2016

SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE

ASISTENCIAS ESCOLAR v1.0 -
Manual de Usuario

Ruth Marina Huamn Espinoza

I.E. SAN RAMON
31-5-2016
 SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE ASISTENCIA ESCOLAR v1.0
Manual de Usuario

NDICE

NDICE............................................................................................................................................ 1
INTRODUCCN ............................................................................... Error! Marcador no definido.
1.- DESCRIPCION DE LOS RECURSOS........................................................................................... 3
2.- ACCIONES PRELIMINARES ..................................................................................................... 3
2.1.- PREPARACION DE LA PLANTILLA EXCEL ...................................................................... 3
2.1.1.- DESCRIPCION: ................................................................................................. 4
2.1.2.- GENERAR UNA NUEVA PLANTILLA ................................................................. 5
3.- REGISTRO DE ASISTENCIA ...................................................................................................... 6
4.- OBTENCION DE LA BASE DE DATOS EN LA XO ....................................................................... 8
5.- PEGADO DE DATOS EN LAS PLANTILLA DE EXEL .................................................................... 9
6.- ADICION DE LA FALTA JUSTIFICADAS .................................................................................. 13
7.- IMPRESIN DEL REPORTE MENSUAL .................................................................................. 14

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INTRODUCCIN
Los sistemas de informacin son un gran soporte para la productividad de cualquier entidad, por
tanto la implementacin favorece enormemente en sus procesos encontrando resultados
eficientes y efectivos.

La Institucin Educativa, consiente de los beneficios de la tecnologa, est en proceso de

implementacin de un Sistemas de Automatizado de Control de Asistencia Escolar, utilizando
recursos tecnolgicos de la institucin educativa (Laptop XO Secundaria), software libre (QRDAT
de PeruEduca), Software Versin Prueba (Easy Card Creator), as como programas de ofimtica
(Microsoft Excel y Access).

Para el control de asistencia y tardanza cada estudiante cuenta con un Carnet Escolar que
incorpora un Cdigo QR asociado a sus apellidos y nombres. Para la lectura del Carnet Escolar
se utiliza Laptop XO Secundaria donde se ha instalado el QRDAT PeruEduca.pe. Para ello cada
alumno mostrara el Cdigo QR de su carnet a la cmara interna de las laptops, de esta forma
registrara la fecha y hora de su ingreso. La informacin registrada (asistencia y tardanza) se
sistematiza en una hoja de clculo de Microsoft Excel, donde se ha diseado el consolidado de
asistencia mensual utilizando frmulas para el procesamiento automtico.

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1.- DESCRIPCION DE LOS RECURSOS

Para el correcto funcionamiento del sistema deben estar disponibles los siguientes recursos:

N RECURSOS DESCRIPCION Y FUNCION

1 PC o Laptop Un equipo convencional con plataforma
Windows, en el incluye Microsoft Excel
mnimamente versin 2010.
Es este equipo se procesara la
automatizacin de la informacin
registrada.
2 Laptop XO Deber ser un equipo, activado con una
secundaria versin para QR DAT.
Es este equipo cada estudiante registrar
su asistencia con su carnet escolar.
Puede ser uno o ms equipos para
facilitar el trabajo.
3 Carnet Escolar Cada estudiante debe contar con su
carnet, ya que de otra forma no podr ser
registrado, el carnet cuenta con un
cdigo QR, que es el medio para la
lectura.
Cada alumno mostrara el Cdigo QR de
su carnet a la cmara interna de las
laptops, de esta forma registrara la fecha
y hora de su ingreso
4 Plantilla de Es una platilla elaborada en Excel 2013,
automatizacin debe estar almacenado en la carpeta
CONTROL DE ASISTENCIA QRDAT 2016
de la PC o Laptop indicado en el tem 1.
En esta plantilla se copiar la base de
datos para el procesamiento automtico
del consolidado mensual de asistencia.
Siempre se guardara con el nombre
QRDAT CONSOLIDADO_MES_2016_v1.0.xlsx

2.- ACCIONES PRELIMINARES

2.1.- PREPARACION DE LA PLANTILLA EXCEL
La plantilla debe estar guardado en una nica
carpeta. La primera plantilla lleva el nombre:
QRDAT CONSOLIDADO_MES_2016_v1.0.xlsx,
en el que la palabra _MES_ representa MARSO,
ABRIL, MAYO, etc. Es decir cuando se crea una
plantilla para el mes de marzo debe cambiar solo
esta parte y quedara como:

QRDAT CONSOLIDADO_MARZO_2016_v1.0.xlsx

QRDAT CONSOLIDADO_ABRIL_2016_v1.0.xlsx

QRDAT CONSOLIDADO_MAYO_2016_v1.0.xlsx

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2.1.1.- DESCRIPCION:
HOJA: CONSOLIDADO

Este es la plantilla del consolidado de asistencia mensual de alumnos, esta seccin se imprimir
cada fin de mes. La informacin se obtendr automticamente.

