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Funciones del asistente administrativo

febrero 25, 2012Sin categora agencia, asistente administrativo, asistentes, dependiendo,


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Lee este interesante texto acerca de Funciones del asistente administrativo, escrito por
Empresas Pymes Blog

Un asistente administrativo es una persona clave en cualquier oficina. Este


profesional es el encargado de la tramitacin de documentos, las
comunicaciones con los clientes y empleados y, dependiendo de la empresa,
puede incluir el trabajo de facturacin. Gracias a Internet, muchas de estas
tareas se pueden realizar de forma remota por un asistente virtual que
trabaja desde su casa o desde otro lugar. Si usted necesita con su negocio,
hay muchos beneficios obtenidos con la eleccin de un asistente
administrativo a distancia.

Experto profesional

Un asistente administrativo virtual es capaz de tomar cuidado de todas sus necesidades de


oficina. Una simple conexin a Internet y el acceso a un telfono es todo lo que necesita
para realizar esta operacin. Puede darle un nmero de telfono exclusivo para que pueda
atender las llamadas de los clientes o llamadas del personal. Se puede enviar y recibir datos
y documentos de su oficina, lo que le permite manejar la facturacin, boletines de noticias,
notas, informes y cualquier otra cosa que usted necesite.

Ayuda 24/7

Si necesita a alguien que maneje sus operaciones administrativas mientras usted est fuera,
su asistente le puede r, o si tal vez le gustara la accesibilidad a los clientes internacionales
y clientes que quieren una respuesta rpida despus del horario normal, los asistentes
administrativos lo rn. Usted puede contratar a un asistente para cualquier tipo de cobertura
que necesite.

Personal de ahorros

Si usted elige un asistente administrativo virtual a distancia que trabaje como un contratista
independiente o que trabaje para una agencia de empleo, puede reducir los costos de los
empleados. No slo ahorrar al no tener que dar su espacio de oficina, tambin se ahorrar
en prestaciones laborales. Adems, estos asistentes solo trabajarn las horas que necesiten
para el cumplimiento del trabajo, sin embargo, pueden cumplir un horario laboral estricto
en el caso de que usted lo necesite.

Trabajador motivado

Debido a que usted est permitiendo que su asistente trabaje desde su casa u otro lugar
remoto, es probable que au su moral y motive a realizar un buen trabajo para que pueda
continuar con el contrato laboral. Los profesionales que eligen esta ocupacin a menudo no
aprecian tener que desplazarse a una oficina para hacer su trabajo.

Servicios especializados

Algunos asistentes proporcionan extra, como hacer transcripciones mdicas, el manejo de


las tareas tcnicas, la realizacin de estudios de mercado, el mantenimiento de sitios web,
entre otros. Usted puede contratar a un asistente para un proyecto especfico o hacer de esto
una rutina habitual de trabajo para su asistente administrativo.

Servicios personales

Si usted es propietario de un negocio pequeo con su familia, es probable que la mayora de


las veces se encuentre muy ocupado y no tenga suficiente tiempo para hacerlo todo, si es
as, su asistente puede asumir otras tareas para hacer su vida ms fcil. Busque a alguien
que ofrezca servicios personales, tales como hacer arreglos de viaje, programacin de citas
con el mdico e incluso la planificacin de reuniones familiares.
Rcepcionista:

Un o una recepcionista es un profesional que atiende a los clientes o usuarios de


un edificio en una zona particular conocida como recepcin. Su funcin consiste
en proporcionar todo tipo de informacin y asistencia, por lo que usualmente
suelen poseer conocimientos administrativos o secretariales.1 Dependiendo de su
especialidad, las tareas que puede llegar a realizar varan significativamente. En
hostelera estn considerados como La tarjeta de presentacin del hotel. 2 Este
trabajo posibilita la aplicacin de un novedoso procedimiento para la
determinacin de perfiles de competencias mediante un enfoque por procesos,
logrando una adecuada identificacin de los mismos a partir de los procesos
fundamentales del puesto que se estudie y manteniendo asi la relacin existente
entre las competencias y los valores centrales del servicio orientado al cliente. 3

