Comment prparer et crire un rapport

Prof. F. E. Gardiol

Vous vous souvenez sans doute, cher Lecteur, de notre ditorial publi dans Electronique No
7-78 et de la plume de M. Hans Biefer, rdacteur en chef de notre confrre Elektroniker sous
le titre Le technicien n'aime gure crire... Nous sommes reconnaissants au professeur F. E.
Gardiol d'avoir bien voulu nous faire parvenir ce sujet, sous la forme de l'article publi ici,
un condens des conseils pratiques qu'il donne ses tudiants pour combler la lacune qui
existe en ce domaine dans la littrature technique de langue franaise. En effet, bien
comprendre une ide, c'est une chose; la communiquer, c'en est une autre! Si l 'on considre
que la facult de s'exprimer clairement est proche parente de celle d'enseigner, nous ne
pouvons mieux faire que de passer tout de suite la plume au professeur Gardiol.

Dans votre activit d'ingnieur, vous tes invits prsenter un certain nombre de rapports de
caractre technique ou scientifique, et ceci quels que soient vos talents littraires. Un rapport
permet de consigner de faon dfinitive et intelligible le fruit de votre labeur, permettant d'en
faire profiter d'autres ingnieurs, vos suprieurs, collgues, clients, voire un public plus
tendu. Vos crits peuvent jouer un rle important par la suite dans votre avancement
professionnel; il est donc intressant pour vous de consacrer suffisamment de temps et de
soins leur laboration.

Vous avez termin un projet que vous souhaitez faire connatre: pour cela, il faut que votre
rapport soit lu. Les rsultats doivent donc tre prsents sous une forme facile comprendre;
quelques explications simples et prcises serviront les mettre en valeur. Rappelez-vous que
le lecteur ventuel ne dispose peut-tre pas de beaucoup de temps: si la lecture de votre
rapport est malaise ou pnible, elle risque d'tre remise plus tard. . . ou beaucoup plus tard.
Le but souhait n'est alors pas atteint, des informations peut-tre trs valables ne recevront pas
l'attention qu'elles mritent et c'est en vain que vous attendrez les fruits de votre labeur. Que
faut-il donc faire pour que le lecteur lise votre rapport dans son entiret ?

Bien entendu, c'est en crivant qu'on devient crivain: on n'acquiert pas une bonne plume en
suivant des cours, mais en travaillant sur des textes. Une certaine dose de bon sens est
indispensable et quelques rgles simples permettent d'viter les erreurs les plus courantes. Les
conseils qui suivent visent faciliter la rdaction de vos rapports techniques, ainsi que, plus
tard, la lecture de ceux-ci par leurs destinataires.

Organisation

Ce qui mrite d'tre fait mrite d'tre bien fait. La prparation et la rdaction d'un rapport
prennent toujours plus longtemps que prvu; il faudrait leur rserver de l'ordre de 15 25 %
du temps total disposition et, surtout, ne pas attendre les derniers rsultats avant de songer
leur prsentation. C'est souvent en cours de rdaction que les lacunes apparaissent et que des
complments d'information s'avrent indispensables.
Si l'ingnieur dbutant est mal prpar pour mener bien cette tche qui requiert un effort
crbral parfois considrable, il la considre comme ennuyeuse et la remet plus tard. Le
dlai de livraison approchant, il ne reste plus assez de temps pour une prsentation soigne. C
'est bien entendu alors que les imprvus se produisent (loi de Murphy [1]). Les rsultats
dcevants qui, eux, sont prvisibles, renforcent l'attitude ngative: la rdaction des rapports
est une corve pnible et insupportable, etc.

