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MANUAL
VERSION 3.1
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Hiplito Yrigoyen 1530 12.
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Catlogos Adherente 20
Reclamos Ambos 52
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Al site pueden ingresar los usuarios de los Adherentes y los de los Proveedores.
Para diferenciarlos y as usar las opciones que a cada uno le corresponden, es
necesario conectarse con el Nombre y Password correspondientes.
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1.2 Plantas
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No es necesario que usted complete estos datos. Pero tenga en cuenta que son
utilizados en la confeccin de la documentacin del Adherente. Por otra parte,
no hace falta que haya ninguna correlacin con las Plantas Fsicas, Centros de
Distribucin y/o cualquier otra clasificacin que realicen los Proveedores y/o
Adherentes (aunque estos datos son utilizados como control de integridad en las
interfaces de carga de datos).
Con un simple click en la funcin Agregar (extremo superior derecho) usted
tiene el privilegio de cargar sus plantas, con la posibilidad de aclarar si estn
habilitadas para recibir mercaderas.
Si lo desea, tambin puede modificar datos acerca de ellas. Haciendo click en
el lapicito que aparece a la izquierda de cada planta, o eliminarlas haciendo
click en el tachito que se encuentra a la derecha de cada una.
Cada usuario del Proveedor puede administrar sus datos en forma centralizada y
unificada para mantenerse actualizado permanentemente.
Estos datos no son los que se usan para generar los documentos visualizables
en e-BuyPlace. Aunque los expedientes que usted ver en el site no poseen
valor legal, son reproducciones de los datos almacenados en el ERP del
Adherente. Y por lo tanto, se obtienen de los datos que ellos suministren.
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Cabe aclarar que la modificacin que cada Proveedor realice sobre los Datos
Maestros slo ser informada a los Adherentes, pero esto no implica que
necesariamente ellos actualicen sus ERPs.
Todos estos datos son de consulta y son actualizados por los Adherentes con la
informacin obtenida de sus ERPs. Para modificarla, el Proveedor debe
hacrselo saber al Adherente que corresponda y comunicrselo en la forma
adec uada. Una vez actualizada su base, se reflejar a travs de sus interfaces
en los datos mostrados en e-BuyPlace.
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Primero, uno que muestra todas las exenciones que el vendedor tiene para el
Adherente seleccionado. Y en el otro, todas las retenciones del Proveedor.
En esta pantalla, el usuario del Proveedor puede consultar, dar de alta (funcin
Agregar) o eliminar los distintos tipos de comprobantes tales como Facturas,
Notas de Crdito, etctera.
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Una vez que el Proveedor posea el nmero de CAI validado, realizar un pedido
de impresin de formularios a su Imprenta. A medida que stos sean hechos,
deben ser cargados respecto a su fecha de emisin para su posterior utilizacin.
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2. ORDENES DE COMPRA
2.1 General
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El usuario del Proveedor dis pone de un listado por Adherente de las OC que le
fueron enviados a su casilla.
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Los Proveedores disponen de un listado que les informa el detalle de las OC que
se encuentran activas, discriminadas por las Plantas que las originaron. Pueden
verse las posiciones (materiales) y las cantidades pedidas originalmente.
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3. ESTADO DE CUENTA
3.1. General
Tenga en cuenta que las bsquedas se realizan con el nmero de factura del
Proveedor (en todos los casos). Y recuerde que los datos se cargan por
interfaces (o sea automticamente) desde el sistema de gestin del Adherente.
En la parte superior derecha, est disponible el combo con las opciones para
que el Proveedor seleccione al Adherente que desea consultar.
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3.3 Bloqueados
Cada Adherente tiene que definir los posibles errores ocurridos durante el
ingreso de la factura sobre los que quiere informar a sus Proveedores.
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Al clickear sobre la lupa, se obtiene un detalle del mismo: los documentos que
conforman el pago, la descripcin, el nmero, la fecha, las retenciones
individualizadas, los importes neto y bruto.
4. ADMINISTRACION
4.1 General
Entre ellas, las ms importantes son las de crear o modificar Usuarios y Perfiles.
Porque dentro de e-BuyPlace es posible originar tantos como se desee.
Lo primero a tener en cuenta es que slo puede existir un nico usuario con
perfil de administrador y que no es posible asignrselo a otro ni modificarlo.
