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ESTUDOS
MUSEOLGICOS
Volume 2
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
E GESTO DE ACERVO
.: Renata Cardozo Padilha :.
COLEO ESTUDOS MUSEOLGICOS
Volume 2
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
E GESTO DE ACERVO
Florianpolis, 2014
Ficha Catalogrfica elaborada por Antonio Jos Santana Vieira
CRB 14/1405
____________________________________________________________________________
CDD: 069.53
CDU: 069
____________________________________________________________________________
GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA
Joo Raimundo Colombo
COORDENAO EDITORIAL
Denize Gonzaga
Maurcio Rafael
Renata Cittadin
AUTORIA
Renata Cardozo Padilha
REVISO GRAMATICAL
Denize Gonzaga
FOTO DA CAPA
Mrcio H. Martins
FOTOS DO MIOLO
Renata Cardozo Padilha
/ PA L AV R A DA P R E S I D E N T E DA F C C
Vanderlei Sartori
Diretor de Preservao do Patrimnio Cultural/FCC
/ A P R E S E N TA O
Nossa perspectiva que, ao final da publicao dos sete volumes previstos, a Coleo
Estudos Museolgicos possibilite ao leitor um conhecimento sobre o complexo trabalho
desenvolvido nos museus, em favorecimento da preservao das memrias e identida-
des culturais de uma sociedade ou territrio.
Maurcio Rafael
Coordenador do Sistema Estadual de Museus (SEM/SC)
1 GUARNIERI, Waldisa Rssio. Conceito de cultura e sua inter-relao com o patrimnio cultural e a preservao.
In: BRUNO, Maria Cristina Oliveira (Org). Waldisa Rssio Camargo Guarnieri: textos e contextos de uma trajetria
profissional. v. 1. So Paulo: Pinacoteca do Estado de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura: Comit Brasileiro
do ICOM, 2010, p. 205.
/ SUMRIO
10....... 1 INTRODUO
69....... 6 REFERNCIAS
/1 INTRODUO
10
Documentar o qu? Para qu? Para quem? Como? Quando? So dvidas
recorrentes dos profissionais de museus ao pensar nas suas prticas
cotidianas. Nesse sentido, a documentao museolgica se apresenta
como uma funo norteadora nas etapas do fazer museolgico, na ges-
to e no controle do seu acervo.
A autora
11
12
/2 D
OCUMENTO E INFORMAO:
SOB A VISO DO MUSEU
Do documento se extrai a informao. Nesse sentido, compete s instituies de in-
formao, preservao, cultura e memria, que possuem na identificao do documen-
to e da informao a base para o desenvolvimento de seu acervo, as seguintes aes:
1 So as informaes deduzidas por meio do prprio objeto, ou seja, pela anlise das suas propriedades fsicas.
2 So as informaes obtidas por meio de outras fontes que no o objeto, e que permitem compreender o con-
texto no qual o objeto existiu, funcionou e adquiriu significado. Este pode ser identificado pelas fontes biblio-
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grficas ou documentais.
// 2.2 CONCEITO DE INFORMAO
Nos estudos e nas prticas que envolvem o fazer do museu, a informao se caracte-
riza como um importante conceito que auxilia no cumprimento das funes sociais e
culturais da instituio. Por isso, reconhece-se a necessidade de aproximao do profis-
sional de museu com a rea da Cincia da Informao, uma vez que ambos lidam com
o tratamento, a disponibilizao e a recuperao da informao.
Para a Cincia da Informao, o conceito de informao central e pode ser utili-
zado em dois contextos: como o ato de moldar a mente e como o ato de comunicar
conhecimento (CAPURRO; HJORLAND, 2007). Dentre as perspectivas de informao en-
contradas no mbito da Cincia da Informao, evidencia-se a Informao-como-coisa
(BUCKLAND, 1991), que trata de um objeto/documento que possui capacidade informa-
tiva por meio de sua descrio e representao. Assim, pode-se compreender que a in-
formao est atrelada a um documento, que comporta um significado e que, ao entrar
num processo comunicativo, emite uma mensagem.
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tacar a diversidade de origem dos acervos e a distino das tcnicas empregadas, com
o intuito de compreender as diferenas no tratamento informacional das instituies.
Fig. 2 Espao interno de acondicionamento dos documentos. Fonte: Arquivo Central da Universidade Federal de
Santa Catarina, Florianpolis.
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de uma administrao pblica ou priva-
da. Os documentos so adquiridos por
meio de passagem natural, atendendo
estrutura das trs idades: da produo
para o arquivo corrente, transferncia
para o arquivo intermedirio, chegan-
do, por fim, ao arquivo permanente, por
meio do recolhimento.
A organizao do arquivo se d a par-
Fig. 3 Organizao das pastas do Fundo Faculdade de tir de fundos documentais. Um fundo
Farmcia e Bioqumica de idade permanente. Fonte: documental um conjunto de docu-
Arquivo Central da Universidade Federal de Santa
Catarina, Florianpolis. mentos produzido e armazenado por
uma mesma fonte geradora, no decorrer
de suas funes, mantido de forma orgnica e protegido com a finalidade de provar ou
testemunhar algo legal ou cultural.
importante considerar que o arquivo estabelecido a partir do princpio da prove-
nincia, como afirma Bellotto (2006, p.128), no devendo ser mesclados a documentos
de outro conjunto, gerado por outra instituio, mesmo que este, por quaisquer razes,
lhe seja afim.