Pour sortir de ce cercle vicieux, il faut garder son sang froid et faire preuve de bon sens.
Mme si le temps presse, commencez par organiser le matriel dont vous disposez et
rflchissez srieusement ce que vous allez crire: le temps consacr l'organisation est un
bon investissement. C'est lui qui dtermine si le rapport sera bon ou mauvais et donc, en
dfinitive, s'il sera lu ou non. Un texte bien prsent est comparable un (bon) roman
policier: il est attrayant, se lit facilement, prsente un enchanement logique avec un minimum
de rptitions et de temps morts. Le lecteur est tenu en haleine et dsire ardemment connatre
la fin du rcit. Par contre, un rapport mal structur peut tre compar aux crits rptitions
multiples du style nouveau roman. On ne sait ni o il commence ni o il se termine, on ne
sait pas bien ce qui est vrai et ce qui est imaginaire [2]. Si ce style a rencontr un certain
succs littraire, il est par contre mal adapt aux disciplines scientifiques. Un rapport crit
selon ces critres devra probablement tre compltement remani, avec les ennuis
supplmentaires que cela risque d'entraner (dans le courant du semestre ou de l'anne qui
suit).

Pour qui ?

Le client a toujours raison. Une des erreurs les plus courantes consiste concentrer ses efforts
sur la prsentation des rsultats obtenus sans penser aux destinataires potentiels. La
transmission d'information par voie crite prsente deux phases distinctes:

auteur -> texte -> lecteur

Or, la relation entre l'auteur et son texte est trs diffrente de celle qui existe entre le lecteur et
le texte qu'il vient de recevoir [3]. Dans le premier cas, l'auteur a eu le temps de se
familiariser, au cours de son travail, avec le domaine considr; il a peu peu acquis certaines
habitudes, fait souvent usage d'un jargon spcialis. Les connaissances du lecteur ventuel,
par contre, ne sont pas bien dfinies. Il ignore peut-tre des faits que l'auteur considre
comme vidents. Certains termes techniques lui sont probablement inconnus ou, ce qui est
pire, ont pour lui un autre sens. Il est donc essentiel de dcider tout d'abord quel lecteur vous
voulez vous adresser: s'agit-il d'un proche collaborateur qui est dj au courant du projet? De
collgues ou de clients que vous cherchez familiariser avec votre domaine d'intrt? De la
direction de votre entreprise? Du public dans son ensemble? Dans chaque cas, l'auteur doit
essayer de se mettre dans la peau de son lecteur et se demander si ce dernier pourra
comprendre correctement l'information telle qu'elle est contenue dans le rapport. Les termes
spcialiss et les acronymes sont viter dans la mesure du possible, ou alors doivent tre
clairement dfinis la premire fois qu'ils apparaissent dans le texte. C'est l'auteur qu'il
incombe de dfinir le problme rsoudre, de le situer dans son contexte et d'attirer l'attention
(discrtement mais franchement) sur l'intrt que peuvent prsenter pour son lecteur les
rsultats qu'il a obtenus.
Si votre rapport doit tre tap par une dactylo, transmettez-lui un manuscrit dchiffrable en
vous rappelant qu'elle ne peut taper que ce qu'elle lit [4]. Faites attention en particulier aux
lettres et signes pouvant donner lieu des confusions, crivez en lettres d'imprimerie les noms
propres et indiquez clairement les lettres grecques et les symboles spciaux.

Que faut-il crire?

Sparer l'ivraie du bon grain. Vous disposez certainement d'une documentation

impressionnante, amasse au cours de votre travail, qui se rapporte plus ou moins au sujet
trait. Il s'agit maintenant de faire un choix, de dterminer quels sont parmi tous vos rsultats
ceux qui sont vraiment significatifs (fiables) et importants, lesquels sont d'un intrt moindre
et lesquels sont douteux. Classez ce qui est essentiel selon un ordre logique de votre choix.
N'alourdissez surtout pas le texte avec des informations, peut-tre intressantes, mais dont
vous n'avez pas fait usage. Signalez brivement les tentatives qui n'ont pas abouti, sans
toutefois vous appesantir sur les aspects ngatifs (pas de rcrimination, de lamentations ni de
rglements de comptes!). Faites attention ne pas mlanger faits et opinions: le lecteur qui lit
un rapport scientifique souhaite tre inform des rsultats scientifiques obtenus, mais non
connatre votre attitude philosophique face aux grands problmes de ce sicle, ni savoir ce que
vous auriez peut-tre pu faire si vous aviez eu plus de temps ou de moyens.

