UTMACH

UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 GUIA DE ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS PARA LA UNIVERSIDAD
TECNICA DE MACHALA.

UNIDAD DE COMPRAS PBLICAS

2015

INTRODUCCION

GUIA PARA PROCESOS DE CONTRATACION

El Sistema Nacional de Contratacin Pblica, entendido como el conjunto de procesos,

procedimientos y mecanismos de evaluacin de las compras realizadas por las
instituciones del Estado, est orientado a la consecucin de los siguientes objetivos
generales:

Garantizar la transparencia y evitar la discrecionalidad en las compras pblicas.

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 Convertir las compras pblicas en un elemento dinamizador de la produccin
nacional.

Promover la participacin de micro, pequeas y medianas empresas con ofertas

competitivas, como proveedoras del sector pblico.

Agilitar, simplificar y adecuar los procesos de adquisicin a las distintas

necesidades de las polticas pblicas y a su ejecucin oportuna.

Impulsar la participacin social a travs de procesos de veedura ciudadana que

se desarrollen a nivel nacional.

Modernizar los procesos de compras pblicas para que sean una herramienta de
eficiencia en la gestin econmica de los recursos del Estado, calidad en el
gasto y consecuente ahorro institucional.

La presente Gua pretende ser un instrumento de apoyo a las Dependencias de la

Institucin, con el propsito de normar los procedimientos y consecuentemente lograr
agilidad y fluidez en los trmites de adquisicin de bienes y servicios.

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Jefe de Compras Pblicas
PLAN ANUAL DE CONTRATACION

a. LINEAMIENTOS

Constituye la planificacin anual que debe realizar toda Entidad Contratante, para
ejecutar la adquisicin de bienes, servicios, obras y consultoras, debe elaborarse
teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

Cumplimiento de Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo

Cumplimiento de Objetivos y Necesidades Institucionales

Ser elaborado de conformidad al Presupuesto Institucional y teniendo presente los

precios actuales de mercado

Ser aprobado y publicado hasta el 15 de enero

Se darn reformas o modificaciones con autorizacin de la Mxima Autoridad

b. REFORMAS AL PLAN ANUAL DE CONTRATACION

El Plan Anual de Contratacin podr ser reformado por la mxima autoridad o su

delegado, mediante resolucin debidamente motivada, la misma que junto con el plan
reformado sern publicados en el portal www.compraspublicas.gob.ec. Todas las
contrataciones debern estar incluidas en el PAC inicial o en el reformulado salvo
aquellas que respondan a situaciones de emergencia. Los procesos de contrataciones
debern ejecutarse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual
de Contratacin elaborado por cada entidad contratante, previa consulta de la
disponibilidad presupuestaria.

La reforma al PAC implica el cambio de tems existentes inicialmente, sin alterar el

presupuesto original, nicamente se incluirn nuevos bienes, servicios, obras o
consultoras, en el caso de que se certificare el ingreso de rubros adicionales por parte
de la unidad solicitante.

Para realizar reformas al Plan Anual de Contratacin, deber realizarse el siguiente

trmite:

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 La unidad requirente deber realizar la solicitud debidamente motivada dirigida a
la Mxima Autoridad o su delegado, detallando cada uno de los tems requeridos
con el debido presupuesto referencial, adems de sealar los bienes, servicios,
obras o consultoras que se excluirn del PAC autorizado originalmente.

Previo a la autorizacin de la Mxima Autoridad, la unidad demandante deber

solicitar al Departamento Financiero la certificacin presupuestaria de
disponibilidad de fondos.

Al contar con la certificacin presupuestaria la documentacin ser remitida a la

Mxima autoridad, quien a su vez dispondr a la Unidad de Procuradura se
elabore la correspondiente Resolucin Administrativa.

Emitida la Resolucin Administrativa, se procede a la publicacin en el portal de

Compras Pblicas y se inicia el proceso de adquisicin.

