ID Jurisprudencia: 041136N02

Indicadores de Estado
Nuevo SI Reactivad NO Alterad NO
o o
N 41136 Carcter NNN Fecha 09-10-2002
Dictamen
Origenes MUN

Abogados
fms

Destinatarios
alcalde municipalidad san ramon

Texto
corresponde al alcalde autorizar la eliminacin de la documentacin de la
municipalidad. ello, porque tratndose de organismos que gozan de autonoma
administrativa es el jefe superior del servicio quien debe otorgar la autorizacin
en comento. con todo, respecto a las fiscalizaciones realizadas por contralora en
la entidad edilicia en los ltimos anos, ha de darse cumplimiento a lo dispuesto
en ley 10336 art/21 inc/2 en orden a que los libros, registros y documentos
relativos a la contabilidad municipal, pueden eliminarse o incinerarse despus de
tres anos de su revisin definitiva por este rgano de control. en cuanto a la
dems documentacin de la municipalidad, esta entidad fiscalizadora no puede
autorizar una determinada conducta para la incineracin o eliminacin de aquella
en desuso. lo expuesto, por cuanto no existe norma alguna que se lo permita. no
obstante lo anterior, la autoridad alcaldilla ha de actuar en la materia
considerando el tiempo transcurrido, naturaleza, importancia o necesidad de la
documentacin o su relevancia como medio de prueba para acreditar,
eventualmente, la responsabilidad de los funcionarios y los derechos y
obligaciones contractuales y relaciones jurdicas con terceros, ttulos sobre
bienes, etc, como tambin teniendo en cuenta las recomendaciones de
contralora contenidas en la circular 28704/81. lo precedente debe operar,
igualmente, en el caso de la documentacin relevante para la constitucin y
funcionamiento de las organizaciones comunitarias y, en fin, de toda aquella que
facilite la funcin de sus unidades de control interno, del concejo y de esta
entidad fiscalizadora

Accin
aplica dictamenes 28704/81, 26197/84, 38492/88, 41802/99

Fuentes Legales

Descriptores
 eliminacion documentacion municipal

Documento Completo

N 41.136 Fecha: 9-X-2002

Una Municipalidad ha solicitado a esta Entidad de Control una autorizacin para eliminar los
documentos que se especifican en los oficios que adjunta. Expone al efecto, que ese Municipio
se encuentra en un proceso de reordenamiento y construccin definitiva de su archivo municipal
y, en ese contexto, tiene la necesidad de eliminar documentacin antigua, para lo cual las
diversas Direcciones y Departamentos Municipales han elaborado sus respectivos inventarios de
archivos individualizando la documentacin contenida y el ao al que pertenece, todo ello segn
se cita en documento adjunto.

De acuerdo a los listados de la documentacin que se pretende enviar a archivo, se desprende

que stos se refieren a las actividades propias de las Direcciones de Obras Municipales,
Desarrollo Comunitario, Secplac, Aseo y Ornato, Control y Administracin y Finanzas y
comprenden perodos de tiempo que van desde los aos 1982 a 1999.

Sobre el particular, cumple con manifestar que, de acuerdo a lo precisado por esta Entidad de
Control, en los Dictmenes Ns. 41.802, de 1999, 38.492, de 1988 y 26.197, de 1984, tratndose
de organismos que gozan de autonoma administrativa, como ocurre con el caso de las
Municipalidades, la autorizacin para eliminar documentacin de sus archivos, corresponde
otorgarla al jefe superior del Servicio, en este caso, al Alcalde.

Lo anterior es sin perjuicio de que, acorde lo dispuesto en el artculo 14 de Ley N 10.336,

sustituido por el artculo 1 N 3 de Ley N 19.817, el Contralor podr adoptar las medidas que
estime convenientes para la adecuada fiscalizacin de la destruccin e incineracin de los
documentos de la deuda pblica, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designacin
de delegados para que intervengan en esas actuaciones. Asimismo, segn dispone el inciso
segundo del artculo 21 de la misma Ley N 10.336, los libros, documentos y cuentas aprobados
-relativos a la contabilidad fiscal, municipal y de la Beneficencia Pblica-, sern incinerados
despus de tres aos de su revisin definitiva, salvo que el Contralor considere de especial
inters.

Fuera de los preceptos sealados, no existe en la legislacin actual norma alguna que permita a
esta Contralora autorizar una determinada conducta en materia de incineracin o eliminacin de
documentos en desuso, pudiendo, no obstante, concluirse que ella depender del tiempo
transcurrido, naturaleza, importancia o necesidad de la documentacin, o la relevancia en cuanto
medio de prueba para acreditar, eventualmente, la responsabilidad de los funcionarios, o bien su
importancia para acreditar derechos y obligaciones contractuales y relaciones jurdicas con
terceros, ttulos sobre los bienes del Servicio, etctera, elementos de juicio y proceder que cada
Servicio determinar segn su criterio y experiencia, sin perjuicio de las instrucciones y
recomendaciones dadas por esta Contralora al respecto, contenidas en la Circular N 28.704, de
1981, actualmente en vigencia y aplicable a las Municipalidades en lo que corresponda.

En consecuencia, respecto de las fiscalizaciones realizadas por este Servicio en ese Municipio,
en los ltimos aos, las que son de su conocimiento, corresponde que se d aplicacin a lo
dispuesto en el artculo 21 de Ley N 10.336 -referido a libros, registros y documentos relativos a
la contabilidad municipal- pudiendo disponerse la eliminacin o incineracin de esa
documentacin contable despus de tres aos de su revisin definitiva, por esta Entidad de
Control.

En cuanto a la dems documentacin, corresponde que la Municipalidad determine si procede

mantenerla o eliminarla, segn los criterios antes reseados y los contenidos en la Circular N
28.704, de 1981, antes mencionada. Sin perjuicio de lo anterior, esta Contralora General estima
que en la determinacin de su importancia, el Alcalde ocurrente debera poner especial cuidado
en la fuerza probatoria de sta, en cuanto a establecer derechos, obligaciones y relaciones
jurdicas del Municipio con terceros. De igual modo, ello deber operar tratndose de la
documentacin relevante para la constitucin y funcionamiento de las organizaciones
comunitarias y, en fin, de toda aqulla que facilite la funcin de fiscalizacin de sus unidades de
control interno, del Concejo Municipal y de este Servicio.

Remtase al Municipio ocurrente, fotocopia de la Circular N 28.704, de 1981.