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ridas para atender especialidade a que se prope. Na maioria das vezes, as obras so
incorporadas na instituio por compra, doao ou permuta. O tratamento documental
realizado obra por obra, visando descrio fsica e de contedo. No que tange des-
crio fsica, a preocupao tornar o documento nico dentro do acervo, considerando
aspectos como dimenso, ttulo, autor, editora, exemplar etc.
J em relao descrio de contedo, a obra
analisada e ajustada numa classe de assunto pr-
determinada, dentro de uma classificao bibliogr-
fica. Ambos os processos de descrio se utilizam de
instrumentos especficos, o que garante uma padro-
nizao entre as bibliotecas.
A organizao da informao o processo que ob-
jetiva o tratamento documental, a disponibilizao
e a disseminao da informao, de modo a demo-
cratizar o acesso informao para o usurio. Cabe
Fig.5 Classificao dos livros por assunto. ressaltar que a preocupao da instituio est na
Fonte: Biblioteca Central da Universidade
Federal de Santa Catarina, Florianpolis. relao social e cultural com a comunidade da qual
faz parte.
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Fig. 6 Exposio do acervo museolgico. Fonte: Museu de Hbitos e Costumes, Blumenau.
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// 2.4 DE OBJETO A ACERVO MUSEOLGICO
Para se tornar parte do acervo de um museu, o objeto deve primeiramente passar por
uma investigao que vise sua identificao com a misso da instituio. Assim, uma
vez analisado, recebe intencionalmente um valor documental que admitir sua incor-
porao ao acervo museolgico.
O significado atribudo ao objeto diz respeito finalidade do museu, podendo variar
conforme a tipologia com a qual a instituio se apresenta. Por exemplo, um mesmo
objeto em museus de tipologias diferentes (antropolgico, histrico, artstico, entre ou-
tros) ter suas funes e sentidos destacados de modo diferenciado, dependendo do
contexto representado e valorizado pelo museu que o adquiriu.
Para compreender o processo que transforma um objeto de variados suportes, fun-
es e usos especficos em um objeto museolgico, necessrio reconhecer as etapas
que o caracterizam como documento de valor patrimonial e informacional e que, por-
tanto, deve ser salvaguardado.
Quando o objeto museolgico identificado, passa a compor uma coleo determina-
da pela instituio e assim se torna elemento de algo ainda maior, denominado acervo
museolgico. So muitos os motivos que levam os museus a salvaguardarem os objetos
em seu acervo: por ser raro, pela sua fabricao, pelo valor cientfico e cultural, pela pre-
ciosidade do material ou pela sua antiguidade. No entanto, notrio que qualquer uma
dessas causas est vinculada s possibilidades de informao que os objetos carregam
consigo, bastando analis-los para que apaream respostas sobre seus usos, seus mate-
riais, suas relaes sociais, sua histria, entre outros.
Todo objeto pode ser potencialmente um objeto museolgico, porm o que o elevar a
essa categoria a anlise que a instituio far no momento em que ele for adquirido.
Ressalta-se a necessidade de o objeto possuir semelhana com o tipo de acervo salva-
guardado pelo museu e de dialogar com a sua misso e com os seus objetivos. Assim,
sua aquisio ser vista como autntica ao propsito institucional.
O objeto, ao ser incorporado pelo museu, recebe intencionalmente um valor docu-
mental e, por conseguinte, necessita ser comunicado, preservado e pesquisado, passan-
do por um processo de ressignificao de suas funes e de seus sentidos, para assim se
tornar um objeto museolgico, processo no qual devem ser evidenciadas suas caracte-
rsticas intrnsecas e extrnsecas (FERREZ, 1994).
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Ao longo de sua trajetria, perde e ganha informaes como consequncia de sua
funcionalidade, de seu uso, reparo e de sua deteriorao. Quando introduzido na insti-
tuio museolgica, inicia uma nova histria, que dever continuar a ser documentada
(FERREZ, 1994). Assim, o objeto passa a ser descrito sob duas circunstncias: sua vida
til antes de fazer parte do museu e depois, quando ganha novos usos e sentidos dentro
do espao de salvaguarda.
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Fig.9 Acervo museolgico em exposio. Fonte: Museu Histrico de Santa Catarina - Palcio Cruz e Sousa,
Florianpolis. Foto: Mrcio H. Martins / FCC.
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/ 3 G E S T O D E A C E R V O
o termo aplicado aos vrios mtodos legais, ticos, tcnicos e prticos
pelos quais as colees do museu so formadas, organizadas, recolhidas,
interpretadas e preservadas. (LADKIN, 2004)
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Seguem abaixo alguns dos principais referentes:
O Cdigo de tica do Conselho Federal de Museologia, que diz respeito regulamen-
tao da Profisso de Muselogo Lei N 7.287, de 18 de dezembro de 1984. Atribui ao
profissional muselogo, no que tange sua relao com o acervo, as seguintes aes:
No Art. 3 das atribuies do Muselogo, IV solicitar o tombamento de bens cul-
turais e o seu registro em instrumento especfico; V coletar, conservar, preservar
e divulgar o acervo museolgico; VI planejar e executar servios de identificao,
classificao e cadastramento de bens culturais; VII promover estudos e pesquisas
sobre acervos museolgicos.
O Cdigo de tica do ICOM3 para Museus (2009) estipula os princpios legais e ticos
da salvaguarda do acervo:
Princpio: Os acervos dos museus refletem o patrimnio cultural e natural das comuni-
dades de onde provm. Dessa forma, seu carter ultrapassa aquele dos bens comuns,
podendo envolver fortes referncias identidade nacional, regional, local, tnica, reli-
giosa ou poltica. Consequentemente, importante que a poltica do museu correspon-
da a essa possibilidade.
