Serie HSP-UNI/Manuales Operatives PALTEX Volumen II, N°6 MANUAL DE MANTENIMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD: INSTALACIONES Y BIENES DE EQUIPO Carlos A. Gonzélez Silva Con la colaboracién de: Antonio Hernéndex ORGANIZACION PANAMERICANA DE LA SALUD Oficina Sanitaria Panamericana, Oficina Regional de la ORGANIZACION MUNDIAL DE LA SALUD. Divisin de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Salud FUNDACION W.K.KELLOGG 1996Gonzéler Silva, Carlos A. Manual de Mantenimiento de Jos Servicios de Salud: Instalaciones y Bienes de Equipo / Carlos A. Gonzslez Silva, con ts colaboracién de Antonio Herndndez, Humberto Novaes, ed. Washington, D-C. : OPS, e1996 x, 83 p. ~ (HSP/UNU/Manuales Operativos PALTEX Volumen Ml # ne. 6) ISBN 92 75 32181 7 1. Titulo I, Novaes, Humbeno WL. Heméndez, Antonio IV. (Serie) 1, SISTEMAS LOCALES DE SALUD--organizacién 2. EQUIPOS Y SUMINISTROS 3. SERVICIO DE MANTENIMIENTO E INGENIER(A EN HOSPITAL, 4. INFRAESTRUCTURA SANITARIA NUNCWAS46.! Exte bro esté especialmente destinado los estudiantes de América Latina y se publica dentro del Programa Ampliado de Libros de Texto y Materiles de Instruccién (PALTEX) de Ia Organizacién Panamericana de la Salud, organismo internacional constituido por fr paises de las Américas, para la promocin de la salud de sus habitants. Se deja constancia de que este programa esté siendo ejecuiado con Ia cooperscién financiera del Banco Interamericano de Desarrollo. ISBN 92 75 32181 7 © Organizacion Paoamericana de la Salud, 1996 {Las publicaciones de la Organicacién Panamericana de la Salud estin acogidas a 1a protescién prevista por las \isposiciones del Protocolo 2 de It Convencin Universal de Derechos de Autor. Las entidades interesadus en reproducir o traducic en todo, 0 en parte alguna a publicacién de la OPS deberdn solcitar Is oportuna sutorizacign de la Divisign de Sistemas y Servicios de Salud, Organizacién Panamericana de Salud, Washington, D.C. La Organizacién dard a estas solicitudes consideracién muy ‘avarable. Las denominaciones empleades en esta publicacin y Ix forma en que aparecen presentados los datos que contiene 1 implican, de parte de Ia Secretaria de la Organizacién Panamericana de It Salud, juicio alguno sobre 1a condicién juridica de ninguno de los paises, terrtorios, civdades 0 zonas cltados, o inaituciones, 0 de sus ‘utoridades, ni respecto de Ia delimitacibn de sus fronteras La mencisn de determinades sociedades mercantles 0 del nombre comercial de cienios productos no implica que la Organizacién Panamericana de It Salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros andlogos. De las opiniones expresadas en la presente publicacién responden Unicamente los autores.Acerca de los autores Carlos A. Gonziles Silva, Ingeniero Naval, Universidad de Minnesota, BUA (Ingenieria Hospitalaria). Ex profesor del Centro de Educacién en Administracién Sanitaria (CEAS), Bogotd, Colombia. Otros estudios: Escuela Técnica Hewlett-Packard, EUA; Departamento de Servicios Médicos de Ohio, EUA. Varias publicaciones sobre operacién y mantenimiento de equipos e instalaciones hospitalarios.. Antonio Herndndez. Ingeniero Electrénico. Experto en Ingenierfa Clinica y Hospitalaria Asesor para América Latina y el Caribe en ingenieria y mantenimiento de Servicios de ‘Salud, OPS/OMS, Washington, D.C. iiiContenido Presentacion Conceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud Introduccién . Conceptos de un sistema de mantenimiento . Conceptos de la gestién administrativa de os servicios de mantenimiento en el nivel institucional... . . Desarrollo de la infraestructura de los servicios de salud. . Organizacién técnico-administrativa de! servicio de mantenimiento del hospital . . . . . Principios de organizacién . . Objetivos del servicio de mantenimiento Prestacidn de servicios de mantenimiento y conservacion || Determiaacién de prioridades en el mantenimiento y conservacién Estructura orgénica del servicio de mantenimiento . . Planificacion y administraci6n de recursos Principios bisicos y responsabilidades . . Operacién de la planta fisica . Mantenimiento y reparacign de la planta Fisica Remodelacién y reposicién de la planta fisica Administracién de los recursos de mantenimiento . Administracién de suministros . ‘Administracién de personal . . . . . Administraci6n de actividades .. . . Supervisi6n y control técnico de las actividades de mantenimiento Mantenimiento y conservacisn de la obra fisica, Conservacién de edificios . Sistemas de suministro y distribucién de servicios basicos Mantenimiento interior del edificio Mantenimiento exterior del edificio - 10 . vii 10 13 = ) 16 7 2a e725) 25 28 . 29 29 34 39 4 el 50) - 56 58 61 - 62Instalaciones hospitalatias Inspeccién y mantenimiento del equipamiento médico Anexo: Consideraciones econémico-financieras para el establecimiento de un servicio de mantenimiento del nivel local . viPresentacién gPor qué esta iniciativa OPS/Kellogg? Durante afios muchas de las iniciativas de la Organizaci6n Panamericana de la Salud (OPS) han recibido apoyo de la Fundacion W.K. Kellogg. Cuando los ministros de salud de los paises de América Latina y el Caribe se reunieron en la XXII Conferencia Sanitaria Panamericana y aprobaron una resolucién para transformar los sistemas nacionales de salud con base en el desarrollo de los sistemas locales de salud (SILOS), también recomendaron realizar una evaluacién de las experiencias de Ja puesta en préctica. Para ello se emplearia una metodologia innovadora, orientada hacia el apoyo de otras actividades concretas llevadas a cabo en los paises, ccon el objeto de brindar mejores condiciones de vida a las comunidades. De 1990 a 1993 la OPS y la Fundacién W.K. Kellogg elaboraron un proyecto conjunto para evaluar los sistemas locales de salud (SILOS) denominado "Evaluacin para el cambio". Esto Tev6 a un anilisis a fondo del contexto y de las instituciones de diversas comunidades y de la actuacién de los lideres de SILOS en Bolivia, Brasil, Colombia, Dominica, Haitf, México, a Repiblica Dominicana y San Vicente y Jas Granadinas, con una serie subsiguiente de Publicaciones conjuntas.” La serie de publicaciones mencionadas anteriormente estaban de acuerdo con el mandato del Consejo Directivo de la Organizacién Panamericana de la Salud de reforzar los sistemas locales de salud, promover estudios para crear nuevos modelos operacionales 0 sus componentes criticos, evaluar la equidad, eficiencia y calidad, asi como la cobertura obtenida, Ia utilizaci6n eficiente de recursos y el grado de participacién comunitaria, También de acuerdo con este mandato, la investigacién para estas publicaciones se realiz6 basicamente con proveedores de servicios y la comunidad, faciliténdose la aplicacién de los resultados en las medidas correctivas para una mejor salud de la poblacién. * _Acciones integradas en los sistemas locales de salud: anélisis conceptual y apreciacién de programas seleccionados en América Latina. Cuaderno Técnico No. 31, Organizacién Panamericana de la Salud, Washington, D.C., 1990. También publicado en portugués por la Biblioteca Pioneira de ‘Administracion e Negécios-PROAHSA, Sto Paulo, 1990, Strengthening the Implementation of Local Health Systems-The English Speaking Caribbean Countries--Assessment for Change. Serie SILOS No. 16, Pan American Health Organization World Health Organization, Fundacién W.K. Kellogg, Washington, D.C., 1992. También publicado en portugués por la Facultad de Salud Péblica de la Universidad de Sa0 Paulo, Brasil, 1995. Evaluacién para el cambio: Bolivia, Haitt y Repiblica Dominicana, Serie SILOS No. 25, Organizacién Panamericana de la Salud/Organizacion Mundial de la Salud/Fundacion W.K. Kellogg, Washington, D.C., 1993. También publicado en portugués por la Facultad de Salud Péblica de la Universidad de Sio Paulo, Brasil, 1995. vii{Cual tue et resultado de las investigaciones? Se encontré que en el pasado la evaluacién de los programas de salud solia estar dirigida a actividades aisladas, fuera del Ambito del proceso administrativo. Por otro lado, en los actuales studios realizados por el proyecto OPS/W.K. Kellogg lo que interesaha constantemente era identificar posibles soluciones administrativas para los cambios inmediatos 0 de mitad del periodo ‘de implementacién de las transformaciones La evaluacién se Nev6 a cabo mediante 1a recopilacién y el andlisis de datos, usando diferentes metodologias, para determinar a pertinencia de la planificacién de los servicios de salud en los sistemas locales, el progreso alcanzado durante la ejecucién y los mecanismos de control de la eficiencia para vencer las dificultades. En todos los casos se pretendfa establecer una estrecha relaci6n entre el administrador local y el investigador. Se encontré que el papel del administrador local era mds evidente en las fases iniciales del proceso de evaluaci6n, en fa observacién de la pertinencia del programa, mientras que el papel del investigador se destacaba mas en el andlisis del impacto. ¢Cuales deficiencias fueron encontradas? Prescindiendo de la regién analizada, los SILOS evaluados presentaban deficiencias cominmente encontradas también en otros servicios de salud de América Latina. Los indicadores principales mostraban la necesidad de capacitar a los Mderes del sector salud en ADMINISTRACION, EPIDEMIOLOGIA Y METODOLOGIA OPERACIONAL, asi como la necesidad de interesarse més por la CALIDAD de los servicios prestados, sea de atencién ambulatoria u hospitalaria. Principates problemas i jentificados: ® Deficiencias en la coordinacion intra y extrasectorial. ® Sistemas administrativos, clinicos y epidemiol6gicos ineficientes. Escaso aprovechamiento de la informacidn existente para la adopciGn de decisiones. Necesidad de capacitacién permanente de recursos humanos en determinadas areas. @ Deficiencias en el mantenimiento de instalaciones y equipo. = Resistencia a la descentralizacién de la autoridad para tomar decisiones en el nivel local. ™ Conocimientos técnicos timitados para la programaci6n y la gestiGn estratégica locales. "= Administracién inadecuada de material, medicamentos, vacunas y otros suministros. = Falta de motivacién y de preparacién para actuar en equipo. "= Conocimiento limitado de la administraci6n financiera en el nivel local. . Falta de normas para la referencia y contra-referencia de pacientes, Desconocimiento de las técnicas de evaluacién de la calidad. Ninguna tendencia a utilizar indicadores epidemiolégicos para tomar decisiones. Descuido en Jas técnicas bésicas de saneamiento y desconocimiento de los procedimientos de proteccién ambiental.Por qué publicamos esta serie de Manuales? En vista de las cuestiones identificadas en las observaciones de estudios de casos, la OPS. de acverdo con Ja Fundacién W.K. Keltogg, decidié publicar una serie de manuales con objetivos sgenerales orientados a incrementar el desarrollo econdmico y social en los SILOS mediante una ‘mejor administracién del sector salud; mejorar la productividad de los servicios pablicos y mejorar las condiciones de saneamiento en e! nivel urbano (proteccién ambiental) y en la lucha contra las condiciones de vida insalubres. Cudles temas son tratados en los Manuales? ‘Los temas tratados en esta serie HSS/UNI de Manuales son: 1, Tendencias contempordneas en la gestiOn de la salud. 2. Conceptos sobre programacién en los sistemas locales de salud. 3. Recursos humanos en salud. 4. Administraci6n de recursos materiales en salud. 5. _Administracién de sistemas de suministro de medicamentos y vacunas. 6. Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo 7. Administraci6n financiera para gerentes de salud. 8. Pautas para el establecimiento de sistemas locales de informacién. 9. Gerencia de la calidad. 10. Vigilancia epidemiol6gica. 11, Vigilancia sanitaria. 