Selon toute probabilit, votre projet se situe dans un contexte: vous avez tudi et peut-tre
fait usage de rsultats publis ou de mthodes mises au point par d'autres chercheurs. Ces
sources d'informations doivent tre cites dans votre rapport, sous forme de rfrences
bibliographiques places la fin. Indiquez l'endroit prcis o vous en faites usage dans le
texte. Bien entendu, le lecteur doit pouvoir suivre le droulement des oprations sans devoir
se rfrer d'autres articles ou rapports: il sera parfois ncessaire de dcrire en quelques
phrases des rsultats publis ailleurs. Comme votre rapport dcrit un travail original que vous
avez accompli personnellement, aucun recopiage extensif n'est admissible: ce serait un plagiat
que les lecteurs avertis ne manqueraient pas de dtecter.

Dans quel ordre ?

Me font vos yeux beaux mourir, belle marquise, d'amour (Molire). Pour que le lecteur puisse
lire avec un intrt soutenu votre texte, il faut que celui-ci soit prsent selon une squence
logique, sans retours en arrire ni rptitions. L'ordre de prsentation est intimement li la
comprhension du texte, il est semblable la squence suivie naturellement dans la rsolution
d'un problme ou l'organisation d'un travail [5] [6], [7]. Bien entendu, certains lments seront
plus ou moins importants, dpendant du type de projet et de la nature du rapport. Il est
prfrable de ne pas essayer de suivre l'ordre chronologique dans lequel le travail est effectu,
celui-ci comportant souvent des retours en arrire pour mieux spcifier les hypothses ou
amliorer la thorie de base; c`est bien souvent lorsqu'on value les premiers rsultats obtenus
que l`on dcouvre quel est le vrai problme rsoudre. Bien que chaque rapport soit un cas
particulier et doive de ce fait prsenter une certaine originalit, ce n'est pas dans l`ordre de la
prsentation que cette dernire doit se trouver.

Titre
Il doit tre bref et prcis, sans termes inutiles, redondants, ni priphrases. Si ncessaire, un
sous-titre explicatif permet de prciser le sens.

Nom de l'auteur, adresse, date

Sans commentaire, mais ne pas oublier.

Rsum

Les aspects essentiels du rapport doivent tre condenss en quelques lignes (doit tre rdig
en tout dernier lieu).

Introduction

Le problme rsoudre est dfini et plac dans son contexte: bref aperu des crits antrieurs,
avantages que peut apporter la rsolution du problme. Le lecteur prend conscience du
problme rsoudre. L'introduction doit aller droit au but: c'est ce stade que le lecteur doit
pouvoir dterminer si le rapport peut lui tre utile ou non.

Hypothse

Dfinition du point de dpart, tude du ou des modles dont on fera usage, description des
bases de la thorie utilise et des approximations ncessaires.

Excution

Description dtaille de la rsolution du problme, ventuellement par plusieurs mthodes.

Pour faciliter la lecture du texte, il est souvent souhaitable de renvoyer la fin (appendices)
certains dveloppements mathmatiques complexes, programmes d'ordinateur, procds de
mesure et autres thses annexes. Ces lments ont tous leur importance, toutefois leur
prsence assez lourde dans le texte risque de faire perdre le fil de la prsentation. Le lecteur
press doit pouvoir comprendre votre rapport sans consulter les appendices ni les rfrences.

Rsultats

Prsentation des valeurs obtenues par calcul ou par mesure, des formules mises au point, etc.,
avec ventuellement quelques commentaires ou remarques. La prsentation des rsultats est
un des lments essentiels de tout rapport: le lecteur doit pouvoir comprendre facilement leur
signification. Une prsentation sous forme graphique (pour autant que les chelles soient
clairement indiques) est souhaitable, de prfrence des tableaux de chiffres ou d'quations
qui requirent un effort de comprhension supplmentaire.

Evaluation

Analyse objective des rsultats obtenus et mise en vidence des effets nouveaux, inattendus
ou intressants. Dtermination des erreurs commises, des manires de les corriger ou de les
compenser et de la confiance que l'on peut accorder la mthode employe. Dtermination de
ses limites ventuelles. Confrontation entre plusieurs mthodes.

