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PLAN ESTRATGICO

2012 2015

Control fiscal moderno y eficiente

JUAN CARLOS PELEZ SERNA


CONTRALOR
Medelln, Abril de 2012

Control fiscal moderno y eficiente, para Medelln y su gente


Plan Estratgico 2012-2015
NE P1 S1 7300 09 04 12

PLAN ESTRATGICO
2012 2015

Victoria Eugenia Arredondo Yepes


Profesional Especializado

Gabriel Jaime Puerta Cardenas


Profesional Universitario

RODRIGO ALBERTO MENDOZA VEGA


JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

Medelln, abril de 2012

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CONSEJO DE DIRECCIN AMPLIADO

Juan Carlos Pelez Serna


Contralor General de Medelln

Hilda Zapata Rueda


Subcontralora

Jaime Alberto Garzn Araque


Secretario General

Faber Henrique Alzate Martnez


Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Carmen Cecilia Escobar David


Jefe Oficina Asesora Jurdica

Rodrigo Alberto Mendoza Vega


Jefe Oficina Asesora de Planeacin

John Fredy Ospina Hernndez


Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva

Marleny Maria Monsalve Vsquez


Contralor Auxiliar de Apoyo Tcnico

Martha Nora Giraldo Vsquez


Contralor Auxiliar de Recursos Fsicos y Financieros

Maria Omaira lvarez Iriarte


Contralora Auxiliar de Talento Humano

Leticia Orrego Prez


Contralor Auxiliar Participacin Ciudadana

Johari Alberto Delgado Pea


Contralor Auxiliar de Desarrollo Organizacional y Tecnolgico

Gloria Luz Echeverry Gonzlez


Jefe Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones

Contralores Auxiliares de Auditora Fiscal

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Andrea Bedoya Pulgarn


Bibiana Janeth Estrada Correa
Blanca Magdalena Mnera Rendn
Claudia Marcela Giraldo Velarde
Clara Elena Uribe ngel
Henry Daro Muoz Montoya
Jaime Alberto Pelez Quintero
Jhon Jairo Zapata Vasco
Juan Carlos Rendn Lpez
Julio Csar Zuluaga Daz
Liliana Tabares Ra
Luis Humberto Ossa Chavarriaga
Mara Isabel Ramrez Macas
Martha Cecilia Londoo Hoyos
Victor Hugo Piedrahita Robledo

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Plan Estratgico 2012-2015
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CONTENIDO

Pg.

PRESENTACIN ......................................................................................... 9

1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL ...................................................... 10

2. MARCO TERICO DEL PLAN ESTRATGICO 2012-2015 ...................... 13

2.1 EL CUADRO DE MANDO INTEGRADO (C.M.I.) COMO HERRAMIENTA


DE MONITOREO DE LOS RESULTADOS ................................................ 14

3. DECLARACIONES ESTRATGICAS - MARCO FILOSFICO DE LA


CONTRALORA GENERAL DE MEDELLN ............................................... 16

3.1 MISIN ....................................................................................................... 16

3.2 VISIN........................................................................................................ 16

3.3 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 16

3.4 POLTICA DE GESTIN DE LA CALIDAD................................................. 16

3.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN ............................. 16

3.6 CDIGO DE BUEN GOBIERNO ................................................................ 17

3.7 PRINCIPIOS Y VALORES TICOS ........................................................... 17

3.8 SLOGAN 2012-2015 ................................................................................... 20

4. DIAGNSTICO DE LA CONTRALORA GENERAL DE MEDELLN A


DICIEMBRE 31 DE 2011 ............................................................................ 21

4.1 ANLISIS D.O.F.A. SIMPLE ....................................................................... 21

4.2 INDICADORES INSTITUCIONALES A DICIEMBRE 31 DE 2011 .............. 22

4.3 DIAGNSTICOS INSTITUCIONALES ....................................................... 25

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4.3.1 Evaluacin del nivel de madurez del sistema integral de gestin: .............. 25
4.3.2 Evaluacin de la calidad de los servicios internos ..................................... 26
4.3.3 Medicin clima organizacional: ................................................................. 27
4.3.4 Evaluacin del Sistema de control interno ................................................ 28
4.3.5 Informe consolidado auditoras de calidad ................................................ 28

5. PRINCIPALES RECURSOS E INSUMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE


LA MISIN INSTITUCIONAL ..................................................................... 30

5.1 ENTIDADES AUDITADAS .......................................................................... 30

5.2 METODOLOGAS ....................................................................................... 31

5.3 PLANTA DE CARGOS ............................................................................... 31

5.4 PLAN FINANCIERO ................................................................................... 32

6. CONTENIDO DEL PLAN ESTRATGICO 2012-2015 ............................... 34

6.1 MAPA ESTRATGICO .............................................................................. 35

6.2 LNEA 1. CONTROL FISCAL ..................................................................... 36

6.3 LNEA 2. PARTICIPACIN CIUDADANA................................................... 41

6.4 LNEA 3. GESTIN ADMINISTRATIVA ..................................................... 48

7. FINANCIACIN DEL PLAN ESTRATGICO 2008-2011 ........................... 55

8. METODOLOGA, INSTRUMENTACIN Y PERIODICIDAD DE LA


EVALUACION DEL PLAN ESTRATGICO 2012-2015 .............................. 56

8.1 METODOLOGA DE EVALUACIN ........................................................... 56

8.2 INSTRUMENTOS DE EVALUACIN ......................................................... 56

8.3 PERIODICIDAD DE LA EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO .......... 56

8.4 RESPONSABLES DE LA EVALUACIN ................................................... 56

8.5 RETROALIMENTACIN DE LOS RESULTADOS ..................................... 57

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LISTA DE CUADROS

Pg.

Cuadro 1. Estado de algunas variables cualitativas .............................................. 21

Cuadro 2. Estado de algunas variables cuantitativas a diciembre de 2011 .......... 22

Cuadro 3. Calificacin calidad de los servicios internos. ....................................... 26

Cuadro 4. Planta de cargos CGM 2012 32

Cuadro 5. Plan financiero Contralora General de Medelln 2012 2015. 53

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PRESENTACIN

El Plan Estratgico 2012-2015 Control fiscal moderno y eficiente constituye una


herramienta de gestin fundamental, que servir de gua y direccionar la
consecucin de los objetivos y metas de la Entidad durante este perodo.

Es el resultado de desplegar el proceso planificador de la Contralora, partiendo de


la definicin de las lneas de accin trazadas por la Alta Direccin y estableciendo
los objetivos estratgicos, los programas, los proyectos y las metas que la
Contralora General de Medelln aspira a lograr en el perodo 2012-2015.

El proceso planificador parte del diagnstico, en el cual se identifican y describen


las variables ms crticas de la Entidad, con el fin de que se conviertan en un
referente de gestin acorde con los fundamentos estratgicos de la Organizacin:
misin, visin, poltica de gestin de la calidad y los principios corporativos. Este
diagnstico est conformado por todos los resultados de las diferentes
evaluaciones realizadas en la Entidad.

Acompaado del Plan, se entrega el instrumento con el cual se medir el


cumplimiento de los objetivos, proyectos y metas que lo conforman. Este
instrumento se denomina Cuadro de Mando; matriz que resume el logro
sistemtico de dichas variables en trminos de cumplimiento.

Hace parte de este Plan Estratgico, el Plan Financiero, que soporta en trminos
financieros las metas y proyectos a desarrollar.

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1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL

El Plan Estratgico 20122015 de la Contralora General de Medelln, acoge los


conceptos establecidos por la Ley 152 de 1994 y dems normas reglamentarias y
complementarias, en lo que hace referencia a la definicin de objetivos,
estrategias, programas, proyectos, metas y responsables. Igualmente, lo
dispuesto en el artculo 48 del literal B del captulo IV de la Ley 190 de 1995,
donde se define el Estatuto Anticorrupcin: A partir de la vigencia de esta Ley
todas las entidades pblicas de la Rama Ejecutiva debern establecer, a ms
tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada ao, los objetivos a cumplir para
el cabal desarrollo de sus funciones durante el ao siguiente, as como los planes
que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrn
de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan
ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseen para
cada caso, excepto los gobernadores y alcaldes a quienes en un todo se aplicar
lo estipulado en la ley que reglament el artculo 259 de la Constitucin Poltica
referente a la institucin del voto programtico.

La ley 1474 de 2011 establece en su artculo 129: Planeacin estratgica en las


contraloras territoriales. Cada contralora departamental, distrital o municipal
elaborar su plan estratgico institucional para el perodo del respectivo
Contralor, el cual deber ser adoptado a ms tardar dentro de los tres meses
siguientes a su posesin.

La planeacin estratgica de estas entidades se armonizar con las actividades


que demanda la implantacin del modelo estndar de control interno y el sistema
de gestin de calidad en la gestin pblica y tendr en cuenta los siguientes
criterios orientadores para la definicin de los proyectos referentes a su actividad
misional:

a) Reconocimiento de la ciudadana como principal destinataria de la gestin


fiscal y como punto de partida y de llegada del ejercicio del control fiscal;

b) Componente misional del plan estratgico en funcin de la formulacin y


ejecucin del Plan de Desarrollo de la respectiva entidad territorial;

c) Medicin permanente de los resultados e impactos producidos por el ejercicio


de la funcin de control fiscal;
d) nfasis en el alcance preventivo de la funcin fiscalizadora y su concrecin en
el fortalecimiento de los sistemas de control interno y en la formulacin y ejecucin
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de planes de mejoramiento por parte de los sujetos vigilados;

e) Desarrollo y aplicacin de metodologas que permitan el ejercicio inmediato del


control posterior y el uso responsable de la funcin de advertencia;

f) Complementacin del ejercicio de la funcin fiscalizadora con las acciones de


control social de los grupos de inters ciudadanos y con el apoyo directo a las
actividades de control macro y micro mediante la realizacin de alianzas
estratgicas.

La misma ley 1474 establece en su artculo 130: Metodologa para el proceso


auditor en el nivel territorial. La Contralora General de la Repblica, con la
participacin de representantes de las Contraloras territoriales a travs del
Sistema Nacional de Control Fiscal - Sinacof, facilitar a las contraloras
departamentales, distritales y municipales una versin adaptada a las necesidades
y requerimientos propios del ejercicio de la funcin de control fiscal en el nivel
territorial de la metodologa para el proceso auditor, se encargar de su
actualizacin y apoyar a dichas entidades en el proceso de capacitacin en el
conocimiento y manejo de esta herramienta. La Auditora General de la Repblica
verificar el cumplimiento de este mandato legal..

El artculo 115 establece: Facultades especiales. Los Organismos de Vigilancia y


Control Fiscal crearn un grupo especial de reaccin inmediata con las facultades
de polica judicial previstas en la Ley 610 de 2000, el cual actuar dentro de
cualquier proceso misional de estos Organismos y con la debida diligencia y
cuidado en la conservacin y cadena de custodia de las pruebas que recauden en
aplicacin de las funciones de polica judicial en armona con las disposiciones del
Cdigo de Procedimiento Penal en cuanto sean compatibles con la naturaleza de
las mismas. Estas potestades deben observar las garantas constitucionales
previstas en el artculo 29 de la Constitucin Poltica.

En su artculo 121. Alianzas estratgicas. Las Contraloras Territoriales realizarn


alianzas estratgicas con la academia y otras organizaciones de estudios e
investigacin social para la conformacin de equipos especializados de veedores
ciudadanos, con el propsito de ejercer con fines preventivos el control fiscal
social a la formulacin y presupuestacin de las polticas pblicas y los recursos
del erario comprometidos en su ejecucin.