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE CONTRATACION

< o = a 7.263,42 PARA EL AO 2015

7.263,42

Ing. Fausto Enrique Figueroa

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Ing. Fausto Enrique Figueroa
Jefe de Compras Pblicas
Ing. Fausto Enrique Figueroa
Jefe de Compras Pblicas
PROCESO INTERNO PARA ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DE LA UTMACH

1. Todo proceso de adquisicin, inicia con la presentacin del Justificativo de

Requerimiento y Solicitud de Compra (formulario 2), elaborado por la unidad
demandante, quien deber constatar previamente que lo solicitado se encuentre
en el PAC y POA publicado en la pgina web institucional. Los mismos que
debern presentarse dentro de los 5 primeros das del mes, pasado este se
agregara al siguiente mes.

DOCUMENTOS QUE DEBERA CONTENER LOS REQUERIMIENTOS.

a) Solicitud de Requerimiento debidamente autorizada por Rector (formulario 1 y 2 )

b) Informacin de que el requerimiento consta en el POA y PAC de la unidad

demandante.

c) Estudio, diseos, planos, dibujos.

d) Proformas.

e) Informe Tcnico (si son equipos informticos, electrnicos) aprobado por

Departamento de Sistemas o elaborados por este segn sea el caso.

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 2. La Unidad de Compras Pblicas recibir la documentacin completa y verificara
la informacin previa al trmite siempre y cuando se cumpla con lo establecido.

3. Posteriormente se remitir la documentacin a la Unidad de Planificacin para la

certificacin de que el bien solicitado consta en el Plan Operativo Anual, quien
devolver a la Unidad de Compras Pblicas.

4. Consolidado los requerimientos, la unidad de compras pblicas solicita al

Departamento Financiero emita la certificacin presupuestaria.

5. La Unidad de Compras Pblicas solicita al Rectorado la autorizacin para iniciar

el proceso de contratacin.

6. Los Suministros de Oficina, Computacin y Limpieza, se solicitarn directamente

en la Bodega General de no haber en existencia se realizara la solicitud para la
compra.

7. Las publicaciones en diarios, debern solicitarse con 3 das laborables de

anticipacin y se tramitar nicamente con la autorizacin del Rector, por ningn
motivo las dependencias podrn realizar la contratacin directa de este servicio
y enviar a pagar facturas.

8. Para el servicio de imprenta, se realizara la solicitud dentro de los cinco

primeros das hbiles de cada mes para consolidar los trmites y ejecutar un
Procedimiento de Rgimen Especial de acuerdo a lo dispuesto en la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, por ningn motivo las
dependencias podrn contratar directamente.

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 9. El servicio de Fotocopias, anillados e impresiones, las solicitudes se receptarn
en cinco (5) primeros das, dado que la Unidad de Compras Pblicas realizar el
proceso de seleccin para determinar el proveedor que se encargar de la
reproduccin de copias anillados e impresiones para toda la Institucin, en
cuanto el proceso sea adjudicado se notificar a las dependencias solicitante.

10. Consideraciones para la adquisicin por medio de nfima cuanta:

La compra por nfima cuanta es un procedimiento extraordinario, por lo tanto

para ser atendidos con oportunidad deben presentarse los pedidos con
anticipacin. Ningn funcionario est autorizado a realizar este tipo de proceso
sin la autorizacin de la mxima Autoridad. Ni presentar facturas para que se
enven a cancelar.

a) Que lo requerido no conste en el PAC y si consta no sea una compra

recurrente, es decir que solo sea una vez al ao.

b) Que el monto no sea superior a USD$ 7.263,42

c) Que no sea una compra planificada

d) Que el monto de la contratacin no sobrepase el lmite establecido, teniendo

presente que, no solamente se cuantifica lo requerido por la unidad sino por la
institucin.

e) Para la adquisicin de combustible se lo har de acuerdo a lo establecido en

la resolucin 062-2012, para lo cual se anexa.