Por el momento ya cuenta con los nombres de los estudiantes por cada seccin. La primera
pgina tiene una caracterstica especial en la celda la que permite modificar
las fechas segn para qu mes se requiere consolidar la asistencia, el mismo que explicaremos
en la seccin GENERAR UNA NUEVA PLANTILLA.

HOJA: DATOS_QRDAT

En esta seccin almacenaremos, los datos obtenidos de la laptop XO, por cada da del mes.

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2.1.2.- GENERAR UNA NUEVA PLANTILLA

En este caso queremos automatizar la asistencia del mes de JUNIO ms adelante JULIO,
AGOSTO, etc.- para ello sigue los siguientes pasos.

1. En la carpeta principal, presione clic derecho en el archivo QRDAT

CONSOLIDADO_MES_2016_v1.0.xlsx, en seguida elige copiar. en un espacio vaco de
la carpeta haga clic derecho y luego elige pegar, de este modo se abra duplicado el
archivo.
2. Cambien el nombre MES por JUNIO. Ejemplo
QRDAT CONSOLIDADO_MES_2016_v1.0.xlsx por
QRDAT CONSOLIDADO_JUNIO_2016_v1.0.xlsx
3. Abre el nuevo archivo QRDAT CONSOLIDADO_JUNIO_2016_v1.0.xlsx, ubquese en el
hoja CONSOLIDADO, busque la celda mes y despliegue para mostrar las opciones de
mes para adecuar al mes de JUNIO, de este modo todas fechas cambiaran segn mes
elegido, asimismo los das de la semana.

Recuerde que los das sbado y domingo lo que significa que est vaco la asistencia.

Las fechas de la segunda hoja DATOS_QRDAT tambin cambian, entonces des este modo
configuraremos la fecha segn el mes elegido.

Es importante no manipular o en todo caso, estar seguro de que corresponde al mes deseado,
ya que las formulas utiliza la fecha para verificar la asistencia de un estudiante en determinado
da. Hecho esto ya estamos listos para tomar el registro. Estos paso se hacen solo uno por mes.

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3.- REGISTRO DE ASISTENCIA

Para iniciar con la jornada de cada da para tomar la asistencia de los estudiantes, debe ubicarse
en la puerta de la institucin.

Puede utilizar uno o ms laptop XO instalados con QR DAT especialmente designado para el
registro de estudiantes.

1. Prenda la laptop xo.

2. Presione doble clic en el icono qrdat2014.py ubicado en la esquina inferior izquierda de

la pantalla.

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3. Elija el botn ejecutar en un terminal

4. Aparecern dos ventanas una sobre otro, y el que ms adelante mostrara imgenes por
la cmara interna.

5. Entonces cada estudiante mostrara su carnet a la cmara de la XO hasta que emite un

sonido y aparezca la hora y su nombre en la para te inferior de la pantalla.

6. Si utiliza varias laptop xo debe realizar el mismo procesamiento inicial para cada uno.
Es importante que el alumno muestre su cabernet a una distan razonable de modo que
la cmara pueda captar con rapidez el cdigo QR.

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4.- OBTENCION DE LA BASE DE DATOS EN LA XO

Una vez que todos los alumnos registren su asistencia conviene obtener datos generados por la
laptop xo y llevarla a nuestra plantilla de Excel para automatizar y organizar la asistencia por
secciones:

1. Abrir la carpeta carpeta personal olpc desde el escritorio.

2. Abrir con doble clic el archivo generado segn la fecha ejemplo: Registro-2016-05-
31.csv luego abrir con un programa de hoja de clculo diseado para Linux.

3. En seguida debemos guardar el archivo en formato .xlsx para usar en sistema operativo
Windows. Ubicamos men archivo>guardar como.

4. En la ventana de dialogo elegimos en tipo de archivo: MS Excel (tm) 2010. Luego

presionamos guardar y cerramos.

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5. Nuevamente en la carpeta personal olpc encontramos un nuevo archivo Registro-

2016-05-31.xlsx pero la extensin del archivo es .xlsx debemos asegurarnos que sea
as.

6. En seguida guardamos el archivo en una memoria USB para luego trasladar a la laptop
o pc donde se encuentra nuestra plantilla de Excel.

5.- PEGADO DE DATOS EN LAS PLANTILLA DE EXEL

Una vez que en la laptop xo, copiamos los datos a nuestra memoria usb, ahora debemos
almacenar en nuestra plantilla.