El artculo 123, establece: Articulacin con el ejercicio del control poltico. Los
informes de auditora definitivos producidos por las contraloras sern remitidos a
las Corporaciones de eleccin popular que ejerzan el control poltico sobre las
entidades vigiladas. En las citaciones que dichas entidades hagan a servidores
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pblicos para debates sobre temas que hayan sido materia de vigilancia en el
proceso auditor deber invitarse al respectivo contralor para que exponga los
resultados de la auditora.

El artculo 124, regula el proceso auditor: Regulacin del proceso auditor. La


regulacin de la metodologa del proceso auditor por parte de la Contralora
General de la Repblica y de las dems contraloras, tendr en cuenta la
condicin instrumental de las auditoras de regularidad respecto de las auditoras
de desempeo, con miras a garantizar un ejercicio integral de la funcin auditora.

El artculo 126: Sistemas de informacin. La Contralora General de la Repblica,


las Contraloras territoriales y la Auditora General de la Repblica, a travs del
Sistema Nacional de Control Fiscal - Sinacof, levantarn el inventario de los
sistemas de informacin desarrollados o contratados hasta la fecha de la entrada
en vigencia de la presente ley por parte de las Contraloras territoriales para el
ejercicio de su funcin fiscalizadora y propondr una plataforma tecnolgica
unificada que procure la integracin de los sistemas existentes y permita la
incorporacin de nuevos desarrollos previamente convenidos y concertados por
los participantes de dicho sistema.

El artculo 127. verificacin de los beneficios del control fiscal. la auditora


general de la repblica constatar la medicin efectuada por las contraloras, de
los beneficios generados por el ejercicio de su funcin, para lo cual tendr en
cuenta que se trate de acciones evidenciadas debidamente comprobadas, que
correspondan al seguimiento de acciones establecidas en planes de
mejoramiento o que sean producto de observaciones, hallazgos,
pronunciamientos o advertencias efectuados por la contralora, que sean
cuantificables o cualificables y que exista una relacin directa entre la accin de
mejoramiento y el beneficio.

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2. MARCO TERICO DEL PLAN ESTRATGICO 2012-2015

El plan estratgico es una herramienta de gestin empresarial, donde se plasman


todas las estrategias y objetivos de la organizacin.

Un plan estratgico sirve de medio para que las entidades cumplan sus objetivos
siempre y cuando en su diseo, definicin, ejecucin y medicin cuente con la
participacin y compromiso de todos los niveles de la organizacin. La unificacin
de los criterios se logra con la definicin de los conceptos que sirven de marco
terico al plan y para la evaluacin de los resultados se define un instrumento de
medicin adecuado de tal manera que se puedan formular objetivos que apunten
al cumplimiento de los planes.

A continuacin presentamos la definicin de los conceptos que utilizaremos en el


Plan Estratgico 2012-2015:

Plan Estratgico: programa de actuacin que consiste en aclarar lo que


pretendemos conseguir y cmo nos proponemos conseguirlo. Documento donde
se plasma las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la
gestin excelente.

Proceso en el cual se establecen los objetivos estratgicos, los programas, los


proyectos y las metas que la Contralora General de Medelln debe lograr en un
perodo de cuatro aos para alcanzar la misin, y la visin Institucional.

Objetivo estratgico: son los fines, propsitos o resultados que a mediano y


largo plazo aspira lograr la organizacin y los cuales guardan una relacin directa
con la misin institucional. Los objetivos estratgicos se alcanzan a travs de la
aplicacin de programas y ejecucin de proyectos verificables y cuantificables.

Programa: son las acciones explcitas de un plan, donde se trazan las tareas
necesarias para ejecutar el Plan, as mismo, se indican las personas responsables
de cada una de ellas y el tiempo en el cual deben ser ejecutadas. Un programa
puede ser ejecutado a travs de uno o varios proyectos.

Proyecto: conjunto de actividades encaminadas a lograr un resultado especfico,


con el objetivo de satisfacer una necesidad o de resolver un problema; utilizando
una cantidad determinada de recursos. Tambin se entiende por proyecto como
una actividad de inversin en la cual se aplican recursos (costos), con el fin de
crear bienes que generarn beneficios en un perodo ms o menos prolongado de
tiempo; esta actividad es sistemtica, especfica, controlable y sujeta a evaluacin.
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Meta: son puntos de referencia o aspiraciones a corto y mediano plazo, que la
organizacin debe lograr con el fin de alcanzar sus objetivos. Tambin est
considerada como objetivos altamente especficos con respecto a la magnitud
(cantidad) y su capacidad de medicin en el tiempo.

Lneas estratgicas: reas o campos de accin que inspiran los objetivos


estratgicos, hacia los cuales se dirigen los programas y proyectos

Perspectivas: permite definir por grupos de inters los indicadores que nos
posibilitan evaluar la implementacin de la estrategia; son los elementos
fundamentales sobre los cuales se centrarn los esfuerzos, las acciones y los
recursos.

Bsicamente se consideran cuatro:

- La perspectiva de beneficios del control fiscal


- La perspectiva clientes
- La perspectiva procesos
- La perspectiva de innovacin, aprendizaje y crecimiento

Perspectiva 1. Beneficios del control fiscal: esta perspectiva est encaminada


a consolidar otros valores agregados producto del ejercicio del control fiscal como
son los efectos e impactos en los sujetos de control por la labor de la Contralora.

Perspectiva 2. Los clientes: esta perspectiva busca comunicar a los clientes y


partes interesadas, los resultados de las evaluaciones de la gestin fiscal, de
forma oportuna, eficiente, eficaz, efectiva y con amplia participacin de la
comunidad.

Perspectiva 3. Procesos internos: son los procesos misionales con los cuales se
satisfacen las necesidades y se superan las expectativas del cliente. Esta
perspectiva se materializa a travs del mejoramiento continuo del sistema de
gestin y la utilizacin de la tecnologa de punta.

Perspectiva 4. Innovacin, aprendizaje y crecimiento: esta perspectiva est


orientada al afianzamiento de las competencias (conocimientos, habilidades,
destrezas, actitudes y valores) en los funcionarios pblicos. As mismo, a la
permanente apropiacin tecnolgica que permita a la Entidad una labor
fiscalizadora acorde con las exigencias del medio.
2.1 EL CUADRO DE MANDO INTEGRADO (C.M.I.) COMO HERRAMIENTA DE
MONITOREO DE LOS RESULTADOS

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El Plan Estratgico 2012-2015, tendr como instrumento de medicin y
seguimiento el Cuadro de Mando Integrado (C.M.I.) o Balanced Scorecard
(B.S.C.).

El Balanced Scorecard es una forma integrada, balanceada y estratgica de medir


el desempeo de la organizacin, permitiendo su direccionamiento para convertir
la visin en accin, por medio de un conjunto coherente de indicadores agrupados
en tres diferentes perspectivas: el cliente externo, los procesos internos, de
formacin y crecimiento.

Modelo de medicin de gestin que integra los objetivos de la empresa con los
planes de accin para lograrlos y los indicadores para evaluar sus niveles de
cumplimiento, usando una metodologa clara coherente y fcilmente comunicable.

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3. DECLARACIONES ESTRATGICAS - MARCO FILOSFICO
DE LA CONTRALORA GENERAL DE MEDELLN

El presente captulo tiene dos objetivos bsicos: articular los elementos que
conforman el marco filosfico institucional con el Plan Estratgico y complementar
el contexto corporativo en el cual actuar esta herramienta administrativa.

3.1 MISIN

Ejercer, de acuerdo con la Constitucin y la ley, la vigilancia de la gestin fiscal de


la administracin municipal, de sus entidades descentralizadas en todos sus
grados y niveles y de los particulares que administren fondos o bienes pblicos de
carcter municipal, mediante la aplicacin de los sistemas de control y la
evaluacin de los principios de la gestin fiscal, con la permanente participacin
de la comunidad.

3.2 VISIN

En el ao 2015, seremos reconocidos como la primera institucin de Control Fiscal


del Estado Colombiano por su eficiencia, eficacia y transparencia en la vigilancia
de la gestin pblica, generando confianza en la comunidad.

3.3 OBJETIVO GENERAL

Coadyuvar con el desarrollo social del Municipio de Medelln y sus habitantes,


mediante el ejercicio del control fiscal con participacin ciudadana, vigilando el uso
de los recursos pblicos.

3.4 POLTICA DE GESTIN DE LA CALIDAD

La Contralora General de Medelln, se compromete a coadyuvar al desarrollo del


Municipio de Medelln y sus habitantes, mediante la presentacin del balance
social del ejercicio del control fiscal con participacin ciudadana a travs de la
productividad del talento humano calificado y de la efectividad de la gestin
enmarcada en la filosofa del mejoramiento continuo, con miras a garantizar la
conservacin y buen uso del patrimonio social y ambiental.

3.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN


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La Contralora como sistema ha definido los objetivos del Sistema Integral de


Gestin desde el plan estratgico el cual se aprueba por resolucin. En este
documento se encuentra el mapa estratgico que enlaza las lneas estratgicas
del plan con las perspectivas (Beneficios del control fiscal, clientes, procesos
internos y la innovacin y crecimiento), los objetivos estratgicos y proyectos que
garantizan el cumplimiento de la misin institucional. Es as como los objetivos del
sistema integral de gestin son los objetivos estratgicos definidos en este plan
estratgico.

3.6 CDIGO DE BUEN GOBIERNO

Se expresa en dicho cdigo el permanente compromiso con el desempeo de la


funcin pblica que les compete; con ello los Directivos se orientan hacia el logro
de una gestin caracterizada por la integridad, la transparencia, la eficiencia y la
clara orientacin hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, es
decir, el bien comn.

El Cdigo de Buen Gobierno se sita en el horizonte de dar alcance, a travs de


las buenas prcticas del gobierno corporativo en las entidades pblicas, al Decreto
presidencial 3622 de 2005 sobre Polticas de Desarrollo del Sistema
Administrativo, en donde se postula que el Desarrollo Administrativo es un
proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestin y uso de
los recursos y del talento humano en los organismos y entidades de la
Administracin Pblica, cuyos propsitos son: a) La creacin de relaciones de
cooperacin, aceptacin y reconocimiento entre los servidores pblicos, los
particulares investidos para el ejercicio de funciones administrativas y la
comunidad en general; b) El cumplimiento de los fines sociales del Estado y de las
responsabilidad y compromisos del servidor pblico; c) El mejoramiento de los
niveles de gobernabilidad de la Administracin Pblica; d) El mejoramiento en la
calidad de los bienes y servicios a cargo del Estado.

3.7 PRINCIPIOS Y VALORES TICOS

Los objetivos de la Contralora estn fundamentados y en coherencia con los


principios y valores ticos definidos por la Entidad; stos, constituyen los
parmetros de conducta aplicables a nuestras funciones de servicio. Son nuestros
mandamientos en el servicio pblico, una propuesta que busca el cambio de
mentalidad, el mejoramiento de nuestro desempeo y la transparencia que
legitiman al Estado, representado esta vez en nuestro rgano de Control Fiscal
Municipal.
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Los principios ticos son las normas internas y creencias bsicas sobre la forma
correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las
cuales se erige el sistema de valores que profesan las personas y los grupos.
Estos son:

1. Los bienes pblicos son sagrados.


2. La comunidad es nuestra razn de ser.
3. Actuamos en concordancia con lo que exigimos.
4. El inters general prevalece sobre el inters particular.
5. Rendimos cuentas a la ciudadana sobre los resultados de nuestra gestin.
6. Nuestra labor fiscalizadora se fundamenta en hechos.
7. El control social es un complemento del control fiscal.
8. Somos corresponsables en la sostenibilidad ambiental.

Valores ticos: por valores ticos se entiende aquellas formas de ser y de actuar
de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades
nuestras y de los dems; por cuanto posibilitan la construccin de una convivencia
gratificante en el marco de la dignidad humana.