Cada Proveedor tiene distintos Usuarios, y a su vez cada uno debe tener un
Perfil (como vendedor, receptor de e-mails, etctera). Segn la organizacin
ms conveniente, un Perfil puede servir para varios Usuarios, administrndose
en forma unificada, o no. As mismo, cada Usuario poseer un Password y
Datos Personales propios que se pueden administrar On-Line.
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Por otra parte, el Proveedor puede exponer algn Usuario como Receptor de e-
mails de cada uno de los distintos tipos que se pueden emitir, por lo tanto el
correo electrnico se enva a quienes indiquen los Proveedores, segn el tipo de
mail y Usuario (evitndose as una prdida de tiempo innecesaria).
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Cuando el Proveedor decida dar de alta un perfil, deber ingresar a esta funcin
a travs del men y completar la celda correspondiente. Luego debe clickear la
funcin Aceptar. Esta accin lo conduce a una segunda pantalla en la cual
customizar (personalizar) las caractersticas de ese perfil, que luego podr
asignarlo a uno o ms usuarios.
En esta pantalla se detallan todas las funciones, junto con una casilla con la
descripcin HA (Habilitado) la cual puede ser seleccionada marcndola con un
a (tilde).
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En la pantalla aparece una lista desplegable o combo con todos los perfiles
existentes para la empresa (excepto el Perfil del usuario Administrador). A la
derecha de este combo se puede ver un campo de edicin, donde el usuario
puede cambiar (si lo desea) el nombre del Perfil que seleccion de la lista.
Debajo de estas funciones, se muestran todas las funciones que brinda el Site y
una serie de opciones para ese perfil.
HA: Cuando esta celda posee un a (tilde), indica que la funcin est habilitada
en este Perfil.
NO/ VI/ MO: Son el tipo de permiso que tendrn aquellos usuarios que
pertenezcan al Perfil sobre la funcin en cuestin.
Si selecciona NO, los usuarios que se les asigne este perfil NO tendrn
permiso.
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Borrar un perfil:
Mediante esta funcin, el usuario Administrador puede eliminar los Perfiles que
considere hayan quedado en desuso. La nica restriccin para poder utilizar
esta funcionalidad es que no deben existir usuarios que tengan asignado el perfil
a dar de baja.
Al seleccionar esta opcin, usted ver una serie de campos que podr editarlos,
donde se deben cargar cada uno de los datos que identifican al usuario que se
est dando de alta.
Datos Personales: se debe cargar las seas personales del usuario (Nombre,
Apellido, Telfono, etctera).
Perfil: debe indicar si el usuario se dar de alta como habilitado o no, adems de
especificar el perfil al cual pertenecer.
Al aceptar todos estos datos, el usuario queda creado y a partir de ese momento
ya puede ingresar al Site.
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Al acceder a esta opcin, se muestra un listado con todos los usuarios y sus
datos representativos. La ltima columna, es de comandos. Por medio de los
iconos que se muestran usted podr ingresar a una pantalla para modificar los
datos del usuario o borrarlos.
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5. CATALOGOS
Aqu puede visualizar uno existente con la lupa , o agregar uno nuevo con
.
El catlogo consta de hasta 3 niveles: Grupo, Rubro y Subrubro
Cada vez que quiera agregar un nuevo participante en uno de estos niveles
hgalo con el botn y grabando.
Siga descendiendo de nivel con la lupa .
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Con el botn lupa en el material puede visualizar los materiales con quien
est unificado
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6. ADMINISTRACIN DE LICITACIONES
Pedidos de cotizacin
Licitaciones
Subastas
Pedidos de cotizacin:
- estn direccionadas a un nico proveedor desde el ERP del adherente
- los proveedores existen en el ERP del adherente
- est disponible el foro (preguntas y respuestas) entre el proveedor y el
adherente
- la interfase de actualizacin al ERP genera la oferta correspondiente
Licitaciones:
- se asocian a N proveedores en el sitio
- los proveedores pueden existir o no en el ERP del adherente
- se administra en el sitio una nica licitacin (fechas, adjuntos, etc.) y
todos los proveedores visualizan exactamente la misma informacin
- est disponible el foro (preguntas y respuestas) que es compartido por
todos los proveedores que participan de la misma (en forma annima)
y el adherente
- admite controles operacionales (pliego con o sin costo, conformidad
previa de la oferta tcnica obligatoria o no, pblica o privada)
- tiene segunda vuelta o mejora de ofertas para un subconjunto de
proveedores de la licitacin original
- est disponible la comparativa de ofertas
- permite adjudicar en el sitio
- la interfase de actualizacin al ERP genera tantas peticiones de oferta
y ofertas como proveedores se hayan asignado a esa licitacin en el
sitio. An en el caso que se haya invitado a un proveedor del sitio, la
interface al ERP crea la peticin de oferta y la oferta sobre el
proveedor genrico cambiando a la Razn Social del proveedor que
ofert.
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LICITACIONES
Adherente
e
E B Proveedor A
U
Licitacin Y Proveedor B
R P
L Proveedor C
Act. ofertas A
P C Proveedor D
E
Se dispone adems del sistema de mensajera automtica del sitio, que puede
customizar el adherente y que incluye, mails de publicacin de licitacin o pedido
de cotizacin, modificacin o anulacin, recordatorios al proveedor si pasaron
ms de N das desde la publicacin y an no contest, preguntas ingresadas en
el foro, aviso de no ganador, etc.
Las funcionalidades de foro y comparativa son propias del sitio, no se lleva esta
informacin al ERP.
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DIAGRAMA DE FECHAS
- - - - -- - - - -- - - -- - - - -- F O R O - - -- - - -- - - - -- -
- Visualizar - - - - - - - - - Visualizar - - - - - - - -
PROV. - Ofertar
- Adjuntar archivos
- - - - -- - - - -- - - -- - - - -- F O R O - - -- - - -- - - - -- -
Subastas:
- Pueden participar proveedores del ERP, del sitio o cualquier otro
convocado a este efecto
- En general tienen una duracin muy corta (horas)
- Se realizan subastas de prueba previas para que los proveedores no
tengan dudas durante la subasta real
- Se parametriza, entre otros: la duracin, si se muestra o no el precio
mximo, si el ingreso de oferta es por item, si es obligatorio ingresar
todos los items, el porcentaje mnimo necesario para que sea
aceptada una mejora de oferta, se predefine la modalidad de la
prrroga, la forma de adjudicacin, etc.
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Comandos:
Campo de seleccin: por default est seleccionada la primera de la lista.
Se utiliza para seleccionar la licitacin que desea verse con formato pdf
o excel .
Lupa : Visualizacin de ofertas. Ver subfuncin Ofertas
Lpiz : Detalles de la licitacin. Ver subfuncin Detalles
Estado:
Rojo: previo a publicacin. Fecha anterior a fecha de publicacin.
Amarillo: publicada. Fecha entre publicacin y cierre.
Naranja: en revisin. Fecha entre cierre y revisin.
Verde : cerrada. Fecha posterior a fecha de revisin.
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Licitacin:
Las licitaciones originales llegadas de SAP tienen el nmero de la peticin
de oferta asociada al proveedor genrico.
Las licitaciones creadas en el sitio (las de segunda vuelta) tienen el prefijo
EBP y luego un nmero secuencial.
Palabra clave:
Cualquiera que facilite las bsquedas.
DocRef:
En el caso de segunda vuelta, se muestra aqu el nmero de la licitacin
original.
Fecha creacin:
La fecha en que fue creada en SAP o en el sitio.
Fecha de cierre:
La fecha hasta la cual los proveedores pueden ingresar las ofertas.
Usuario:
Usuario creador
Centro:
Centro /planta correspondiente a la licitacin.
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Prov :
Se utiliza para asignar proveedores. Ver subfuncin Proveedores
Foro:
Permite visualizar el contenido del foro (preguntas y respuestas) e
ingresar respuestas de la licitacin. Ver subfuncin Foro
B:
Permite dar de baja (para los adherentes que generan las licitaciones en
el sitio)
Subfuncin detalle
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Pag pliego:
est disponible si la licitacin fue definida con Pliego con costo. El default
es NO (sin tildar). Esta variable tiene efecto para el proveedor.
En este estado el proveedor invitado a la misma, slo podr visualizarla y
acceder a las especificaciones, pero no podr contestarla. Slo a partir
que el comprador informe el pago (tilde) el proveedor tendr disponible el
campo de cotizacin.
Of.Tcnica:
est disponible si la licitacin fue definida con Oferta tcnica obligatoria. El
default es NO (sin tildar). Esta variable tiene efecto para el comprador.
En este estado el comprador no puede visualizar la oferta an cuando se
haya cumplido la fecha de revisin.