11. PLAZO DE ENTREGA DE LOS BIENES O SERVICIOS. El tiempo de entrega

de los bienes o servicio a la unidad solicitante, depender de la forma de pago y
el plazo se de en el respectivo contrato, tal como se la establece en el siguiente
cuadro:

FORMA DE PAGO RECEPCIN DE LOS BIENES O SERVICIOS

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 El tiempo de recepcin se contar a partir de la fecha de
Suscripcin del contrato, dependiendo del plazo establecido en
Contra entrega los documentos precontractuales.
El tiempo de recepcin se contar a partir de la fecha de
Suscripcin del contrato, dependiendo del plazo establecido en
Anticipo los documentos precontractuales.

12. TIEMPOS ESTABLECIDOS POR EL INCOP PARA LA EJECUCIN DE

PROCESOS

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 13. PLAZO PARA INGRESO A LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO. Receptara los
bienes adquiridos ya sea por Subasta, Catalogo Electrnico, Menor Cuanta
Bienes y Servicios, y en casos de haber nfima Cuanta de acuerdo al siguiente
cronograma:

Subasta Inversa Electrnica. Al trmino de la fecha de vencimiento del

contrato, o si el contratista lo hace ms pronto receptar los bienes y emitir el
acta de entrega recepcin donde har constar las caractersticas necesarias que
le permita el normal ingreso de dichos bienes. La misma que ser firmada por el
administrador de contrato en conjunto con el Jefe de la Unidad de Activo Fijo.

Menor Cuanta Bienes y Servicios. Esta se ingresara el da y hora establecido

en el contrato, se receptar los bienes y emitir el acta de entrega recepcin en
la que har constar las caractersticas necesarias que le permita el normal
ingreso de bienes y servicios. La misma que ser firmada por el administrador
de contrato quien enviara el acta a la Unidad de Compras Pblicas en conjunto
con el Jefe de la Unidad de Activo Fijo y el Proveedor.

nfima Cuanta. Esta se ingresara el da y hora convenido por el contratista,

receptar los bienes y emitir el acta de entrega recepcin donde har constar
las caractersticas necesarias que le permita el normal ingreso de dichos bienes.

Ing. Fausto Enrique Figueroa

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 14. La Unidad de Compras Pblicas recibir el acta de entrega recepcin y la
respectiva factura, se enviara al departamento Financiero para el pago
respectivo.

FLUJOGRAMA DE REQUERIMIENTOS

Verificacion
Verificacion de
Documentacion para
Requerimientos Bodega de los bienes
la cancelacion Unidad
ingresados
Financiera

Cancelacion de las
Verificacion PAC y
Ejecucion del Proceso facturas del proceso
POA
e ingreso a Bodega

Verificacion de Certificacion
Proceso Presupuestaria

Autorizacion del
Verificacion de
Gasto de la Maxima
Documentos
Autoridad

DESCRIPCION DE LA DOCUMENTACION REQUERIDA

1. DOCUMENTACIN REQUERIDA

Para la realizacin de todo proceso de contratacin, es indispensable la presentacin

de la siguiente documentacin:

A. SOLICITUD DE ADQUISICIN.- Llenar correctamente todos los campos requeridos,

incluyendo en nmero secuencial del documento y respetando los espacios
destinados para las distintas. dependencias, sin obviar las firmas de responsabilidad.

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 Se podr tener acceso al mismo en el link de la Unidad de Compras Pblicas de la
pgina web Institucional.

B. ESTUDIO.- Todos los requerimientos debern contener un estudio de la necesidad

que tiene la unidad para adquirir dicho bien o servicio, hacer constar el Objetivo que
se va obtener con la adquisicin de estos bienes o servicios, que metas se va a logar
alcanzar, e indicar las caractersticas que desean que el bien posea, si existe la
infraestructura adecuada para que dichos equipos funcionen, el nombre de la
persona que va a velar por que los bienes recibidos sean los correctos, adems de
verificar que sea los mismos bienes requeridos, para esto se anexa un formato
Anexo # 2.

C. INFORME TECNICO.- Dependiendo del tipo de compra, se adjuntar el informe

dirigido a jefe de la Unidad solicitante en el que contenga las especificaciones
tcnicas claramente detalladas sin establecer marcas ni direccionar a un
determinado proveedor. Toda adquisicin deber buscar un beneficio y propender al
desarrollo Institucional.