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3 The International Council of Museums.
Quanto Lei vigente do Estatuto Brasileiro de Museus Lei n 11.904/2009, no que
se refere ao acervo do museu, Captulo II, Seo II, Subseo IV - Dos Acervos dos
Museus:
Art. 38. Os museus devero formular, aprovar ou, quando cabvel, propor, para apro-
vao da entidade de que dependa, uma poltica de aquisies e descartes de bens
culturais, atualizada periodicamente.
Pargrafo nico. Os museus vinculados ao poder pblico daro publicidade aos termos
de descartes a serem efetuados pela instituio, por meio de publicao no respectivo
Dirio Oficial.
1o O registro e o inventrio dos bens culturais dos museus devem estruturar-se de for-
ma a assegurar a compatibilizao com o inventrio nacional dos bens culturais.
2o Os bens inventariados ou registrados gozam de proteo com vistas em evitar o seu
perecimento ou degradao, a promover sua preservao e segurana e a divulgar
a respectiva existncia.
Art. 40. Os inventrios museolgicos e outros registros que identifiquem bens cultu-
rais, elaborados por museus pblicos e privados, so considerados patrimnio arqui-
vstico de interesse nacional e devem ser conservados nas respectivas instalaes dos
museus, de modo a evitar destruio, perda ou deteriorao.
Pargrafo nico. No caso de extino dos museus, os seus inventrios e registros sero
conservados pelo rgo ou entidade sucessora.
Art. 41. A proteo dos bens culturais dos museus se completa pelo inventrio nacio-
nal, sem prejuzo de outras formas de proteo concorrentes.
3o O inventrio nacional dos bens culturais dos museus ser coordenado pela Unio.
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// 3.2 SOBRE O PROGRAMA E A POLTICA DE ACERVO
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A poltica de gesto de acervo serve como um documento de orientao para os
profissionais do museu, e como documento pblico que esclarece como o museu
assume a responsabilidade de salvaguarda do seu acervo.
Sobre a aquisio:
4 Formada por uma equipe com profissionais de diferentes especialidades, experientes e que possuam compe-
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tncia comprovada para avaliar os mltiplos casos de aquisio e descarte.
Ao incorporar um objeto, o museu deve sempre analisar se sua legitimidade, seu es-
tado de conservao, seu valor de mercado, assim como se sua documentao est
correta, para efeitos de seguro e salvaguarda.
Podem constar junto com o objeto os seguintes documentos: cartas, recibos de com-
pra ou venda (anterior), cpia de testamento do doador, entre outros.
Doao: quando uma instituio ou pessoa doa um objeto ou coleo para o museu
e este o incorpora seu acervo.
Legado: a forma de aquisio na qual uma pessoa registra em testamento sua pre-
tenso em passar seu bem patrimonial, seja um objeto ou coleo, para os cuidados do
museu. Esta forma de incorporao ao acervo museolgico vista como herana.
Compra: quando o museu compra um objeto e este passa a ser incorporado ao acer-
vo. Nesse caso, compete comisso de acervo verificar demandas de compra e questes
relacionadas com o oramento designado para este destino. O ideal realizar um pla-
nejamento anual.
Coleta: trata-se da aquisio por meio da coleta de campo realizada pelo programa de
pesquisa do museu que o adquire. Geralmente esse caso ocorre em museus de cincia,
de arqueologia e de etnografia.
Permuta: refere-se aquisio realizada por meio de troca de objetos entre museus
ou instituies afins. uma ao recproca, em que ambas as instituies adquirem
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um novo objeto para seu acervo. necessrio que o profissional
responsvel pelo acervo verifique a legislao local, o estatuto ou
o regimento interno do museu para conferir a possibilidade de tal
ao.
Ressalta-se que, entre as for-
Emprstimo: quando um objeto, pertencente a outra institui-
mas de aquisio de objetos e
o ou pessoa, entra no museu em forma de comodato. Este pode
colees nos museus, h casos
ser de curto ou longo prazo, com o tempo de preferncia determi-
de entrada de artefatos e/ou co-
nado e ser renovado quantas vezes forem necessrias. O objeto
lees arqueolgicas por meio
adquirido por emprstimo no faz parte do acervo do museu e por
de endosso institucional5. Este
isso no deve ser registrado no livro tombo.
diz respeito a um contrato es-
tabelecido entre o museu ou a
Depsito: uma aquisio similar doao; no entanto, o ob-
instituio afim e o arquelogo
jeto ou a coleo no so propriedade do museu e sim um local
e/ou com a empresa de arqueo-
para a sua guarda. Essa forma de aquisio na maioria das vezes
logia de salvamento (contrato).
permanente, mas por uma exigncia do proprietrio do objeto o
Conforme regulamentado pelo
museu estabelece o acordo de ser apenas um local de salvaguarda
Instituto do Patrimnio Histri-
para ele.
co e Artstico Nacional IPHAN,
Transferncia: a forma de aquisio que transfere um objeto s se legitima o resgate do ar-
ou coleo de uma instituio de salvaguarda para outra. tefato ou da coleo arqueol-
gica pelo arquelogo e/ou pela
empresa se estes assegurarem
Todo tipo de aquisio deve ser avaliada em termos dos ob-
a sua salvaguarda institucional.
jetivos, das propostas e da misso do museu, assim como
Nesse sentido, apenas um
devem ser levadas em conta as limitaes financeiras e es-
contrato entre as partes, que an-
paciais da instituio.
