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Escola Nacional de Administrao Pblica

Gesto
de Materiais

Apostila

Diretoria de Desenvolvimento Gerencial


Programa Gesto da Logstica Pblica
Apostila ENAP

Gesto de Materiais

Braslia - 2013
ENAP Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica

Presidente
Paulo Sergio de Carvalho
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Diretora de Formao Profissional
Maria Stela Reis
Diretora de Comunicao e Pesquisa
Enid Rocha Andrade da Silva
Diretora de Gesto Interna
Ala Vanessa de Oliveira Canado

Coordenadora-Geral de Programas de Capacitao: Marcia Seroa da Motta Brando


Editora: Enid Rocha; Coordenador-Geral de Comunicao e Editorao: Luis Fernando
de Lara Resende; Reviso: Renata Fernandes Mouro e Roberto Carlos R. Arajo; Capa:
Ana Carla Gualberto Cardoso; Editorao eletrnica: Maria Marta da R. Vasconcelos.

Ficha catalogrfica: Equipe da Biblioteca Graciliano Ramos/ENAP

F333g FENILI, Renato Ribeiro


Gesto de materiais / Renato Ribeiro Felini. Braslia : ENAP / DDG, 2013.
115 p.
Curso Gesto de Materiais.

1. Administrao Pblica Brasil. 2. Administrao de Materiais. I. ttulo.

CDU 35.073.532(81)

ENAP, 2013

ENAP Escola Nacional de Administrao Pblica


Diretoria de Comunicao e Pesquisa
SAIS rea 2-A 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 Fax: (61) 2020 3178

2
Sumrio ENAP

Apresentao ........................................................................................................... 7

Objetivo do Curso .................................................................................................... 8

Principais Tpicos .................................................................................................... 8

Metodologia ............................................................................................................ 8

Agenda .................................................................................................................... 8

CAPTULO 1 Conceitos iniciais ............................................................................... 9

1. Tipos de recursos nas organizaes ...................................................................... 9

2. Conceito de recursos materiais e patrimoniais ..................................................... 10

3. Objetivos da Gesto de Materiais em rgos pblicos ......................................... 11

4. Atividades inseridas na Gesto de Recursos Materiais ......................................... 12

5. Relao da rea de Gesto de Materiais com as demais


reas organizacionais ........................................................................................... 13

CAPTULO 2 Classificao de materiais .................................................................. 18

1. Atributos e etapas da classificao de materiais ................................................... 18

1.1. Atributos da Classificao de Materiais ................................................................. 18

1.2. Etapas da Classificao de Materiais ...................................................................... 19

2. Tipos (ou critrios) de classificao de materiais .................................................. 19

2.1. Possibilidade de fazer ou comprar ........................................................................ 20

2.2. Por demanda .......................................................................................................... 21

2.3. Por aplicao na organizao .................................................................................. 21

2.4. Por periculosidade ................................................................................................. 22

2.5. Por perecibilidade .................................................................................................. 22

3
ENAP 2.6. Por importncia operacional a classificao XYZ ................................................. 22

2.7. Por valor de demanda a classificao ABC .......................................................... 23

2.8. Material permanente versus material de consumo .............................................. 28

CAPTULO 3 A gesto de estoques ......................................................................... 32

1. Conceito de estoque ............................................................................................ 32

2. Razes para a manuteno de estoques ............................................................... 32

3. Os custos de estoques .......................................................................................... 33

3.1. Custos diretamente proporcionais ao nvel do estoque mdio ........................... 34

3.2. Custos inversamente proporcionais ao nvel do estoque mdio ......................... 35

3.3. Custos independentes do nvel do estoque mdio .............................................. 36

4. Mtodos de previso da demanda ....................................................................... 36

4.1. Mtodo do ltimo perodo ..................................................................................... 37

4.2. Mtodo da mdia aritmtica ou da mdia mvel ................................................. 37

4.3. Mtodo da mdia ponderada ................................................................................ 38

4.4. Mtodo da mdia mvel exponencialmente ponderada ..................................... 38

4.5. Mtodo dos mnimos quadrados ........................................................................... 39

5. Sistemas de reposio de estoque ....................................................................... 39

5.1. Dimensionamento do estoque de segurana ........................................................ 41

5.2. O sistema de reposio contnua ........................................................................... 42

5.3. O sistema de reposio peridica .......................................................................... 46

ESTUDO DE CASO 1: Suprimento de Estoque I .......................................................... 54

6. Indicadores relacionados a estoques .................................................................... 57

6.1. Nvel de servio ...................................................................................................... 57

6.2. Giro de estoque ...................................................................................................... 57

6.3. Cobertura de estoque ............................................................................................ 58

7. Mtodos de avaliao de estoques ...................................................................... 59

7.1. Custo mdio ............................................................................................................ 59

4
ENAP
7.2. PEPS ou FIFO ........................................................................................................... 60

7.3. UEPS ou LIFO ........................................................................................................... 61

8. Just in Time e Kanban.......................................................................................... 62

8.1. possvel o emprego just in time no setor pblico? ............................................. 64

ESTUDO DE CASO 2: Suprimento De Estoque II ........................................................ 65

CAPTULO 4 Compras ............................................................................................. 68

1. Atributos essenciais em uma gesto de compras eficiente ................................... 68

2. A funo compras ................................................................................................. 69

3. O ciclo de compras ............................................................................................... 70

4. A estrutura do setor de compras........................................................................... 71

5. Negociao com fornecedores ............................................................................. 72

6. O perfil do comprador .......................................................................................... 74

7. Compras em rgos pblicos ................................................................................ 74

7.1. Noes gerais ......................................................................................................... 74

7.2. Modalidades de licitao ....................................................................................... 75

7.3. Relao entre o objeto de licitao e o mercado fornecedor ............................... 77

7.3.1. Competio de licitantes para o fornecimento do objeto invivel ................... 78

7.3.2. Competio de licitantes para o fornecimento do objeto vivel, e


o objeto no bem comum .................................................................................. 79

7.4. A instruo de processos de compras em rgos pblicos ................................... 80

7.5. Parcelamento do objeto......................................................................................... 82

7.6. Fracionamento de despesas .................................................................................. 83

7.7. Indicao de marca nas compras pblicas ............................................................. 83

7.8. O sistema de registro de preos ............................................................................ 84

ESTUDO DE CASO 3: Aquisio de Pen Drives .......................................................... 87

ESTUDO DE CASO 4: Impugnao De Edital .............................................................. 90

CAPTULO 5: Gesto de Almoxarifados .................................................................... 93

1. Objetivos da gesto de almoxarifados .................................................................. 93

5
ENAP 2. Recebimento de materiais ................................................................................... 94

3. Armazenagem de materiais .................................................................................. 95

3.1. Critrios de armazenagem ..................................................................................... 95

3.2. Embalagens de proteo ........................................................................................ 99

3.3. Arranjo fsico (layout) do almoxarifado ................................................................. 100

3.4. Critrios de localizao de material ....................................................................... 101

4. Distribuio interna de materiais ......................................................................... 102

CAPTULO 6: Gesto Patrimonial ............................................................................. 104

1. Conceitos iniciais ................................................................................................. 104

2. Incorporao e tombamento ................................................................................ 105

3. Inventrio de bens patrimoniais........................................................................... 106

4. Movimentao de bens patrimoniais ................................................................... 108

5. Depreciao ......................................................................................................... 108

6. Baixa patrimonial e alienao ............................................................................... 109

ESTUDO DE CASO 4: Aquisio de veculos e contratao de


servios de manuteno .......................................................................................... 112

Referncias .............................................................................................................. 115

6
Gesto de Materiais ENAP

Apresentao

Prezado(a) Aluno(a),

Seja bem-vindo ao Curso de Gesto de Materiais, concebido e organizado pela Escola


Nacional de Administrao Pblica (ENAP).
Nos prximos quatro dias, voc estar imerso no estudo da Administrao de Materiais
voltada s organizaes pblicas. O intuito a sedimentao de conhecimentos e a
promoo de dilogo no intuito de robustecer a eficincia na gesto de materiais no setor
pblico brasileiro.

Bom estudo!

7
ENAP Objetivo do Curso

Prover a viso sistmica da gesto de materiais voltada ao setor pblico, por meio do
estudo das atividades correlatas aos processos organizacionais envolvidos.

Principais Tpicos

Classificao de materiais;
Gesto de estoques;
Compras;
Gesto de almoxarifados;
Gesto patrimonial.

Metodologia

Exposies dialogadas
Atividades individuais
Estudos de caso

Agenda

8
CAPTULO 1 Conceitos iniciais ENAP

1. Tipos de recursos nas organizaes

De forma geral, a existncia de uma organizao envolve quatro ingredientes: indivduos


que fazem uso de recursos e coordenam suas tarefas para que atinjam objetivos comuns,
de acordo com o esquema abaixo:

Ta re fas Objetivos
Indivduos + Recursos + coordenadas + comuns
= Organizao

Nunes (2008) nos apresenta um conceito de organizao que, alm dos elementos citados
acima, considera ainda a insero em um determinado contexto ou ambiente:

Organizao um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo,
seja individualmente de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto
ou ambiente, com vista a atingir um objetivo predeterminado atravs da afetao eficaz de
diversos meios e recursos disponveis, liderados ou no por algum com as funes de planejar,
organizar, liderar e controlar. (destaque nosso)

O mote principal de nosso curso recai, invariavelmente, sobre os recursos empregados


pela organizao. Dessa forma, nossa primeira tarefa especfica nos familiarizarmos com
o conceito de recurso, bem como tomarmos cincia dos tipos de recursos passveis de
serem empregados em uma organizao.

Recursos so os meios empregados por uma organizao para a consecuo de seus


objetivos. So as ferramentas que servem de base para o desempenho organizacional.

Logicamente, os recursos, por si s, no determinam como ser a atuao organizacional.


Nesse sentido, de grande pertinncia a argumentao de Johnson, Scholes e Whittington
(2011):
Esses recursos certamente so importantes, mas o que uma organizao faz como ela emprega
ou disponibiliza tais recursos significa pelo menos tanto quanto os recursos que possui. No
haveria razo em possuir equipamento de ponta, conhecimento valioso ou marcas reconhecidas se
no fossem utilizados de modo eficaz. (JOHNSON; SCHOLES; WHITTINGTON, 2011, p. 83 84)

O modo de utilizao dos recursos mais intimamente relacionado com as competncias


organizacionais, ou seja, o somatrio de conhecimentos, habilidades e atitudes que moldam
o emprego e a disponibilizao dos recursos, norteando-se pelos objetivos a serem atingidos.
Em uma anlise preliminar, os recursos podem ser divididos em duas categorias, a saber:
recursos tangveis: so os bens fsicos de uma organizao, tais como material de
expediente, maquinrio, material de limpeza etc., e
recursos intangveis: so os bens imateriais, ou no fsicos, tais como conhecimento,
patentes, logomarcas registradas, reputao no mercado etc.

9
ENAP Em uma tica mais acurada, uma categorizao1 mais apurada dos recursos organizacionais
pode ser assim disposta:

Recursos

Fsicos ou
Financeiros Humanos Capital
materiais em
Intelectual
sentido amplo

Recurso material
(sentido estrito)

Recurso
Patrimonial

Com base no esquema acima, pertinente a seguinte exposio:


Recursos financeiros trata-se do capital ($) disponvel, bem como demais fontes de
financiamento s atividades organizacionais. Em rgos pblicos, os recursos financeiros
so, em sua maioria, consignados na Lei Oramentria Anual;
Recursos humanos referem-se ao somatrio de competncias (conhecimentos,
habilidades e atitudes) oriundos dos indivduos que compem os esforos organizacionais;
Capital intelectual refere-se aos recursos intangveis que agregam valor e que
conferem vantagem competitiva organizao. Patentes, bases de dados sobre clientes,
conhecimento, experincia, reputao, propriedade intelectual etc. so exemplos de
recursos nesta categoria.

Nosso curso ir versar sobre a gesto dos recursos materiais em uma organizao. Definido
esse escopo, o primeiro passo restringe-se na apresentao do conceito de recurso material,
apresentado na prxima seo.

2. Conceito de recursos materiais e patrimoniais

Uma definio sucinta de recurso material, em sentido amplo, pode ser assim
apresentada:
Recurso material, em sentido amplo, todo o bem fsico (tangvel) empregado em uma
organizao.
O Decreto n 99.658/19902, em seu art. 3, vai alm, arrolando alguns exemplos do que
seriam recursos materiais em rgos pblicos:

1
Anlise parcialmente baseada em Johnson, Scholes e Whittington (2011).
2
Regulamenta, no mbito da administrao pblica federal, o reaproveitamento, a movimentao, a
alienao e outras formas de desfazimento de material.

10
[Material a] designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, ENAP

veculos em geral, matrias-primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas


atividades dos rgos e entidades pblicas federais, independente de qualquer fator;
Para fins de gesto, os recursos materiais, em sentido amplo, podem ainda ser
classificados em duas subcategorias: os recursos materiais em sentido estrito e os recursos
patrimoniais, assim definidos:
Recurso material, em sentido estrito, todo o bem fsico (tangvel) empregado em uma
organizao que detm natureza no permanente. Em geral, constituem-se em materiais
que so consumidos ao longo do tempo, constituindo-se, usualmente, bens de estoque.
Apesar de ser esta uma classificao contbil, o conceito de recurso material, em sentido
estrito, aproxima-se sobremaneira do inerente a material de consumo.
Recurso patrimonial todo o bem fsico (tangvel) empregado em uma organizao que
detm natureza permanente. Em geral, os bens patrimoniais podem ser de trs tipos:
imveis (prdios, terrenos etc.), instalaes (uma central de ar condicionado, por exemplo)
e materiais permanentes (mquinas, mveis, computadores etc.).

Uma vez delimitados os conceitos acima, estamos prontos para abordar os objetivos da
Administrao de Recursos Materiais. o que faremos a seguir.

3. Objetivos da Gesto de Materiais em rgos pblicos

A Constituio Federal de 1988, no caput de seu art. 37, torna explcito alguns princpios
que devem nortear o funcionamento da administrao pblica brasileira:
Art. 37. A administrao pblica direta e indireta de qualquer dos Poderes da Unio, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...)
Neste ponto, mostram-se importantes algumas observaes:
a observncia dos princpios constitucionais relativos administrao pblica
obrigatria para todos os Poderes (Executivo, Legislativo e Judicirio);
os princpios listados no caput do artigo 37 da Constituio Federal de 1988 so aplicveis
administrao pblica direta e indireta, e
os princpios so vlidos em todas as esferas de governo: Unio, estados, Distrito
Federal e municpios.
O Princpio da Eficincia ltimo entre os princpios que regem a administrao pblica,
conforme caput do artigo 37 da CF/88 foi acrescentado Carta Magna pela Emenda
Constitucional n 19/19983.

Vejamos o conceito do Princpio da Eficincia, nas palavras de Moraes (2010):

3
O Princpio da Eficincia j era considerado um princpio da administrao pblica antes da CF/88. A
inovao trazida por nossa ltima Constituio foi torn-lo explcito.

11
ENAP [...] o princpio da eficincia aquele que impe administrao pblica direta e indireta e a
seus agentes a persecuo4 do bem comum, por meio do exerccio de suas competncias de forma
imparcial, neutra, transparente, participativa, eficaz, sem burocracia e sempre em busca da qualidade,
primando pela adoo dos critrios legais e morais necessrios para a melhor utilizao possvel
dos recursos pblicos, de maneira a evitar-se desperdcios e garantir-se uma maior rentabilidade
social.

Note que a busca pela melhor utilizao possvel dos recursos pblicos, conforme
destacado acima, faz com que o Princpio da Eficincia aproxime-se muito da noo de
economicidade, ou seja, da consecuo do melhor custo X benefcio no trabalho da
administrao pblica, evitando-se o desperdcio do dinheiro pblico.
exatamente nesse contexto que a Gesto de Materiais na administrao pblica est
inserida. Sendo materiais recursos pblicos, adquiridos e mantidos com recursos oriundos
da sociedade, h o dever do agente de empreg-los da melhor forma.
Nesse sentido, podemos enunciar o objetivo central da Administrao de Recursos
Materiais:

Maximizar o uso dos recursos materiais na organizao pblica, ou seja, evitar


desperdcios.

Logicamente, ao considerarmos a gama de atividades envolvidas na gesto de materiais,


esse objetivo pode ser desmembrado em objetivos secundrios, assim listados:

Suprir a organizao dos materiais necessrios ao seu desempenho, no momento certo,


com a qualidade requerida, praticando preos econmicos, recebendo e armazenando os
bens de modo apropriado, distribuindo-os aos setores demandantes, evitando estoques
desnecessrios e mantendo rotinas de controle efetivas.

Com base nos termos destacados acima, vemos que a gesto de materiais engloba atividades
tais como compras (suprimento), recebimento, armazenagem, distribuio e controle. Na prxima
seo, tais atividades sero analisadas com maiores detalhes.

4. Atividades inseridas na Gesto de Recursos Materiais

Gonalves (2007), de forma didtica, agrupa as atividades inerentes gesto de materiais


em trs nichos principais, dispostos de acordo com o seguinte esquema:

4
persecuo = busca, perseguio.

12
A esses nichos, poderamos adicionar outro: a Gesto de Recursos Patrimoniais. Cada ENAP

um desses nichos contm atividades tpicas, que so arroladas no quadro a seguir:

Ao longo de nosso curso, todas as atividades listadas acima sero estudadas. Preliminarmente,
contudo, veremos como se d a relao da rea de Gesto de Materiais com os demais setores da
organizao.

5. Relao da rea de Gesto de Materiais com as demais reas organizacionais

Muitos dos processos conduzidos pela rea de Gesto de Materiais so considerados


como dos mais transversais5 em uma organizao. Ao considerar os setores ou atores
organizacionais que, direta ou indiretamente, afetam ou so afetados pelas atividades da
Administrao de Materiais, estamos fazendo uma anlise dos stakeholders envolvidos.
Restringindo-nos ao ambiente interno de uma organizao pblica, os principais
stakeholders relacionados atuao da rea de Gesto de Materiais so passveis de serem
assim esquematizados:

5
Um processo dito transversal quando perpassa diversas reas dentro de uma organizao, no se
restringindo a uma rea especfica.

13
ENAP

Cpula da
organizao

rea de
Auditoria


Recursos
interna
Humanos

Gesto de
materiais


Informtica rea
financeira

Clientes
internos

A relao entre tais setores e a Gesto de Materiais assim discriminada:


Cpula da organizao determina a poltica de gesto de materiais da organizao.
Maximizar ou minimizar estoques? Alienar ou no determinado bem? Quais licitaes
devem ser realizadas? Quais os projetos relacionados melhoria dos processos de gesto
de materiais devem ser patrocinados? Quais as atividades inerentes gesto de materiais
que devem ser terceirizadas? As respostas a esses questionamentos devem ser providos
pela cpula do rgo pblico;
rea de recursos humanos prov o ferramental humano conduo das tarefas de
gesto de materiais. Em rgos pblicos, relaciona-se verificao de necessidade de
pessoal, ao planejamento de sua reposio (via concursos pblicos), bem como elaborao
de cronogramas de treinamento e capacitao dos envolvidos, entre outras tarefas;
rea de informtica prov o ferramental de sistemas de tecnologia da informao e
comunicao (TIC) que subsidiar as tarefas inerentes gesto de materiais. O
desenvolvimento e o emprego de sistemas informatizados de bancos de dados destinados
conduo das atividades de administrao de materiais extremamente usual no setor
pblico brasileiro contemporneo;
Clientes internos constituem a razo da existncia e da estruturao da rea de
Gesto de Materiais. Exercem o papel de demandantes e de usurios de materiais na
organizao;
rea financeira prov os recursos necessrios aquisio de novos materiais. Sem
a comprovao prvia da disponibilidade de recursos oramentrios6, vedada a conduo
de licitaes em rgos pblicos;

6
A exceo constitui-se nas licitaes para registro de preos.

14
ENAP
Auditoria interna verifica se as rotinas e os atos administrativos protagonizados
pela rea de Gesto de Materiais mostram-se em conformidade com os preceitos legais,
emitindo, ao final, relatrios de recomendao.