VALOR COMPROMISO TICO


Ejercemos el control fiscal publicitando nuestros actos y
decisiones y damos a conocer la forma en que se desarrollan.
Publicamos y entregamos todos los actos, documentos y
Transparencia: resultados de la gestin tanto de lo inherente a lo
Disposicin para dar administrativo, como lo relativo a la vigilancia de la gestin
cuenta del encargo que la fiscal, en forma oportuna y eficaz.
ciudadana ha confiado a Seleccionamos a los proveedores objetivamente.
la institucin. Publicamos peridicamente la relacin de los contratos
celebrados.
Aplicamos tcnicamente el mtodo de selectividad en la
escogencia de las muestras para realizar las Auditorias.

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VALOR COMPROMISO TICO
Asumimos nuestras actuaciones y omisiones. Prevenimos,
corregimos, resarcimos y mitigamos las consecuencias negativas
de nuestros actos como personas y como organizacin.
Asumimos el hbito de entregar la informacin y los
resultados con calidad y veracidad.
Estamos en constante aprendizaje y mejoramiento continuo.
Socializamos todos los instructivos metodolgicos, previa
actualizacin de los mismos.
Responsabilidad: Planeamos y actualizamos el normograma mediante el COLA.
Orientamos a los clientes en forma oportuna y confiable.
Es la capacidad para
Asumimos con seriedad las objeciones que los sujetos de
reconocer y hacerse cargo
control presentan frente a los informes de Auditoria.
de las consecuencias de
los actos y omisiones Administramos con prudencia y reserva la informacin.
Damos cabal cumplimiento y aplicacin correcta a las
metodologas de Auditoria en el ejercicio del Control Fiscal.
Cumplimos estrictamente el horario de trabajo establecido
para el cabal cumplimiento del trabajo.
Generamos hallazgos fiscales debidamente soportados y
discutidos con los sujetos de control.
Brindamos capacitacin oportuna y conducente para el
desarrollo de habilidades y competencias a todos los
funcionarios.
Contamos con nuestros servidores para el mejoramiento continuo
Participacin: y con la comunidad en el ejercicio del control social; as mismo,
Abrir o aprovechar compartimos experiencias y resultados de la gestin con otros
espacios que permitan la entes nacionales y extranjeros.
interaccin con otras Fomentamos la participacin ciudadana en el desarrollo de
personas en el desarrollo nuestra misin, objetivo y plan de accin.
de un proceso o actividad Exaltamos pblicamente las prcticas de participacin
ciudadana en el ejercicio del control fiscal.
Valoramos las opiniones de los dems, acogemos las decisiones
Respeto: de las autoridades y adoptamos las sugerencias de la ciudadana
Reconocimiento de la para el mejoramiento de nuestra labor.
legitimidad del otro por su Actuamos en forma prudente, mesurada y disciplinada.
diferencia Tratamos amablemente a los servidores pblicos y
particulares que controlamos.

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VALOR COMPROMISO TICO
Nuestras decisiones, dictmenes y actuaciones son tcnicos e
imparciales, basadas en argumentos, hechos y evidencias.
Tramitamos los procesos y actuaciones administrativas con
sujecin a los trminos legales establecidos.
nciabjetividad:
Aplicamos criterios tcnicos de auditoria, mediante programas
Capacidad para emitir previamente aprobados.
juicios basados en hechos Capacitamos a los sujetos de control sobre las metodologas
verificables que aplicamos.
Aplicamos el control sin distingo de ninguna clase.
Tramitamos los procesos con sujecin a los trminos
procesales establecidos.
Respetamos el debido proceso.
En nuestra gestin fiscalizadora hacemos uso adecuado de los
bienes y recursos que administramos y ejercemos nuestras
funciones con idoneidad y competencia, dando prevalencia al
inters general de la comunidad sobre el inters particular.
Honestidad: Damos aplicacin a los actos administrativos inherentes a
nuestra organizacin.
Actitud para actuar con
Tramitamos las solicitudes de todo tipo en el orden que se
honradez, rectitud y
presentan.
decencia
Expedimos las constancias del recibo a satisfaccin de los
bienes y servicios que la entidad contrata slo cuando ello
sea cierto y correcto.
Optimizamos los recursos monetarios, fsicos y tecnolgicos,
haciendo uso racional y eficiente de ellos.

3.8 SLOGAN 2012-2015

Control fiscal moderno y eficiente, para


Medelln y su gente

20
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4. DIAGNOSTICO DE LA CONTRALORA GENERAL DE MEDELLN
A DICIEMBRE 31 DE 2011

Al comienzo del cuatrienio 20122015, la Contralora General de Medelln cuenta


con el estado real de algunas variables cuantitativas y cualitativas importantes
para la Institucin (ver cuadro 1 y 2); stas, se constituirn en el referente por
excelencia para el direccionamiento de la gestin corporativa y el logro de los
objetivos y metas relacionados con dichas variables.

Los diferentes diagnsticos, evaluaciones e informes realizados en la Entidad y


por rganos de control exterior, conforman el punto de partida o el diagnstico que
permitir desplegar la funcin planificadora a travs de los planes estratgicos
2012-2015. De acuerdo a su valoracin se clasifican como debilidades (D) o
fortalezas (F) si son internas, o amenazas (A) u oportunidades (O) si son externas.

4.1 ANALISIS D.O.F.A. SIMPLE

- Variables cualitativas

Cuadro 1. Estado de algunas variables cualitativas


Variable D O F A
(Presencia del control) Cobertura total de los sujetos
X
de control.
Amplios y variados mecanismos de participacin
X
ciudadana.
Implementacin y funcionamiento del Modelo
X
Estndar de Control Interno (MECI).
Sistema de gestin documentado e implementado y
X
en funcionamiento segn ISO 9001 y NTCGP 1000.
Procesos identificados, documentados y en operacin
en los cuales se identifica claramente la cadena de X
valor de la Contralora General de Medelln.
Sistema de Gestin de la Calidad reconocido y
X
certificado por un organismo competente ICONTEC
Sesenta empleados de diferentes niveles, formados
X
como Auditores Internos de Calidad
Procesos misionales y de apoyo ejecutados
manualmente por falta de un sistema de informacin x
automatizado.
Carencia de herramientas tecnolgicas para
X
interactuar en lnea con los sujetos de control
Limitaciones de personal especializado en las reas
de telecomunicaciones, sistemas de transporte X
masivo y servicios pblicos.
21
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Variable D O F A
Gestin en los procesos de responsabilidad fiscal y
Jurisdiccin Coactiva. (decisiones de los procesos con X
respecto a los procesos activos)
Cobertura de vigilancia respecto al presupuesto
X
auditado
Mapa de riesgos de las entidades auditadas. X
Tiempo para trasladar los hallazgos a responsabilidad
X
fiscal
Tiempo para enviar informe definitivo a la Entidad
X
auditada despus de presentar el informe preliminar
Centralizacin del ejercicio del control fiscal en la
X
Contralora General de la Repblica.
Declaraciones de funcionarios del gobierno nacional
manifestando la necesidad de eliminar los organismos X
territoriales de control fiscal.
Evaluacin por la AGR frente a la gestin y resultados X
Unificacin de metodologa para el proceso auditor en
X
el nivel territorial, por la CGR.
Incremento del techo presupuestal para las
X
contraloras territoriales.
Facultad legal para la creacin de grupo especial de
reaccin inmediata con las facultades de polica X
judicial.
Facultad legal para realizar alianzas estratgicas con
la academia y otras organizaciones de estudios e
investigacin social para la conformacin de equipos
especializados de veedores ciudadanos, con el
X
propsito de ejercer con fines preventivos el control
fiscal social a la formulacin y presupuestacin de las
polticas pblicas y los recursos del erario
comprometidos en su ejecucin.
A travs del Sinacof se propondr una plataforma
X
tecnolgica unificada.
Gestin de la informacin. X
Fuente: Consolidacin de la Oficina Asesora de Planeacin

4.2 INDICADORES INSTITUCIONALES A DICIEMBRE 31 DE 2011

El estado de las variables cuantitativas a diciembre de 2011, se constituyen en


indicadores fundamentales y a la vez en referentes importantes para la gestin del
cuatrienio 20122015.

El cuadro 2, muestra los indicadores de la Entidad a diciembre 31 de 2011.


- Variables cuantitativas

Cuadro 2. Estado de algunas variables cuantitativas a diciembre de 2011


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SINTESIS DE LOS INDICADORES A 2011
PERIODO % %
COMPONENTE VARIACIN VARIACIN OBSERVACIONES
2003 2007 2011
2003-2007 2007-2011
CLIENTE EXTERNO
1. Nivel de satisfaccin del
0,80 0,85 0,91 6% 8%
cliente
Audiencias pblicas,
conversatorios, escuelas
de capacitacin, charlas de
sensibilizacin,
acompaamiento
2. Mecanismos de
8,00 16,00 12,00 100% -25% veeduras, contralora
participacin ciudadana
escolar, atencin
solicitudes (escritas,
personal, correo
electrnico, internet, lnea
telefnica)
FISCALIZACIN DE LOS RECURSOS PBLICOS
3. Cobertura de los entes
24,00 32,00 45,00 33% 41%
auditados
4. Cobertura de la cuenta
3,50 4,20 3,60 20% -14% Billones de pesos
rendida en pesos
5. Cobertura de proyectos
S.I.D. 237 S.I.D N.A.
evaluados
6. Cobertura de contratos
S.I.D. 1948 8906 N.A. 357%
evaluados

7. Dictmenes limpios 16,00 26,00 30,00 63% 15%

8. Alta Calidad del S.C.I.


11,00 16,00 19,00 45% 19%
entes auditados

9. % de cuentas fenecidas 0,22 0,68 0,94 209% 38%

RESPONSABILIDAD FISCAL
Fallos con R.F=40;
Falos Sin R.F=28;
10. Procesos decididos S.I.D. 111 173 N.A. 56% Archivo por NO
merito=93; Archivo por
pago=12 en 2008-2011

Valor recuperado en
11. Jurisdiccin coactiva 3,5 7,1 33,8 103% 376%
Procesos de J.C , 2011
12. Valor fallo con
S.I.D. 1802 1015 N.A. -44%
responsabilidad fiscal Millones
DESARROLLO INSTITUCIONAL
13. Sistemas de gestin
1,00 3,00 3,00 200% 0%
integrados
14. Nivel de madurez de
3,00 4,10 4,30 37% 5%
los sistemas de gestin
15. Cumplimiento de la
0,97 0,99 1,07 2% 8%
poltica de gestin
16. Calidad de los
S.I.D. 4,00 3,97 N.A. -1%
servicios internos

