
Farmacia, Qumica, Textil.

Pgina web www.sap.com
99
4
Casos prcticos de la aplicacin
de sistemas ERP a la empresa
4.1 Uso del sistema ERP en empresas

Los sistemas ERP han sido tradicionalmente una herramienta que las grandes empresas se plante-
aron e implantaron hace tiempo. En el segmento de las empresas medianas-grandes, la utilizacin
de estos sistemas est bastante generalizada y cada vez son ms las empresas de este segmento
que llevan a cabo implantaciones de productos ERP.
En el segmento de las PYMEs tambin se estn comenzando a llevar a cabo proyectos de este
tipo.
4.2 Experiencia de implantacin de sistemas ERP en las PYMEs
Caso 1. Implantacin de MOVEX (Intentia)

Empresa: Grassoler
Descripcin de la empresa
Una de las empresas lderes en Espaa, dedicada al tapizado de muebles.
Se define como una empresa familiar. Desde que se cre en 1960, se ha comprometido con la innova-
cin en el diseo y la ms alta calidad en la fabricacin de sus sofs. La capacidad de produccin supe-
ra las 40.000 plazas de asiento al ao, con un equipo humano de ms de 80 personas.
Su producto est orientado al mercado residencial y de colectividades (hoteles, aeropuertos, museos, etc.).
Situacin de partida de la empresa
Desde el punto de vista de negocio, tienen una organizacin de proceso completa: diseo, produccin,
subcontratacin y distribucin, tanto a travs de distribuidores como de la propia red de tiendas.
Cuenta con diferentes reas operacionales, las cuales tienen necesidades y formas de trabajar especfi-
cas, pero con necesidad de coordinarse como una unidad.
Su red de ms de 100 distribuidores oficiales, opera desde principios de los 90 en los 5 continentes y
exportan ms de un tercio de su produccin a un total de 25 pases.
Para mejorar la organizacin empresarial, Grassoler decidi implantar un ERP que le permitiera:
Reducir y simplificar los procesos administrativos complicados.
Automatizar las tareas repetitivas.
100
(ERP)
Reducir la inversin en tiempo y recursos para coordinar la informacin, debido a la utilizacin de sis-
temas tecnolgicos muy diferentes entre s.
Gestionar y controlar los procesos y rutinas de produccin complejas que difcilmente eran manejables
con las aplicaciones que tenan instaladas.
Implantacin de MOVEX
El proceso de implantacin de Movex ha sido muy rpido por dos motivos:
No se llevaron a cabo desarrollos adicionales ni modificaciones sobre la aplicacin estndar.
Se design a una persona de la empresa con grandes conocimientos de los procesos internos como
Director del Proyecto y con plena dedicacin.
La implantacin comenz en febrero de 2001 y en cuatro meses arranc con todos los mdulos.
Resultados obtenidos
Se obtiene una reduccin significativa del nmero de procesos internos.
Un control financiero ms exhaustivo, con conocimientos de la estructura de costes por unidad comer-
cial, producto, pas, cliente, cuenta... posibilita la reduccin de los costes y aumenta la eficiencia y los
estndares de calidad.
Mejora de la toma de decisiones con mayor valor aadido.
La solucin engloba tambin e-business que proporciona a los clientes y al equipo de ventas un mejor
servicio, acortando significativamente los tiempos de respuesta.
Caso 2. Implantacin de un sistema ERP de CCS (Centro de clculo de Sabadell)