Es responsabilidad de quien emite el informe tcnico para la adquisicin, analizar

que los bienes y servicios solicitados tengan las caractersticas tcnicas necesarias
que faciliten las labores.

Es necesario considerar que el xito o fracaso del proceso de contratacin

depender de la eficiencia y eficacia con la que se participe durante el mismo.

BIEN o RESPONSABLE DE EMITIR

CONTENIDO DEL INFORME
SERVICIO EL INFORME
Tcnico Informtico de la Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al
Equipos Catlogo Electrnico en caso de constar en el mismo.
dependencia solicitante con
Informtico Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC
el visto bueno de Dto. De
s en caso de no constar en el Catlogo Electrnico
Sistemas. Firma de Responsabilidad
Equipos
Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.
Electrnico Dpto. Sistemas
Firma de Responsabilidad
s
Equipos de Responsable del Laboratorio Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.
Laboratorio requirente Firma de Responsabilidad

Ing. Fausto Enrique Figueroa

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 Responsable del Laboratorio Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.
Reactivos
requirente Firma de Responsabilidad
Materiales
Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.
de Tcnico de Laboratorio
Firma de Responsabilidad
Laboratorio
Especificaciones Tcnicas detalladas (dimensiones, color, material, modelos,
Departamento de
Mobiliario etc.) y Precio referencial conforme al PAC.
construcciones Firma de Responsabilidad
Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al
Catlogo Electrnico en caso de constar en el mismo.
Vehculos Unidad de Movilizacin Especificaciones Tcnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC
en caso de no constar en el Catlogo Electrnico
Firma de Responsabilidad

D. COMISION TECNICA. Es responsabilidad de las personas designadas como

miembros de una comisin tcnica, intervenir de manera eficiente en cada una de las
etapas del proceso de contratacin.

Emitir cumplidamente los informes requeridos durante el desarrollo del proceso.

E. DELEGADOS PARA EVALUACIN DE OFERTAS (MENOR CUANTIA OBRAS). Es

responsabilidad de las personas designadas como evaluadores de ofertas, intervenir
de manera eficiente en cada una de las etapas del proceso de contratacin.

Emitir cumplidamente los informes requeridos durante el desarrollo del proceso.

F. ADMINISTRADOR DEL CONTRATO. En todo contrato, la entidad contratante

designar de manera expresa un administrador del mismo, quien velar por el cabal
y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del
contrato. Adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos
injustificados e impondr las multas y sanciones a que hubiere lugar. Si el contrato es
de ejecucin de obras, prev y requiere de los servicios de fiscalizacin, el
administrador del contrato velar porque sta acte de acuerdo a las
especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato.

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
G. ACTAS DE ENTREGA RECEPCION. Para todo contrato y adquisicin de bienes por
cualquier proceso de contratacin, se elaborara una acta de entrega recepcin donde
constara la conformidad de la recepcin de los bienes y servicios adquiridos por la
Universidad tcnica de Machala, la misma que ser suscrita por el proveedor,
administrador de contrato y bodega general, enviara a la Unidad de Compras
Pblicas para el trmite del pago.

15. DOCUMENTOS HABILITANTES PARA LOS PROCESOS DE

CONTRATACION.

PARA LA CERTIFICACION PRESUPUESTARIA.

1. Oficio dirigido al Rector, donde se autoriza el proceso de adquisicin.

2. Formulario de requerimiento formulario 1,2

3. Certificacin PAC, POA

4. Estudio, especificaciones tcnicas formulario 3

5. Para equipos informticos o electrnicos informe de tcnico de la unidad de

sistemas.

6. Para muebles se indicara medidas, color, tipo de material, si es posible fotografa

del mueble a adquirirse.

7. Proformas

8. Oficio de seleccin de proceso de contratacin.

PARA LA ELABORACION DE UN PROCESO DE CONTRATACION.

