Como Crear Tu Sistema de Facturacion de

Ventas en Excel
Si definitivamente quieres aprender a crear un Sistema de Facturacin, este es el
contenido ms importante que hayas visto, porque hoy tengo los pasos especficos para
ti.

Hola que tal, Soy Roger Perez y hoy voy a compartir contigo, Como Crear Tu Sistema
de Facturacion de Ventas paso a paso.

En la actualidad hay negocios que llevan el control de sus facturas de venta

manualmente y esto nos limita ver al instante cuanto vendimos mensualmente, el da de
ayer, o incluso el da de hoy, tambin esto nos limita no tener una Base de Datos de
Clientes al instante, que nos permita ver que cliente es ms frecuente en comprarnos y
mucho ms.

Por eso hoy voy a presentarte como crear un Sistema de Facturas de ventas en Excel que
te permita Facturar e imprimir fcilmente a tus clientes. Comencemos entonces:

Nombrando las Hojas de tu Sistema de

Facturacion
Considero que ya tienes tu Libro Excel abierto y el primero paso es insertar Hojas, si
usas Excel 2013 inserta 3 Hojas ms y si usas Excel 2010 o 2007 inserta una hoja ms,
ya que estas versin ya traen tres hojas de forma predeterminada.

Ahora vamos a Nombrar las Hojas en el Siguiente orden:

A la Hoja 1 lo nombraremos Factura

A la Hoja 2 lo nombraremos Base

A la Hoja 3 lo nombraremos Productos

A la Hoja 4 lo Nombraremos Clientes

Observa la Imagen para que puedas ver como quedo renombradas las Hojas Excel:
 Diseando la Hoja Excel Factura de Ventas de
Tu Sistema de Facturacion
Para comenzar nos ubicamos en la Hoja Factura y comenzamos a crear un Formulario
de fcil entrada y uso.

Por lo General una Factura de Venta debe Contener:

1. Nombre del Negocio

2. Nmero de Identificacin Fiscal

3. Direccin del Negocio

4. Fecha de la facturacin

5. Numero de Factura

6. Nombre del Cliente

7. Direccin del Cliente

8. Cantidad del Producto vendido

9. Cdigo del Producto

10. Nombre o Descripcin del Producto

11. Descripcin o Detalles

12. Precio Unitario

13. Precio Total

14. IVA

15. Suma Total

16. Firma del Vendedor

Comenzamos a Disear:

1. Seleccionamos de la Celda A1: F1 y le aplicamos el comando combinar y

Centrar.

2. Seguidamente escribimos NOMBRE DEL NEGOCIO, en tu caso el nombre de

tu negocio.

3. Seleccionamos de la Celda C2:E2 y le aplicamos el comando combinar y

centrar, en seguida escribimos Direccin y numero de Identificacin Fiscal, en
tu caso debes de escribir la direccin donde est ubicado tu negocio y la
identificacin fiscal de tu negocio.

4. En la Celda E4 escribimos FACT. N: y le aplicamos negrilla.

5. En la Celda A4 escribimos FECHA, y en la Celda B4 la Formula =HOY (),

seleccionamos la Celda B4:C4 y lo combinamos.

6. En la Celda A6 escribimos CLIENTES:, seleccionamos de la A6: B6 y lo

Combinamos.

7. En la Celda A7 escribimos DIRECCION:, seleccionamos de la A7:B7 y lo

Combinamos.

8. Seleccionamos del a Celda C6:F6 y le aplicamos combinar y centrar mas todos

los Bordes.

9. Seleccionamos de la Celda C7:F7 y le aplicamos combinar y centrar mas todos

los Bordes.

10. En la Celda A9 escribimos CANT. y le aplicamos un ancho de columna de 52

Pixeles ms negrilla.

11. En la Celda B9 escribimos COD.PROD y le aplicamos un ancho de columna de

71 Pixeles ms negrilla.

12. En la Celda C9 escribimos PRODUCTO y le aplicamos un ancho de Columna

de 107 Pixeles ms negrilla.

