2.1.

1 ALMACEN DE MATERIA PRIMA

OBJETIVO:
El almacn de materias primas tiene como objetivo fundamental proveer a la
empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular
desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el funcionamiento acorde
y coherente dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la
demanda de nuestros clientes. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los tipos de mercancas que se reciben en
el almacn de suplidores o del departamento de produccin. Tiene alcance a
los departamentos de logstica, produccin , aseguramiento, control de calidad
y compras.
RESPONSABLES
Encargado de almacn
Inspector de almacn
Responsables y auxiliadores de almacn
Gerente de Logstica
Contador

DEFINICIONES

DNCD: Direccin Nacional de Control de Drogas

Grneles: Producto en proceso que an no ha sido dispuesto en su envase
primario. Ejemplo: tabletas, cpsulas, entre otros.
Producto en Proceso: producto que se encuentra en su envase primario
pero que an no se ha completado su empaque final
Producto Terminado: Producto que se encuentra completamente
acondicionado en su empaque final y est listo para su venta

DESCRIPCION

Dependiendo de las operaciones a realizar los almacenes pueden estar

centralizados (toda la mercanca en
un lugar) o descentralizados (diferentes almacenes para diferentes
mercancas).
Dependiendo del espacio disponible, los almacenes pueden estar constituidos
por locales nicos o por una
serie de locales separados o secciones comunicadas.
Dependiendo de las mercancas que contiene podemos encontrar diferentes
tipos de almacn:
Almacn general: en un solo lugar tenemos todo tipo de mercancas,
separando, por secciones, cada grupo
de materiales, segn sus necesidades de conservacin y de utilizacin
Almacn de materia prima y partes componentes: Este almacn tiene como
funcin principal el
abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los
departamentos de produccin.
 Almacn de Materiales Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin
llamados indirectos son todos
aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren
envasarlo o empacarlo. Ejemplos:
lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales o artculos semi-
terminados son guardados bajo custodia
y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que
estn en un almacn de
materiales en proceso.

Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados

presta servicio al departamento
de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de
despachar los productos a los
clientes.
Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, equipos y
tiles que se prestan a los
distintos departamentos y operarios para la produccin o el mantenimiento.
Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales
que no tienen salvamento o
reparacin, se aconseja que sean almacenados y controlados por separado,
ms si hablamos de basuras y
desperdicios orgnicos o qumicos.
Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han
sido descontinuados en la
programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por
descomposicin o por haberse
vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para
este tipo de casos, es que los
materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos
que son de consumo actual.
Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el
se separan y clasifican los
productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.
Cada empresa disear su propio almacn conforme a su disponibilidad y
necesidades, pero damos a
continuacin algunas recomendaciones generales para organizar el espacio
disponible para almacenaje:
Si los locales son demasiados amplios, no utilizar toda el rea disponible
Evitar lo definitivo (es decir, evitaremos fijar estanteras o muebles, para que
puedan ser reubicados en el
futuro si remodelamos del almacn)
Tener en cuenta el proceso de operaciones
Tener en cuenta la frecuencia de ir y venir entre las mquinas o puestos de
trabajo
Pensar en establecer trayectos ms cortos, evitando los cruces.
Reservar zonas bien alumbradas para los trabajos permanentes y delicados.
 No olvidar la existencia de elementos fijos propios del local para el diseo
(escaleras, columnas, etc.)
Respetar las prescripciones legales de higiene y seguridad.
Separar correctamente los alimentos y bebidas del resto de mercancas,
sobre todo de los qumicos.
Si se piensa en ampliar el rea de almacn, hallar una relacin entre costo
propio de la nueva instalacin
y su incidencia sobre el costo de produccin

REGISTROS

La entrada y salida de productos y materiales al almacn: procedimientos y

formatos
Por pequeo que sea nuestro negocio, siempre debe definirse la persona
concreta que realizar las funciones de organizacin y control del almacn.
Es aconsejable, por razones de control interno, que la persona que gestiona el
almacenamiento no sea la misma persona que compra o que vende. De la
misma manera, tambin es aconsejable que sea una persona diferente a la
que realiza las funciones contable-administrativas. Si hay coincidencia, el/la
gerente del negocio debe establecer los suficientes mecanismos de control
cruzado para que cualquier irregularidad sea detectada lo antes posible
(robos, malas compras, prdidas por mal almacenamiento,...).
Las mercancas almacenadas tienen un movimiento de entrada y salida
inevitable (si no, no deberan estar almacenadas). Pero las entradas y salidas
deben hacerse de manera ordenada y sistematizada. Un almacn no puede
ser barra libre: necesito algo, lo agarro. Las mercancas deben registrarse,
codificarse y ubicarse al
entrar y, de la misma manera, deben ordenarse su salida. Adems, cada
cierto tiempo (seis meses, anualmente, depende del negocio), aprovechando
un momento
de poca actividad, haremos un recuento fsico completo, unidad por unidad,
para corregir posibles errores cometidos en los procedimientos de entrada y
salida .Este recuento minucioso podemos aprovecharlo para realizar una
limpieza minuciosa.
Pero veamos algunos procedimientos y formatos concretos para ordenar y
controlar las entradas y salidas del almacn, distinguiendo las entradas y
salidas para su utilizacin en la empresa (para produccin o venta) y las
entradas y salidas en relacin a los promovedores.

