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Joseph Rubin
Analyse
financire
et reporting
avec Excel
9
Protger les donnes
financires
Dans ce chapitre :
Nous allons passer en revue les diverses possibilits de protection
offertes par Excel pour protger vos donnes financires, ainsi que
vos fichiers. Ce chapitre aborde les points suivants :
Remarques prliminaires De la ncessit de protger les infor-
mations financires.
Scurit Nouvelles options de protection apparues avec la
version 2002 dExcel, notamment les signatures numriques.
Protection des classeurs Protection dun classeur de manire
ce que sa structure ne puisse tre modifie, et que des feuilles
ayant t masques ne puissent tre nouveau affiches.
Protection des cellules Protection du contenu des cellules de
manire ce quelles ne puissent pas tre modifies ou que leurs
formules ne puissent pas tre visualises.
Remarques prliminaires
Dans toutes les entreprises, la protection des informations financires est un
enjeu stratgique. En effet, il est fondamental que la confidentialit de ces
informations soit protge des regards indiscrets, qui peuvent provenir des
salaris de lentreprise ou des individus extrieurs la socit.
Ds lors, il est de la plus haute importance que vous puissiez prvenir toute
tentative, volontaire ou non, de consultation ou daltration de ces donnes.
Pour cela, vous devez protger vos modles car ils reclent parfois des
formules, vritables trsors, pouvant tre le fruit de longues heures dun travail
acharn.
Scurit
partir de la version 2002, un nouvel onglet relatif la scurit a t ajout
la fentre Options dExcel. Il contient des paramtres destins vous aider
dans votre travail de protection.
(figure 9-1).
Figure 9-1
Longlet Scurit de la fentre Options.
2. Si vous travaillez avec Excel 97, cliquez sur le bouton Options. Si vous
travaillez avec Excel 2000 ou une version ultrieure, droulez la liste
Outils, puis choisissez Options gnrales.
3. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe protgeant le docu-
ment ou Mot de passe pour la lecture (suivant la version utilise), puis cli-
quez sur OK.
INFO Si vous avez oubli votre mot de passe, pas de panique ! Pour une somme modi-
que, vous pourrez acheter sur Internet un logiciel capable de le retrouver (dans ce
domaine, loffre est trs riche).
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Signature numrique
Si vous changez des fichiers Excel sur Internet, une signature numrique vous
assure une meilleure scurit.
Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultrieures), choisissez Options
et activez longlet Scurit. Cliquez sur le bouton Signatures numriques.
Protger un classeur
1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger le classeur.
2. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe (facultatif), et cliquez
sur OK. La fentre Confirmer le mot de passe apparat.
3. Entrez une nouvelle fois votre mot de passe dans la zone Mot de passe de
cette nouvelle fentre, et cliquez sur OK.
une feuille masque, les donnes ou les formules ne peuvent tre vues ou
modifies directement.
Figure 9-2
La macro
complmentaire
ChooseSheet.xla.
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Figure 9-3
La modification de la proprit Visible dune feuille.
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5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour fermer lditeur Visual Basic et
revenir Excel.
Figure 9-4
Longlet Protection
de la fentre
Format de cellule.
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Figure 9-5
La fentre Protger
la feuille.
ASTUCE Dans une feuille protge, la touche Tab permet de se dplacer directement dune
cellule dverrouille lautre.
Figure 9-6
Laffichage dune feuille rduite un bloc de cellules.
une zone dans laquelle les mouvements sont restreints (la zone protge).
Cette division peut tre obtenue soit en ajoutant des instructions de program-
mation relatives lobjet ScrollArea dans une macro, soit en modifiant les
proprits de la feuille dans la fentre Proprits ouverte dans lditeur Visual
Basic. Les deux techniques sont prsentes ci-dessous.
Sheets("15-Postes").ScrollArea = "A1:C31"
Sheets("15-Postes").ScrollArea = ""
Figure 9-7
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Figure 9-10
La fentre
Permettre aux
utilisateurs de
modifier les plages.
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financire
et reporting
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11
Bilans compars
sur cinq ans
Dans ce chapitre :
Vous apprendrez comment utiliser les rapports dj crs pour gn-
rer les bilans compars sur cinq ans. Ce chapitre traite les points
suivants :
Remarques prliminaires De lintrt dun comparatif des bilans
sur cinq ans pour une meilleure vision long terme de lactivit.