Conclusion
Le but poursuivi a-t-il t atteint? Totalement, ou partiellement? Si non, pourquoi? Soyez bref
et prcis, ne rptez pas ici ce qui a t dcrit prcdemment dans le rapport.

Recommandations

Il se peut que votre rapport serve de base pour un travail ultrieur; vous pouvez ici donner
quelques conseils vos successeurs, ventuellement proposer des mthodes susceptibles de
donner de meilleurs rsultats.

Appendices

Complments d'information prcisant des aspects du traitement utilis, dont l'insertion dans la
section excution aurait par trop alourdi le texte, mais qui sont pourtant ncessaires titre de
justification.

Rfrences

Liste des articles et ouvrages dont vous avez fait usage dans votre travail. Donnez toute
l'information ncessaire: nom de l'auteur, titre, provenance (livre ou revue), date, page.

Glossaire

Dans un rapport ou un ouvrage relativement important, il sera utile de regrouper tous les
symboles employs et d'en donner la signification prcise. Ceci vite au lecteur de devoir
pniblement rechercher dans le texte le sens d'un symbole particulier, mais ne dispense pas
l'auteur de dfinir chaque symbole au moment o il est introduit dans le texte.

Table des matires

Avec les numros des pages.

Table des illustrations

Avec les numros des pages.

Comment ?

Ce qui se conoit bien s'nonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisment
(Boileau).

L'emploi d'un langage direct est fortement recommand: pas de clichs ni de phrases
compliques. Pensez chacune de vos phrases: exprime-t-elle exactement ce que vous voulez
dire? Pourrait-elle tre mal interprte par le lecteur? Etes-vous certain du sens de chacun des
mots employs? Certains pourraient-ils avoir un caractre ambigu, un autre sens? Faites
attention tous les termes relatifs: une mthode peut tre meilleure qu'une autre, un procd
satisfaisant pour un certain but remplir. Un terme relatif employ sans rfrence donne un
rapport un caractre vague qui n'a rien de scientifique.
Les phrases que l'on commence crire sans tre certain de leur suite ralentissent l'criture du
texte, mais aussi, plus tard, sa lecture. N'hsitez pas biffer toute phrase qui ne vous satisfait
pas et essayez d'exprimer autrement votre pense. Le lecteur doit comprendre ce que vous
voulez lui dire sans devoir relire plusieurs fois chaque phrase.

Vous pouvez vous inspirer d'un rapport ou d'un article technique qui vous a plu par la clart
de sa prsentation pour mettre au point votre propre rapport.

Des efforts considrables sont faits par des associations internationales pour normaliser les
notations techniques dans le monde (par exemple la Commission Electrotechnique
Internationale pour tout ce qui concerne l'lectricit). Profitez-en en faisant usage des
symboles et des conventions officiels (ce n'est pas dans la notation que vous devez faire
preuve d'originalit).

Un rapport scientifique est destin la prsentation de faits objectifs: faites bien attention la
validit relle de tout ce que vous prsentez. Si vous n'tes pas certain d'une proposition,
indiquez-le clairement et cherchez en dmontrer le bien-fond. Les opinions ou intuitions
sont trs utiles dans la ralisation du travail; dans un crit, par contre, elles ne prsentent
guere d'intrt et doivent tre soigneusement vites (sauf peut-tre dans les phases
conclusions et recommandations).

A moins que vous n'ayez une criture exceptionnellement lisible, faites taper vos textes la
machine (dans beaucoup de situations cela est d'ailleurs exig). Soignez toujours beaucoup la
prsentation: rappelez-vous que le lecteur se souviendra surtout de la premire impression que
lui a donn votre rapport.

Combien ?

Qui trop embrasse mal treint. Il est souvent prfrable de laisser de ct certains aspects
secondaires du projet pour assurer la prsentation correcte des principaux rsultats. Le rapport
doit contenir ces rsultats et les informations ncessaires les introduire, les justifier, les
placer dans leur contexte: pas de dlayage inutile ni, l'oppos, de style tlgraphique (pour
des raisons probablement subconscientes certains tudiants semblent croire que la valeur d'un
rapport est proportionnelle son poids!). Rappelez-vous que peu de gens souhaitent consacrer
plusieurs jours la lecture d'un ouvrage dont l'essentiel tient en quelques pages ou quelques
lignes (d'ou le succs remport par le Reader's Digest).