Empresa: Semillas Batlle
Empresa que lleva ms de 200 aos comercializando semillas y plantas, investigando y obteniendo nue-
vas variedades agrcolas.
Desde 1968 su actividad mercantil se desarrolla bajo el nombre de Semillas Batlle. A partir de los aos
70 la empresa comienza a crecer: oficinas en Madrid, planta de produccin en Talavera La Nueva (Toledo)
y se abren diversas delegaciones en las regiones agrcolas ms importantes de Espaa.
La empresa Batlle Agricultura fue creada en 1999 para la gestin de explotaciones agrcolas, para la con-
servacin de variedades y tambin para la investigacin y para la mejora de materiales vegetales en la
obtencin de nuevas variedades.
Actualmente el grupo Batlle dispone de 4 grandes centros de produccin en Espaa, dotados de los
medios industriales ms avanzados para la seleccin, clasificacin y certificacin de semillas.
101
El sistema informtico que tienen est hecho a medida desde que dieron el paso en 2000. Su coste es
bastante elevado y no les permite poner en prctica nuevas ideas para el grupo.
Se pretende afrontar el reto de proporcionar herramientas y soluciones a los requerimientos cada vez
ms exigentes de sus clientes y proveedores.
Se planea redisear los procesos actuales para plantearse nuevas etapas.
Implantacin del sistema ERP de CCS
Para la implantacin del sistema ERP en Semillas Battle se llev a cabo un estudio exhaustivo del fun-
cionamiento del grupo, analizando las instalaciones, la estructura, los procesos, las funciones y las comu-
nicaciones.
El proyecto se estructur en dos fases:
La primera comprenda la centralizacin de los sistemas de informacin de Semillas Batlle, basado en
CCS ERP para cubrir las reas de gestin, finanzas y produccin.
La segunda fase consista en la mejora y optimizacin de todos los procesos de gestin no includos
en la fase anterior: oficina de ventas, planificacin de la produccin, implantacin de tecnologa
Internet, etc.
El sistema ERP en funcionamiento cumple las expectativas iniciales plenamente.
Actualmente, la mayora de los delegados dispone de un sistema informtico personal conectado a sus
centrales, de manera que pueden obtener informacin de cada cliente de manera instantnea, desde la
confirmacin del pedido, hasta la manipulacin en el almacn, el transporte y su entrega.
El sistema informtico permite acceder en todo momento a la informacin sobre la situacin y el estado
de cada uno de los lotes y partidas, desde las unidades de laboratorio y gestin comercial.
Las expediciones estn controladas desde el pedido hasta la entrega en el punto de venta.
Caso 3. Implantacin de iRenaissance.ERP de Ross Systems

Empresa: La Jijonenca
La Jijonenca est constituda por un grupo de empresas (Industrias Jijonencas, La Industrial Turronera y
Horchata Los Jijonencos) orientadas al mundo de la alimentacin y su negocio principal est relaciona-
do con la fabricacin y venta de helados, turrones y horchatas.
Mantienen una estructura empresarial basada en la artesana y la tradicin, que hacen de la calidad su
principal objetivo.
102
(ERP)

El grupo Industrias La Jijonenca ha estado sometido a cambios organizativos que siempre han condicio-
nado de forma importante las diferentes necesidades del momento. Hasta 1998, las estructuras inform-
ticas haban pasado por situaciones muy diversas. Llegaron a tener un equipo de informticos propio que
desarrollaba programas informticos con lenguajes relativamente sencillos cubriendo las necesidades
bsicas de gestin hasta ese momento. Ese ao se realiza un estudio exhaustivo de la situacin empre-
sarial y de las necesidades de futuro prximo para satisfacer las diversas estrategias que comenzaban a
generarse.
El programa de gestin permitira cubrir las necesidades de aquel momento y, por otro lado, poder
adaptarse fcilmente a los numerosos cambios por venir, tanto desde el punto de vista legislativo
como tecnolgico.
El carcter cooperativista determinaba actuaciones especficas a nivel comercial, productivo e incluso
laboral. Esta situacin redundaba en que su problemtica organizativa fuera bastante particular.
Implantacin de iRenaissance.ERP
La seleccin fue un proceso largo como consecuencia de la complejidad y variedad de las necesidades
que el grupo deba cubrir. Las problemticas de produccin y distribucin en el mundo de la alimenta-
cin plantean una serie de requerimientos que no todos los productos analizados cumplen.
En el proyecto se identificaron las peculiaridades de los circuitos internos de la organizacin y liderados
por un jefe de proyecto designado por La Jijonenca, se realiz un establecimiento de parmetros ade-
cuados para cada una de las reas de implantacin: Finanzas, Produccin, Distribucin y Recursos
Humanos.
La metodologa seguida ha sido una de las claves en este proyecto.
La completa parametrizacin, junto con alguna adaptacin del sistema ERP, ha contribudo a dejar las
necesidades del cliente plenamente cubiertas.
Con el nuevo sistema ERP, la empresa tiene un control absoluto e integrado del trazado del producto a
lo largo de toda la cadena de suministros. Tambin puede llevar a cabo la gestin avanzada de los sumi-
nistros. Este punto era clave ya que La Jijonenca tiene dos plantas de produccin separadas.
La Jijonenca ha obtenido una mejora notable en la gestin comercial de los diferentes tipos de clientes.
Un aspecto clave en el xito de esta implantacin ha sido la decidida apuesta por la formacin de todas
las reas y departamentos implicados hasta llegar al usuario final. La implantacin de un modelo de ges-
tin de calidad total (EFQM) e incorporar funcionalidades de e-business son los pasos que deben dar a
continuacin.
103
Caso 4. Implantacin de mySAP.com