CONTROL DE OPERACIONES

OBJETIVO
El presente Procedimiento tiene por finalidad establecer normas, criterios,
procedimientos y responsabilidades para la operacin de los almacenes de los
restaurantes o empresas.

ALCANCE
Este procedimiento alcanza en su aplicacin al personal de Logstica, y a
todos los
rganos de la empresa relacionados con la actividad de almacenaje.

RESPONSABLES
- Aprobacin : Gerencia General
- Administracin y seguimiento : Departamento de Logstica
- Difusin y Actualizacin : Departamento Organizacin y Mtodos e
Informacin
DEFINICIONES
Almacn
rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, y organizada de
manera lgica, ordenada y sistmica, destinada a la recepcin, aceptacin,
custodia, conservacin y distribucin o despacho de los bienes que van a
emplearse para la produccin de servicios o de bienes econmicos.
reas Fsicas de Almacn
Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirn
implantar
una organizacin tcnica y el flujo de recursos de acuerdo a normas
establecidas.
Se detallan a continuacin :
Recepcin y Despacho
Es el lugar donde se recibirn los materiales tanto adquiridos a proveedores y
aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De igual
forma
es aqu donde se efectuar la entrega de los materiales a los usuarios para su
consumo o activacin en los casos que corresponda. Las zonas de recepcin
y
despacho debern estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre
la
aceptacin y expedicin de materiales
Corredores y pasadizos
Son los ambientes determinados para el trnsito tanto de materiales, personas
o
vehculos siendo stos principales y transversales, debiendo estar sealizados
y
estructurados de forma rectilnea de manera obligatoria.
Zona de Almacenaje
Es el lugar fsico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo stos ser:
Almacenes, Zonas, Niveles, Sub Niveles, Estantes, Anaqueles y otros que se
deban adecuar a las caractersticas de los materiales en resguardo.
Zona de Trnsito y Puesta a Punto
Zona inmediata a la de recepcin y despacho donde se ubican los materiales
recibidos en espera de su locacin definitiva o de los que requieren ser
puestos a
punto para ser expedidos a los usuarios.
Locacin de Contingencia
Zona que pueda convertirse temporalmente en almacn, para cubrir una
contingencia eventual de almacenamiento, debiendo estar previamente
designada
como parte de una poltica logstica de la Empresa.
Vestuarios y Servicios Higinicos
Son lugares destinados al uso de los trabajadores que laboran en los
almacenes,
para su aseo personal, proteccin de su indumentaria y satisfaccin de sus
necesidades fisiolgicas.