Tareas usuales

Siendo la atencin al cliente su principal cometido, los recepcionistas cuentan con una serie
de funciones y responsabilidades que varan dependiendo del tipo de establecimiento.
Principalmente proporcionan informacin precisa, as como la tramitacin de cualquier
solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por telfono, correo electrnico
o fax.4 En establecimientos tursticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender
prensa, excursiones, traducir documentos y elaborar guas tursticas. Asimismo, algunas
empresas complementan la formacin del recepcionista proporcionndole asistencia a
cursos de idiomas que suelen impartirse dentro del horario laboral.5 El hecho de cambiar
divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balance de la caja por cada
cambio de turno, as como llevar a cabo la recaudacin de aquellas cajas que por turno
horario se cierren. (bar, restaurante, chiringuito), etc.) Por la cortesa que ello conlleva,
suelen mantener un control de las personas que entran y salen del establecimiento,
pudiendo en cualquier momento hacer uso de cmaras de vigilancia y manejo de
radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.

Para el correcto funcionamiento del departamento de recepcin, mantienen una lista


cronolgica de acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias,6 as como los
correspondientes partes de roturas o limpiezas para los distintos departamentos a modo de
proceder a su pronta reparacin. La importancia del libro de incidencias radica en que
permite conocer ciertos detalles sobre hechos destacables que pueden ser consultados
posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.

Recepcionista de hotel

Recepcin del hotel Baha Palmanova en la localidad turstica de Palmanova, en el


trmino municipal espaol de Calvi (Mallorca).
En los establecimientos hoteleros, los recepcionistas mantienen un sistema de informacin
general del estado del hotel, su clientela, el control de entradas, salidas, habitaciones libres,
ocupadas, reservas, previsiones etc. Para ello, elaboran un esquema tradicional llamado
rack, adems de uno informtico, as como el control, estado y copia de las llaves de todo el
establecimiento. Mediante el sistema informtico de gestin implementado por la empresa,
elaboran y proporcionan listados de informacin al resto de departamentos; Cocina,
(Informe cocina Maitre y direccin) Pisos, (Rooming List) Contabilidad, Informe de
produccin y de Direccin, (Mano corriente) listado de previsiones, de entradas y de
salidas, as como la Gestin de reservas (Booking mensual) y la Facturacin de cargos.
(Cargos del da)7

Las tpicas tareas administrativas que llevan a cabo consisten en manejar la base de datos,
imprimir listados y proporcionar informacin actualizada a diario o bajo requerimiento a
los jefes de cada departamento del hotel, jefe de cocina, gobernanta, jefe de bar y Matre d'.
Al mismo tiempo gestionan reservas de clientes y proporcionan al director del
establecimiento hotelero informacin contable mediante el documento de mano corriente.
Tambin suelen resolver la mayora de conflictos de los clientes, como por ejemplo, alojar
entradas inesperadas en la habitacin y categora que haban abonado en su contratacin en
la agencia de viajes o acomodarlos en otro hotel de las cercanas.

Al entrar en servicio, reciben un informe de los mayores incidentes acaecidos durante el


turno anterior, conocido como Parte de novedades.8 Posteriormente, leen el libro de
incidencias para comprobar las posibles respuestas o mensajes dejados por el departamento
de direccin o el recepcionista de turno y obtener de este modo informacin detallada sobre
hechos puntuales. La tpica anotacin oficial de una incidencia suele contener la referencia
del cliente, la hora del suceso, su nmero de habitacin, su nombre, su apellido y una breve
descripcin de la queja o conflicto.

Durante su jornada, suelen atender las entradas y salidas de clientes del establecimiento en
un proceso conocido como check-in o check-out. Durante el check-in (entrada),
dependiendo de la normativa del pas, solicitan al cliente el documento de identidad o
pasaporte para registrarlo en una base de datos llamada Registro de viajeros o Ficha de
Polica, (Cardex) la cual posteriormente ser enviada a las autoridades locales a efectos de
comprobacin y localizacin de personas en posible situacin de bsqueda y captura por
delitos cometidos, bien en el pas de estancia o internacionalmente.