13. En la Celda D9 escribimos DESCRIPCION y le aplicamos un ancho de

Columna de 145 Pixeles ms Negrilla.

14. En la Celda E9 escribimos P/U y le aplicamos un ancho de Columna de 83

Pixeles ms Negrilla.

15. En la Celda F9 escribimos TOTAL y le aplicamos un ancho de Columna de 80

Pixeles ms Negrilla.

16. Seleccionamos de la A9: F17 y le aplicamos todos los Bordes.

 17. En la Celda E18 escribimos SUBTOTALES y le aplicamos negrilla.

18. En la Celda E19 escribimos IVA 12% y le aplicamos negrilla.

19. En la Celda E20 escribimos TOTAL A PAG. y le aplicamos negrilla.

20. Seleccionamos de la E18: F20 y le aplicamos todos los Bordes.

21. En la Celda A21 escribimos FIRMA DEL VENDEDOR, seleccionamos de la

A21:C21 y le aplicamos combinar y Centrar ms negrilla.

22. Nos ubicamos en la A20 pulsamos 7 espacios y aplicamos guion Bajo 32 veces
pulsando la tecla chift y la tecla guion.

A continuacin te muestro una imagen, para que puedas ver como quedo el formulario:

Diseando la Hoja Excel Base de tu Sistema de

Facturacion
Muy bien, ahora vamos a Disear la Hoja Excel Base y para eso nos ubicamos en la
Hoja Base. Dentro de esta Hoja Vamos crear 10 encabezados en la primera fila de cada
columna, comencemos:

1. En la Celda A1 escribimos FECHA y le aplicamos negrilla.

2. En la Celda B1 escribimos N FACT. y le aplicamos negrilla.

3. En la Celda C1 escribimos CLIENTE y le aplicamos un ancho de columna de

156 pixeles ms negrilla.

4. En la Celda D1 escribimos CANT. y le aplicamos negrilla.

5. En la Celda E1 escribimos COD.PROD. y le aplicamos negrilla.

6. En la Celda F1 escribimos PRODUCTO y le aplicamos un ancho de columna

de 187 pixeles ms negrilla.

7. En la Celda G1 escribimos DESCRIPCION y le aplicamos un ancho de

columna de 246 Pixeles ms Negrilla.

8. En la Celda H1 escribimos PRECIO UNIT. y le aplicamos negrilla.

9. En la Celda I1 escribimos PRECIO TOTAL y le aplicamos un ancho de

columna de 102 pixeles ms negrilla.

10. En la Celda J1 escribimos IVA y le aplicamos negrilla.

A continuacin te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los
encabezados:

Diseando la Hoja Excel Productos de tu

Sistema de Facturacion
Nos ubicamos en la Hoja Producto y creamos cinco encabezados:

1. En la Celda A1 escribimos COD.PROD y le aplicamos un ancho de columna

de 101 pixeles ms negrilla.
 2. En la Celda B1 escribimos PRODUCTO y le aplicamos un ancho de columna
de 125 pixeles ms negrilla.

3. En la Celda C1 escribimos DESCRIPCION y le aplicamos un ancho de

columna de 116 pixeles ms negrilla.

4. En la Celda D1 escribimos PRECIO UNIT y le aplicamos un ancho de

columna de 97 pixeles ms negrilla.

5. En la Celda E1 escribimos PROVEEDOR y le aplicamos un ancho de

columna de 83 Pixeles ms negrilla.

A continuacin te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los
encabezados:

Diseando la Hoja Excel Clientes de tu Sistema

de Facturacion
Nos ubicamos en la Hoja Excel Clientes y creamos tres encabezados:

1. En la Celda A1 escribimos CLIENTE y le aplicamos un ancho de columna de

192 Pixeles ms negrilla.

2. En la Celda B1 escribimos DIRECCION y le aplicamos un ancho de

columna de 321 Pixeles ms negrilla.