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SINTESIS DE LOS INDICADORES A 2011
PERIODO % %
COMPONENTE VARIACIN VARIACIN OBSERVACIONES
2003 2007 2011
2003-2007 2007-2011
17. Nivel de eficacia de
0,68 0,85 0,85 25% 0%
las acciones de mejora
18. Procesos
17,00 32,00 36.94 88% -100%
automatizados Dato 2011 en %
19. Funcionarios
0,03 0,12 0,07 300% -43%
bachilleres 23 funcionarios
20. Funcionarios
0,14 0,33 0,16 N.A. -53%
tecnlogos 52 funcionarios
21. Funcionarios con ttulo
0,28 0,91 0,78 225% -14%
profesional 66 funcionarios
22. Funcionarios con
0,45 0,70 0,56 56% -20%
Especializacin 188 funcionarios
23. Funcionarios con
0,01 0,04 0,02 300% -40%
Maestra 8 funcionarios
24. Horas capacitacin
90,00 138 63,70 53% -54%
funcionario/ao 63,75 horas
25. Nmero de programas
25,00 35,00 29,00 40% -17%
de capacitacin 29 programas
26. Inversin en
55,88 94,00 367 68% 290%
capacitacin Millones de pesos
Se corrige 2007 cambia de
27. Nivel de desarrollo del 93 a 87; se hace
90,00 87,00 87,20 -3% 0,2%
S.C.I. equivalencia para 2012 ,
4,36=87.2
28. Clima Organizacional 80,00 80,00 100 0% 25% 334 funcionarios
29. Desarrollo del Sistema el resultado de 2011 fue
64,00 64,00 67,20 N.A. 5%
de A. del Riesgo 3,36= 67,2
30. Funcionarios con
16,00 82,00 151 413% 84%
estmulo educativo 151 funcionarios
31. Funcionarios con
0,04 0,11 0,26 175% 134%
prstamo de vivienda 86 funcionarios
32. Funcionarios con 182 funcionarios de 244
0,85 0,99 0,75 16% -25%
desempeo excelente de carrera
33. Nivel de
implementacin de
0,95 1,00 0,97 5% -3%
desarrollo de
competencias promedio 192 funcionarios
34. Destinacin de la
planta de cargos a labores 0,76 0,80 0,70 5% -12%
misionales 233 funcionarios
Presta servicios de voz y
datos y algunos
componente son
35. Promedio de
0,85 0,95 0.90 11,76 -100% obsoletos, estn en
utilizacin de la red
proceso de renovacin
para mejorar su
rendimiento
36. Nivel de desarrollo de Es obsoleta y est en
0,30 0,50 0.70 67% -100%
la intranet proceso de renovacin
Fuente: Consolidacin de la Oficina Asesora de Planeacin
S.I.D. = Sin Informacin Disponible
N.A. = No aplica
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4.3 DIAGNSTICOS INSTITUCIONALES

Los siguientes son algunos diagnsticos o evaluaciones realizadas durante la


vigencia 2011 y que sirven de fundamento como punto de partida para el
cuatrienio 2012-2015.

4.3.1 Evaluacin del nivel de madurez del sistema integral de gestin:


evaluacin realizada en agosto de 2011, con los siguientes principales resultados:

En cuanto a los resultados de la evaluacin detallada, se aprecia que los


elementos que ofrecen mayor oportunidad de intervencin estn relacionados con:

- La gestin del recurso humano, en cuanto al reconocimiento y recompensa


a los funcionarios por su buena gestin, a las competencias que requiere cada
cargo, a propender por un clima organizacional favorable, a la evaluacin de la
eficacia de la formacin, a la seleccin y reasignacin de personal con los perfiles
del cargo, a tener en cuenta las iniciativas y necesidades del personal, a que el
plan de capacitacin cubra los requerimientos de los funcionarios para el ptimo
desempeo de sus funciones, a la participacin activa en el establecimiento de
objetivos y el despliegue de los mismos y en cuanto al programa de re induccin
que permita mantener actualizado a los funcionarios.

- La gestin de los recursos financieros, en cuanto a que se emitan informes


peridicos donde figure la situacin de los indicadores de los costes y se difundan
a todas las personas afectadas, a que se establezcan planes de contingencia para
gestionar posibles situaciones de riesgo financiero, a que exista un sistema de
contabilidad analtico para optimizar los costes, a que se disponga de un sistema
de indicadores que permita evaluar la situacin y evolucin de la organizacin en
relacin a los costes desglosados por procesos y productos, a que se busquen de
manera sistemtica nuevas oportunidades de financiacin como bancos, leasing,
proveedores, capital riesgo, etc. y se evalen bajo unos criterios objetivos, a que
se establezca un control de riesgos tanto financieros como de gestin de cobros y
compras.

- La gestin del ambiente de trabajo, en cuanto a estimular a las personas a


participar en las decisiones, a la averiguacin de la satisfaccin del personal con el
ambiente de trabajo, a que se mida regularmente las condiciones ambientales y se
acte en caso necesario para conseguir productos/servicios conformes, a la
identificacin de las condiciones ptimas de ergonoma en el puesto de trabajo, a
la identificacin de las condiciones ambientales en el puesto de trabajo (calor,
25
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humedad, ruido, vibraciones, contaminacin, nivel de iluminacin, higiene, flujo de
aire, etc.), a que demuestren ms sentido de pertenencia en el cumplimiento de
sus funciones.

- Enfoque al cliente (comunidad de Medelln), en cuanto a que se analicen los


productos/servicios de otras organizaciones del sector (estudios comparativos con
otras Contraloras u otros tipos de control), a que se evale, promocione e
incentive al personal sobre la base de su implicacin en la mejora, a participar
activamente en asociaciones y organizaciones tanto del sector en el que opera la
organizacin como de tipo general y a que haya una relacin a largo plazo con los
proveedores.

- Seguimiento y medicin, en cuanto a que haya coherencia entre el diseo


de los indicadores que miden el desempeo de los servidores pblicos y las
polticas y prcticas definidas en Talento Humano, a que durante el proceso de
evaluacin e informe de los indicadores participen todos los servidores pblicos de
los diferentes niveles, a que los servidores pblicos del nivel directivo de la
Entidad comprendan la importancia del monitoreo permanente de los indicadores
de los procesos, subprocesos, planes y metas a su cargo, a que las acciones de
mejoramiento sean coherentes con el resultado del anlisis de indicadores.

- Planificacin de la realizacin del producto, en cuanto a establecer


proyectos de mejora y crear grupos de mejora para abordarlos, a que haya un
programa de participacin de empleados para la mejora continua, a que existan
procesos de divulgacin y capacitacin tendientes a fortalecer el uso del manual
de procedimientos.

- Informacin, en cuanto a establecer un sistema para la gestin de la


informacin que permita "acumular" el conocimiento sobre los aspectos claves
para la organizacin.

- Documentacin, en cuanto a que la organizacin debe disponer de algn


sistema que permita una rpida actualizacin y disponibilidad de los documentos y
registros.

4.3.2 Evaluacin de la calidad de los servicios internos: evaluacin realizada


en abril de 2011. Los principales resultados son:

Cuadro 3. Calificacin calidad de los servicios internos.


rea de servicio Calificacin rea de servicio Calificacin
Planeacin y
Recreacin 4.39 4.02
evaluacin
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rea de servicio Calificacin rea de servicio Calificacin
Suministro de tiles
Correspondencia 4.37 3.89
de oficina
Mejoramiento de los
Biblioteca 4.31 3.86
procesos
Mantenimiento de las
Tesorera 4.29 3.79
instalaciones
Administracin de
rea de Personal 4.28 3.76
cartera
Comunicaciones 4.26 Soporte informtico 3.78
Aseo 4.13 Estadsticas 3.70
Oficina Jurdica 4.09 Transporte 3.65
Capacitacin 4.06 Reintegro 3.40
Control interno 4.03 Archivo 3.39

Promedio general 3.97


Fuente: Oficina Asesora de Planeacin.

Los atributos de ms baja calificacin en el servicio de archivo son: La comodidad


(para enviar y/o consultar algo) con 3.40, el inters demostrado para resolverle la
necesidad de informacin o de archivo con 3.13 y la atencin recibida al solicitar
cualquier servicio prestado por el archivo con 3.16.

El atributo ms bajo calificado en el servicio de reintegro es la oportunidad


(recogen el bien cuando se programa) con una valoracin de 2,93.

Los atributos de ms baja calificacin en el servicio de soporte informtico son: La


oportunidad (atendido cuando lo necesita) con 3,31, la comodidad (en cuanto a la
solicitud del servicio y la prestacin del mismo) con 3,58 y la confiablidad (le
genera tranquilidad la solucin del problema), con 3,65.

El atributo ms bajo calificado en el servicio de administracin de cartera aunque


se encuentre en el nivel de Aceptable, es la comodidad (le ayudan a buscar los
bienes) con 3,31 y la Confiabilidad (no le aparecen bienes cargados en la cartera
que no son suyos) con 3,64.
4.3.3 Medicin clima organizacional:

Las variables: Capacitacin y desarrollo, Comunicacin, Estilos de direccin,


Innovacin, Manejo de conflictos, Motivacin, Relaciones interpersonales y
Trabajo en equipo, requieren algn tipo de intervencin, pues 11 de las 27
dependencias de la Contralora as lo presentan. Cabe sealar que en trminos
generales estas variables estn en condiciones aceptables pero es importante
fortalecerlo para que no pasen a ser crticas. Las variables con calificacin ms
baja pero encontrndose en el nivel adecuado son: motivacin con 76% e
innovacin y comunicacin con 78%.
27
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4.3.4 Evaluacin del Sistema de control interno: las principales


recomendaciones son:

- Es necesario que se contine el proceso de sensibilizacin del cdigo de tica a


todos los servidores pblicos de la Contralora General de Medelln, para
garantizar la operatividad del mismo.

- El mapa de riesgos institucional debe contener a nivel estratgico los


mayores riesgos a los cuales est expuesta la entidad, permitiendo conocer las
polticas inmediatas de respuesta tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir
el riesgo, o asumir el riesgo residual, y la aplicacin de acciones, as como los
responsables, el cronograma y los indicadores.

La Contralora Auxiliar de Talento Humano debe documentar la metodologa para


los planes de mejoramiento individual.

4.3.5 Informe consolidado auditoras de calidad: las principales


recomendaciones son:

- Los aspectos por mejorar resultantes por la no aplicacin de proceso y


controles deben ser analizados e implementados por los responsables de los
mismos, para fortalecer el sistema integral de gestin.

- Los servidores pblicos de la CGM, deben aplicar en su totalidad las


actividades y tareas documentadas en los procesos y/o subprocesos en que
participan, con el fin de subsanar las causas de las no conformidades repetitivas,
como son: no aplicacin de los documentos vigentes y no aplicacin de los
controles documentados. Es de anotar que una de las funciones que tenemos
todos es: Cumplir con las actividades propias de los Sistemas de Gestin
establecidos para la Contralora y con los documentos vigentes adoptados.

- Se requiere un mayor compromiso y capacitacin de los Jefes de las


dependencias con el sistema integral de gestin, para fortalecer la cultura de la
calidad en toda la entidad. Los aspectos por mejorar y las no conformidades
encontradas en las diferentes auditoras de calidad, deben asimilarse como
oportunidades de mejoramiento y no generar dificultades con el respectivo auditor
de calidad.

- El Representante de la Direccin debe implementar campaas para


fortalecer el sistema integral de gestin en todos los niveles de la organizacin
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para que los funcionarios tomen conciencia de los requisitos establecidos en el
desempeo del sistema y que todos apliquen los documentos adoptados por la
Contralora.

- Se requiere que los Jefes de las dependencias, realicen grupos de estudio


con su equipo de trabajo, para que interioricen y apliquen los documentos de
apoyo, guas, formatos, proceso y/o subproceso, con el fin de minimizar las
causas que se vienen presentando en las no conformidades.

- Se debe difundir, el informe ejecutivo resultado de las auditorias de calidad


en grupos primarios con el fin de darle cumplimiento a los aspectos por mejorar y
al cierre de las acciones propuestas generadas por las no conformidades, con el
fin de mejorar la eficacia del sistema integral de gestin.

- Capacitar a los responsables de los procesos y auditores de calidad, en la


redaccin de las acciones propuestas (correctivas), con el fin de eliminar las
causas de no conformidades con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir.

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5. PRINCIPALES RECURSOS E INSUMOS PARA EL
CUMPLIMIENTO DE LA MISIN INSTITUCIONAL

5.1 ENTIDADES AUDITADAS

Los alcances de las Contraloras Auxiliares de Auditora fiscal estn establecidos


por la resolucin 149 del 16 de septiembre de 2011 y la 215 del 20 de diciembre
de 2011.