12. Vigilancia ambiental.” ZA quién sirven estos Manuales? Los Manuales fueron preparados para auxiliar tas actividades de gerencia diaria de los responsables superiores por la administraci6n de sistemas locales de salud y sus componentes. Las euestiones son tratadas de manera amplia para el no especialista en los temas, y no tiene el objetivo de ensefiar técnicas bésicas de procedimientos. Su formato fue hecho con el propésito de recibir revisiones periddicas y eventuales actualizaciones de sus capitulos. Esperamos asi haber contribuido, por fo menos en parte, para la solucién de problemas identificados en las evaluaciones realizadas. Humberto de Moraes Novaes Asesor Regional en Administracion de Hospitales y Sistemas de Salud Editor General de la Serie * La Divisi6n de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Salud de la OPS/OMS sigue preparando otros ‘Manuales para esta Serie PALTEX de documentos operativos: No. 13, Prevencién y control de infecciones hhospitalarias (incorporado en el Volumen IV de esta setie), y No. 14, Prototipo de educacién en administracién hospitalaria, ixConceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud Introduccién La organizacién apropiada del proceso de desarrollo de Ia infraestructura fisica de los servicios de salud se constituye en tema de primordial importancia. La funcién funda- mental de los establecimientos de salud para hacer accesible los servicios a la poblacién del continente, deberé ser complementada con Ia de incorporar a dichos servicios, en la medida que sea necesario y dentro de las posibilidades reales de cada pats, los elementos y beneficios del incremento tecnol6gico moderno. Su planificacién, desarrollo, mantenimiento y conservacién requieren de una cuidadosa atencién, Los andlisis de su propia situaci6n realizados por los pafses, como parte de los esfuerzos para extender la cobertura de los servicios, hhan puesto de manifiesto que las politicas nacionales para la planeacién, disefio, construccién, equipamiento y mantenimiento de establecimientos de salud frecuentemente no han tenido una aplicacién real. Las circunstancias en las cuales, hist6ricamente, se ha desarrollado la infraestructura fisica, no han dado la oportunidad ni el tiempo necesarios para crear mecanismos efectivos de aplicacién de dichas politicas. Debido a la necesidad de atender situaciones de "emergencia", frecuentemente ha sido necesario responder a este campo con actividades que si bien han facilitado soluciones en situaciones criticas, por su carfcter epis6dico, tales experiencias solo han contribuido en forma modesta al desarrollo de la capacidad autéctona y eficiente para el manejo de las inversiones cen infraestructura fisica, Ante la evidencia que los recursos fisicos en salud suften un progtesivo proceso de deterioro, el papel del _mantenimiento consiste en: © Asegurar la correcta operacién ¢ incrementar la confiabilidad de los sistemas basicos de ingenierfa, instalaciones y equipos del hospital a través de la realizacién de actividades de organizaci6n, direccién, planeacién, ejecucién y control, 3 Aplicar politicas, métodos y técnicas de conservacién, con miras a lograr una disminuciéa en la incidencia de fallas imprevistas, asf como incrementar la productividad, confiabilidad, seguridad, eficiencia y eficacia del recurso. fis garantizando las Sptimas condiciones de bienestar para el paciente. EJ mantenimiento es, ante todo, la gerencia y administracién de recursos sobre bases s6lidas de ingenieria y las decisiones técnicas deben ser confiables y estar basadas en informaciones que faciliten un conocimiento real de los problemas.2 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo EI mantenimiento no es, en manera alguna, ‘un fendmeno estético. Por el contrario, y aunque parezca paraddjico, es fundamen- talmemte un concepto evolutivo. Mantener, desde el punto de vista técnico-econémico, implica la realizacién de todos los actos necesarios para que la obra civil, instalaciones, equipos y 10s grupos humanos que los operan y conservan, hagan posible, en forma permanente, la’ generacin de bienes y servicios en condiciones 6ptimas de economfa o, por lo menos, en las. mismas condiciones relativas con que iniciaron su operacién. La incidencia del mantenimiento de ta infraestructuca fisica en salud sobre la operacién de los centros de peoduccién determina, en gran parte, los niveles de productividad. En muchos casos, la operaci6n deficiente de los equipos, y en otros la imprevisiGn para crear las reservas de sustitucién, da origen a la interraycién del proceso productive y con ello se contrarresta 0 se anula el rendimiento de un equipo cuyas caracteristicas de disefio y operacin iniciat prometfan éptimos niveles de eficiencia. Bajo condiciones normales de uso todo ‘equipo tiene un correcto estado de ‘operacién, condicionada al ambiente y a los defectos de fabricacién ¢ instalacin considerados como aceptables. Todo defecto imputable al uso tiene asociado un incremento en el nivel de desgaste, el cual determina las acciones de mantenimiento que han de tomarse cuando se ha aleanzado ei limite de deterioro. En la préctica de la medicina moderna el uso de equipos altamente complejos, producto del desarrollo tecnolégico, determina un gasto cada vez més creciente imponiendo uuna gran inversion de capital que es necesario proteger mediante adecuados sistemas de mantenimiento, incluyendo la capacitacién de personal técnico de operacion y mantenimiento, normas de seleccion y adquisicién de insumos, ast ‘como la aplicaci6n de técnicas modernas en la operacién y conservacién del equipamiento médico hospitalario. Si la formacion de un capital aplicado a bienes de produccién de servicios médica asistenciales exige el uso intensivo de tecnologia, de esfuerzo y experiencia, el conservarlo requiere de elementos similares y de hecho el garantizar la capacidad productiva del recurso fisico en salud en a forma més eficiente y econémica, equivale a mantener 0 incrementar el capital invertida, Pero més significante ain que la inversion econémica en sf es la prestacién de los servicios de salud a la poblaci6n, para lo ‘cual 10s Establecimientos de salud fueron creados. No existe un patron de comparacién, en términos de dinero, para compensar una incapacidad fisica 0 la pérdida de una vida humana por causa de la falla o ma} funcionamiento de un equipo. Proteger una cuantiosa inversion es importante, pero asegurar la asistencia médica adecuada, en el momento oportuno, 10 es mucho més mantenimiento, o di El evitar las consecuencias graves debidas al deterioro es la razén de ser del 10 de otra manera, la esencia del mantenimiento esté en eliminar los puntos débiles: aquellos en los cuales la frecuencia de falla, a pesar de ser de irregular aparicién, amerita una accién para su correccién definitiva.Conceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud 3 Figura 1. Efecto del mantenimiento sobre ta vida util y capacidad operativa de la Infraestructura fisica del hospital | MANTENIMIENTO DEFICIENTE | COPERACION DEFICIENTE INFRAESTRUCTURA FISICA DEL HOSPITAL, | | | MENOR CAPACIDAD | aumenta ee costo ee i | DE SERVICIO DURANTE Or oPcRAGON lal su RENDIMIENTO be Servicio DURANTE i i vumentac.costo |e —_seeouce — L-—+| _amevon riewro oe DE REPOSICION | suvion ure | senvicio Ac pacenre ~ | EFECTOS NEGATIVOS SOBRE OTROS EQUIPOS YI SERVICIOS DE La INSTITUCION ¥ EFECTO DIRECTO: _SE REDUCE SUSTANCIALMENTE LA CAPACIDAD, CALIDAD Y OPORTUNIDAD DE LOS SERVICIOS QUE PRESTA EL HOSPITAL. EFECTO INDIRECTO: PARA RESOLVER SITUACIONES DE EMERGENCIA SE DERIVAN LOS RECURSOS REGULARES CREANDOSE DEFICITS EN CTROS RENGLONES.| — NO HAY GARANTIA DE CALIDAD NIDE SEGURIDAD4 Mantenimiento de tos servicios de salud: insilaciones y bienes de equipo Conceptos de un sistema de mantenimiento Un sistema de mantenimiento hospitatario contempla todas las medidas que son necesarias para conservar la obra civil, instalaciones y equipos de un establecimiento de salud en condiciones aceptables de funcionamiento, 0 de repararlos en caso necesario para garantizar su correcta operacién, Planificacién del mantenimiento Para que un programa de mantenimiento sea exitoso, requiere de una cuidadosa “planificacién”, responsabilidad que, tradi- cionalmente, recae sobre las autoridades de la instituci6n de salud y mas especificamente sobre el administrador, quien posee la autoridad y los conocimientos nevesarios para elaborar un “plan de mantenimiento” el cual, posteriormente, se traduciré en acciones que seran puestas en préctica por el Jefe de Mantenimiento det hospital. {Cuales son algunas de las razones para implementar un buen plan de mantenimiento? © La primera raz6n, y definitivamente la ‘més importante, es la proteccién de la vida y la garantia de seguridad del paciente. ‘Ademés del excesivo costo que representa para la instituci6n un deficiente programa de mantenimiento, e] "tiempo muerto" del equipo hospitalario genera setios riesgos para Ja vida de 1as personas a las cuales, potencialmente deber4 prestar sus servicios. © Una segunda razén es la economia Debido a los crecientes costos de la atencién, hospitalaria, es de primordial importancia la aplicacion de medidas para reducirlos. Es cierto que existen muchos elementos que resultan dificiles de controlar, conto en el caso de los salarios y los suministros médico-hospitalarios, pero algunos pueden ser minimizados. Tal es el caso de las reparaciones de la obra civil, instalaciones, equipos ¥ el control del consumo de los recursos energéticos y los fluidos. 2 Como una tercera razén, pueden ser considerados los aspectos relacionados con el impacto de un bven programa de mantenimiento sobre las _“relaciones piblicas". El mejor "relacionista” del ‘mundo no podré realizar su trabajo en un hospital que presente altos riesgos para la vida e integridad, tanto de tos. pacientes como para el personal de planta y los visitantes. Los usuarios esperan que de todos io8 lugares del mundo el hospital sea 1 lugar donde se presenten menores riesgos ¥y peligros para su salud e integridad fsica. ‘Como anélisis final, el administrador tiene la responsabilidad basica de que el hospital se encuentre listo, en todo momento, y que funcione dentro de los mas estricios pardmetros de calidad y eficiencia. Pero, chmo puede el administrador conocer, elemento por element, si la planta fisica del hospital, inctuyendo sus instalaciones y equipos, operan correctamemte y estén siendo mantenidos en forma adecuada? Existen muchas formas de lograrlo: Resolta axiomético el afirmar que "una onza de prevencin es mejor que una libra de cura". Unas pocas gotas de aceite aplicadas motor eléctrico de un equipo puede prevenir que este sufra desperfectos mayores, con el consiguiente aumento proporcional de los costos de reparacién incrementados por el “costo funcional” que representa el ‘mantener el equipo fuera de servicio durante un periodo determinado de tiempo.Conceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud $ La primera es el _convencimiento inequivoco de parte del administrador de que resulta esencial el contar con un buen “programa de mantenimiento", con sus diferentes modalidades de aplicacién, En seguida, asumiendo que el administrador cree firmemente en fa necesidad de contar con él, deberd asegurarse de que cuenta con fa persona adecuada al frente del Servicio de Mantenimiento, que posea los conocimientos necesarios y demuestre interés por implantar y llevar a feliz término el programa. © Una vez que el programa ha sido establecido el administrador requeriré de mecanismos de informacién que le permitan evaluar el desempefto del programa, en todos sus aspectos, y a todo lo largo y ancho del hospital. © Finalmente, el administrador debera destinar los fondos necesarios para el ‘mantenimiento. En un hospital, los objetivos basicos son la conservacién de la vida y la recuperacién de lz salud de los pacientes. Resulta imposible darle un valor monetario a la vida. La sustitucién de “econom{a” por “calidad” se traducira en detrimento de la atencién médica y hospita- laria, con los consiguientes riesgos para el bienestar y salud de los pacientes.” Caracteristicas de un programa de mantenimiento La aceptacién del reto de iniciar ¢ imple- mentar un “sistema de mantenimiento plani- ficado" es a todas luces esencial. Sin embargo, deber4n ser reconocidos algunos factores basicos si se pretende que el programa tenga éxito. * Sobre el tema de gerencia de la calidad en los servicios de salud, véase el Manual No. 9 de esta Serie. {Cuédles son los factores que garantizan que el programa sea exitoso? © Cualquier persona involucrada en el proyecto debe creer en el sistema y estar plenamente convencido de sus beneficios. © El sistema adoptado debe ser simple y claro pero con la suficiencia necesaria para satisfacer las necesidades y requerimientos tecnol6gicos de cada instituci6n hospitalaria en particular ser el medio y no el fin gltimo, © El programa debe contar con un sistema de informacién apropiado para facilitar la gestién. Criterios para establecer un programa de mantenimiento La planificacién del mantenimiento exige la existencia de un programa, el cual debe incluir los siguientes puntos erfticos: © una cuidadosa evaluacién del universo de accién del programa; © uma decisién tomada con base a claros criterios de ingenieria sobre aémo, con quién y cuando realizar cada tarea 0 procedimiento; El servicio de mantenimiento del hospi- tal no es un "generador de ingress" para la institucién; pero un buen mane- Jo técnico-administrativo puede justifi- car plenamente su existencia por las economfas que genera y por la garantia de contribuir a proporcionar una ade- aciente.6 _Mantenimienio de los servicios de salud: insialaciones y bienes de equipo Figura 2. Locisnica ‘SUMINISTROS CONCIENTIZACION PRESUPUESTO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: ‘TECNICOS, INFORMACION SC ASISTENCIA TECNICAS, INVENTARIO. DE RECURSOS FISicos ADMINISTRACION GENERAL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PLAN DE MANTENIMIENTO 'Y CONSERVACION DEL RECURSO FISICO "ACCIONES DE MANTENIMIENTO. INFRAESTRUCTURA ounaiwyaino3: SSNOIOVIVISNI Factores que intervienen en el proceso de planificacién det mantenimniento de establecimiento de salud DECISION POLITICA PERSONAL, TECNICO TIPOLOGIA DEL. MANTENIMIENTO ORGANIZACION FACILIDADES, LOcATIVAS HERRAMIENTAS. Y EquieasConceprualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud 7 cid completa de lo que es necesario inspeccionar en cada unidad funcional, incluyendo pardmetros de desempefio tales como: temperatura, presiones y otras lecturas especificas que son normales en el funcionamiento de los equipos; ‘© instrucciones detalladas y precisas sobre los procedimientos técnicos a realizar, incluyendo situaciones especiales 0 . cuando sea pertinente; © decisiones sobre la frecuencia y extensién de las acciones de mante- nimiento; + cuidadosa selecci6a y capacitacién del personal técnico responsable del programa de mantenimiento preven tivo; * un sistema de manejo y procesa-miento de la informacién bien definido, que contemple un minimo de trabajo secretarial de parte del personal técnico y administrativo del mantenimiento; © establecimiento de un efectivo sistema de supervisién, control y evaluacién de los procedimientos, normas y directrices técnico-administrativas _implantadas dentro del programa, tanto para el servicio propio como para los contratos ccon terceros.” Programa de mantenimiento preventivo sistemdtico Con el objeto de obtener Ia maxima eficien- ccia y Ia Optima operacién de los equipos existentes dentro del hospital, se requiere de un sistema I6gico y probado de “manteni- ‘miento preventivo” debidamente ptanificado y estructurade. Este sistema previene las fallas e interrupciones en la operacién de la obra civil, instalaciones y equipos a través Sobre el tema de administracién de recursos humanos, véase e! Manual No. 3 de esta Serie. de sus cuatro tareas basicas: limpieza, ins- pecci6n, lubricaci6n y ajuste. La carga de trabajo de mantenimiento preventivo se determina como producto de tun detallado estudio de las actividades a realizarse sobre la infraestructura fisica del establecimiento de salud y de una cuidadosa seleccién, en funcién de os criterios de vulnerabilidad, costo, servicio critico, y no eritico y otros factores relevantes Es en su esencia, un programa disefiado para facilitar la inspeccién periédica, servicio de limpieza y realizacion de reparaciones y ajustes de rutina de la obra civil, instalacién Y equipos dentro de! hospital Su propésito se fundamenta en el descubri- miento oportuno y nticipado de aquellas condiciones anémalas que podrian conducit a interrupciones no previstas en la operacién normal del equipo, ser causante de lesiones al personal 0 producir daftos que reviscan ‘mayor gravedad, con ef consecuente aumen- to en ef costo de las reparaciones y, en algunos casos, obligar al reemplazo prema- turo de Ta unidad antes de la expiracién de su perfodo de vida til. Ineludiblemente, el mantenimiento preven- tivo debe apticarse sobre toda la infraes- tructura fisica del establecimiento de salud, ya que de su grado de efectividad depende ta garantia de buen funcionamiento de la misma a lo largo del tiempo. Las fallas en sv adecuada aplicacién casi siempre se traducen en desorden, anarquia y altos costos, con la consiguiente generacién de problemas adicionales de todo tipo, téeni- cos y no tecnicos, que tarde o temprano son causantes del deterioro, total o parcial, tanto de la obra civil como de tas inst eguipas det hospital.8 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo Programa de mantenimiento correctivo El "“mantenimiento correctivo", o curative’, comsiste en la realizacién de reparaciones de emergencia que se efectian para evitar que la infraestructura fisica se convierta en inoperable 0 para recuperar sus condiciones operativas y funcionales dentro del corto plazo. La asignacién de prioridades _reviste particular importancia en el mantenimiento correctivo, ya que por su misma naturaleza, si estas actividades no se limitan a lo estrictamente necesario, puede Megar a consumir 1a totalidad de los recursos materiales y econémicos disponibles para mantenimiento, con un desmedro en ta calidad, eficiencia y oportunidad de las actividades de conservaci6n. Programa de reparaciones, reformas y/o ampliaciones Los frecuentes cambios tecnolégicos en materia de salud, 1a creciente dinémica hospitalaria impuesta por la moderna pedctica de la medicina moderna, y el aumento en la demanda de los. servicios médico-asistenciales, exigen con mucha frecuencia la remodelaci6n o ampliacién de 1a planta fisica, ast como ta actualizacion 0 modernizacién de las instalaciones equipos. Por consiguiente, este tipo de trabajo deberd ser tomado en cuenta dentro de la programacin de actividades del Servicio de Mantenimiento y ser igualmente programado y desarrollado dentro del sistema propuesto, El programa de mantenimiento preventivo deber4 elaborarse sobre bases técnicamente bien estructuradas y con la premisa de mantener el equipo en éptimas condiciones funcionales y de seguridad.Conceptualizacién del mancenimiento del recurso fisico en salud 9 Figura 3. _Criterios para establecer un programa de mantenimiento y conservacién. DIRECTIVO. NIVEL NIVEL EJECUTIVO NIVEL OPERATIVO DIRECCION DEL HOSPITAL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PLAN DE ACCION ‘METaDOLOGIA ‘COBERTURA Proceot eNOS wens ¥ omserivos SeteccionY CAPASRACON STpeRVISTOR CONTROL MENTACION VAWACIODConceptos de la gestién administrativa de los servicios de mantenimiento en el nivel institucional Desarrollo de la infraestructura de Jos servicios de salud EI sistema de servicios de salud es un conjunto de elementos y mecanismos relacionados y organizados @ través de los cuales la inffaestructura de servicios, recussos humanos y financieros se ordenan ‘y esttatifican dando forma a los instrumentos operatives de la tecnologfa médica y sanitaria para realizar servicios de salud integrales. La necesidad de superar las testricciones de cardcter politico, administrativo econsmico-social, ha dado origen a la formulacién de politicas, planes y programas orientados a lograr una mayor eficiencia en la utilizacién de los recursos asignados ai sectot salud. Las tendencias observadas en los pafses de América Latina indican la renovacién de cesfuerzos para hacer efectiva la coordinacién iciones del sector, mejorar las materia de administracién y fortalecer los niveles descentralizados del sistema de servicios, como condicién necesaria para lograr la implamtaciéy, definitiva de los esquemas de regionalizacién. Los sistemas locales de salud (SILOS), conforman el punto focal del sistema administrativo y se constituyen en uno de tos componentes bisicos de la extensién de cobertura, a través de sus efectores, que forman parte de ta ted de servicios de salud y garantizan el acceso de Ia poblacién a tos servicios médicos mediante el desarrollo de acciones oportunas, eficientes, eficaces equitativas. Sin embargo, a este nivel, es notoria ta debilidad © incapacidad institucional para cumplir con las acciones bésicas en materia de la conservaeién y el mantenimiento de la infraestructura fisica en salud, en vista de que no aparece una definicién clara y precisa de sus funciones, responsabilidades y lineas de accisn, En consecuencia, la estructura predominante no satisface las necesidades reales en la materia y ha sido superada, ampliamente, por los problemas existentes, tanto en el orden técnico como funcional y administrativo, La inexistencia de sistemas nacionales de ingenieria, conservaci6n y mantenimiento de Ja infraestructura fisica en salud, que actien coordinada y paralelamente con ef desarrollo Y¥ ejecucion de proyectos para la Construccién, ampliacién y/o remodelacién, asi como el equipamiento de estable- cimientos de salud, ha producido serios problemas de tipo fisico-funcional. Estos problemas aunados a Ja carencia de acciones efectivas de mantenimiento, han conducido a los venttos asistenciales a situaciones operativas muy precarias, por razén del mal estado de su obra civil e instalaciones bisicas, tanto en las Areas. especializadas para atencién del paciente, como en las de servicios de apoyo. En la gran mayoria de las instituciones no existen instalaciones y talleres adecuados y el "mantenimiento” se reduce a ta eplicacién de acciones correctivas bésicas, efectuadas en forma elemental, por parte de personal empirico” 0 con escasa preparacién y sin rningin criterio u orientact6n de tipo téenico, ocasionando, en consecuencia, dafios mésConceptos de la gestin administratina de tas servicios de mantenimiento en el nivel instiucional 11 serios y en muchos casos la inutilizaci parcial 0 total de los equipos. EI alto grado de obsolescencia fisico- funcional alcanzado en la actualidad por este motivo, ha generado la necesidad de reinvertir, prematuramente, _cuantiosas sumas de dinero en la adquisicién de nuevos equipos, algunos de ellos producto de sofisticadas tecnologias desacordes con la capacidad del pafs de garantizar su operacién y mantenimiento, Un alto porcentaje de los mismos no ha podido ser instalado, — manteniéndose almacenado en algunos casos por espacio de Varios afios, comprometiendo en forma desafortunada los escasos recursos econd- micos que, e otras circunstancias, podrfan set destinados a la conservacién y/o ‘mejoramiento de la infraestructura fisica y la capacidad instalada de los establecimientos de salud del sector, y a la adquisicién de tecnologfas més apropiadas. Recursos humanos’ No se han establecidos criteriosy Procedimientos para la seleccién contratacién de personal técnico para atender las crecientes necesidades de mantenimiento, a todo nivel. De hecho, no se dispone de programas espectficos orientados a mejorar el nivel de entrenamiento y capacitacién del personal comprometido en labores de ‘mantenimiento y conservacién del recurso fisico, Sobre el tema de administracién de recursos humanos, véase el Manual No. 3 de esta Serie. Recursos econémicos y financieros Se reconoce que existe insuficiencia de recursos financieros para atender as necesidades de mantenimiento y conser- vacién del recurso fisico. Sin embargo, tradicionalmente, han sido asignados algunos Pequefios rubros para atender acciones prioritarias; pero en la mayoria de los casos, resultan inadecuados e insuficientes. Existe una deficiente formulacién y asigna- cidn de los presupuestos operatives a nivel de los establecimientos de salud. A esto se suma la poca o ninguna importanci2 dada a la funcién de mantenimiento a nivel institucional. Generalmente, las erogaciones se realizan bajo circunstancias de manifiesta emergencia 0 cuando se presenta una interrupcién completa de los servicios. Recursos tecnolégicos La ausencia de estos recursos representa un grave problema para ef cumplimiento de la funcién de mantenimiento. La carencia de informacién técnica adecuada constituye un factor critico que dificulta enormememe la realizacién del mantenimiento del equipamiento médico hospitalario, Lo anterior, es consecuencia de que los manuales, instructivos, planos, diagramas, etc., quedan en poder de los proveedores 0 firmas contratistas at no set incluidos cuando se efectia la entrega de los equipos. Esto suele ser el resultado de la poca importancia ylo desconocimiento de las personas Tesponsables de 1a adquisici6n de bienes ¢ ‘nsumos hospitalarios.12 Mantenniento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo La ausencia de regulaci6n, normatizacién y estandarizacién con respecto a los programas de adquisici6n de equipo médico-hospitalario {y en muchos casos sin ningin tipo de anilisis téenico) ha generado wn grave problema de “heterogeneidad” de los equipos en cuanto a su tipo, marca y procedencia, asi como condiciones de subutilizaciGn de los mismos. No se dispone de informatién préetica, de carécter técnico-administrativo, sobre aspectos de conservacién y mantenimiento, tales como: * manuales de organizacién, normas y procedimientos; ‘© programas y planes de mantenimiento técnicamente estructurados; * — instructivos de mantenimiento, repara- ign y calibracién de equipos; + planos actualizados, (arquitecténicos y de imstalaciones), de los estable- cimientos de salud. Instalaciones para almacenaje En la mayorfa de los casos, durante el proceso de planificacién y disefio de los establecimientos de salud, no son previstas las teas especificas para alojar las instalaciones necesarias para el servicio de mantenimiento. En consecuencia, con mucha frecuencia, se encuentra que han sido improvisados talleres en sitios totalmente inadecuados, como son 10s cuartos de calderas y subestaciones eléetricas. Como consecuencia de la falta de mantenimiento, deficiente usilizacién, caren- cia de repuestos, espera de instalacién, etc., existe en los hospitales una considerable cantidad de equipos que se encuentran fuera de servicio. En algunos casos, ante la carencia de bodegas adecuadas para su almacenarsiento provisional, se encuentran abandonados 0 deteriorindose, expuestos a Iz accién del polvo, la humedad y, con mucha frecuencia, a la intemperie. funcién asignada. Ademds de la ausencia de talleres adecuados, es muy notoria la carencia de equipos y herramientas para realizar las labores de mantenimiento y reparacién de la obra civil, instalaciones y equipos. Es frecuente que el personal asignado a mantenimiento se vea en la necesidad de utilizar herramientas de su propiedad para poder cumplir con taOrganizacié6n técnico-admi inistrativa del servicio de mantenimiento del hospital Principios de organizacién ‘Ademis del concepto general del ho como entidad dedicadz a fa atencién y recuperaciéa de los pacientes, el punto ‘dasico a tener presente antes de iniciar el proyecto de estructuracién y organizacién del Servicio. de Mantenimiento, es el convencimiento por parte de los directivos de la institucién de que es nevesar establecer, dentro de! marco referencial determinado por la organizacién general del hospital, un servicio gil y dinémico que posea la suficiente capacidad técnica y agilidad administrativa para llevar a cabo, ‘con el mayor grado de eficiencia, eficacia y oportunidad, los programas y careas asignados al mismo. Teniendo pleno conocimiento del medio, la cobertura y complejidad del programa de ‘mantenimiento de la obra civil, instalaciones ¥y equipos del hospital, deberd procederse a desarrollar la organizaci6n correspondiente que permitiré al personal técnico, administrative y auxiliar del Servicio de Mantenimiento, visualizar fécilmente las lineas de autoridad, sus deberes, funciones y responsabilidades. Tanto el tamafio del hospital como su disposicién fisico-funcional y arquitect6nica, son factores determinantes que condicionan fa organizacién del servicio de Manteni- miento. En general, su estructura debe estar acorde con las ‘necesidades, recursos disponibles y tipo de instalacién fisica, Funciones del servicio de mantenimiento ‘Algunas de as funciones principales establecidas para el Servicio de Mante- nimiento del hospital pueden ser: © Determinar, investigar y analizar los problemas capitales de conservacién y mantenimiento de la institucién. © Planear la organizacion y definir Componentes, sistemas, normas y procedi- mientos de conservacién de) hospital. © Determinar la necesidad de los recursos tecnolégicos, humanos y econémicos que sean necesarios para cumplir a cabalidad con la funcién de operacién y mantenimiento del recurso fisico. © Definir y establecer la organizacion de personal dentro del Servicio, determinando Claramente las funciones, responsabilidades ¥y su estructura jerérquica, tanto desde el punto de vista téenico como administrativo, © Establecer e implantar las “politicas generales" y "particulares" que regirén la operacién del Servicio, con base en la Politica establecida por los estamentos gerenciales y administrativo de la institucién de salud. 