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AUDITORIA DE INVENTARIOS.

Procedimientos de Auditoria segn las normas internacional de auditoria


(NIA) en la cuenta de Inventario.

Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor


deber obtener evidencia de auditora suficiente y apropiada, respecto a la
existencia y condicin del inventario por medio de:

a) Presencia en el conteo fsico del inventario, a menos que no sea factible, para:

Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administracin para


registrar y controlar los resultados del conteo fsico del inventario
Observar la realizacin de los procedimientos de conteo de la
administracin
Inspeccionar el inventario e identificar inventario daado, obsoleto y/o de
lenta rotacin
Realizar pruebas fsicas selectivas al recuento realizado por la compaa; y

b) Realizar procedimientos de auditora sobre las cifras de los registros finales del
inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los
resultados reales del conteo del inventario.

En caso de que el inventario sea realizado por la compaa con un corte


diferente al de los estados financieros, el auditor deber efectuar
procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros
movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados
financieros.
En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a
circunstancias imprevistas, el auditor deber observar algunos conteos
fsicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditora de los
movimientos del periodo intermedio.
Si no es factible la asistencia del auditor al inventario fsico, el auditor
deber planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen
evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condicin del
inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deber
informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705
El auditor deber estar atento a identificar inventario en poder de terceros y
cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos,
el auditor deber planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen
evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condicin del
inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos:
Solicitar confirmacin al tercero que tiene bajo su custodia y
responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condicin
del inventario.
Efectuar una inspeccin de las cantidades y condicin del inventario
que est en poder del tercero.

Objetivo del Auditor en el examen de Inventario.

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditora (NIA) 501, emitida por


la International Federation of Accountants (IFAC), el objetivo del auditor es obtener
evidencia de auditora suficiente y apropiada respecto de la existencia y condicin
del inventario.

Procedimientos del Auditor.

Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y


que mediante la observacin adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse
satisfecho en cuanto a la efectividad del mtodo utilizado por la compaa para
realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario sern
ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre y sobre los cuales el
Auditor emitir su opinin. A continuacin enumeramos algunos de los
procedimientos que el Auditor puede ejecutar al momento de la realizacin del
inventario fsico:

A. Procedimientos previos al inventario.

1. Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de inventario fsico


de la compaa para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras
(Tomar como punto de partida las buenas prcticas de un inventario fsico.
Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los das previos al
inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte
del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administracin de la compaa comunic a los participantes


del inventario el instructivo del procedimiento de inventario fsico con
anterioridad al conteo.

3. Verificar si la compaa tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser


as, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir
posibles faltantes

4. Realizacin de un recorrido por las instalaciones de la compaa para


determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes
ubicaciones previa iniciacin del conteo

5. Verificar que el inventario obsoleto, daado, discontinuado o de lenta


rotacin, se encuentra debidamente identificado y separado

6. Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario. (De no ser as,


describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de
inventario)

7. Verificar que las planillas del conteo estn pre numeradas, en caso que no
lo estn, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo
8. Verificar la correcta estructuracin de los grupos de conteo en donde se
asegure una adecuada segregacin, es decir que cada equipo de conteo
incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario.
Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que est
familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregacin de funciones entre las


personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el
conteo fsico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de
conteo utilizadas

10. Acompaamiento en la realizacin del corte de documentos por parte del


cliente y verificacin de lo adecuado del mismo.

B. Procedimientos durante la ejecucin del inventario.

1. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones

2. Verificar la correcta supervisin de los equipos de conteo

3. Verificar que no existan espacios vacos entre los tems que se estn
contando

4. Cuando el inventario est empacado, el Auditor puede solicitar la apertura


de algunos tems (los ms valiosos) para confirmar que dentro del empaque
se encuentra el tem referenciado

5. Seleccin de los tems ms representativos del inventario, conteo fsico de


las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El
tamao de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo
evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamao
de la muestra
6. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su
conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la
bodega y verificar que est registrado en el Krdex

7. Verificacin de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas


ubicaciones dentro de la bodega

8. Verificacin de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

9. Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto, daado,


discontinuado o letra de rotacin.