En algunos establecimientos hoteleros, el recepcionista del turno de da, est cualificado


para llevar a cabo funciones de jefe de recepcin, por lo que cuenta con el poder de
resolver quejas formales y tratar con clientes cuestiones cuya relevancia no acrediten la
intervencin del director. Asimismo, bajo dicha funcin extraordinaria, suele llevar a cabo
un minucioso control de la informacin del establecimiento y la del resto del equipo de
recepcin.
Recepcionista de noche

Por lo general, los recepcionistas de noche de hotel, suelen asistir a cursos de riesgos
laborales y de incendios que imparte la empresa, por lo que son conocedores de planes de
evacuacin y de simulacro de incendios que son llevados a cabo por los programas de
control de las autoridades.

En algunas empresas, el cierre contable del da es llevado a cabo por el recepcionista de


noche, el cual se encarga de cerrar todos los terminales de venta, facturar las entradas del
da, generar la produccin (Informe de produccin), cerrar el da, (cierre del da) e imprimir
el correspondiente balance (Balance de produccin) y mano corriente. Asimismo, este
recepcionista, actualiza e imprime durante su turno todos los listados de previsin y trabajo
para el da siguiente,9 y archiva copias de seguridad de los mismos. La importancia del
recepcionista de noche, destaca en su capacidad para resolver incidencias, pues al contrario
que los recepcionistas del turno de da o tarde, no suele contar con parte del equipo de
trabajo del hotel, por lo que suelen disponer de la ayuda de un vigilante de seguridad o un
auxiliar de servicios.

Es fundamental que el recepcionista de noche no abandone la recepcin, pues desde ah,


una de las funciones extraordinarias que tiene asignado su cargo es el de jefe de seguridad
en caso de incendios, por lo que manejar la alarma general y activar el protocolo de
control de incendios y lo dirigir con los medios que le hayan sido asignados. Llegado este
momento, el vigilante jurado se convierte en jefe de ejecuciones anti-incendio, y de ser
necesario, acude a sofocar, dar la alarma, y ayudar a evacuar a los clientes y mantener
informado al jefe de seguridad. Mientras tanto, el recepcionista de noche, ahora en cargo
de jefe de seguridad, mantiene las comunicaciones con la polica, los bomberos, los
clientes del hotel que llaman desde sus habitaciones para confirmar el incendio, y dirige a
los clientes que abandonan el hotel hacia el punto de encuentro y recuento. Una vez
llegados los bomberos o el director, a quien debe llamarse de inmediato en el momento de
haber confirmado el estado de incendio a las autoridades, el recepcionista de noche, ceder
el cargo de jefe de seguridad y colaborar bajo las rdenes del cuerpo de bomberos o del
director del establecimiento. Otro de los motivos para no abandonar la recepcin durante
este turno, es el control de la centralita telefnica, con atencin a las solicitudes de los
clientes; mdicos, ambulancias, quejas y el control de los bienes materiales de la recepcin
y sus oficinas; maquinaria de oficina, documentacin, llaves y la recaudacin de las cajas
productivas del da junto al fondo monetario del turno.

Durante este turno, el uso frecuente de anotaciones en el libro de incidencias toma


especial relevancia debido a que las notas son contrastadas con el informe del vigilante de
seguridad y porque entre ambos, si el uso de anotaciones es correcto, les permite mantener
en la medida de lo posible el buen funcionamiento del establecimiento y el control de la
clientela y usuarios del hotel; robos, quejas, visitantes, vandalismos, etc. Al mismo tiempo,
ambos informes, permitirn al resto del equipo de direccin del establecimiento obtener la
mayor informacin posible sobre los acontecimientos sucedidos.
Uno de los principales aspectos a tener en cuenta por el recepcionista de noche en algunos
establecimientos hoteleros es que, durante su turno, el hotel alcanzar su mxima ocupacin
cuando los clientes estn durmiendo.10

