Capitulo 17: Circuito administrativo de compras

Partes del circuito de compras

1. Solicitud de compra
2. Seleccin de proveedores
3. Adjudicacin de la compra
4. Recepcin de la mercadera
5. Almacenamiento de la mercadera
6. Registro contable
7. Recepcin de la factura

Formas de compra

Compras normales (tpicas)

Compras extraordinarias (atpicas)
Compras menores
Importacin

Normas de control interno de las compras

Sobre el proceso en s

El inicio del proceso de compra debe estar respaldado por el pedido formal de un
funcionario responsable y designado para tal efecto.
La adjudicacin de la compra debe realizarse a partir de la evaluacin de diferentes
presupuestos y no en funcin del criterio personal del jefe o encargado de compras.
El volumen de la compra debe guardar relacin con las reales necesidades de consumo.

Sobre la documentacin

Todos los formularios deben ser prenumerados para poder ser identificados de manera
unvoca.

Sobre la mercadera

Sobre la cantidad y la calidad de la mercadera recibida se debe efectuar un control

exhaustivo.
En el caso de que la mercadera viaje por cuenta y riesgo del comprador se hace
imprescindible la contratacin de seguros que cubran los riesgos del traslado.
Sobre los responsables

La persona designada para efectuar la compra debe desarrollar su tarea en un rea

especfica (compras), independientemente de almacenes, recepcin y contadura.
El responsable de la seleccin del proveedor debe ser un funcionario especial designado
especficamente para tal fin (no debe existir vinculo alguno entre los proveedores y el
empleado).

Capitulo 18: Circuito administrativo de ventas

Partes del circuito de ventas

1. Concretar la venta
2. Recepcin del dinero
3. Entrega de la mercadera
4. Registro de la venta

Formas de venta

Ventas normales

A travs de corredores
Por correspondencia o telfono
En el saln de exposicin
Por exportacin

Ventas extraordinarias

Bienes propios de la empresa

Normas de control interno de las ventas

Sobre el proceso en s

Deben fijarse polticas, por escrito, referentes a condiciones de venta, otorgamiento de

crditos, determinacin de precios.

Sobre la documentacin

Las notas de pedido, remitos y facturas deben estar prenumeradas.

Es necesario ejercer un control cruzado sobre la facturacin.
Sobre la mercadera

La circulacin de los productos debe estar respaldada por el documento comercial

correspondiente en cada caso.
La devolucin de la mercadera debe estar avalada por formularios contables
correspondientes.

Sobre los responsables

La persona que ejerce la funcin de vendedor debe tener acceso limitado a los registros de
stock y de cuentas de los clientes.
Las bonificaciones deben ser autorizadas por un funcionario que tenga las atribuciones
necesarias segn su nivel jerrquico.

Capitulo 19: Circuito administrativo de pagos

Partes del circuito de pagos

1. Emisin de orden de pago

2. Confeccin del cheque
3. Autorizacin del pago
4. Control del recibo
5. Registro del pago

Formas de pago

Pago por correspondencia

Pago a cobradores del proveedor
Pago en la oficina del proveedor
Pago en bancos
Pago por medio de bancos
Pago efectivo de gastos menores
Pago de sueldos y jornales

Normas de control interno del circuito de pagos

Normas de control interno generales para el movimiento de pagos

Sobre el proceso en s

Para que el control de los fondos sea realizado de manera eficiente, los fondos
provenientes de cobranzas deben estar separados de los destinados a pagos.
 Debe guardarse registro contable de las operaciones relacionadas con el movimiento de
fondos.
La realizacin de arqueos sorpresivos de caja permite verificar si los valores en existencia
coinciden con los que surgen del registro contable.
Conciliar los registros contables internos contra los extractos bancarios

Sobre los responsables

Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del manejo de los fondos y del
registro de las operaciones.
La responsabilidad sobre la custodia y el manejo de los fondos debe recaer en una nica
persona.
Es conveniente que el personal que maneja los fondos rote peridicamente

Normas de control interno de los pagos especficamente

Sobre el proceso en s

Es vital la existencia de fondo fijo o caja chica.

Sobre la documentacin

Realizacin de pagos mediante cheques

El pago debe estar amparado por la totalidad de los comprobantes correspondientes.

Sobre los responsables

Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del registro de las asistencias y
del pago de sueldos y jornales.

Capitulo 20: Circuito administrativo de cobranzas

Partes del circuito de cobranzas

1. Deteccin de la necesidad de cobro

2. Cobro y entrega del recibo
3. Recepcin del dinero o valores
4. Registro contable

Formas de cobrar

Por cobradores
En caja
 Por correspondencia
Cobro en el domicilio del comprador
Dbito bancario
Depsito bancario
Descuento de pagare en un banco
Cobro de exportaciones

Normas de control interno de las cobranzas

Normas de control interno generales para el movimiento de fondos

Sobre el proceso en s

Separar los fondos provenientes de cobranzas de los destinados a pagos

Debe guardarse registro contable de las operaciones relacionadas con el movimiento de
fondos
La realizacin de arqueos sorpresivos de caja permite verificar si los valores en existencia
coinciden con los que surgen del registro contable
Realizar los movimientos de fondos a travs del banco

Sobre los responsables

Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del manejo de los fondos y del
registro de transacciones
La responsabilidad sobre el control de los valores monetarios debe recaer en una nica
persona
Es conveniente que el personal rote peridicamente

Normas de control interno propias de la cobranza

Sobre el proceso en si

Proceder a la liquidacin inmediata de la cobranza

Realizar el control de los valores recibidos por correspondencia
Efectuar el depsito integro e inmediato de la cobranza

Sobre la documentacin

Utilizar recibos prenumerados

Confeccin de cheques con restriccin de cobro
Evitar la aceptacin de cheques de pago diferido
 Documentar las transferencias internas de dinero o de valores

Sobre los responsables

Designar un responsable de la asignacin de descuentos

Custodiar los documentos a cobrar