GERENCIA DE

PROYECTOS
-Alineada a los principios que
promulga el Project Management
Institute (PMI) en la disciplina de
la Gerencia de Proyectos-

JCI BOGOTA
 JUAN CARLOS ARIAS OBANDO. PMP.

Ingeniero Industrial. Universidad Tecnolgica de Pereira UTP.

Especialista en Gerencia de Proyectos. Universidad EAFIT.
Certificado Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI)
Diplomado en Habilidades Gerenciales. UCPR.

Especialista de Seguimiento y Control de Proyectos . Ecopetrol

Director de Operaciones Bogot. Sistemas Expertos Ltda.
Gerente de Proyecto e Instructor para Implementaciones de Oficina de Proyectos (PMO) y Tecnologas
Informticas para empresas como: Cafam. Argos. Empresas Pblicas de Medelln. Ministerio de Hacienda,
Electrohuila, Pro-export. Une Telecomunicaciones. Grupo Corona. Telmex. Grupo Carvajal. Aguas y Aguas de
Pereira entre otras.
Coordinador de Proyectos. Gobernacin de Risaralda. Ministerio de Educacin Nacional.

Experiencia Docente
Matemtica Financiera. Finanzas Internacionales. Universidad del Valle.
Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Pontificia Bolivariana. Medelln.
Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Catlica de Colombia. Bogot.
Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Tecnolgica de Bolvar. Cartagena.
Gerencia de Proyectos. Universidad la Grancolombia. Armenia
Diplomado Gerencia de Proyectos. Universidad Manuela Beltrn. Bogot.
Facilitador Nacional en temas como Liderazgo, Oratoria, Creatividad Empresarial, Trabajo en Equipo,
Negociacin, Inteligencia Emocional, Mapas Mentales, Poder, Autoridad y Poltica. Junior Chamber
International JCI Colombia.
 Objetivos

Definir un lenguaje comn basado en el estandar internacional PMI.

Analizar los 5 procesos asociados a la Gerencia de Proyectos.

Analizar las 9 reas del conocimiento asociadas a la Gerencia de

Proyectos.

Crear un compromiso hacia La Gerencia de Proyectos.

 Agenda
INTRODUCCION PROCESOS - AREAS TENDENCIAS

Presentacin Introduccin PMI

Conceptos Bsicos Iniciacin Integracin

Planeacin Alcance

Ejecucin Tiempos

Control Costos

Cierre Calidad

RH

Comunicacin

Riesgos

Adquisicin
Definicin de Gerencia
Arte de Crear Valor

Gerente / Lder / Director

Un Manejador Estratgico del Proyecto

Variables: Instrumentos:

Visin sistmica
Poltica Informacin
Creatividad,
Innovacin
Tecnologa

 Tres Actores:
Entorno, Organizaciones y Proyectos
1. ENTORNO

Retos 3. PROYECTOS

2. ORGANIZACIN

Restricciones

Estrategias
ENTORNO:
Incertidumbre
Globalizacin
Clientes Mas Educados Visin ORGANIZACIN:
Terceros - Contratistas Objetivos Estructura
Tecnologa Tecnologa
Social - Poltico Recursos
Econmico Cultura
Ambiental ...

 Definicin de Proyecto

Un proyecto es un emprendimiento temporal

desarrollado para crear un producto,
servicio o resultado nico
PMI

Caractersticas Ejemplos de Proyectos:

nico La construccin de un nuevo edificio
Imn Desarrollar un software
Moldeable Crear un plan de mercadeo
Materializador Lanzar un nuevo producto
Secuencial Desarrollar un curso de gerencia de proyectos

P
 Gerencia (Direccin) de
Proyectos (GP)
Gerencia de Proyectos (Project Management - PM)
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto
para satisfacer los requerimientos del mismo PMBOK

La Gerencia de Proyectos como:

Proceso: Una serie de acciones sistmicas.
Ciencia: Una coleccin de conocimientos.
Arte: En la aplicacin de las habilidades de cada uno de
los involucrados a los procesos y tcnicas.
Proyectos, Programas y Portafolio

Metodologa Portafolio - Conjunto de proyectos

escalable priorizados y programas en
una organizacin.

Programa - Un esfuerzo coordinado

con mltiples proyectos
interdependientes.