Comparatif des bilans sur cinq ans Comparatif des bilans et quel-
ques astuces pour parfaire ces comparatifs (arrondis, carts, etc.).
Remarques prliminaires
Dans le chapitre 4 Bilan , vous avez cr deux bilans, correspondant deux
exercices conscutifs.
ct des documents comptables standards, vous aurez de temps autre
besoin de gnrer et de prsenter des tableaux financiers destins des interlo-
cuteurs trs varis. Les gestionnaires, les investisseurs potentiels ou les dci-
deurs ne portent pas leur attention sur les mmes aspects. Aussi, partir de
donnes communes, vous devrez certainement construire des documents trs
diffrents.
Dans ce, vous apprendrez mettre en parallle les rsultats de cinq annes
dactivit travers cinq bilans.
Figure 11-1
Des bilans compars sur 5 ans.
INFO Pour plus de dtails concernant les titres du bilan, consultez le chapitre 4 Bilan .
4. Ajoutez les formules dans les colonnes E:G ( partir de la cellule D12).
Ces formules doivent retourner les soldes des types de comptes (niveau 3)
indiqus en colonne A partir des colonnes appropries de la feuille 21-
Bal.
5. Cliquez dans la cellule D12, puis slectionnez sa formule dans la barre de
formule, et appuyez sur les touches Ctrl+C.
6. Cliquez soit sur le bouton Annuler, soit sur le bouton Valider (ces deux
boutons, la croix et la racine, apparaissent automatiquement sur le ct
gauche de la barre de formule ds que vous tes en mode Modifier).
7. Slectionnez la cellule E12 et appuyez sur les touches Ctrl+V. Faites de
mme avec les cellules F12 et G12.
8. Slectionnez la cellule E12, et dans le dernier argument de la fonction
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Figure 11-2
Le dernier argument des formules se rduit de 12 chaque passage de colonne.
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2))
La formule de la cellule D12 est :
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-12))
La formule de la cellule E12 est :
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-24))
Comme vous pouvez le constater dans la figure 11-2, le troisime argument de
la fonction DECALER (le numro de colonne) est rduit de 12 (cest--dire de
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INFO Ce format se prsente en trois lments spars par des points-virgules. Ces
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Figure 11-3
Crez un format de
nombre
personnalis pour
arrondir les valeurs
au millier.
Figure 11-4
Un arrondi dfini laide dun format de nombre ne joue que sur lapparence des valeurs et risque
de faire apparatre des totaux errons.
ATTENTION Ne validez pas cette formule en vous contentant dappuyer sur Entre. Pour la vali-
der correctement, il faut que vous mainteniez les touches Ctrl+Maj enfonces
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Figure 11-5
Une fonction ARRONDI utilise de manire matricielle pour rtablir la justesse des totaux.
INFO Vous remarquerez quExcel ajoute de lui-mme les accolades ds que vous vali-
dez une formule matricielle.
Ces deux points vont tre dtaills dans les sections suivantes.
La fonction ARRONDI
Ici, la fonction ARRONDI est utilise ainsi :
=ARRONDI(C12:C15;-3)
Le second argument est -3. Cette valeur permet, par exemple, de transformer
640 716,67 en 641 000.
Figure 11-6
Le deuxime argument de la fonction ARRONDI permet de prciser le niveau darrondi souhait.
