UNIDAD

INTRODUCCION
1. Qu es una base de datos?
2. Iniciar y salir de Access 2010
3. Crear, abrir y cerrar una base de datos
4. La ventana de la base de datos
5. Objetos de una base de datos
1. QU ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

almacenados sistemticamente para su posterior uso.
En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su
mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
En la informtica, los programas como Access se denominan sistemas gestores de bases
de datos, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida
y estructurada.

2. INICIAR Y SALIR DE MICROSOFT ACCESS

Access pertenece al paquete de Microsoft office. Para abrirlo lo tendremos que localizar
desde el botn Inicio situado, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacemos
clic, para desplegar el men; situamos el cursor sobre Programas, para desplegar la lista
con los programas que hay instalados en tu ordenador. Busca Microsoft Office y luego
Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.
Vamos diferenciar las partes fundamentales de la pantalla de Access. Puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, Access permite a cada usuario personalizar
los elementos que se ven en cada momento.

Empezando por arriba encontraremos la barra de ttulo:

En la zona central nos indica el nombre del programa y el archivo con el que estamos
trabajando
Como en cualquier ventana, encontramos a la derecha las opciones minimizar, maximizar/
restaurar y cerrar.
A la izquierda encontramos la barra de acceso rpido.
Access permite personalizarla con las opciones que encontramos en el desplegable,
haciendo clic sobre la flecha y seleccionando las que mejor se adapten a tu modo de
trabajo. Puedes buscar ms opciones disponibles haciendo clic en la opcin ms comandos.

En esta ventana que abre, solo tenemos que seleccionar el comando deseado, por ejemplo
impresin rpida; hacemos clic en agregar y aceptamos.
Ahora podemos observar como el icono de impresin rpida se ha aadido a la barra.
Debajo de la barra de acceso rpido se encuentra la cinta de opciones con la pestaa
Archivo.

Al seleccionar esta pestaa aparece una nueva pantalla con diferentes opciones de men
algunas de ellas son simples como es el caso de guardar que nos abre el tpico cuadro de
dialogo de office para guardar nuestro documento, otras tienen nuevas opciones que se
muestran en la ventana de la derecha que queda disponible como es el caso de informacin
que vemos en la imagen anterior o de imprimir que vemos en la siguiente imagen.
En la banda de opciones las opciones del programa se encuentran agrupadas en pestaas.

Si la barra se encuentra minimizada, para ganar espacio de trabajo, podemos restaurar o

volver a minimizar haciendo doble clic sobre las pestaas.
Al hacer clic en cualquiera de las pestaas, aparecern todas las opciones relacionadas con
ella.
Podeos observar que hay opciones que aparecen de forma atenuada. Esto significa que en
ste momento no se encuentran disponibles.

Si queremos acceder a las opciones a travs del teclado, pulsando la tecla Alt, aparecern
identificadores en cada una de las pestaas. Para acceder a las opciones solo tenemos que
pulsar la tecla correspondiente al identificador

En la cinta de opciones, los comandos se organizan en grupos lgicos que se renen en

pestaas. Cada pestaa est relacionada con un tipo de actividad.

Las diferentes pestaas pueden cambiar, ya que Access muestra solamente las opciones
que pueden resultar tiles en el momento de trabajo.

Veamos las opciones que nos ofrece cada pestaa:

PESTAA INICIO

Seleccionar una vista diferente.

Copiar, cortar y pegar del portapapeles.
Configuracin del formato de las fuentes.
Alineaciones.
Formato de texto enriquecido para campos de texto.
Trabajar con registros (Actualizar, nuevo, guardar, eliminar, totales, ortografa, ms).
Ordenar y filtrar registros.
Buscar y reemplazar.

PESTAA CREAR

Crear una nueva tabla vaca.

Crear una nueva tabla con una plantilla de tabla.
Crea una lista en un sitio Share Point y una tabla en la base de datos actual que se
vincule a la lista recin creada.
Crear una nueva tabla en vista diseo.
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear un nuevo formulario con un asistente.
Crear una nueva tabla dinmica o un nuevo grfico dinmico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear un nuevo informe con un asistente.
Crear una nueva consulta con el asistente.
Crear una nueva consulta en vista diseo.
Crear una macro, mdulo o mdulo de clase.
PESTAA DATOS EXTERNOS

Importar o vincular datos externos.

Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a travs del correo electrnico.
Trabajar con listas Share Point sin conexin.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Mover todas o algunas partes de la base de datos a un sitio de Share Point nuevo
o existente.

PESTAA HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS

Iniciar el editor de Visual Basic o ejecutar una macro

Crear y ver relaciones entre tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de los objetos.
Mostrar u ocultar la hoja de propiedades.
Ejecutar el Documentador de la base de datos.
Analizar el rendimiento de la base de datos.
Mover datos a SQL Server o a una base de datos de Access
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas.
Administrar los complementos de Access
Crear o editar mdulos de Visual Basic para aplicaciones.

Por ltimo, y en la parte inferior de la pantalla, se halla barra de estado, que nos indica el
estado de la aplicacin e informacin, que depender de la pantalla en la que nos
encontremos.
Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar.
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre la pestaa Archivo y pulsar el botn Salir.

3. CREAR, CERRAR Y ABRIR UNA BASE DE DATOS

CREAR UNA BASE DE DATOS
Vamos a empezar creando una base de datos.

Para ello abrimos Microsoft Access: clicamos sobre la pestaa Archivo y en nuevo, clicamos
sobre Base de datos en blanco.

Seleccionamos el campo nombre y pondremos un nombre a nuestra nueva base de datos.

Podemos observar que en la parte inferior de la casilla se encuentra la ruta donde se
guardar la base de datos. Para cambiarla basta con clicar en la carpeta y seleccionar el
destino que queramos.

nota: A la hora de guardar un archivo, se puede observar que tiene una terminacin
nombre.accdb. La extensin *.accdb es la manera que tiene Access de guardar sus
archivos
para su posterior identificacin. Una vez seleccionado el nombre y el destino, clicamos en
crear.

CERRAR UNA BASE DE DATOS

Se puede cerrar una base de datos de las siguientes maneras:
Cerrando Access:
Ir a la pestaa Archivo y pulsar el botn Salir.
Haciendo clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access:

En la pestaa Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos.

ABRIR UNA BASE DE DATOS

Desde la pestaa Archivo, haciendo clic en abrir o seleccionndola en documentos recientes
en caso de que se encuentre, situado a la derecha de la pantalla.

En la pantalla inicial tambin podemos encontrar documentos recientes, sin la necesidad

de acudir a la pestaa Archivo, nos aparece nada ms abrir Access.
4. LA VENTANA DE LA BASE DE DATOS

Una vez hemos creado nuestra base de datos, por defecto Access crea una tabla donde
poder empezar a introducir datos. En este caso y como se muestra en el panel de exploracin,
situado a la izquierda de la pantalla, la nueva tabla es tabla 1. Para ocultar el panel
presionamos sobre las flechas que apuntan a la izquierda. Para volverlo a extraer vuelve a
clicar sobre las flechas que ahora, apuntan en sentido contrario.