5 Prestar asistencia y asesoria técnica a la Direccién del hospital en todos los aspectos selacionados con el mantenimiento, adquisi- cién de bienes y equipos, proyectos de remodelaci6n, reforma o ampliacién de la planta fisica, etc. © Propiciar y apoyar el mejoramiento de la capacidad profesional, técnica, cultural y ‘econémica del personal asignado a mante- nimiento, a través de programas de capacita- cin en las diferentes Areas técnicas y de relaciones humanas, asf como la aplicacién de incentivos econémicos con el Snimo de fortalecer el espfritu de everpo y la mistica institucional.14 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y blenes de equipo 9 Mantener una permanente _comuni- cacién con los jefes de la institucién, para faciltar Ya toma de decisiones, mejorar las condiciones en la prestacién de los servicios y alcanzar una mutua satisfaccién por la labor realizada. © Garantizar el suministro de los servicios bisicos que requiere fa institucién para su normal funcionamiento, en el marco del mejor criterio técnico y bajo dptimas condiciones de oportunidad, eficiencia seguridad y economfa. | Garantizar el cumplimiento de ta “funcién de mantenimiento", en sus diferentes modalidades, mediante la aplicacién de planes y programas, técnicamente estructurados, bajo estrictas normas de supervisi6n y control, tanto en el orden técnico coma administrativo. Reglamentos, normas y procedimientos ‘La estructura organizacional del Servicio de Mantenimiento del hospital, requiere de un eglamento interno que, en sus partes fundamentales, conceptuales y metodo Wegicas, se ajuste ala politica y siga las pautas del "reglamento general” adoptado por el hospital. El "Manual de Organizacién, Normas y Procedimientos"™ deber4 contener: Ja asignaci6n de la misi6n basica; la determinacién de las funciones y abjetivos; * ef establecimiento de fas capacidades y reas de accién; ‘Ia asignaciGn de fa planta de personal; © una estructura orgénica en la cual estén Claramente delimitadas las tineas de autotidad y establecidas las relaciones y medios de coordinacién intra € interinstitucional. Las normas y procedimientos constituyen en toda organizacién un elemento de gran valor para garantizar el cumplimiento de cualquier actividad, evitando la presencia de situaciones anormales, tanto en el aspecto técnico como administrativo, con ta consecuente presencia de traumatismos que owaronsioas 09103 OdiNda ‘viBANIatv> “UNDD vaso 3 NOIOWAWASNOD ——— |. soasye somas 0 OLNSIWINALNVWN A NOIDVEBEO ‘Sodin03 30 OLNAIWINSLNWW OANSININALNYIN 3G O1DIAURS ‘OLNSININSLNYWN 730 WORadNS TAIN -eoo} jendsoy a esed oyvayuyuayuEUI ap oPYALAS UN ap EDqUREIO waN}oNUIS “9 wand,24 Mantenimiento de las servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo Funciones del jefe de mantenimiento El Jefe del Servicio de Mantenimiento tendra las siguientes funciones: © Establecer los mecanismos técnicos, administrativos, de organizacién y control del servicio para utilizar en forma efectiva los recursos asignados a mantenimiento, ya sean estos humanos, fisicos 0 econémicos. © Blaborar, coordinar y ejecutar los planes y progtamas de mantenimiento de 1a unidad Programética, de acuerdo a las politicas del nivel central y la otganizacién regionalizada de los servicios de ingenieria y manteni- ‘miento de establecimientos de Salud. © Establecer las politicas, normas, métodos y procedimientos que sean nece- sarios para asegurar la continuidad en la prestacion de los. servicios bisicos de ingenierfa bajo condiciones normales de operacién y en situaciones de emergencia. © Mantener nexos de _coordinacién petmanentes entre el Servicio de Manteni- miento y el nivel jerarquico superior, asf ‘como con los jefes de servicios médivos, asistenciales, administrativos y auxiliares de ‘a institucién. 2 Aplicar, controlar y evaluar los diferentes planes y programas de manteni- miento y conservacién, a fin de proteger la inversin de capital, prolongar la vida itil de la obra civil, instalaciones y equipos y asegurar sus 6ptimas condiciones operativas y de seguridad. 0 Blaborar y mantener actualizado un inventario técnico del recurso fisico bajo su responsabilidad. © Suministrar al personal de manteni- miento informaci6n técnica especifica; nor- mas y procedimientos de seguridad, (indus- trial y hospitalaria), acciones preventivas y rocedimientos en casos de emergencia, etc. 1D Bstablecer y poner en préctica los reglamentos, disposiciones interns, normas y procedimientos que sean necesarios para el cabal cumplimiento de la misién y objetivos del Servicio de Mantenimiento, © Intervenir en el proceso de ejecucién, recepeién y control del cumplimiento de ccontratos técnicos suscritos con personas 0 entidades, del orden pblico o privado, elaborando el acta respectiva, dejando constancia escrita de las observaciones que sean pertinentes ¥ presentando el informe técnico a la autoridad superior del hospital. 9 Informar al nivel superior, con la frecuencia establecida en cada caso, sobre todas las actividades programadas y noveda- des del Servicio de Mantenimiento. © Preparar y someter a consideracién del hospital, previo visto bueno de la admi- nistracién, el presupuesto anual estimado de mantenimiento, como soporte evonémico det plan maestro de mantenimiento, basado en la programacién de obras y actividades para la vigencia inmediatamente posterior. © Mantener la organizacién, orden y disciplina en todas las dependencias del Servicio, dentro del més alto concepto de las relaciones humanas y el respeto mutuo. © Velar por la capacitacién del personal, fen forma integral y continuada, promo- viendo su participacién en cursos y semina- tios y a través del desarrollo de programas de adiestramiento en servicio. © Participar en la implementacién de planes y programas de seguridad y sanea- ‘miento ambiental intrahospitalariog; control ¥y combate de incendios; procedimientos en casos de emergencia y desastres naturales; evacuacién de pacientes, etc.Planifica Principios basicos y responsabilidades Es responsabilidad de! Jett de Mantenimien- to del hospital, realizar un estimativo de los requerimientos tecnol6gicos, financieros y de recurso humano necesarios para llevar a cabo los progtamas de suministro de los servicios bésicos, mantenimiento y conserva- cién de la obra civil, instalaciones y equipos, y presentarlos oportunamente a la istracion del hospital para su apro- piacion y ejecucién, La presentacién de la programacién de actividades y su respectivo presupuesto, deberé efectuarse en forma estandarizada y de acuerdo con la metodologfa, normas y procedimientos establecidos y expresada en términos acordes con las funciones y responsabilidades del Servicio de Manteni: miento a nivel institucional. En la fornutacién del proyecto de presu- puesto deberé mantenerse en mente la premisa de que el objetivo primario del Programa de mantenimiento consiste en asegurar el suministro de los servicios bisicos que sean necesarios, en forma apropiada, oportuna, segura © ininte- rrumpida, especialmente cuando éstos afecten directamente los procedimientos de atencién al paciente. Como objetivo secundario, puede ser considerada la preservacién de ia vida stil del equipamiento y la reduccién de los costos de operacién y conservacion de la planta fisica, instalaciones y equipos Telacionados. mn y administracién de recursos Operacién de Ja planta fisica EI Servicio de Mantenimiento del hospital es responsable de la operacién de la planta fisica y el suministro de todos los servicios basicos de ingenierfa, como son: © energia eléctrica, (normal y de emergencia); * agua potable (frfa y caliente); * vapor; * servicio telefinico y radiocomu- nicaciones; + eliminacién de aguas residuales y su tratamiento (cuando lo iltimo esté claramente determinado); «manejo y disposicién final de residuos ambiental (aire acondicionado y ventilacién mecénica). Los gastos ocasionados por concepto de la prestacién de estos servicios deberin ser incluidos dentro de ta programacién del Presupuesto de operacién y comprende, ‘entre otros los siguientes: * servicio de suministro de energia eléctrica (fuente externa y planta de emergencia); * servicio de suministro de agua potable y alcantarillado; servicio telefinico; suministro de combustibles y lubri- cantes; compuestos quimicos para el trata- miento de agua potable y agua de alimentaci6n de tas calderas; * servicio municipal de recoleccién de residuos s6lidos; * otros, no espectficos,26 _Mantenimiento de los servicios de salud: insialaciones y bienes de equipo Figura 7. Servicios bisicos bajo responsabilidad del servicio de mantenimiento del hospital de nivel local. SERVICIOS PUBLICOS ELECTRICIDAD MEDIO AMBIENTEPlanificacion y administracion de recursos 27 Figura 8. indices generales aproximados de la inversién de capital inicial incluyendo Nowa: la expectativa de vida stil de una institucién de salud. 5% EQuiPo MOVIL 5-8 afios de vida util 18% EQUIPO FIJO 15-20 afios de vida util 30% OBRA CIVIL 40-50 afios de vida util 50% COSTO de INSTALACIONES ¥ Equipos de Ingenieria 20 afios de vida Util 1s de cada uno de los grupos., tacién de servicios, poner perisdicamente Resulta evidente que para mantener la capacidad del Hospital como unidad de poor lo menos al mismo nivel que fué establecido en su apertura, es necesaric estos componentes..28 — Mantenimiento de las servicios de salud: insalaciones y bienes de equipo Mantenimiento y reparacién de la planta fisica El costo inicial de los sistemas y equipos de ingenietia (mecénicos y eléctticos) de una institucién de salud (hospital) de mediana complejidad puede exceder, fécilmente, el 40% del costo de la obra civil. Sin embargo, ea este caso particular, su valor real deberd ser calculado mediante la elaboraci6n de un “inventario técnico total”, debidamente valorado. Se sobrentiende que al hablar de mantenimiento de los sistemas y equipos de la planta fisica no se incluye la conservaci6n de la obra civil y el equipamiento médico hospitalario, Este aspecto deberd ser considerado y evaluado pot separado, Si no se toman las medidas adecuadas y no se hacen las apropiaciones presupuestales en forma oportuna y adecuada, este indice puede aumentar hasta llegar y ain sobrepasar el Ifmite superior, debido a un bajo nivel de conservacién, acumulacién de rutinas y trabajos de —mantenimiento preventivo, aumento de las reparaciones de emergencia, etc, Esto conduce a la deficiente prestacion de los servicios de apoyo a las diferentes actividades médias y _paramédicas, disminucién de Ta vida ditil de los equipos y la consecuente necesidad de reposicién prematura de los mismos. Mantenimiento preventivo El Jefe de Mantenimiento debera revisar la cobertura del programa de mantenimiento preventivo (PMP), esto €s, el tipo y némero de los equipos incluidos 0 no dentro del mismo, de acuerdo al historial de maguinaria y equipos, y decidir sobre la frecuencia y oportunidad de las inspecciones que puedan ser necesarias para lograr la prevencién de fallas ¢ interrupciones en el funcionamiento de las instalaciones equipos. Adicionalmente, deberd elaborar el proyecto de programacién para el afo siguiente, sobre todo en el aspecto de inclusi6n de nuevos equipos dentro de PMP. El resultado de estos hallazgos y decisiones determinaré el valor estimado del programa de mantenimiento preventivo (PMP) en términos de costo de mano de obra, Tepuestos y materiales necesarios para llevar a término la programacin de\ afio siguiente. Mantenimiento corrective El Jefe de Mantenimiento del hospital deber’ revisar el historial de maquinaria y equipos y los tegistros de fallas menores de los ‘equipos més representatives y significativos, para determinar si el nivel de mantenimiento aplicado ha sido adecuado, Como regla de aplicacién universal, desarrollada a traxés de estudios y Ia experiencia de organismos internacionales comprometidos en el problema de mantenimiento del recurso fisieo en salud, se estima que el costo anual de mantenimiento de los equipos puede oscilar entre el 2,5% y el 8% del costo de inversiGn inicial del mismo, legando al 10% en el drea de equipos de alta tecnologia. Légicamente, cuando esta apropiacién es aplicada a instalaciones nuevas, con buen mantenimiento y atendidas por personal debidamente calificado, el costo se aproxima al limite inferior.Planificacion y administracion de recursos 29 cualitativa y cuantitativamente, para conservar los equipos y sistemas en las mejores condiciones de operacion y, de ser necesario, introducir los cambios que