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PARTIE 1
Cration du classeur EtatsFinanciers.xls ........ 1
CHAPITRE 1
Prsentation du classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . 3
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Le classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Famille 1 Gnralits et paramtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Famille 2 Donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Famille 3 Documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Famille 4 critures dinventaire et contrles . . . . . . . . . . . . . 17
Macro complmentaire ChooseSheet.xla. . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Trier les feuilles dans lordre croissant . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
CHAPITRE 2
Balance aprs critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Feuille 91-BalA (balance initiale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
tape 1 Saisir et sauvegarder la balance dans une feuille Excel 22
tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
tape 3 Contrles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Feuille 92-Inv (critures dinventaire) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
tape 1 Passer les critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . 27
CHAPITRE 3
Stocker une nouvelle balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Dtecter un nouveau compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Utiliser la consolidation pour comparer les listes . . . . . . . . . . . 46
Utiliser NB.SI pour comparer les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Ajouter de nouveaux comptes la feuille 21-Bal . . . . . . . . . . . 50
Stocker la dernire balance dans la feuille 21-Bal . . . . . . . . . 53
Figer les donnes de la dernire balance . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
CHAPITRE 4
Bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
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CHAPITRE 5
Compte de rsultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Crer un compte de rsultats avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
lments spcifiques au compte de rsultats. . . . . . . . . . . . . . 80
Associer dure et date de clture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Faire apparatre le bnfice ou la perte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
CHAPITRE 6
Tableau de financement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Emplois et ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Crer un tableau de financement avec Excel . . . . . . . . . . . . . 87
tape 1 Ajouter une colonne au bilan pour un troisime
exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
tape 3 Entrer les formules du tableau de financement . . . . . 89
tape 4 Tableau de financement explicatif de la variation
de trsorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
CHAPITRE 7
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Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Crer la feuille 61-Annexes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
tape 1 Attribuer un nom la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . 96
tape 2 Organiser la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . 97
tape 3 Ajouter une annexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
tape 4 Contrler les totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
CHAPITRE 8
Personnaliser le classeur et amliorer
la prsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Crer un menu personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Crer un menu personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Outil Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Ajouter un affichage personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Chemin daccs du classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Volet Espions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Auteurs des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Format par dfaut des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Visualiser les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Afficher un seul commentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Modifier lemplacement dun commentaire . . . . . . . . . . . . . . . 126
Dupliquer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Supprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Imprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Ajouter une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Ajouter des images aux commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Envoyer des donnes dans les commentaires . . . . . . . . . . . . . . 130
CHAPITRE 9
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CHAPITRE 10
Imprimer et envoyer des rapports de gestion . . . . . . . 149
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Paramtres dun classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Impression en noir et blanc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Modifier le numro de la premire page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Redimensionner le tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
En-ttes et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Complter le pied de page au moyen dune macro . . . . . . . . . . 153
Insrer le logo de lentreprise dans len-tte . . . . . . . . . . . . . . . 154
Modifier toutes les feuilles en une seule opration . . . . . . . . . . 155
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PARTIE 2
Analyses financires et rapports de gestion .... 173
CHAPITRE 11
Bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Crer le tableau des bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . 177
Arrondir au millier les donnes du comparatif . . . . . . . . . . . . . 179
CHAPITRE 12
Comptes de rsultats trimestriels et sur cinq ans . . 185
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CHAPITRE 13
Analyse financire et tableaux croiss dynamiques . 203
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Sauvegarde des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Tableaux croiss dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
tape 1 Attribuer un nom dynamique aux donnes source . . . 208
tape 2 Gnrer le tableau crois dynamique . . . . . . . . . . . . . 208
tape 3 Composer le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Utiliser le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Tableaux croiss et documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . 210
Gnrer les documents comptables partir du tableau crois . . 210
Construire les formules du bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Mettre jour le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Comparer les exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
tape 1 Utiliser plusieurs fois le mme champ . . . . . . . . . . . . 215
tape 2 Ajouter plusieurs fois le mme champ . . . . . . . . . . . 216
tape 3 Modifier le mode de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
tape 4 Ajouter deux colonnes supplmentaires . . . . . . . . . . 220
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CHAPITRE 14
Analyse financire et calcul des ratios . . . . . . . . . . . . . 243
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Analyse financire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Bilans compars sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Comptes de rsultats compars sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . 246
Ratios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Catgorie 1 Ratios de liquidit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Catgorie 2 Ratios de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Catgorie 3 Ratios de rentabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Catgorie 4 Effet de levier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Obtenir le maximum de lanalyse des ratios . . . . . . . . . . . . . . 252
CHAPITRE 15
Analyse par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Ajout dune colonne Centre de profit la table
des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Attribuer un nom au tableau rassemblant les balances
mensuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Conserver le filtre par centre de profit grce aux affichages
personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Centres de profit et tableaux croiss dynamiques . . . . . . . . . 258
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