tecede a escavao pelo arque-
logo, no resguarda o museu ou
a instituio afim com relao
tica de aquisies do ICOM (1971 apud MORO, 1986, p. 35):
ao tipo de aquisio e o que ir
Qualquer que seja a especialidade ou a catego- ser adquirido. Assim, no se
ria do museu, qualquer que seja o lugar em que sabe ao certo quais os tipos de
ele se situe no mundo, certos princpios de tica documento legais devero ser
e de integridade profissional devem ser aplica- produzidos pelos museus no
dos por aqueles que so encarregados das aqui-
que diz respeito entrada dos
sies. Isto significa que a origem de todo objeto
a ser adquirido, qualquer que seja a natureza, objetos ou de colees arqueol-
deve ser documentada devidamente. Este prin- gicos coletados dessa forma.
cpio serve no s para o objeto artstico, como
para o arqueolgico, etnogrfico, histrico ou
pertencente scincias naturais.
Termo de
emprstimo/
Contrato de Laudo tcnico Laudo tcnico Ficha de campo**
comodato* (para
longo prazo)
Termo de
Laudo tcnico Termo de doao Termo de doao
transferncia
Ficha de Ficha de
Termo de sada Laudo Tcnico
catalogao catalogao
Registro de
identificao
Ficha de Contrato de
Termo de permuta (com numerao
catalogao comodato*
diferente do
acervo do museu)
Ficha de catalogao
Ficha de (com numerao
catalogao diferente da do
museu)
*Comodato - contrato celebrado entre um museu e uma instituio (ou indivduo) particular que, entre outras
coisas, estipula que o nome do proprietrio (ou a logomarca) deve ser divulgado pelo museu. Trata-se de um
contrato longo, a partir de cinco anos (podendo variar por muito mais tempo). Ao seu final, pode ser renovado;
regido pelo cdigo civil.
**Ficha de campo - aplicado a peas resultantes de coletas (por exemplo: artefatos arqueolgicos); a ficha
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preenchida pelo pesquisador em campo.
Sobre o descarte:
Diz respeito ao processo de dar baixa nos objetos que fazem parte do acervo do mu-
seu que, de alguma forma, no atendem mais aos objetivos da instituio ou porque
se encontram em condies de deteriorao irreparvel, impossibilitando sua preser-
vao. uma etapa to importante quanto a de aquisio. Deve ser sempre uma ao
pensada coletivamente com a equipe do museu: a comisso de acervo, o muselogo e
o conservador devem dar seu parecer a respeito dessa ao, de maneira confivel, fun-
damentada e justificada.
importante levar em considerao que toda ao de descarte de um objeto museol-
gico necessita de cautela. Trata-se de um tipo de ao que pode gerar muitas interpreta-
es e complicaes com relao s questes ticas e tcnicas, e, por isso, os profissio-
nais de museu precisam adotar uma base sustentvel para a escolha feita.
Cabe ao museu desenvolver uma poltica de descarte que determine qual mto-
do ser adotado, para que ocorra a baixa de um objeto do seu acervo museol-
gico, de modo que essa ao no possua restrio alguma para a instituio que
possa vir a se beneficiar.
Doao: o descarte por meio da doao do objeto ou da coleo para outro museu
ou instituio afim. Deve-se pensar na concordncia com a misso da instituio que
ir receb-lo(a).
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Repatriao: trata-se do descarte que devolve o objeto ou coleo ptria de origem,
seja por vontade prpria do museu ou por obrigao de rgos governamentais.
A
ps o descarte do objeto, o registro no livro tombo deve ser riscado em cor verme-
lha, e todas as fichas relacionadas a ele precisam ser marcadas com um X da mesma
cor, de um lado a outro.
Destaca-se o Item 2 do Cdigo de tica para Museus (2009) no que tange ao processo
de descarte do acervo:
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// 3.3 ALIENAO DE ACERVOS
/// 3.3.1 Descarte de acervos
ATENO!!!
UMA POLTICA EFICAZ DE AQUISIO E DESCARTE
EVITA PROBLEMAS DE GERENCIAMENTO DO ACERVO.
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/ 4 D O C U M E N TA O M U S E O L G I C A
Diz respeito ao registro de toda informao referente ao acervo museolgico. Nesse
contexto, a documentao museolgica pode ser abordada por dois vieses: a documen-
tao do objeto e a documentao das prticas administrativas do museu. O primeiro
trata da compilao dos dados e do tratamento informacional extrados de cada objeto
adquirido pelo museu, enquanto que o segundo considera toda a documentao produ-
zida pela instituio para legitimar suas prticas desenvolvidas.
Cabe ressaltar que essa documentao possui essencialmente o objetivo de organizar
e de possibilitar a recuperao da informao contida em seu acervo. Uma vez reali-
zadas essas aes, os objetos e/ou as colees museolgicas se tornam fonte de infor-
mao (para curadoria, pesquisa cientfica, aes culturais e educativas, publicaes
diversas, entre outras) que poder produzir novos conhecimentos.
Ao ser adquirido pelo museu, o objeto perde e ganha informaes. No que tange sua
utilidade, as informaes referentes sua funo antes e depois de entrar no museu
devem ser registradas, por exemplo, quando novos usos so dados por meio de exposi-
es, pesquisas, publicaes, entre outras.
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O objeto tambm pode sofrer intervenes de conservao ou restauro e, por isso,
necessrio que uma vistoria antes e depois da ao seja realizada e documentada.
Alm disso, devem-se considerar as possveis deterioraes, causadas por agentes de
degradao, que podem levar o documento a perder informaes irrecuperveis quanto
sua estrutura.
No geral, o objeto precisa ser documentado de modo mais completo possvel, dentro
das suas mltiplas possibilidades de informao. Na maioria das vezes, encontra-se
maior facilidade na recuperao de informaes intrnsecas ao objeto, uma vez que
se trata da descrio fsica, do que das informaes extrnsecas, tendo em vista que
necessrio recuper-las por meio de outras fontes e que nem sempre so encontradas
e, por isso, acabam no sendo registradas.
Com relao funo: constitui uma conexo entre as fontes de informao, os obje-
tos museolgicos, o pblico em geral, os pesquisadores e os funcionrios do museu,
de maneira que se estabelea uma comunicao que gere novos conhecimentos e
novas relaes entre as partes envolvidas.
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Ter conhecimento, clareza e exatido sobre o acervo;
Descrever as caractersticas informacionais intrnsecas e extrnsecas dos objetos;
Designar um nmero de registro ao objeto, para a identificao rpida e precisa;
Garantir a segurana do acervo por meio da documentao museolgica, contra qual-
quer interferncia externa ou interna ao museu;
Estruturar os documentos e as fichas produzidas pelo museu, visando a uma padro-
nizao mnima entre outras instituies, sem abrir mo das singularidades dos dife-
rentes tipos de museus e acervos;
Criar um sistema que permita a interoperabilidade institucional6 entre outros museus
(pelo menos entre instituies de mesma tipologia);
Controlar o vocabulrio dos registros de informao utilizados na base de dados, de
modo que eles sejam acessveis.
Uma vez que so mediadores entre o pblico e o acervo, necessitam estar atentos a
alguns princpios bsicos relacionados sua ao quanto aos procedimentos de docu-
mentao museolgica. Sendo assim, devem realizar o registro da informao de cada
objeto museolgico pertencente ao museu; em casos de falta de informao comple-
mentar, adquiri-la por meio de outras fontes bibliogrficas, orais, documentais, foto-
grficas, entre outras. No se pode esquecer, de modo algum, que o objetivo maior da
documentao que as informaes estejam acessveis ao pblico em geral, aos pes-
quisadores especializados, aos funcionrios da instituio, entre outros usurios, no
momento em que forem recuperar a informao no acervo.
Compete ao muselogo e/ou ao profissional responsvel pelo acervo investigar as
inmeras potencialidades informacionais dos objetos museolgicos, no podendo es-
quecer que no deve nunca pr fora de circulao qualquer que seja a informao ou
o documento antigo: livro tombo, fichas de catalogao, numerao antiga dos objetos,
alm de anotaes de ex-colegas relacionadas ao acervo que porventura no trabalhe
mais na instituio. Para toda a ao de baixa, necessria a realizao de uma reunio
com a comisso de acervo, com o muselogo, o conservador e o diretor para definir es-
sas questes.
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atividades administrativas, interoperabilidade institucional ou de apoio para pesquisas
internas e externas ao museu.
Nesse contexto, sero destacados os passos para o tratamento documental, que de-
vem ser realizados desde o momento em que o museu adquire o objeto e/ou a coleo
at o seu processo de interpretao e organizao.
um documento criado pelo museu para registrar todos os objetos que fazem parte
do seu acervo. Permite que a instituio tenha o controle do objeto que entra, sai, ou
que, porventura, perdido ou roubado.
Trata da ao que legitima o objeto como documento e bem cultural da instituio. A
partir de seu regulamento interno, o museu protege seu acervo de possvel destruio
ou descaracterizao, bem como o preserva em prol de uma memria coletiva.
Para a sua concepo, recomenda-se a utilizao de um caderno de ata ou de livro cria-
do para esse fim. O Livro Tombo deve ser manuscrito e no pode ser rasurado; por isso se
sugere que o museu crie um boneco1 para testar antes de elaborar o documento efetivo.
O Livro Tombo necessita de um Termo de Abertura e de um de Fechamento (quando for
o caso), assim como de um conjunto de informaes que compe a parte internado livro9.
Para tanto, seguem as sugestes de modelos:
8 um esboo do livro, um primeiro molde que pode ser corrigido, alterado e rasurado.
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9 Recomenda-se a utilizao das duas pginas do caderno para a numerao e descrio corrida.
Fig. 11 Modelo de termo de fechamento para o Livro Tombo. Fonte: autora.
Fig. 12 Modelo de metadados descritivos para a parte interna do Livro Tombo. Fonte: autora.
40
Data de aquisio a informao referente data que o objeto adquirido pelo museu.
Tipo de aquisio a forma como o objeto foi adquirido pelo museu.
Descrio intrnseca trata-se das informaes fsicas do objeto, como, por exemplo,
dimenso, material, marcas, entre outros.
Descrio extrnseca trata-se das informaes de cunho simblico e histrico; breve
contextualizao.
Estado de conservao diagnstico referente s circunstncias materiais em que se
encontra o objeto.
Observao informaes especficas sobre o objeto.
o ato por meio do qual se realiza a contagem de todos os objetos que fazem par-
te do museu, sendo criada uma lista numerada para controle e identificao geral do
acervo museolgico. Refere-se a um primeiro reconhecimento detalhado. Dessa forma,
recomenda-se que o profissional numere provisoriamente a pea com o nmero de in-
ventrio e que faa isso a lpis ou com etiquetas em material neutro amarradas por um
barbante ou cordo de algodo cru que envolva o objeto. Alm disso, imprescindvel o
registro em um livro ou caderno, especificamente para essa funo, do que foi arrolado.
Para essa atividade, o registro do nmero e do nome do objeto suficiente para uma
identificao inicial.
Lembre-se que todo trabalho referente documentao museolgica necessita de
um registro cuidadoso e descrito para comprovao e continuidade das atividades
pelos profissionais do museu. O arrolamento/inventrio fundamental para que eles
tenham conhecimento geral sobre seu acervo e contribui para a segurana do acervo
museolgico.
41
Como criar o nmero de registro?
A criao do nmero de registro deve estabelecer uma ordenao que facilite o aces-
so informao, pois esse acesso que definir uma documentao funcional para
todas as prticas do museu. Por mais que se faam recomendaes tcnicas baseadas
nos princpios da museologia, no que tange ao registro dos objetos, no se encontram
normas oficiais para numerao; assim, cada instituio adota a norma que melhor lhe
convier (CNDIDO, 2006).
NUMRICO utilizado para a codificao somente com nmeros. Pode ser biparti-
do, dividido em duas partes; nesse caso, separado por representao de duas nu-
meraes diferentes.
Exemplo: 14.001
14/001 14.001 NUMERAO SEQUENCIAL
14-001
ou SMBOLO DIVISOR
2014.001 ANO DE AQUISIO DO OBJETO
2014/001
2014-001
Estamos em 2014 e 5 objetos foram adquiridos ao longo de todo o ano pelo museu.
So registrados no acervo os nmeros: 2014/0001, 2014/0002, 2014/0003, 2014/0004,
2014/0005. No prximo ano de 2015, sero adquiridos 15 objetos, que tero o seguinte re-
gistro sequencial: 2015/0006, 2015/0007, 2015/0008, 2015/0009, 2015/0010, 2015/0011,
2015/0012, e assim sucessivamente.
10 Todos os exemplos de cdigo de identificao aqui apresentados so ilustraes desenvolvidas pela autora
para tornar mais clara a compreenso das diferentes possibilidades de nmeros de registros que podem
42
ser criados.
Exemplo de bipartido:
Exemplo de tripartido:
Para todos os casos apresentados acima: quando o objeto possuir partes divididas12
que compem sua estrutura, o nmero de registro dever ter a mesma numerao in-
cluda em todas as partes; porm, necessrio conter nmeros ou letras minsculas
para representar as subdivises.
Exemplo:
Com nmero: Com letra:
ATENO!!!
NO SE ESQUEA DE DOCUMENTAR NO REGIMENTO INTERNO A DEFINIO DO
NMERO DE REGISTRO QUE SER ADOTADO PELA INSTITUIO. DEVE-SE UTILIZAR
APENAS UM TIPO DE CDIGO IDENTIFICADOR PARA TODO O ACERVO DO MUSEU.
11 A escolha de numerao romana para representar as diferentes colees de um museu muitas vezes uti-
lizada nos casos em que as colees so separadas por tipologia de acervo ou de formato.
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12 Considerar todas as partes que puderem ser retiradas do objeto.
A escolha do tipo de cdigo importante para a organizao e a fcil recuperao dos
objetos, alm de permitir o seu controle. Por isso, a comisso de acervo, junto equipe
do museu, precisa estudar qual a melhor codificao para atender ao seu acervo mu-
seolgico.
Deve-se registrar o nmero nos objetos, tendo em vista os diversos tipos de material
e formato. No que diz respeito conservao, recomenda-se a utilizao de materiais
para o registro no objeto que no iro agredi-lo, e que, de preferncia, seja utilizada uma
camada de proteo entre o objeto e o registro.
No caso de marcao no prprio objeto, realizar limpeza no local que ser feito o re-
gistro, seguindo instrues de um conservador; passar uma camada de verniz no local
e aps registr-lo com tinta nanquim (preta ou branca)13 ou com caneta permanente; e,
por fim, passar outra camada de verniz para proteg-lo. Deve-se atentar para os objetos
em papel, no qual a marcao dever ser realizada com lpis 6B macio.
Fig. 15, 16 e 17 Registro do nmero na parte de baixo do objeto e na parte interna da tampa; destaca-se a marcao
em todas as partes que compem a loua. Fonte: Museu da Famlia Colonial, Blumenau.
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Fig. 18 e 19 Marcao do n de registro com etiqueta amarrada ao objeto txtil.
Fonte: Museu da Famlia Colonial, Blumenau.
Fig. 20, 21 e 22 Marcao do n de registro na parte de trs do objeto museolgico de porcelana. Fonte: Museu da
Famlia Colonial, Blumenau.
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Fig. 23, 24 e 25 Marcao do n de registro na parte de trs do objeto de madeira.
Fonte: Museu da Famlia Colonial, Blumenau.
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Fig. 27 e 28 Marcao do n de registro na parte de baixo do objeto museolgico etnolgico indgena. Fonte: Acervo
do Museu de Arqueologia e Etnologia Professor Oswaldo Rodrigues (MArquE/UFSC), Florianpolis.
Fig. 29 Marcao do n registro no artefato arqueolgico. Fonte: Acervo do Museu de Arqueologia e Etnologia
Professor Oswaldo Rodrigues (MArquE/UFSC), Florianpolis.
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Fig. 30 e 31 Marcao interna do n de registro em todas as partes que compem o quadro e a pintura. Fonte:
Museu Victor Meirelles, Florianpolis.
Fig. 32, 33, 34 Etiqueta de localizao com os n de registro dos objetos na mapoteca; acondicionamento das
pinturas e identificao em cada suporte que protege o objeto museolgico. Fonte: Museu Victor Meirelles,
Florianpolis.
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Fig. 35 Marcao do n de registro na parte de trs do objeto no canto direito, feito com lpis 6B, em objetos
fotogrficos. Todas as embalagens de acondicionamento devem ser registradas com o mesmo nmero. Fonte:
Museu Victor Meirelles, Florianpolis.
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/// 4.1.4 Ficha de catalogao
Esta ficha foi dividida em dois grupos: identificao e caractersticas do objeto e infor-
maes contextuais. O primeiro diz respeito s informaes relacionadas com a iden-
tificao do objeto no acervo e com as suas caractersticas fsicas e o segundo trata das
informaes histricas, simblicas e de usos do objeto no museu. Segue abaixo o que
cada metadado representa na ficha:
Nmero de tombo: o registro que identifica o objeto como patrimnio do museu por
meio de uma numerao corrida.
Nmero de registro: uma numerao estipulada pelo museu para o registro de iden-
tificao do objeto no acervo museolgico.
Outros nmeros: diz respeito a nmeros antigos registrados no objeto, seja por ter
pertencido a outra instituio ou porque o museu renumerou seu acervo.
Localizao na instituio: trata-se do local onde est o objeto; facilita a sua recupera-
o fsica de forma fcil e eficiente, como, por exemplo, se ele est na reserva tcnica,
na exposio, foi emprestado, entre outros.
Objeto: apresenta o que o objeto, como, por exemplo, quadro, vestido, entre outros.
Ttulo: quando houver.
Autor ou Autoridade: diz respeito aos tipos de autorias envolvidas com o objeto, como,
por exemplo, fotgrafos, estdios, fbricas, entre outros.
Descrio intrnseca: refere-se descrio fsica do objeto, como, por exemplo, a iden-
tificao de marcas ou de algumas assinaturas legveis, entre outros.
Dimenso: a medio do objeto em largura, comprimento, altura, peso e dimetro.
Material: diz respeito ao tipo de matria pelo qual o objeto formado.
Procedncia: a informao que apresenta o local de onde vem o objeto antes de ser
adquirido pelo museu.
Observao: um metadado amplo, que tem por funo complementar a informao
que no se encontra em outros dados registrados deste grupo.
Tipo de aquisio: doao, legado, compra, coleta, permuta, emprstimo, depsito,
transferncia.
Ex-proprietrio: visa identificar o antigo dono do objeto.
Data de aquisio: data referente entrada do objeto no acervo do museu.
Estado de conservao: diagnosticar qual a situao de conservao do objeto se
bom, regular, ruim ou pssimo.
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Informaes contextuais:
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// 4.2 DOCUMENTAO DAS PRTICAS ADMINISTRATIVAS
o termo criado para comprovar e assegurar o museu de que o doador est passando
a propriedade do objeto e/ou da coleo para os seus cuidados. A instituio que elabora
seu termo de doao poder acrescentar, caso considere necessrio, clusulas adequa-
das para o contrato estabelecido.
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Fig. 37 Termo de doao. Fonte: criado pela autora.
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/// 4.2.2 Termo de emprstimo
16 Por entender que a ficha de campo criada especificamente para a rea de pesquisa contemplada, assim
como para o local pesquisado e para a necessidade de informao do projeto, optou-se por no elaborar nenhum
modelo para tal ao.
17 Geralmente o museu solicita ao pesquisador que se utiliza de materiais que ilustrem o acervo para publi-
cao que faa as devidas referncias de maneira evidente, e que, aps, envie uma cpia de sua publicao
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instituio.
/// 4.2.6 Termo de permuta
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/// 4.2.8 Termo para transporte do acervo
Diz respeito ao documento produzido para registro da ao de deslocamento do ob-
jeto museolgico para outro local. Geralmente ocorre por motivos de emprstimode
algum objeto e/ou de coleo do museu para outras instituies afins. Independente da
distncia percorrida, o museu precisa documentar todo o percurso que envolve desde
a sada do objeto do museu, a forma como ser transportado, at sua chegada insti-
tuio beneficiada, e vice-versa. Esse documento garantir a segurana do objeto em
ambiente externo ao espao que o salvaguarda.
ATENO!!!
Todo documento produzido para as prticas administrativas, organizacionais
e de gesto fazem parte da histria do museu e de seu acervo, e por isso
deve ser preservado.
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/ 5
S I S T E M A S D E I N F O R M AT I Z A O
DE ACERVOS
Para ampliao, funcionalidade e disponibilizao da informao, os museus vm in-
cluindo a sistematizao automatizada do acervo em suas atividades de organizao
e tratamento documental. Isso se d com a incorporao das Tecnologias de Comuni-
cao e Informao (TICs), que proporcionam rapidez na comunicao e no acesso
informao. Alm disso, permitem um aumento considervel no armazenamento dos
dados e valorizam a informao contida no acervo museolgico.
Ressalta-se a importncia de um software adequado s necessidades da instituio,
que permita a automao das colees do acervo e a difuso das informaes estabe-
lecidas pela documentao museolgica. Tambm preciso levar em considerao as
criaes isoladas de sistemas que, embora adequem com mais facilidade os recursos
digitais s necessidades da instituio, levam impossibilidade de interseco de infor-
maes entre base de dados institucionais. Identifica-se essa situao tendo em vista
a diversidade de diretrizes nacionais e internacionais, de padres tcnicos, normas e
linguagens.