1. Formulario de requerimiento (formulario 1, 2)

2. Estudio, especificaciones tcnicas formulario 3

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 3. Certificacin del PAC, POA

4. Proformas

5. Oficio dirigido al rector, donde se autoriza el proceso de adquisicin.

6. Oficio de seleccin de proceso de contratacin.

7. Certificacin presupuestaria

8. Nombre de los integrantes de la Tcnica

9. Nombre del Administrador de Contrato

10. Resolucin de Inicio del proceso

PARA LA ELABORACION DE UN CONTRATO PARA LOS PROCESOS

ADJUDICADOS.

1. Formulario de requerimiento (formulario 1,2)

2. Estudio, especificaciones tcnicas formulario 3

3. Certificacin PAC, POA

4. Proformas

5. Oficio dirigido al Rector, donde se autoriza el proceso de adquisicin.

6. Oficio de seleccin de proceso de contratacin.

7. Certificacin presupuestaria

8. Nombre de los integrantes de la Comisin Tcnica

9. Nombre del administrador de Contrato.

10. Resolucin de Inicio del proceso.

11. Pliegos

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 12. Acta de Calificacin y Negociacin si fuera el caso

13. Resolucin de Adjudicacin.

14. Pliza de buen uso del anticipo si fuese el caso

15. Pliza de Fiel cumplimiento del contrato si fuese el caso

16. Garanta Tcnica.

16. DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PAGO DE UNA ADQUISICION DE

BIENES Y SERVICIOS.

Para nfima Cuanta (solo si lo amerita)

1. Formulario de requerimiento (formulario 1, 2) en caso de nfima cuanta

2. Oficio donde justifique por qu no estuvo planificado.

3. Estudio (si lo amerita)

4. Proformas

5. Oficio dirigido al Rector, donde se autoriza el proceso de adquisicin.

6. Oficio de seleccin de proceso de contratacin.

7. Acta de entrega recepcin.

8. Factura

Para Subasta Inversa Electrnica, Menor cuanta Bienes y servicios, consultora,

Rgimen especial.

1. Acta de entrega recepcin, en caso de catlogo electrnico los expediente que

originaron la elaboracin de un catlogo electrnico ms la acta de entrega
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 recepcin), para el caso de menor cuanta igual que catalogo electrnico sino
hubiere contrato.

2. Factura

3. Oficio del Administrador de Contrato donde hace constar que se recibe a

satisfaccin los bienes o servicios.

INSTRUCCIONES IMPORTANTES

Al enviar el Plan Anual de Contratacin a la Unidad de Compras Pblicas, no implica

que las compras se efectuarn sin que previamente la Dependencia Administrativa o
Acadmica presente la Solicitud y Justificativo de Requerimiento, independientemente
que el PAC repose en la UCP.

Por ningn concepto se adjuntar a la documentacin facturas, ya que la Unidad de

Compras Pblicas, es la nica dependencia autorizada para ejecutar procesos de
contratacin.

Para cada proceso de contratacin que sobrepase los 7.263,42 se deber enviar los
nombres de las personas para con la autorizacin del Rector se conforme la respectiva
comisin tcnica.

Todos los bienes sin excepcin, debern ser ingresados a las bodegas y
codificados por la Unidad correspondiente previo a la entrega a la unidad solicitante,
caso contrario, la Unidad de Compras pblicas no se responsabilizar por prdida de
los bienes, demora en el pago a proveedores y dems inconvenientes que pudieran
suscitarse.

Es importante tener presente que en el caso de las Facultades se deber realizar una
planificacin de las necesidades de cada una de sus escuelas, unidades
administrativas o centros de apoyo, a fin de unificar los procesos de acuerdo al objeto
de la contratacin, para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica, referente a la subdivisin de contratos

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 Cabe recalcar que para atender oportunamente los requerimientos, es
indispensable que exista una planificacin y organizacin por parte de
cada una de las unidades solicitante.

Para contratacin por la modalidad de nfima Cuanta, se deber tener presente

las siguientes.

Todos los requerimientos debern realizarse en el Cuatrimestre que lo programo.

Ninguna unidad deber hacer requerimientos que no sean afines.

Todas las adecuaciones de obras ser responsabilidad del Departamento de

Construcciones.