Aps essa familiarizao inicial com a definio de Recursos Materiais e Patrimoniais e com
os objetivos da Administrao de Materiais, estamos prontos a dar um passo adiante em nosso
estudo. Em se tratando dos recursos materiais, eles podem ser classificados de diversas maneiras,
seja com relao sua aplicao dentro da organizao, sua importncia em termos financeiros,
ao seu tempo de durao ou a outro critrio desejado. o que veremos no prximo captulo.

15
ENAP Suas Anotaes

16
Suas Anotaes ENAP

17
ENAP CAPTULO 2 Classificao de materiais

1. Atributos e etapas da classificao de materiais

Nas diversas organizaes, sejam elas pblicas ou no, os materiais so classificados


segundo os mais diversos critrios. Viana (2000, p. 51) nos traz a seguinte conceituao
preliminar:

A classificao o processo de aglutinao de materiais por caractersticas semelhantes.

Mas qual a razo de classificarmos materiais?


Os dados que advm da classificao servem de informao gerencial ao administrador
de materiais, que se torna capaz de voltar sua ateno a determinada(s) categoria(s) de
material(is), ao invs de tentar, em vo, lidar com uma infinidade de itens de materiais.
Sem uma classificao de materiais bem definida, seria quase impossvel ao gestor de
materiais administrar seus estoques.

1.1. Atributos da classificao de materiais

Um sistema de classificao deve possuir determinadas qualidades (ou atributos) que o


torne satisfatrio. Para Viana (2000), so trs os atributos de um bom sistema de classificao:
Abrangncia = a classificao deve abordar uma srie de caractersticas dos materiais,
caracterizando-os de forma abrangente. Aspectos fsicos, financeiros, contbeis; so todos
fundamentais em um sistema de classificao abrangente.
Flexibilidade = Segundo Viana (2000), um sistema de classificao flexvel aquele
que permite interfaces entre os diversos tipos de classificao, de modo a obter uma viso
ampla da gesto de estoques. Enquanto a abrangncia tem a ver com as caractersticas do
material, a flexibilidade refere-se comunicao entre os tipos de classificao, bem
como possibilidade de adaptar e melhorar o sistema de classificao sempre que desejvel.
Praticidade = a classificao deve ser simples e direta, sem demandar do gestor
procedimentos complexos. Ainda, deve prover informaes objetivas.
O quadro a seguir traz um exemplo de como tais atributos relacionam-se a uma situao
real de classificao de material:

18
1.2. Etapas da classificao de materiais ENAP

Alm dos atributos de um sistema de classificao, h de se abordar os etapas(ou


princpios) que regem a classificao de materiais, conforme listados a seguir:

Catalogao
Normalizao

Simplificao Especificao Padronizao Codificao

Catalogao = arrolamento de todos os itens de material existentes em estoque,


permitindo uma ideia geral do conjunto;
Simplificao = reduo da diversidade de itens de material em estoque que se destinam
a um mesmo fim. Caso existam dois itens de material que so empregados para a mesma
finalidade, com o mesmo resultado indiferentemente, opta-se pela incluso no catlogo
de materiais de apenas um deles. A simplificao uma etapa que antecede a padronizao;
Identificao (Especificao) = descrio minuciosa do material, possibilitando sua
individualizao em uma linguagem familiar ao mercado;
Normalizao = estabelecimento de normas tcnicas para os itens de material em si,
ou para seu emprego com segurana. Pode-se dizer, da mesma forma, que a normalizao
de itens de material necessria para a consecuo da padronizao em sua completude.
Um exemplo de material a ser normalizado so os medicamentos a bula , nesse caso, o
produto final da normalizao. Para outros tipos de materiais, a entidade oficial de
normalizao no Brasil a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT). H de se ressaltar
que nem todos os materiais carecem de normalizao;
Padronizao = uniformizao do emprego e do tipo do material. Facilita o dilogo com
o mercado, facilita o controle, permite a intercambialidade de sobressalentes ou demais
materiais de consumo (peas, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de fax etc.);
Codificao = atribuio de uma srie de nmeros e/ou letras a cada item de material,
de forma que essa informao, compilada em um nico cdigo, represente as caractersticas
do item. Cada item ter, assim, um nico cdigo.
Dessa maneira, por meio da classificao que os itens em estoque so agrupados
segundo determinados critrios, sejam eles peso, forma, dimenses, tipo, uso etc. O
resultado a otimizao dos controles de estoque, dos procedimentos de armazenagem e
da operacionalizao dos almoxarifados (locais de armazenagem dos itens de material, na
organizao).
Cabe a observao de que, na rotina operacional de uma organizao, nem sempre
todas as etapas da classificao de materiais sero necessrias. Ao adquirir um produto j
padronizado, por exemplo, basta sua especificao e posterior codificao.

2. Tipos (ou critrios) de classificao de materiais

Vrios so os tipos de classificao de materiais, determinados em funo das


informaes gerenciais desejadas pelo gestor de materiais.
Veremos, a seguir os principais tipos de classificao:

19
ENAP 2.1. Possibilidade de fazer ou comprar

Esta classificao tem por objetivo prover a informao de quais materiais podero ser
produzidos internamente pela organizao, e quais devero ser adquiridos no mercado. As
categorias de classificao podem ser assim listadas:
materiais a serem produzidos internamente;
materiais a serem adquiridos;
materiais a serem recondicionados (recuperados) internamente;
materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de anlise caso a caso pela
organizao).
A deciso sobre produzir ou adquirir um item de material no mercado tomada pela
cpula da organizao, considerando os custos e a estrutura envolvida. Nesse contexto, h
duas estratgias possveis: a verticalizao e a horizontalizao:
Verticalizao Produz-se (ou tenta-se produzir) internamente tudo o que puder.
Essa estratgia foi dominante nas grandes empresas, at o final do sculo passado, no
intuito de assegurar a independncia de terceiros (ex: General Motors). Mais raramente,
h empresas que ainda se esforam na verticalizao de seus negcios (um exemplo seria
a Faber-Castell que, na ltima dcada, esforou-se na conquista da autossuficincia no
plantio de madeira, matria-prima na confeco de lpis). No entanto, verticalizar mostrou-
se um negcio arriscado, j que se corre o risco da empresa ficar engessada, ou seja, a
imobilizao de recursos pode tornar o negcio pouco flexvel.
Horizontalizao Compra-se de terceiros o mximo de itens que iro compor o
produto final. Essa estratgia a grande tendncia das empresas modernas. De modo
geral, apenas os processos fundamentais (chamados core processes) no so terceirizados,
por razes de segredos tecnolgicos. A estrutura horizontalizada tpica do Sistema Toyota
de Produo, que remete a terceiros cerca de 75% do processo produtivo7.

O quadro abaixo sumariza as vantagens e desvantagens dessas estratgias:

Vantagens Desvantagens
Verticalizao Independncia de terceiros; Perda de flexibilidade (a
Maiores lucros; empresa fica engessada);
Manuteno de segredo sobre Maior investimento (maiores
tecnologias prprias. custos).
Horizontalizao Garantia de flexibilidade Perda de controle tecnolgico;
empresa; Dependncia de terceiros;
Menores custos (no h despesa Lucros menores.
na criao de estruturas internas).

7
Segundo ANTUNES, R. O Toyotismo, as novas formas de acumulao de capital e as formas de (alienao).
Cadernos CRH, 2002.

20
2.2. Por demanda ENAP

No caso de materiais no-de-estoque, quando verificada sua necessidade, inicia-se um


processo pontual de aquisio.
Ainda, em rgos pblicos, a aquisio dos materiais no-de-estoque, nos quais a
demanda imprevisvel, feita, preferencialmente, mediante o chamado Sistema de
Registro de Preos, que ser abordado mais adiante em nosso curso.

Observao: As demais classificaes (apresentadas a seguir) so atinentes exclusivamente aos


materiais de estoque, que so mantidos nos almoxarifados das organizaes.

2.3. Por aplicao na organizao

21
ENAP
Fique Atento!

Em rgos pblicos, com raras excees, o objetivo final a prestao de um servio. Assim, tendo
em vista que, usualmente, no contemplam processos produtivos, o tipo de material mais comum
no setor pblico o material auxiliar (material de expediente, de informtica, de limpeza etc.).

2.4. Por periculosidade

Materiais perigosos so aqueles que oferecem risco, em


especial durante as atividades de manuseio e transporte.
Nessa categoria, esto inseridos os explosivos, lquidos e slidos
inflamveis, materiais radioativos, corrosivos, oxidantes etc.

2.5. Por perecibilidade

Trata-se de uma classificao que leva em conta o desaparecimento


das propriedades fsico-qumicas do material.
Gneros alimentcios, vacinas, materiais para testes laboratoriais,
entre outros, so considerados perecveis, j que esto sujeitos
deteriorao e decomposio.
Para esse tipo de material, h de se dispensar especial ateno
quanto aos prazos de vencimento. Em geral, quando compem estoques, emprega-se uma
sistemtica de distribuio dos materiais conhecida por PEPS, segundo a qual o primeiro
item de material a entrar o primeiro a sair. Estudaremos mais sobre o PEPS no captulo
acerca da gesto de estoques.

2.6. Por importncia operacional a classificao XYZ

A Classificao XYZ avalia o grau de criticidade ou de imprescindibilidade do item de


material nas atividades desempenhadas pela organizao. As classes so assim definidas,
conforme Mendes e Castilho (2009):

Classificao por importncia operacional


Classe Definio
Classe X Materiais de baixa criticidade, cuja falta no implica paralisaes da produo, nem
riscos segurana pessoal, ambiental e patrimonial. Ainda, h facilidade de sua
obteno no mercado.
Classe Y Materiais que apresentam grau de criticidade intermedirio, podendo, ainda, ser
substitudos por outros com relativa facilidade.
Classe Z Materiais de mxima criticidade, no podendo ser substitudos por outros equivalentes
em tempo hbil sem acarretar prejuzos significativos. A falta desses materiais provoca
a paralisao da produo, ou coloca em risco as pessoas, o ambiente ou o patrimnio
da empresa.

22
Neste ponto, importante tecer algumas consideraes: ENAP

A classificao por importncia operacional prov uma informao qualitativa acerca


da relevncia do item de material para a rotina da organizao. Para uma anlise mais
acurada, esta informao deve ser associada a uma anlise quantitativa, em termos de
impacto financeiro do material. A anlise quantitativa ($$) provida por meio da
Classificao ABC, estudada a seguir;
Os materiais inseridos na Classe Z so tambm conhecidos por materiais crticos. Viana
(2000) amplia o conceito de materiais crticos para aqueles
que so merecedores de ateno especial do gestor, por
diversos motivos sejam eles operacionais, de
segurana, econmicos entre outros. Assim, as razes
para a considerao de materiais como crticos podem
ser assim listadas:
- razes econmicas = materiais de custos
significativos de transporte e armazenagem;
- razes de armazenagem, manuseio e transporte = materiais de alta periculosidade,
ou perecveis, ou, ainda, de elevados peso e dimenso.
- razes de planejamento = materiais de difcil previso de consumo, pela organizao.

2.7. Por valor de demanda a classificao ABC

O Mtodo da Curva ABC ou Princpio de Pareto (ou, ainda, Curva 80-20), uma ferramenta
segundo a qual os itens de material em estoque so classificados de acordo com sua
importncia, geralmente financeira.
Para Gonalves (2007), o principal objetivo da anlise ABC identificar os itens de maior
valor de demanda e sobre eles exercer uma gesto mais refinada, especialmente por
representarem altos valores de investimentos e, muitas vezes, com impactos estratgicos
para a sobrevivncia da organizao.
Devemos frisar que, na sistemtica da Curva ABC, os itens de material em estoque so
usualmente classificados de acordo com seu valor de demanda, mas existe a possibilidade
de adoo de outros critrios, como, por exemplo, impacto na linha de produo, ou itens
mais requisitados pelos setores da organizao.
No mtodo da Curva ABC, os itens em estoque so classificados em trs classes:
Classe A: itens de maior valor de demanda, em determinado perodo;
Classe B: itens de valor de demanda intermedirio;
Classe C: itens de menor valor de demanda.
Os percentuais aproximados (e no fixos) so os relacionados a seguir:

23
ENAP

A representao grfica da curva ABC apresentada a seguir, adotando-se, como critrio,


o valor de demanda:

Atividade 01: Determinao dos itens A, B e C

A tabela abaixo se refere ao consumo mdio trimestral e ao custo unitrio de dez itens
de material distribudos pelo almoxarifado de material de consumo do rgo X, que utiliza
o sistema ABC para a gesto de seu estoque. O rgo em questo trabalha com os seguintes
parmetros:
Classe A: corresponde a 75% do valor de demanda;
Classe B: corresponde a 20% do valor de demanda;
Classe C: corresponde a 5% do valor de demanda.

24
ENAP

Determine quais itens pertencem s classes A, B e C.

25
ENAP

26
Resoluo: ENAP

Para anlise da situao dada, o primeiro passo verificarmos qual o valor total de
consumo relativo a cada um dos itens. Isso feito multiplicando-se o consumo pelo valor
unitrio, conforme tabela abaixo:

De posse dos valores totais de consumo, podemos dispor os itens de maneira


decrescente, com relao a esse valor:

Finalmente, podemos verificar o percentual do valor de consumo que relativo a cada


um dos itens. Esse valor obtido dividindo-se cada um dos valores de consumo (por item)
pelo valor total (R$ 402.721,27), multiplicando-se, em seguida, por 100%. o representado
na tabela a seguir:

27
ENAP

Esse o procedimento de clculo que devemos fazer todas as vezes que for necessrio
proceder a uma classificao ABC.
De acordo com os parmetros do enunciado, teremos:
Classe A: itens II e IX (74,93% do valor de demanda);
Classe B: itens III, IV e VII (19,67% do valor de demanda);
Classe C: itens X, VI, V, I e VIII (5,40% do valor de demanda).

2.8. Material permanente versus material de consumo

A classificao de um bem como permanente ou de consumo , predominantemente,


uma classificao contbil, pois referente natureza de despesa, no mbito do Sistema
Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal (Siafi). De modo geral, podemos
traar as seguintes definies:

28
A Secretaria do Tesouro Nacional do Ministrio da Fazenda, atravs do artigo 3 de sua ENAP

Portaria n 448/2002, apresenta cinco condies excludentes para a classificao de um bem


como permanente. De acordo com essa norma, material de consumo aquele que se
enquadrar em um ou mais dos seguintes quesitos:

Art. 3 - Na classificao da despesa sero adotados os seguintes parmetros excludentes,


tomados em conjunto, para a identificao do material permanente:
I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de
funcionamento, no prazo mximo de dois anos;
II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificao, por ser quebradio ou deformvel,
caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou que se deteriora ou
perde sua caracterstica normal de uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado incorporao a outro bem, no podendo ser retirado
sem prejuzo das caractersticas do principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformao.

Redao mais atual destes critrios apresentada pelo Manual de Contabilidade Aplicada
ao Setor Pblico (Portaria Conjunta STN/SOF n 01/11):

Um material considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um, dos critrios a
seguir:
Critrio da Durabilidade (...);
Critrio da Fragilidade (...);
Critrio da Perecibilidade (...);
Critrio da Incorporabilidade (...);
Critrio da Transformabilidade (...)

Norteado pelos critrios acima, podemos, por exemplo, classificar materiais como pen
drives como materiais de consumo, tendo em vista que so abarcados pelo critrio da
fragilidade.
Uma vez estudados os atributos, as etapas e a tipologia de classificao dos materiais,
estamos prontos para ingressar em um dos tpicos centrais de nosso curso. Trata-se da
Gesto de Estoques, abordada no prximo captulo.

29
ENAP Suas Anotaes

30
Suas Anotaes ENAP

31
ENAP CAPTULO 3 A Gesto de Estoques

1. Conceito de estoque

Slack et al. (1997) trazem a seguinte definio de estoque:

Estoque a acumulao armazenada de materiais em um sistema de transformao.

Logicamente, essa definio aplicvel ao setor privado, ou, mais propriamente, a uma
organizao que detm um ciclo de produo / transformao. Esta, como vimos, no a
lgica preponderante em rgos pblicos, tipicamente voltados oferta de servios (e no
de materiais) sociedade.
Dessa forma, podemos oferecer uma conceituao de estoque que mais se aproxime
realidade do setor pblico:

Estoque o somatrio de materiais armazenados em uma organizao, que permanecem


reservados para uso oportuno.

Ou, ainda:

Estoque toda e qualquer poro armazenada de material, com valor econmico para a
organizao, que reservada para emprego em momento futuro, quando se mostrar necessria
s atividades organizacionais.

2. Razes para a manuteno de estoques

A manuteno de estoques onerosa s organizaes. Os custos, conforme veremos


neste captulo, so relativos a diversos fatores roubos, furtos, aluguel de espaos fsicos,
seguros, entre outros , podendo chegar a nveis altssimos e insuportveis.
Tomando esse fato em considerao, o ideal seria no manter estoques, havendo o
fornecimento dos materiais apenas quando fossem estritamente necessrios 8. Isso,
logicamente, implica uma grande agilidade na relao entre a organizao e seus potenciais
fornecedores.
No contexto do servio pblico, contudo, esta agilidade no observada. As compras,
no setor pblico, so processadas por meio de licitaes, sendo usual que um nico processo
de aquisio chegue a demorar seis meses, ante os trmites burocrticos (disfuncionais),
bem como o rigor e a observncia das formalidades inerentes aos ritos licitatrios.
Dessa forma, a manuteno de estoques uma realidade na prtica administrativa do
setor pblico brasileiro.
Em termos de nomenclatura, quando a gesto de materiais envolve a concepo de que
h a necessidade de se trabalhar com estoques (e no se opta pela busca do estoque nulo),
falamos do sistema tradicional de abastecimento.

8
Esta linha de pensamento inerente da filosofia do just-in-time, estudada ainda neste captulo.

32
Mas, afinal, quais os motivos para o uso de estoques? As razes podem ser assim ENAP

sintetizadas:
Estoques podem proteger as organizaes de eventuais oscilaes de demanda = uma
vez adquirida, a mercadoria torna-se independente de flutuaes de demanda (de consumo).
Ano passado, na preveno da gripe H1N1, comprvamos lcool gel to logo o encontrvamos
em uma farmcia, muitas vezes em quantidade maior do que nossas reais necessidades.
Tentvamos, neste caso, nos resguardar de oscilaes na demanda, estocando mercadorias.
Estoques podem proteger as organizaes de eventuais oscilaes de mercado = uma
vez adquirida, a mercadoria torna-se independente de flutuaes do mercado. H um
tempo, na poca da hiperinflao e do Plano Cruzado, muitos tinham o hbito de estocar
mercadorias nas casas, tentando, assim, fugir dos efeitos das altas dos preos. Essa medida
muito comum em perodos inflacionrios.
Estoques podem ser uma oportunidade de investimento = isso ocorre quando, em
determinado perodo, a taxa de aumento do valor financeiro do estoque for maior do que
a taxa de aplicao em outros ativos que podem ser obtidos no mercado. Seria quase que
um caso particular de oscilao de mercado, mencionado acima.
Estoques podem proteger de atrasos = os atrasos podem ser originrios de diversas
fontes, desde um problema no transporte das mercadorias, at uma negociao mais
prolongada com fornecedores, ou at mesmo uma influncia do clima. No setor pblico,
por exemplo, as demandas burocrticas relativas obrigatoriedade de regularidade fiscal
das empresas contratadas podem implicar um tempo maior do que o desejado para
reestabelecer um fornecimento.
Grandes estoques podem implicar economia de escala = a aquisio de itens de
material em maiores quantidades usualmente implica a prtica de preos menos
significativos, se comparado com compras de menores vultos.
A despeito de todas essas vantagens, no podemos esquecer que h uma srie de
custos inerentes aos estoques. Tomar cincia dos custos envolvidos, bem como levar em
conta sua dimenso tarefa de grande relevncia. Nesse sentido, a seguir, estudaremos os
custos de estoques.