sean indispensables de realizar, tanto en la programaci6n de la conservacién, como en la aplicacién de medidas preventivas y/o correctivas. Remodelacién y reposicién de la planta fisica Dentro de esta categoria se incluyen los cambios menores, redistribuciones y/o alteraciones de la obra civil, instalaciones y equipos, los cuales resultan més econémicos de ejecutar por parte del personal de planta del hospital durante Jz realizacién de actividades rutinarias de mantenimiento y reparacién tales como: remodelacién de espacio fisico; ‘¢ ampliacién de unidades funcionales en los diferentes servicios; * alteracién de la programacién fun- cional; ‘© sustitucién de equipos, etc. En el caso de trabajos de remodelaci6n 0 ampliacién de J2 obra civil que impliquen cambios 0 modificacién sustancial de la estructura fisico-funcional del hospital, deberdn ser sometidos a consideracién de la Direccién del hospital y a la aprobaciGn del nivel téenico superior. Administracién de los recursos de mantenimiento En general, como en todo tipo de organizacién, la calidad de los servicios de mantenimiento de las instituciones de salud, se relaciona con el grado de aprove- chamiento de los recursos disponibles. Dentro de los recursos _econdmico- financieros y materiales manejados por el Servicio de Mantenimiento del nivel local, se cuentan: presupuesto anual de gastos fondo para caja menor; © contratos para trabajos de manteni- miento y conservacién; * herramientas y equipos. Presupuesto anual de gastos Para el Servicio de Mantenimiento, el contar con un presupuesto anual de gastos permite orientar y canalizar la utilizacién de los recursos econdmicos disponibles, Io cual se traduce en mayor seguridad y libertad para la toma de decisiones relacionadas con las iades propias de la conservacién y ‘mantenimiento. Las ventajas que presenta Ta elaboracién de un presupuesto de gasto pueden resumirse en: * identificacién de ia mayor parte de las rrecesidades de mantenimiento; © valoracién de la capacidad propia del servicio para ejecutar determinados trabajos; © identificacién de otros medios disponibles que puedan ser utilizados para cubrir las necesidades de mantenimiento; © conocimiento de los precios existentes en el mercado local y del costo que pueda representar cada solucién en particular; ‘+ establecimiento de un control del gasto, en base a un plan de trabajo, que permita un mejor aprovechamiento del tiempo del personal y un equilibrio en la distribucion de las cargas de trabajo.30 Mantenimiento de tos servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo Componentes del presupuesto de gastos” A continuacién se detallan los principales componentes del presupuesto de gastos ‘Necesidades de mantenimiento, Formuladas en un listado de necesidades de la obra civil, instalaciones y equipos, tomando en cuenta ‘un ofden especifico de prioridades. © Laestimacién de las necesidades futuras debera basarse en el anilisis comparativo entre los registros de las cantidades presupuestadas en vigencias anteriores y los gastos actuales, el examen de las tarjetas del historial de maquinaria y equipos y una proyeccién de los cambios o ampli set ejecutados durante el siguiente ejercici presupuestal © Lo anterior, tiene como propésito la determinacién de las fallas mas frecuentes en Ja operacién de los equipos, la frecuencia y grado de complejidad de las acciones de mantenimiento preventivo y correctivo ejecutadss, y el andlisis de c6mo un cambio en la programacién o tipo de attividad de conservacién podré mejorar la eficacia y eficiencia del sistema. Costos. El presupuesto de gastos deberé incluir los costos estimados de manteni- miento del equipo existente que se encuentra en buenas condiciones de funcionamiento, dentro de las limitaciones de su vida util, tomando en cuenta el impacto producido por fa edad del mismo sobre su eficiencia y funcionalidad y el aumento de fos castos de operaci6n incrementados con los costos anuales de depreciaci6n, Requerimiento de recursos. El presupuesto debe contemplar tees tipos de recursos: Sobre el tema de la administracién financiera, véase el Manual No. 7 de esta Serie. © Mano de obra. Que incluye pago de horas extras al personal de planta del hospital, pago de mano de obra contratada, ete. © Materiales y repuestos. Suministro de elementos y materiales de consumo en general, Servicios técnicos. Esta categoria cubre Jos gastos que se ocasionen por concepto de ago de servicios 0 trabajos de mantent ‘miento y reparaci6n de los sistemas de inge- nierfa 0 equipamiento médico-hospitalario. Los trabajos pueden ser realizados utilizando una o varias de las siguientes modalidades: © con recursos internos, cuando la solucién esté totalmente a cargo del Servicio de Mantenimiento del hospital, con la compra de materiales y sepuestos; © con recursos externos, cuando la solucién del problema de manteni- miento sea contratada con personas 0 entidades particulares 0 estatales, ineluyendo dentro del costo. la adquisicién de partes y repuestos; * con recursos combinados, cuando el hospital contrate, parcialmente o por tapas, 1a solucién del problema. Control del presupuesto. Durante la ejecucién del presupuesto autorizada para las acciones y actividades de mantenimiento, es indispensable llevar un control estricto sobre el gasto con el fin de hacer los ajustes del caso cuando sea necesario. Por medio del control es posible verificar si los gastos estén siendo realizados en la forma programada, en caso contratio se introducirén los ajustes correspondientes, ya sea para gestionar la ampliacién o la reduc- cién del presupuesto, segin sea el caso.Planificacin y administraciin de recursos 31 Forma de presentacién del proyecto de presupuesto Los formatos empleados en la elaboracién del presupuesto son de dos clases: ‘+ Ia forma de trabajo interna, utilizada por el Jefe de Mantenimiento para consignar, analizar y derivar los gastos proyectados; + a forma final de presentacién def ‘presupuesto anual para someterlo a la consideracién y aprobacién de las autoridades del hospital (Administrador y Director), y para el visto bueno del nivel tegional de ingenierfa y ‘mantenimiento. Ejecucién del presupuesto ‘Una vez. aprobades y asignados los recursos correspondientes, el presupuesto se convierte en una valiosa herramienta de trabajo para el Jefe de Mantenimiento, ya que le permite controlar su ejecucién e inversién de los fondos destinados para pago de mano de obra; compra de materiales y repuestos y pagos de servicios contratados, asi como instrumento para evaluar el progreso de los diferentes programas y su comportamiento con respecto a la programacién, Para el efecto, resulta conveniente realizar evalua- ciones y ajustes periddicos que pueden efectuarse trimestralmente 0 cuando lo determine 1a autoridad superior. Contratos para ta realizacién de trabajos de mantenimiento ‘Cuando fas necesidades de mantenimiento y conservacién del hospital sobrepasen la capacidad de los recursos técnicos y de personal disponibles en planta, es necesario recurrir a personas o empresas privadas para dar solucién a problemas concretos. En el caso de que las situaciones contem- pladas anteriormente no Ilegaran a presen- tarse pero el Jefe de Mantenimiento con- ceptiia que ai autorizar ciertos trabajos de Teparacién resulta més econdmica la contra- tacién de servicios, podré hacerlo siempre y cuando estos cumplan con los requisitos técnicos establecidos. EI mecanismo para la toma de decisiones deberd operar a partir del andlisis de la oferta, la cual, a su vez, serd el producto de una solicitud para cubrir una necesidad specifica en materia de mantenimiento y/o reparacion, La gran diversidad de actividades de mantenimiento que requiere la conservacién del hospital impone al Jefe de Mantenimiento ta necesidad de adoptar un sistema para analizar los costos, calidad técnica y garantias ofrecidas, asf como la solvencia, calidad del trabajo, seriedad y experiencia técnica de cada contratista disponible localmente.sopeenuoy - pen | nowisoasy—_| S00IND31 SOIDIANRS eee [~ — : — | souLo Nolovuado 39 $0180 _§_| susnry soainns 4 svunsunat seownanew | soaino3 NOIYAVEDOuS SavMI vas S3NO1ovWASNI ‘O1Sv5 130 TOWINOD ‘VaEo 30 ONWHT svaisia saworean02 | “Wala vuEO ae a ugronoefe 8 ap Jonuog 01800 ap ‘Cumpmqusrwens op sosinoes ep ar, (2) ‘Sepepisooon, avarovdva V1 30 NOIWEOWA ~S378INOdSIO onal) |__s0ta3n 30 norovorstinaan vuva Ansa cRanaaae O1sv9 Ja O1sandnsa » S3QVOIS3O3N 3 NOIDVSIJILNIA) “o1sve 20 T0HINOD } SOID3¥d 30 OLNIIWIDONOD | Teydsoy [9p ojwarusyuaquEU ap opstasas ja vaed soysed op enue oysondnsoud [op sojwauodwoo sosanaos So] ap upEAISIUIPY ig wand,Planificacion y administracion de recursos 33 Anilisis de los Contratos EI andlisis de los contratos y sus presupuestos impli © Verificar si los conceptos descriptivos del contrato estén dentro de las especifi- caciones establecidas por el Servicio de Mantenimiento, © Verificar que las cantidades de obra son las requeridas para resolver el problema especifico, a que se refiere el contrat. | Analizar los costos de los elementos cconstitutivos del contrato. © Constatar Ia calidad idoneidad de la mano de obra. © Anafizar el programa de trabajo y comprobar que se ajusta a las necesidades del hospital. S Comprobar que los plazos de entrega, cuando sea del caso su aplicacién, se encuentren dentro de los Ifmites establecidos. © Analizar la calidad de los materiales y repuestos y verificar que étos cumplan con las especificaciones dadas por el fubricante. © Hacer cumplir las garantias sobre el correcto funcionamiento y estabilidad de la obra en instalaciones y/o equipos det hospital. ‘Supervisién de los trabajos El Jefe de Mantenimiento es el responsable directo de la supervisi6n y control de todos los contratos de mantenimiento. De acuerdo a la programacién aprobada de los trabajos estableceré la frecuencia de las inspecciones durante las cuafes verificard la cantidad y calidad de los materiales y repuestos, la calidad de la mano de obra, etc. Si durante Ta ejecuci6n de los trabajos detecta alguna desviacién sobre lo contratado, deber4 tomar nota y hacer las observaciones pertinentes al responsable de la obra, para obtener las aclaraciones y/o cortecciones que sean necesarias. EI Jefe de Mantenimiento seré el encargado de recibir los trabajos que ejecuten los contratistas en el hospital. Para el efecto, deberd auxiliarse de una copia del contrato, constatando que se hayan cumplido las normas y especificaciones y que las cantidades de obra estén correctas para que, en caso contrario, se descuenten aquellos concepins so ejecutados 0 que hayan sido realizados parcialmente. Cumplidos estos requisitos, el Jefe de Mantenimiento firmaré el recibo de conformidad y elaborard el acta respectiva, para proceder al tramite de pago. Herramientas y equipos para el personal de mantenimiento Para facilitar el trabajo del personal de mantenimiento debera ser elaborado un cuadro basico de herramientas tomando en cuenta las principales especialidades o tipos de trabajo dentro de las actividades de conservacién, tales como: plomerfa, electri- cidad, instalaciones de vapor, equipos médicos, electromedicina, etc. El criterio con el cual se asignan las herramientas y equipos obedece, en cierta forma, a la frecuencia con que suceden fallas o interrupciones en las instalaciones 0 equipos, ya que algunas de ellas tienen un ciclo repetitivo y otras se presentan en forma esporddica. Por este concepto se distinguen, en: © Herramientas personales. Asignadas al técnico para atender labores de manteni- miento preventivo y las reparaciones meno-34 Manienimiento de las servicios de salud: insialaciones y Bienes de equipo res de los equipos e instalaciones de su cespecialidad. © Herramienta general o de taller. Desti- nada para realizar reparaciones en las insta~ lactones y equipos, que se presentan con ‘menor frecuencia, y que por sus caracteris- ticas es necesario ejecutarlas en los talleres asignados al Servicio de Mantenimiento del hospital. Administracién de suministros* Adguisicién de nuevos equipos En ta adquisici6n de un nuevo equipo para servicio del hospital, deberin tomarse en consideracién los siguientes aspectos, tener: BEA equipo bésico, por sf mismo, con todos sus accesorios normales completes. © Dotacién de elementos de consumo y partes de tepuestes suficientes garantizados por la firma durante el perfodo de vida stil del equipo. 1D Juego de manuales de operacién y mantenimiento del equipo, con la suficieme informacién técnica, planos, diagramas, listas de repuestos, etc. © Asistencia técnica en la ejecucién de pre-instalaciones y en la instalacién misma del equipo. 