3. En la C1 escribimos CIUDAD y le aplicamos negrilla.

A continuacin te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los
encabezados:
 Creando el Catlogo de Productos en la Hoja
PRODUCTOS
En esta Hoja vamos a Digitar todos los Productos, con sus respectivos cdigos,
Descripcin, Precio y Proveedor.

A continuacin te presento la informacin que digite en la Hoja Productos:

Sistema de Facturacion Nombrando Celdas en

la Hoja Excel Productos
Ahora vamos a nombrar celdas en la Hoja Excel Productos, para eso seleccionamos de
la A2:E6 y nos ubicamos en la Pestaa Formulas, Grupo Nombres Definidos y
Seleccionamos el Comando Asignar Nombre, se presenta una ventana, en este vamos
asignarle el nombre CATALOGO, y pulsamos aceptar.

Te dejo una imagen, para que veas como debe quedar:

Digitando Primeros Clientes en la Hoja Clientes
de tu Sistema de facturacion
En la Hoja Excel CLIENTES vamos a escribir dos Nombres de clientes con sus
respectivas Direcciones y Ciudades (En tu caso si tienes una lista de clientes, digtalas
todas), A continuacin puedes ver los clientes que digite:

Sistema de Facturacion - Nombrando Celdas de

la Hoja Excel Clientes
En la Hoja Clientes, seleccionamos desde la A2: C10 y le asignamos Nombre a la Celda
Seleccionado CLIENTES.

Te dejo una Imagen, para que veas como debe quedar:

Formulando la Hoja Excel Factura de Tu

Sistema de Facturacion
Ahora que ya hemos definido Nombres en la Hoja Excel Productos y Clientes, vamos a
aplicar Formulas Excel a la Hoja Factura. Comencemos:

1. En la Celda C10 escribimos la Formula =SI ($B10<>; BUSCARV ($B10;

CATALOGO; 2; 0) ;), seleccionamos de la C10:C17 y rellenamos la
Formula hacia abajo, listo ahora las celdas C10:C17 estn Formuladas.

2. En la Celda D10 escribimos la Formula =SI ($B10<>; BUSCARV ($B10;

CATALOGO; 3; 0) ;), seleccionamos de la D10:D17 y rellenamos la
Formula hacia abajo, listo ahora las Celdas D10:D17 estn Formuladas.

3. En la Celda E10 escribimos la Formula = SI ($B10<>; BUSCARV ($B10;

CATALOGO; 4; 0); ), seleccionamos de la E10:E17 y rellenamos la Formula
hacia Abajo, listo ahora las Celdas E10:E17 estn Formuladas.

4. En la Celda F10 escribimos la Formula =SI (A10>0; A10*E10;""),

seleccionamos de la F10:F17 y rellenamos la Formula hacia Abajo.
 5. En la Celda F18 escribimos la Formula =SUMA (F10:F17).

6. En la Celda F19 escribimos la Formula =F18*12%.

7. En la Celda F20 escribimos la Formula =F18+F19.

Muy bien, ahora si probamos digitando el cdigo de un producto y la cantidad de venta,

podrs comprobar el funcionamiento total de las Formulas, vamos te invito a que lo
pruebes.

Ejemplo: Si digitas en la celda A10 la Cantidad 2 y en la Celda B10 el cdigo 1001 en

las dems celda aparecer automticamente los dems detalles, en este caso te aparecer
Arroz en la celda C10, 80/20 en la celda D10, $45 en la celda E10 y en la F10 el Total
de la Fila. Te dejo una imagen:

Como Crear Tu Sistema de Facturacin en

Excel - 2

Validando Datos en la Hoja Excel Factura

Dentro de esta Hoja Excel, es necesario llevar a cabo dos validaciones, para facilitar el
acceso a los Cdigos de Productos y a la lista de Clientes.

Comenzamos Validando las Celdas Correspondiente al encabezado COD.PROD:

 1. Seleccionamos de la B10:B17 y nos ubicamos en la Pestaa Datos, Grupo
Herramientas de Datos y seleccionamos el comando Validacin de Datos.

2. Se presenta una ventana, en el Cuadro de Lista, lo Desplegamos y

seleccionamos Lista.

