Regional Bolvar ADSI Taller-Conocimientos: Recopilacin de Informacin

Centro De Comercio y Servicios Instructor: Miguel Romero Pearanda

RESUELVA EL SIGUIENTE CUESTIONARIO

1. Qu tipos de informacin debe buscarse en las entrevistas?
2. Mencione los cinco pasos en la preparacin de una entrevista.
3. Defina lo que significan las preguntas abiertas de una entrevista. Mencione ocho beneficios y cinco
desventajas de usarlas.
4. Cundo es apropiado el uso de preguntas abiertas en una entrevista?
5. Defina lo que quiere decirse con preguntas cerradas de una entrevista. Mencione seis beneficios
y cuatro desventajas de usarlas.
6. Cundo es apropiado el uso de preguntas cerradas en una entrevista?
7. Qu es una pregunta de sondeo? Cul es el propsito de utilizar preguntas de sondeo en las
entrevistas?
8. Defina el significado de estructura de pirmide. Cundo es til emplearla en las entrevistas?
9. Defina el significado de estructura de embudo. Cundo es til emplearla en las entrevistas?
10. Defina el significado de estructura de diamante. Cundo es til emplearla en las entrevistas?
11. Defina el diseo conjunto de aplicaciones [JAD].
12. Liste las situaciones que justifican el uso de JAD en lugar de las entrevistas personales en la
organizacin.
13. Mencione los beneficios potenciales de usar el diseo conjunto de aplicaciones.
14. Liste las tres desventajas potenciales de usar JAD como una alternativa a las entrevistas
personales.
15. Qu tipos de informacin busca el analista de sistemas a travs del uso de cuestionarios o
encuestas?
16. Mencione cuatro situaciones que hacen apropiado el uso de cuestionarios.
17. Cules son los dos tipos bsicos de pregunta que se usan en los cuestionarios?
18. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera utilizar una pregunta cerrada
en un cuestionario.
19. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera usar una pregunta abierta
en un cuestionario.
20. Cules son los siete lineamientos para elegir el lenguaje del cuestionario?
21. Defina el significado de escalamiento.
22. Cules son los dos tipos de informacin o escalas ms utilizados por los analistas de sistemas?
23. Para qu se utilizan las escalas nominales?
24. D un ejemplo de escala de intervalos.
25. Cundo debe usar escalas de intervalos el analista?
26. Defina qu es la confiabilidad en la construccin de escalas.
27. Defina qu es la validez en la construccin de escalas.
28. Mencione tres problemas que pueden ocurrir debido a la negligencia en la construccin de
escalas.
29. Mencione cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato del cuestionario
propiciar una buena tasa de respuesta.
30. Qu preguntas deben ponerse primero en el cuestionario?
31. Por qu deben agruparse las preguntas sobre temas similares?
32. Cul es el lugar apropiado para colocar las preguntas polmicas?
33. Mencione cinco mtodos para la aplicacin de cuestionarios.
34. Qu consideraciones son necesarias cundo los cuestionarios se aplican mediante Internet?

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RESUELVA LOS SIGUIENTES PROBLEMAS

1. Como parte de su proyecto de anlisis de sistemas para actualizar las funciones de contabilidad
automatizadas de Chronos Corporation, un fabricante de relojes digitales, usted entrevistar a
Harry Straiter, el jefe de contabilidad. Redacte de cuatro a seis objetivos de la entrevista que
incluyan su uso de las fuentes de informacin, los formatos de informacin, la frecuencia con que
toma decisiones, las cualidades que desea de la informacin y su estilo de toma de decisiones.

a. En un prrafo, mencione cmo se acercar a Harry para preparar una entrevista.

b. Indique cul estructura (pirmide, embudo diamante) escoger para esta entrevista. Por
qu?

c. Harry tiene tres subordinados que tambin usan el sistema. Tambin los entrevistara? Por
qu s o por qu no?

d. Redacte tres preguntas abiertas que mandar por correo electrnico a Harry antes de su
entrevista. Explique por qu es preferible realizar una entrevista en persona en lugar de va el
correo electrnico.

2. A continuacin se mencionan cinco preguntas redactadas por uno de los miembros de su equipo
de anlisis de sistemas. Su entrevistada es gerente local de LOWCO, una sucursal de una cadena
de tiendas de descuento que le ha pedido a usted que trabaje en un sistema de informacin
gerencial que suministre informacin de inventarios. Revise estas preguntas para su compaero
de equipo.

1. Cundo fue la ltima vez que analiz seriamente su proceso de toma de decisiones?
2. Quines son los causantes de problemas en su tienda, es decir, aquellos que muestran
mayor resistencia a los cambios en el sistema que he propuesto?
3. Hay alguna decisin acerca de la cual usted necesite ms informacin para tomarla?
4. Usted no tiene problemas graves con el sistema de control de inventarios actual, no es
as?
5. Dgame un poco sobre los resultados que le gustara ver.

a. Vuelva a escribir cada pregunta de tal manera que sea ms eficaz para obtener informacin.

b. Ordene sus preguntas en una estructura de pirmide, embudo o diamante, y pngales el

nombre de la estructura que haya utilizado.

c. Qu lineamientos puede darle al miembro de su equipo para que en el futuro mejore las
preguntas de una entrevista? Haga una lista con estos lineamientos.