Empresa: Fruverpack
Fruverpack naci en los aos 50 en la zona de Levante con la comercializacin de envases y embalajes
como apoyo a las exportaciones a pases europeos del sector hortofrutcola.
Los productos que comercializa van desde bandejas, cajas de cartn y pelculas retrctiles hasta maqui-
naria e instrumentos para el sector de la fruta.
Antes de la implantacin de SAP, Fruverpack utilizaba una solucin informtica a medida con la que ges-
tionaba todas las reas de la empresa: Contabilidad, Ventas, Compras, Envos, etc.
Cuando aument el nmero de referencias, de clientes y de proveedores, el sistema mostr una serie de
deficiencias y limitaciones, y comenz a tener problemas de inestabilidad y potencia. Se trataba de un
sistema no escalable, limitado, y que no se poda integrar con otras soluciones informticas ms actua-
les.
Por otro lado, Fruvepack quera fidelizar a sus clientes, lo cual requera disponer de un flujo de informa-
cin suficiente y de una herramienta que permitiera analizar y gestionar esta informacin de forma eficaz.
Implantacin de mySAP.com
La implantacin fue llevada a cabo por una empresa consultora englobada en el canal de venta indirec-
ta de SAP, y durante la implantacin la colaboracin entre la empresa consultora y el departamento infor-
mtico de Fruverpack fue muy intensa.
La solucin de SAP cubre las reas de finanzas, controlling, anlisis de rentabilidad, compras, ventas y
distribucin y almacenes.
El nuevo sistema posibilita controlar todos los movimientos propios de la actividad empresarial.
Adems, incrementa la efectividad del trabajo, ya que ayuda a organizar y distribuir mejor las funciones
de la organizacin del tiempo laboral, lo que arroja un aumento de la capacidad de Fruverpack frente al
mercado y a sus reacciones.
Actualmente, Fruverpack obtiene informacin clara, precisa y rpida de la actividad de la empresa con
sus clientes reduciendo la incertidumbre de su mercado. En un futuro prximo, la compaa espera
potenciar la fidelizacin de sus clientes a travs de la implantacin de la solucin mySAP CRM.
104
(ERP)
Caso 5. Implantacin de Acua eBS