O sistema de informatizao do acervo utilizado com o objetivo de fornecer informa-
o de forma rpida, organizada e eficaz, qualquer que seja o seu uso. A automatizao
do acervo se preocupa com a informatizao das atividades relacionadas ao tratamento
documental, facilitando seu acesso pelo pblico e contribuindo para a funcionalidade
dos trabalhos administrativos realizados pelos funcionrios do museu.
So vrios os elementos inter-relacionados a esse tipo de sistema, que vai da coleta
(entrada), da manipulao, do armazenamento (processo) at a disseminao (sada)
da informao, fornecendo um mecanismo de feedback18 para o museu. O processo de
sistematizao do acervo permite o controle, a segurana e o gerenciamento da infor-
mao, bem como colabora para o acesso e para a democratizao da informao.
Alm do pblico e dos funcionrios do museu, a sistematizao do acervo deve aten-
der s necessidades informacionais do pesquisador especializado, que busca no acervo
o seu objeto de estudo para a pesquisa cientfica19. Considera-se, dessa forma, que o
objeto museolgico uma fonte de informao para a pesquisa, e que, por esse motivo,
precisa que sua informao esteja codificada de uma forma que facilite a interoperabili-
dade entre instituies, bem como a recuperao da informao pelo seu pblico, pelos
funcionrios e pelo pesquisador.
Para a concepo de sistemas automatizados, so utilizados bancos de dados para
que seja possvel a reunio de dados e informao. O banco de dados rene e mantm
18 Feedback ou retroalimentao o processo realizado por meio da sada de um sistema, no qual ocorre uma
transferncia para a entrada desse mesmo sistema. Seu objetivo diminuir, ampliar e controlar a dissemina-
o do sistema e contribuir para o dilogo e a mediao entre o acervo e o pblico.
19 Considera-se pesquisa cientfica uma investigao realizada pelo pesquisador, na qual necessita corresponder
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a normas pr-determinadas e utilizao de mtodos especficos para sua constituio.
organizado um conjunto de informaes relacionadas a um determinado assunto, em
uma determinada ordem. Para que o banco de dados seja disponibilizado ao pblico e/
ou ao pesquisador, necessrio um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD) que,
alm de fornecer uma interface amigvel, tambm permite a manipulao e recupera-
o dos dados, seja na entrada, nos processos ou na sada da informao.
Os bancos de dados so estruturados a partir de um conjunto de metadados, que
fazem referncia a dados contidos em um software e que fornecem informao sobre
outra informao, de uma forma geral; o dado sobre o dado. ele que descreve e re-
presenta os objetos nos sistemas informatizados de acervos.
64
Brasileiro de Museus Ibram, por volta de 100 museus de tipologias diferentes se utili-
zam da base de dados Donato. Por conta disso, esse software teve que adaptar as novas
necessidades de registro estipuladas por essas instituies, e assim foram criados ou-
tros metadados para atender demanda. Muitas tipologias de acervo ainda no foram
contempladas, mas existe uma equipe voltada para o aperfeioamento do Donato, que
busca resolver as questes relacionadas ao tratamento de informao dos diferentes
acervos museolgicos.
Seguem abaixo imagens ilustrativas da base de dados Donato retiradas da pgina
do Museu Nacional de Belas Artes. Cabe ressaltar que elas no representam a verso
atualizada do software, porm foi o que se encontrou no prprio site da Instituio para
exemplificar a estrutura da base.
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Fig. 46- Ficha biogrfica de autores na Base de dados Donato verso 3.0.
Fonte: site do Museu Nacional de Belas Artes, 2014.
Fig. 47- Relao das obras mais consultadas na Base de dados Donato verso 3.0.
Fonte: site do Museu Nacional de Belas Artes, 2014.
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Fig. 48- Manual de catalogao disponvel na Base de dados Donato verso 3.0.
Fonte: site do Museu Nacional de Belas Artes, 2014.
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/ 6 REFERNCIAS
BARRETO, A. de A. A questo da informao. So Paulo em Perspectiva, So Paulo, v. 8,
n. 4, p. 3-8, 1994.
BITTENCOURT, J. N. Sobre uma poltica de aquisio para o futuro. Rio de Janeiro: Secre-
taria de Cultura/IBPC, Cadernos Museolgicos n 3 (outubro de 1990), p. 29-38.
CHAGAS, M. Pesquisa Museolgica. In: Museu Instituio de Pesquisa, MAST, RJ, 2005.
69
COMIT INTERNACIONAL DE DOCUMENTAO (CONSELHO INTERNACIONAL DE MU-
SEUS). Declarao dos princpios de documentao em museus e diretrizes interna-
cionais de informao sobre objetos: categorias de informao do CIDOC. So Paulo:
Secretaria de Estado de Cultura de So Paulo; Associao de Amigos do Museu do Caf;
Pinacoteca do Estado de So Paulo, 2014. Disponvel em: <http://issuu.com/sisem-sp/
docs/cidoc_guidelines/c/sl5vtq0>. Acesso em: 1 out. 2014.
FERREZ, H. D. Documentao museolgica: teoria para uma boa prtica. In: CADERNOS
de ensaios, n2. Estudos de museologia. Rio de Janeiro, Minc/Iphan, 1994, p. 64-73.
LADKIN, N. Gesto do Acervo. In: Como Gerir um Museu: Manual Prtico. ICOM, 2004.
70
KPTCKE, L. S. Colees que foram museus, museus sem colees, afinal que relaes
possveis? In: Museu Instituio de Pesquisa, MAST, RJ, 2005.
PEARCE, S. Pensando Sobre Objetos, In: Museu Instituio de Pesquisa, MAST, RJ, 2005.
71
Fundao Catarinense de Cultura