3. Os custos de estoques

Alm do prprio custo dos itens de material que compem o estoque (gasto da compra
ou na produo dos bens), h outros custos relacionados aos estoques, que podem ser
didaticamente divididos em trs categorias:

Custos diretamente proporcionais ao nvel do estoque mdio9


Custos inversamente proporcionais ao nvel do estoque mdio
Custos independentes do nvel do estoque mdio

Vamos nos aprofundar um pouco sobre cada uma delas.

9
Estoque mdio a mdia do estoque mantido em determinado perodo.

33
ENAP 3.1. Custos diretamente proporcionais ao nvel do estoque mdio

Esses custos crescem com o aumento da quantidade mdia em estoque (por isso so
ditos diretamente proporcionais). So tambm chamados de custos de carregamento, pois
so decorrentes da necessidade de se manter ou carregar estoques. Seguem alguns
exemplos:

...maior necessidade de rea para armazenagem = custo de espao


fsico10
...maior probabilidade de perdas = custo de perdas
...maior probabilidade de furtos e roubos = custo de furtos e roubos
Quanto mais estoque... ...maior probabilidade dos itens em estoque tornarem-se obsoletos =
custo de obsolescncia
...maior gasto com seguros dos itens em estoque = custo com seguro
para o estoque
...maior o valor perdido com a desvalorizao dos bens permanentes
em estoque = custos de depreciao
...

Os custos inerentes s potenciais perdas, furtos, roubos, avarias e obsolescncia podem


ser agrupados sob a denominao custos de riscos de estoques.
Os exemplos da tabela acima formam o que se chama de custo de armazenagem, um
dos tipos dos custos de carregamento.
Ainda fazendo parte dos custos de carregamento, temos o custo de capital. Podemos
definir como custo de capital os juros (geralmente anuais) que incidem sobre o valor de
compra ou de produo do item estocado. o valor que se perde pela opo de
imobilizarmos um capital que poderia ser investido de forma distinta.
Eis a sntese dos custos diretamente proporcionais:
CC = CA + CK
Onde:
CC = custo de carregamento
CA = custo de armazenagem
CK = custo de capital
Ainda, podemos equacionar o custo de capital da seguinte forma:

CK = J*P

Onde:
j = taxa de juros, por determinado perodo (geralmente anual)
P = custo estimado para a produo do item de estoque

10
Quando o aumento do nvel de estoque no implicar maior necessidade de rea para armazenagem,
o custo do espao fsico dito independente, como veremos mais adiante, neste captulo.

34
Numa situao hipottica na qual o custo de armazenagem anual para um item de estoque ENAP

R$ 25,00, com preo estimado de produo de R$ 25,00 e taxa de juros anual de 6%,
podemos calcular os custos de carregamento da seguinte forma:

CC = 25,00 + 0,06* 30,00 = 43,00

Assim, os custos de carregamento so R$ 43,00/item.ano.

3.2. Custos inversamente proporcionais ao nvel do estoque mdio

Estes custos decrescem com o aumento da quantidade mdia em estoque. So


usualmente referidos como custos de pedido (no caso de o estoque ser composto por
materiais a serem comprados) ou custos de produo (no caso de se optar por produzir
internamente o material).
Restringindo-nos aos custos de pedido, de ocorrncia tpica ao setor pblico, cabe o
esclarecimento de que se trata dos custos operacionais da rea de compras do rgo. Nas
palavras de Bronoski (2007; p. 49):

Custo de pedido [...] a totalidade dos custos incorridos no ato de compra ou abastecimento,
como custos de emisso e execuo das ordens de compra, transporte (quando cobrado por
viagem) [...] entre outros. No se incluem os relativos aos valores dos itens adquiridos.

De modo geral, os custos de pedido, em rgos pblicos, envolvem:


valor pago aos funcionrios do setor de compras, proporcional ao nmero de horas
trabalhadas na efetuao do pedido;
em termos de licitaes, h de se considerar os custos operacionais das tarefas de
estimativa de despesas, confeco de editais ou cartas convite, apreciao do instrumento
convocatrio pela rea jurdica, publicao em jornais etc.
O fato que, independente da quantidade de material que ser solicitada, custo de
pedido fixo. Se um rgo pblico desejar adquirir 1.000 ou 2.000 resmas de papel A4, por
prego, no haver diferenas significativas nas tarefas acima arroladas. Assim, com base
nesse exemplo, podemos ilustrar a seguinte situao, imaginando-se que o custo
operacional de um pedido gira em torno de R$ 1 mil:

Evidencia-se, pois, que quanto maior o nvel do estoque mdio, menor ser o custo de
pedido no perodo considerado.

35
ENAP 3.3. Custos independentes do nvel do estoque mdio

Trata-se de um valor fixo, que independe da quantidade de itens em estoque. Seria o


caso, por exemplo, do custo de manuteno dos depsitos e almoxarifados de um rgo
pblico. Independente da quantidade de peas e automveis estocados, as despesas de
manuteno (salrio dos funcionrios, limpeza etc.) permanecem constantes.
Esses custos (independentes) somam-se aos
custos de armazenagem. Como dito anteriormente,
caso o nvel de estoque seja zerado, a organizao
ainda incorrer em custos de armazenagem que so
independentes de estoque.
Lembre-se:

Estoque nulo NO IMPLICA eliminao de custos de estoque!

Estando familiarizado com os custos inerentes gesto de estoques, podemos passar ao


estudo acerca da operacionalizao de sua reposio. Para tanto, h uma informao essencial:
a previso da demanda para o perodo futuro. o que estudaremos a seguir.

4. Mtodos de previso da demanda


O primeiro passo para que possamos repor nossos estoques com a devida preciso
obtermos uma previso acurada do consumo dos materiais envolvidos. Caso haja
informaes incorretas na previso de consumo, duas situaes podem ocorrer, conforme
ilustra Fenili (2011):
acentuao de custos de estoque: ocorre quando mantemos estoque de itens que no
tm demanda na organizao. Os custos a eles relacionados so vrios: aluguel de espao
fsico, obsolescncia, seguro (se for o caso), entre outros;
custos de falta de estoque: ocorre quando o estoque mantido inferior demanda,
acarretando a falta do item de material em um momento em que ele necessrio. Esse
fato pode implicar at mesmo a paralisao de uma linha de produo, caso falte um insumo
necessrio ao produto final. Os custos de falta de estoque, conforme vimos anteriormente,
so difceis de mensurar, podendo tomar grandes propores.
Antes de ingressarmos no estudo dos mtodos de previso propriamente ditos, h de
se registrar que existem trs tipos principais de evoluo da demanda (ou seja, do modo
como a demanda de determinado item de material se comporta em determinado perodo),
retratados no quadro11 a seguir:

11
Elaborada com base em Fenili (2011).

36
ENAP

Finamente, conveniente estudarmos com maior detalhamento os mtodos


quantitativos de previso da demanda, sintetizados a seguir.

4.1. Mtodo do ltimo perodo

De acordo com esse mtodo, o consumo do prximo perodo idntico ao consumo do


perodo anterior. Assim, se em maio o consumo foi de 200 canetas esferogrficas, adota-se
como previso para junho do mesmo ano a mesma demanda (200 unidades)

4.2. Mtodo da mdia aritmtica ou da mdia mvel

De acordo com esse mtodo, o consumo do prximo perodo obtido a partir da mdia
aritmtica simples dos dados de consumo de perodos anteriores.

37
ENAP Com base na tabela acima, adotando o mtodo da mdia aritmtica para cinco perodos12,
a previso de consumo para o ms de julho de:

O Manual de Gesto de Materiais da Cmara dos Deputados preconiza, para aquele


rgo, a previso para perodos futuros a mdia do consumo mensal de um perodo
compreeendido at os ltimos cinco anos.

4.3. Mtodo da mdia ponderada

De acordo com esse mtodo, o consumo do prximo perodo obtido a partir da mdia
ponderada dos dados de consumo de perodos anteriores. Pesos maiores so atribudos a
perodos mais recentes.
Recorrendo-se, uma vez mais, tabela apresentada no mtodo anterior, a previso de
consumo para o ms de julho, adotando o mtodo da mdia ponderada para trs perodos,
com os pesos 0,5 / 0,3 e 0,2, teremos:

4.4. Mtodo da mdia mvel exponencialmente ponderada

Tambm conhecido por mtodo da mdia mvel com suavizao exponencial, esse
mtodo tem sua aplicao mais recomendada quando, no perodo anterior, houve
significativa diferena entre a previso de consumo e o consumo efetivo.
Assim, cabe ao gestor definir se a mudana de padro observada no perodo anterior deu-
se devido a causas aleatrias (no sendo, assim, perpetuada em perodos subsequentes) ou
houve efetivamente uma alterao de comportamento que afetar o perodo futuro.
No emprego desse mtodo, apenas trs dados so necessrios:
a previso de demanda do ltimo perodo;
o consumo real do ltimo perodo;
o valor do coeficiente de ajuste ().
O coeficiente de ajuste, cujo valor compreendido entre 0 e 1, deve ser determinado
pelo gestor, com base no histrico de compras e em sua anlise qualitativa da ocorrncia no
perodo anterior. Vejamos um exemplo, com base na situao exposta na tabela abaixo:

12
Considera-se, neste caso, apenas os 5 ltimos perodos para fins de clculo.

38
Considerando-se que a previso de consumo para o ms de maro havia sido de 32 ENAP

unidades, e admitindo-se um valor de igual a 0,2, a estimativa de consumo para o ms de


abril, pelo mtodo da mdia com ponderao exponencial, assim calculada:

Note que, quanto menor o valor de , maior o peso atribudo previso de consumo
anterior, ou seja, avalia-se que a variao ocorrida no ltimo perodo deu-se por motivos
aleatrios.

4.5. Mtodo dos mnimos quadrados

Trata-se da realizao de uma regresso linear com os dados de consumo dos meses
anteriores. O intuito a obteno da equao de uma reta que relacione os perodos com
a demanda. Essa equao passa a ser a lei da demanda.
A regresso linear pode ser facilmente realizada por um software de planilhas
matemticas (por exemplo, o Microsoft Excel). Na tabela apresentada por ocasio da
exposio acerca do Mtodo da Mdia Aritmtica, o produto do mtodo dos mnimos
quadrados assim ilustrado:

A previso de consumo (y) para o julho ms 7 (x) pode ser obtida mediante a equao
acima.

5. Sistemas de reposio de estoque

H dois sistemas principais de reposio de estoque: peridico e contnuo, cujas


caratersticas principais so abordadas a seguir.
Sistema de reposio peridica = Modelo de estoque mximo = Modelo de intervalo
padro = os pedidos para reposio de estoques so feitos periodicamente. A quantidade
comprada, somada com a existente em estoque, deve ser suficiente para atender o consumo

39
ENAP at a chegada da encomenda seguinte. Guardadas as
devidas propores, o sistema utilizado por quem vai
ao supermercado uma vez por semana, por exemplo.
Nesse modelo, decorrido certo perodo T, verifica-se o
que falta para chegar ao Estoque Mximo (Emx) e faz-
se o pedido do Lote de Compra (LC).
Sistema de reposio contnua = sempre que o estoque atingir uma determinada
quantidade, um novo pedido de compra emitido. Esta quantidade chamada de Ponto
de Pedido. Seria semelhante ao sistema utilizado por quem vai ao supermercado somente
quando a geladeira est ficando vazia.
Antes de abordarmos o modo da operacionalizao dos sistemas de reposio,
essencial a apresentao de alguns conceitos:

40
5.1. Dimensionamento do estoque de segurana ENAP

Como vimos, o estoque mnimo ou de segurana uma quantidade de itens de material


que mantida a fim de prover a continuidade do abastecimento quando ocorrem situaes
imprevisveis. Em condies normais, o estoque de segurana jamais ser utilizado.
Ok. Mas como dimension-lo?
As linhas de ao em termos de gesto de estoques, logicamente, tambm se aplicam
ao estoque de segurana. Assim, h de se decidir entre:
manter altos nveis de estoque de segurana, favorecendo a continuidade de
abastecimento em eventuais situaes imprevisveis, mas, ao mesmo tempo, imobilizando
capital em estoque (o que no benfico organizao), ou
minimizar o estoque de segurana, minimizando a imobilizao de capital, mas
incorrendo em riscos de ruptura de estoque.
A deciso acerca do dimensionamento do estoque de segurana em rgos pblicos
uma tarefa do gestor de estoques, que leva em considerao aspectos tais como:
tempo mdio de tramitao do processo de aquisio do material, considerando os
ritos necessrios conduo da licitao;
perecibilidade do material;
volume do material;
impacto financeiro na organizao;
histrico de bices na entrega do material, indo desde atrasos por parte de
fornecedores, entrega de materiais em desconformidade com as especificaes etc.;
flutuao na demanda do material;,
etc.
O Manual de Gesto de Materiais da Cmara dos Deputados define a dimenso do
estoque de segurana por meio da seguinte relao:

Estoque de segurana = Consumo mdio mensal * f

Onde:
Consumo mdio mensal = consumo total no perodo de at cinco anos / nmero de
meses;
f = fator que pode variar de 0 a 6.
Dessa forma, a depender da avaliao do gestor, o Estoque de Segurana poder efetuar
o suprimento por um perodo at 6 meses.
De modo geral, possvel nortear-se pelos seguintes aspectos:

Fatores que favorecem o incremento do nvel do estoque de segurana


(f aproxima-se de 6)

41
ENAP

Material pouco Material no Demanda baixa e


volumoso perecvel constante

Material de baixo valor


Tempo mdio de
de demanda
aquisio no
(pertencente classe C,
significativo
na curva ABC)

Logicamente, quando os fatores so contrrios aos arrolados acima, h o favorecimento


minimizao dos nveis do estoque de segurana

5.2. O sistema de reposio contnua

O sistema de reposio contnua parte do pressuposto de que a demanda do item de


material constante. De acordo com esse sistema, partindo-se de um nvel mximo de estoque,
ocorre a demanda at o instante em que o estoque atinge um nvel denominado ponto de
pedido, quando deve ocorrer a solicitao do almoxarifado para a rea de compras da
organizao. Nesse momento, passa a contar o tempo de ressuprimento (ou de reposio).
H de se considerar que, durante o tempo de ressuprimento (TR), continua a ocorrer o
consumo. O sistema de reposio contnua concebido de modo que, no momento em que
seria necessrio fazer uso do estoque de segurana, o lote de compra (LC) entregue,
evitando o consumo desse estoque mnimo.
A operacionalizao do sistema de reposio contnua pode ser visualizada por meio de
um grfico comumente denominado curva dente de serra, apresentada a seguir:

42
A curva dente de serra representa o nvel de estoque ao longo do tempo, no sistema de ENAP

reposio contnua. Em geral, seu desenho iniciado do estoque mximo, havendo, ao


longo do tempo, o decrscimo do nvel de estoque em uma razo constante. Ao chegar a
um nvel predeterminado, disparado um pedido do gestor de estoques rea de compras
o ponto de pedido. Durante o tempo de ressuprimento, o consumo do material no
cessa, de forma que no momento da chegada do lote de compra, estar-se-ia chegando ao
nvel do estoque mnimo (ou de segurana).
A seguir, faremos alguns exerccios, de modo a sedimentar os conhecimentos acerca
da operacionalizao do sistema de reposio contnua.

43
ENAP ATIVIDADE 02: Determinao do ponto de pedido
Considere que determinado rgo pblico utilize o sistema de resposio
contnua destinado gesto de cartuchos para impressora jato de tinta.
Historicamente, o montante anual despendido nesse material no ultrapassa R$ 8 mil, de
forma que todas as aquisies so efetuadas por compra direta, mediante dispensa de
licitao. Nesse caso, o tempo de ressuprimento gira em torno de 12 dias corridos.
O consumo mensal de cartuchos , em mdia, 90 unidades. Por fim, o estoque de
segurana foi definido em 50 unidades. Considere que um ms possui 30 dias.
De posse desses dados, calcule o ponto de pedido.

Resoluo:

Dados do enunciado:
Consumo = C = 90 unidades/ms
Tempo de ressuprimento = TR = 12 dias = 12/30 ms = 0,4 ms
Estoque de segurana = ES = 50 unidades

De posse desses dados, basta aplicarmos a frmula vista anteriormente:

44
ATIVIDADE 03: Determinao de dias de entrega ENAP

do lote de compra
O consumo mdio mensal de vacinas constante e igual a 900 unidades. A
gesto do fornecimento das vacinas feita mediante uma ata de registro de preos, havendo
o interstcio de trs dias desde o envio da ordem de fornecimento empresa signatria da
ata e a efetiva entrega no Almoxarifado de Material Mdico.
O saldo em estoque, no dia 01 do ms, era de 500 unidades. No dia 30 (ltimo dia do
ms), o saldo foi contabilizado em 200 unidades.
O supervisor do almoxarifado no est de posse dos registros de entrada das vacinas,
mas se recorda que foram efetuadas duas entregas no ms, com os lotes de compra
apresentando quantidades idnticas.
Dado que o ponto de pedido de 200 unidades, determine os dias do ms em que
houve a entrega do lote de compra.

Resoluo:

Dados do enunciado:
Saldo inicial = 500 unidades
Saldo final = 200 unidades
Consumo = C = 900 unidades/ms
Tempo de ressuprimento = TR = 3 dias = 0,1 ms
Ponto de Pedido = PP = 200 unidades
Preliminarmente, de posse dos dados acima, procederemos ao clculo do estoque de
segurana:

45
ENAP Em seguida, podemos determinar o tamanho do lote de compra, por meio da seguinte
relao:

De posse desses dados, estamos aptos a montarmos a curva dente de serra que retrata
a situao descrita:

Assim, houve o recebimento do lote de compra nos dias 13 e 23 do ms.

5.3. O Sistema de reposio peridica

No sistema de reposio peridica, o pedido de compra efetuado em intervalos de


tempo fixos e predeterminados.
O Manual de Gesto de Materiais da Cmara dos Deputados preconiza, para aquele
rgo, a adoo desse tipo de sistema de reposio, no que concerne aos materiais de
estoque (de consumo).
As regras gerais para o planejamento da reposio dos materiais de estoque, de acordo
com o citado Manual, so sumarizadas no quadro a seguir.

46
ENAP

Em termos de procedimentos de clculo, o Manual de Gesto de Materiais da Cmara


dos Deputados prev a seguinte relao para a determinao do Lote de Compra:

47
ENAP
Lote de compra = LC = Canual + ES ER
Onde:
LC = Lote de Compra, ou seja, quantidade a ser pedida pelo Supervisor do Almoxarifado;

Canual = Consumo anual previsto para o item de material;

ES = estoque de segurana;

ER = Estoque Residual = EI Ctempo de ressuprimento

Ctempo de ressuprimento = Consumo do item de material, previsto durante o tempo de ressuprimento;

EI = estoque inicial, ou seja, a quantidade efetivamente existente em estoque.

O esquema abaixo ilustra a relao entre os componentes do Lote de Compra:


As atividades a seguir iro nos familiarizar com os procedimentos de clculo em prol da
determinao do lote de compra, no sistema em tela.

48
ATIVIDADE 04: Determinao do lote de compra mediante o sistema ENAP

de reposio peridica, em um rgo pblico I


(Manual de Gesto de Materiais da Cmara dos Deputados adaptada) Determinado
material apresentou o seguinte consumo nos ltimos cinco anos:

ANO 2008 2009 2010 2011 012


CONSUMO 160 155 145 148 152
(unidades)

Sabe-se que o estoque perecvel e pouco volumoso, bem como os ltimos processos
de aquisio demoraram, em mdia, seis meses.
Determine a quantidade de material a ressuprir, sabendo-se que a quantidade atual em
estoque de 94 unidades.