Empresa: Satecma
La empresa, que se especializa en construccin, tambin fabrica otros productos qumicos con la ms
avanzada tecnologa, como pinturas, insecticidas, aditivos para cementos, etc.. Satecma lleva ms de
25 aos en el mercado de productos de mantenimiento industrial.
Con 11 millones de euros de facturacin y clientes como Telefnica y RENFE, sus productos gozan de
una amplia difusin internacional. Sus instalaciones ocupan ms de 7000 m2 en Vaciamadrid. Desde sus
delegaciones de Madrid y Barcelona atienden todo el territorio estatal.
Posee las certificaciones ISO 9001 e ISO 14001.
Los procesos como gestin de carteras, contabilidad y facturacin son similares en empresas del sec-
tor, mientras que en el caso de la produccin cada empresa tiene unas necesidades muy especficas,
que requieren soluciones con un mayor nivel de adaptacin.
En 1998, Satecma se plante renovar su programa frente al efecto 2000 y al euro.
Satecma requera una solucin de gestin abierta que permitiera realizar sus propias adaptaciones, pero
al mismo tiempo con un ncleo estable, que tuviese garantizada su evolucin.
Implantacin de Acua eBS
La seleccin fue un proceso largo como consecuencia de la complejidad y variedad de las necesidades
que el grupo deba cubrir. Requeran una solucin de gestin abierta que permitiera realizar sus propias
adaptaciones, pero al mismo tiempo con un ncleo estable, que tuviese garantizada su evolucin.
La solucin adoptada cubra todos los procesos fabriles, asociados al diseo, la planificacin y la produccin.
En el proyecto cont con la direccin de un jefe de proyecto nombrado por Satecma.
La nueva herramienta permite un clculo totalmente automatizado de las necesidades de fabricacin de
productos intermedios para las diferentes divisiones, tomando como referente los pedidos en curso, los
pendientes de recibo y el stock de seguridad.
Se mejora en plazos y costes de entrega teniendo en cuenta a la vez las condiciones de entrega espe-
ciales y reduciendo las cargas de transporte.
El operario ahora tiene informacin sobre calidades, desviaciones, frmulas, etc. que hacen que cual-
quier error en las tolerancias de producto pueda ser detectado a tiempo. Los controles de calidad son
mucho ms sofisticados y con alarmas en cada proceso.
El proceso de envasado ha pasado a ser flexible dependiente de medidas, cantidades, recipientes, etc.
En el mbito financiero la conciliacin automtica con los bancos, clientes y proveedores ha reducido a
menos de la mitad los apuntes contables y ha agilizado este proceso.
105
5
Fases para la implantacin
de un sistema ERP
En este apartado abordaremos todo el proceso de una implantacin, desde su gestacin hasta la
postimplantacin y mantenimiento.
5.1 Definicin del proyecto

Poner en marcha un sistema ERP representa, en general, una sustitucin total de la columna verte-
bral de la compaa. Por este motivo, la estrategia a seguir debe ir ms all de las necesidades
actuales y ser suficientemente flexible para incorporar otros mdulos en un futuro prximo, no slo
como necesidades propias, sino como exigencias del mercado para seguir siendo competitivo.
Implantar un ERP no consiste slo en automatizar una serie de tareas e integrar todas las bases de
datos en una sola. Si la empresa se limita a eso, puede encontrarse con la automatizacin de una
serie de procesos que no aportan ningn valor y con una inapreciable mejora de la productividad.
Para empezar, es preciso concretar el equipo de personas que tendr la responsabilidad de ges-
tionar la implantacin, con una asignacin de recursos suficientes y un calendario de ejecucin
definido.
A continuacin, se iniciar lo que quiz es la tarea ms importante de todas, que es la descripcin
de la situacin actual de la organizacin y, en especial, de las reas en las que se han identificado
oportunidades de mejoras o cambios que se quieren conseguir con el nuevo sistema.
Hay que realizar un anlisis conceptual de cmo quedar la organizacin despus de la implanta-
cin, especificando las nuevas tareas, funcionalidades, procesos y responsabilidades. Eso implica
definir, racionalizar y simplificar los circuitos actuales y futuros, para poder realizar su automatizacin
en un paso posterior.
A esta fase del proyecto normalmente no se le suele dedicar el tiempo que sera deseable, aunque
de ella depende en buena parte el resultado final.
5.2 Metodologa de seleccin

La seleccin de un sistema ERP debe hacerse con mucho cuidado. El anlisis conceptual realizado
en la fase de definicin del proyecto ser la base sobre la que se compararn los diferentes ERP y
se har la eleccin final.
Se deben priorizar las funcionalidades que el ERP ha de apoyar, teniendo en cuenta cules son real-
mente irrenunciables y cules, simplemente, seran deseables. Y todo eso, teniendo en cuenta la
plataforma tecnolgica que lo habr de soportar.
106
(ERP)
A continuacin, se estudiarn diversas soluciones ERP existentes en el mercado para, finalmente,

escoger la solucin que mejor se adapte a las necesidades y prioridades definidas.
Sin embargo, adems, del producto ERP se tendr que escoger el responsable de su implantacin,
aunque en algunos casos el mismo proveedor tambin ofrece este servicio.
Las PYMEs, en ciertos casos, prefieren trabajar con empresas de su mismo nivel y con proximidad
territorial, que con empresas mucho ms grandes. Sin embargo, tambin habra que tener en cuen-
ta algunos otros criterios a la hora de escoger el proveedor implantador, como por ejemplo:
Experiencia del implantador en el sector.
Conocimientos y experiencia del jefe de proyecto con la herramienta.
Proximidad geogrfica del implantador.
Solidez econmica del implantador.
Coste de la implantacin.
5.3 Seleccin del contrato

Normalmente, un sistema ERP implica la firma de dos contratos, uno de licencia y uno de servi-
cios, que es el relativo a las tareas de implantacin, parametrizacin y, en algunos casos (reco-
mendable limitar al mnimo), la modificacin del propio ERP para adaptarse a los requerimientos
de la empresa.
La mayora de contratos de adaptacin del sistema ERP o contratos de integracin se redactan bajo
la frmula de contrato de prestacin de servicios cuando lo que realmente deberan pedir las empre-
sas es un contrato de obra, o contrato de producto acabado. Eso sucede porque normalmente se
firma el contrato antes de haber desarrollado una fase completa de requerimientos funcionales
donde la empresa tiene que dejar por escrito qu pide en relacin con el proyecto de implantacin.
Estos contratos de prestacin de servicios se orientan ms a una prestacin de servicios por un
tiempo pactado que a un resultado, que es el que realmente quiere el empresario cuando hace una
inversin de este estilo.
Por lo tanto, lo mejor es desarrollar una fase funcional profunda y robusta que d como fruto la
redaccin de unas especificaciones funcionales y unos acuerdos de implantacin (especialmente
fechas y compromisos tanto del cliente como de la empresa proveedora del sistema ERP) que se
aaden al contrato legal firmado por las dos partes.
Los aspectos relativos a las reuniones de progreso del proyecto, la gestin de las modificaciones,
los procesos de conversin, el personal de la propia empresa involucrado, etc. son menos crticos
pero tambin necesarios a la hora de evitar problemas en las instalaciones de sistemas ERP.
Un contrato entre la empresa y el proveedor describe las responsabilidades de ambas partes, mejo-
ra la confianza, facilita el reparto de tareas y evita riesgos de fracaso durante la implantacin de los
sistemas ERP.
107
5.4 Metodologa de implantacin

La forma de implantar un sistema ERP es tan importante como la calidad de la solucin obtenida.
Una implantacin ajustada a las necesidades reales del negocio debera permitir un futuro crecimien-
to, convirtiendo el sistema ERP en la mejor herramienta para gestionar la empresa y en una prime-
ra piedra para posteriores desarrollos exigidos progresivamente por el mercado.
El proceso de implantacin comienza por el anlisis de los componentes por instalar en una prime-
ra fase, partiendo de los mdulos base, para ir perfilando despus las adaptaciones necesarias de
acuerdo con los requerimientos previamente acordados. Paralelamente, se formar el equipo infor-
mtico sobre el nuevo entorno y la administracin del nuevo sistema.
Mientras se implantan el resto de componentes, se contrasta el trabajo ya realizado con las funcio-
nalidades acordadas y las expectativas generadas. Esta evaluacin debe ser llevada a cabo por los
usuarios clave de cada rea afectada, capacitados para tomar decisiones.
Una vez implantados todos los componentes, se obtiene el prototipo con la personalizacin hecha
especialmente para esta empresa, con sus datos, y preparado para realizar simulaciones de funcio-
namiento y una primera validacin. Del resultado de sta validacin derivar la lista de ajustes a rea-
lizar en el sistema.
Cuando ya se tiene la aplicacin funcionando en un entorno de pruebas sin problemas, llega el
momento de hacer las pruebas finales. En estas pruebas se ponen en marcha todos los sistemas
de forma definitiva y se trabaja con datos reales.
Siempre es recomendable (aunque no siempre factible) hacer un paralelo con el sistema antiguo
para detectar posibles desviaciones y corregirlas lo ms pronto posible.
Transcurrido un tiempo prudencial, se tendr que decidir cundo abandonar definitivamente el anti-
guo sistema y pasar el nuevo ERP al entorno real.
Peridicamente, se producirn actualizaciones del programa ya sea por adaptaciones a la legisla-
cin vigente o por nuevas funcionalidades o adaptaciones a diferentes entornos tecnolgicos, que
debern ser valoradas y cuya integracin tendr que planificarse.
108
(ERP)
6
Conclusiones
A lo largo de esta gua se ha visto cmo han evolucionado los sistemas de informacin en las empre-
sas, una definicin exhaustiva de qu son los ERP, as como la oferta actual. Tambin se han mos-
trado implantaciones reales en empresas de diferentes sectores, que muestran las ventajas tangi-
bles de este tipo de sistemas. Finalmente, se han entregado las claves para realizar una seleccin
adecuada de la herramienta ms conveniente para la empresa y para llevar a buen trmino el pro-
ceso de implantacin.
Para finalizar, haremos un repaso de los puntos ms significativos de todos los apartados de
esta gua:
Las necesidades actuales de las PYMEs justifican la adquisicin de soluciones de gestin integrada:
La empresa tiene que valorar el coste de un desarrollo a medida, frente a la adquisicin de un
sistema estndar ERP. Esta valoracin tiene que considerar las consecuencias a corto plazo
(implantacin) y a largo (mantenimiento y actualizaciones).
La planificacin del proyecto es bsica para cualquier empresa de cualquier tamao. Por otro
lado, las PYMEs deben ser conscientes de que los costes de acceso a esta tecnologa son
mucho ms grandes que la pura inversin inicial en maquinaria y programas.
La solucin tiene que ser abierta, flexible y escalable y que permita la migracin a nuevos entor-
nos tecnolgicos, la integracin con otras aplicaciones, como CRM, SCM, etc., y la integracin
con el resto de actores de la cadena de negocio.
Antes de comenzar la bsqueda de proveedores, se debe clarificar la tipologa de industria a la
cual pertenece la empresa: industria discreta o de proceso.
Las particularidades de cada empresa determinan la conveniencia o no de incorporar la ERP y
qu mdulos implementar en funcin de su utilidad para el negocio. La organizacin adapta el
sistema estableciendo sus parmetros y realizando personalizaciones si es necesario.
La ERP influye en la estructura y los procesos de la empresa ya que impone un modelo de pro-
cesos y modos de accin, flujos de tareas y de datos y exige definiciones de perfiles y esque-
mas de autorizaciones ms claras y definidas.
La oferta actual pone al alcance de las PYMEs un gran nmero de soluciones de diferentes fabri-
cantes que cubren las principales necesidades de la empresa.
Existen proveedores que tambin realizan la implantacin y otros que utilizan empresas con-
sultoras especializadas para llevarla a cabo. La confianza en el implantador es tambin un
factor importante.
109
La implantacin de un sistema ERP debe seguir las siguientes fases:

La pre-implantacin -o el anlisis previo para definir los objetivos del proyecto, el alcance fun-
cional, el coste total, los recursos requeridos, las necesidades de la organizacin, calendarios,
etc.- es bsica para el xito del proyecto y puede tener una duracin significativa.
El propio proyecto de implantacin -incluyendo desarrollos, parametrizaciones, formacin,
etc.- hasta la evaluacin de resultados y el retorno de la inversin.
La duracin de un proyecto ERP puede fluctuar entre 5 y 6 meses, hasta llegar a ms de un
ao. (Este perodo incluye todas las fases del proyecto).
La implantacin de un sistema ERP es un proceso de mejora continua que requiere un mante-
nimiento constante a medida que se presentan nuevas versiones, capacitaciones y revisiones
peridicas.
6.1 El futuro de los sistemas ERP

