FACULTAD DE INGENIERA Y

CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO GRANCOLOMBIANO

PROYECTO FORTIPASTA

JONATHAN PEA ROJAS

1611982302
NUBIA PATRICIA HAMON
1511982021
LUIS ENRIQUE JUYO
1611980537
JONATHAN CAMILO RODRIGUEZ
1611981394

GESTIN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIN

JESSICA MARCELA MUOZ LUQUE

TUTORA PREGRADO VIRTUAL

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

INGENIERA Y CIENCIAS BSICAS
PROGRAMA VIRTUAL INGENIERA INDUSTRIAL
BOGOTA D.C.
2016
INTRODUCCIN
FORTIPASTA (FP) es una multinacional que actualmente en Colombia factura 200
millones de dlares anuales en productos de consumo masivo. Colombia, por todas
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las ventajas en precio y ubicacin qued seleccionada como el centro de la regin

Andina y ahora se ve enfrentada al reto de doblar la operacin de su bodega en
nmero de posiciones y personal. Su almacenamiento se volvi catico, sus
operaciones de cargue estaban siendo ineficientes asumiendo as un riesgo en el
nivel de servicio.

Optimizar la operacin de todas las bodegas seria ahora el nuevo enfoque y la

alternativa planteada por la corporacin era la adquisicin de una herramienta que
permitiera un almacenamiento y operacin de bodega. A esto se le denomin
proyecto positrones incluyendo la implementacin del WMS. Este con el firme
propsito de controlar el movimiento y almacenamiento de materiales entre bodegas
de producto terminado. La lgica bsica de un WMS utiliza una combinacin de un
SKU, localizacin cantidad, unidad de medida, e informacin de la orden para
determinar dnde almacenar y recoger materiales y en qu secuencia hacerlo.

JUSTIFICACIN
El presente trabajo busca dar un acercamiento real a la importancia de tener una
buena administracin de los recursos de almacenamiento, distribucin y control de
inventarios; ya que FORTIPASTA, una de las empresas ms importantes y con gran
participacin en ventas de consumo masivo en Colombia, se ve afectada por la mala
administracin en la ejecucin de programas, que tienen como finalidad ayudar al
control logstico y operacional de la organizacin. Por consiguiente, este va a ser el
punto referencial de anlisis y estudio para el sistema a ejecutar, (PHVA); sistema
que nos permitir controlar y registrar claramente las inconsistencias que se
presentaron en la organizacin.

FORTIPASTA se equivoca inicialmente al no planear bien, si lo hubiese realizado

antes de generarse el caos, haba notado que era absolutamente necesario la
vinculacin de personas quienes estaran encargados de liderar la implementacin
del nuevo programa y apoyar a las mismas a tan importante proyecto; al no hacerlo,
generara sobrecarga laboral. Tambin porque el personal no fue capacitado
completamente y supervisado de manera adecuada, hasta llegar al punto de tener
prdidas econmicas por el desvo de la mercanca.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar metodologas adecuadas, para la implementacin de programas que

tengan como finalidad el aumento del nivel de servicio y eficiencia de la operacin
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logstica de las organizaciones, con la generacin de resultados esperados en todos

los sectores que intervengan en su aplicacin.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Realizar un diagnstico inicial de la situacin planteada.

Implementar un ciclo PHVA en las actividades de almacenamiento de la
organizacin para darle un mejoramiento continuo a estos procesos.
Identificar las causas races de la problemtica que se est presentando en
Fortipasta a travs de la Metodologa Diagrama Ishikawa o Espina de
Pescado.
Ejecutar las debidas acciones que se deriven en la identificacin de las
causas.
Asegurar un plan de capacitacin acerca de todo el sistema WMS, dirigido a
los lderes de cada rea y a la totalidad del personal de la bodega.
Realizar seguimiento a los objetivos a travs de eficaces indicadores de
gestin.
Asegurar el buen funcionamiento y adecuado manejo del WAREHOUSE
MANAGEMENT SYSTEM a travs de Auditoras Internas a intervalos
planificados, las cuales permiten evidenciar la aceptacin, avance y mejora
continua del sistema.
Establecer las alternativas de solucin para la adecuada implementacin del
proyecto Positrones para la empresa Fortipasta.