Municipio de Medelln
Fondo de Valorizacin del Municipio de Medelln FONVAL
Instituto Social de Vivienda y Hbitat de Medelln ISVIMED
Agencia de Cooperacin e Inversin de Medelln y el rea Metropolitana ACI
Curaduras urbanas de Medelln
Empresas Pblicas de Medelln
Empresa de Energa del Quindo - EDEQ S.A E.S.P
Central Hidroelctrica de Caldas S.A E.S.P CHEC
Electrificadora de Santander S.A E.S.P ESSA -
Centrales Elctricas del Norte de Santander S.A E.S.P- CENS
EPM Ituango S.A E.S.P.
Empresa de Aguas del Oriente Antioqueo S.A. E.S.P.
Aguas Nacionales Empresas Pblicas de Medelln S.A. E.S.P.
Empresas Pblicas de Oriente EPO
Aguas de Urab S.A. E.S.P.
Regional Occidente S.A. E.S.P.
Aguas de Malambo S.A ESP
UNE - EPM Telecomunicaciones S.A.
Telefnica de Pereira S.A ETP
Edatel S.A.
UNE EPM Bogot S.A.
Emtelco S.A.
Orbitel Servicios Internacionales S.A.
Cinco TELECOM Corporation
ORBITEL Comunicaciones Latinoamericana S.A.U
EPM Inversiones S.A.
EEPPM Re Ltd.
Hospital General de Medelln E.S.E.
E.S.E. Metrosalud
Telemedelln
Instituto de Deportes y Recreacin - INDER
Metroparques
Empresas Varias de Medelln E.S.P.
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Empresa de Desarrollo Urbano EDU
Metro de Medelln Ltda.
Aeropuerto Olaya Herrera de Medelln
Terminales de Transporte de Medelln S.A.
Metropls S.A
Plaza Mayor de Medelln S.A.
Empresa de Seguridad Urbana ESU
Personera de Medelln
Concejo de Medelln
Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
Biblioteca Pblica Piloto de Medelln para Amrica Latina
Fondos de Servicios Educativos
Instituto Tecnolgico Pascual Bravo TPB
Instituto Tecnolgico Metropolitano - I.T.M

5.2 METODOLOGAS

La Contralora General de Medelln tiene documentados 22 procesos y 38


subprocesos, cada subproceso tiene identificado las actividades, los responsables,
las tareas y los registros de control que requiere para el logro del objetivo
propuesto en cada uno de ellos.

El modelo para el ejercicio del control fiscal que tiene establecido la Contralora
General de Medelln est basado en dos procesos: el primero se denomina
Auditora Gubernamental con Enfoque Integral, con dos subprocesos, la Auditora
Regular y la Auditora Especial, y el segundo llamado proceso Informes
Especiales.

Igualmente dentro del nivel misional se encuentran los procesos de


Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva, Participacin Ciudadana,
Consolidacin de la Informacin, Apoyo Tcnico y Sanciones Fiscales.

Rendicin de la cuenta de los sujetos vigilados a travs de la resolucin 197 del 23


de diciembre de 2010 y 043 del 17 de marzo de 2011.

Todos los procesos se encuentran documentados: hoja de control, hoja de vida,


instructivo metodolgico, normograma, documentos de apoyo, parmetros de
control, mapa de riesgos e indicadores de gestin.

5.3 PLANTA DE CARGOS

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Plan Estratgico 2012-2015
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Con el acuerdo 07 de 2011 se aprob una planta de cargos de 334 funcionarios
distribuidos en los diferentes niveles, y compuesta de la siguiente forma:

Cuadro 4. Planta de cargos CGM 2012


NIVEL DIRECTIVO 24
Contralor General de Medelln 1
Subcontralor 1
Secretario General 1
Contralor Auxiliar 21
NIVEL ASESOR 4
Jefe Oficina Asesora de Control Interno 1
Jefe Oficina Asesora Jurdica 1
Jefe Oficina Asesora de Planeacin 1
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones 1
NIVEL PROFESIONAL 133
Lder de Proyectos 4
Profesional Especializado 12
Profesional Universitario 02P 74
Profesional Universitario Contador 1
Tesorero General 1
Profesional Universitario 01P 41
NIVEL TCNICO 119
Tcnico Operativo 119
NIVEL ASISTENCIAL 54
Auxiliar Administrativo 7
Secretario 29
Auxiliar de Servicios Generales 2 7
Auxiliar de Servicios Generales 1 3
Conductor 8
TOTAL 334

Dichos cargos estn distribuidos en las diferentes reas de la Entidad de acuerdo


a lo establecido en los diferentes acuerdos municipales que as lo reglament y a
las necesidades institucionales.

5.4 PLAN FINANCIERO

El Plan Financiero se elabora en la Contralora General de Medelln, como una


herramienta que permite la adecuada administracin y control de los recursos
econmicos para el normal cumplimiento de las funciones asignadas por la
constitucin y las leyes que regulan el control fiscal.

A travs de la formulacin y elaboracin del Plan Financiero se pretende fijar el


norte financiero y econmico del Ente de Control, en aras de garantizar la
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Plan Estratgico 2012-2015
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viabilidad para el periodo 2012-2015.

El Plan Financiero 2012-2015, hace parte de este documento.

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6. CONTENIDO DEL PLAN ESTRATGICO 2012-2015

El Plan Estratgico para el cuatrienio 20122015, registra con base en el modelo


de planeacin, el conjunto de lneas, perspectivas, objetivos estratgicos,
proyectos y metas definidas para el cumplimiento de la misin institucional; donde
se puede apreciar el MAPA ESTRATGICO de la Entidad y los componentes del
mismo, a saber:

Tres lneas: el control fiscal, la participacin ciudadana y la gestin administrativa.

Cuatro perspectivas: Los beneficios del control fiscal, los clientes (ciudadanos de
Medelln y partes interesadas), los procesos internos y la innovacin, aprendizaje y
crecimiento.

Diez objetivos estratgicos o de orden superior:

1. Vigilar la gestin fiscal de la Administracin Municipal, aplicando los sistemas


de control y evaluando los principios de la gestin fiscal.
2. Generar beneficios de control fiscal como valor agregado de la labor
fiscalizadora (Medir permanentemente los resultados e impactos producidos
por la funcin de fiscalizacin.).
3. Fortalecer los procesos y herramientas misionales mediante el ajuste a los
cambios normativos
4. Lograr niveles de satisfaccin del cliente y partes interesadas por la labor
fiscal de la Contralora (Medir la Satisfaccin de la comunidad y partes
interesadas)
5. Dar cuenta del ejercicio del control fiscal (Transparencia y rendicin de
cuentas).
6. Promocionar el control social
7. Mantener y mejorar los mecanismos de participacin ciudadana
8. Mejorar continuamente el Sistema Integral de Gestin
9. Adecuar la infraestructura fsica y tecnolgica y fortalecer las relaciones
interinstitucionales
10. Lograr el ptimo desarrollo del talento humano

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Control fiscal moderno y eficiente, para Medelln y su gente

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Y 26 proyectos con sus respectivas metas: asociadas a estas ltimas los
responsables.

6.1 MAPA ESTRATGICO

El mapa estratgico tiene como funciones bsicas:

Facilitar la identificacin de las lneas temticas y perspectivas sobre las que


se mover el Plan.
Comprender los objetivos estratgicos y especficos claves del Plan.
Vislumbrar la categorizacin conceptual de cada elemento.
Comprender las relaciones entre los anteriores componentes y las diferentes
formas en que cada proyecto y programa contribuye al logro de los objetivos
previstos.

35
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6.2 LNEA 1. CONTROL FISCAL

OBJETIVO ESTRATGICO 1. Vigilar la gestin fiscal aplicando los sistemas


de control y evaluando los principios de la gestin fiscal.: con el desarrollo de
este objetivo se da cumplimiento al mandato constitucional en cuanto al ejercicio
del control fiscal.

Este objetivo integra el ejercicio de la funcin fiscalizadora a travs de la ejecucin


de los proyectos y metas incluidos en el Plan General de Auditora (PGA),
relacionados con el control a la contratacin pblica, control a los megaproyectos,
metas del grupo de reaccin inmediata, control del medio ambiente, control al
presupuesto participativo, control financiero presupuestal y contable , evaluacin
del sistema de control interno y en general, todos los programas y proyectos del
Plan de Desarrollo del Municipio de Medelln, los dems planes de las entidades
descentralizadas, que con un criterio selectivo, sean objeto del control fiscal y el
calendario de Obligaciones Legales y Administrativas (COLA), de la Contralora
General de Medelln, adicionalmente, la capacitacin a los sujetos de control.

Proyecto 1. Desarrollar la funcin de control fiscal. A travs de este proyecto,


se ejercer el control fiscal micro y macro, al Municipio de Medelln y sus
entidades descentralizadas, de forma planificada y mediante la aplicacin del
proceso auditor en sus diferentes modalidades.

Inductor (estrategias):

Formular y Ejecutar Plan General de Auditora PGA


Tener en cuenta el Calendario de Obligaciones Legales (COLA) para
formular el PGA de cada vigencia

Meta: resultados esperados para los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Formular el Plan General de Auditora para las vigencias 2012, 2013, 2014,
2015.
Realizar 164 ejercicios de auditora en el 2012, 170 en el 2013, 170 en 2014
y 170 en 2015.

Responsable: Subcontralora, Contraloras Auxiliares de Auditora Fiscal.

Proyecto 2. Reaccin inmediata del control fiscal. Con este proyecto, la


Contralora General de Medelln crearn y operar un grupo especial de reaccin
inmediata (GERI) con las facultades de polica judicial previstas en la Ley 610 de
36
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2000, el cual actuar dentro de cualquier proceso misional de la entidad y con la


debida diligencia y cuidado en la conservacin y cadena de custodia de las
pruebas que recauden en aplicacin de las funciones de polica judicial en
armona con las disposiciones del Cdigo de Procedimiento Penal en cuanto sean
compatibles con la naturaleza de las mismas. Estas potestades deben observar
las garantas constitucionales previstas en el artculo 29 de la Constitucin
Poltica.

Inductor (estrategias):

Conformar grupo de reaccin inmediata


Definir proceso de reaccin inmediata
Capacitar grupo de reaccin inmediata
Operar grupo de reaccin inmediata

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015
Conformar grupo de reaccin inmediata en el primer semestre de 2012
Definir y documentar proceso de reaccin inmediata en el primer semestre
de 2012
Capacitar grupo de reaccin inmediata en el primer semestre de 2012
Determinar el impacto de cada una de las intervenciones del GERI,
calculando los beneficios de control fiscal generados y documentar cada
una de las intervenciones del GERI, consolidarlas anualmente y para el
cuatrienio 20122015.

Responsable: Subcontralora, Contraloras Auxiliares de Auditora Fiscal,


Contralora Auxiliar de Desarrollo Organizacional y Tecnolgico, Contralora
Auxiliar de Talento Humano

Proyecto 3. Capacitacin sujetos de control. Tiene como finalidad, capacitar a


las entidades auditadas en los diferentes temas del control fiscal y de gestin
publica, segn la ley 1416 de 2010 (Artculo 4. Las Contraloras Territoriales
destinarn como mnimo el dos por ciento (2%) de su presupuesto para
capacitacin de sus funcionarios y sujetos de control) con el fin de facilitar el
ejercicio de control y la gestin fiscal.

Inductor (estrategias):

Formular y ejecutar plan de capacitacin a entidades auditadas

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015
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Capacitacin a diez (10) entidades auditadas en 2012, diez (10) en 2013,


diez (10) en 2014 y diez (10) en 2015
Lograr un nivel del 80% de satisfaccin sobre la capacitacin, de los
participantes y del sujeto de control (hacer medicin a travs de encuesta)

Responsable: Subcontralora, Contraloras Auxiliares de Auditora Fiscal y Oficina


Asesora Jurdica, Contralora auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin
coactiva, otros segn el plan de capacitacin para los sujetos de control

OBJETIVO ESTRATGICO 2. Generar beneficios de control fiscal como valor


agregado de la labor fiscalizadora (Medir permanentemente los resultados e
impactos producidos por el ejercicio de la funcin de control fiscal):
Determina de forma cuantitativa y cualitativa los resultados del control fiscal con
base en la valoracin de los hallazgos fiscales, los ahorros y recuperaciones
reales y potenciales (beneficios del control fiscal),generadas por el proceso
auditor, el proceso de responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva, las
intervenciones del GERI, los planes de mejoramiento, el control preventivo y la
funcin de advertencia.