C. Procedimientos finales del inventario

1. Determinacin de las diferencias entre el primer y segundo conteo

2. Verificacin de la ejecucin de tercer conteo por personal diferente al que


ejecut el primer y segundo conteo

3. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico vs el Krdex, solicitando las


explicaciones de las diferencias importantes.

4. Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el Krdex y el


inventario fsico en los estados financieros. Las diferencias deben ser
adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el
ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su
cargo la custodia del inventario

5. Verificacin de la conciliacin del Krdex valorizado y el libro mayor.

6. Con base en el inventario daado, obsoleto, descontinuado o de lenta


rotacin, identificado en la toma fsica de inventarios, se debe determinar la
provisin de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre.

Reglas de Presentacin de Inventario.


Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentacin en el balance debe
hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen
segn se trate de empresas individuales o comerciales.

En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuacin


de inventarios, estos se presentarn en el balance general con la indicacin del
sistema y mtodo a que estn valuados, destacando el su caso el importe de la
modificacin sufrida por efectos del mercado o de la obsolescencia y/o lento
movimiento de los artculos.

Mtodos De Valuacin De Inventarios

Tanto por costeo absorbente como por costeo directo y ya sea que se manejen por
costos histricos o predeterminados, los inventarios pueden evaluarse con forme a
los siguientes mtodos:

Precio promedio ponderado.


ltimas entradas, primeras salidas (UEPS) Primeras entradas, primeras
salidas (PEPS)
Precio fijo o estndar.
Identificacin especfica.
Existencias bsicas.
Prximas entradas, primeras salidas (NIFO) o reposicin. ltimo precio de
compra.

Proceso de Valuacin del control interno en el Inventario.

Un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema
se utilice.

2. Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.

3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados,


especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El sistema debe proveer control
permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad
como en precios.
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn, informes
de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin para las fabricadas por la
empresa. Las mercancas saldrn del almacn nicamente si estn respaldadas por notas de
despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que
tendrn el destino deseado.

5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros fsicos o
de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacn debidamente
autorizado.

6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de mercancas


deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los inventarios de propiedad de la
compaa con las mercancas recibidas en consignacin o en depsito.

7. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.

8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin.

9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.

10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario.

11. Comprar el inventario en cantidades econmicas.

12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual
conduce a prdidas en ventas.

13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artculos innecesarios.

14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y


concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los
inventarios, en lo que a prdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la
organizacin.

15. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.

16. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los
robos.

17. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.

18. Proteger los inventarios con una pliza de seguro.


19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no est integrado


computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los
datos de los movimientos reportados por el almacn y los registrados por contabilidad.

21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad
material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o deterioros por negligencia.

22. El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas autorizadas a
entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u
ordenar ventas y despachos a terceros.

23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la
persona que entrega y por la que recibe.

24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni estos, tener
acceso a los mismos.

25. Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de u artculo


para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

26. Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del
almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda soportar la
buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en
un poca determinada, se aumente la cantidad mxima.

27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los
inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de existencias, cubrir
una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn. Este le devolver una copia
debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia
real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros
contables cuadran con la existencia real.

28. Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en que
llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al
llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los casos, y pasara al departamento de
compras el informe de recepcin de mercancas. Este departamento comprobara si los datos
suministrados en el informe estn de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay
conformidad entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al departamento de
contabilidad el cual aadir al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la
misma y hallara el costo unitario por artculo.
29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas
que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a
disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que debemos envirselas. En estos casos,
aunque la mercanca no haya salido del almacn, se dar de baja en nuestras disponibilidades. Es
decir estarn en existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara informacin al
encargado del registro de control de inventarios para que la operacin sea anotada en la columna
de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancas al cliente se
registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancas, no se modificara el saldo
disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.

30. Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del almacn debe
ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn nicamente si estn
respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado.