Tecnologia de Textos

Principios
Concepto Grfico
Principios
Visin general
Principios basados En los ltimos 20 aos, investigadores de diversos centros de

en investigaciones investigacin han estado estudiando sobre como las personas leen y
entienden la informacin.
Debido a que la retrica tradicional no atiende las necesidades de la

revolucin de la informacin que toma lugar a nuestro alrededor, se
desarroll una nueva forma de organizar y presentar informacin basados
en modernos principios de comunicacin.
Importancia A continuacin se les presentar un conjunto de principios bsicos de

de los principios comunicacin. Los principios (y las sugerencias para aplicarlo) aseguran
un estilo de escritura basado en el lector y orientado a tareas que satisface
las necesidades tanto de escritores como de lectores.
Un entendimiento de estos principios bsicos es esencial para la

implantacin efectiva de una Tecnologa de Textos.
En este captulo El contenido del presente captulo es el siguiente:
Asuntos Pgina
El Principio de Agrupamiento
El Principio de Relevancia
El Principio de Etiqueta
El Principio de Consistencia
El Principio de Grficos Integrados
El Principio de Acceso al Detalle
El Principio de Jerarqua
2
Taller de Tecnologa de Texto
El Principio de Agrupamiento
Principio Los escritores deberan agrupar la informacin en unidades pequeas y

manejables.
Qu es una Una unidad manejable de informacin es aquella que consiste en no ms

unidad manejable? de nueve (9) piezas de informacin.
Justificacin: investigadores sugieren que las personas pueden procesar y

recordar no ms de siete ms menos dos (7+-2) unidades de informacin
en un momento dado.
Nota: Debe tenerse en cuenta que mientras la complejidad de la

informacin aumenta, el lmite del agrupamiento (7+-2) disminuye.
Implicacin La implicacin de este principio es que los escritores deberan redactar

utilizando unidades de informacin que no excedan el lmite del
agrupamiento (7+-2 elementos), creando as unidades manejable de
informacin. Adems, este lmite debe ser aplicado a cada nivel del
documento, vale decir, prrafos, captulos, secciones.
Justificacin Al aceptar que los lectores no pueden retener ms de 5 a 9 piezas de

informacin en la memoria a corto plazo, los escritores agrupando la
informacin, mejoran la comprensin del lector, as como su velocidad
de acceso y de consulta.
3
Concepto Grfico
El Principio de Relevancia
Principio Para agrupar la informacin, los escritores deben utilizar un criterio. El

criterio adecuado es la relevancia que tiene para el lector, la informacin
del agrupamiento.
Los escritores deberan asegurar que toda la informacin en un

agrupamiento est relacionada a un punto principal basado en el
propsito o funcin que tiene la informacin para el lector.
En otras palabras, al momento de redactar:
Coloque junto lo que es similar, y
Excluya de cada agrupamiento la informacin que no est

relacionada.
Implicacin La utilizacin de este principio implica que toda la informacin

(Oraciones y diagramas) en un grupo, deben pertenecer a un simple
asunto.
Como consecuencia, los escritores deben dejar fuera del grupo la

informacin irrelevante. Todo aquello que es transitorio, las cosas que
son buenas de saber o que ayudan al flujo de lectura deben estar en
otros agrupamientos.
Justificacin El empleo del Principio de Relevancia asiste a la comprensin y ahorra

tiempo.
Si se incluye informacin irrelevante, o de distintos propsitos para el

lector, stos tendrn la actividad adicional de imaginarse porque el
material extrao est all, que hacer con l y a donde pertenece. Este
trabajo adicional retrasa la labor del lector, afectndose la comprensin
de la informacin.
contina en la prxima pgina
4
El Principio de Relevancia, continuacin
Ejemplo: Como ejemplo veamos el siguiente caso: Un escritor utilizando este

Separando mtodo cre este borrador:
funciones
La presin de formacin es la presin a la cual estn los fluidos dentro de
los poros de la formacin. La presin de formacin a una profundidad
determinada, en un rea particular, proviene de la presin hidrosttica
originada por una columna de agua de una densidad promedio que va
desde la superficie hasta la profundidad considerada.
Al revisar el borrador el escritor pens, no es muy largo porque slo

tiene dos oraciones, sin embargo son dos puntos separados. Estoy
definiendo un trmino y explicando una caracterstica asociada a l en el
mismo agrupamiento.
Aplicando el Principio de Relevancia, el escritor redact la informacin

en estos dos agrupamientos:
La presin de formacin es la presin a la cual estn los fluidos dentro de

los poros de la formacin.
La presin de formacin a una profundidad determinada, en un rea

particular, proviene de la presin hidrosttica originada por una columna
de agua de una densidad promedio que va desde la superficie hasta la
profundidad considerada.
5
Concepto Grfico
El Principio de Etiqueta
Principio Luego de haber organizado las oraciones en unidades manejables que le

presentan un nico propsito al lector, los escritores deberan proveer de
una etiqueta a cada unidad de informacin.
Justificacin Las etiquetas facilitan la comprensin y la bsqueda de la informacin.
La investigacin indica que las personas entienden y acceden a la

informacin ms rpido cuando tienen una introduccin sobre lo que
viene. Una etiqueta provee de una pequea introduccin para cada unidad
de informacin y funciona como un organizador avanzado (advance
organizer) para el lector.
Las etiquetas tambin destacan fuera del texto y permiten un fcil rastreo.
Los lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar la informacin
que necesitan rpidamente.
Advertencia Se debe aclarar que la aplicacin de este principio no implica que las
etiquetas deban estar en una posicin especfica, ni en un nico formato.
Los atributos de estilo y espacio que acompaan a una etiqueta pueden

variar, de acuerdo a otros criterios de organizacin.
Ejemplo El escritor utiliz el mismo ejemplo anterior y cre los siguientes dos
agrupamientos, uno para la definicin y otro para el origen.
Definicin La presin de formacin es la presin a la cual

estn los fluidos dentro de los poros de la
formacin.
Origen La presin de formacin a una profundidad

determinada, en un rea particular, proviene de la
presin hidrosttica originada por una columna de
agua de una densidad promedio que va desde la
superficie hasta la profundidad considerada.
6
El Principio de Consistencia
Principio En documentos de contenidos similares, los escritores deberan utilizar

similares palabras, etiquetas, formatos, organizaciones y secuencias.
Justificacin La consistencia le ahorra tiempo al lector, porque as puede:
Encontrar la informacin necesitada rpidamente
Localizar informacin similar, evitando ambigedad
Concentrarse en contenido en vez de en formato
Comentario Mucho de la retrica tradicional (de la educacin tradicional) incita a

escritores a utilizar variedad en los documentos para entretener a los
lectores.
Sin embargo, el valor de un documento tcnico o de negocio, reside en la

habilidad del lector de utilizar el documento para hacer el trabajo.
Por lo tanto, en este tipo de documentos, la variedad es a menudo un

elemento distractor que aumenta el tiempo de lectura y que debe ser
utilizado con mucho cuidado.
Ejemplo Al momento de presentar los principios de este captulo, se han utilizado

las etiquetas Principio y Justificacin. Tambin se ha organizado la
informacin de la misma forma para cada principio. An ms, cada
principio ha sido redactado en forma de parecer una indicacin sobre lo
que debera o no debera hacer.
Estos ejemplos ilustran consistencia a los niveles de palabras, etiquetas,

formato y organizacin.
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Concepto Grfico
El Principio de Grficos Integrados
Principio Los escritores deberan utilizar diagramas, tablas, dibujos, como parte integral del
texto, no como elementos que son aadidos una vez finalizado el proceso de
escritura.
Justificacin Resultados de investigaciones indican que aproximadamente el 50% de la

poblacin adulta aprende ms y mejor de dibujos y otras formas grficas que de
palabras.
Si los grficos, tales como diagramas, tablas y dibujos son parte integral del texto,
los lectores no deben saltar adelante y atrs del documento para encontrar lo que
necesitan, perdiendo tiempo o inters.
Aprender Quizs la mayor atencin que ha recibido el estudio del cerebro en los ltimos aos
con se refiere a su divisin en hemisferio derecho e izquierdo.
todo el
cerebro Se ha llegado a demostrar cientficamente que los dos hemisferios funcionan de
manera distinta. La manera de asimilar informacin del hemisferio derecho es
diferente a la del izquierdo, sin embargo se complementan.
Tambin est demostrado que todas las personas tienen desarrollados los
hemisferios de forma distinta, existen preferencias individuales por lo tanto los
procesos de interpretacin son variados.
Diferencias Es mucho lo que se ha escrito sobre los hemisferios

del cerebro, por sus caractersticas ms importantes
estn claras.
Hemisferio Izquierdo Hemisferio Derecho

Anlisis Sntesis
Cifras Globalidad
Lgica Visualizacin
Similar a un Imgenes
computador Similar a un calidoscopio
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El Principio de Grficos Integrados, continuacin
Impacto Esta informacin tiene un impacto inmediato en la manera que tenemos

en escritura que escribir, si decamos que debemos satisfacer al lector por ser nuestro
cliente, ahora sabemos que una manera de lograrlo es estimulando ambos
hemisferios en l, as aumentarn las posibilidades de xito en su
asimilacin y comprensin.
Ejemplo de una En un mtodo de escritura tradicional, dos o ms oraciones SI-

forma tradicional ENTONCES
Usualmente aparecen en un prrafo. El siguiente es un ejemplo de este

caso:
Versin en prrafo:
Todas las solicitudes de pasajes areos nacionales deben estar firmadas

por el solicitante y aprobadas por el Gerente de la Divisin o personal
autorizado, de acuerdo con los niveles de delegacin financiera. En el caso
de boletos internacionales, estos debern ser firmados por el solicitante y
el Gerente de la Funcin, y aprobados por la Presidencia o
Vicepresidencia; o en el caso de las Divisiones, los boletos nacionales e
internacionales, sern aprobados por los niveles de delegacin financiera.
Ejemplo Ahora la misma informacin presentada con grficos, en este caso con una
de grficos herramienta llamada Tabla SI-ENTONCES.
integrados
Versin Tecnologa de Textos:
Utilice la siguiente tabla para determinar quienes deben firmar y aprobar

las solicitudes de pasajes.
ENTONCES las
SI el pasaje es solicitudes debern Y aprobadas por
ser firmadas por..
Nacional Solicitante Gerente de la Divisin
Solicitantes y Gerentes Presidente

Internacional
de Funcin Vicepresidente
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Concepto Grfico
El Principio de Acceso al Detalle
Principio Los escritores deberan escribir al nivel de detalle que hace la informacin
accesible al lector que la necesita, y que a la vez hace el documento til
para todos los tipos de lectores.
En otras palabras el escritor debera colocar lo que el lector necesita,

donde el lector lo necesita.
Justificacin El procesador de informacin humano, el cerebro, funciona mejor cuando

los principios, conceptos y procedimientos abstractos estn respaldados y
explicados por ejemplos concretos.
Evite Como escritor debe evitar que los lectores expertos en contenidos tengan
que leer informacin que les es conocida antes de encontrar aquella
informacin especfica que buscan.
Tambin debe evitar que los lectores novatos al contenido se enfrenten a

informacin especializada sin haber sido preparada para ello.
Cmo hacerlo? Incluir claramente etiquetadas introducciones, revisiones, descripciones,

diagramas y ejemplos para todas las presentaciones abstractas. Coloque
los diagramas y los ejemplos cerca del texto al que se refieren.
Estas son algunas maneras disponibles al escritor para facilitar el acceso al

detalle.
Ejemplo sin detalle A continuacin aparece un procedimiento que no utiliza diagramas ni

ejemplos. Este puede ser til slo para personas con experiencia en el
cambio de ruedas de automviles.
Paso Accin
1 Saque el neumtico de repuesto y las herramientas
2 Acue las ruedas
3 Suelte las tuercas de rueda
4 Ponga el gato en su lugar
5 Levante el automvil
6 Cambie las ruedas
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El Principio de Acceso al Detalle, continuacin
Ejemplo con detalle A continuacin un ejemplo del mismo procedimiento anterior dirigido a
personas de poca experiencia en el cambio de ruedas de automviles.
Paso Accin Detalles

1 Saque el neumtico de
repuesto y las herramientas
El neumtico de repuesto, el gato, la manivela del gato

y la bolsa de herramientas se encuentran en el lado
inferior de la alfombra del maletero.
2 Acue las ruedas
La rueda a acuar ser la rueda diagonal opuesta a la

pinchada, para evitar que el vehculo se mueva cuando
sea levantado por el gato.
11
Concepto Grfico

Paso Accin Detalles
3 Suelte las tuercas de rueda
Las tuercas de rueda deben soltarse levemente primero,

antes de levantar el automvil. Para soltar las tuercas,
gire el mango de la llave en el sentido contrario a las
agujas del reloj. Cuando haga esto, asegrese que la
llave est insertada completamente en la tuerca de tal
forma que no se pueda resbalar. Para una mxima
eficiencia ponga la llave como muestra la figura.
Entonces, tire de la llave hacia arriba, tomndola lo
ms del extremo posible. No saque la tuerca todava.
Afljela slo cerca de una vuelta y media.
4 Ponga el gato en su lugar
La base del gato debe apoyarse en un lugar firme y

nivelado. Instalndolo como se ensea en la figura.
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Paso Accin Detalles

5 Levante el automvil
Instale la manivela del gato como se indica en la figura.

Para levantar el vehculo, gire la manivela segn el
sentido de las agujas del reloj. Cuando el gato empiece
a levantar el vehculo chequee nuevamente que est
adecuadamente puesto y as no resbalar. Si el gato est
sobre un terreno blando o arena, es necesario colocar
un trozo de madera, un ladrillo, una piedra plana u otro
objeto bajo el gato para evitar el hundimiento.
6 Cambie las ruedas
Use la llave para soltar las tuercas de rueda, luego

squelas con los dedos.
Seque los tapacubos de las ruedas (si estn instalados)
y pngala en el suelo acostada para que no se ruede.
Para poner la rueda en el buje, tome la rueda de
repuesto, alinee los agujeros de la llanta con los
esprragos y deslcelos sobre ellos.
13
Concepto Grfico
El Principio de Jerarqua
Principio Los escritores deberan organizar pequeas y relevantes unidades de

informacin jerrquicamente y proveer a los grupos ms grandes de
etiquetas.
Justificacin Cuando el nmero de cualquier grupo de elementos est ms all del

lmite de agrupamiento, los lectores tienen dificultad comprendiendo y
recordando la informacin.
Resultados de investigaciones sugieren que las personas recuerdan y