3. Desde que usted cruz la puerta, su entrevistado, Max Hugo, ha estado revolviendo documentos,
mirando su reloj y encendiendo y apagando cigarros. Con base en la experiencia que tiene sobre
las entrevistas, usted supone que Max est nervioso porque tiene trabajo pendiente. En un
prrafo, describa cmo manejara esta situacin para que Max ponga toda su atencin en la
entrevista. (Max no puede reprogramar la entrevista para otro da.)

4. Redacte una serie de seis preguntas cerradas que abarquen el aspecto del estilo para tomar
decisiones del gerente descrito en el problema 2.

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5. Redacte una serie de seis preguntas abiertas que abarquen el aspecto del estilo para tomar
decisiones del gerente descrito en el problema 2.

6. Examine la estructura de entrevista presentada en la secuencia de las preguntas siguientes:

1. Cunto tiempo ha estado en este puesto?
2. Cules son sus responsabilidades fundamentales?
3. Qu informes recibe?
4. Cmo considera las metas de su departamento?
5. Cmo describira su proceso de toma de decisiones?
6. De qu manera podra tener un mejor apoyo este proceso?
7. Con qu frecuencia toma esas decisiones?
8. A quin consulta cuando toma una decisin?
9. Cul de las decisiones que usted toma es fundamental para el funcionamiento de su
departamento?

a. Qu estructura se utiliza? Cmo lo sabe?

b. Reestructure la entrevista cambiando la secuencia de las preguntas [podra omitir algunas
si es necesario]. Ponga a las preguntas reorganizadas el nombre de la estructura que haya
usado.

7. El siguiente es el primer informe de una entrevista realizado por uno de los miembros de su
equipo de anlisis de sistemas: "En mi opinin, el resultado de la entrevista fue muy bueno. El
sujeto me permiti hablar con l durante una hora y media. Me relat toda la historia del negocio,
que fue muy interesante. El sujeto tambin mencion que las cosas no han cambiado nada desde
que l ha estado con la empresa, hace aproximadamente 16 aos. Pronto nos reuniremos de
nueva cuenta para terminar la entrevista, porque no tuvimos tiempo para analizar las preguntas
que prepar".

a. En dos prrafos, evale el informe de la entrevista. Qu informacin esencial falta?

b. Qu informacin es irrelevante en el informe de la entrevista?

c. Si lo que se informa ocurri realmente, mencione tres sugerencias que le hara a su compaero
de equipo para que realizara una mejor entrevista la prxima vez.

8. Cab Wheeler es un analista de sistemas recin contratado en su grupo. Cab siempre ha credo
que los cuestionarios son una prdida de tiempo. Ahora que usted desarrollar un proyecto de
sistemas para MegaTrucks, Inc., una empresa de transportes con sucursales y empleados en 130
ciudades, usted desea utilizar un cuestionario para obtener algunas opiniones sobre el sistema
actual y el que usted propondr.

a. Con base en lo que usted sabe de Cab y MegaTrucks, d tres razones convincentes por las
cuales Cab debera utilizar una encuesta para este estudio.

b. Gracias a sus cuidadosos argumentos, Cab acept utilizar un cuestionario pero sugiere
firmemente que todas las preguntas sean abiertas para no limitar a los encuestados.

En un prrafo, convenza a Cab de que las preguntas cerradas tambin son tiles. Asegrese de
sealar las ventajas y desventajas que implica cada tipo de pregunta.

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9. "Siempre que vienen consultores, nos dan algn tonto cuestionario que no sirve para nada. Por
qu no se toman la molestia de personalizarlo, por lo menos un poco?", pregunta Ray Dient, jefe
de sistemas de emergencia. Usted est analizando la posibilidad de empezar un proyecto de
sistemas con Pohattan Power Company (PPC] de Far Meltway, Nueva Jersey.

a. Qu pasos seguir para personalizar un cuestionario estandarizado?

b. Cules son las ventajas de adaptar un cuestionario para una organizacin en particular?
Cules son las desventajas?

10. Una de las preguntas del borrador del cuestionario de Pohattan Power Company dice:

He estado con la compaa:

20 o ms aos
10-15 aos o ms
5-10 aos o ms menos de un ao
Marque la opcin ms apropiada.

a. Qu tipo de escala utiliza el autor de la pregunta?

b. Qu errores se cometieron en la construccin de la pregunta y cules podran ser las posibles
respuestas?
c. Redacte nuevamente la pregunta para obtener resultados ms claros.
d. En qu parte del cuestionario debe colocarse la pregunta que ha redactado?

11. En el cuestionario de PPC tambin se encuentra la siguiente pregunta:

Cuando los clientes residenciales llaman, siempre los mando a nuestro sitio Web para que
obtengan una respuesta.

A veces Nunca Siempre Normalmente

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a. Qu tipo de escala pretende ser sta?

b. Redacte nuevamente la pregunta y las posibles respuestas para conseguir mejores

resultados.