2 Entrenamiento y capacitacién del personal que serd responsable de la opera- ciGn y mantenimiento preventivo del equipo, Sobre el tema de administracién de material, véase el Manual No, 4 de esta Serie. © Garantfa de suministro de servicios de. mantenimiento, reparacién y calibraci6n, luego de expirado el perfodo normal de garantia, Con respecto a la cantidad y variedad de repuestos, deberdn tomarse en consideracion tanto las recomendaciones del fabricante como la experiencia local. Un buen registro del "Historial de Mantenimiento” de equipos similares en uso y el control de consumo de artes y repuestos, serén de gran utilidad Para determinar el “stock” minimo. © Un manual adecuado para preinstala- cin, instalaci6n, operacién, mantenimiento, Teparacién y calibracién de los equipos normalmente utilizados en el hospital deberé incluir informacién suficiente para permitir, al operador o usuario y ai téenica de mante- nimiento: * lograr la total operacién y exactitud del equipo, sin ningin tipo de lisnitaciones; © establecer un adecuado “Programa de Mantenimiento Preventivo", en todos ‘sus niveles; © detectar y solucionar las faltas, cuando ésfas ocurran. En reiaci6n con la asistencia en la instala- ci6n del equipo y la necesidad del emsena- miento del personal, puede haber grandes es, dependiendo de ta naturaleza del equipo, fa experiencia y conocimiento que se tenga sobre los mismos y el grado de capacitacién del personal disponible para operatlo y mantenerlo.Planificacion y administracion de recursos 35 cuidado. Es muy importante que el Jefe de Mantenimiento conozca y sea consultado oportuna- mente, cuando se trate de la adquisicién de nuevos equipos para servicio del hospital, particularmente en lo relacionado con el suministro de repuestos, manuales, instala-cién, puesta en operacién y capacitacién del personal responsable de su futura operacién y Identificacién de los equipos Mientras que el inventario de las partes de repuesto y materiales de consumo, etc., mantenidos en "stock", es realizado con fines contables y para medir el flujo de existencias, el inventario téenico de equipos al servicio del hospital, ya sean estos fijos 0 miviles, es desarrollado como un registro descriptivo permanente sobre el cual se basa la planeacién, programacién, adquisicién de partes y repuestos y otras acciones operativas. Una forma para realizar dicho inventario opera en estrecha relacién con el desarrollo implementacién de un programa de mante- nimiento preventivo (PMP). Sin embargo, su uso no se limita a esto, Cada pieza de ‘equipo, fijo o mévil, sin importar si se encuentra no dentro del programa de ‘mantenimientopreventivo, deberdregistrarse usando dicho formato. Tan pronto sea recibido un nuevo equipo, deberd Henarse una tatjeta de inventario, consignando en ella una descripeién completa del mismo (ver Figura 10) Generalmente, tos manuales técnicos 0 instructivos suministrados por el fabricante del equipo deberan pasar a formar parte de la biblioteca técnica del Servicio de Mantenimiento. Si por alguna circunstancia el equipo es recibido sin ta suficiente informacién técnica ara su correcta operacién y mantenimiento, es responsabilidad del Jefe de Manteni- tiento el solicitar a la casa fabricante y/o su Tepresentante, el suministro de las publica- cciones que contengan la informacién que sea necesaria. Metodologia para la realizacién del inventario Para sistematizar ef mantenimiento es nece- sario poner en ejecucién programas de con-. servacién para los diferentes equipos, lo cual hace obligatorio el contar con informacién ‘técnica confiable sobre cada establecimiento de salud, a través de 1a cual sea posible eonocer, en todo momento, sus condiciones fisico-funcionales y de conservacién. Inventario fisico del equipamiento Cada establecimiento de salud deberd contar con un inventario fisico-téenico de todo su equipamiento, para efectos de mantener un control técnico, administrative, contable y fiscal, en ef cual conste y se detalle, con el mayor grado de exactitud, el movimiento de todos los equipos al servicio de la institu- ccidn, (ingresos, trastados internos, material de baja, etc.), tanto fijos como méviles, con informacién bésica actualizada y, dentro de {0 posible, determinando su ubicacién fisica dentro del hospital y la persona bajo cuya responsabilidad se encuentra su custodia.36 Mantenimiento de las servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo HOJA DE INVENTARIO DE EQUIPOS A. LOCALIZACION. Hapa Localidad: Planta: Servicio: ‘Ambiente: B. CARACTERISTICAS TECNICAS Y OPERACIONALES. cee TTT Tatalecione [Foote iti Temperature Carecteradaas esto Gendionopratini Optima CL] Acopuble [-] crea L)_tonernto L)_Fieewion C1 Estado general: Optime [] Bueno CF) Reguiar C1] Meio [] __Obscleto [] Manwninieto penne: LEI | Reprorentante on ol pale: C. DEFICIENCIA ENCONTRADA. bid Li tit | D. SOLUCION PROPUESTA. — sae ie fama = = eas > Existonte C1 Incorperecisn _L] Desincorporacion L_] TFoneterencia CI] [mevimiante de: *Planifcacién y administracién de recursos 37 E. OBSERVACIONES. F, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. |38 Mantenimiento de los servicios de salut: instalaciones y bienes de equipo Aplicacién del inventario de equipos El inventario constituye el primer instru mento con que cuenta un buen Servicio de ‘Mantenimiento para poder ejecutar cualq tipo de trabajo © programa. Las diferentes secciones de la "Hoja de inventario de equipos" (figura 10), estin interrelacionadas, puesto que se refieren a la misma pieza de equipo. Se debe preparar uuna hoja por cada equipo consignando ia informacién de tipo general, técnica y ‘operacional, relacionada con cada equipo en Particular, se encuentse 0 no instalado y en Condiciones de funcionamiento, como base forma simple y gil, sus condiciones fisico- funcionales. Esta informacién resulta til para lo siguieme: 3 Conocer ta cantidad, tipo y localizacion de los equipos con que cuenta ia institucién, 0 Establecer sus caracteristicas, el estado actual de funcionamiento, y obtener otra informacion de interés para el Servicio de ‘Mantenimiento del hospital. © Implementar un programa de ‘mantenimiento, con énfasis en: + recuperacin de los equipos que se encuentren fuera de wso: © programacién del mantenimiento correctivo del equipo que lo requiera; ‘+ planeamiento de acciones futuras de ‘mantenimiento preventivo, En este diltimo caso, la informaci6s utilizard para Jo siguiente: © definir el frecuencia y extensién de las acciones a realizarse; © determinar, cuantitativa y cualitat vamente, las acciones de consetvacién; + establecer el estado fisico-funcional y de mantenimiento de los equipos en el ‘momento de la inspeccisn; * establecer los. requerimientos de per- sonal técnico, el tipo y complejidad de las instalaciones fisicas de apoyo y la necesidad de materiales y repuestos. Mecéinica a ser utilizada en Ia ejecucién del estudio Al considerar la necesidad de establecer una clasificacién por tipologfa de los diferentes equipos, y en vista de que todos los problemas relacionados con los mismos no se limitan a una categorfa en particular, e estudio considera tanto el equipo fijo como mévil, de acuerdo a los siguientes criterios: © el lugar en el cual el equipo ha sido instalado o se encuentra funcionando; + el tipo, caracteristicas fisicas y de Giseno, asi como la modalidad de ‘operacién propios de cada equipo; © la especialidad médica 0 aplicacién especifica del equipo. Para una mayor conveniencia se efectuaré la revisién del equipamiento tratando de alcanzar la mayor cobertura del estable- cimiento, de acuerdo a la disposicion de su planta fisica y @ la localizacion de los diferentes servicios, tanto médicos como de apoyo, asistenciales y auxiliares. En la realizacién del estudio se utilizard, como fuente primaria de informacién al personal de la Institucién, con responsa- bilidad directa en la utilizaci6n, operacién y mantenimiento de los diferentes equipos. La informacién de carécter general, relacionada directamente con las condiciones fisico-funcionales del equipo, obtenida aPlanificaciin y adminisiracién de recursos 39 través de entrevistas personales, se complementa con la informacién técnica que sea posible recolectar de los datos de placa, manuales de operacin y/o mantenimiento cexistentes, y la inspeccién visual efectuada en forma directa y personal por parte del técnico responsabie del levantamiento del inventario, Cuando por diversas circunstancias no sea posible obtener ninguna informacién técnica sobre el equipo, se hard la correspondiente evaluacién y se consignaré la informacion disponible ene! formulario respectivo, dejando constancia. de la anomalia encontrada, Estrategias para la realizacién del inventario, procesamiento y actualizacién La implementacién de un sistema de inven- tario para equipos _médico-hospitalarios involucra, en téminos generales, tres ‘grandes actividades: + a realizacién fisica del inventario, que se constituye en el elemento fundamen- tal y pilar de un sistema de mante- nimiento hospitalario; * el procesamiento oportuno y adecuado de la informacién recolectada; © el mantenimiento dinémico y actuali- zado de la informacisn, a través de un Proceso sistemético de revisién, actua- lizacién y su correspondiente procesa- miento. Para evar a cabo estas actividades es necesario definir estrategias que permitan asegurar su realizaciOn, ya que de otra forma se corre el riesgo de que los esfuerzos realizados y el tiempo invertido se pierdan al convertirse en un simple estudio de valor relativo, sin mayor trascendencia y de escasa utilidad practica. Depreciacién y vida util de los equipos El valor real de un equipo empieza a decre- cer desde el momento en que sale de la fabrica. Con el fin de facilitar su eventual reem- plazo, sin que represente un traumatismo financiero de ciertas proporciones pare el hospital, es conveniente crear un fondo de reserva para la reposicién de equipos, el cual recibe una cantidad igual al valor de depreciacién anual del mismo. De esta ‘manera, cuando llegue el momento de reem- plazo, existiran disponibles fondos sufi- cientes para adquirir un nuevo equipo, ogicamente con el respectivo reajuste que pueda ser necesario por efectos de la simultdnea depreciacién de la moneda. La depreciacin anual se basa en la vida til cestimada, en condiciones 6ptimas de conser- vacién y mantenimiento. Dicho periodo de vida Util puede variar desde los cinco afios para algunos equipos que alcanzan su obso- lescencia fisico-funcional en poco tiempo, hasta los 10 a 20 afios para equipo mayor, y de 30 a 50 afios para la obra civil. Es importante que, tanto la fecha de adqui- sicién como la estimacién del perfodo de vida til de cada uno de los equipos del hospital queden registrados en su respectiva tarjeta de control Material de baja La acumulacién de material inservible y/o ‘obsoleto constituye un serio problema de uso ¥y aprovechamiento del escaso espacio asig- nado para la funcién de mantenimiento. Tal acumulaciin de "chatarra” es debida, en gran parte, ala demora en los trémites administrativos para "dar de baja° aun de-49 Mantenimlento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo terminado equipo que se considere fisica y funcionalmente como obsoleto. ‘Dentro del marco legal y de acuerdo a las disposiciones fiscales es posible utilizar Componentes 0 partes vitales de dichos equipos para mantener en servicio y en condiciones de operacién a otros, los cuales a pesar de haber sobrepasado su periodo de vida itil ain continian siendo utilizados para la atenciGn de los pacientes, especialmente en algunos de los hospitales, centros y puestos de salud de provincia, El proceso anterior recibe el nombre vulgar de "canibalizacién" 0 "desguace" Administracién de personal* La efectividad del Servicio de Manteni- miento depende de la competencia profe- sional y aptitud de su personal, a todos los niveles, asf como de la imparcialidad y firmeza ejercidas en la administracion de sus miembros y el control de su trabajo, La imparcialidad, consistencia y oportunidad en la administraciém de personal, son realzadas contando con una organizacién perfectamente definida y cuyas politicas, funciones, normas y procedimientos estén claramente expresados en un documento escrito que sea accesible a todos los funcionarios del Servicio. Programacién y establecimiento de normas de administracién de personal Este aspecto se relaciona, bésicamente, con la efectiva provision y aprovechamiento de los recursos humanos necesarios para satisfacer las necesidades del hospital en materia de mantenimiento. Bajo ciertas circunstancias, puede ser conveniente la programacién del trabajo sobre las bases de la organizacién en grupos (esto incluye Ta flexibilidad en la utilizaci6n del personal); pero en otras puede set la solucién la asignaciGn de tareas en forma individual. El papel convencional del Jefe de Manteni- miento con respecto al manejo de personal se refiere al reclutamiento de los individuos adecusdos, de asegurar que estén debida- ‘mente entcenados para realizar su trabajo y que disponga de los medios necesarios y el ambiente propicio para garantizar su buen desempeio, bienestar y seguridad. El efectivo manejo del personal requiere la introduccisn de métodos simples de control, no solamente para justificar las solicitudes de ampliacién de la planta de cargos, sino para reconocer, bajo determinadas circuns- tancias, la necesidad de racionalizar los equerimientos del Servicio en materia de personal. La descripcién del cargo y el establecimiento de las funciones del personal proporcionan tun elemento invaluable para la correcta asignacién de las tareas de acuerdo a tas disciplinas técnicas y el grado de preparacién y experiencia de cada funcionario del Servicio. * Sobre este tema véase el Manual No. 3 de esta Serie, que cubre la administracién de recursos hhumanos.Planificacion y administracion de recursos 41 Anilisis de las funciones del personal Las actividades de mantenimiento en un establecimiento de salud son extremada- mente diversas debido a ia presencia de una gran cantidad y variedad de equipos € instalaciones utilizadas en los. diferentes servicios. Por esta raz6n, el personal de mantenimiento debe realizar actividades tales como: ‘+ operacién, control y registro de datos de las instalaciones y equipos, los cuales suministran los servicios basicos de ingenierfa que el hospital requiere (energia eléctrica, agua _potable, deshecho de aguas negras, seguridad elécirica, suministro