El futuro de los sistemas ERP, actuales y futuros, tendr que basarse cada vez ms en la flexibilidad,
que se consigue por medio de:
1. Migracin incremental
Los sistemas ERP han sido tradicionalmente costosos de implantar en cuanto a tiempo y recursos.
Para actuar de forma mucho ms gil, los proveedores proporcionarn productos ms rpidos y
fciles de configurar, tratando de evitar proyectos largos.
2. Configuracin dinmica de los sistemas ERP
Los grandes sistemas ERP se configuraban inicialmente y en ellos se introducan pocas variaciones.
Actualmente, es difcil predecir los futuros cambios en el modelo de negocio, los procesos, los flu-
jos de informacin, etc., lo que har necesario sistemas de configuracin dinmicos que permitan
al personal no tcnico ajustar cambios en las funcionalidades sin variar la lgica con que fue crea-
da la ERP.
3. Tendencia a ofrecer componentes
Hasta ahora los ERP ofrecan mdulos independientes. Ahora, la tendencia consiste en ofrecer com-
ponentes que pueden trabajar de forma independiente y que son capaces de integrarse eficiente-
mente con otros (sin importar el origen).
4. Gestin de las relaciones con proveedores, socios y clientes
Anteriormente, hemos hablado de la cadena de suministros y de cmo las relaciones con todos los
actores del mercado se van volviendo cada vez ms estrechas.
La posibilidad de interconexin con el entorno siempre tiene que estar presente.
110

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PYME

Los sistemas de gestin internos de la compaa son la

1. OBJETIVO DE LA GUA ..................85

3. MAPA DE PRODUCTOS EXISTENTES EN EL MERCADO ..................96

4. CASOS PRCTICOS DE LA APLICACIN DE SISTEMAS ERP EN LA EMPRESA ................100

5. Fases para la implantacin de un sistema ERP ................106

1.1 A quin va dirigida esta gua?

El progresivo avance de las tecnologas de la informacin ha tenido como consecuencia la informa-

El sistema ERP es un instrumento que permite

2.1 Qu es un sistema ERP?

El sistema de planificacin de recursos empresariales permite tener una visin

2.2 Paquete estndar o desarrollo a medida

Un sistema estndar ERP aprovecha el conocimiento adquirido

Actualmente, es cada vez ms frecuente encontrar soluciones intermedias entre el desarrollo a

Desarrollo hecho a medida Paquete estndar ERP

Se adaptan totalmente a la empresa. La empresa se tendr que ajustar al modelo.

2.3 Tipologa del sistema ERP

1. Industria de proceso o industria discreta

2.4 Los costes de la implantacin de un sistema ERP

Costes externos Costes internos

Licencias de la aplicacin. Horas dedicadas por el personal de la organizacin

Por regla general, el coste de la implantacin es de magnitud similar al de las licencias.

2.5 Integracin del sistema ERP con otros mdulos

Las aplicaciones del sistema SCM pueden ser de dos tipos:

8 Del ingls Business to Consumer.

La inteligencia de negocio es un conjunto de aplicaciones para recopilar, guardar,

Generalmente, hablamos de aplicaciones que gestionan bases de datos multidimensionales, permi-

3.1 Tendencias comerciales y tcnicas de los proveedores

seguridad de las comunicaciones.

3.2 Datos de los productos y proveedores

Producto Ibaan ERP

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 6.000

Producto CCS ERP

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 2.100

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 3.500

Producto J.D. Edwards 5ERP 8

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 9.000

Producto Logic Class

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 40.000

Producto E-Bussiness Suite

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 12.000

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 600

Nmero de instalaciones de mdulos ERP en el mundo 60.000

4.1 Uso del sistema ERP en empresas

4.2 Experiencia de implantacin de sistemas ERP en las PYMEs

Caso 1. Implantacin de MOVEX (Intentia)

Caso 2. Implantacin de un sistema ERP de CCS (Centro de clculo de Sabadell)

Caso 3. Implantacin de iRenaissance.ERP de Ross Systems

Situacin de partida de la empresa

Caso 4. Implantacin de mySAP.com

Caso 5. Implantacin de Acua eBS

5.1 Definicin del proyecto

5.2 Metodologa de seleccin

A continuacin, se estudiarn diversas soluciones ERP existentes en el mercado para, finalmente,

5.3 Seleccin del contrato

5.4 Metodologa de implantacin

La implantacin de un sistema ERP debe seguir las siguientes fases:

6.1 El futuro de los sistemas ERP

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