METODOLOGA DIAGRAMA DE ISHIKAWA Y CICLO PHVA

Con la llegada del sistema WMS a la organizacin, Fortipasta ha obtenido ms

prdidas que ganancias, ha perdido Fuerza Laboral, Productividad en los Procesos,
Credibilidad e Imagen en el Mercado Nacional. Es por ello que para rescatar el
sistema y por ende la empresa, debemos identificar a travs de la Herramienta y/o
Metodologa Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado las causas reales y
potenciales del problema que nos permita tomar diversas alternativas para dar
solucin a las mismas. Una vez identificadas las causas, se procede con la gestin
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de las acciones CORRECTIVAS y PREVENTIVAS para contrarrestar y minimizar

posibles riesgos.

Teniendo en cuenta que Fortipasta contaba con personal poco competente. y tras la
renuncia del Coordinador de Almacenamiento y Distribucin, la empresa no
contaba con personal idneo quien lo reemplazar. Por tal razn, evaluaremos
adecuadamente al personal de la organizacin. En especial aquellos que estn
relacionados con la realizacin del producto; (Auxiliares, Tcnicos y Coordinadores)
identificando el nivel de desempeo y competencia para mejorar las mismas.

El caso de Fortipasta nos lleva a pensar que la causa del fracaso de la

implementacin del nuevo sistema logstico fue el no tener establecido un programa
cclico con el fin de dar mejoramiento continuo al proyecto positrones, tambin el
haber estado sin el acompaamiento de la Alta Direccin; no haber aplicado un
ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). El ciclo PHVA constituye una de las
principales herramientas de mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada
ampliamente por los sistemas de gestin, con el propsito de permitirle a las
empresas una mejora integral de la competitividad de los productos ofrecidos,
mejorando permanentemente la calidad; tambin facilita tener una mayor
participacin en el mercado, una optimizacin en los costos y por supuesto una
mejor rentabilidad. Por esta razn, se ha decidido implementar dicha herramienta.
En primera instancia se realizar cronogramas para las diferentes actividades de la
organizacin, posteriormente se llevar a cabo estas actividades planeadas en los
diferentes cronogramas, durante la ejecucin; se verificar el cumplimiento por
medio de inspecciones y actuaremos de acuerdo a los resultados obtenidos
generando acciones correctivas, preventivas y de mejora; todo encaminado a un
plan de accin.

CICLO PHVA - DEMING (MEJORA CONTINUA)

El ciclo PHVA o ciclo de Deming (MEJORA CONTINUA) fue dado a conocer por
Edwards Deming en la dcada del 50, basado en los conceptos del Walter
Shewhart. El PHVA significa: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. En ingls se
conoce como PDCA: Plan, Do, Check, Act.

Este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo

en las organizaciones. Utilizada ampliamente por las mismas para mejorar los
Sistemas de Gestin implementados en ellas; que bien pudiesen ser Calidad (SGC),
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) o para nuestro caso Warehouse
Management System (WHS).
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Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la organizacin y por
su simple aplicacin; aporta en la realizacin de actividades EFICACIA, EFICIENCIA
y EFECTIVIDAD.

La utilizacin de esta metodologa nos brindar una solucin y/o alternativa para la
crisis que vive actualmente FORTIPASTA (FP) donde nos permitir entre otras
cosas; mantener la competitividad de los productos; mejorar la calidad de los
mismos, reducir los costos, mejorar la productividad a travs del sistema de gestin
ya implementado (Warehouse Management System, WHS), aumentar la
participacin y renombramiento en el mercado, aumentar la rentabilidad de la
empresa y mantener la supervivencia de la misma.