49
ENAP
Resoluo:

O primeiro passo para o clculo da quantidade de material a ser adquirida para o exerccio
de 2013 (ou seja, o Lote de Compra) sabermos quais os elementos envolvidos nesse
clculo. O Lote de Compra, como vimos, pode ser determinado a partir da seguinte relao:

Lote de Compra = Canual + ES ER

Onde:

LC = Lote de Compra, ou seja, quantidade a ser pedida pelo Supervisor do Almoxarifado;

Canual = Consumo anual previsto para o item de material;

ES = estoque de segurana;

ER = Estoque Residual = EI Ctempo de ressuprimento

Ctempo de ressuprimento = Consumo do item de material, previsto durante o tempo de ressuprimento;

EI = estoque inicial, ou seja, a quantidade efetivamente existente em estoque.

Assim, vamos determinar cada um desses componentes:


Canual

O consumo anual previsto para o prximo exerccio, de acordo com o Manual de Gesto
de Materiais da Cmara dos Deputados, a mdia aritmtica dos consumos dos anos
anteriores:

Canual = 160 + 155 + 145 + 148 + 152 = 152 unidades


5

Estoque de segurana
O Manual nos traz uma maneira prpria de calcularmos o Estoque de Segurana, de
acordo com a seguinte frmula:

ES = Cmensal * f

Onde f um fator que pode variar de 0 a 6.


O Manual no estabelece os critrios para a definio de f. No entanto, basta sabermos
os seguintes valores:

Material Valor de f
No perecvel e muito volumoso 2
No perecvel e pouco volumoso 3

50
J que o enunciado nos diz tratar de estoque perecvel e pouco volumoso, temos que f ENAP

= 3. Assim, o estoque de segurana assim determinado:

ES = 152 __ 3 = 152 unidades


*
12 meses

Estoque residual

ER = Estoque Residual = EI Ctempo de ressuprimento

Ctempo de ressuprimento

O tempo de ressuprimento, de acordo com o enunciado, de seis meses. Assim, o


consumo previsto para esse intervalo a metade do consumo anterior (j que o interstcio
a metade de um ano, ok?):

Ctempo de ressuprimento = 152 _ = 76 unidades


2

Dado que sabemos que o estoque inicial de 94 unidades, temos que ER = 94 76 = 18


unidades.
Se o estoque residual fosse negativo, deveramos consider-lo como nulo! (veremos
esse caso na prxima atividade)
Finalmente podemos determinar o Lote de Compra:

Lote de Compra = LC = Canual + ES ER

LC = 152 + 38 - 18 = 172 unidades

51
ENAP ATIVIDADE 05: Determinao do lote de compra mediante
o sistema de reposio peridica, em um rgo pblico II

1. (Manual de Gesto de Materiais da Cmara dos Deputados adaptada)


Determinado material apresentou o seguinte consumo nos ltimos trs anos:
ANO 2007 2008 2009 2010 2011
CONSUMO - - 871 906 888
(unidades)

Sabe-se que o estoque perecvel e muito volumoso, bem como os ltimos processos
de aquisio demoraram, em mdia, oito meses.
Determine a quantidade de material a ressuprir, sabendo-se que a quantidade atual em
estoque de 520 unidades.

Resoluo:

Para determinarmos o Lote de Compra (= quantidade a ressuprir), devemos calcular os


elementos da seguinte frmula:
Lote de Compra = LC = Canual + ES - ER

Canual

O consumo anual previsto para o prximo exerccio, de acordo com o Manual de Gesto
de Materiais da Cmara dos Deputados, a mdia aritmtica dos consumos dos anos
anteriores. Note que possumos os dados de trs anos, de forma que a mdia formada
apenas por esses valores:

52
Canual = 871 + 906 + 888 = 888,33 unidades ENAP

Estoque de segurana

Como vimos, o Manual nos traz uma maneira prpria de calcularmos o Estoque de
Segurana, de acordo com a seguinte frmula:

ES = Cmensal = * F

Onde f um fator que pode variar de 0 a 6.


J que o enunciado nos diz tratar de estoque perecvel e muito volumoso, temos que
f = 2 (conforme tabela inserida na resoluo da questo anterior). Assim, o estoque de
segurana assim determinado:

ES = _888,33 * 2 = 148,06 unidades


12 meses

ER
ER = Estoque Residual = EI Ctempo de ressuprimento

Ctempo de ressuprimento

O tempo de ressuprimento, de acordo com o enunciado, de oito meses (ou de 2/3 de


um ano). Assim, o consumo previsto para esse intervalo calculado da seguinte forma:
Ctempo de ressuprimento = _888,33 * 2 = 592,22 unidades
3

Dado que sabemos que o estoque inicial de 520 unidades, temos que ER = 520 592,22 =
- 72,22 unidades.

IMPORTANTE! Sempre que o estoque residual for negativo, devemos consider-lo como nulo.

Assim, no caso, ER = 0.

Finalmente podemos determinar o Lote de Compra:

Lote de Compra = Canual + ES - ER

LC = 888,33 + 148,06 - 0 = 1.036.39 ~ 1.037 unidades

53
ENAP ESTUDO DE CASO 1: SUPRIMENTO DE ESTOQUE I

O Supervisor do Almoxarifado de Consumo III (AMCO III) da Coordenao


de Almoxarifado do Departamento de Material e Patrimnio (COALM / DEMAP), em agosto
de 2012, viu-se encarregado de instruir um processo para o suprimento de estoque de
copos descartveis, de capacidade de 200 ml, para o exerccio de 2013 (e incio de 2014).
Os dados histricos de consumo de caixas de copos descartveis foram assim levantados
pelo Supervisor do AMCO II:

ANO 2007 2008 2009 2010 2011


CONSUMO 2100 2400 1800 1700 2500
(caixa)

O valor estimado unitrio para a caixa de copos descartveis de R$ 40. Dado que o
material solicitado no perecvel e pouco volumoso, o Supervisor do Almoxarifado, ao
calcular o seu estoque de segurana, adotou um valor de f = 3 (ndice adotado para fins da
determinao do estoque de segurana, de acordo com o Manual de Gesto de Materiais
da Cmara dos Deputados).
Sabe-se, ainda, que os ltimos processos de aquisio de copos descartveis demoraram,
em mdia, cinco meses (at a efetiva contratao), e que o estoque atual de 1.675 caixas.
A entrega dever ser integral, dada a disponibilidade de espao em almoxarifado, em at
30 dias corridos aps a contratao.
H dotao oramentria para atender a demanda, limitada a R$ 81 mil.
Aps a instruo inicial, pelo Supervisor do Almoxarifado, o processo foi remetido
Coordenao de Compras, em janeiro de 2013. Em seguida, foi distribudo ao Servidor Sr.
Gestor de Estoque, ao qual foi solicitada a elaborao de parecer administrativo que elucide
os seguintes pontos:
qual o valor total estimado para a aquisio dos copos descartveis, fazendo o necessrio
cotejamento com a dotao oramentria disponvel;
qual a modalidade licitatria a ser adotada, bem como os respectivos prazos envolvidos;
se os prazos mencionados para a instruo inicial do processo de aquisio e envio
para a Coordenao de Compras esto apropriados;
necessidade (ou no) de termo de contrato especfico, bem como a partir de quando
ser contado o prazo de entrega, para fins de controle de aplicao de multas;
possibilidades legais e procedimentos administrativos a serem tomados pelo Supervisor
do AMCO III, no caso de, no decorrer do exerccio de 2013, haver uma majorao imprevista
na demanda de copos descartveis.
Devero ser citados os dispositivos legais nos quais se baseiam as explicitaes contidas
no parecer, ou seja, o conjunto de legislao e de normas que disciplina o assunto.

54
ENAP
Instrues para a conduo do Estudo de Caso

Muito do conhecimento necessrio ao desenvolvimento do parecer consta do Manual de Gesto


de Materiais da Cmara dos Deputados, inclusive a metodologia para o clculo do quantitativo
estimado para a reposio de estoque;
As Leis n 8.666/1993 e 10.520/2002, bem como o Decreto n 5.450/2005 podero ser empregados
como arcabouo legal, a depender da modalidade licitatria escolhida;
Lembre-se sobre a obrigatoriedade do prego para a aquisio de bens comuns!
Alguns aspectos podem ser discutidos pelo(a) aluno(a), somente a ttulo de agregar conhecimento:
custos de estoque (dada a existncia prvia de espao no almoxarifado) e a pertinncia de
realmente atender-se orientao de fornecimento integral seriam alguns exemplos.

Suas Anotaes

55
ENAP Suas Anotaes

56
6. Indicadores relacionados a estoques ENAP

No que concerne gesto de estoques, h trs indicadores que so merecedores de


relevncia, para fins de nosso curso. Trata-se de nvel de servio, giro de estoque e cobertura
de estoque, abordados a seguir.

6.1. Nvel de servio

Nvel de servio um conceito diretamente relacionado aos almoxarifados de uma


organizao. um indicador responsvel por aferir o percentual de requisies dos demais
setores da organizao que so atendidas com relao ao total de requisies.
Imagine que trabalhemos em um rgo pblico, em seu Departamento de Engenharia,
atualmente responsvel por uma reforma geral no prdio principal. Assim, de se esperar
que requisies de material hidrulico (por exemplo) aos almoxarifados sejam frequentes.
Caso sejamos atendidos sempre que fizermos o pedido ao almoxarifado, teremos uma
percepo que o servio prestado por seu Departamento de Materiais eficiente. Caso
contrrio, o no atendimento (a curto prazo) de nossas demandas implicar atrasos
reforma, e teremos a certeza de que o servio dos almoxarifados ineficiente. A eventual
inexistncia de um item para entrega em determinado setor da empresa acarreta o que
chamamos de ruptura de estoque, e cria uma situao na qual incorremos em custos de
falta de material, capazes de trazer fortes impactos negativos organizao.
Desta maneira, eis a relao que define nvel de servio:

Nvel de Servio = Nmero de requisies atendidas


Nmero de requisies efetuadas

O referido Departamento de Materiais teria duas estratgias na busca por um alto nvel
de servio:
a. Manter um alto nvel de estoque, para que, sempre que uma requisio fosse efetuada,
o material correspondente j estivesse nos almoxarifados da organizao. O problema
que o custo de se manter estoques pode ser insuportvel organizao; ou
b. Minimizar os nveis de estoques, garantindo, ao mesmo tempo, que as entregas de
seus fornecedores externos se dessem com frequncias diferenciadas e com pontualidade.
Nesse caso, necessria uma grande flexibilidade do atendimento do fornecedor externo
organizao. Esta poltica conhecida como Just in Time.
Esse dilema central na rea de gesto de materiais. H de se procurar o melhor
custo-benefcio entre a disponibilidade de capital de giro e o nvel de servio.

6.2. Giro de estoque

Giro de estoque (ou rotatividade de estoque, ou, ainda, ndice de rotao) o nmero de
vezes que o estoque de determinado item de material renovado, em determinado perodo.
O giro de estoque determinado pela seguinte relao:

Giro de estoque = Itens consumidos no perodo


Estoque mdio no perodo

57
ENAP Em uma situao hipottica na qual, em um rgo pblico, h o consumo anual de 6.000
resmas de papel A4, e o estoque mdio, nesse perodo, foi de 1.500 resmas, pode-se aferir,
mediante a relao acima, que o giro de estoque, nese perodo, foi equivalente a 4 (6.000 /
1.500). Isso significa que o estoque mdio foi renovado 4 vezes, em um ano.
Em estoques nos quais haja uma extensa gama de produtos, o giro de estoques pode ser
calculado mediante a razo entre o custo dos materiais consumidos e o custo do estoque
mdio:

Giro de estoque = Custo de mercadoria consumida no perodo


Custo do estoque mdio no perodo

A fim de ilustrar a aplicabilidade dessa razo, tomemos o seguinte exemplo, alusivo ao


rgo pblico X:
Estoque inicial = R$ 200.000,00
Estoque final = R$ 300.000,00
Aquisies liquidadas = R$ 900.000,00

Giro de estoque = Valor consumido no perodo


Valor do estoque mdio no perodo

a) Valor consumido no perodo = ?

b) Estoque mdio = ?

Estoque Mdio = Einicial + Efinal = 500.000,00 = R$ 250.000,00


2 2

Giro de estoque = Valor consumido no perodo


Valor do estoque mdio no perodo

Giro de estoque = R$ 800.000,00 = 3,2 unidades


R$ 250.000,00
Regra geral, o gestor de estoque deve sempre buscar um alto giro de estoque. Isso
significa que menos capital permanece imobilizado em estoque, incorrendo-se em menores
custos de armazenagem (obsolescncia, seguros, perecibilidade, perdas, roubos etc.).

6.3. Cobertura de estoque

Cobertura de estoque (ou taxa de cobertura, ou, ainda, antigiro) o perodo que o
estoque mdio ser capaz de atender a demanda mdia (caso no haja reposio).
A cobertura de estoque dada pela seguinte frmula:

58
Cobertura de Estoque (tempo) = Estoque Mdio no perodo = 3,2 unidades ENAP

Taxa de consumo R$ 250.000,00 (unidades)


tempo

A fim de ilustrar a aplicabilidade dessa razo, tomemos o seguinte exemplo, alusivo ao


rgo pblico X:
O consumo anual de fichrios de 800 unidades. Sabendo-se que o estoque mdio
anual de 200 fichrios, a cobertura de estoques assim calculada:
Taxa de consumo (dias)= 200 fichrios = 0,25 ano = 3 meses
800 fichrios/ano

Isso significa que, em 3 meses, caso no haja reposio, o estoque mdio ser consumido
pela demanda mdia.

7. Mtodos de avaliao de estoques


Os mtodos de avaliao de estoques voltam-se verificao e ao acompanhamento de
quanto capital est imobilizado em estoque.
A despeito de a avaliao de estoque ser um procedimento eminentemente financeiro
(contbil), acaba por ocasionar impactos fsicos nas entradas e nas sadas dos materiais nos
almoxarifados. Como exemplo, podemos citar o preconizado no subitem 3.2.2.1. do Manual
de Gesto de Materiais da Cmara dos Deputados, atinente a um mtodo de avaliao de
estoques denominado PEPS (primeiro a entrar o primeiro a sair):

3.2.2.1. Os principais cuidados na guarda de materiais, dentre outros, devero ser:

[...]

II fornecer, em primeiro lugar, aqueles estocados h mais tempo, no critrio PEPS (primeiro
a entrar, primeiro a sair), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque, observada a
data de validade, quando houver;

H trs mtodos principais de avaliao de estoques: custo mdio, PEPS e UEPS, sobre
os quais discorreremos a seguir.

7.1. Custo mdio

No mtodo do custo mdio, adota-se como valor de sada de um item de material a


mdia do valor dos itens existentes em estoque.
Vejamos um exemplo da aplicao desse mtodo:

59
ENAP

Na tabela acima, no dia 02 do ms, houve uma entrada de 600 unidades de determinado
item de material no estoque, ao preo unitrio de R$ 10. O saldo, anteriormente nulo,
passa a somar o montante de R$ 6 mil.
No dia 15 do mesmo ms, houve nova entrada no estoque, agora de 300 unidades do
material, ao valor unitrio de R$ 15. O saldo, anteriormente de R$ 6 mil, passa a somar R$
10,5 mil (= R$ 6.000,00 + R$ 15,00 x 300).
Por fim, no dia 27, houve a sada de 200 unidades. Qual o preo unitrio a ser lanado
nessa sada?
De acordo com o mtodo do custo mdio, o valor unitrio da sada obtido a partir da
razo entre o valor total do item em estoque e o seu quantitativo. No caso em anlise,
trata-se de R$ 10.500,00 / 900 unidades, culminando em R$ 11,67.

7.2. PEPS ou FIFO

No mtodo PEPS (o primeiro a entrar o primeiro a sair) ou FIFO (first in, firstout), adota-
se como valor de sada de um item de material os preos dos itens que deram entrada em
data mais remota (ou, em outras palavras, o preo dos exemplares mais antigos).
Vejamos um exemplo da aplicao desse mtodo:

Na tabela acima, no dia 02 do ms, houve uma entrada de 600 unidades determinado
item de material no estoque, ao preo unitrio de R$ 10. O saldo, anteriormente nulo,
passa a somar o montante de R$ 6 mil.
No dia 15 do mesmo ms, houve nova entrada no estoque, agora de 300 unidades do
material, ao valor unitrio de R$ 15. O saldo, anteriormente de R$ 6 mil, passa a somar R$
10,5 mil (= R$ 6.000,00 + R$ 15,00 x 300).
Por fim, no dia 27, houve a sada de 200 unidades. Qual o preo unitrio a ser lanado
nessa sada?

60
De acordo com o mtodo PEPS, o valor unitrio da sada o mesmo valor unitrio do ENAP

material que deu entrada mais remotamente no estoque. Trata-se, em nosso exemplo, da
entrada do dia 02, cujo valor unitrio foi R$ 10,00.
Importante salientar que, caso houvesse uma sada de 700 unidades no dia 27 (ao invs
de 200), teramos de adotar o seguinte procedimento:
dos 700 itens, 600 teriam o preo unitrio de R$ 10 (tendo em vista que a entrada mais
remota, do dia 02, conteve 600 unidades);
aos 100 itens restantes, seria conferido o valor unitrio de R$ 15, visto tratar-se do
preo unitrio dos itens que deram entrada em data subsequente (no dia 15).

7.3. UEPS ou LIFO

No mtodo UEPS (o ltimo a entrar o primeiro a sair) ou LIFO (last in, firstout), adota-se
como valor de sada de um item de material os preos dos itens que deram entrada em data
mais recente.
Vejamos um exemplo da aplicao desse mtodo:

Na tabela acima, no dia 02 do ms, houve uma entrada de 600 unidades determinado
item de material no estoque, ao preo unitrio de R$ 10. O saldo, anteriormente nulo,
passa a somar o montante de R$ 6 mil.
No dia 15 do mesmo ms, houve nova entrada no estoque, agora de 300 unidades do
material, ao valor unitrio de R$ 15. O saldo, anteriormente de R$ 6 mil, passa a somar R$
10,5 mil (= R$ 6.000,00 + R$ 15,00 x 300).
Por fim, no dia 27, houve a sada de 200 unidades. Qual o preo unitrio a ser lanado
nesta sada?
De acordo com o mtodo UEPS, o valor unitrio da sada o mesmo valor unitrio do
material que deu entrada mais recentemente no estoque. Trata-se, em nosso exemplo, da
entrada do dia 15, cujo valor unitrio foi R$ 15.
Importante salientar que, caso houvesse uma sada de 700 unidades no dia 27 (ao invs
de 200), teramos de adotar o seguinte procedimento:
dos 700 itens, 300 teriam o preo unitrio de R$ 15 (tendo em vista que a entrada mais
recente, do dia 15, conteve 300 unidades);
aos 400 itens restantes, seria conferido o valor unitrio de R$ 10, visto tratar-se do
preo unitrio dos itens que deram entrada em data imediatamente anterior (no dia 02).
Por fim, salienta-se que o Regulamento do Imposto de Renda, em seu art. 295, veda a
utilizao do UEPS nas organizaes brasileiras:

61
ENAP
Regulamento do Imposto de Renda

Subseo IV Critrios para a Avaliao de Estoques

Art. 295. O valor dos bens existentes no encerramento do perodo de apurao poder ser o
custo mdio ou o dos bens adquiridos ou produzidos mais recentemente, admitida, ainda, a
avaliao com base no preo de venda, subtrada a margem de lucro

8. Just in Time e Kanban


Preliminarmente, pode-se dizer que o Just in Time uma filosofia de gesto de estoque
que defende a minimizao dos nveis estocados como forma de reduo de desperdcios.
A Toyota Motor Company, empresa japonesa do ramo automobilstico, foi pioneira na
defesa da extino de estoques, ainda nos anos 50. Assim, o Sistema Toyota de Produo
passou a utilizar uma abordagem de trabalho denominada Just-in-Time (JIT), significando
fazer o que necessrio, quando necessrio, e na quantidade necessria. Dentro do JIT
encontramos a ferramenta de controle de estoque chamada de Kanban que, para Shingo
(1996), significa abastecer a unidade fabril, de acordo com os itens necessrios, nas
quantidades necessrias, no momento necessrio, com a qualidade necessria para suprir a
linha de montagem final sem perdas e gerao de estoques.
Assim, ao passo que o Just in Time uma abordagem metodolgica de trabalho, o kanban
uma ferramenta de controle de estoque, inserida na filosofia do Just in Time.
O importante lembrarmos que o Sistema Just-in-Time prima pelo estoque nulo,
considerando o estoque um verdadeiro desperdcio de investimentos.
O Just-in-Time / Kanban trouxe uma quebra de paradigma com relao ao chamado
Sistema Tradicional de Abastecimento.
No Sistema Tradicional de Abastecimento, o que importa a produo de itens de
material em cada etapa do processo produtivo, empurrando-os para a prxima etapa
(sistema de produo empurrada). O foco, nesse caso, a previso da demanda.
J no Just in Time / Kanban, o foco a demanda efetiva, sendo que esta puxa a produo
(sistema de produo puxada). Dependendo da velocidade da produo, os estoques so
repostos com maior ou menor rapidez.
Kanban uma palavra pertencente lngua japonesa, que significa carto. De acordo
com essa filosofia de trabalho, os estoques intermedirios so minimizados, provendo-se
um controle por meio de quadros e cartes, ilustrados no esquema abaixo13:

13
Imagens extradas de AGUIAR, G. F.; PEINADO, J. Compreendendo o Kanban: um ensino interativo ilustrado.
Da Vinci, Curitiba, v. 4, n. 1, p. 133-146, 2007.