Mantenimiento de aires, sistema elctricos, e instalaciones sanitarias ser

responsabilidad del rea de Mantenimiento.

Cualquier requerimiento que no cumple con estas formalidades no ser atendido

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

FORMULARIO # 1
ESTUDIO, PROYECTO, Y JUSTIFICACION DEL BIEN O SERVICIO

SOLICITUD No: (nmero)-(siglas dependencia)-(ao)

Una vez cumplidos con los requisitos y Documentacin necesaria

para la adquisicin de los bienes o servicios a travs de un proceso
de contratacin se concluye que.
ING. CESAR QUEZAD ABAD
AUTORIZA SI NO SOLO INFORME RECTOR

UNIDAD: <<NOMBRE UNIDAD>>

RESPONSABLE: <<DECANO/ DIRECTOR/ JEFE SOLICITANTE>>
FECHA: <<DIA-MES-AO>>
INDICAR AQU SI EL PROCESO ES POR INVESTIGACION, VINCULACION, O GASTO CORRIENTE

ANTECEDENTES

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
<<Circunstancias o acontecimientos que se han producido con anterioridad y justifiquen el requerimiento>>

SITUACIN ACTUAL

<<Problema o necesidad actual>>

JUSTIFICACION

OBJETIVO A LOGRAR:

GENERAL

ESPECIFICO

<<Requerimiento especifico del bien o servicio incluido el presupuesto referencial o valor estimado>>

ALCANCE Y RESULTADOS OBTENIDOS

DETALLAR LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS O TERMINOS DE REFERENCIA RESOL 054-2011:

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
NOTA: <<EN CASO DE LAS ESPECIFICACIONES TECNIAS O TERMINOS DE REFERENCIA EN HOJAS APRTES DONDE
CONSTE EL NOMBRE DE LA UNIDAD Y EL RESPONSABLE DEL AREA QUE SOLICITA>>

Atentamente,

<<NOMBRE DECANO/DIRECTOR/JEFE SOLICITANTE >>

<<CARGO>>

Nota: Favor imprimir los formatos en ambas caras de una hoja

UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

FORMULARIO # 2

JUSTIFICATIVO DE REQUERIMIENTO Y SOLICITUD DE COMPRA

CUATRIMESTRE: ......
UNIDAD QUE REQUIERE: SOLICITUD No: (nmero)-(siglas dependencia)-(ao)
NOMBRE DE LA PERSONA QUE SOLICITA : FECHA :
TIPO DE PROYECTO : VINCULACION INVESTIGACION
NOMBRE DEL: PROYECTO:
(2) UNIDAD DE (4) PRESUPUESTO (5) PRESUPUESTO
(1) CANT. MEDIDA (3) DESCRIPCION Y/O ESPECIFICACIONES REFERENCIAL REFERENCIAL
INDIVIDUAL TOTAL (1 X 4)

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 NOTA: Especificar detalladamente:, modelo, peso, capacidad, cdigo, volumen, color, segn corresponda.
Caso contrario, la Unidad de Adquisiciones no aceptar la Solicitud de Compra. (UTILIZAR UNA REQUESICION TOTAL
POR MATERIALES OFICINA, ASEO, EQUIPOS INFORMATICOS, MAQUINARIAS Y EQUIPOS, EQUIPOS DE
LABORATORIO, MATERIALES DE LABORATORIO, MUEBLES) para adecuaciones y Obras debe enviar Dpto.
de Construcciones.
SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: CUSTODIO:
<<NOMBRE>>
<<CEDULA>>
<<CARGO>>
<<FIRMA>>
Nota: En caso de existir varios custodios adjuntar distributivo
respectivo
NOMBRE FUNCIONARIO QUE SOLICITA DECANO O JEFE INMEDIATO
<<CARGO>>
Observaciones. Los requerimientos se receptaran hasta los cinco primeros das laborables y
sern consolidados y agrupados para el tramitada en el mismo mes; lo ingresado
posteriormente, se ejecutar en el siguiente mes . Los materiales de Oficina, Aseo y
Computadoras existen el catalogo Electrnico, antes de hacer el requerimiento pedir informacin
en compras pblicas sobre caractersticas y precio referencial.
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FORMULARIO # 3
UNIDAD DE COMPRAS PBLICAS
UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS CERTIFICA QUE EL PRESENTE El DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION CERTIFICA QUE EL PRESENTE
REQUERIMIENTO CONSTA EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACION REQUERIMIENTO CONSTA EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACION

CONSTA EN EL POA
SI CONSTA
SI NO

NO CONSTA FIRMA AUTORIZACION FECHA: FIRMA Y SELLO

FECHA:

SOLO PARA EL AREA REQUIRENTE. (SI EL MONTO SUPERA LOS 7.263,00)

NOMBRE DEL RESPONSABLES DEL PROCESO: .. TELEFONO ..

EMAIL.

PROPONEMOS LA SIGUIENTE COMISION TECNICA:

1. NOMBRES ..

2. NOMBRES .
3. NOMBRES .

UTIILIDAD EXCLUSIVA DE LA UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 SOLO CUANDO APLICA INFIMA CUANTIA: CONTROL DE TIEMPOS (REGISTRO DE FECHAS)

SI NO
RECEPCIN TRMITE:
TIP DE COMPRA (SOLO SI APLICA INFIMA CUANTIA)
CERTIFICACION PAC:
Indicar el tipo de Bien a adquirirse
.. CERTIFICACION POA: ..
OTRO PROCESO DE CONTRATACION (NO APLICA INFIMA
AUTORIZACION INFIMA CUANTA (SI APLICA): .
CUANTIA)
SUBASTA INVERSA ELECTRONICA -----------
CERTIFICACION PRESUPUESTARIA: ..N .
MENOR CUANTIA OBRAS -----------
MENOR CUANTIA BIENES Y SERVICIOS ------------
AUTORIZACION DE COMPRA: ..
LICITACION ------------
CONSULTORIA -----------
INICIO DE PROCESO:
REGIMEN ESPECIAL ------------

FECHA: . VISTO BUENO

OBERVACIONES GENERALES: ..

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 ANEXO #2
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICION DE

DE ADMINISTRACIN
CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

1. IDENTIFICACION DEL ESTUDIO:

ENTIDAD UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA.
DEPENDENCIA QUE PROYECTA
LA ADQUISICION DEL BIEN O
SERVICIO

FECHA
OBJETO DEL ESTUDIO PREVIO

2. DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD:
La Universidad adquiri un conjunto de 6 UPS de 6 KVA que mantienen protegidos a los
equipos de red que se encuentran ubicados en los IC de cada Facultad, de las variaciones de
voltaje que son frecuentes en las Unidades Acadmicas, manteniendo as su correcto
funcionamiento. Adems tambin se cuenta con 2 UPS de 15 KVA cada uno para proteccin
de los equipos instalados en el datacenter ubicado en el Departamento de Informtica.
Los equipos de red mantienen la comunicacin de datos e Internet de todos los
departamentos en cada unidad acadmica, y la comunicacin entre ellas, razn por la cual es
muy importante que estn protegidos contra problemas de cambios bruscos de voltaje y
ausencia temporal de fluido elctrico, permitiendo un apagado controlado de los aparatos.
Esta funcin de salvaguardar la integridad de los equipos es cumplida por los UPS, en tal
virtud es indispensable que se realice su mantenimiento preventivo a fin de garantizar su
operatividad.
Por consiguiente se requiere la contratacin del servicio de mantenimiento preventivo por el
lapso de un ao de: 6 UPS de 6 KVA y 2 de 15 KVA y garantizar as el buen funcionamiento
de los equipos a ellos conectados y la continuidad de los servicios que de stos dependen.

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES
Caractersticas tcnicas o trminos de referencia del bien o servicio a adquirir:

FACULTAD /
CANT. DESCRIPCIN P. UNITARIO P . TOTAL
DEPARTAMENTO

3. ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIN

.

PLAZO: INDICAR AQU EL PLAZO QUE SE DEBERA PONER PARA LA ENTREGA DE

BIENES O SERVICIOS, TOMAR EN CUENTA SI SON EQUIPOS IMPORTADOS.