A continuacin relacionamos el CICLO PHVA que hemos diseado para dar

solucin al caso FORTIPASTA (FP):

CICLO PHVA FORTIPASTA SAS

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Bien; ahora damos inicio a las actividades relacionadas en el ciclo:

PLANEAR: En esta etapa del ciclo lo que vamos hacer es realizar y/o disear las
diferentes herramientas para la solucin del problema. Iniciamos con el PLAN DE
TRABAJO para definir las actividades a realizar:

- PLAN DE TRABAJO
- DIAGRAMA CAUSA/EFECTO - ISHIKAWA
- PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIONES
- PROGRAMA DE AUDITORAS
- INDICADORES DE GESTIN

HACER: En esta segunda etapa del ciclo realizaremos seguimiento a las

actividades dadas y mediremos la conformidad de los procesos en relacin a los
objetivos, a los requisitos y resultados que se desean lograr.
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PLAN DE TRABAJO FORTIPASTA

A travs del anterior ciclo PHVA, se genera un PLAN DE TRABAJO, el cual

desarrollado mancomunadamente con todos los integrantes de la organizacin y el
compromiso que los directivos de Fortipasta tengan con el cumplimiento de las
actividades, se puede llegar a un excelente trabajo de recuperacin y una buena
implementacin del proyecto positrones.

As que por esta razn nace un cronograma de actividades en las cuales lo que se
busca principalmente es; organizacion, cumplimiento, mejora continua de las
actividades necesarias para la implementacin del proyecto, este cronograma a su
vez se divide en mdulos especficos, los cuales son y que a continuacin
relacionamos en el PLAN DE TRABAJO que hemos diseado para FORTIPASTA
(FP):

PLAN DE TRABAJO

1. Capacitaciones. Se programaran capacitaciones mensuales en grupos de

trabajo especficos, se entrenaran los colaboradores en las herramientas necesarias
y se crearn grupos de apoyo con el fin de que el proyecto nunca est sin la
supervisin adecuada, ni la mano de obra calificada para este proceso.
2. Inspecciones. Se verificar mensualmente el avance tanto de la implementacin
del proyecto, como la organizacin del almacn y evaluar al personal que est
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inmerso en este proceso, si se detecta alguna falencia el personal ser re-entrenado

o sustituido segn sea el caso.
3. Indicadores. Con programas o herramientas ofimticas se crearn indicadores
que se dividirn a su vez en las siguientes etapas: De cumplimiento, De eficacia, De
Cobertura, cada uno de ellos con sus respectivos niveles que nos garanticen su
veracidad y respectivo control de ser necesario.
4. Socializacin. De esta etapa depende el mejoramiento continuo del proyecto,
cada mes se realizar una reunion de socializacion del proceso, mostrando los
resultados de acuerdo a los indicadores y detallando cmo se realizaron los
respectivos planes de accin de acuerdo a las anomalas encontradas durante el
desarrollo de las etapas inicialmente planeadas.

Continuamos con el DIAGRAMA ISHIKAWA CAUSA/EFECTO para identificar

claramente las causas del problema y dar solucin a las mismas:

DIAGRAMA ISHIKAWA CAUSA/EFECTO

El diagrama de Ishikawa, conocido tambin como causa-efecto o diagrama de

espina de pez, es una forma de organizar y representar las diferentes teoras
propuestas sobre las causas de un problema.
Nos permite, por tanto, representar grficamente el conjunto de causas que dan
lugar a una consecuencia, o bien el conjunto de factores y subfactores (en las
espinas) que contribuyen a generar un efecto comn (en la cabeza del
diagrama).

Los elementos y las causas que intervienen en el desarrollo de un proceso, y que

pueden en un momento dado, ocasionar que no se cumplan los objetivos del mismo,
son diversos y en ocasiones difciles de identificar. Por ello, en este captulo se
identificar la problemtica, dado que es necesario tener un conocimiento pleno,
para un ptimo anlisis. Los principios de la calidad y las herramientas de anlisis
de causas son utilizados para la consecucin de este objetivo.