62
ENAP

Os quadros abaixo, baseados em Viana (2000, p. 170), trazem uma comparao entre o
Sistema Tradicional de Abastecimento e a dinmica do Just in Time / Kanban, no que diz
respeito abordagem do estoque e ao relacionamento com fornecedores:

O mais importante, no que diz respeito ao tpico Just in Time / Kanban, termos em
mente as seguintes caractersticas, assim sumarizadas por Fenili (2011):

Just in Time / Kanban

Reduo de desperdcios
Estoque de produtos finais ou acabados nulo
Aquisio/entrega/produo de materiais apenas quando necessrios
Necessidade de maior agilidade no ressuprimento (tempo de ressuprimento mnimo)
Ciclos curtos e geis de produo

63
ENAP 8.1. possvel o emprego just in time no setor pblico?

De acordo com a filosofia do just in time, nada deve ser produzido, comprado ou
armazenado antes do momento exato da derradeira necessidade. O intuito a reduo de
estoques, entendidos, nessa filosofia, como sinnimo de desperdcio (por imobilizar,
desnecessariamente, capital e por suscitar os custos de estoque).
Logicamente, a operacionalizao do just in time, nos casos de aquisio do material no
mercado, requer um tempo de resposta do fornecedor bastante gil. Nem sempre isso
observado em rgos pblicos.
No setor pblico, a regra que as compras sejam processadas mediante licitao. As
tarefas da fase interna da licitao (especificao dos materiais a serem adquiridos, pesquisa
de preos, definio da modalidade licitatria, confeco de minutas de edital / contratos,
anlise jurdica e autorizao da licitao) e da fase externa (publicao, abertura,
adjudicao, respostas a eventuais recursos) por vezes chegam a se alongar por cerca de
seis meses (ou mais). Isso, seguramente, torna invivel a adoo do just in time.
Traz-se baila, contudo, uma sistemtica de aquisio em rgos pblicos denominada
Sistema de Registro de Preos (SRP). De modo geral, no SRP, faz-se uma licitao (prego ou
concorrncia), visando-se assinatura de uma ata, pelo vencedor da licitao, na qual o
fornecedor se compromete a:
no decorrer da vigncia da ata (no superior a 12 meses), fornecer o material pelo
valor registrado;
durante a vigncia da ata, caso o rgo pblico emita uma ordem de fornecimento, o
prazo de entrega no poder exceder ao registrado em ata.
Assim, apenas no momento em que haja a efetiva necessidade do item de material, o
rgo pblico emite uma ordem de fornecimento empresa. Esta detm um prazo de
entrega delimitado previamente (por exemplo, 5 dias), o que minimiza enormemente o
interstcio compreendido entre a demanda e a entrega do produto.
H de se ressaltar, contudo, que a aproximao com o just in time cessa nesse ponto. A
filosofia japonesa apregoa no s a agilidade no tempo de ressuprimento, mas tambm a
intimidade na relao entre a organizao que compra e o seu fornecedor, agora ocupando
os papeis de cofabricantes. Nesse sentido, mostram-se acuradas as colocaes de Costa
(2000, p. 36), ao analisar a impossibilidade de implantao do just-in-time, em sua
completude, no setor pblico:

No h possibilidade de contratos flexveis e de longa durao; no h a hiptese de um


canal para troca de informao tcnica durante o contrato e anterior a ele, objetivando melhorias
que possam ser incorporadas ao contrato; no h mtua assistncia para desenvolvimento da
qualidade (treinamento, projetos etc.); dentre outras caractersticas do sistema de parceria
japons.

64
ESTUDO DE CASO 2: Suprimento de Estoque II ENAP

O Supervisor do Almoxarifado de Consumo do rgo


Pblico X, em conjunto com o seu Departamento Tcnico e a
sua Coordenao de Habitao, protocolaram um processo
com vistas ao fornecimento de cimento Portland14, para o exerccio de
2013 (e incio de 2014).
Avalia-se que grande parte da demanda anual ser concentrada no segundo semestre
de 2013, quando da edificao do Centro de Tecnologia. No entanto, o quantitativo exato
de sacos de cimento a serem consumidos em 2013 no pode ser determinado, bem como
se avalia que haver necessidades pontuais do material, com grande frequncia.
O valor unitrio do saco de cimento foi estimado em R$ 21, cabendo a observao de
que a validade do cimento de dois meses. Estimou-se um quantitativo mximo
aproximado de 3 mil sacos a serem consumidos em 2013.
No h, no momento, previso de dotao oramentria especfica para a aquisio de
cimento, mas h uma reserva de contingncia passvel de ser empregada para tanto no futuro.
A Coordenao de Almoxarifado est prestes a enviar o processo Coordenao de
Compras do Departamento de Material Patrimnio, sugerindo a modalidade convite para a
aquisio de cimentos, to logo haja previso oramentria.
No entanto, o processo foi enviado aos cuidados do servidor mais experiente da
Coordenao de Almoxarifados, Sra. Gestora de Estoques, a fim de elucidar, com detalhes,
os seguintes pontos:
qual o melhor modo de realizar a aquisio de cimentos, considerando-se as
peculiaridades descritas no case;
as eventuais implicaes advindas da indisponibilidade momentnea de previso de
dotao oramentria para a aquisio de cimento, caso existam;
quais as informaes principais que devem constar do instrumento convocatrio;
eventuais procedimentos a serem tomados, no caso de o valor de mercado do saco de
cimento sofrer uma significativa diminuio no segundo semestre de 2013, situando-se em
patamar muito inferior ao preo efetivamente contratado.
Devero ser citados os dispositivos legais nos quais se baseiam as explicitaes contidas
no parecer, ou seja, o conjunto de legislao e de normas que disciplina o assunto.

14
Cimento Portland um tipo de cimento. Portland no marca.

65
ENAP
INSTRUES PARA A CONDUO DO ESTUDO DE CASO

Especial ateno dever ser dispensada a algumas caractersticas inerentes ao objeto:


necessidade de contrataes frequentes; prazo de validade; impossibilidade de dimensionamento
exato do quantitativo necessrio;
As Leis n 8.666/1993 e 10.520/2002, e os Decretos n 5.450/2005 e 7.892/2013 podero ser
empregados como arcabouo legal, a depender da modalidade licitatria escolhida;
Alguns aspectos podem ser discutidos pelo(a) aluno(a), somente a ttulo de agregar conhecimento:
custos de estoque, tempo de reposio, entregas parceladas, similaridades e diferenas com o
sistema just in time etc.

Suas Anotaes

66
Suas Anotaes ENAP

67
ENAP CAPTULO 4 Compras

1. Atributos essenciais em uma gesto de compras eficiente

No Captulo anterior, conclumos nosso estudo sobre a Gesto de Estoques. por meio
dessa atividade que, de forma geral, so gerados os sinais para a rea de compras de uma
organizao, a fim de iniciar um processo de aquisio.
Comprar bem, nas organizaes, condio necessria eficincia da gesto de
materiais.
Mas, afinal, o que significa comprar bem?
Pensando somente na economia de recursos, poderamos, inicialmente, remeter o
comprar bem a adquirir um determinado item de material por um preo econmico. No
entanto, isso no suficiente.
A obra Licitaes & Contratos Orientaes Bsicas, de autoria do Tribunal de Contas da
Unio (TCU), traz alguns exemplos de compras que so feitas rotineiramente pelo menor
preo, mas que trazem resultados insatisfatrios:

canetas cuja tinta resseca, vaza ou falha ao ser usada;


cola que tem mais gua do que componente colante;
borracha que, ao apagar, se desfaz e s vezes no apaga;
clips que enferrujam, grampeadores que no grampeiam;
mesas com madeiras que incham em contato com a gua, gavetas que no deslizam, parafusos
que espanam etc.

Assim, h de se buscar a conciliao da prtica de um preo econmico com a obteno


de um bem de qualidade.
A busca pela qualidade no produto adquirido bem mais complicada quando a compra
se d por licitao, na qual a indicao de marca no a regra, mas sim restrita a casos
especficos.
Quando uma empresa privada deseja comprar uma impressora, por exemplo, pode-se
escolher a marca que mais transparece confiana: Epson, Canon, LG etc. Todavia, nos rgos
pblicos, vedada a escolha de marca com base no que o senso comum estabelece como
uma boa compra. Dessa maneira, grande parte da qualidade do objeto adquirido obtida a
partir de uma especificao bem feita, que atenda perfeitamente s necessidades do rgo
solicitante e que reduza a possibilidade de se comprar gato por lebre.
Ok. Agora estamos comprando de forma econmica e obtendo um produto de qualidade.
Isso suficiente? Ainda no.
Outro aspecto que devemos buscar na atividade de compras a celeridade.
Geralmente no nos damos conta do quanto certa aquisio pode demorar em uma
empresa, especialmente nos rgos pblicos. Para ter uma noo mais prxima da
realidade, h rgos em que a mdia de aquisio de um bem se aproxima a 180 dias!!
rgos pblicos de referncia na rea de compras governamentais conseguem diminuir
esse interstcio para cerca de 45 a 60 dias.

68
Uma compra clere (rpida) traz consigo uma srie de benefcios: evita a falta de um ENAP

material no instante em que ele necessrio, demanda menos homem-hora para a conduo
da burocracia necessria pesquisa de mercado e negociao com fornecedores (reduzindo
o custo de pedido, por exemplo) e torna o processo independente de variveis suscetveis
ao tempo (inflao, evoluo tecnolgica etc.).
Dessa maneira, finalmente chegamos aos trs atributos essenciais em uma Gesto de
Compras eficiente: preo econmico, qualidade e celeridade.

2. A funo compras

Sempre que olhamos para as compras organizacionais sob a tica estratgica e no


simplesmente operacional estamos falando da funo compras.
A expresso funo compras transcende (e engloba) aquilo a que nos referimos
usualmente como compra em uma organizao. Ao passo que esta define o ato operacional
de procura de bens e servios e posterior suprimento empresa, a funo compras demanda
responsabilidade e complexidade maiores.
A parte operacional de certa aquisio to somente o ncleo duro de um encargo
mais complexo a funo compras.
Segundo Gonalves (2007), a funo compras requer planejamento e acompanhamento,
processos de deciso, pesquisa e seleo de fontes supridoras dos diversos materiais,
diligenciamento dos fornecedores (para assegurar que o produto ser recebido sem atrasos,
no momento esperado). Requer, ainda, uma coordenao geral entre os diversos rgos da
empresa: almoxarifados, finanas e todos os diversos setores que so revestidos do papel
de clientes da compra a ser realizada.
Os objetivos da funo compras podem ser sintetizados no quadro abaixo:
OBJETIVOS DA FUNO COMPRAS
Garantir o efetivo suprimento de materiais e servios, nas quantidades e nos prazos
demandados pelos clientes internos;
Comprar com qualidade, celeridade e a preo econmico;
Manter um cadastro de fornecedores que garanta maior agilidade e segurana na pesquisa
de preos
Planejar as compras (fazendo um calendrio de aquisies, por exemplo);
Manter uma relao prxima com as reas internas da organizao, em especial os clientes
internos, almoxarifados e finanas;
Manter um bom relacionamento com fornecedores
Criar ferramentas que permitam um efetivo controle do processo de compras.

69
ENAP

3. O ciclo de compras

O chamado ciclo de compras de uma organizao engloba todas as atividades que se


estendem desde o recebimento (pela rea de aquisies) das requisies de compras
(proveniente dos diversos setores internos da organizao) at a aprovao da fatura para
pagamento ao fornecedor.
O ciclo est representado no esquema abaixo:

Na realidade, no se trata de um ciclo propriamente dito. Mas sim de um processo de


trabalho, que se repete incessantemente. De qualquer forma, a literatura da rea usa o
termo ciclo de compra, de modo que recomendvel a familiarizao com esse termo.
Das tarefas representadas no esquema acima, apenas o Recebimento de Material
feito por uma rea distinta da rea de compras: o recebimento feito pelos almoxarifados
da organizao, conforme veremos com mais detalhe no prximo captulo. Ainda, a
aprovao da fatura para pagamento faz parte da incumbncia da unidade responsvel
pela etapa de liquidao muitas vezes inseridas em uma Coordenao / Departamento /
Diretoria de Compras.

70
4. A estrutura do setor de compras ENAP

usual a departamentalizao (diviso da estrutura administrativa) da rea de compras


de acordo com uma estrutura funcional.
Podemos dizer que a estrutura funcional um tipo de estrutura organizacional em que
o critrio empregado para a diviso das reas a funo desempenhada pelos setores
envolvidos. Isso possibilita maior especializao dos envolvidos, bem como uma definio
clara de responsabilidades.
No caso da rea de compras, comum a departamentalizao de acordo com as seguintes
funes:
Manuteno do cadastro de fornecedores trata-se de uma funo de apoio
atividade de compras. H critrios especficos para a seleo de fornecedores, como veremos
mais adiante neste captulo;
Processamento das Compras (Seo de Aquisies, Seo de Compras, ou, ainda, Central
de Compras) o processamento efetuado por
unidade administrativa responsvel pelo
recebimento das requisies de compras
(provenientes dos demais rgos internos da
organizao), bem como por toda a instruo do
processo de compras (pesquisa de preos,
negociao com fornecedores etc.). Em empresas
privadas, esse setor conclui a negociao com os
fornecedores, aps sua seleo. J em rgos
pblicos, onde a licitao obrigatria, esse
setor apenas instrui a fase interna do
procedimento licitatrio. A fase externa fica por conta da Comisso Permanente de Licitao,
que procede execuo de tarefas como divulgao de editais, abertura e conduo de
procedimentos licitatrios etc.;
Acompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seo de Liquidao) = geralmente,
h uma unidade administrativa responsvel pelo acompanhamento de pedidos (tambm
conhecido por follow up), tendo grande nfase no cumprimento, por parte do fornecedor,
dos prazos de entrega dos itens de material. Aps a entrega, essa unidade encaminha as
faturas (notas fiscais) para pagamento.
Ainda com relao estrutura do setor de compras, cabe a discusso sobre a centralizao
ou descentralizao das compras, trazendo consigo questes sobre as eventuais vantagens
estratgicas provenientes dessas opes de estrutura.
Em uma estrutura centralizada, as compras so concentradas em um nico rgo. Vrias
so as vantagens decorrentes dessa opo: minimiza-se a chance de haver compras
duplicadas (incorrendo em maior custo de pedido e perdendo-se em economia de escala15,
possibilita-se melhor controle, etc.).

15
Economia de escala o termo usado para se referir ao preo menor unitrio obtido
quando h uma compra em grandes quantidades.

71
ENAP
Em contrapartida, a centralizao de compras usualmente preterida no caso de
organizaes que possuem unidades administrativas dispersas geograficamente. Nesse
caso, opta-se por uma estrutura descentralizada. A principal vantagem desse desenho
organizacional a maior agilidade no atendimento das demandas dos clientes internos. Os
Correios e as organizaes militares, por exemplo, adotam esse tipo de estrutura.
O quadro abaixo apresenta as principais vantagens dessas duas estruturas:

5. Negociao com fornecedores

A manuteno de boas relaes com os fornecedores um dos objetivos da funo


compras essencial tanto no setor privado quanto no pblico.
Imagine um contrato para o fornecimento de material de limpeza, celebrado entre um
rgo pblico e uma empresa privada. Sendo esse
contrato fruto de um procedimento licitatrio (por
exemplo, prego), geralmente so estipulados
previamente um preo mximo a ser pago pelo servio,
as obrigaes da futura contratada e as sanes para o
caso de descumprimento do contrato.
No caso de condies muito rgidas baixo valor
pago pelo rgo pblico, obrigaes pouco usuais
impostas contratada e sanes pesadas a serem
impostas empresa privada , algum poderia dizer que a administrao pblica venceu
(e que a empresa perdeu). Talvez isso seja verdade a curto prazo.
No entanto, no decorrer do contrato, no raras so as vezes em que a empresa privada
no consegue cumprir o contrato, em geral por dificuldades financeiras. As multas impostas
pelo rgo pblico somente reforam os problemas da empresa. Resultado: a empresa
quebra, e a administrao pblica arca com custos difceis de mensurar. Ainda, uma possvel

72
contratao emergencial que se seguir tem maior chance de ser feita com preos superiores ENAP

aos do mercado.
Em sntese: compradores e fornecedores no esto em disputa, mas sim em busca de
uma condio em que ambos possam usufruir de vantagens e de estabilidade.
Ok. Agora entendemos que h de se buscar uma relao de ganha-ganha com os
fornecedores. Mas quais os critrios que devemos levar em considerao para bem selecion-
los?
Antes de responder essa pergunta, devemos analisar como est caracterizado o mercado
de determinado material, no que diz respeito a seus fornecedores. H grande nmero de
concorrentes? H exclusividade de fornecimento? H inteno de a empresa manter um
relacionamento duradouro com um nico fornecedor? Essas questes devem ser
respondidas quando falamos de seleo de fornecedores.
No caso em que no haja exclusividade do fornecedor com relao a determinado
material, h de proceder seleo de fornecedores.
O objetivo, nessa etapa da funo compras, selecionar os fornecedores mais vantajosos
organizao. O termo mais vantajosos no pode ser traduzido em um nico aspecto.
Como vimos, no somente o menor preo que constitui a maior vantagem organizao.
Infelizmente, no raras so as vezes nas quais o barato sai caro.
De nada adianta uma proposta de menor preo que apresente um prazo de entrega
muito alm de nossas necessidades. Ainda, uma proposta de maior valor que admite um
pagamento parcelado (em 10 vezes, por exemplo), pode ser mais vantajosa do que outra
de menor preo, mas que s d margem a um pagamento vista.
Outros quesitos devem ser analisados: capacidade produtiva (o fornecedor possui a
produo necessria para a quantidade que preciso?), relacionamento com a organizao,
reputao no mercado, postura tica, entre tantos outros.
Podemos listar da seguinte forma os quesitos a serem negociados entre as partes:

Fatores a serem negociados entre a organizao e seus fornecedores

Preos
Prazos de entrega
Condies de Pagamento
Fatores ps-venda
Condies de reajuste dos preos ofertados
Garantias contratuais e suas extenses
Critrio de inspeo e garantias de qualidade
Custos do transporte
Custo das embalagens ou introduo de embalagens especiais
Acrscimos ou redues de quantidades
Fonte: Adaptado de GONALVES, 2007.

Logicamente, em rgos pblicos, o comprador est restrito aos tipos de licitao. No


caso da adoo do critrio de menor preo o mais usual nas compras pblicas, a negociao
, de certa maneira, restringida. Contudo, as especificaes do material a ser adquirido

73
ENAP devem contemplar, de forma objetiva, a descrio pormenorizada dos itens acima arrolados.
Essa ao resguarda o rgo pblico de bices futuros quando da entrega da mercadoria,
bem como promove a divulgao isonmica aos potenciais fornecedores das caractersticas
que sero cobradas por ocasio da apresentao de suas propostas comerciais.