de vapor, etc.); © reparacién, montaje y desmontaje, cambio de partes y componentes de las instalaciones y equipos existentes en el hospital, * actividades de mantenimiento preven- tivo tales como: revisién, ajuste, lubricacién y limpieza periGdica de los sistemas de control y operacién de las instalaciones y equipos, con el fin de asegurar su correcta operacién y evitar fallas inesperadas en los mismos; * actividades para el mantenimiento y buena presentacién de la obra civil, instalaciones y equipos del hospital, tales como: limpieza, pintura, impermeabili- zacién, etc; * actividades inherentes a las amplia- ciones y remodelaciones de la obra civil, instalaciones y equipos. Por otra parte, el personal de oficina realiza actividades administrativas, tales como: * recepci6n de informes y solicitudes de ‘mantenimiento; © elaboracién de Srdenes de trabajo, recepeién y despacho de comunica- es internas y externas; ‘© registro, control y procesamiento de “Srdenes de mantenimiento; © actualizacién del kérdex de mante- nimiento preventivo; manejo del fondo de caja menor; archivo de documentos, _planos, catélogos, correspondencia, etc. El personal de mantenimiento, con respon- sabilidades de direcci6n y supervisién realiza tareas tales como: © planeaci6n, programacién, direccién, supervisién, control, registro y evaluacién de las actividades del personal de mantenimiento; * control de los recursos econémicos, materiales, repuestos, suministros, etc, necesarios para la operacién del hospital en su planta fisica; © coordinacién y control de los trabajos, distribucién, supervisién y recepcién final de los mismos, ya sean estos ejecutados por personal técnico de planta (© mediante contratos de mantenimiento. Es conveniente considerar que no todas las actividades de mantenimiento que realiza el personal operativo presentan el mismo grado de complejidad y, por consiguiente, no requieren del mismo grado de preparacién y experiencia Por lo anterior, esté claro que es necesario considerar la existencia de personal con diferentes niveles de preparacién, desde el auxiliar de mantenimiento que realiza acti- vvidades sencillas y de apoyo, hasta el téc- nico calificado con la capacidad suficiente para mantener y reparar las instalaciones y equipos més complejos y sofisticados.42 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo La descripcién de los cargos del personal de mantenimiento es de singular importancia, ya que satisface las necesidades de establecer el marco referencial para cada puesto deter- minado, ademés de sus funciones y respon- sabitidades. Distribucion de ta carga de trabajo para el personal La determinaci6n de la carga de trabajo para un establecimiento de salud puede realizarse tomando en consideracién la siguiente clasi ficacibn: © carga de trabajo por operacién de las instalaciones_y equipos asignados al Departamento de Mantenimiento; carga de trabajo por reparacién de las instalaciones y equipos; © carga de trabajo por actividades de mantenimiento preventivo; © carga de trabajo por proyectos de remodelacién o ampliacién de la obra ivil y modificaciones 0 ampliaciones de las instalaciones y redes de ingenieria, Admi racién de actividades Esta seccién proporciona informacién basi- cca sobre la organizacién de las actividades técnico-administrativas de un servicio de ingecierfa y mantenimiento a nivel hospi talario. Consideraciones generales EI manejo gerencial de un Servicio de Mantenimiento a nivel institucional se fundamenta en dos aspectos: el control general de los recursos disponibles; «el contro! detaltado y la supervision de ‘una amplia variedad de trabajos indivi- duales de diferente tipo y complejidad, Con et objeto de proporcionar un control efectivo sobre et trabajo directo y reducir la demora en 1a satisfaccién de las demandas, es deseable: © Trabajar sobre las bases de un progra- ‘ma preestablecido, que cubra las tareas mayores y otras especificas con menor incidencia de tipe técnico y econémico. 9 Decidir sobre el establecimiento de un orden de prioridades que contemple todas las tareas y actividades incluidas en la progra- macién, © Involucrar todos los tiempos progra- mados para la realizacion de los diferentes ‘eventos, basados en la duracién estimada de los mismos y otras condicionantes de tipo téenico y administrativo © Mantener un registro de 10s costos, para efectos de contro} fiscal y como herramienta para la estimacién del gasto ef la ejecucién de trabajos similares en el inmediato futuco, La programacién detallada de las activida- des de mantenimiento y conservacién debe- 14 estar disefiada sobre las bases de la carga de trabajo establecida para todo el personal del Servicio y de acuerdo a ss periodicidad de ejecucién (diaria, semanal, mensuat y anual). Las trabajos contratados deberdn ser inch dos dentso de la programacién con el propé- sito de asegurar el cumplimiento de la secuencia correcta en su ejecucisn, dentro de un determinado periodo de tiempo.Planificacion y administracion de recursos 43 Muchos de los estudios realizados a nivel de un servicio de mantenimiento de tipo hospi- talario coinciden en afirmar que el trabajo realizado por les técnicos no supera el 50% de eficiencia debido, bésicamente, a que: ‘© una gran proporcién del trabajo asig- nado a ellos representa un dudoso valor real; * ua porcentaje de su tiempo itil se malgasta indebidamente por causa de lamadas innecesarias 0 en Ia espera de instrucciones 0 materiales; ‘+ no se dispone del adecuado equipo y herramientas; * mo existe una adecuada programacién del trabajo tomando en cuenta las condiciones de tipo funcional, ambiental y metereol6gicas; © en muchos casos se presenta una sub- utilizaci6n del reewsso humano tecnol6gico. En la medida en que la eficiencia de una organizaciOn depende, bésicamente, de ‘a planificacién del trabajo y su supervisién, los sistemas de control establecidos deberdn ser simples y fécilmente entendibles por los trabajadores y, ademés, requerir de un mii ‘mo esfuerzo administrativo y de secretaria de su parte, La operaci6n del sistema adoptado deberé permitir al personal encargado de la supervisiGn disponer del suficiente tiempo y contar con la libertad necesaria para dedicarse a 1a planificacién de trabajos y actividades futuras, ademés de cumplir con sus labores de supervision y control de las actividades diarias y cutinarias del personal a su cargo. Métodos de trabajo En algunos hospitales puede suceder que el mantenimiento sea realizado en una amplia proporcién por contratistas locales. Al respecto puede decirse que no existe una ‘egla de aplicacién universal que determine cuando el trabajo de mantenimiento debe ser fealizado por contrato 0, ser ejecutado por eh personal técnico de planta del hospital. Cada caso deberé ser considerado y estu- diado por separado, tomando en cuenta aspectos relacionados con la oportunidad, eficiencia y economi En general, la carga de trabajo normal del ‘personal de mantenimiento no deber4 basar- se en la premisa de satisfacer solicitudes ad hhoc de mantenimiento y/o reparacion. Si esta modalidad se constituye en regla, la del trabajo se convierte en y su incidencia resulta imprede- cible, haciendo muy dificil la utilizacion efectiva del personal de mantenimiento. Los responsables de 1a supervision no tendrin ‘a clara de Io que los funcionarios ‘estén realizando y cuanto tiempo tomard la ejecucién de cada actividad. El mantenimiento rutinario de la obra civil, instalaciones y equipos, debers ser realizado de manera tal que cada elemento sea inspec- cionado y mantenido de acuerdo con sus Propios tequerimientos, Un Servicio de Mantenimiento “eficiente" no puede estar conducido por un lider que lada y totalmente independiente, Para el desempefio exitoso de su to requiere def total apoyo del nivel gerencial, (direccién, administsacién), asi como de la activa participacién y colaboracién de los jefes de los diferentes servicios y departamentos de la institucién de salud. actie en forma funcién el Jefe de Manteni44 Mantenimiento de los servicios de salud; instalaciones y bienes de equipo Las ventajas de un plan de esta naturateza son las siguientes: Ia obra civil y el equipamiento det hospital son inspeccionados y mante- nidos regularmente y su deteriora es mantenido bajo control; © [as interrupciones en la operacién de los equipos son précticamente eliminados; * el trabajo de campo puede ser realizado a intervalos convenientes sin causar traumatismo € interrupcién en los servicios normales: * el volumen de trabajo es conocido y susceptible de ser controlado desde el punto de vista del personal y financie- ramente, Solicitud de servicios de mantenimiento Las solicitudes de trabajo o de prestaci6n de servicios técnicos a cargo del Servicio de Mantenimiento del hospital pueden ser originadas por cualquier servicio 0 depar- tamento del hospital o generarse como resultado de una inspecci6n o por la Pprogramacién de rutinas de mantenimiento preventivo. Procedimiento para la solicitud de servicios de mantenimiento id de servicios es un documento bisico disefiado para la recopilacién de la informacién necesaria para la programacién ¥ control de las actividades del Servicio de Mantenimiento, La orden de trabajo resultante proporciona informacion sobre la tarea 2 ser realizada y constituye una fuente de informacién bésica para el registro y contabilizacién de los costos ocasionados por la funcién de man- tenimiento. La “solicitud de servicios y su correspon- diente orden de trabajo es un documento escrito en el cual se consigna la necesidad de intervencién del Servicio de Mantenimiento para la solucién de problemas técnicos en las diferentes dependencias de la institucién de salud, relacionados con la obra civil, instalaciones y equipos. El manejo, procesamiento y control de las solicitudes de servicio de mantenimiento y [as Ordenes de trabajo permitiré © Mantener un control de costos de mano de obra, materiales, repuestos y suministros empleados en las actividades de mantenimiento © Determinar el volumen y distribueién de la carga de trabajo. © Programar las actividades de manteni- miento, identificar problemas mayores, Iineas criticas y establecer prioidades en la atencién de los requerimientos y la presta- ci6n de los servicios. © Establecer un registro hist6rico de las tendencias y densidad de los requerimientos de mantenimiento por sector, servicio y area funcional. Son puntos fundamentales para ef manejo administrativo y de fa carga de trabajo origi- mada por las solicitudes de servicio de mantenimiento, las siguientes: * solo se aceptardn las solicitudes de servicio que sean presentadas utilizando el formato apropiado, adoptado por el establecimiento de salud; + todas las solicitudes deben ser apro- badas y autorizadas por el respective jefe del servicio 0 dependencia;Planificacion y administracién de recursos 45 Figura 11, Solicitud de Servicios de Mantenimiento _ Departamento 0 Servicio solicitante: “Ambiente 0 Dependencia: Descripcién de! problema o servicio solicitado: - Nombre del Solicitante: Vo.B0. Jefe del Servicio: NUMERO: Orden de Trabajo FECHA: Tino de Tabajo [Revision 1] Mantenimiento, [| Reparaciéns 11 Pioridad: Normal LL _Urgente. LL crinica. esa] Seccion Encargada: “Técnico Responsable: Observaciones: Autorizado: Recibido a satisfaccién: Solicitante. Jefe de Mantenimiento. Jefe del Servicio: Fecha iniciacién: LJ [Fecha terminacién: 1 L]45 Mantenimiento de los servicios de salud: intalaciones y jenes de equipo REPUESTOS Y MATERIALES Cant. | Unidad DESCRIPCION DRT, Toa MANO DE OBRA Fecha TECNICO) H/H. Costo (COSTO TOTAL § OBSERVACIONES:Planificacién y administracion de recursos 47 © Ia informacién contenida en 1a forma debe ser clara, precisa y concisa; * ante la situacién de que por la mayorfa de las solicitudes de servicio se establece la prioridad como "urgente" 0 “inmediata*, el Jefe de Mantenimiento, de acuerdo a su critetio y el andlisis de cada situacion en particular, establece a priotidad de la respectiva orden de trabajo; al terminar ta actividad para efectos de control técnico-administrativo, el Jefe del Servicio, 0 en su defecto la persona responsable involucrada directamente con el problema, debe dar su visto bueno y, cuando fuere del caso, consignar por escrito las observaciones ylo recomendaciones que sean pert inentes al recibo final del trabajo. Tipos de orden de trabajo Para efectos de categorizacién de las solicitudes de servicios y sus correspon- dientes Srdenes de trabajo se establecen los siguientes tipos: © Trabajo recurrente: Cuando se trate de labores rutinarias que contengan proce- dimientos normales de mantenimiento pre- ventivo 0 correctivo. 2 Reparaciones: De tipo mayor menor que involucren 12s areas de obra civil, instalaciones y equipos. Para el efecto se requiere de la intervencién directa del Jefe de Mantenimiento, quien realizara la res- ‘ectiva evaluaciGn determinando, la necesi- dad real, el ahorro de los trabajos, su costo y priotidad. © Obras de mejoramiento, ampliacién y/o remodelacién: Cuando se trate de obras del Jefe de Mantenimiento, Ja utilizacién de recursos econdmicos, humanos y materiales de cierta importancia. En la mayoria de los casos, este tipo de érdenes de trabajo requiere de la autorizacién del Administrador y el visto bueno de la Direcci6n del Establecimiento. Aprobacién y establecimiento de prioridades El Servicio de Mantenimiento pondr4 todo sv empefie y dedicacin para dar solucién al problema planteado en un tiempo razonable, de acuerdo al establecimiento de prioridades y contando con la adecuada y oportuna