Proyecto - Un esfuerzo nico

con un principio y un fin
definido, un entregable
especfico y recursos
definidos.
Tringulo de Restricciones

Deliverables

Expectations
Manejando
el Target
The Goal:
On Time
Umbral
On Budget
Meets Expectations

Time

Cost Limits 3 Metas ms:

Riesgos
Calidad
Budget Satisfaccin del Cliente
Fuente: http://www.pmcompetence.net/PPG/download/crawford_l_2004a.pdf
Ciclo de Vida de un Proyecto

PMI
 GRUPO DE PROCESOS

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Third Edition - Official Spanish Translation,
Project Management Institute, Inc., 2004. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the
permission of PMI.
rea de
Conocimiento Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control Cierre

4. Gestin de la 4.1 Desarrollar el Acta 4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del 4.3 Dirigir y Gestionar la 4.4 Supervisar y Controlar el 4.6 Cerrar
Integracin de de Constitucin del Proyecto Ejecucin del Proyecto Trabajo del Proyecto Proyecto o Fase
Proyectos Proyecto 4.5 Realizar Control de Cambios
Integrado

5. Gestin del Alcance 5.1 Reunir Requerimientos 5.4 Verificar el Alcance

del Proyecto 5.2 Definir el Alcance 5.5 Realizar Control del Alcance
5.3 Crear EDT

6. Gestin del Tiempo 6.1 Definir las Actividades 6.6 Realizar Control del
del Proyecto 6.2 Establecer la Secuencia de las Cronograma
Actividades
6.3 Estimar Recursos de las
Actividades
6.4 Estimar la duracin de las
Actividades
6.5 Desarrollar el Cronograma

7. Gestin de los 7.1 Estimar los Costos 7.3 Realizar Control de Costos
Costes del 7.2 Preparar el Presupuesto de Costos
Proyecto

8. Gestin de la Calidad 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Realizar 8.3 Realizar Control de
del Proyecto Aseguramiento de Calidad
Calidad

9. Gestin de los 9.1 Planificar los Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del
Recursos Humanos Proyecto
del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo
del Proyecto
9.4 Gestionar el Equipo del
Proyecto

10. Gestin de las 10.1 Identificar a los 10.2 Planificar las Comunicaciones 10.3 Distribuir la Informacin 10.5 Informar el Rendimiento
Comunicaciones Interesados 10.4 Gestionar expectativas de los
del Proyecto Interesados

11. Gestin de los 11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.6 Realizar Seguimiento y
Riesgos del 11.2 Identificar Riesgos Control de Riesgos
Proyecto 11.3 Realizar Anlisis Cualitativo de Riegos
11.4 Realizar Anlisis Cuantitativo de Riegos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

12. Gestin de las 12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones 12.2 Realizar las Compras 12.3 Administrar el 12.6 Cierre del
Adquisiciones Contrato Contrato
del Proyecto

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition - Official Spanish Translation, Project
Management Institute, Inc., 2008. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI .
GRUPO DE PROCESOS DE
INICIACIN
 GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIN
Objetivos
Seleccionar un proyecto
Fuentes
Ideas
Planeacin Estratgica
Demanda del Mercado.
Necesidad de Negocio.
Una Peticin de un Cliente.
Un avance Tecnolgico.
Un Requisito Legal.
Una Necesidad Social.
Criterios de Seleccin
Cualitativos
Cuantitaivos
Crear un acta de constitucin del proyecto
Asignar el Project Manager (PM)
Analizar los Involucrados
Involucrados (Stakeholders)

Patrocinador (Sponsor)

Clientes - Usuarios (Customer)

Gerente de Proyectos (PM - Project Manager)

Oficina de Proyectos (PMO: Project Management Office )

Comite de Control de Cambios (CCB - Change Control Board)

Gerentes Funcionales (Functional Manager)

Miembros de Equipo (Team Members)

Otros: Analistas del negocio, Gobierno, Vendedores.

 Gerente del Proyecto (PM)
El PM es:
Integrador,
Comunicador,
Coordinador y
Creador de Espacios,

El PM cumple un mandato organizacional.

Quin es un Lder?
Visin, Comunicacin, Motivacin

El proyecto es nico, la seleccin del lder debe ser

personalizada para el proyecto.

Cundo debe ser asignado? Quin lo asigna? Criterios?