Proyecto 4. Determinar los beneficios de control fiscal. Tiene como objetivo,


identificar, clasificar, cuantificar y/o cualificar, consolidar y reportar los beneficios
del control fiscal del proceso auditor y responsabilidad fiscal y de las
intervenciones del GERI, producidos por la intervencin de la contralora en el
ejercicio de la labor fiscalizadora.

Inductor (estrategias):

Ejecutar el proceso auditor en las diferentes modalidades


Hacer seguimiento al plan de mejoramiento nico de las entidades auditadas
Determinar, validar, cuantificar y remitir hallazgos
Cuantificar los pronunciamientos y/o advertencias efectuados por la
contralora cuando estas son acatadas por los sujetos de control
Ejecutar el proceso de Responsabilidad fiscal y Jurisdiccin Coactiva
Ejecutoriar las decisiones de responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva
Defensa judicial ante la jurisdiccin contenciosa administrativa, respecto de los
fallos con responsabilidad fiscal emitidos por la contralora

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

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Cuantificar los beneficios del control fiscal, documentar cada uno de los
casos, consolidarlos para cada ao y para el cuatrienio 2012-2015
Generar beneficios de control fiscal.
Relacionar los beneficios Cualitativos del control fiscal, documentar cada uno
de los casos, consolidarlos para cada ao y para el cuatrienio 2012-2015
Obtener en la jurisdiccin contencioso administrativa, decisiones judiciales de
fondo favorables, cuando sean objeto de demanda los actos administrativos
emitidos en ejercicio del control fiscal por parte de la CGM (Cuantificar los
beneficios del control fiscal, documentar cada uno de los casos, consolidarlos
para cada ao y para el cuatrienio 2012-2015

Responsable: Subcontralora, Contraloras Auxiliares de Auditora Fiscal, GERI,


Contralora Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin coactiva, Oficina
Asesora Jurdica

Proyecto 5. Control fiscal con nfasis preventivo. Tiene como propsito


contribuir al fortalecimiento de los sistemas de control interno y la formulacin y
ejecucin de los planes de mejoramiento de los sujetos vigilados utilizando el
alcance preventivo de la funcin fiscalizadora con el fin de advertir sobre
operaciones o procesos en ejecucin de los sujetos de control, para prever graves
riesgos que comprometan el patrimonio pblico y ejercer el control posterior sobre
los hechos as identificados.

Inductor (estrategias):

Aplicar el sistema de Evaluacin del sistema de control interno de las


entidades auditadas
Evaluacin de la formulacin y ejecucin de los planes de mejoramiento

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Realizar la evaluacin del sistema de control interno de las entidades auditas


en cada ao del cuatrienio 20122015 (31 Evaluaciones por ao), calcular
los beneficios (Cuantitativos y/o cualitativos) y documentar cada uno de los
controles de advertencia que se generen, consolidarlos anualmente y para el
cuatrienio 20122015.
Realizar la Evaluacin de la formulacin y ejecucin del plan de
mejoramiento nico, de las entidades auditas en cada ao del cuatrienio
20122015. (38 Evaluaciones por ao), calcular los beneficios (Cuantitativos
y/o cualitativos) y documentar cada uno de los seguimientos a los planes de
mejoramiento, consolidarlos anualmente y para el cuatrienio 20122015.
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Responsable: Subcontralora, Contraloras Auxiliares de Auditora Fiscal, GERI

OBJETIVO ESTRATGICO 3. Fortalecer los procesos y herramientas


misionales mediante el ajuste a los cambios normativos: Pretende incorporar
los ajustes necesarios al proceso auditor, al proceso de responsabilidad fiscal y
jurisdiccin coactiva y dems procesos misionales, segn los requerimientos de la
ley 1474 de 2011 y en armona con los de la Contralora General de la Repblica.

Proyecto 6. Mejorar el proceso auditor para las diferentes modalidades. Se


pretende ajustar y adaptar el proceso auditor con el propsito de garantizar un
ejercicio integral de la funcin auditora, un ejercicio inmediato del control posterior
y el uso responsable de la funcin de advertencia, en armona con la Contralora
General de la Repblica y los procesos similares que sta aplica.

Inductor (estrategias):

Formular y ejecutar plan para el mejoramiento del proceso auditor


Formular programa de capacitacin para los funcionarios

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Mejorar el proceso auditor en todas sus modalidades en el 2012


Realizar programa de capacitacin a los funcionarios, del nuevo proceso
auditor en 2012.

Responsable: Subcontralora, Contraloras Auxiliares de Auditora Fiscal,


Contralora Auxiliar de Desarrollo Organizacional y Tecnolgico

Proyecto 7. Mejorar el proceso de responsabilidad fiscal y jurisdiccin


coactiva. Este proyecto busca incorporar el procedimiento verbal de la ley 1474
de 2011, cuando del anlisis del dictamen del proceso auditor, de un a denuncia o
de la aplicacin de cualquiera de los sistema de control, se determine que estn
dados los elementos para dictar auto de apertura e imputacin.

Inductor (estrategias):

Formular y ejecutar plan para el mejoramiento del proceso de


responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva,
Formular programa de capacitar a los funcionarios
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Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Mejorar el proceso de responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva, 2012


Realizar programa de capacitacin a los funcionarios del nuevo proceso de
responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva en 2012.

Responsable: Contralora Auxiliares de responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin


coactiva, Oficina Asesora Jurdica, Contralora Auxiliar de Desarrollo
Organizacional y Tecnolgico

6.3 LNEA 2. PARTICIPACIN CIUDADANA

OBJETIVO ESTRATGICO 4. Lograr niveles de satisfaccin del cliente y


partes interesadas por la labor fiscal de la contralora (Medir la Satisfaccin
de la comunidad y partes interesadas): Busca retroalimentar la gestin interna y
la labor fiscalizadora de la contralora con la evaluacin de la opinin de la
comunidad y de las partes interesadas, para el mejoramiento continuo.

Proyecto 8. Evaluar la satisfaccin de los clientes y partes interesadas:


pretende determinar la satisfaccin de los clientes y partes interesadas respecto
de los servicios prestados y los resultados de la labor fiscalizadora.

Inductor (estrategias):

Presentar y/o publicitar los resultados del control fiscal a la comunidad y


partes interesadas
Atender oportunamente las solicitudes de la comunidad y las partes
interesadas.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Disear y/o ajustar encuestas de satisfaccin, para los clientes y partes


interesadas en primer semestre de 2012
Aplicar encuestas a los clientes y partes interesadas para cada ao del
cuatrienio 2012-2015.
Lograr un nivel de satisfaccin de 80% para cada ao del cuatrienio 2012-
2015.

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana, Oficina Asesora


de Prensa y Comunicaciones, Contralora Auxiliar de Desarrollo Organizacional y
Tecnolgico
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OBJETIVO ESTRATGICO 5. Dar cuenta del ejercicio del control fiscal


(Transparencia y rendicin de cuentas): Presenta a la comunidad y las partes
interesadas, los resultados del control fiscal a travs de mecanismos idneos de
participacin ciudadana y rendicin de cuentas de que dispone la entidad, a saber:
audiencias pblicas, conversatorios, medios escritos (peridico el auditor y
boletines de prensa), sesiones del Concejo de Medelln, rendicin de la cuenta en
lnea a entidades de control (AGR, CGR, CGA),

Proyecto 9. Rendicin de cuentas social. Tiene como objeto, informar y explicar


a la ciudadana las acciones y resultados en el ciclo de la gestin pblica, adems,
que conozca la organizacin y el funcionamiento de la contralora y se aproveche
como una oportunidad para el mejoramiento continuo, con lo cual, se afianzar la
transparencia y estimular el inters de la ciudadana en los asuntos pblicos.

Inductor (estrategias):

Programar mecanismos de participacin ciudadana para informar a la


comunidad
Disponer de medios para comunicar a la ciudadana

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Realizar mnimo una (1) audiencia pblica en cada ao (Se presenta el


Informa Fiscal y Financiero, el Informe de los Recursos Naturales y del Medio
Ambiente y el Informe de Gestin.)
Realizar conversatorios con estudiantes de los colegios privados y de los
estudiantes universitarios cuatro (4) por ao.
Divulgar a travs del peridico el Auditor, los informes y resultados de la
gestin fiscalizadora, tres ediciones anuales, 10.000 ejemplares por edicin.
Emitir boletines de prensa que informen de manera permanente a la
ciudadana sobre temas de inters en materia de control fiscal, disponerlos
para su consulta permanente y conservarlos anualmente y para el cuatrienio
20122015.

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin ciudadana, Oficina Asesora de


Prensa y Comunicaciones

Proyecto 10. Rendicin de cuentas institucional. Su propsito es suministrar


informacin confiable, veraz y oportuna de la gestin institucional y sus resultados,
a las entidades de control y partes interesadas.
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Inductor (estrategias):

Mantener actualizado el Calendario de Obligaciones Legales y


Administrativas y consultarlo permanentemente para la rendicin
Incorporar las obligaciones legales y administrativas en el plan de accin de
cada dependencia de la contralora para garantizar su monitoreo y
cumplimiento oportuno de la rendicin de forma y fondo.
Utilizar los mecanismos y medios idneos definidos por las entidades de
control y partes interesadas para la rendicin de la cuenta.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Rendir la cuenta a la Auditora General de la


TIPO DE RENDICIN PERIODICIDAD FRECUENCIA ANUAL
EINVERNAL MENSUAL 12
CONTRATACIN BIMESTRAL 6
FIDUCIAS BIMESTRAL 6
RENDICIN CONSOLIDADA ANUAL 1
RENDICIN CONSOLIDADA CUATRIENAL 1

Rendir la cuenta a la Contralora General de Antioquia


TIPO DE RENDICIN PERIODICIDAD FRECUENCIA ANUAL
RENDICIN CONSOLIDADA ANUAL 1

Rendir la cuenta para la Contralora General de la Repblica


TIPO DE RENDICIN PERIODICIDAD FRECUENCIA ANUAL
DEUDA PBLICA TRIMESTRAL 4
INFORME AMBIENTAL F8 ANUAL 1
PERSONAL Y COSTO F23 ANUAL 1
AUDIBAL ANUAL 1
SINACOF ANUAL 1

Rendir los informes de las finanzas, de los recursos naturales y del medio
ambiente del Municipio de Medelln, y de gestin de la contralora al Concejo
de Medelln. (frecuencia anual, y fechas, para cada ao del cuatrienio)

Responsable: Oficina Asesora de Planeacin, Subcontralora, Oficina Asesora


Jurdica, Oficina Asesora de Comunicaciones, todas las dependencias de la
Contralora General de Medelln responsables de la rendicin de cuentas, con la
asesora de la Oficina Asesora de Planeacin
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OBJETIVO ESTRATGICO 6. Promocionar el control social: Tiene como


propsito, motivar la participacin de la comunidad en el ejercicio del control social
fiscal, mediante la utilizacin de los diferentes mecanismos y medios de
participacin ciudadana que dispone la Contralora, entre ellos: contralora escolar,
alianzas estratgicas para capacitacin de la comunidad, promocin de las
veeduras ciudadanas, escuelas de capacitacin.

