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Este documento presenta las doce mejores prácticas para eficientizar la cadena de suministro según el autor. Estas incluyen: 1) tener una estrategia corporativa clara que se traduzca en estrategias para la cadena de suministro, 2) medir el desempeño de la cadena de suministro para mejorarlo, 3) sincronizar las operaciones y ventas a través de planes de ventas y operaciones.
Originalbeschreibung:
12 practicas para hacer mas efectiva la cadena de suministros
Originaltitel
Las Doce Mejores Prácticas Para Eficientizar Tu Cadena De
Este documento presenta las doce mejores prácticas para eficientizar la cadena de suministro según el autor. Estas incluyen: 1) tener una estrategia corporativa clara que se traduzca en estrategias para la cadena de suministro, 2) medir el desempeño de la cadena de suministro para mejorarlo, 3) sincronizar las operaciones y ventas a través de planes de ventas y operaciones.
Este documento presenta las doce mejores prácticas para eficientizar la cadena de suministro según el autor. Estas incluyen: 1) tener una estrategia corporativa clara que se traduzca en estrategias para la cadena de suministro, 2) medir el desempeño de la cadena de suministro para mejorarlo, 3) sincronizar las operaciones y ventas a través de planes de ventas y operaciones.
de Suministro Publicado el 30 marzo, 2010 por Cadena de Suministro
A lo largo de mi carrera profesional (mas de 18 aos) en el
rea de Supply Chain, he tenido la fortuna de colaborar directa e indirectamente con diferentes organizaciones (la mayora de ellas triple A), y en todas ellas he encontrado prcticas que han marcado diferenciadores muy importantes en la empresa y que le han dado ventajas competitivas para hace frente a los retos presentes y futuros. Hasta el momento no he encontrado la receta mgica que pueda solucionar los retos, las eventualidades y las situaciones cada vez ms complejas a las que nos enfrentamos los que estamos al frente de la Cadena de Suministro, PERO, de lo que si estoy bien convencido y lo he probado de manera exitosa, es que la buena organizacin, la planeacin precisa, la ejecucin implacable y el estricto control de los elementos clave en la Cadena de Suministro, son indispensables para crear esas ventajas competitivas que la organizacin demanda en un mundo cada vez ms globalizado y mas co-dependiente en sus procesos y economas.
De esa experiencia adquirida, y de esas organizaciones en las que he
colaborado, te presento lo que considero son Las doce mejores prcticas para eficientizar tu Cadena de Suministro
PRIMERA. En toda empresa debe existir una bien definida y clara
estrategia corporativa que derive en estrategias igual de claras en la Cadena de Suministro. Si desde la ms alta esfera organizacional existe una definicin contundente del camino que debe seguir la empresa, ya te imaginars lo que suceder hacia abajo, lo cual necesariamente tiene que traducirse en planes y programas que hagan que los objetivos interdepartamentales estn perfectamente alineados y sin que se contrapongan unos con los otros, la APO (Administracin por Objetivos) es una herramienta muy eficiente para lograr esta alineacin. SEGUNDA. Todas las empresas de clase mundial MIDEN su desempeo en la Cadena de Suministro. No se puede mejorar lo que no se puede medir. No medir es tanto como sentirse enfermo y no tomarse la temperatura para salir de dudas. Bien sea el Balance Score Card, los Indicadores de Eficiencia, Key Performance Indicators, como los llames en tu empresa, lo importante es tenerlos en el primer nivel de tu escritorio, asegrate que reflejen el estado de salud de tu Cadena, no te engaes, no los maquilles, que sean una realidad de desempeo, no un sueo corporativo. Fjate una meta para cada uno de ellos, convoca a tu equipo de trabajo a elaborar desde estrategias, planes, programas hasta tareas para mejorarlos y mantenerlos a un nivel donde el balance entre el costo de incrementarlos sea proporcional a los beneficios empresariales que puedas obtener. Si para subir de 98% a 99% tu nivel de servicio, necesitas subir tus niveles de inventario 30% evala que tanto vale la pena hacer el gasto financiero para elevar el nivel. TERCERA. La sincronizacin entre los equipos de venta y operaciones mediante el ciclo o proceso S&OP (Sales and Operation Planning). Una empresa donde existe un claro compromiso de seguimiento y liderazgo de la Alta Direccin, que tiene bien comunicados y organizados a sus equipos de Ventas, Mercadotecnia y Operaciones mediante reuniones semanales y mensuales de S&OP, donde se compartan la informacin, las tendencias, las estrategias de mercado, las oportunidades de mejoramiento, desde luego que tiene las mejores posibilidades de permanencia en el mercado y los ms altos ndices de rentabilidad financiera. CUARTA. El proceso de pronsticos o forecast. En las organizaciones que conozco, este proceso es elevado hasta el ms alto nivel de la organizacin, con ello no quiero decir que el director general sea el responsable de esta tarea ni que sea directamente l el que lo controle, sino que al ser supervisado por los altos directivos, los responsables de su elaboracin