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Segunda vuelta: se utiliza para seleccionar algunos o todos los proveedores que
participaron en la primera vuelta y realizar una segunda vuelta de mejora de
precios.
Subfuncin Ofertas
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Subfuncin Proveedores
Subfuncin Foro
El botn le permitir acceder al foro de la licitacin para contestar alguna
pregunta ingresada por un proveedor.
Cuando cualquier proveedor ingresa una pregunta el comprador es notificado a
travs de un mail enviado por el sitio.
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Subfuncin Adjudicacin
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7. INGRESO DE OFERTAS
Objetivo
Conceptos bsicos.
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Pasando el cursor del mouse por el botn puede leerse el detalle de las
descripciones sin necesidad de ingresar en cada una.
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Subfuncin Foro
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8. RECLAMOS - Parametrizacin
Asigna luego los responsables, o sea los posibles destinatarios del reclamo (y
del mail) que le aparecern al proveedor cuando ingrese este tema y motivo de
reclamo.
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Visualiza all un resumen de todos los motivos de cada funcin y debe asociar a
cada uno Planta/s, Usuario/s y nivel.
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Escriba el tema que desea habilitar para ingresar sus reclamos al proveedor y
grabe.
Seleccione luego ese tema e ingrese los motivos que desee asociarle y los das
a partir de los cuales, si el reclamo contina, desea se reenve un recordatorio al
proveedor.
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9. RECLAMOS
Objetivo
Conceptos bsicos.
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Creacin de reclamos.
El campo Motivo permite especificar la razn del reclamo. Para visualizar las
opciones disponibles debe desplegarse el combo presionando el botn con la
flecha invertida que se encuentra a la derecha del campo. Los motivos a
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Se llama funcin a una determinada opcin del men de operaciones del sitio. Dado que toda funcin se
corresponde con una pgina web muchas veces se la denomina simplemente pgina.
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Seguimiento de reclamos.
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Sinnimos de planta son: fbrica, centro de distribucin, unidad organizativa, etc. Son los sitios receptores
de mercaderas y/o servicios.
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Los reclamos pueden ordenarse por Nro. de Reclamo o por Tema tal como
puede verse en el sector Documentos Ordenados Por. Para concretar un cambio
en el ordenamiento debe seleccionarse el criterio de inters y presionar alguno
de los botones de aplicacin de ordenamiento . Tambin pueden filtrarse
de manera de ver solo los abiertos, solo los cerrados todos los reclamos,
segn la opcin seleccionada en el sector Visualizar por Estado, efectivizando el
filtro al presionar el botn .
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Cierre de reclamos.
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Para cerrar el reclamo debe presionarse el botn Cerrar Reclamo, accin que
cambia el estado del reclamo y retorna a la pgina de seguimiento donde puede
verificarse el semforo verde en el reclamo recientemente cerrado.
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Quin: Proveedor
Men: Operaciones > Entregas > Ingreso de remito
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En el ejemplo:
Material 1006340
Pendiente inicial: 9990
Cantidad del remito : 200
Pendiente actual: 9790
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Quin: Adherente
Men: Operaciones > Entregas > Verificacin de remito
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En el caso de un rechazo total o parcial debido a que hay una divergencia entre
la cantidad ingresada por el proveedor y la confirmada por el recepcionista es
obligatorio ingresar el motivo de la misma.
Este texto se adjunta en el mail enviado automticamente al proveedor con el
motivo del rechazo.
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Este rechazo parcial libera la cantidad rechazada del remito. Esta cantidad
vuelve a estar disponible para el proveedor como saldo pendiente del pedido.
En el ejemplo:
Material 1000602
Pendiente inicial: 9590
Cantidad del remito : 10
Cantidad aceptada : 8
Pendiente actual: 9592
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Una vez que el Proveedor decidi que tems o remitos Facturar (marcndolos
con un a -tilde- ) debe clickear Lel botn Aceptar . Esta accin lo conduce a
una segunda pantalla en la cual se debern ingresar los datos pertenecientes a
la cabecera de la factura.
A nivel de detalle se puede apreciar la cantidad facturada de mercadera segn
Remito, y en el caso de poseer valores a favor, se detallan en la parte de Nota
de Crdito (por devolucin de mercadera, etctera).
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Cuando el Proveedor est seguro de que ese detalle es el que desea Facturar,
debe grabar. Con esta accin usted estar dejando la misma en condiciones de
ser verificada por su cliente (adherente) cuando reciba el documento en papel.
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