GRUPO DE PROCESOS DE
PLANIFICACIN
Taller
 PROCESO: Crear EDT

La creacin de la EDT es: El

proceso de subdividir los
principales productos entregables
del proyecto y el trabajo del
proyecto en componentes ms
pequeos y ms fciles de
manejar (Gua del PMBOK
2004, Glosario)

La EDT tambin es conocida

como:
Estructura Detallada de
Trabajo
WBS: Work Breakdown
Structure
23
Proceso: Definicin de las Actividades
Programa
Cobertura
P
Proyecto

1 2 3 Fases

2.1 2.2 Paquete de Trabajo

2.2.1 Actividades
2.2.2
2.2.3
Detalle 2.2.4
Hito
2.2.8
Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las
Actividades

Dependencias:

Relacin lgica que existe entre 2 actividades del proyecto

A: Actividad Predecesora B: Sucesora

Tipos de dependencias:
B

C F
A A
A B A
B C CC CF
B

F FC FF
Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las
Actividades
SALIDAS:
Diagrama de Red del proyecto
ACTIVIDAD PREDECESORA
A
B A
C B, F
D C, G
E D
F
G F
H D
I H
J I

A B
Inicio C E
D Fin
F G H I J
Proceso: Estimacin de Recursos de las Actividades
MS Project: Ejemplo de Histograma de Recursos

Sobre Asignado

Capacidad Mxima
Sub Asignado
 Proceso: Estimacin de la Duracin de las
Actividades

El proceso de estimar el nmero de periodos laborables que se

requerirn para completar individualmente las actividades del
cronograma (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

Depende:
Capacidades de los Recursos (Aptitud del Talento Humano), Tecnologa usada
Disponibilidad de los Recursos, Eventos inesperados (+,-)
Hiptesis, ...

TCNICAS Y HERRAMIENTAS :
Juicio de Expertos
Estimacin Anloga (Tcnica de estimacin Top Down)
Estimacin Paramtrica
Estimacin de tres tiempos
Ejemplo de calculo de la RC

0 3 6 9 12

A
Holgura
Act. Flotante
B
Act. Crtica
C

Pregunta: Qu pasa si B realmente tarda 5 semanas en lugar de 2?

Proceso: Desarrollo del Cronograma
MS Project: Diagrama de Barras
 Proceso: Estimacin de Costos

La Estimacin de Costos es:

El proceso de desarrollar una aproximacin de los costos
de los recursos necesarios para terminar las actividades
del proyecto (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

Dificultades:
No hay tiempo (se inventa)
La naturaleza misma del proyecto (Conocido o No)
La productividad. (Una Mano Obra motivada es mas productiva)
Se presupuesta el proyecto, sin haber estimado el detalle,
 Proceso: Estimacin de Costos
MS Project: Vista de la Hoja de Recursos

Taller
Proceso: Preparacin del Presupuesto de Costos
MS Project: Vista de uso de recursos
 Proceso: Planificacin de Calidad

Gestin moderna de calidad Direccin del proyecto: Se complementan,

reconocen la importancia de:
Satisfaccin del Cliente (Conformidad con los requerimientos y
adecuacin al uso).
Priorizar la prevencin sobre la inspeccin.
Responsabilidad de la direccin.
Fases conformadas por procesos (PHVA = Fases + Procesos).

Calidad es la tercera medida del xito de un proyecto (cronograma y costos)

Calidad NO es dar mas (Gold Plating)

Proceso: Planeacin de los Recursos Humanos
Matriz de Asignacin de Responsabilidad (RAM)

PERSONA
A B C D E F ...
FASE
Requerimientos I A R R A
Funcional I R R A
Diseo I I R I
Desarrollo A I R A
Ensayos I A I A

RACI

R Responsible Quin hace la tarea The doer

A Accountable Responsable The bucks stop here

C Consult Consultado In the loop

I Inform Informado Keep in the picture

 Proceso: Planificacin de las Comunicaciones

La Planificacin de las Comunicaciones es:

El proceso de determinar las necesidades con respecto a

la informacin y las comunicaciones de los interesados en
el proyecto: quines son, cul es su nivel de inters e
influencia sobre el proyecto, quin necesita qu tipo de
informacin, cundo la necesita y cmo se le entregar
(Gua del PMBOK 2004, Glosario)
Proceso: Planificacin de la Gestin de Riesgos
Reporte, Revisin
Post-Proyecto, y
registro de Riesgos Paso 1: Plan de Gestin de Riesgos
Corporativos Planeacin

Paso 6: Paso 2: Registro de Riesgos

Seguimiento Identificacin
Y Control
Calificaciones de
Probabilidad e
Impacto
Paso 5: Paso 3:
Respuestas Cualitativo
(Mitigacin)
Exposicin y
Prioridad

Paso 4:
Cuantitativo

Modelos de Cronograma y
Costos
 Matriz de Evaluacin
Severidad = Probabilidad * Impacto

Alto
Muy
.9
1.35 3.15 4.95 6.75 8.55

Alto
.7

1.05 2.45 3.85 5.25 6.65

PROBABILIDAD

Medio

0.75 1.75 2.75 3.75 4.75

.5
Bajo
.3

0.45 1.05 1.65 2.25 2.85

Bajo
Muy
.1

0.15 0.35 0.55 0.75 0.95

1.5 3.5 5.5 7.5 9.5

Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
IMPACTO

BAJO: Calificacin de riesgos 1. 1 o menos

MODERADO: Calificacin de riesgos mayor que 1.1 pero menor o igual a 3.0
ALTO: Calificacin de riesgos mayor que 3.0
Proceso: Compras y Adquisiciones

SOW COMPRAS

RFP
Director
del Proyecto IFB
RFI
RFQ

EDT
Actividades PROVEEDOR
RACI

Statement of Work (SOW) Request for quotation (RFQ) Invitation to bid (IFB)
Request for proposal (RFP) Request for Information (RFI)
GRUPO DE PROCESOS DE
EJECUCIN
 PROCESO: Dirigir y Gestionar la Ejecucin del
Introduccin:
Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto es:
El proceso de ejecutar el trabajo definido en el plan de gestin del
proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto definidos en
el enunciado del alcance del proyecto (Gua del PMBOK 2004,
Glosario)

Herramientas y Tcnicas:
La Metodologa de direccin de proyectos.
Los Sistemas de Informacin de la Gestin de Proyectos
(PMIS)

Salidas:
Los Productos entregables resultado de ejecutar las
actividades.
Un conjunto de Cambios solicitados
Acciones correctivas y preventivas implementadas
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
 Otros Procesos en la Ejecucin del Proyecto

Aseguramiento de la Calidad

Adquirir el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Gestionar el Equipo del Proyecto

Distribucin de la Informacin

Gestionar Expectativa de los

Involucrados

Realizar las Compras

GRUPO DE PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Proceso: Supervisar y Controlar el Trabajo del
Proyecto

Planear Hacer Verificar

En la Ejecucin se:
Hace lo propio del En el Control se:
Proyecto y un Revisa el TRCQ para las
En la Planeacin se: actividades
producto o resultado
Definen Objetivos es obtenido. - Terminadas
Definen Tiempos, - En progreso
Costos, Recursos,
- No iniciadas
Calidad (TRCQ),
Revisan los Cambios
Y finalmente se crea
una Lnea Base. Revisan los Problemas
En la Planeacin, Ejecucin y Control
se:
Ajustan Procesos
Reasignan Recursos
Analiza la informacin
Motiva o Castiga
Toman las decisiones
Estandarizan las buenas practicas

Actuar
 Control Integrado de Cambios

Rechazados

Solicitudes de Nueva lnea

Aprobados
cambio Base

Acciones Gestionar
correctivas y
preventivas
recomendadas

-Controlar y actualizar requisitos (alcance, tiempo, costo,

calidad).
-Documentar el impacto de los cambios.
-Validar los cambios implementados.
-Analizar riesgos.
Proceso: Control del
Cronograma
Ejemplo
Seguimiento
de tareas
comparado con
la Lnea de base
PROCESO: Control de Costos
 Proceso: Informar el
INTRODUCCIN: Rendimiento
Informar el Rendimiento es:
El proceso de recolectar y distribuir informacin sobre el
rendimiento. Esto incluye informes de situacin, medicin del
avance y previsiones (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

CMO VAS?
Informes de Situacin: Avance o logros a la fecha
Informes de Rendimiento
Pronsticos: Terminacin
Cambios: Autorizados y rechazados
Desviaciones: Conforme al plan y los cambios autorizados
Medidas correctivas
 Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Esta tcnica compara:

Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP o BCWS

en ingles)
Valor Planificado (Plan Value - PV) en la literatura moderna

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR o BCWP en

ingles)
Valor Ganado (Earned Value EV) en la literatura moderna

Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR o ACWP en ingles)

Costo Real (Actual Cost AC) en la literatura moderna
Tcnica: Earned Value Management (EVM)
 Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Anlisis de Medicin del Rendimiento:

 Tcnica: Earned Value Management (EVM)
Anlisis de Medicin del Rendimiento:

Variacin del Cronograma (Schedule Variance SV = EV - PV)

Un SV positivo indica un adelanto en el proyecto
Un SV negativo indica un atraso en el proyecto
Variacin de Costos (Cost Variance CV = EV - AC)
Un CV positivo indica el valor del ahorro en los costos del proyecto
Un CV negativo indica el valor del sobre costo en el proyecto
La variacin en el costo de todo el proyecto es igual al Presupuesto Total
Asignado (Budget at Complete BAC) y la cantidad realmente gastada.
ndice de Desempeo del Cronograma (Schedule Performance Index SPI
= EV / PV)
Un SPI por encima de 1 indica el porcentaje de adelanto en el proyecto
Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de atraso en el proyecto
ndice de Desempeo de los Costos (Cost Performance Index CPI = EV /
AC)
Un CPI por encima de 1 indica el porcentaje de ahorro en el proyecto
Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de malgasto en el proyecto
Tcnica: Earned Value Management (EVM)
La siguiente grfica (Curva S) muestra cada uno de los indicadores que
hemos venido explicando.
 Tcnica: Earned Value Management (EVM)

Proyecciones:
Estimacin hasta la conclusin (ETC Estimate To Complete en ingls)
Estimacin a la conclusin (EAC Estimate At Complete en ingls)
Variacin a la conclusin (VAC = BAC - EAC Variance At Complete en ingls)

Existen tres escenarios posibles para encontrar

el valor del EAC:
1. EAC = AC + ETC
Cuando las hiptesis fueron erradas o las condiciones han cambiado, lo que significa que se debe
calcular de nuevo el ETC a partir del punto de avance que se tenga del proyecto.

2. EAC = AC + (BAC EV)

(AC + Presupuesto Restante)
Cuando las variaciones actuales se consideran atpicas, es decir, se considera que el ritmo del equipo
seguir segn lo planeado inicialmente.

3. EAC = AC + (BAC EV) / CPI

El Presupuesto restante es modificado por un factor de eficiencia que lo determina el CPI (Un CPI valido
para este escenario es cuando el proyecto tiene un avance real de por lo menos un 20%).
 Otros Procesos
Verificacin del Alcance

Control del Alcance

Control del Cronograma

Control de los Costos

Realizar Control de la Calidad

Informar el Rendimiento

Seguimiento y Control de Riesgos

Administrar el Contrato
GRUPO DE PROCESOS DE
CIERRE
 Proceso: Cierre del Contrato

INTRODUCCIN:
El Cierre del Contrato es:
El proceso de completar y aprobar el contrato, incluida la
resolucin de cualquier tema pendiente y el cierre de cada
contrato (Gua del PMBOK 2004, Glosario)
Proceso: Cerrar Proyecto
INTRODUCCIN:
Cerrar el Proyecto es:
El proceso de finalizar todas las actividades en todos los grupos
de procesos del proyecto para cerrar formalmente el proyecto o
una fase de l (Gua del PMBOK 2004, Glosario)

SALIDAS:
Documentacin de aceptacin formal
Archivos del proyecto
Documentos de cierre del proyecto
Tendencias
 Tendencias

Estndares y Metodologas
Modelos de Madurez en la GP (PMMM)
Project Management Office (PMO)
Tecnologas Informticas Relacionadas
MS Project Server
MS Portfolio Server
Certificaciones
PMI PMP Cdigo de Conducta
 Para pensar
Estamos preparados para adaptar estas T. I.?

Tenemos claros nuestros procesos de GP?

Estn los objetivos organizacionales claros?

Tenemos sistemas de priorizacin y seleccin de

proyectos?

61
 Bibliografa Utilizada
Sistemas Expertos Ltda. MS-Project 2002, 2003, 2007. Gua
de Clase. 2002 - 2009
PMI Practice Standard for Work Breakdown Structures.
Newton Square, Pennsylvania USA.
Crawford, J. Kent, The Strategic Project Office. A guide to
Improving Organizational Performance. PM Practices Book
series.
Kerzner, Harold. PROJECT MANAGEMENT a systems
approach to planning, scheduling, and controlling. 8 Edition.
Chamoun, Yamal. Administracin Profesional de Proyectos La
Gua. Mc Graw Hill.
 SITES ASOCIADOS A LA GP

Comunidad de SE: www.sistemas-expertos.com

PMI: www.pmi.org
PMI Colombia: www.pmicolombia.org

Project: www.microsoft.com/project

Curso online de Marco lgico:

http://www.iadb.org/int/rtc/ecourses/esp/
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