ponen ms atencin a su informacin, Son bien sabidos los efectos que un pronstico errtico trae a la empresa, provoca clientes insatisfechos si los pronsticos son bajos en comparacin con la demanda del mercado o, por el contrario, sobre inventario en los almacenes si las proyecciones son muy elevadas con respecto a la demanda, ambos efectos, traen consecuencias financieras y de servicio muy importantes y a veces irreversibles en el desempeo de la organizacin. QUINTA. El control de los inventarios. El tener controlados los depsitos, almacenes, centros de distribucin que alojan los productos terminados reviste una singular importancia, porque aqu es donde se genera uno de los costos ms elevados de la organizacin y uno de los ms altos ndices de insatisfaccin de los clientes. Por un lado se deben mantener las existencias fsicas acorde a lo que los sistemas de inventarios reflejan en la pantalla de la computadora, ya que es esta la informacin que toma la gente de Servicio a Clientes para levantar y comprometer un pedido con un cliente, si la informacin es incorrecta, evidentemente que el pedido no se surtir correctamente, y solo ser cuestin de minutos para que llegue la llamada del cliente para quejarse del servicio. Ahora, yo siempre he pensado que los almacenes est vivos, es ms, hasta parece que respiran, todo el da estn en movimiento, ya lleg Hugo y tom 15 piezas, atrs del l lleg Paco y sac 45 y al final Luis coloc en el anaquel 100, y cuando llega el de control de inventarios Sorpresa! las existencias no coinciden, y el gerente del almacn busca, indaga, investiga y al final, la respuesta ms encontrada es, pues quien sabe quien fue! y si se surten 1,000 pedidos al da ya te imaginars el caos que eso significa. Es por ello que la disciplina operativa, como yo la llamo, debe ser el elemento clave de control ms importante en los almacenes, ya que un trabajador que no est disciplinado traer ms problemas de los que imaginas, quizs l sin darse cuenta (y pensando que acta de buena fe) estar desordenando lo que debiera tener un orden. As tengas los mejores procesos, todos ellos documentados, radio frecuencia, RFID y hasta GPS, servir de muy poco si el trabajador no est disciplinado en hacer las cosas correctamente y de acuerdo a un proceso. SEXTA. El control de la demanda del mercado. Seguido del proceso de S&OP est la forma en la que la organizacin establece el control de la demanda. Hay empresas que en trminos de demanda solo venden lo que tienen, porque son lderes del mercado, embarcan lo que producen y no lo que el mercado realmente est solicitando, aqu es donde crece la competencia, donde el lder no abastece y el mercado lo requiere. En otras empresas la conexin entre el rea de Mercadotecnia, Ventas y Operaciones es tan pobre que la informacin y los nmeros de demanda no evidencian la realidad del mercado y por lo tanto no se pueden aprovechar las oportunidades de negocio que hay afuera de la empresa. Un sistema de informacin bien organizado que refleje la realidad de la demanda que existe en el mercado es la mejor prctica que la empresa pueda tener, la comercializacin y rentabilidad son la razn de ser de la empresa. Porqu no tener datos confiables de demanda? SEPTIMA. Los perfiles de puesto de la gente que colabora en la Cadena de Suministro, desde la presidencia o vicepresidencia hasta el almacenista y el transportista que har entrega del producto. Ocurre muchas veces que mandan al almacn al trabajador que en el rea administrativa no funcion o simplemente ya no lo queran tener en esa rea, y de castigo lo mandan al almacn, pues total, que puede tener de difcil surtir una orden o descargar un camin!, o contratan a auxiliares de almacn que reprobaron matemticas en la escuela y tienen problemas para hacer sumas, restas y multiplicaciones, y ya ni hablar de los quebrados! En uno de los almacenes en los que me toc laborar, el trabajador tena que ir al anaquel y tomar 83 piezas, solo que estas venan en presentaciones de 6, la sola operacin aritmtica de cuantos paquetes de 6 piezas debo tomar y cuantas piezas sueltas conforman el pedido, representaba para este trabajador todo un reto, porque no tena el perfil ni la habilidad mnima necesaria para cumplir con la tarea que se le haba asignado. Y, me puedo pasar el resto del da escribiendo como en algunas empresas se selecciona al personal que labora en alguno de los eslabones de la cadena de Suministro sin tomar en consideracin el perfil, la experiencia, el momento en el que la organizacin se encuentra y la visin del negocio. Contar con personal visionario, sumamente organizado, con liderazgo, inquieto y disciplinado son algunos de los atributos que a mi gusto busco con frecuencia cuando tengo que contratar personal para las funciones de la Cadena. OCTAVA. Outsourcing. La Cadena de Suministro es tan fuerte como su eslabn ms dbil Qu significa esto? si la debilidad de la organizacin es el transporte y la inversin para fortalecerla es muy elevada, conviene mejor buscar un socio y hacer una alianza estratgica para dejar esta actividad a aquellas empresas cuya fortaleza sea nuestra debilidad. Hoy en da hay empresas que se especializan en tareas que para