En Espaa, los recepcionistas, firman un acuerdo de confidencialidad por el que se


comprometen a no usar el material informtico del establecimiento hotelero para su propio
uso, por lo que no les suele ser posible tener acceso a Internet, enviar correos electrnicos o
cualquier actividad que implique el acceso de informacin exterior en los computadores de
la empresa, como conectar dispositivos USB o hacer uso de discos compactos. Sin
embargo, algunos establecimientos, permiten al recepcionista de noche hacer uso del
computador de recepcin para conectarse a Internet, y en otros, donde este privilegio est
denegado, pueden tener una intranet o una base de datos de conocimiento que s est
accesible para su uso. De este modo, siempre cuentan con el listado telefnico de
emergencia de casi todos los jefes de seccin y la posibilidad de llegar a llamarlos en caso
de emergencia. Algunas empresas, permiten que el recepcionista de noche haga uso de un
computador personal, como un porttil o tablet y que pueda conectarse a la red wifi que
dispone el hotel para clientes. De todos modos, se conocen casos en los que haber
permitido a ciertos recepcionistas el uso sin control de los ordenadores de la recepcin y
haber hecho uso de sus conexiones de red para uso personal, finalizaron en su despido, bien
por haber instalado aplicaciones o aplicado modificaciones en el ordenador de la empresa, o
bien por navegar por pginas con contenido sexual.

Por lo general, el recepcionista de noche, en condicin de mximo representante del hotel


y de sus intereses durante su turno, suele tener potestad para expulsar a clientes que hayan
cometido alguna falta grave, as como no permitir la admisin de clientes ebrios que
puedan resultar una amenaza o que provoquen disturbio, y tambin a solicitar la ayuda de
las fuerzas de seguridad para llevar a cabo el desalojamiento o llamada al orden,
especialmente cuando el establecimiento cuente con un agente colaborador con las fuerzas
del orden, como el vigilante de seguridad o un empleado que proporcione asistencia a
clientes, como el auxiliar de servicios.

En aquellos establecimientos con piscina abierta y cuya ley estatal no permita su uso en las
horas nocturnas, el equipo del turno de noche presta especial atencin a la piscina, cuyas
luces deben mantenerse encendidas y sin ninguna persona dentro o en los alrededores. Para
ello, suelen limitar los accesos y llevar un control de entradas y salidas de clientes con
rigurosidad. Sin embargo, algunas empresas cuya infraestructura hotelera cuenta con varios
establecimientos o complejo vacacional de turismo de masas, suelen disponer de un equipo
que incorpora a un director de noche o on duty manager, quien tambin dirige al
equipo de seguridad del complejo y atiende incidencias mayores.

Asimismo, en los establecimientos abastecidos por perecederos en las horas nocturnas,


mantienen un control sobre la mercanca depositada, sobre las horas de entrega de las llaves
de los departamentos con terminal de punto de venta, la hora de entrada y salida del
vigilante o auxiliar de seguridad y la entrega de llaves a los jefes de departamento que las
soliciten al cambio de turno.
Recepcionista de hospital o centro mdico

Recepcionista en una clnica dental

Dependiendo del sistema en que operan los servicios mdicos proporcionados por un pas,
particularmente a travs de los hospitales, los recepcionistas pueden ser parte del registro de
ingreso por parte del paciente, lo que puede incluir el inicio de archivos y etiquetas, y
operaciones secretariales para el proceso de la hospitalizacin; esto significa, que puede
que haya varias recepcionistas en sus respectivas reas de trabajo para la atencin de la
entrada de personas al hospital. Y tambin puede significar que el conocimiento de la
recepcionista, en ste caso, puede ser extendido a la terminologa mdica.

Recepcionista de Agencia de Viajes

Los recepcionistas de las agencias de viaje en Europa estn entrenados en el uso de la base
de datos Amadeus y en segn qu zonas, suelen hablar algn otro idioma aparte del local.
Por lo general suelen ser nativos del pas que representa la agencia de viajes.