1. Abrimos el archivo QRDAT CONSOLIDADO_JUNIO_2016_v1.0.xlsx que creamos

previamente.

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2. Nos ubicamos en la hora DATOS_QRDAT

3. Luego buscamos la fecha que corresponde al da que registramos: por ejemplo hoy
01/06/2016 registramos la asistencia y queremos copiar en nuestra platilla debemos
ubicar la celada con la misma fecha 01/06/2016

Debemos tener en cuenta que la fecha que registramos las asistencias debe coincidir
con el cuadro.
Por otro lado en la misma hoja DATOS_QRDAT esta distribuidas 31 das separadas con
una celda de color negro. Cada uno corresponde a la fecha de un da.
En cada fecha necesitaremos pegar datos como FECHA HORA APELLIDO y
NOMBRE que se encuentran en el archivo en nuestra memoria USB. Aun no es
momento para copiar y pegar.

4. Ahora que hemos determinado que coinciden las fechas entonces, no ubicamos en la
celda B5 (para el ejemplo) que est justo debajo de la celda fecha:

Adems en esta celda nos sale un comentario que dice: cist: Pegar aqu la base de
datos y ste comentario aparece para cada fecha. Aun no es momento para copiar y
pegar.
Un indicador que nos alertar si estamos en la fecha correcta es que a lado de la fecha
aparece una letra en color rojo que dice Debe_pegar_la_base_de_datos_en_la_fecha
que corresponde si sale este mensaje es que la fechas no coinciden, pero si no sales
significa que si coinciden y saldr un mensaje que dice : mircoles, 01 junio 2016

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Fijmonos otro detalle ms; despus de los datos necesarios como FECHA HORA
APELLIDO y NOMBRE aparee el nombre del da, en este caso mircoles, tambin
es un indicador ms que estamos queriendo pegar informacin en donde realmente
corresponde.

Otro cosa que indica el da es que los sbados y domingos se mostraran en rojo, quiere
decir que cuando no sale rojo y es sbados y domingos no copiaremos ningn dato en
esos das por que efectivamente no registramos la asistencia los das sbados y
domingo. De este modo, en el consolidado de asistencia tambin quedar vaca.

Por ejemplo en junio los das 4 y 5 sfeon sbado y domingo respectivamente all no
pegaremos ningn dato.

5. Ahora que estamos seguros de, donde queremos pegar informacin entonces. Abrimos
el archivo desde nuestra memoria USB.

Abrir Excel con esta la informacin de FECHA HORA APELLIDO y NOMBRE de

nuestros estudiantes.

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Si las dos primeras columnas aparecen extraos no procurarse, es cuestin de formato,

lo que se arreglar en nuestra plantilla.
6. Seleccionamos las 4 columnas de inicio a fin y copiamos:

7. Ahora en nuestra plantilla de consolidado, pegamos siguiendo un procedimiento:

Hacemos clic derecho en la primera celda que queremos pegar, y luego elegimos el
botn pegar solo Valores quiere decir sin formato, para que se adecue al forma
establecido en nuestra plantilla.

Luego se mostrara as nuestra plantilla. Si se autor rellanan algunas celdas contiguas no

preocuparse, por es necesario que se completen. Fjate que la fecha a lado de la fecha
coinciden y salen en negro no en rojo.

Si queremos pegar el da siguiente entonces iremos a la siguiente fecha despus de la

lnea vertical.

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6.- ADICION DE LA FALTA JUSTIFICADA

Esta operacin se realiza cuando finaliza el mes justo antes de imprimir para entregar el
reporte. El procedimiento es el siguiente:

1. Nos ubicamos en la hoja CONSOLIDADO

Al lado derecho de la platilla aparece la columna de faltas. En las columna TOTAL,

F.I. (Falta insjutificada) se rellenan automticamente.

En la ltima columna que dice F.J. (Falta Justificada) podemos aadir el nmero de
faltas justificadas por los alumnos.

Por ejemplo por alguna razn la alumna CAARI LLOJE, MARGARITA FLOR, falt algunos
das (la imagen es solo para ejemplo) Y justifica 4 dias, entonces escribiremos 4 en la fila
que corresponde a la alumna y en l acolumna de F.J. entoces el total de faltas dismuir
automaticamente.

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7.- IMPRESIN DEL REPORTE MENSUAL

Para la impresin cada seccin esta configura en una hoja A4 horizontal por cada seccin. Si
quiere imprimir todo vaya a archivo>imprimir> elija la impresora luego imprimir.

Si quiere imprimir alguna pgina es especifico deber aadir el nmero de pgina que quiere
imprimir.

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