comprenden mejor grandes cantidades de informacin si la informacin
est organizada en grupos relacionados de 5 a 9 elementos cada uno.
Ejemplo no Un escritor cre un procedimiento para darle servicio a un

jerrquico microcomputador. Una vez finalizado el procedimiento, el tcnico deba
seguir 28 pasos.
Diagrama
Mantenimiento de micros
1.-____ 6.-____ 11.-____ 16.-____ 21.-____ 26.-____
2.-____ 7.-____ 12.-____ 17.-____ 22.-____ 27.-____
3.-____ 8.-____ 13.-____ 18.-____ 23.-____ 28.-____
4.-____ 9.-____ 14.-____ 19.-____ 24.-____
5.-____ 10.-____ 15.-____ 20.-____ 25.-____
El escritor se dio cuenta que el material exceda el lmite de agrupamiento

y que sera difcil para los lectores entender la informacin.
Por lo tanto el escritor busc por relaciones entre los pasos individuales,
reagrup las unidades en distintos procedimientos y le otorg a cada
procedimiento una etiqueta para facilitarle al lector la labor de bsqueda
de informacin especfica.
14
El Principio de Jerarqua, continuacin
Ejemplo El escritor combin las unidades individuales de informacin para aplicar los
aplicando principios de Agrupamiento y Relevancia y creo las unidades ms grandes en
jerarqua la jerarqua. Luego cre etiquetas para cada una de las nuevas unidades.
Diagrama: Estas son las nuevas unidades creadas por el escritor.
15
Concepto Grfico
Etiquetas para Bloques
Importancia Una idea fundamental del Mtodo de Mapas de Informacin es el no

escribir ms en prrafos y comenzar a escribir en Bloques.
Otra idea fundamental es el de colocar una etiqueta a cada Bloque de

forma tal que el lector pueda ver a simple vista la estructura del
documento.
Propsito El propsito principal de la etiqueta es el de dejarle claro al lector el

de las etiquetas propsito del Bloque.
La etiqueta debera responderle al lector la pregunta, Qu informacin

voy a encontrar en este Bloque?.
Indicaciones Para crear etiquetas que sean tiles, los escritores pueden seguir las
siguientes indicaciones.
Crear etiquetas que describan acertadamente el contenido de cada

Bloque.
Mantener las etiquetas cortas y concisas.
Mantener consistencia en el vocabulario de la etiqueta y del bloque.
Utilizar palabras familiares en vez de trminos tcnicos.
No utilice frases de transicin, tales como Por el otro lado, o

etiquetas seguidas por parntesis ().
Utilice preguntas o frases cuando sea apropiado
Ejemplos:
Dnde encontrar los repuestos?
Qu ayuda est disponible?
Midiendo resultados.
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Guas para la Elaboracin de Etiquetas
Introduccin A continuacin se le presentar una gua para ayudarle en la elaboracin

de etiquetas
Ejemplos Algunos ejemplos de algunas etiquetas que pueden aparecer en

comunicaciones genricas.
Problema Definicin
Criterio Introduccin
Costo Procedimiento
Preguntando A menudo la mejor manera de crear etiquetas es hacindose las preguntas

para crear que se hara un lector. Las respuestas a esas preguntas seran las etiquetas
etiquetas del bloque.
Esta tabla resume alguna de esas preguntas.
Pregunta del Lector Pistas para Generar la Etiqueta
Cul es el El propsito (o funcin) de X.

propsito/funcin de X?
Procedimiento
Qu tipo de informacin es Proceso
sta? Estructura
Concepto
Principio
Clasificacin
Hechos
Definicin
Cmo podra utilizar yo Ejemplo
esta informacin? Introduccin
Justificacin
Por qu el escritor escribi Propsito
esto? Objetivo
17
Concepto Grfico
Qu son los Procedimientos?
Definicin Una definicin genrica, clara y efectiva de procedimiento es el conjunto

de pasos que ejecuta una persona o programa con el propsito de obtener
un resultado especfico.
Esta utilizacin del trmino procedimiento incluye las decisiones que se

deben tomar para obtener un resultado especfico.
Ejemplos El ttulo de un mapa puede sugerir que la informacin que se presenta se

y contra-ejemplos trata de un procedimiento. Los siguientes son ejemplos de ttulos de
procedimientos:
Cmo encender una estacin de trabajo
Cmo llenar una planilla de ISLR
Cmo hacer una torta de chocolate
Cmo utilizar la frmula de probabilidad condicional.
Mientras que los siguientes, son ejemplos de ttulos de otros tipos de

informacin, distintos a procedimientos:
Cuidado con cables de alta tensin
El Sistema Solar
Cmo Funciona un Computador
Componentes Todo procedimiento, independientemente de su naturaleza, presenta al

menos los siguientes componentes.
Condiciones iniciales (punto de partida, entrada)
Paso (de accin, de decisin o de repeticin)
Salidas (resultados, metas)
Estos tres componentes describen completamente un procedimiento.
18
Clasificacin de los Pasos
Pasos de Accin Un paso de accin consiste en una oracin que:
comienza con un verbo de accin
seguido del objeto que recibe la accin
seguido de cualquier estructura gramticamente correcta en Espaol.
Nota: el sujeto de cualquier paso de accin se supone que siempre es el