Proyecto 11. Contralora escolar. Con este proyecto se pretende contribuir con
la organizacin, promocin y capacitacin de los estudiantes de las instituciones
educativas del Municipio de Medelln, en el tema de la participacin ciudadana con
el fin de que velen por el buen uso de los recursos y bienes de las instituciones
educativas y del entorno; y logren mejorar la calidad de vida tanto de los
estudiantes como de la comunidad que los rodea.

Inductor (estrategias):

Dar cumplimiento al Acuerdo 41 de 2010 del Concejo de Medelln mediante,


el cual, se crea la Contralora Escolar en las instituciones educativas del
Municipio de Medelln.
Dar cumplimiento al Decreto Reglamentario 0505 de 2011.
Utilizar los mecanismos y medios definidos para la atencin y
acompaamiento permanente a los estudiantes de las instituciones
educativas del Municipio de Medelln.
Acompaar, previa programacin, los eventos de eleccin, posesin,
rendicin de cuentas, la red de participacin ciudadana y sensibilizacin de
jvenes del programa contralora escolar

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2014

Formular un plan anual para el programa contralora escolar, en el cual, se


programen los eventos a realizar (eleccin, posesin, rendicin de cuentas,
red de participacin ciudadana y sensibilizacin de jvenes), la frecuencia
con la cual se van a realizar, fechas, mecanismos y/o medios a utilizar.
Acompaar el proceso de eleccin de contralores escolares en todas las
instituciones educativas del Municipio de Medelln cada ao del periodo
20122015
Acompaar el proceso posesin de contralores escolares en todas las
instituciones educativas del Municipio de Medelln cada ao del periodo
20122015
Realizar evento Red de Participacin Ciudadana una vez por ao.
Acompaar el proceso de rendicin de cuentas de los contralores escolares
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Plan Estratgico 2012-2015
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en todas las instituciones educativas del Municipio de Medelln cada ao del


periodo 20122015
Sensibilizar los jvenes estudiantes de las Instituciones Educativas del
Municipio de Medelln sobre el Programa Contralora Escolar de los
contralores escolares en todas las instituciones educativas del Municipio de
Medelln cada ao del periodo 20122015, (documentar cada uno de los
eventos de sensibilizacin, consolidarlos anualmente y para el cuatrienio
2012-2015)

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana.

Proyecto 12. Escuelas de capacitacin. Tiene como objetivo capacitar y


acompaar a la comunidad organizada y a las veeduras ciudadanas en temas de
Control Fiscal, Veeduras Ciudadanas, Gestin y Participacin Ciudadana, para
que las veeduras ejerzan el control social a los recursos pblicos.

Inductor (estrategias):

Ejecutar plan de capacitacin a la comunidad


Utilizar los mecanismos y medios definidos para la capacitacin a la
comunidad.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Realizar 25 escuelas de capacitacin en 2012, 25 en el ao 2013, 25 en


2014 y 25 en 2015.
Acompaar veeduras ciudadanas, diez (10) en 2012, diez (10) en el ao
2013, diez (10) en 2014 y diez (10) en 2015.

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana

Proyecto 13. Asesoras a la comunidad: tiene como propsito, brindar


asistencia, apoyo, acompaamiento, a la comunidad que visita a esta
dependencia, mediante sugerencias, ilustracin u orientacin en temas inherentes
al ejercicio del Control Fiscal con base a la Constitucin Poltica y las leyes que le
son aplicables.

Inductor (estrategias):

Utilizar los mecanismos y medios definidos para la capacitacin a la


comunidad.
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Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Realizar asesoras durante cada ao y dejar el registro del nmero de


eventos y/o personas asesoradas.

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana

Proyecto 14. Atencin a Solicitudes (derechos de peticin, quejas, reclamos,


denuncias, sugerencias y felicitaciones): atender y tramitar de forma integral y
oportuna las solicitudes (los derechos de peticin, las quejas, los reclamos, las
denuncias, sugerencias y felicitaciones), de la comunidad.

Inductor (estrategias):

Utilizar los mecanismos y medios definidos para la atencin de las solicitudes


de la comunidad.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Atender y tramitar oportunamente, el 100% de los derechos de peticin, las


quejas, los reclamos, las solicitudes y sugerencias de la comunidad en todo
el cuatrienio

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana, Contraloras


Auxiliares de Control Fiscal (C.A.A.F), Oficina Asesora Jurdica.

OBJETIVO ESTRATGICO 7. Mantener y mejorar los mecanismos de


participacin ciudadana: Su finalidad, es implementar, mejorar y mantener los
medios y mecanismos de participacin ciudadana que garanticen respuesta gil y
oportuna a la comunidad.

Proyecto 15. Plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano. Su finalidad es,


la de elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y de
atencin al ciudadano. Dicha estrategia contemplar, entre otras cosas, el mapa
de riesgos de corrupcin en la respectiva entidad, las medidas concretas para
mitigar esos riesgos, las estrategias anti trmites y los mecanismos para mejorar
la atencin al ciudadano.

Inductor (estrategias):

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Plan Estratgico 2012-2015
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Identificar y actualizar mapa de riesgos de corrupcin de la Contralora


General de Medelln
Identificar, definir, formular y documentar estrategias anti-trmites
Mejorar y publicitar los medios y mecanismos de participacin ciudadana,
utilizados.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Actualizar mapa de riesgos de la Contralora General de Medelln segundo


semestre de 2012
Formular y documentar estrategias anti trmites segundo semestre de 2012
Mejorar los medios y mecanismos de participacin ciudadana utilizados, en el
segundo semestre de 2012
Publicitar los medios y mecanismos de participacin ciudadana en cada ao
del perodo 2012-2015.
Formular plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano cada ao en el
perodo 20122015 (Art. 73. Ley 1474 de 2011)

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana; Oficina Asesora


de Prensa y comunicaciones y Contralora Auxiliar de Desarrollo Organizacional y
Tecnolgico

Proyecto 16. Mejorar el proceso de participacin ciudadana. Tiene como


objetivo, adecuar el proceso de participacin ciudadana a la nueva normativa que
garantice una mejor atencin al ciudadano.

Inductor (estrategias):

Formular y ejecutar plan para el mejoramiento del proceso de Participacin


Ciudadana
Formular programa de capacitacin para los funcionarios

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Mejorar el proceso de participacin ciudadana, para cumplirse en el segundo


semestre de 2012

Responsable: Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana; Contralora


Auxiliar de Desarrollo Organizacional y Tecnolgico y Contralora Auxiliar de
Talento Humano.

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6.4 LNEA 3. GESTIN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO ESTRATGICO 8. Mejorar continuamente el Sistema Integral de


Gestin: Desarrolla el Sistema Integral de Gestin de la Contralora General de
Medelln, a travs de la implementacin del plan de mejoramiento institucional
producto de la evaluacin independiente, la autoevaluacin, el resultado de los
diagnsticos institucionales, las auditoras externas y las necesidades de mejora
que requiere la institucin.

Proyecto 17. Evaluacin independiente. Con este proyecto, se pretende revisar


permanentemente, la conformidad del sistema integral de gestin de la contralora,
con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos propios y normativos.

Inductor (estrategias):

Revisar la conformidad del sistema integral de gestin


Analizar y evaluar los riegos institucionales
Realizar seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento institucional

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Realizar una evaluacin del sistema de control interno por ao.


Realizar una evaluacin del sistema de control interno contable por ao.
Realizar nueve (9) auditoras internas por ao.
Revisar el sistema de gestin de calidad a travs de las auditoras de calidad,
una vez por ao.

Responsable: Oficina Asesora de Control Interno

Proyecto 18. Autoevaluacin de la gestin institucional. Tiene como objetivo


verificar el cumplimiento de los proyectos y metas de los planes de accin de cada
dependencia de la contralora y el estado del sistema integral de gestin a travs
de los diagnsticos institucionales.

Inductor (estrategias):

Realizar diagnsticos institucionales segn (COLA)


Realizar seguimientos peridicos en cada vigencia
Evaluar la gestin institucional y consolidar sus resultados

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015
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Realizar diagnstico de la gestin tica uno (1) por ao


Realizar Evaluacin de la calidad de los servicios internos una (1) por ao
Realizar Medicin clima organizacional una en 2013 y una en 2015
Realizar Evaluacin del nivel de madurez del sistema integral de gestin en
2013 y 2015
Realizar diagnstico de la comunicacin organizacional e informativa y de la
rendicin de cuentas a la sociedad.
Realizar dos (2) seguimientos en cada ao del cuatrienio 2012-2015
Evaluar la gestin institucional y consolidar sus resultados una (1) vez por
ao durante el cuatrienio 2012-2015.

Responsable: Oficina Asesora de Planeacin, Contralora Auxiliar de Talento


Humano,

Proyecto 19. Adecuar la estructura funcional de la Contralora General de


Medelln. El propsito de este proyecto es la creacin de una Contralora Auxiliar
de Auditora Fiscal del Medio Ambiente y adicionalmente, adecuar las funciones
de la Oficina Asesora de Planeacin y la Contralora Auxiliar de Desarrollo
Organizacional y Tecnolgico para que esta dependencia quede con funciones
exclusivamente relacionadas con las TICs.

Inductor (estrategias):

Realizar estudio tcnico para la creacin de una Contralora Auxiliar de


Auditora Fiscal del Medio Ambiente y modificar funciones de la Oficina
Asesora de Planeacin y la Contralora Auxiliar de Desarrollo Organizacional
y Tecnolgico en el 2012
Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Presentar proyecto de acuerdo ante el Concejo Municipal para la creacin de


una Contralora Auxiliar de Auditora Fiscal del Medio Ambiente y modificar
funciones de la Oficina Asesora de Planeacin Contralora Auxiliar de
Desarrollo Organizacional y Tecnolgico en 2012

Responsable: Oficina Asesora de Planeacin, Oficina Asesora Jurdica

OBJETIVO ESTRATGICO 9. Adecuar la infraestructura fsica y tecnolgica y


fortalecer las relaciones interinstitucionales. Tiene como finalidad garantizar
mejores condiciones de trabajo para los funcionarios y el cumplimiento de la
misin institucional, a travs de la adecuacin de los espacios fsicos, la
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implementacin de las tecnologas del a informacin y las comunicaciones y los


convenios interinstitucionales.

Proyecto 20. Adecuacin de espacios modulare y dotacin de muebles y


enseres. Tiene como objetivo, renovar los bienes muebles, enseres y
electrodomsticos y adecuar las reas de los pisos 5, 6, 7 y 8 del edificio Miguel
de Aguinaga y el piso 15 del edificio Plaza de la Libertad, sedes de la Contralora
General de Medelln, para un correcto funcionamiento entre las dependencias,
mejorar las condiciones para el desempeo laboral de los servidores pblicos, que
redunde en un mejor ambiente de trabajo y facilite un mejor servicio a la
comunidad.

Inductor (estrategias):

Modernizar los espacios de trabajo de los funcionarios


Reponer bienes muebles

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Consolidar la adecuacin de los espacios de los pisos 5, 6, 7 y 8 del edificio


Miguel de Aguinaga y en el edificio Plaza de la Libertad sedes de la
Contralora General de Medelln, en 2012.
Reponer los bienes muebles en 2012

Responsable: Secretara General, Contralora Auxiliar Recursos Fsicos y


Financieros.

Proyecto 21. Tecnologa de la informacin y las comunicaciones (TICs,


software y hardware). Su propsito es renovar la plataforma tecnolgica de
software, hardware , el sistema de comunicaciones de voz y automatizar los
procesos para facilitar la conectividad con los sujetos de control y permitir mejorar
la administracin y control de la informacin y el sistema de gestin documental,
pgina Web e Intranet a nivel corporativo que permita comunicar e informar
fuentes internas y externas y as tener las herramientas tecnolgicas para lograr
ser eficientes en el desempeo laboral de los funcionarios con el uso de la
tecnologa actualizada y poder cumplir con la misin institucional y publicitar los
resultados a la comunidad y a los entes auditados.