PRESUPUESTO ESTIMADO: El presupuesto estimado para esta contratacin es de

sin
incluir el IVA.

FORMA DE PAGO: TOMAR EN CUENTA SI EL PROCESO ES CONTRAENTREGA

DEBERA SER 100% EL PAGO Y SI HAY QUE DAR ANTICIPO.

EL FUNCIONARIO ENCARGADO DEL PRESENTE PROCESO SERA: para que se realice

el presente proceso el funcionario que estar a cargo y con quien se contactara para realizar
cualquier consulta sobre el mismo ser el

...

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El contratista deber cumplir con las siguientes

obligaciones:
Aqu detallar que obligaciones deber cumplir el contratista para el presente proyecto
o requisitos que deber cumplir (un ejemplo se encuentra abajo)
Cumplir con las instrucciones impartidas por el administrador del contrato y las dems que sean
inherentes al objeto de la presente contratacin, teniendo en cuenta los trminos pactados de
conformidad con la propuesta presentada
Presentar factura por el servicio, detallando los servicios a suministrar.
Para la ejecucin desarrollo del objeto contractual, los valores de la oferta debern expresarse en
dlares americanos, a precios fijos e inmodificables durante la ejecucin del contrato y debern
incluir los impuestos y dems costos en que incurra con ocasin de la ejecucin del contrato.
Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situacin que pueda afectar la
correcta ejecucin del mismo.
De presentarse durante el tiempo de vigencia del contrato, algn defecto en los servicios
entregados o especificaciones diferentes, el contratista har el arreglo de los mismos.
Presentar los documentos necesarios para la legalizacin y perfeccionamiento del contrato.
Garanta Tcnica segn lo establecido en la resol 085-2013.

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas
 ESPECIFICACIONES TCNICAS: El contrato de mantenimiento deber cumplir con las siguientes
especificaciones tcnicas: (en esta parte detallar que especificaciones adicionales deber tener el bien o
servicio a adquirirse si es muebles detallar color medidas, si es madera, mdf, metal, vidrio anexar
grficos) detallar el tiempo que dure el servicio, el tiempo de garanta.

ESPECIFICACIONES
ADICIONALES

Duracin del Contrato Un ao

La atencin de las llamadas de emergencia debern ser sin costo
adicional, disponibles las 24 horas del da y los 365 das del ao. Para lo
Soporte
cual el contratista deber proveer de nmeros telefnicos convencionales
y celulares.
Cantidad de los bienes o
servicios
Tiempo de atencin para El tiempo de atencin a una llamada de emergencia ser inmediato
cumplir con la garanta si es el previa la notificacin por parte de la Universidad, el tiempo de atencin
caso no ser superior a 24 horas.
Cuando el equipo amparado bajo el contrato de mantenimiento
preventivo, se dae, y no pueda ser reparado en el sitio dentro de un
tiempo de 48 horas, el equipo ser reemplazado por otra unidad similar,
Tiempo de Garanta que deber la cual se entregar en calidad de prstamo sin costo alguno para la
cumplir el proveedor para el Universidad. El equipo estar en calidad de prstamo hasta 20 das
bien adquirido (solo bienes este despus de la recepcin del informe tcnico y la cotizacin para la
tem) reparacin del mismo. Luego de este tiempo se podr facturar el alquiler
del equipo, salvo que el arreglo no se concrete por incumplimiento del
contratante, en cuyo caso el equipo deber seguir en la modalidad de
prstamo hasta que el contratante cumpla con la reparacin.
Indicar si existe la infraestructura correspondiente y el rea fsica para
Situacin Externa
que entre en funcionamiento el bien a adquirirse.
Nota: si existieran datos adicionales deber agregarse ms cuadros.

FIRMA DEL SOLICITANTE O PERSONA QUE REALIZO EL ESTUDIO PARA LA ADQUICISION DE

DICHO BIEN O SERVICIO.

FIRMA.

Ing. Fausto Enrique Figueroa

Jefe de Compras Pblicas