3. El cuadro de texto, donde dice origen vamos a escribir la siguiente formula

=PRODUCTOS!$A$2:$A$12 y pulsamos aceptar.

Te dejo una imagen para que veas como debe quedar:

Muy bien, ahora puedes observar un icono al lado de cada celda validada, al pulsar clic
sobre este icono se despliega la Lista de Cdigo de cada Producto.

Ahora continuamos validando, vamos a validar la Celda C6, comencemos:

1. Seleccionamos la Celda C6 y nos ubicamos en la Pestaa Datos, Grupo

Herramientas de Datos y seleccionamos el comando validacin de Datos.

2. Se presenta una ventana, dentro de este en el Primer cuadro de lista, lo

desplegamos y escogemos lista.

3. En el Cuadro de texto donde dice origen escribimos la formula =CLIENTES!

$A$2:$A$20 y pulsamos aceptar.
Ahora puedes comprobar que se muestra la lista de clientes en la Celda.

Formulas Excel para Aumentar el Nmero de

Factura
Necesitamos que cada vez que terminemos de Facturar a un cliente, automticamente el
nmero de factura cambie para generar una nueva factura.

Para eso nos ubicamos en la Celda G4 y escribimos la siguiente Formula Excel:

=MAX (BASE! B2:B150)+1

Listo con esto el Numero de Factura aumentara automticamente cada vez que
digitemos una factura nueva y lo Guardemos.

Formulas Excel para la Celda C7 (Direccin)

Cada vez que seleccionamos un cliente, es tedioso buscar y escribir todas las veces la
Direccin de los clientes, es por eso que vamos a escribir una Formula en la C7 para que
al seleccionar el Cliente, automticamente nos devuelva la Direccin del Cliente.
Escribe la siguiente formula en la Celda C7:

=SI (C6<>""; BUSCARV (C6; Clientes; 2; 0) ;"")

Listo con esta frmula, ahora tan solo al seleccionar el cliente, te devolver la Direccin
del Cliente, haz la prueba ahora.

Creando el Botn imprimir y Guardar

Datos desde la Hoja Excel Factura
Para Crear el Botn Imprimir y Guardar, vamos a ubicarnos en la Pestaa Programador
si tienes Excel 2010 o bien Desarrollador si tienes el Excel 2013, en mi caso tengo el
Excel 2013 y me ubico en la Pestaa Desarrollador, Grupo Controles y despliego el
Comando Insertar, para seleccionar el Control ActiveX Botn de Comando.

Una vez seleccionado lo dibujamos desde la Celda G8:H9, tal como se muestra en la
imagen:
Muy bien, ahora vamos a nombrar el Botn, cambiaremos el nombre CommandButton1
por Imprimir y Guardar. Para eso sigamos los siguientes pasos:

1. Pulsamos clic derecho sobre le botn y seleccionamos Propiedades.

2. Se presenta una ventana, dentro de este, nos ubicamos en Caption y

sustituimos CommandButton1 por Imprimir y Guardar, Cerramos la
ventana y listo ya hemos cambiado el nombre del botn. Te invento a
ver la imagen:
 Copiando Macros en VBA para la
automatizacin de la Plantilla
A continuacin te voy a dar los cdigos para llamar a imprimir el formulario y el cdigo
para borrar el Formulario una vez guardado:

Sub limpieza()

ActiveSheet.Range("C6,F4").Value = ""

ActiveSheet.Range("A10:B17").Value = ""

End Sub
Sub Imprimir()

' imprimir Macro

On Error Resume Next

Sheets("FACTURA").Activate

ActiveSheet.PrintPreview

End Sub

Este cdigo lo vamos a copiar dentro de un Mdulo en Visual Basic para Aplicaciones.
Para insertar un Modulo sigue los siguientes pasos:

1. Ve a la Pestaa Insertar y haz clic sobre el comando Modulo, y veras

que en la Venta Proyecto se ha insertado una Carpeta denominado
Mdulos, lo despliegas y veras El Modulo1, haz doble clic sobre el
modulo 1 y en la parte derecha se abre el espacio donde copiaremos
los cdigos, lo copiamos y listo.