Secretariado

Secretariado es un trmino que puede utilizarse como sinnimo de secretara, en el


sentido del destino, cargo u oficina de secretario. Cabe destacar que secretario, del latn
secretarus, tiene varios usos: puede tratarse de la persona encargada de escribir la
correspondencia y custodiar los documentos de una oficina; del asistente o auxiliar
administrativo de una empresa; del cargo pblico similar al de ministro; o del mximo
dirigente de un partido poltico o de una entidad. La carrera o profesin de secretario y
secretaria tambin puede recibir el nombre de secretariado: Mi hija se inscribi en un
curso de secretariado, Estuve muchos aos dedicado al secretariado, ya es hora de que
busque otro tipo de empleo, Lo lamento, Marta, pero creo que el secretariado no es lo
tuyo.

Quienes desean encontrar un empleo como secretarias o secretarios, lo que necesitan es


llevar a cabo la correspondiente formacin. Y la opcin ante ello es realizar un curso o un
grado de secretariado, donde adquirirn los conocimientos y las habilidades necesarias en
materia de gestin de datos, elaboracin y presentacin de informes y documentos,
idiomas, relaciones profesionales o elementos del Derecho.

Muchas de esas propuestas formativas son realizadas por centros especializados en la


materia, como escuelas o academias. Un claro ejemplo es el Instituto de Secretariado
Europeo, que forma a sus estudiantes para que puedan desarrollar su profesin dentro del
mbito empresarial privado o pblico en el viejo continente.
Otra acepcin del concepto de secretariado refiere al cuerpo o conjunto de secretarios:
El secretariado del partido prometi elevar un informe a las autoridades, Si siguen los
conflictos en el seno del secretariado, el problema nunca podr resolverse.

Hubo varios secretariados de gran importancia histrica. El Secretariado del Partido


Comunista de la Unin de Repblicas Socialistas Soviticas (U.R.S.S.) fue uno de ellos.
Se trataba del rgano dedicado a la administracin central del partido gobernante. El
mximo dirigente de este secretariado ocupaba el cargo de Secretario General.

Adems de todo lo expuesto, tendramos que establecer la existencia de lo que se conoce


como Fundacin Secretariado Gitano. Se trata de un organismo que tiene como claro
objetivo conseguir que las personas gitanas mejoren su calidad de vida y se integren en la
sociedad, que se eviten y eliminen los prejuicios respecto a la mencionada etnia o que se
reconozca la identidad cultural de la misma.

De ah que los integrantes de esta fundacin lleven a cabo planes y proyectos en reas como
el empleo, la vivienda, la educacin, la inclusin social, la igualdad de trato, la juventud, la
salud, la comunicacin, la accin internacional, la igualdad de gnero o la promocin de la
cultura.

Tanto en Espaa como en Rumana tiene sedes esta entidad que lleva ms de treinta aos
trabajando por y para la etnia gitana.

Tradicionalmente, se llama secretario o secretaria (del latn secretarus1 ) a la persona


encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad (es
decir, lo secreto), de personas de cierto poder, como monarcas, papas, presidentes etctera.

Este significado todava se da en varios pases del mundo anglosajn o latinoamericano con
los cargos polticos de secretario de estado o con el significado de ministro de un
departamento importante de gobierno, como Home Secretary, Foreign Secretary y otros.
Asimismo, muchas organizaciones grandes tienen como mximo cargo administrativo o de
gestin, como secretario general.

Por otra parte, segn el tipo de organizacin para la cual trabajan, pueden o no compartir
las tareas del auxiliar administrativo, una profesin orientada a realizar actividades
bsicas de oficina. Tambin existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos de
alto nivel en las empresas.

Sus funciones principales estn relacionadas con el trabajo de oficina:

recibir documentos;
atender llamadas telefnicas;
atender visitas;
archivar documentos;
realizar clculos elementales;
informar todo lo relativo al departamento del que depende;
estar al pendiente de la tramitacin de expedientes;
tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de
reuniones;
poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones pblicas
con los que est ms relacionada la seccin de que dependa;
asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y
los programas informticos que conllevan;
amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado(a) es como gestora del


tiempo del directivo con el que colabora, para que ste no deba preocuparse ms que en la
toma de decisiones que beneficien el progreso de la compaa.