La longueur que doit avoir un rapport est souvent spcifie dans des limites plus ou moins
larges. On pourra alors prvoir la longueur de chaque section pour assurer l'quilibre du texte.

Remarques finales

L'laboration d'un rapport n'est jamais une tche facile, mme pour un ingnieur chevronn.
Elle requiert toujours un minimum de rflexion, le tri des informations disponibles et leur
classement selon une squence bien dfinie; ce n'est qu'ensuite que la rdaction elle-mme
peut commencer. Il faut faire preuve de bon sens, de logique, mais aussi d'imagination (pour
considrer diffrents schmas de prsentation possibles); le rsultat obtenu, un rapport clair,
lisible et bien prsent, est certes la meilleure rcompense de l'effort fourni.

Si vous disposez de beaucoup de temps, ce qui est peu courant, vous pouvez prparer un
rapport aussi complet que possible, puis le rduire progressivement en supprimant ce qui n'est
pas essentiel. Il est recommand de revoir le texte au moins deux ou trois fois, si possible
quelques jours d'intervalle, en simplifiant et en clarifiant les phrases trop compliques. Vous
trouvez toujours des passages remanier, mme aprs avoir lu et relu le texte un grand
nombre de fois: rien n'est jamais parfait. Il faut faire preuve de philosophie et dcider aprs
quelques lectures de laisser le texte tel qu'il est.

L'opinion de collgues sans complaisance votre gard peut tre prcieuse. Priez-les de lire
votre manuscrit et demandez-leur: ont-ils compris la premire lecture? Si non, quelles
phrases ont-ils d lire plusieurs fois? Quels points ou dveloppements sont malgr tout rests
mystrieux? Combien de temps a t ncessaire la lecture? Certains passages sont-ils
superflus ou redondants? Souhaitent-ils des complments d'information ou des preuves
supplmentaires?

D'aucuns pourront regretter le peu de place consacr des remarques ou commentaires

personnels et craindre que le caractre scientifique d'un rapport lui te toute originalit. S'il
est vrai que certaines conditions doivent tre respectes scrupuleusement pour que le rapport
soit valable et lisible, beaucoup de degrs de libert restent nanmoins disposition de
l'auteur. La prsentation de mthodes ou de rsultats peut parfaitement possder un caractre
personnel et original sans nuire leur valeur scientifique; peut-tre plus que dans d'autre
formes littraires il faut faire preuve d'imagination pour mettre en valeur les faits saillants,
l'aide ventuellement d'exemples, de tableaux ou de figures. Si cet aspect personnel fait
dfaut, la publication risque d'tre semblable l'pe de Charlemagne: longue, grise, plate et
mortelle.

La mise au point d'un rapport (ou d'un article) est une occasion qui vous est offerte de
manifester votre personnalit, de faire savoir au monde scientifique que vous existez et que
vous avez quelque chose dire. Un rapport prpar avec une motivation positive est une
exprience passionnante; avec un peu de bonne volont, vous prouverez, vous aussi,
beaucoup de satisfaction en mettant le point final un rapport auquel vous avez consacr le
meilleur de vous-mme.

Bonne chance !

Rfrences

[1] La loi de Murphy ou le comportement des objets inanims Electronique,no 1/2, 1974.

[2] A. Robbe Grillet (ingnieur) La Jalousie, Paris: ditions de minuit, 1957.

[3] B M. Cooper, Writing Technical Reports, Harmondsworth, Penguin Books, 1964

[4] I. M. Seidemann, Improving engineering reports and talks, IEEE Transactions on
Engineenng Writing and Speech, vol. EWS- 10, Juillet 1967 .

[5] J. B. Reubens, Challenge: good scientific writing, lEEE Transactions on Engineering

Writing and Speech, vol. EWS-8, Dcembre 1965, pp. 48-55.

[6 ] G. Polya, Comment poser et rsoudre un problme, Paris: Dunod, 1965

[7] P.Gaillard, L'entreprise et les hommes, Lausanne, Ed.Oper, 1973, p. 95.