6. O perfil do comprador

O Comprador o elemento humano central na funo compras.


ele quem faz a negociao com fornecedores, visando ao atingimento de um ponto
comum em que ambas as partes (organizao e fornecedor) saiam ganhadoras.
O atributo indispensvel ao comprador a postura tica. Compradores, tanto de empresas
privadas quanto do setor pblico, esto sujeitos aos valores morais inerentes ao
desempenho de suas funes, usualmente denominados cdigos de tica.
O que difere a atuao de um particular da de um servidor pblico, no que diz respeito
tica, a obrigao constitucional explcita de condicionar suas aes ao estritamente
previsto em lei (Princpio da Legalidade). Com maior especificidade ainda com relao
conduta tica, no nos esqueamos do Princpio da Moralidade, tambm constante do art.
37 de nossa Constituio.
Dessa maneira, apesar de sabermos que a tica incide sobre todos os indivduos, talvez
as questes de concursos possam ficar mais claras se pensarmos em servidores pblicos,
obrigados a cumprir o registrado em lei, abstendo-se de cometer eventuais desvios de
finalidade, abusos de poder ou de outros eventuais crimes de corrupo.
De posse dessa linha de raciocnio, possvel listar as principais posturas inerentes ao
perfil de um comprador em um processo de negociao:

7. Compras em rgos pblicos


7.1. Noes gerais

A regra das aquisies em rgos pblicos a observncia da licitao.


Licitao, conforme a obra Licitaes e Contratos Orientaes Bsicas, de autoria do
Tribunal de Contas da Unio, pode ser assim definida:

74
ENAP
Licitao o procedimento administrativo formal em que a administrao pblica convoca,
mediante condies estabelecidas em ato prprio (edital ou convite), empresas interessadas na
apresentao de propostas para o oferecimento de bens e servios.

Duas caractersticas da licitao, destacadas acima, merecem maior aprofundamento:


Licitao um procedimento administrativo: trata-se de uma sucesso de atos
administrativos, diferentes entre si, mas relacionados racionalmente, de forma a embasar
um ato final almejado pela administrao pblica.
O procedimento administrativo formal: isso se d pela relevncia de um procedimento
que culmina no dispndio de recursos pblicos.
Com algumas hipteses de exceo previstas em lei, a regra da administrao pblica
(direta e indireta) licitar (conforme inciso XXI do artigo 37 da CF de 1988).

7.2. Modalidades de licitao

Modalidade de licitao a maneira especfica de conduzir o procedimento licitatrio,


a partir de critrios definidos em lei (de acordo com o Princpio da Legalidade).
O artigo 22 da Lei no 8.666/1993 lista as modalidades de licitao previstas:

Art. 22. So modalidades de licitao:


I - concorrncia;
II - tomada de preos;
III - convite;
IV - concurso;
V - leilo.

No entanto, com a publicao da Lei no 10.520/2002, houve o advento da modalidade


Prego. Vejam o artigo 1 desta Lei:

Art. 1 Para aquisio de bens e servios comuns, poder ser adotada a licitao na
modalidade de prego, que ser regida por esta Lei.

Dessa maneira, existem hoje seis modalidades em vigor em nosso ordenamento jurdico,
compiladas no quadro abaixo:

MODALIDADES DE LICITAO

1. Convite
2. Tomada de Preos
3. Concorrncia
4. Leilo
5. Concurso
6. Prego

75
ENAP bastante importante que saibamos as definies das modalidades licitatrias, conforme
registrado em lei. Vamos estudar, preliminarmente, o seguinte quadro, referente s
modalidades empregadas para a aquisio de um bem ou contratao de um servio que
constam da Lei n 8.666/93:

A ordem das modalidades na tabela acima (de cima para baixo) corresponde
complexidade crescente dos procedimentos licitatrios. Assim, as exigncias legais e
burocrticas para se licitar uma obra de R$ 4 milhes atravs da modalidade concorrncia,
por exemplo, so logicamente maiores do que para se adquirirem mesas de escritrio no
valor total de R$ 12 mil, por convite.
Aps o reforo terico sobre o conceito de modalidade de licitao, bem como as
especificidades das modalidades convite, tomada de preos e concorrncia, h ainda de se

76
possuir um correto entendimento de em quais situaes podemos aplicar cada uma das ENAP

trs modalidades citadas. Vejamos o 4 do artigo 23 da Lei de Licitaes e Contratos:

4o Nos casos em que couber convite, a administrao poder utilizar a tomada de preos e,
em qualquer caso, a concorrncia.

O esquema abaixo ilustra o entendimento do citado pargrafo. Os valores, em reais,


que servem para balizar a faixa de aplicao das modalidades, so aqueles j apresentados
no quadro acima:

Dessa forma, nos casos em que for cabvel a modalidade convite, as modalidades tomada
de preos e concorrncia tambm so passveis de serem utilizadas. Em geral, elas no so
empregadas pois implicam maiores prazos (so menos cleres) e maiores custos (derivados
da publicao no Dirio Oficial, por exemplo).
As trs modalidades discutidas acima (convite, tomada de preos e concorrncia) so as
que constam da Lei de Licitaes e Contratos como opes para a administrao pblica
adquirir um bem ou contratar um servio. (a ressalva a concorrncia, que empregada
tambm na alienao de bens imveis). Com propsitos distintos, temos as duas outras
modalidades previstas na Lei n 8.666/1993: o concurso e o leilo.
Tanto o leilo quanto o concurso no servem para a aquisio de um bem ou para a
contratao de um servio, de forma que no se aplicam no contexto das Compras
Governamentais, fugindo do escopo deste captulo, ok?
Por fim, importante ressaltar que, ao contrrio do convite e da tomada de preos, o
prego no possui restrio quanto ao valor de contratao. Podemos comprar, por prego,
desde uma nica resma de papel A4 at licenas de softwares de milhes de reais. Basta
que os objetos sejam considerados comuns, o que veremos na prxima seo.

7.3. Relao entre o objeto de licitao e o mercado fornecedor

De forma sucinta, podemos definir objeto de uma licitao como o bem ou servio que
a administrao deseja comprar / contratar, e que motiva a conduo de um procedimento
licitatrio.
So exemplos de objetos:

77
ENAP aquisio de materiais (compras);
prestao de servios em geral;
realizao de obras;
locaes, e
alienaes (nesse caso, no se trata de uma compra ou contratao).
Uma vez homologado (declarada a validade) o procedimento licitatrio, o objeto da
licitao considerado adjudicado ao vencedor.
Adjudicao a garantia que possui o vencedor da licitao que, quando a administrao
for celebrar o contrato referente ao objeto licitado, ela o far com o vencedor. A adjudicao
compulsria um dos princpios que rege as licitaes obriga que a administrao d essa
garantia apenas ao legtimo vencedor do certame, sendo vedada a abertura de nova licitao
enquanto estiver vlida a adjudicao anterior.
importante dizer que a adjudicao no implica a obrigatoriedade da administrao
pblica realmente efetuar o contrato ou adquirir o bem, se for o caso.
Imagine que voc dono(a) de uma empresa que vende mveis, e que tenha vencido
uma licitao para fornecimento de mobilirio para determinado rgo pblico. Na
realidade, isso implica que, quando esse rgo for realmente adquirir os referidos mveis,
no ser aberta nova licitao, mas haver uma contratao direta de sua empresa. Nesse
intervalo de tempo entre a adjudicao e o fornecimento propriamente dito, pode haver
anulao do procedimento, bem como outras hipteses nas quais no haver a aquisio.
A regra geral a adjudicao acarretar a aquisio, mas, logicamente, h excees.
Para fins didticos, podemos identificar trs situaes distintas, originadas a partir da
combinao entre as caractersticas do objeto e do seu mercado fornecedor, estudadas a seguir.

7.3.1. Competio de licitantes para o fornecimento do objeto invivel

Nesse caso, estamos falando de uma inexigibilidade de licitao, tratada no artigo 25 da


Lei de Licitaes e Contratos:

Art. 25. inexigvel a licitao quando houver inviabilidade de competio, em especial:


I para aquisio de materiais, equipamentos, ou gneros que s possam ser fornecidos por
produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferncia de marca, devendo
a comprovao de exclusividade ser feita atravs de atestado fornecido pelo rgo de registro do
comrcio do local em que se realizaria a licitao ou a obra ou o servio, pelo Sindicato, Federao
ou Confederao Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes;
II para a contratao de servios tcnicos enumerados no art. 13 desta Lei, de natureza
singular, com profissionais ou empresas de notria especializao, vedada a inexigibilidade para
servios de publicidade e divulgao;
III para contratao de profissional de qualquer setor artstico, diretamente ou atravs de
empresrio exclusivo, desde que consagrado pela crtica especializada ou pela opinio pblica.

Com relao ao inciso II do artigo 25, os servios tcnicos profissionais especializados


listados no artigo 13 so os que seguem:

78
ENAP
estudos tcnicos, planejamentos e projetos bsicos ou executivos;
pareceres, percias e avaliaes em geral;
assessorias ou consultorias tcnicas e auditorias financeiras ou tributrias;
fiscalizao, superviso ou gerenciamento de obras ou servios;
patrocnio ou defesa de causas judiciais ou administrativas;
treinamento e aperfeioamento de pessoal;
restaurao de obras de arte e bens de valor histrico.

Dois pontos so importantes de serem ressaltados nos aspectos legais sobre a


inexigibilidade de licitao:
o rol de hipteses descrito do artigo 25 da Lei de Licitaes e Contratos apenas
exemplificativo. Pode haver, assim, outras possibilidades de inexigibilidade;
vedada a inexigibilidade de licitao para servios de publicidade e divulgao.
J que estamos em um curso de Administrao de Materiais, mostra-se pertinente ter
ateno especial ao inciso I do artigo 25 da Lei 8.666/93, transcrito acima. Um exemplo de
inexigibilidade na aquisio de material seria a compra de sobressalentes para um tomgrafo
da marca Philips. Neste caso, a empresa detm uma Carta de Exclusividade, um documento
que atesta seu direito de ser a nica autorizada a comercializar os itens de material para um
equipamento de sua marca.

7.3.2. Competio de licitantes para o fornecimento do objeto vivel, e o objeto


bem comum

J que a competio vivel (possvel), a regra licitar. Mas estamos falando de bens e
servios comuns, assim definidos pelo Pargrafo nico do artigo 1 da Lei 10.520/2002 (Lei
do Prego):

Consideram-se bens e servios comuns (...) aqueles cujos padres de desempenho e qualidade
possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificaes usuais no mercado.

Em outras palavras, so bens encontrados facilmente no mercado, sendo facilmente


especificados e comparados sem necessitar de uma avaliao minuciosa. Seguem alguns
exemplos:
bens e servios comuns: canetas esferogrficas, mesas, cadeiras, aparelhos de ar
condicionado, pintura de paredes, troca de piso etc. So bens e servios que no carecem
de um alto grau de customizao (ou seja, de adaptao quele que est comprando)
bens e servios no comuns: obras (de forma geral), fornecimento de medicamentos
no padronizados na rede pblica etc. So bens e servios mais complexos, por assim dizer.
O artigo 1 da Lei n 10.520/2002 nos traz o seguinte contedo:

Art. 1 Para aquisio de bens e servios comuns, poder ser adotada a licitao na modalidade
de prego, que ser regida por esta Lei.

79
ENAP No entanto, o artigo 4 do Decreto n 5.450/2005 tornou obrigatria a adoo do prego
para a aquisio de bens e servios comuns, o que vem sido reiterado pela jurisprudncia
do Tribunal de Contas da Unio:

Art. 4o Nas licitaes para aquisio de bens e servios comuns ser obrigatria a modalidade
prego, sendo preferencial a utilizao da sua forma eletrnica.

Em sntese: caso o objeto seja um bem ou servio comum, a regra licitar por prego!

7.3.3. Competio de licitantes para o fornecimento do objeto vivel, e o objeto


no bem comum

Nesse caso, similarmente ao anterior, sendo a competio vivel (possvel), a regra


licitar. Mas como o bem ou o servio no so comuns, no se adota o prego, mas sim uma
das outras modalidades: convite, tomada de preos ou concorrncia.

OBSERVAO:
Desde que devidamente justificado, um bem comum poder vir a ser adqurido via a
modalidade licitatria convite, por exemplo, desde que seja alegada a urgncia do pleito.
Neste caso, tendo em vista que os prazos legais inerentes modalidade convite so menores,
sua adoo vai ao encontro do atendimento ao interesse pblico.

7.4. A instruo de processos de compras em rgos pblicos

Em rgos pblicos, a fase interna dos processos de compras deve conter alguns
elementos essenciais. A falta de informaes pode comprometer a boa tramitao do
pleito, suscitando, em momentos posteriores, aquisio de objetos em desconformidade
com a real necessidade do rgo solicitante ou, ainda, questionamentos de instncias
jurdicas e rgos de controle.
Em uma viso geral, a instruo processual atinente s aquisies / contrataes em
rgos pblicos deve conter, no mnimo, os seguintes elementos, em sua fase interna:

80
Tais elementos so mais bem discriminados a seguir: ENAP

Justificativa da necessidade de aquisio trata-se de expor as razes que


fundamentam o pleito de aquisio do material, as quais, em ltima instncia, devem
sempre culminar no melhor atendimento ao interesse pblico. Usualmente, na justificativa
da necessidade de aquisio, busca-se relacionar o material a ser adquirido com as
incumbncias do prprio rgo demandante;
Justificativa do quantitativo pleiteado trata-se de relacionar a demanda prevista
(usualmente mediante algum procedimento de clculo) e a quantidade a ser adquirida;
Especificao do objeto descrio pormenorizada do material a ser adquirido,
contemplando informaes como: quantidade, dimenses, acondicionamento,
caractersticas de padro de qualidade, manuteno, assistncia tcnica, condies de
guarda e armazenamento e garantias a serem requisitadas.
Estimativa de despesa trata-se de colher preos no mercado (alm de em
publicaes especializadas), visando a obter uma estimativa da despesa a ser realizada.
Essa informao essencial para a definio da modalidade licitatria. O Tribunal de Contas
da Unio recomenda o levantamento de, no mnimo, trs preos praticados no mercado, a
fim de comporem o preo final estimado;
Informao sobre a programao oramentria refere-se verificao de se h
oramento disponvel e reservado para o atendimento do pleito. No permitido proceder-
se aquisio sem a existncia de oramento prvio. A exceo a aquisio por meio do
sistema de registro de preos: nesse caso, a informao sobre a disponibilidade de recursos
oramentrios dada no momento da efetiva aquisio, e no previamente realizao da
licitao;
Elaborao do instrumento convocatrio / Contratao direta refere-se confeco
das minutas de edital ou carta convite. No caso de contratao direta (por dispensa ou
inexigibilidade de licitao), procede-se instruo especfica, a depender do caso.
Nos casos de contratao direta, h de se prover a fundamentao de que o caso em tela
enquadra-se efetivamente em uma das hipteses de dispensa ou de inexigibilidade de
licitao16. As exigncias alusivas instruo processual, nesses casos, so sintetizadas no
quadro a seguir:

16
Logicamente, para os casos preconizados nos incisos I e II do art. 24 da Lei n 8.666 (dispensa por
valor), no h necessidade de fundamentao adicional, j que o valor da proposta comercial o fato
em si que possibilida a aquisio direta.

81
ENAP

7.5. Parcelamento do objeto


Em rgos pblicos, recomendvel a diviso do objeto em parcelas, quando tcnica e
economicamente vivel, preservando-se, em cada etapa, a modalidade de licitao
pertencente ao todo.
Essa linha de ao visa a harmonizar-se com os princpios da economicidade e da
ampliao da competitividade, e que tem seu fundamento legal no 1o do art. 23 da Lei de
Licitaes e Contratos:
1o As obras, servios e compras efetuadas pela Administrao sero divididas em tantas
parcelas quantas se comprovarem tcnica e economicamente viveis, procedendo-se licitao
com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponveis no mercado e ampliao da
competitividade sem perda da economia de escala

Apesar de o Manual de Aquisies empregar o termo parcelamento de despesas, na


realidade, uma expresso mais acurada seria PARCELAMENTO DO OBJETO (conforme consta do Manual
de Licitaes e Contratos do TCU, p. 225). Tal fato fica evidente a partir da anlise do exemplo
provido pelo prprio Manual:

82
Exemplo: Na compra de material de escritrio, em vez de fazer uma licitao com um nico ENAP
item (Contratao de empresa para aquisio de material de escritrio, tais como lpis, papel
A4, pasta de cartolinas e pastas registradas), dividir a compra em itens, por exemplo:
Item 1 Lpis e caneta;
Item 2 Papel A4;
Item 5 Pastas registradas.
Assim, estar a competio sendo ampliada, beneficiando a administrao, que encontrar
no mercado mais opes para a escolha da proposta mais vantajosa.

Dessa forma, ao parcelar as despesas, o que se pretende evitar o agrupamento de


itens em um mesmo lote sem a devida justificativa, medida que vem sendo criticada de
modo reiterado pela jurisprudncia do Tribunal de Contas da Unio (TCU).

7.6. Fracionamento de despesas

O fracionamento de despesa caracteriza-se quando se divide a despesa para utilizar


modalidade de licitao inferior recomendada pela legislao para o total da despesa, ou
para efetuar contratao direta. O exemplo constante do Manual de Licitaes e Contratos
do TCU assim retratado:

Exemplo: se existe a necessidade de substituir 1.000 cadeiras de um auditrio, cujo preo


total demandaria a realizao de tomada de preos, no lcita a realizao de vrios convites
para compra das mesmas cadeiras, hiptese que caracterizaria o fracionamento da despesa com
utilizao de modalidade de licitao inferior exigida pela Lei de Licitaes e Contratos.

O fracionamento de despesa uma prtica vedada pela legislao. No caso do


fracionamento de despesa que resulta em uma contratao direta, o agente responsvel
incorre nas penalidades constantes do art. 89 da Lei n 8.666/93:

Art. 89. Dispensar ou inexigir licitao fora das hipteses previstas em lei, ou deixar de
observar as formalidades pertinentes dispensa ou inexigibilidade:
Pena deteno, de 3 (trs) a 5 (cinco) anos, e multa.

7.7. Indicao de marca nas compras pblicas

A Lei de Licitaes e Contratos veda a indicao arbitrria ou subjetiva da marca do bem a ser
adquirido. Assim, por exemplo, no se pode, ao especificar um aparelho de televiso, indicar
apenas a marca SONY, sem que uma justificativa tcnica robusta acompanhe essa ao.
No entanto, so trs as hipteses nas quais a indicao de marca permitida:
como parmetro de qualidade (critrios de comparao) = a indicao de marca como
parmetro de qualidade pode ser admitida para facilitar a descrio do objeto a ser licitado,
desde que seguidas das expresses ou equivalente, ou similar e ou da melhor
qualidade, que representam a aceitao, pela administrao, de produtos similares aos
indicados pela marca consignada;

83
ENAP para atender ao princpio da padronizao = a padronizao de marca s possvel em
casos excepcionais, quando ficar incontestavelmente comprovado que apenas aquele
produto, de marca certa, atende aos interesses da administrao. Nesse caso, a indicao
de marca ainda no padronizada passa, em geral, por um processo de homologao, que
consiste na criao de grupo para pesquisar no mercado as diversas marcas passveis de
atendimento da necessidade, estabelecendo parmetros comparativos entre elas e
homologando, com justificativas tcnicas, aquela que melhor se amolde s necessidades
do rgo pblico. O resultado do procedimento de homologao um relatrio, que dever
ser anexado ao processo de contratao.
quando for tecnicamente justificvel = um exemplo seria a necessidade de pintar
apenas uma parede em um salo cujas demais paredes tenham sido pintadas com um tinta
especfica (branca Coral Plus). Nesse caso, poder-se-ia proceder aquisio com a indicao
especfica dessa marca, com a justificativa de que a compra de outra tinta iria implicar a
falta de uniformizao das cores no salo.