lector (implcito)
Ejemplos Los siguientes son ejemplos de pasos de accin
Ordene los cambios de acuerdo al cdigo postal
Cambie las direcciones de las personas que

tienen nueva direccin.
Sume el nmero de horas trabajadas en la

semana al acumulado de horas trabajadas en la
gerencia.
Pasos de decisin Los pasos de decisin son puntos en los cuales una persona, o un
programa de computadora, tienen que tomar eleccin basadas en la
informacin disponible en ese momento.
Ejemplo En un procedimiento sobre una lista de direcciones

podramos encontrar los siguientes pasos de
decisin.
Paso Accin
Ha cambiado el nombre de la calle?
1 Si ha cambiado, ir al paso 2
Si no ha cambiado, ir al paso 5
19
Concepto Grfico
Clasificacin de los Pasos, continuacin
Pasos de Un paso de repeticin es un comando especial o una oracin imperativa que le

Repeticin dice al usuario que repita un conjunto de acciones o decisiones hasta que
determinada condicin se cumpla.
Ejemplo En un procedimiento sobre la lista de direcciones

un paso le indica al usuario repetir una serie de
pasos para actualizar la lista de direcciones hasta
que todos los cambios del da sean completados.
Paso Accin
Repetir paso 1 al 4 hasta que complete

5
todos los cambio del da.
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Mapas de Procedimientos
Descripcin Un Mapa de procedimientos presenta una secuencia de pasos de accin y

decisiones que las personas ejecutan para obtener un resultado especfico.
Los Bloques Claves para los Mapas de Procedimientos utilizan tanto

textos como grficos (tales como tablas y flujogramas), para cubrir la
informacin acerca de los pasos en el procedimiento y acerca del
procedimiento como un todo.
Como identificarlos A continuacin aparecen algunas pistas para identificar cuando el material
fuente puede ser mejor representado como un Mapa de procedimientos.
Busque por nombres de tareas que comiencen con palabras como

Como
Ejemplos:
Como utilizar la central telefnica
Como operar el sistema de aire acondicionado
Busque por una serie de pasos a seguir seguidos
Ejemplo: Podra ensearle a alguien como hacerlo diciendo Primero has

esto, luego aquello, etc.
Busque por un resultado el cual es:
un problema resuelto por alguien
un producto que alguien hizo
una actividad realizada por alguien.
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Concepto Grfico
Qu es un Proceso?
Introduccin Un Mapa de proceso describe cambio y movimiento. Usualmente se

trabaja con procesos al escribir acerca de cosas tales como:
cambios histricos
cambios del cuerpo en un perodo de tiempo
sistemas de ingeniera en plantas manufactureras
cambios que ocurren cuando funciona un aparato elctrico o mecnico.
Definicin Un proceso es una serie de eventos o fases que toman lugar en el tiempo y
que usualmente tiene un propsito o resultado identificable. Algunos
procesos incluyen mltiples condiciones y resultados.
Comentarios Un proceso, como un procedimiento, usualmente involucra eventos

secuenciales o que se desarrollan en intervalos de tiempo. Sin embargo, un
procedimiento describe los pasos que debe realizar una persona, mientras
que un proceso describe los eventos o frases acerca de los cuales el lector
debe conocer.
Ejemplos A continuacin cuatro ejemplos de procesos:
hecho histrico pasado o presente
una descripcin de cmo trabaja una mquina
una descripcin de cmo funciona el sistema circulatorio humano
el flujo de la informacin de un requerimiento de servicios
22
Qu es un Proceso?, continuacin
Como identificar Para identificar procesos busque por estas seales:

procesos
descripciones de lo que pasa en un sistema o ambiente
operaciones que involucran fases o etapas
cambios en un elemento fsico, tales como una maquinaria

funcionando u organismos creciendo
descripciones de funcionamiento y relaciones
causas y efectos
movimientos, acciones y sus consecuencias.
23
Concepto Grfico
Indicaciones para Mapas de Estructuras
Cuando utilizarlos Utilice un Mapa de estructuras cuando est tratando con un tema que tiene
partes visibles y fronteras y cuando su propsito sea el de mostrar como
luce el objeto y describir sus partes.
Pistas para A continuacin algunas pistas para identificar fuentes de material que
identificar pueden ser mejor representados en Mapas de estructuras.
estructuras
Busque por descripciones (en vez de definiciones)
Busque por palabras Partes de
Pregntese usted mismo. Podra alguien dibujarlo?
Pruebe usted si las fronteras de la estructura pueden ser localizadas