Programando el Botn Imprimir y

Guardar de la Hoja Excel Factura
Para programar el botn Imprimir y Guardar nos ubicamos en la Hoja Excel factura y
pulsamos clic derecho sobre el botn y seleccionamos la opcin Ver Cdigo.

Se abre Visual Basic para Aplicaciones y nos ubicamos en medio de los Cdigos de
Programacin:

Private Sub CommandButton1_Click()

End Sub

Y copiamos los Siguientes Codigos:

Call Imprimir

'rutina que graba la factura en hoja base

'se busca la primer fila libre en hoja Fact

filalibre = Sheets("Base").Range("A1048576").End(xlUp).Row + 1
'se pasarn los datos desde la 1er fila de items

ActiveSheet.Range("A10").Select

fila = 10

While ActiveCell.Value <> ""

'copiamos datos fijos ajustando nro col

Sheets("Base").Cells(filalibre, 2) = ActiveSheet.Range("F4") 'NRO FACT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 1) = ActiveSheet.Range("B4") 'FECHA

Sheets("Base").Cells(filalibre, 3) = ActiveSheet.Range("C6") 'CLIENTE

'otros datos del encabezado

'copiamos lista de items

Sheets("Base").Cells(filalibre, 4) = ActiveCell.Offset(0, 0) 'CANT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 5) = ActiveCell.Offset(0, 1) 'COD PROD

Sheets("Base").Cells(filalibre, 6) = ActiveCell.Offset(0, 2) 'PROD

Sheets("Base").Cells(filalibre, 7) = ActiveCell.Offset(0, 3) 'DESCRIPC

Sheets("Base").Cells(filalibre, 8) = ActiveCell.Offset(0, 4) 'PRECIO UNIT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 9) = ActiveCell.Offset(0, 5) 'PRECIO TOT

'incremento la variable fila para repetir el bucle

filalibre = filalibre + 1

'repito el bucle para los items siguientes

ActiveCell.Offset(1, 0).Select

Wend
'una vez concluda la copia debiera limpiarse el form de datos

'para el ingreso de nueva factura

Call limpieza

A continuacin te dejo una imagen, para que veas como debe quedar programado el
Botn Imprimir y Guardar:

Muy bien, ya tenemos lista la plantilla, cerramos VBA y ahora a Probar su

funcionamiento:
 Probando Tu Sistema de facturacin
Excel
Para probar la Plantilla vamos a digitar dos Facturas y a continuacin te dejo los
detalles:

1. Venta de 2 quintales de Arroz y 3 quintales de Azcar a Nombre de

Paula Hodgson.

2. Venta de 4 quintales de Harina, 3 de Arroz y 5 de Frijoles a Nombre de

Roger Perez.

Vamos a Digitar las Facturas:

Digitando o Creando la Factura 1

1. Digitamos el Numero de factura en la Celda F4, en este caso el

nmero 1.

2. Digitamos el Nombre del cliente, en este caso lo escogemos de la

Lista Desplegable Paula Hodgson Perez

3. La Direccin automticamente ya aparece, entonces continuamos:

4. Ahora digitamos los detalles, te dejo una imagen para que veas como
debe quedar:
5. Ahora que ya est lista la Factura, solo pulsamos clic sobre el Botn Imprimir y
Guardar, se presenta la Vista preliminar lo imprimes y listo ya se guard la Factura y
tenemos una nueva Factura para facturar a un Nuevo cliente.

Puedes observar la Hoja Base, ya contiene los Datos que tenamos en la Factura 1.
Ahora continuamos con la Factura 2.

Digitando o Creando la Factura 2

Vamos a repetir los mismos pasos realizado para generar la Factura 1, una vez
completado solo pulsamos clic en Imprimir y Guardar y listo.

Puedes ver que todo lo facturado est en la Hoja Base de Datos con sus respectivos
Nmeros de Factura y Fecha.