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  The Light Between Oceans: A Novel

  M.L. Stedman

  Bewertung: 4.5 von 5 Sternen

  4.5/5 (789)
• Wolf Hall: A Novel

  

  Von Everand

  Wolf Hall: A Novel

  Hilary Mantel

  Bewertung: 4 von 5 Sternen

  4/5 (3811)
• Brooklyn: A Novel

  

  Von Everand

  Brooklyn: A Novel

  Colm Tóibín

  Bewertung: 3.5 von 5 Sternen

  3.5/5 (1937)
• The Perks of Being a Wallflower

  

  Von Everand

  The Perks of Being a Wallflower

  Stephen Chbosky

  Bewertung: 4.5 von 5 Sternen

  4.5/5 (2104)
• The Art of Racing in the Rain: A Novel

  

  Von Everand

  The Art of Racing in the Rain: A Novel

  Garth Stein

  Bewertung: 4 von 5 Sternen

  4/5 (4200)
• Little Women

  

  Von Everand

  Little Women

  Louisa May Alcott

  Bewertung: 4 von 5 Sternen

  4/5 (104)
• Manhattan Beach: A Novel

  

  Von Everand

  Manhattan Beach: A Novel

  Jennifer Egan

  Bewertung: 3.5 von 5 Sternen

  3.5/5 (792)
• Her Body and Other Parties: Stories

  

  Von Everand

  Her Body and Other Parties: Stories

  Carmen Maria Machado

  Bewertung: 4 von 5 Sternen

  4/5 (821)
• Sing, Unburied, Sing: A Novel

  

  Von Everand

  Sing, Unburied, Sing: A Novel

  Jesmyn Ward

  Bewertung: 4 von 5 Sternen

  4/5 (1103)
• A Tree Grows in Brooklyn

  

  Von Everand

  A Tree Grows in Brooklyn

  Betty Smith

  Bewertung: 4.5 von 5 Sternen

  4.5/5 (1929)
• The Constant Gardener: A Novel

  

  Von Everand

  The Constant Gardener: A Novel

  John le Carré

  Bewertung: 3.5 von 5 Sternen

  3.5/5 (104)