(donde comienzan y donde terminan sus partes).
Ttulos de Mapas Utilice el nombre de la estructura ms amplia descrita como ttulo del
estndares Mapa en un Mapa de estructura.
Ejemplo: Si el Mapa de estructura es acerca de un terminal de computador,

entonces el ttulo del Mapa podra ser el nombre del terminal.
24
Escritura Veloz
Recopilacin de La etapa inicial del proceso de elaboracin de documentos consiste en

informacin recopilar informacin. Por lo general, los escritores cuentan con tipos de
proveedores de informacin:
Documentos de la organizacin. En algunas oportunidades se pretende

actualizar, complementar o resumir informacin contenida en varios
documentos ya existentes.
Personal de organizacin. En otras, se pretende documentar en forma

clara y objetiva la experticia que tienen un grupo de personas en
relacin a unas actividades o proceso.
Problema de la hoja Una vez que el escritor ha logrado recopilar un gran volumen de
en blanco informacin es comn que se enfrente a alguno de estos problemas.
Cmo comienzo a escribir?
Cmo organizo la informacin?
Por lo general estos problemas son consecuencia del gran volumen de

informacin recopilada.
Escritura Veloz Una tcnica para afrontar la problemtica anterior es la de escritura

veloz. Esta tcnica persigue disminuir el gran nmero de restricciones
presentes en escritores que le dificultan el comenzar a escribir.
Cmo hacerlo? Para hacerlo el escritor debe definir un lapso de tiempo y escribir tan
rpido como sea posible todas aquellas ideas que se le vayan ocurriendo
relacionadas con el tema.
Mientras est escribiendo debe evitar hacer correcciones o pausas. Debe

mantenerse escribiendo.
25
Concepto Grfico
Escritura Veloz, continuacin
Resultado Al finalizar la escritura veloz el escritor tendr un documento borrador

con una gran cantidad de ideas, que si bien no puede presentrsele al
lector, puede considerarse como el comienzo del proceso de redaccin.
El prximo paso consistir en comenzar a editar, modificar, corregir este

texto hasta que satisfaga las necesidades del escritor.
Otra posibilidad es la de elaborar un mapa mental del contenido, para lo

cual necesitar leer la prxima informacin.
Ventajas La utilizacin de esta tcnica le permite al escritor disminuir los distintos

tipos de informacin que mantiene en su cabeza, disminuyendo la
complejidad de la actividad.
Otras ventajas de la escritura veloz son:
Iniciar el proceso de escritura. Rompe la barrera de la pgina en

blanco.
Estimular el hemisferio derecho
Reunir ideas
26
Mapas Mentales
Introduccin Quizs como consecuencia de una interpretacin de la comunicacin oral

como un proceso secuencial, existe una tendencia a considerar la
elaboracin de comunicacin escrita tambin como un proceso lineal.
Investigaciones recientes en bioqumica, fisiologa demuestran que la

mente es capaz de absorber informacin en una forma no-lineal. Por lo
tanto, ni la comunicacin oral ni la escrita son procesos secuenciales ni
deben ser considerados as.
Al librarse de esta restriccin, el escritor aade una nueva dimensin de

libertad a la elaboracin de documentos.
Memoria La memoria es naturalmente asociativa no lineal. Cada idea tiene miles de

enlaces en la mente. A la mente le es ms sencillo recordar palabras claves
e imgenes, no oraciones.
La tcnica de mapas mentales intenta reflejar la manera como el cerebro

organiza las ideas.
Definicin Un mapa mental es una representacin grfica de la informacin basada en

la asociacin de palabras claves.
El fundamento de los mapas mentales es presentar la informacin en una

forma que le sea ms fcil asimilarla al cerebro.
Los mapas mentales permiten recordar y reforzar las asociaciones y los

enlaces. Tambin permiten que ms informacin se coloque en una
pgina.
Elementos Los elementos de un mapa mental son:
Asunto Central
Palabras claves
Relaciones y asociaciones
Elementos grficos
27
Concepto Grfico
Mapas Mentales, continuacin
Cmo hacer un Para realizar un mapa mental siga las siguientes instrucciones:
mapa mental
Coloque en el centro de una pgina en blanco el ttulo del tema a tratar.
En lo posible acompae el ttulo de una imagen.
Identifique palabras claves que resuman una idea importante a
considerar. Si encuentra un icono para las palabras, mejor!
Enlace estas palabras claves entre s de una manera grfica.
Escriba en letras de molde preferiblemente.
Aada la informacin a medida que se le ocurre.
No se detenga en un rea. Si est bloqueado comience a escribir otra.
Utilice color y otras tcnicas.
Ventajas Algunas ventajas de la utilizacin de mapas mentales.
Es posible obtener una visin completa del contenido del documento.