Sistema de Catalogacin
Proceso de descripcin de las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales y/o
administrativas que distinguen a cada material, con la finalidad de identificarlo
y
diferenciarlo de los dems e incluirlo en un catlogo de materiales previa
clasificacin y asignacin de un cdigo nico que permita su identificacin e
individualizacin por parte de los usuarios.
Proceso de Almacenamiento
El Almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento y sus actividades
estn referidas a la ubicacin de bienes en un espacio fsico determinado con
fines
de custodia y control para evitar su utilizacin no autorizada, como va para
trasladarlos a los usuarios que los requieren. Consta de las siguientes fases:
a) Recepcin: Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los
bienes
han llegado al local del almacn, y termina con la ubicacin en los zona de
trnsito y puesta a punto para efectuar la verificacin y control de
calidad.
b) Verificacin y Control de Calidad: Es la revisin cuantitativa y cualitativa que
sirve para determinar que las caractersticas y propiedades de los bienes
recibidos estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas y que
las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas. En este
proceso
podr participar el usuario del bien cuando se trate de materiales especiales o
de alta tecnologa, a solicitud de los almaceneros.
c) Aceptacin: Accin de aceptar o rechazar el ingreso de un bien,
proporcionado
por un proveedor, al almacn de la Empresa, en base al proceso de
verificacin
y control de calidad realizado previamente. No se podr aceptar un bien que
no
cumpla con las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales o administrativas
detalladas en la Orden de Compra correspondiente.
d) Internamiento: Comprende las acciones que servirn para ubicar los bienes
en
los lugares previamente asignados.
e) Registro y Control: Es la actividad que consiste en inscribir los datos
referentes
a los movimientos de almacn en registros que sirvan para efectuar las
acciones
de control sobre su custodia y operacin.
f) Custodia y Mantenimiento: Conjunto de actividades que se realizan con la
finalidad que los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas
fsicas, qumicas, funcionales o administrativas en que fueron recibidos, as
como su limpieza y mantenimiento.
Proceso de Distribucin
Proceso logstico consistente en la entrega del material o bien solicitado por el
usuario en el lugar donde ste lo necesita o en la zona de despacho del
Almacn.
Consta de las siguientes fases:
a) Formulacin del Pedido: Es la accin mediante la cual la dependencia
usuaria
formula su requerimiento de materiales en razn de sus necesidades,
elaborando la respectiva Nota de Consumo.
b) Autorizacin de Despacho: Es la accin que define la aprobacin de Notas
de
Consumo por parte de los niveles de autorizacin especialmente establecidos.
c) Acondicionamiento de Materiales: Es la actividad que consiste en retirar los
bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho y
posterior entrega a los destinatarios. Incluye las actividades necesarias
referidas
al embalaje, carguo acarreo y manipulacin de los materiales o bienes de
manera adecuada y oportuna.
d) Distribucin Fsica: Es la accin de hacer entrega fsica de los bienes de
almacn a los usuarios finales.
e) Control de Materiales: Es la actividad de control sobre los bienes o
materiales
realizado por el personal de seguridad o vigilancia, antes de retirarlos de las
instalaciones de la empresa.
Verificacin del Inventario Fsico del Almacn
Consiste en la constatacin de la existencia o presencia real de los bienes
almacenados, apreciando su estado de conservacin o deterioro y condiciones
de
seguridad, comparando los resultados de la verificacin efectuada con los
saldos
sealados en los krdex fsico y/o valorado.
Baja de bienes
Accin de determinar de manera tcnica la calificacin de un bien que por su
estado o caractersticas ya no debe permanecer en el stock de la empresa,
procediendo a su retiro bajo las formas y procedimientos permitidos por la
normativa vigente al respecto.
Reposicin de Stock
Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad
del
abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener
disponibilidad oportuna de los materiales.
a) Lote Econmico de Adquisicin
Es la cantidad ptima de materiales a adquirir establecidos en funcin de la
demanda. Es la cantidad de materiales que equilibra los costos de posesin y
renovacin.
b) Nivel Mximo de Stock
Es la cantidad mxima econmicamente justificable de un bien que se puede
tener en un Almacn, por encima de la cual se incurrira en un costo de
posesin demasiado alto y perjudicial para la empresa.
b) Stock Mnimo
Es la cantidad mnima econmicamente justificable de un bien que se puede
tener en un Almacn, por debajo de la cual existe una alta posibilidad de
ocasionar una rotura de stock.
c) Stock de Seguridad
Cantidad mnima de material que se establece como medida de seguridad
ante
el posible incumplimiento en la oportunidad de llegada del material por parte
del
proveedor.
El factor de seguridad utilizado para su determinacin est dado por un
porcentaje decidido por la Logstica de la Empresa en coordinacin con el rea
usuaria, en base una poltica definida al respecto. Slo deber haber stock de
seguridad para materiales tipo A (alto consumo) o para tems Crticos
d) tem Crtico
Son materiales cuya ausencia podra ocasionar la paralizacin de procesos
operativos vitales a la organizacin u ocasionar severos daos a los mismos.
e) Punto de Pedido
Est dado por la cantidad de stock de un material que obliga a generar una
reposicin del mismo y que garantiza su consumo durante el tiempo de
demora
en su abastecimiento, o con el fin de evitar que se produzca roturas de stock.
Registro y Control de existencias
Consiste en el conjunto de registros y reportes en los que se consignan datos
sobre
los movimientos de bienes del almacn, y las cantidades disponibles para
satisfacer los requerimientos de los usuarios.

REGISTROS
Consiste en el conjunto de registros y reportes en los que se consignan
datos sobre
los movimientos de bienes del almacn, y las cantidades disponibles para
satisfacer las necesidades del usuario
 http://unicafam.bligoo.com.co/media/users/26/1320376/files/398696/Manual_
de_BPM.pdf
https://universidadlcb.s3-sa-east-1.amazonaws.com/2016II/GE2528/MANUAL
%20BPM%20CAFETERIA%20ZAMORANO.pdf?
AWSAccessKeyId=AKIAIU6BKV4MBZBHANDA&Expires=1479911124&Signa
ture=ZOlwOibosS5I1e0Nbvxrhbb%2FOg4%3D
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/06/06_2873.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo
http://administraciondeayb.blogspot.pe/2012/06/diagrama-de-flujo-
restaurantes.html
https://www.google.com.pe/url?
sa=t&source=web&rct=j&url=http://www.egasa.com.pe/esp/transparencia/ega
sa/repositorio/474/09-05%2520PROCEDIMIENTO%2520N%2520009%2520-
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