Administraciones pblicas

Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad
suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una administracin pblica o cualquier otro
lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.

En las distintas administraciones pblicas se requieren otras caractersticas aadidas a las


exigidas y que estn redactados en las distintas leyes estatales, autonmicas o locales para
tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente
en responder una serie de preguntas o realizar una supuesta prctica o alguna prueba con la
tecnologa que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografa o soltura con
algn software informtico, donde se demuestra que tiene la capacitacin necesaria para el
desempeo de la tarea. La ventaja de trabajar en las administraciones pblicas se halla en
que es un trabajo para toda la vida (funcionario pblico) mientras las leyes no digan lo
contrario.

Adems de las secretarias que prestan sus servicios de forma presencial, tambin existen las
que lo hacen de forma remota (en lnea) llamadas secretarias online o asistentes virtuales
(virtual assistants) y que cobran sus servicios por hora de trabajo o por proyectos.
Normalmente son profesionales ms especializadas en nuevas tecnologas, idiomas,
mercadotecnia o eventos.

Atencin al usuario

on la finalidad de mejorar el servicio de atencin al pblico interno y externo en los


espacios del Instituto Nacional de Capacitacin y Educacin Socialista (Inces), en la sede
de Caracas, la gerencia general de Formacin Profesional activ el taller Atencin y
orientacin al usuario dirigido al personal de vigilancia y a la plana de recepcionistas de
todo el edificio.

Teniendo como premisa la importancia que tienen la atencin, el respeto y la seguridad en


las instalaciones del Inces, este grupo de trabajadores estarn recibiendo nociones para el
mejor desempeo de sus funciones hasta el da jueves 4 de febrero.

Expresa Fabiana Grillo, instructora del taller, que es importante saber dirigirse al usuario.
Esa es la imagen que vendemos. No slo quedamos nosotros bien representados ante la
persona que se acerca a obtener informacin, tambin la Institucin, ya que los servicios
que presta el Inces deben ser dados a conocer de una manera cordial y acertada, de modo
que el visitante o interesado en conocer ms sobre esta entidad no quede con interrogantes,
sino que la informacin suministrada satisfaga sus inquietudes.

La instructora asevera que debemos mostrar un trato amable y cordial con todos los
usuarios, hacerles notar que estamos para servirlos, y estamos interesados en su
satisfaccin, pero mostrando un inters genuino, que no sea forzado ni artificial, pues el
usuario suele darse cuenta de ello y puede molestarlo o incomodarlo.

Dentro de los contenidos del taller destaca la orientacin al usuario, comunicacin


humana, el prestador como agente de cambio, usuarios difciles, la cortesa y la paciencia
como claves del xito y el perfil del prestador del servicio.

Csar Velsquez, instructor del personal de vigilancia del taller, tiene como norte apoyar
con su trabajo al mejoramiento del servicio en todas las instalaciones. Es muy importante
que durante esta formacin surjan las respuestas del mismo personal. Es muy bueno que
ellos vean la lgica de los aprendizajes y que su sentido comn los conduzca a tener buena
y responsable actitud ante los pblicos con los que se interacta. Tenemos la
responsabilidad de llevar soluciones a la Presidencia del Inces, soluciones que redunden en
un servicio ms responsable y coherente.

Si bien es cierto que la necesidad de mejorar la atencin al pblico fue el detonante para
esta iniciativa, no es menos importante el convencimiento de que los participantes sienten
la responsabilidad de dar resultados con su crecimiento, dejando ver que su opinin cuenta
y vale mucho, ya que brinda ayuda e ideas de mejoramiento para un superior servicio en
calidad humana, basado en el respeto mutuo y la tolerancia al momento de estar frente a
variados temperamentos. El taller fue recibido con beneplcito por este sector laboral.