Los mapas mentales liberan a la mente del pensamiento lineal,
permitiendo a las nuevas ideas que aparezcan primero.
La ideal principal aparece ms claramente definida.
Las importancias relativas de las ideas aparecen explcitas. Las ideas
ms cercas del centro sern ms importantes que las que se hayan en el
periferia.
Las relaciones entre conceptos claves sern reconocibles de inmediato
por su proximidad y relacin.
La naturaleza de la estructura permite agregar ms informacin
fcilmente.
Herramienta para Los mapas mentales son fciles de repasar. Un repaso regular refuerza la
recordar memoria. Adems, tambin ayudar a la retencin y a la memoria que
cada mapa luzca diferente.
28
Matriz de Validacin
Una de las herramientas con ms uso que se desprende de los principios y

Introduccin
tipos de informacin se refiere a la matriz de validacin.
Esta matriz recoge las caractersticas ms importantes de cada tipo de
documento que se trabaja, para obtener un esquema maestro que facilite la
elaboracin y validacin del documento.
Esta matriz puede elaborarse a distintos niveles de abstraccin.
Ejemplo Un ejemplo de matriz de validacin es el siguiente.
P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P
Principio
Implicacin
Justificacin
Ejemplo
Observacin
Comentario
La construccin variar del nivel de abstraccin para el cual se est

Construccin
elaborando la matriz. Estos niveles pueden ser mapa, seccin o
documento.
Mapa: Incluya una lista con las etiquetas utilizadas en un grupo de
mapas.
Seccin: Incluya una lista con los ttulos de los mapas.
Documento: Incluya una lista con las secciones que suelen contener
los documentos de un mismo tipo.
Esta lista puede complementarse con otras producidas para documentos

Cmo utilizar la
similares. De esta manera se obtiene una lista genrica que facilitar la
matriz
creacin de una nueva instancia del tipo de documento en cuestin.
La persona que elabora una nueva instancia del tipo de documento en
cuestin, slo debe contrastar si tiene informacin para todos los
elementos de la tabla. Si no es as, verifica si se debe a un caso particular o
si debe regresar a la recopilacin de datos por ms informacin.
29
Concepto Grfico
Aprovechamiento de Procesadores de Palabras
Una de las consecuencias ms importantes de la sistematizacin del

Introduccin
proceso de elaboracin de documentos descrita en tecnologa de textos
es la oportunidad para los escritores de obtener mayores beneficios de los
procesadores de palabras y otras aplicaciones de escritorio.
Un escritor formado con la Tecnologa de Textos podr obtener un mayor
beneficio de los procesadores de palabras, ya que la estructura y
diagramacin de los documentos facilitar la utilizacin de herramientas
poco aprovechadas por los usuarios.
Aunque la siguiente informacin se ajusta al procesador de palabras

MSWord
Microsoft Word sus fundamentos son vlidos para cualquier procesador de
similares caractersticas.
Si usted nota que se encuentra escribiendo repetidas veces la misma

Autotextos
palabra o la misma frase, entonces puede aprovechar la opcin de
autotexto. Esta opcin le ahorrar tiempo y minimizar los errores de
mecanografiado.
En relacin a Tecnologa de Textos, puede aprovechar los autotextos para

guardar tablas diagramadas de acuerdo a sus necesidades.
Para asegurar un documento homogneo lo ms sencillo es utilizar estilos.

Estilos
Los estilos guardan caractersticas de diagramacin los cuales son
aplicadas a partes del documento que el usuario especifique. Los estilos
permiten modificar la diagramacin de un documento rpida y
consistentemente.
En relacin a Tecnologa de Textos le recomendamos que tanto los ttulos
de los mapas, como las etiquetas, sean asociados a estilos.
30
Aprovechamiento de Procesadores de Palabras, continuacin
Existen unos estilos particulares denominados ttulos (Ttulo 1, Ttulo 2,

Ttulos
) que son aprovechados por diversas herramientas de MSWord.
El beneficio de utilizar estos estilos ttulo, es que ellos son utilizados por
las herramientas de:
Referencia Cruzada (para relacionar una idea con otra pgina del
documento).
Tablas de Contenido.
Adems, el utilizar estos estilos de ttulo, se puede aprovechar las opciones
disponibles cuando se ve el documento como Diseo de Pgina.
En relacin a Tecnologa de Textos le recomendamos que el ttulo del

captulo sea estilo Ttulo 1 y que el de los mapas sea Titulo 2.
Con las nuevas versiones de MSWord, cada vez es ms fcil utilizar los
Macros
macros. Estos son tiles cuando el usuario debe realizar tareas repetitivas.
En el marco de Tecnologa de Textos son particularmente tiles al
momento de diagramar secciones especficas y agregar bloques de
informacin.
Existe cierta informacin de carcter dinmico ante la cual se ofrece

Campos
mecanismos para que sean incluidos automticamente por MSWord.
Por ejemplo, la fecha de impresin, el nombre del documento, el nombre
del archivo, el nmero de la pgina. Pueden incorporarse automticamente
al documento mediante los campos.
31
Concepto Grfico
Aprovechamiento de Procesadores de Palabras, continuacin
Plantillas Por ltimo estn las plantillas, las cuales son estructuras de MSWord que
permiten recoger toda la informacin particular que ha desarrollado el
escritor (autotextos, macros, campos, estilos) para que pueda ser
reutilizado posteriormente.
Idealmente se debe desarrollar una plantilla para cada tipo de documento

que utilice el escritor. De esta manera podr minimizar el tiempo dedicado
a diagramacin y estructuracin y dispondr de ms tiempo para labores
de anlisis.
Se recomienda desarrollar una plantilla para documentos a realizar bajo la