7.8. O sistema de registro de preos

O sistema de registro de preos (SRP) um procedimento que a administrao utiliza


para racionalizar a atividade de compras. regulamentado em mbito federal pelo Decreto
n 7.892/2013, o qual, no inciso de seu artigo 2, traz a seguinte definio:

I Sistema de Registro de Preos SRP conjunto de procedimentos para registro formal de


preos relativos prestao de servios e aquisio de bens, para contrataes futuras.

Mesmo com essa definio um pouco indigesta, veremos que o sistema de registro de
preos um modo simples e administrativamente eficiente de se conduzir as compras em
rgos pblicos.
Voc se lembra do just-in-time? Trata-se de uma poltica de minimizao dos nveis de
estoques, garantindo, ao mesmo tempo, que as entregas dos fornecedores externos se
deem com frequncias diferenciadas e com pontualidade.
Essa poltica especialmente interessante quando h certa imprevisibilidade da
demanda do item dentro da organizao. Afinal, como podemos calcular um nvel de estoque
adequado para certo item se no podemos prever sua demanda?
Bom, implementar uma poltica de just-in-time seria bem mais fcil se no estivssemos
falando de uma organizao pblica, que tem a obrigao de fazer suas aquisies atravs
de uma licitao, sendo a morosidade nas compras um problema generalizado no setor
pblico.
Mas h uma soluo, ou, pelo menos, um modo de minimizar esse problema. Imagine
que um rgo pblico quer comprar computadores, mas no tem a noo exata da demanda
interna, bem como no tem capacidade em estoque para sua armazenagem. Ainda, as
demandas, apesar de incertas, podem ser frequentes (todo o ms, ou semana, est sendo
pedido um computador). A opo fazer antecipadamente um procedimento licitatrio,
durante o qual selecionado um determinado fornecedor com a proposta mais vantajosa.

84
OK. Fizemos um prego para registro de preos, e sagrou-se vencedora a Empresa A, ENAP

com preo registrado de R$ 1 mil por computador, para um total de 500 computadores.
Aps o final da licitao (a homologao), assinada uma ata de registro de preos (uma
espcie de contrato) entre essa empresa e o rgo pblico. Sempre que o rgo pblico
necessitar de computadores, a partir de agora, basta enviar Empresa A uma Requisio de
Entrega de Material (ou Ordem de Fornecimento), e aguardar o prazo definido previamente
(no edital do prego), para entrega.
Quer outra vantagem? No precisamos adquirir os 500 computadores registrados na ata
de registro de preos. Alis, o rgo pblico no obrigado a adquirir um nico computador.
Mas, quando fizer a compra, ser pelo preo registrado (R$ 1 mil).
As vantagens do SRP, em termos de economicidade esfera pblica, so tantas, que a
Lei n 8.666/1993 (Lei de Licitaes e Contratos), no inc. II de seu art. 15, traz a seguinte
orientao:

Art. 15. As compras, sempre que possvel, devero:


II - ser processadas atravs de sistema de registro de preos;

Em sntese, eis as condies nas quais utilizamos o sistema de registro de preos:


Em termos operacionais, cabe a um rgo central, denominado gerenciador, a prtica de
todos os atos de controle e administrao do SRP. Como existe a possibilidade, expressa no

Impossibilidade de
Contrataes definio prvia do
frequentes quantitativo a ser
demandado

Convenincia de
Convenincia de atendimento a mais de
entregas parceladas um rgo ou entidade,
ou a programas de
governo

Decreto n 7.892/2013, de outros rgos


integrarem uma mesma ata de registro de
preos, este rgo gerenciador, em momento
anterior realizao de licitao para o registro
de preos, consolida a demanda dos rgos
participantes. Em seguida, o rgo gerenciador
procede s tarefas inerentes s fases interna
e externa da licitao, culminando com a
assinatura da ata de registro de preos, cuja
vigncia no poder ser superior a 12 meses, computadas neste perodo as eventuais
prorrogaes.

85
ENAP H a possibilidades de rgos no-participantes (usualmente denominados caronas)
utilizarem da ata de registro de preos firmadas por outros rgos. O Decreto n 7.892/2013
impe limite de cinco vezes o quantitativo originalmente registrado na ata para todos os
eventuais rgos no-participantes. Uma vez atingido esse limite, novas adeses sero
vedadas.

86
ESTUDO DE CASO 3: Aquisio de Pen Drives ENAP

A Secretaria de Comunicao Social do rgo X


(Secom), em maro de 2012, encaminhou ao
Departamento de Material e Patrimnio processo
solicitando a aquisio de 900 pen drives, a serem distribudos
em workshop sobre o uso de mdias digitais em rgos pblicos,
em maio do mesmo ano.
Em janeiro de 2012, o rgo em questo j havia efetuado
compra direta de pen drives, no valor total de R$ 1,2 mil, com base no inciso I do art. 24 da
Lei de Licitaes e Contratos.
O valor unitrio estimado para o pen drive de R$ 10, havendo a indicao de marca, nas
especificaes, com a seguinte redao: MARCA: Kingston; Scandisk; Multilaser, ou de
melhor qualidade.
O evento contar com a participao de servidores pblicos da rea de multimdia de
todo o territrio nacional, havendo a expectativa de participao de pouco mais de
setecentas pessoas.
As dotaes oramentrias da SECOM so de R$ 12 mil para a aquisio de material
permanente (natureza da despesa 52) e de R$ R$ 7 mil para material de consumo.
Dado a previso de durabilidade de um pen drive ser superior a dois anos, a SECOM
indicou, no processo, haver a disponibilidade de recursos oramentrios, indicando-se a
despesa como de natureza 52.
Ante a urgncia do pleito, a Secretaria de Comunicao Social solicitou que se procedesse
dispensa de licitao, encaminhando o processo diretamente Coordenao de Compras
do DEMAP, sem que houvesse a tramitao prvia Coordenao de Almoxarifado.
O Diretor da Coordenao de Compras solicitou ao servidor Gestor de Compras, servidor
recm do DEMAP, a elucidao sobre o modo de melhor conduo processual, saneando
eventuais lacunas de informaes. A anlise dever discorrer, com detalhes, sobre os
seguintes pontos:
atendimento aos pr-requisitos necessrios instruo do processo;
impactos e eventuais lacunas de instruo processual decorrentes da no-tramitao
do processo Coordenao de Almoxarifados;
exigncia ou no de licitao para a solicitao da SECOM, bem como penalidades
envolvidas no caso de opo indevida;
adequao ou no da indicao de marca alusiva aos pen drives;
procedimentos formais a serem observados no rito de compra (licitatrio ou no);
existncia ou no de dotao oramentria para atender o pleito.

87
ENAP
INSTRUES PARA A CONDUO DO ESTUDO DE CASO

Analisar os cumprimentos acerca da instruo processual


As Leis n 8.666/1993, 10.520/2002, e o Decreto n 5.450/2005 podero ser empregados como
arcabouo legal, a depender da opo por modalidade licitatria;
Aprofundar-se na anlise acerca da indicao de marca.
Analisar a classificao contbil de pen drive (material de consumo ou permanente), luz da
exposio levada a cabo no Captulo 1.
Aprofundar-se no conceito de fracionamento de despesa.

Suas Anotaes

88
Suas Anotaes ENAP

89
ENAP ESTUDO DE CASO 4: Impugnao de Edital
A Comisso Permanente de Licitao do Ministrio X publicou, em 03 de abril
de 2012 (tera-feira), edital de prego, na forma eletrnica, visando contratao
de pessoa jurdica para desenvolvimento de software de auditoria. A
necessidade da contratao foi justificada pela Secretaria de Controle Interno (Secin) como
decorrente do intuito daquele rgo de prover maior poder de diagnstico s auditorias,
bem como a posterior sistematizao das recomendaes.
Os dados principais do edital podem ser assim sumarizados:
Objeto: contratao de pessoa jurdica para desenvolvimento de software de auditoria,
com instalao, suporte tcnico e atualizao automtica das verses pelo perodo de 36
meses;
Especificao: grupo (lote) nico, com trs itens: 1. Servio de desenvolvimento de
software de auditoria / 2. Atualizao da verso do software / 3. Suporte tcnico.
Valor global estimado: R$ 152 mil
Data da abertura da sesso pblica: 17/04/2012, s 10 horas
Critrio de julgamento das propostas: menor preo total para o grupo (lote) nico;
Impossibilitados de participao no prego:
- Pessoas jurdicas impedidas de contratar com a administrao;
- Sociedade estrangeira no autorizada a funcionar no Pas;
- Pessoas jurdicas cujos estatutos ou contratos sociais no prevejam atividade
pertinente e compatvel com o objeto do prego.
Documentao habilitante exigida:
- Cadastro no SICAF;
- Certido Negativa de Dbitos Trabalhistas (CNDT);
- No mnimo trs atestados de capacidade tcnica emitidos por pessoa jurdica de
direito pblico ou privado que comprovem que a licitante prestou, em caso de
contrato encerrado, ou esteja prestando, em caso de contrato vigente, satisfatoriamente,
servios de desenvolvimento, instalao e suporte tcnico de softwares de auditoria.
Em 12 de abril de 2012, s 10 horas, o Ministrio X recebeu impugnao do edital em
pauta, de autoria da empresa Alfa Representaes Ltda., cujas razes principais so assim
transcritas:

... a exigncia feita ao licitante, de apresentar quantidade mnima de atestado de capacidade


tcnica, conforme prev o edital aqui impugnado, clusula discriminatria medida que obriga
o participante a ter executado mais de uma vez um determinado servio ...;
...o agrupamento dos itens em um lote nico fato que cerceia a competitividade, dado
que impossibilita que outras empresas prestem o suporte tcnico ou, ainda, atualizem as verses
do software desenvolvido;
...no caberia a adoo da modalidade prego para o objeto pleiteado, dado que o servio
a ser contratado no comum, mas sim denota vertente tcnica a ser ponderada pela
administrao;

90
...resta configurado o direcionamento da licitao ao vedar a participao a empresas ENAP
cujos estatutos ou contratos sociais no prevejam atividade pertinente e compatvel com o
objeto do prego, tendo em vista que fere os princpios da isonomia e da economicidade;
...o perodo pretendido para o suporte tcnico e a atualizao das verses no poderia ser
maior que 12 (doze) meses, em atendimento ao princpio oramentrio da anualidade.

O servidor Gestor de Compras foi designado para elaborar relatrio que subsidie a
resposta do Sr. Pregoeiro impugnao.
O relatrio deve versar, detalhadamente, sobre:
a correta observncia (ou no) da empresa acerca do prazo para a impugnao, bem
como o prazo de resposta cabvel ao pregoeiro;
pertinncia (ou no) de cada um dos aspectos apontados pela empresa;
aes a serem tomadas pelo Ministrio X no que concerne formalidade do
procedimento licitatrio, caso existam.
Devero ser citados os dispositivos legais nos quais se baseiam as explicitaes contidas
no relatrio, ou seja, o conjunto de legislao e de normas que disciplina o assunto.
O parecer administrativo dever conter a ementa; o histrico ou relatrio; o parecer e a
concluso.

Suas Anotaes

91
ENAP Suas Anotaes

92
CAPTULO 5 Gesto De Almoxarifados ENAP

1. Objetivos da gesto de almoxarifados

Nos ltimos dois captulos, pudemos nos familiarizar com a Gesto de Estoques e a
Gesto de Compras. Neste captulo abordaremos a Gesto dos Centros de Distribuio
(mais usualmente conhecida como Gesto de Almoxarifados), mais especificamente por
meio das atividades de recebimento, armazenagem e distribuio de materiais.
Almoxarifados so locais destinados guarda e conservao dos itens de material em
estoque de uma determinada organizao. essencial que a gesto dos almoxarifados seja
eficiente, visando a minimizar os custos de armazenamento de estoques, bem como
maximizando a qualidade de atendimento aos seus clientes internos empresa.
Nesse sentido, o quadro a seguir sintetiza os objetivos da gesto de almoxarifados, bem
como as atividades necessrias para tanto:

Fonte: FENILI (2011)

A gesto de almoxarifados, em uma viso macro, engloba as seguintes atividades bsicas,


passveis de concatenao de modo que formem um processo:

Neste captulo, iremos nos ater s atividades de recebimento, armazenagem e distribuio,


sendo que movimentao ser abordada como um subtpico da armazenagem, ok?
Iniciaremos pela atividade de recebimento.

93
ENAP 2. Recebimento de materiais

O recebimento do item de material a etapa intermediria entre a compra e o pagamento


ao fornecedor. Somente aps o recebimento (etapa que, nos rgos pblicos, refere-se
etapa de liquidao da despesa), que o pagamento autorizado.
Dessa forma, a atividade de recebimento mantm estreito relacionamento com as reas
contbeis e de compras da organizao, alm de contar, por vezes, com o suporte provido
pelo setor de transportes.
O recebimento usualmente dividido nas seguintes etapas:

94
Em rgos pblicos, por ocasio do recebimento, trs informaes alusivas s especificaes ENAP

dos materiais devem ser comparadas, verificando se h conformidade entre elas:


informaes constantes da nota de empenho;
informaes constantes da nota fiscal;
dados da mercadoria efetivamente entregue.
Por fim, ainda no contexto sobre o tpico recebimento, cabe a meno de que h rgos
pblicos nos quais nem todos os materiais de consumo so recebidos em almoxarifados.
As excees, em geral, so alusivas aos materiais de consumo imediato, que podem no
transitar fisicamente pelos almoxarifados. Nesse caso, o recebimento seria apenas
comunicado ao setor de almoxarifado, para os devidos registros.

3. Armazenagem de materiais

A armazenagem de materiais pode ser entendida como a atividade de planejamento e


organizao das operaes destinadas a manter e a abrigar adequadamente os itens de
material, mantendo-os em condies de uso at o momento de sua demanda efetiva pela
organizao.
Uma armazenagem racional tem por objetivo principal a minimizao dos custos a ela
inerentes. De forma no exaustiva, podemos relacionar da seguinte forma os objetivos da
armazenagem:
Maximizar a utilizao dos espaos, ou, conforme Viana (2000), utilizar o espao nas
trs dimenses, da maneira mais eficiente possvel;
Prover acesso facilitado a todos os itens de material;
Prover proteo aos itens estocados, de forma que sua manipulao no incorra em
danos;
Prover um ambiente cujas caractersticas no afetem a qualidade e a integridade dos
itens estocados;
Apresentar um arranjo fsico que possibilite o uso eficiente de mo de obra e de
equipamentos.
3.1. Critrios de armazenagem
Segundo Viana (2000), a armazenagem pode ser categorizada em dois grupos, a saber:
simples e complexa.
A armazenagem simples envolve materiais que, por suas caractersticas fsicas ou
qumicas, no demandam cuidados adicionais do gestor de almoxarifados.
Em contrapartida, a armazenagem complexa inerente a materiais que carecem de
medidas especiais em sua guarda. Os aspectos fsicos ou qumicos dos materiais que
justificam uma armazenagem complexa podem ser assim listados:

95
ENAP

Os materiais de armazenagem complexa exigem uma infraestrutura de guarda especial,


assim exemplificada:
Equipamentos de preveno de incndio (sprinklers etc.);
Ambientes climatizados (cmaras frigorficas etc.);
Ambientes com controle de temperatura e umidade (paiis de munio etc.);
Uso de equipamentos de proteo individual (EPI) pelos funcionrios que lidam
diretamente com esses materiais.
De posse da informao do tipo de armazenagem que demandada pelo material
(simples ou complexa), cabe ao gestor de almoxarifado adotar um critrio de guarda dos
materiais. Os mais usuais, ainda segundo Viana (2000), so:

96
ENAP

Finalmente, no que diz respeito s tcnicas de armazenagem propriamente ditas,


essencial nos familiarizarmos com os dispositivos mais usuais empregados nessa atividade.

97
ENAP

Fonte: FENILI (2011).

98
3.2. Embalagens de proteo ENAP

Ao longo das atividades de movimentao e armazenagem de materiais, as embalagens


detm papel fundamental na conservao e proteo do produto. Em termos da funo
exercida por uma embalagem, h trs categorias passveis de classificao:
Embalagem primria: aquela que possui contato direto com o material. Por exemplo,
a caixa de Tetrapak17 que reveste um litro de leite um exemplo de embalagem primria;
Embalagem secundria: atua como proteo e acondicionamento racional das
embalagens primrias. Uma caixa de papelo que contenha oito litros de leite uma
embalagem secundria;
Embalagem terciria: empregada para facilitar os processos de movimentao e
embalagem de materiais. Um palete com 10 caixas de papelo (cada uma com 8 litros de
leite) um exemplo de embalagem terciria.
Spejorim18 faz a seguinte exposio acerca dos objetivos de uma embalagem:

17
Tetrapak um tipo de embalagem cartonada, confeccionada pela empresa de mesmo nome.
18
Embalagens Logsticas: proteo do produto na movimentao e armazenagem. SPEJORIM, W. Disponvel em:
http://www2.videolivraria.com.br/pdfs/20610.pdf

99
ENAP Ainda atinente s embalagens, pertinente a meno s principais matrias-primas
empregadas em sua confeco. Neste escopo, traz-se baila o seguinte quadro, elaborado
por Spejorim:

3.3. Arranjo fsico (layout) do almoxarifado

Com o desenvolvimento geral do sistema produtivo, observado na ltima dcada, a


disposio fsica das reas de armazenagem foi merecedora de maior ateno.
Nesse sentido, a definio do layout (ou leiaute) deixou de ser meramente intuitiva, e
passou a ser estabelecida a partir de tcnicas de visualizao da dinmica de movimentao
dos materiais no armazm. Dessa forma, hoje considerado como layout de um
almoxarifado o arranjo de homens, mquinas e materiais, dispostos de modo que sua
dinmica possa se dar dentro do padro mximo de economia (VIANA, 2000).
Para Muther (1978), a chave para uma definio satisfatria do layout inicia com a
definio de caractersticas referentes aos itens de material. Esse diagnstico inicial
denomina-se chave PQRST, e pode ser bem ilustrado pelo esquema abaixo, desenvolvido
por aquele autor.

100
Com base nessa abordagem, podemos listar os seguintes elementos principais que ENAP

devem ser considerados quando da definio do layout na armazenagem:

ELEMENTOS A SEREM CONSIDERADOS NA DEFINIO DO LAYOUT NA ARMAZENAGEM


Definio dos materiais a serem armazenados;
Volume de material;
Tempo durante o qual ser feita a armazenagem;
Equipamentos e instrumentos que sero empregados na movimentao dos materiais;
Tipos de embalagens utilizadas no armazenamento;
Possibilidade de se fazerem inspees nos materiais armazenados (h de se considerar a facilidade
de acesso);
Versatilidade, flexibilidade e possibilidade de futura expanso da rea de armazenagem.

3.4. Critrios de localizao de material

No que se refere ao sistema de localizao dos itens de material, dois so os critrios


passveis de serem empregados, conforme salienta Fenili (2011):

4. Distribuio interna de materiais

Distribuio de materiais a atividade derradeira da gesto de almoxarifados, cuja


finalidade fazer chegar o material em perfeitas condies ao usurio.
H autores que fazem a seguinte diviso:
Distribuio interna = diz respeito distribuio de materiais internamente
organizao, para a continuidade de seu processo de trabalho.

101
ENAP Distribuio externa = trata da entrega dos produtos acabados a seus clientes, o que
pode envolver mais de um meio de transporte.
No mbito dos rgos pblicos brasileiros, a distribuio interna pode se dar por dois
processos de fornecimento: por presso ou por requisio.
Segue extrato da Instruo Normativa n 205/1988, da Secretaria de Administrao
Pblica da Presidncia da Repblica (Sedap), atinente distribuio interna para unidades
administrativas integrantes das organizaes pblicas.