Inductor (estrategias):

Implementacin de polticas de cero papel.


Impulsar el desarrollo de servicios en lnea
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Fomentar la participacin y la democracia por medios electrnicos


Implementar estrategias orientadas a la disminucin de trmites y mejorar los
mecanismos de atencin al ciudadano.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Modernizar la plataforma tecnolgica y de comunicaciones de la contralora:


consistente en la actualizacin del hardware existente y la implementacin de
nuevas tecnologas dentro de las que se encuentran: Actualizacin de
servidores, unidad de almacenamientos y backup, red activa de datos, red
inalmbrica de la entidad, instalacin del sonido institucional, tele presencia.
Estos proyectos se ejecutaran durante las vigencias 2012-2015.
Desarrollo e implementacin de software misional y administrativo:
Consistente en el desarrollo e implementacin de soluciones de software
orientado a la sistematizacin de los diferentes procesos de la entidad, as
como tambin en la dotacin de las herramientas informticas inteligentes
(inteligencia de negocios) orientadas al procesamiento y anlisis de la
informacin misional de la entidad. Dentro de este tem se implementaran
proyectos como: Gestin documental y automatizacin de los flujos de
trabajo, Sistema de Informacin de rendicin de la cuenta, control automtico
en lnea de legalidad, automatizacin de los informes fiscales y financieros,
observatorio de la contratacin, tablero de control misional. Estos proyectos
se ejecutaran durante las vigencias 2012-2015.
Desarrollo de Herramientas y soluciones orientadas a la Web: Desarrollo de
soluciones de software orientadas a la Web, dentro del concepto e-
Democracy dentro de lo que encontramos: participacin ciudadana,
capacitacin y formacin al ciudadano, publicacin de informacin,
Solicitudes, quejas y reclamos, contraloras estudiantiles, redes sociales y
comunidades virtuales, Certificaciones, Proyectos. Estos proyectos se
ejecutaran durante las vigencias 2012-2015.

Responsable: Contralora Auxiliar de Desarrollo Organizacional y Tecnolgico,


Subcontralora y Contraloras Auxiliares de Auditora Fiscal, Contralora Auxiliar de
Participacin Ciudadana, Oficina Asesora de Planeacin.

Proyecto 22. Alianzas estratgicas y Fortalecimiento de relaciones


interinstitucionales. Tiene como objetivo realizar alianzas estratgicas con la
academia, organizaciones de estudio e investigacin social y grupos de inters en
general (Universidades , ONGs, gremios, corporaciones, Juntas Administradoras
Locales JAL, Juntas de Accin Comunal JAC), para apoyar las veeduras
ciudadanas a proyectos del Municipio de Medelln y sus entidades
descentralizadas (polticas pblicas y los recursos comprometidos en estas,
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medio ambiente, etc) y con otras entidades de control (Contralora General de la


Republica, Auditora General de la Repblica, Procuradura, Personera y Fiscala
etc., con el fin de fomentar una colaboracin armnica entre dichas entidades.

Inductor (estrategias):

Analizar la necesidad de realizar convenios y alianzas estratgicas para


desarrollar temas especficos conjuntamente con otras entidades a saber :
Universidades, ONGs, Gremios, Juntas Administradoras Locales JAL, Juntas
de Accin Comunal JAC, Contralora General de la Repblica, Auditora
General de la Repblica, Procuradura, Personera, OLACEF,ILPES, CEPAL)

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2014

Proponer la realizacin de convenios a las entidades segn el inters de la


contralora (Documentar propuestas o invitacin para la realizacin de
convenios)
Realizar dos (2) convenios (Universidades, ONGs, Gremios, Juntas
Administradoras Locales JAL, Juntas de Accin Comunal JAC) para la
creacin y constitucin de comits de seguimiento a la obra pblica y
proyectos sociales en Medelln.
Realizar convenio para la colaboracin interinstitucional entre la
Procuradura, Personera y Fiscala, para la revisin de temas comunes.
Realizar convenio con la Auditora General de la Repblica, para desarrollar
conjuntamente el programa, Auditores Universitarios.
Realizar convenio con el instituto Latinoamericano y del Caribe de
Planificacin Econmica y Social ILPES y/o Comisin Econmica para
Amrica Latina CEPAL
Definir la condicin de miembro activo de la Contralora General de Medelln,
ante la OLACEF

Responsable: Contralora Auxiliar de Apoyo Tcnico, Oficina Asesora Jurdica,


Subcontralora, Contralora Auxiliares de Auditora Fiscal, Contralora Auxiliar de
Participacin Ciudadana

OBJETIVO ESTRATGICO 10. Lograr el ptimo desarrollo del talento


humano: Facilitar la apropiacin de conocimientos a los funcionarios a travs de
la capacitacin para el desarrollo profesional y de las competencias, garantizar el
bienestar social de ste y sus familias y las condiciones laborales, con el fin de
contribuir al incremento de la productividad y al mejoramiento del clima laboral.
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Proyecto 23. Capacitacin de los funcionarios de la CGM. Su propsito es el


de contribuir a la apropiacin de conocimientos y desarrollo de competencias para
los funcionarios de la CGM, y facilitar la gestin administrativa y el ejercicio de la
labor fiscalizadora.

Inductor (estrategias):

Identificar las necesidades estratgicas de capacitacin


Formular Plan Estratgico de Capacitacin

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Formular Plan de Capacitacin para cada ao del cuatrienio 20122015


Ejecutar el plan de capacitacin anual y consolidar sus estadsticas para cada
vigencia y el cuatrienio 20122015.

Responsable: Contralora Auxiliar de Talento Humano, todas las dependencias


de la CGM

Proyecto 24. Bienestar social. Tiene como fin, mejorar el clima organizacional y
la identificacin del funcionario con el servicio que presta, a travs de la
implementacin de programas recreativos, culturales, deportivos y de educacin
no formal a los empleados y su grupo familiar, que favorezcan el Desarrollo
Integral, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, de igual modo
contribuir a elevar los niveles de satisfaccin y eficiencia.

Inductor (estrategias):

Identificar las necesidades de bienestar social


Formular Plan Estratgico de Bienestar social

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Formular Plan Estratgico de Bienestar social para cada ao del perodo


20122015
Ejecutar plan de bienestar social y consolidar sus estadsticas para cada
vigencia y el cuatrienio 20122015.

Responsable: Contralora Auxiliar de Talento Humano

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Proyecto 25. Salud ocupacional. El objetivo de este proyecto, es desarrollar


actividades de prevencin de accidentes y enfermedades de origen profesional y
comn tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, la productividad, la salud y
calidad de vida de los empleados de la Contralora de Medelln.

Inductor (estrategias):

- Identificar las condiciones de trabajo que pueden propiciar la ocurrencia de


accidentes o enfermedades a los funcionarios de la Contralora General de
Medelln

- Identificar las condiciones de salud presentes en los funcionarios buscando


su relacin con las condiciones de trabajo.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015

Formular anualmente, un plan de salud ocupacional, para la prevencin y


control de los factores de riesgo y las condiciones de salud identificadas.
Ejecutar el plan de salud ocupacional y consolidar sus estadsticas en cada
vigencia.

Responsable: Contralora Auxiliar de Talento Humano

Proyecto 26. Carrera administrativa: impulsar un proyecto de ley para la carrera


administrativa especial de las contraloras territoriales, como base fundamental del
fortalecimiento institucional y el sentido de pertenencia.

Inductores (estrategias):

Impulsar la propuesta ante el congreso nacional de contralores


Gestionar un proyecto de ley para la carrera administrativa especial de las
contraloras territoriales.

Meta: resultados esperados por los aos 2012, 2013, 2014, 2015.

Presentar proyecto de ley ante el Congreso de la Repblica, para la


implementacin de la carrera administrativa especial de las contraloras
territoriales en el 2013.

Responsables: Despacho del Contralor, Oficina Asesora Jurdica, Comisin de


personal, Representante de los empleados y Asociaciones.

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7. FINANCIACIN DEL PLAN ESTRATGICO 2008-2011

Los recursos financieros que garantizarn la ejecucin de las metas del Plan
Estratgico 20122015. Control fiscal moderno y eficiente de la Contralora
General de Medelln, estn soportados en el Plan Financiero 2012-2015 de la
entidad, en el cual, se estiman los ingresos y gastos que la entidad proyecta
realizar en esta perodo.

Cuadro 5. Plan financiero Contralora General de Medelln 20122015.


PLAN FINANCIERO 2012-2015
Proyeccin de Recursos (En miles de pesos)
Total
Concepto 2012 2013 2014 2015
Recursos

Ingresos Corrientes 27.684.960 28.510.545 29.364.471 30.247.045 115.807.021


Cuotas de Fiscalizacin 27.667.519 28.497.545 29.352.471 30.233.045 115.750.580

Recursos de Capital 17.441 13.000 12.000 14.000 56.441


Venta de bienes (Remate de
bienes) 9.606 5.000 2.000 2.000 18.606
Recuperacin de cartera 7.835 8.000 10.000 12.000 37.835
Gastos 27.684.960 28.510.545 29.364.471 30.247.045 115.807.021
Gastos de Funcionamiento 25.896.898 27.062.258 28.280.060 29.552.663 110.791.879
Servicios Personales 19.673.568 20.558.879 21.484.028 22.450.809 84.167.284
Gastos Generales 4.474.441 4.675.791 4.886.201 5.106.080 19.142.514
Transferencias 1.748.889 1.827.589 1.909.831 1.995.773 7.482.081

Inversin 1.788.062 1.448.286 1.084.411 694.382 5.015.141


Fuente: Contralora Auxiliar de recursos Fsicos y Financieros

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8. METODOLOGA, INSTRUMENTACIN Y PERIODICIDAD DE LA


EVALUACION DEL PLAN ESTRATGICO 2012-2015

8.1 METODOLOGA DE EVALUACIN

El Plan Estratgico, ser evaluado utilizando como referente metodolgico el


proceso institucional denominado Evaluacin de la Gestin Institucional. A travs
de este mtodo, se verifica el cumplimiento global de todos los planes
complementarios como lo son el Plan General de Auditoras (PGA) y los planes de
accin o tcticos de cada dependencia.

8.2 INSTRUMENTOS DE EVALUACIN

Para determinar el avance del Plan Estratgico, se utilizar el Cuadro de Mando


Integral, instrumento a travs del cual se medir el logro de los objetivos y las
metas asociadas a stos.

8.3 PERIODICIDAD DE LA EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO

La evaluacin al Plan Estratgico se efectuar a travs de dos (2) seguimientos al


ao cada cuatro meses, el primero, con corte al 30 de abril, en el mes de mayo, el
segundo, en el mes de septiembre, con corte al 31 de agosto, adicionalmente, una
evaluacin consolidada de todo el ao, con corte a diciembre 31 de cada vigencia.
Los resultados le sern entregados al seor Contralor para la toma de decisiones
y ajustes correspondientes.

8.4 RESPONSABLES DE LA EVALUACIN

Todos los funcionarios que ejecutan los proyectos.


La Oficina Asesora de Planeacin quien consolida los de los seguimientos y
consolidar los resultados anuales.
La Oficina Asesora de Control Interno quien se pronuncia sobre su nivel de
cumplimiento.
El Despacho del seor Contralor quien toma las decisiones segn los
resultados obtenidos.

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8.5 RETROALIMENTACIN DE LOS RESULTADOS

Los resultados obtenidos sern analizados en el Consejo de Direccin, el cual


orientar sobre las acciones de mejora, preventivas y correctivas a que haya lugar.
Posteriormente se har entrega a todos los funcionarios va correo electrnico

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