Tecnologa de Textos.
Conclusin Es muy probable que en su estacin de trabajo usted tenga acceso a un

procesador de palabras con potencialidades insospechadas.
Las nociones de Tecnologa de Textos permiten el trabajo estructurado de

documentos, el cual facilita la utilizacin de herramientas sofisticadas de
los procesadores de palabras.
Estas herramientas le ayudarn en la produccin de documentos

homogneos en cuanto a su estructura y diagramacin en un menor
tiempo.
32

Tecnologia de Textos

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Principios

Principios basados En los ltimos 20 aos, investigadores de diversos centros de

Debido a que la retrica tradicional no atiende las necesidades de la

Importancia A continuacin se les presentar un conjunto de principios bsicos de

Un entendimiento de estos principios bsicos es esencial para la

En este captulo El contenido del presente captulo es el siguiente:

El Principio de Grficos Integrados

El Principio de Acceso al Detalle

Principio Los escritores deberan agrupar la informacin en unidades pequeas y

Qu es una Una unidad manejable de informacin es aquella que consiste en no ms

Justificacin: investigadores sugieren que las personas pueden procesar y

Nota: Debe tenerse en cuenta que mientras la complejidad de la

Implicacin La implicacin de este principio es que los escritores deberan redactar

Justificacin Al aceptar que los lectores no pueden retener ms de 5 a 9 piezas de

Principio Para agrupar la informacin, los escritores deben utilizar un criterio. El

Los escritores deberan asegurar que toda la informacin en un

En otras palabras, al momento de redactar:

Coloque junto lo que es similar, y

Excluya de cada agrupamiento la informacin que no est

Implicacin La utilizacin de este principio implica que toda la informacin

Como consecuencia, los escritores deben dejar fuera del grupo la

Justificacin El empleo del Principio de Relevancia asiste a la comprensin y ahorra

Si se incluye informacin irrelevante, o de distintos propsitos para el

contina en la prxima pgina

El Principio de Relevancia, continuacin

Ejemplo: Como ejemplo veamos el siguiente caso: Un escritor utilizando este

Al revisar el borrador el escritor pens, no es muy largo porque slo

Aplicando el Principio de Relevancia, el escritor redact la informacin

La presin de formacin es la presin a la cual estn los fluidos dentro de

La presin de formacin a una profundidad determinada, en un rea

Principio Luego de haber organizado las oraciones en unidades manejables que le

Justificacin Las etiquetas facilitan la comprensin y la bsqueda de la informacin.

La investigacin indica que las personas entienden y acceden a la

Los atributos de estilo y espacio que acompaan a una etiqueta pueden

Definicin La presin de formacin es la presin a la cual

Origen La presin de formacin a una profundidad

Principio En documentos de contenidos similares, los escritores deberan utilizar

Justificacin La consistencia le ahorra tiempo al lector, porque as puede:

Encontrar la informacin necesitada rpidamente

Localizar informacin similar, evitando ambigedad

Concentrarse en contenido en vez de en formato

Comentario Mucho de la retrica tradicional (de la educacin tradicional) incita a

Sin embargo, el valor de un documento tcnico o de negocio, reside en la

Por lo tanto, en este tipo de documentos, la variedad es a menudo un

Ejemplo Al momento de presentar los principios de este captulo, se han utilizado

Estos ejemplos ilustran consistencia a los niveles de palabras, etiquetas,

El Principio de Grficos Integrados

Justificacin Resultados de investigaciones indican que aproximadamente el 50% de la

Diferencias Es mucho lo que se ha escrito sobre los hemisferios

Hemisferio Izquierdo Hemisferio Derecho

contina en la prxima pgina

El Principio de Grficos Integrados, continuacin

Impacto Esta informacin tiene un impacto inmediato en la manera que tenemos

Ejemplo de una En un mtodo de escritura tradicional, dos o ms oraciones SI-

Usualmente aparecen en un prrafo. El siguiente es un ejemplo de este

Todas las solicitudes de pasajes areos nacionales deben estar firmadas

Utilice la siguiente tabla para determinar quienes deben firmar y aprobar

Nacional Solicitante Gerente de la Divisin

Solicitantes y Gerentes Presidente

El Principio de Acceso al Detalle

En otras palabras el escritor debera colocar lo que el lector necesita,

Justificacin El procesador de informacin humano, el cerebro, funciona mejor cuando

Tambin debe evitar que los lectores novatos al contenido se enfrenten a

Cmo hacerlo? Incluir claramente etiquetadas introducciones, revisiones, descripciones,

1.- 6.- 11.- 16.- 21.- 26.-

2.- 7.- 12.- 17.- 22.- 27.-

3.- 8.- 13.- 18.- 23.- 28.-

4.- 9.- 14.- 19.- 24.-

5.- 10.- 15.- 20.- 25.-