nosotros representan un gran dolor de cabeza. Recuerdo que para un cliente tenamos que etiquetar un producto con caractersticas especiales y nos tomamos casi una semana para hacer el puro diseo de la etiqueta, lo que represent prdida de tiempo e insatisfaccin en el cliente, no ramos buenos para el proceso de etiquetado, el siguiente requerimiento lo dimos en outosourcing con una empresa especializada, el resultado?, clientes contentos y mejores costos operativos. NOVENA. Documentacin de procesos. Ocurre muy a menudo que cuando el planeador, el especialista en importaciones, el gerente de almacn o el de transportes, deja la organizacin por la razn que sea, el resto de los que se quedaron se ven unos a los otros preguntndose Y cmo le haca fulano de tal para hacer ese proceso? y entonces hay que hacer uso de toda la creatividad del equipo para sacar adelante esa tarea, porque el que se fue no dej ni el nmero telefnico del proveedor. Por ello, reviste vital importancia tener los procesos documentados a todos los niveles. La metodologa que ofrecen las certificaciones de ISO 9000 son muy buenas para eso, y no necesariamente implica que haya de por medio una certificacin. Una prctica de clase mundial es hacer la documentacin de los procesos, las funciones, los puestos y de todo aquello que hace funcionar la cadena de forma adecuada y eficiente. DCIMA. Programas de calidad y mejora continua. La calidad no es un concepto propio de los productos terminados, la calidad es una actitud, es un hacer y un deber diario de todos los que tienen participacin en la manufactura y entrega del producto al cliente, desde el que elabora las materias primas, el que procesa la orden del cliente, el que maneja el camin de reparto, el que cobra la factura, etc. todos ellos deben ejecutar su actividad con calidad. Las mejores empresas adems de tener programas bien definidos de calidad y de tener polticas de calidad departamentales a todos los niveles de la organizacin, tienen asociados comprometidos con la calidad, tienen gente que no solo se sabe la poltica de calidad de memoria, sino que la viven y la transforman en productos y servicios de clase mundial. UNDCIMA. Incorporacin de tecnologas de informacin. Hoy en da la tecnologa est prcticamente al alcance de toda la poblacin. Los desarrollos tecnolgicos se hacen presentes en casi todas las actividades de la vida humana, y han sido hechos para facilitar la vida y la toma de decisiones. Las empresas de clase mundial se aprovechan de la tecnologa para facilitar el procesamiento de la informacin y tomar decisiones ms asertivas. Software para planeacin y pronsticos, para controlar almacenes, para transportes, prcticamente hay herramientas para controlar toda la Cadena y deben ser utilizadas diligentemente por la organizacin ya que pueden ofrecer ventajas competitivas que colaborarn en la supervivencia de la organizacin. Sin embargo, la Cadena es eficiente en la medida que sus procesos lo sean, un proceso complejo no es necesariamente sinnimo de eficiencia, lo simple en ms de las ocasiones es lo ms recomendable, por ello en un sentido diligente para usar la tecnologa, resulta importante preguntarse Ests automatizando el error? DUODCIMA. Las empresas de clase mundial desarrollan y capacitan al personal. He tenido la buena fortuna (y tambin he sido muy tenaz y visionario al exigir capacitacin para m y para mi personal) de estar en organizaciones donde la capacitacin forma parte del desarrollo del asociado, la empresa valora y sabe del beneficio de tener capacitada a la gente. Las actividades y conceptos de la Cadena, siempre estn en constante evolucin y hoy ms que nunca, se ofrecen mltiples programas de capacitacin en escuelas de negocios, en empresas de consultora, en instituciones pblicas y privadas, hay cursos y clases presenciales, por internet, con pagos en efectivo, a plazos, etc. Hay ms oferta educativa, lo que creo que se requiere es estar convencido de los beneficios que esto trae al asociado y a la empresa y motivar a la direccin a pagar por ese beneficio. Conozco gente que termin sus estudios superiores y tiene ms de diez o quince aos y que no se ha parado en un aula educativa de nueva cuenta. Hay foros y expos para casi todas las disciplinas de la Cadena, los hay para logstica, para pronsticos, para comercio exterior, para transporte, para servicio a clientes, en fin la variedad es bastante amplia. Insisto, se requiere estar convencido de que es necesario tomar participacin activa en este tipo de actividades, porque lo nico constante en esta vida es el cambio. Desde luego que pueden existir muchas otras mejores prcticas que seguramente no estn contenidas en este artculo, pretendo transmitir algo de lo mejor que he vivido y experimentado, la combinacin de todas estas prcticas es una nada fcil labor, requiere disciplina, participacin personal, mucho, muchsimo trabajo en equipo, tendrs que sacar tu mejores talentos y habilidades de liderazgo para convencer a tus asociados, bscate en el diccionario lo que significa cabildear porque lo vas a hacer todos los das para provocar que los resultados sean mejores da a da.
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