A continuacin relacionamos las principales causas por las cuales el proyecto no

lleg a buen trmino:
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Ahora damos paso al CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES que diseamos; con

el fin de mejorar las actividades y/o funciones de los operarios teniendo en cuenta
que estos no estaban lo suficientemente capacitados para desempear funciones.
Creemos que capacitaciones mejoraran la COMPETENCIA y DESEMPEO de la
comunidad trabajadora.
A continuacin relacionamos el CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES 2016:

Continuando con la ejecucin de las actividades en la etapa HACER del CICLO

PHVA; relacionamos el PROGRAMA ANUAL DE AUDITORAS WHS que
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diseamos para determinar el cumplimiento y estado de todos los procesos

operativos involucrados con el sistema Warehouse Management System
implementado en la organizacin:

VERIFICAR: En esta etapa encontramos todas aquellas actividades encaminadas a

comprobar el desarrollo de nuestro plan de trabajo y de todas las metas que nos
hemos propuesto en el cronograma de actividades; cabe recalcar que se realiza
seguimiento estratgicamente mediante la ejecucin de Inspecciones peridicas, al
igual que auditoras, en las que se evaluar el cumplimiento de los procesos
establecidos por la organizacin mediante el uso de herramientas como lo son los
indicadores, de eficiencia, de eficacia, de cumplimiento y cobertura.

INDICADORES DE GESTIN

Los indicadores de gestin son medidas, herramientas y/o alternativas de

seguimiento que utilizaremos para determinar el comportamiento y estado de los
procesos y actividades relacionados con el sistema WHS implementado en
FORTIPASTA SAS.

Los indicadores de gestin los establecern los lderes del proyecto y sern dados a
conocer a las partes pertinentes para tomar las debidas acciones y mejorar
continuamente el sistema.
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ACTUAR: En esta ltima etapa del ciclo vamos a contrarrestar aquellas

inconsistencias evidenciadas en el las auditorias previamente realizadas, del mismo
modo se llevar a cabo las acciones correctivas, preventivas y de mejora, con el fin
de redireccionar los procesos o procedimientos que se estn realizando de manera
inadecuada con el fin de garantizar la adecuada implementacin del proyecto
positrones.

En esta medida se entregar un plan de accin, el cual ser evaluable, comparable

y bajo los lineamientos de la compaa FORTIPASTA.

CRITERIOS DE EVALUACIN

El seguimiento y la evaluacin de la implementacin del proyecto positrones deben

ser procesos continuos y peridicos que no solo permitan establecer si los objetivos
y metas se estn cumpliendo, sino que adems, faciliten el reconocimiento de los
factores que contribuyen o impiden alcanzarlos. Esto es sumamente importante,
pues a partir de este anlisis es posible redireccionar estrategias y acciones para
obtener resultados positivos.

El seguimiento se realiza a travs de los indicadores propuestos en el Plan de

Implementacin, sin que esto implique que no puedan encontrarse o crearse nuevos
criterios para evaluar el proceso, para ello es muy til elaborar un tablero de
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indicadores que deber actualizarse peridicamente y ser coherente con los

sistemas de informacin de Fortipasta SAS.

La elaboracion de informes analiticos y periodicos que den cuenta de los procesos y

actividades realizadas en un lapso de tiempo, as como de reflexiones sobre los
factores que llevan a los logros, las oportunidades de mejoramiento y las lecciones
aprendidas a lo largo de la ejecucin, complementa el seguimiento a la
implementacin del proyecto Positrones, todo debidamente documentado y ajustado
a las necesidades de la organizacin.

INDICADORES

ATRIBUTO NOMBRE INDICADOR FORMULA DE CALCULO UNIDAD DE

MEDIDA

Cumplimiento Nivel de cumplimiento de # de capacitaciones ejecutadas * 100% Porcentaje

capacitaciones # capacitaciones programadas

Cumplimiento Medicin de Inspecciones # total inspecciones realizadas * 100% Porcentaje

# total inspecciones programadas

Cobertura Personas Capacitadas # personas capacitadas * 100% Porcentaje

# personas programadas

Cobertura reas involucradas # de reas involucradas en el proceso *100% Porcentaje