5. As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos rgos e entidades sero supridas
exclusivamente pelo seu almoxarifado.
5.1. Distribuio o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condies ao usurio.
5.1.1. So dois os processos de fornecimento:
a) por Presso;
b) por Requisio.
5.1.2. O fornecimento por Presso o processo de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao
usurio mediante tabelas de proviso previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas pocas
fixadas, independentemente de qualquer solicitao posterior do usurio. Essas tabelas so preparadas
normalmente, para:
a) material de limpeza e conservao;
b) material de expediente de uso rotineiro;
c) gneros alimentcios.
5.1.3. O fornecimento por Requisio o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usurio
mediante apresentao de uma requisio (pedido de material) de uso interno no rgo ou entidade.

Usualmente, os rgos adotam uma rotina para o fornecimento por requisio. Dessa
maneira, prtica recorrente a determinao de um dia especfico da semana para que as
requisies de material sejam entregues aos almoxarifados.
A distribuio de materiais, por envolver o deslocamento fsico dos bens (dos
almoxarifados at o seu consumidor), est intimamente relacionada ao tpico
movimentao e transporte de materiais.
Para Gonalves (2007), h uma estreita relao entre os equipamentos de movimentao
e os de armazenagem dos materiais. Segundo esse autor, os equipamentos de
movimentao devem ser escolhidos dentro de um planejamento global que envolve as
caractersticas dos materiais, suas formas de acondicionamento e embalagens e o fluxo
geral dos materiais no almoxarifado. Conseguir harmonizar essas variveis implica a reduo
de custos operacionais e o aumento da produtividade.
Com relao movimentao de materiais, devem-se perseguir os seguintes objetivos:
obter um fluxo eficiente de materiais nos almoxarifados;
utilizar critrios ergonmicos, visando a evitar fadiga e leses dos colaboradores.
A eficincia do sistema de movimentao de materiais condicionada observncia de
algumas regras bsicas, denominadas leis da movimentao de materiais, listadas a seguir.

102
ENAP

Fonte: GONALVES, 2007.

103
ENAP CAPTULO 6 Gesto Patrimonial

1. Conceitos iniciais

Ao traarmos um paralelo entre a definio de recurso patrimonial e os conceitos


correlatos inerentes Contabilidade, possvel afirmar que recurso patrimonial engloba
os de ativo imobilizado e de ativo intangvel, assim definidos:

De agora em diante, iremos nos ater especificamente aos bens patrimoniais tangveis,
dada sua relevncia para as atividades de administrao patrimonial. Neste escopo, a gesto
patrimonial recai sobre trs elementos, assim registrados:

Bens
imveis

Controle
Patrimonial

Materiais
Instalaes
Permanentes

A compreenso adequada dos preceitos da Gesto Patrimonial carece da familiarizao


com uma srie de conceitos que so, a seguir, apresentados19:
Material Permanente: material de durao superior a dois anos, levando-se em
considerao os aspectos de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e
transformabilidade;
Instalaes: materiais ou equipamentos que se agregam ao bem imvel, isoladamente
ou em conjunto, passando a integr-lo funcionalmente;
Carga Patrimonial: conjunto de materiais permanentes sob a responsabilidade do
titular de uma unidade administrativa;
Transferncia: movimentao de material entre unidades administrativas da Cmara
dos Deputados, com consequente troca de responsabilidade;

19
Fonte: Ato da Mesa n 63, de 10 de abril de 1997, da Cmara dos Deputados

104
Registro Patrimonial: descrio analtica do material permanente, ao qual se atribui ENAP

um cdigo numrico sequencial, contendo as informaes necessrias sua identificao,


localizao e carga patrimonial;
No que concerne aos materiais permanentes, relevante sabermos a aplicabilidade da
seguinte classificao:
a) regular quando estiver em perfeitas condies de uso, funcionamento e
aproveitamento pela unidade detentora da carga;
b) ocioso quando, embora em perfeitas condies de uso, no estiver sendo
aproveitado;
c) recupervel quando o custo de sua recuperao no ultrapassar cinquenta por cento
de seu valor de mercado;
d) antieconmico quando sua manuteno for onerosa, ou seu rendimento precrio,
no justificando sua utilizao;
e) irrecupervel quando economicamente inconveniente sua recuperao ou no mais
puder ser utilizado para o fim a que se destina.
Nas prximas sees, veremos as principais atividades levadas a cabo na gesto de um
bem patrimonial. Iniciaremos pela incorporao e consequente tombamento.

2. Incorporao e tombamento

Tombamento o procedimento de identificao de um bem patrimonial, efetuado na


incorporao do bem ao patrimnio de uma organizao. Por ocasio do tombamento,
cadastram-se, em um banco de dados, informaes essenciais do bem (caractersticas fsicas,
valor de aquisio etc.). O bem recebe um nmero patrimonial, pelo qual identificado, e
uma plaqueta (ou etiqueta, ou gravao) contendo esse nmero de registro afixada no
bem (quando possvel).
O Ato da Mesa n 63/1997, da Cmara dos Deputados, nos traz definio similar de
tombamento:

[Tombamento] o ato de inscrever o bem no registro patrimonial, com a concomitante afixao


do respectivo cdigo numrico mediante plaqueta, gravao, etiqueta ou qualquer outro mtodo
adequado s suas caractersticas.

A Instruo Normativa n 205, de 1988, da Secretaria de Administrao Pblica da


Presidncia da Repblica (Sedap), nos traz a seguinte orientao acerca da identificao de
equipamentos e demais materiais permanentes:
7.13. Para efeito de identificao e inventrio, os equipamentos e materiais permanentes
recebero nmeros sequenciais de registro patrimonial.
7.13.1. O nmero de registro patrimonial dever ser aposto ao material, mediante
gravao, fixao de plaqueta ou etiqueta apropriada.
7.13.2. Para o material bibliogrfico, o nmero de registro patrimonial poder ser aposto
mediante carimbo.
H bens cujas caractersticas fsicas no comportam a fixao de plaquetas de identificao
patrimonial. Como exemplos, podemos citar:

105
ENAP bens de dimenses reduzidas como, por exemplo, alguns modelos de cmeras
fotogrficas digitais;
obras de arte, com caractersticas fsicas passveis de serem danificadas pela aposio
da plaqueta patrimonial;
etc.
Ademais, existe a hiptese de que, se determinado bem permanente foi adquirido por
baixo custo unitrio, seu controle no seja efetuado mediante nmero patrimonial, mas
sim de forma simplificada. Nesse sentido, vejamos o excerto20 a seguir:

Observa-se que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente, o seu controle patrimonial
dever ser feito baseado na relao custo/benefcio desse controle.
Nesse sentido, a Constituio Federal prev o Princpio da Economicidade (artigo 70), que se traduz
na relao custo-benefcio, assim, os controles devem ser suprimidos quando se apresentam como
meramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.
Assim, se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de
controle superior ao seu benefcio, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relao-
carga, (...), no havendo necessidade de controle por meio de nmero patrimonial. No entanto,
esses bens devero estar registrados contabilmente no patrimnio da entidade.

3. Inventrio de bens patrimoniais

Nossa abordagem sobre o conceito de inventrio, entendido como uma ferramenta de


controle dos estoques dos almoxarifados e do ativo imobilizado (bens patrimoniais), inicia-
se apresentando a definio de inventrio fsico:

Inventrio Fsico = procedimento de levantamento fsico e contagens dos itens de material em


uma organizao.

A conferncia no se limita aos almoxarifados. As diversas incumbncias da organizao


(sees, salas de reunio, lanchonetes etc.) tambm so inventariadas, em especial com
relao a seus materiais permanentes (tombados e com registro patrimonial).
Vejamos a definio apresentada pela IN n 205/1988 (SEDAP):

Dos inventrios fsicos

8. Inventrio fsico o instrumento de controle para a verificao dos saldos de estoques nos
almoxarifados e depsitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no rgo ou entidade
(...).

20
Fonte: http://www.tesouro.fazenda.gov.br/contabilidade_governamental/downloads/Depreciacao.pdf. Acesso
em 20.02.13.

106
Segundo a IN n 205/1988 (Sedap), so objetivos do inventrio fsico, entre outros: ENAP

a) o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos estoques com o saldo fsico
real nas instalaes de armazenagem;
b) a anlise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado atravs dos
resultados obtidos no levantamento fsico;
c) o levantamento da situao dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques;
d) o levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas
necessidades de manuteno e reparos; e
e) a constatao de que o bem mvel no necessrio naquela unidade.

Um aspecto essencial a que devemos nos ater que os inventrios destinam-se no s


ao controle dos materiais permanentes (bens patrimoniais), mas tambm ao controle dos
estoques de uma organizao, ok?

H dois modos de se efetuar o inventrio fsico:

Rotativo
Inventrio
Fsico

Peridico

No inventrio rotativo, estamos permanentemente contando os itens. O mtodo consiste


no levantamento rotativo, contnuo e seletivo dos materiais existentes em estoque ou
daqueles permanentes distribudos para uso. Sua vantagem que no implica a necessidade
de paralisao das atividades da organizao, elaborando-se um cronograma de trabalho (de
acordo com os interesses da empresa) que abranja todos os itens dentro de um perodo fiscal.
No inventrio peridico (ou geral / anual), efetua-se a contagem de todos os itens em
determinados perodos. Quando essa rotina realizada no encerramento do exerccio fiscal
(o que comum), o inventrio tambm chamado de geral.
As informaes coletadas no inventrio fsico so compiladas no inventrio analtico,
figurando a perfeita caracterizao do material, atravs de dados como descrio
padronizada, nmero de registro patrimonial, valor, estado, local de uso etc.
A Instruo Normativa em pauta arrola, ainda, os tipos de inventrio fsico:

8.1. Os tipos de Inventrios Fsicos so:


a) anual destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada
unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior
e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio.
b) inicial realizado quando da criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos
bens sob sua responsabilidade;
c) de transferncia de responsabilidade realizado quando da mudana do dirigente de uma
unidade gestora;
d) de extino ou transformao realizado quando da extino ou transformao da unidade
gestora;
e) eventual realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por
iniciativa do rgo fiscalizador.

107
ENAP 4. Movimentao de bens patrimoniais

A movimentao de bens patrimoniais, no mbito de um rgo pblico, pode se dar por


diversos motivos, a saber:
requisio de um cliente interno;
devoluo;
recolhimento (quando, por exemplo, um material permanente ocioso encontrado
em um inventrio, ele recolhido pela rea de controle patrimonial);
transferncia;
etc.
De modo geral, a movimentao de bens patrimoniais no pode prescindir de dois
documentos:
Termo de Responsabilidade, a ser assinado pelo (novo) responsvel pela guarda e
conservao do bem patrimonial, e
Guia de Transferncia de Material, usualmente emitida por sistemas informatizados,
cujo intuito formalizar a alterao do rgo / servidor responsvel pela carga patrimonial
do bem;

5. Depreciao

Uma vez adquirido um bem patrimonial (um aparelho de ar condicionado, por exemplo),
ele registrado no sistema de cadastro patrimonial com suas caractersticas fsicas, bem
como o seu valor de compra, conforme registrado na nota fiscal.
No entanto, com o passar dos anos, no possvel afirmarmos que o seu valor permanece
constante. Ele decresce, em virtude de seu desgaste temporal, bem como de sua ociosidade
tecnolgica.
Esse processo de minorao do valor de um bem patrimonial, originrio do transcurso
do tempo, denominado depreciao, assim definido pelo Manual de Despesa Nacional
(MDN/2008):

A depreciao a reduo do valor dos bens pelo desgaste (deteriorao) ou perda de utilidade
por uso, ao da natureza ou obsolescncia.

No setor privado, o clculo da depreciao tem impacto direto na apurao do lucro do


exerccio. Dessa maneira, a Secretaria da Receita Federal do Brasil padroniza as taxas
incidentes na depreciao, atravs da Instruo Normativa SRF n 162/1998, alterada pela
Instruo Normativa n 130/1999.
Para o setor pblico, at bem recentemente os diversos rgos usualmente recorriam s
mesmas taxas estabelecidas pela Receita Federal, apesar de no haver sido feito um estudo
prprio a fim de definirem os percentuais e a estimativa de vida til a serem aplicados.
No entanto, em novembro de 2010, a Secretaria do Tesouro Nacional lanou o Manual
de Regularizaes Contbeis, definindo, entre outros assuntos, o mecanismo da
depreciao no mbito do Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo
Federal (Siafi).

108
recomendvel resumirmos os principais conceitos relativos depreciao. O quadro a ENAP

seguir apresenta uma sntese sobre esse tema.

Para fins de ilustrao, vejamos um exemplo da tabela de vida til de bens, estabelecida
pelo Manual de Regularizao Contbil da STN, da qual consta tambm o valor residual a
ser adotado. A coluna da esquerda relativa conta contbil parties do patrimnio de
determinada entidade.
Tomando por exemplo Aparelhos e Equipamentos de Comunicao, a vida til de 10
anos, com o valor residual de 20%. Para um aparelho de telefone comprado em janeiro de
2003 por R$ 200,00, por exemplo, o valor residual ao final de 2012 ser de R$ 40,00 (20% do
valor inicial).

6. Baixa patrimonial e alienao

Por fim, a sada de um bem patrimonial da organizao, ou o seu desfazimento,


efetuada atravs da alienao, sendo esta a medida administrativa correspondente.
Por sua vez, podemos definir o conceito de baixa de um bem como a sua retirada contbil
do acervo patrimonial de uma organizao. Um bem baixado deixa de fazer parte do ativo
imobilizado da organizao.
A baixa patrimonial pode ocorrer por qualquer das seguintes formas:

109
ENAP

O nmero de patrimnio de um bem baixado jamais deve ser repassado a outro bem.
Quando um bem baixado, seu nmero patrimonial passa a fazer parte de um banco de
dados gerenciado pelo setor de administrao patrimonial da organizao, referente a
itens patrimoniais desincorporados.
Em uma eventual reincorporao do bem (por exemplo, um bem furtado que
recuperado), o nmero patrimonial restitudo ao mesmo bem.
So condies necessrias alienao de bens imveis a autorizao legislativa (a no
ser para entidades paraestatais) e a avaliao prvia (estimativa de seu valor $$). Os
preceitos que regem a alienao de bens imveis so estatudos pelo inciso I do artigo 17
da Lei n. 8.666/1993, cujos principais aspectos seguem transcritos abaixo:

Art. 17. A alienao de bens da Administrao Pblica, subordinada existncia de interesse


pblico devidamente justificado, ser precedida de avaliao e obedecer s seguintes normas:
I - quando imveis, depender de autorizao legislativa para rgos da administrao direta
e entidades autrquicas e fundacionais, e, para todos, inclusive as entidades paraestatais,
depender de avaliao prvia e de licitao na modalidade de concorrncia, dispensada esta nos
seguintes casos:
a) dao em pagamento;
b) doao, permitida exclusivamente para outro rgo ou entidade da administrao pblica,
de qualquer esfera de governo, ressalvado o disposto nas alneas f, h e i;
c) permuta, por outro imvel que atenda aos requisitos constantes do inciso X do art. 24 desta
Lei;
d) investidura;
e) venda a outro rgo ou entidade da administrao pblica, de qualquer esfera de governo;
f) alienao gratuita ou onerosa, aforamento, concesso de direito real de uso, locao ou
permisso de uso de bens imveis residenciais construdos, destinados ou efetivamente utilizados
no mbito de programas habitacionais ou de regularizao fundiria de interesse social
desenvolvidos por rgos ou entidades da administrao pblica; (...)

Ao compararmos a alienao de bens mveis e imveis, devemos ter em mente a


seguinte regra geral:

110
ENAP

O Decreto n 99.658, de 30 de outubro de 1990, regulamenta, no mbito da administrao


pblica federal, o reaproveitamento, a movimentao, a alienao e outras formas de
desfazimento de material. Pertinente destacar a orientao dessa norma acerca da
inutilizao ou abandono do material permanente irrecupervel:

Art. 16. Verificada a impossibilidade ou a inconvenincia da alienao de material classificado


como irrecupervel, a autoridade competente determinar sua descarga patrimonial e sua
inutilizao ou abandono, aps a retirada das partes economicamente aproveitveis, porventura
existentes, que sero incorporados ao patrimnio.
1 A inutilizao consiste na destruio total ou parcial de material que oferea ameaa vital
para pessoas, risco de prejuzo ecolgico ou inconvenientes, de qualquer natureza, para a
Administrao Pblica Federal.
2 A inutilizao, sempre que necessrio, ser feita mediante audincia dos setores
especializados, de forma a ter sua eficcia assegurada.
3 Os smbolos nacionais, armas, munies e materiais pirotcnicos sero inutilizados em
conformidade com a legislao especfica.
Art. 17. So motivos para a inutilizao de material, dentre outros:
I - a sua contaminao por agentes patolgicos, sem possibilidade de recuperao por
assepsia;
II - a sua infestao por insetos nocivos, com risco para outro material;
III - a sua natureza txica ou venenosa;
IV - a sua contaminao por radioatividade;
V - o perigo irremovvel de sua utilizao fraudulenta por terceiros.
Art. 18. A inutilizao e o abandono de material sero documentados mediante Termos de
Inutilizao ou de Justificativa de Abandono, os quais integraro o respectivo processo de
desfazimento.

111
ENAP ESTUDO DE CASO 5: Aquisio De Veculos E Contratao De
Servios De Manuteno

A Coordenao de Transportes do rgo


X (CTRANS), no sentido de modernizar seus meios, solicita
ao Departamento de Material e Patrimnio (Demap)
parecer administrativo acerca de como dever proceder
para fins de aquisio de novos veculos, tendo em vista
a necessidade de substituio de automveis antigos e
obsoletos. Estima-se um valor mximo de R$ 675 mil para
essas aquisies, podendo a entrega dos veculos ser parcelada em at trs meses. A CTRANS
deseja adquirir trs tipos de veculo, a saber: automveis sedan standard, automveis sedan
premium e vans para transporte de pessoal. Nas especificaes, os itens foram agrupados
em um lote nico, para fins de maior celeridade da conduo da licitao. No houve indicao
de marca para os automveis, mas para as vans indicou-se a marca Fiat, justificada ante
a padronizao com as vans atuais.
No mesmo processo, a CTRANS solicita a contratao da manuteno (preventiva e
corretiva) dos veculos pleiteados, com fornecimento de peas, sugerindo como critrio para
o julgamento das propostas relativas s peas o maior desconto sobre a tabela de preos
oficiais da montadora. Estima-se um valor mximo de R$ 175 mil para essa contratao,
para o perodo de 12 meses.
A CTRANS questiona, portanto, como tais contrataes devero ocorrer, solicitando que
sejam informados os prazos que devero ser respeitados, tanto para a aquisio dos veculos
quanto para a contratao dos servios de manuteno.
Ao servidor Gestor de Compras foi designado elucidar o caso
Com base nos dados acima expostos, pede-se elaborar uma anlise do caso,
orientando quanto ao processo a ser cumprido, a qual deve envolver detalhadamente:
a modalidade de licitao a ser utilizada para a aquisio dos bens, com elucidaes
sobre a questo da marca indicada;
elucidaes a respeito da questo da contratao da empresa para execuo dos servios
de manuteno, indicando o tipo e a modalidade da licitao para este caso, as
condicionantes para a realizao da licitao a serem observadas e explicitando sobre as
diferentes etapas exigidas, com o detalhamento de cada uma delas, bem como esclarecendo
sobre as condies exigidas para o procedimento da licitao e as formas possveis para a
execuo do servio;
os prazos estabelecidos para o recebimento das propostas;
as aes inerentes gesto de bens patrimoniais por ocasio do recebimento dos
veculos;
orientao CTRANS, em termos de procedimentos visando ao desfazimento dos
veculos atuais.

112
ENAP
INSTRUES PARA A CONDUO DO ESTUDO DE CASO
Analisar os cumprimentos acerca da instruo processual,
As Leis n 8.666/1993, 10.520/2002, e o Decreto n 5.450/2005 podero ser empregados como
arcabouo legal, a depender da opo por modalidade licitatria;
Aprofundar-se na anlise acerca da indicao de marca;
Analisar a questo do parcelamento do objeto;
Antecipar a discusso acerca de aspectos da gesto patrimonial.

Suas Anotaes

113
ENAP Suas Anotaes

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