# de reas totales de la empresa

Eficacia Personas evaluadas # de trabajadores con nota >4 * 100% Porcentaje

# de trabajadores evaluados

Eficacia Procesos evaluados # procesos evaluados * 100% Porcentaje

# total de procesos intervenidos

Proceso Intervencin de peligros # total de peligros intervenidos, periodo # Porcentaje

total de peligros identificados

Proceso Investigacin despachos # de despachos errneos investigados Porcentaje

errneos # de despachos errneos reportados

Estructura Recursos # de recursos humanos disponibles, segn Numero

rea de la empresa

Estructura Responsabilidades # total de jefes con delegacin de Numero

responsabilidad en el proyecto
# Total reas de la empresa

Resultado Porcentaje tiempo perdido # das u horas perdidas en el ao * 100% Porcentaje

# das u horas programadas en el periodo

Resultado Eficiencia condiciones gastos totales del rea Numero

mejoradas # total de condiciones peligrosas controladas

Resultado Acciones correctivas Acciones correctivas realizadas * 100% Porcentaje

Nmero de no conformidades encontradas
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Resultado Porcentaje condiciones Nmero de condiciones mejoradas * 100% Porcentaje

mejoradas Nmero de condiciones encontradas

RECOMENDACIONES

Despus de haber estudiado y analizado el caso que nos proponen, hemos

determinado que las principales recomendaciones para evitar que esta situacin se
vuelva a presentar seran las siguientes:

Se recomienda como prctica laboral permanentemente que el gerente

evale la comunicacin, clima organizacional dentro de la organizacin, hacer
partcipe a todos los colaboradores verificar y ejecutar los cronogramas,
plantear horarios de lectura de procedimientos de capacitacin y
entrenamiento al personal.
Para implementar un proyecto en la organizacin se debe contar con un
equipo con la suficiente experiencia y conocimiento de los procesos en los
cuales va influir la herramienta a implementar; este equipo debe contemplar
un plan de accin para suplir la ausencia de cualquiera de los miembros del
equipo de implementacin e involucrar al personal que se hara parte del
equipo para no generar traumatismos y retrasar la puesta en marcha del
proyecto.
La implementacin del proyecto debe tener una planeacin adecuada en
cuanto herramientas a utilizar, tiempos de ejecucin, seguimiento post-
implementacin y mtodos de evaluacin del proyecto.
La implementacin del proyecto debe cumplir con todas las fases antes
nombradas del ciclo PHVA para as garantizar una buena planeacin, buena
ejecucin, buen seguimiento al comportamiento de la herramienta y una
buena evaluacin para poder tomar las medidas necesarias y as generar
acciones correctivas o de mejora a tiempo.
CONCLUSIONES

Como resultado de la investigacin se hallaron los factores que llevaron a que el

proyecto no cumpliera las expectativas.

Para llegar al xito en un proyecto se deben tener en cuenta varios factores; la

aplicacin del mismo, el mantenimiento, la actualizacin de herramientos de trabajo
esto nos llevar a tener un sistema confiable sin desviaciones.

La solucin de un caso como el de Fortipasta nos lleva a pensar que la causa del
fracaso de la implementacin del nuevo sistema logstico fue:
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No mejorar el sistema constantemente. Trabajar el sistema sin acompaamiento de

ALTA DIRECCIN.
No haber aplicado un ciclo PHVA. No se determinaron parmetros de medicin.

No se estableci periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los

cambios fase de regulacin y ajuste.

Falta de comunicacin; es el pilar fundamental que la gerencia no puede obviar para

lograr los objetivos.

De igual manera, no se tuvo en cuenta la participacin e involucramiento de todo el

personal de la organizacin clave para la ejecucin de actividades.

Es importante mencionar; que la ALTA DIRECCIN deber hacer seguimiento

continuo al sistema, eso parte fundamental de la implementacin. Si la ALTA
DIRECCIN no direccionara y/o lidera; muy difcilmente se obtendrn resultados
eficaces.

De igual forma podemos concluir que de nada sirve que una empresa tenga los
medios, las actitudes y los procedimientos para generar ambientes confortables si
la gente no desea llenar estos espacios de cordialidad, respeto, compromiso y
entrega genuina.

La implementacin del mtodo PHVA; se conforma con los conocimientos, las

habilidades y las actitudes, por eso las personas que son excelentes lo son no por
actos dispersos si no porque les causa satisfaccin personal el hacer su trabajo
bien.