CDIGO:

EVALUACIN, CONTROL Y MEJORA EVA1-P-007

PROCEDIMIENTO VERSIN: 1
FECHA DE
CONTROL DE SERVICIO Y/O
VIGENCIA
PRODUCTO NO CONFORME 12/Mar/2014

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para definir los controles y las responsabilidades y autoridades
relacionadas para tratar el producto y/o servicio no conforme aplicables a los procesos en
el Sistema Integrado de Gestin.

2. ALCANCE
El presente procedimiento debe ser aplicado por todos los procesos misionales de la
Agencia Nacional de Minera a nivel central y regional; inicia con la verificacin del producto
y/o servicio y termina con la evaluacin de la eficacia de acciones tomadas para evitar la
ocurrencia de productos y/o servicios no conformes.

3. DEFINICIONES
3.1 ACCIN CORRECTIVA Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada u otra situacin no deseable. [NTCPGP 1000 2009].

3.2 CONCESIN Autorizacin para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es
conforme con los requisitos especificados. [NTCPGP 1000 2009].

3.3 CORRECCIN Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. [NTCPGP
1000 2009].

3.4 NO CONFORMIDAD Es el incumplimiento de un requisito especificado. [NTCPGP 1000

2009].

3.5 PRODUCTO Resultado de un proceso. [NTCPGP 1000 2009].

3.6 SERVICIO Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional diseadas para

incrementar la satisfaccin del usuario, que les dan valor agregado a las funciones de la
entidad. [Gua para la inscripcin y racionalizacin de trmites y servicios de la
administracin pblica y manual del usuario, SUIT 2009].

3.7 TRMITE Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que deben
efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o
autorizada por la Ley. El trmite se inicia cuando ese particular activa el aparato pblico a
travs de una peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando la
Administracin Pblica se pronuncia sobre este, aceptando o denegando la solicitud. [Gua
para la inscripcin y racionalizacin de trmites y servicios de la administracin pblica y
manual del usuario, SUIT 2009].

3.8 REPROCESO Accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos. [ISO 9000:2005].

3.9 REPARACIN Accin tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en

aceptable para su utilizacin prevista.
La reparacin incluye las acciones reparadoras adoptadas sobre un producto previamente
conforme para devolverle su aptitud al uso, por ejemplo, como parte del mantenimiento.
[ISO 9000:2005].

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Diligenciamiento del formato de reporte de producto y/o servicio no conforme
Siempre que un Servidor Pblico identifique un producto y/o servicio no conforme, debe
diligenciar el formato reporte de producto y/o servicio no conforme. A excepcin, de la
Vicepresidencia de seguimiento y control, en el tema de actos administrativos, dado que el
reporte se lleva a travs del nmero de actos administrativos revocados, el cual es
centralizado por el funcionario asignado para tales fines.

4.2 Frecuencia anlisis de datos

Como mnimo, cada 6 meses, el Servidor pblico establecido debe realizar el anlisis para
evaluar la necesidad de emprender acciones correctivas y/o preventivas, derivadas del
reporte de producto y/o servicio no conforme.

4.3 Productos y/o servicios no conformes despus de su entrega

El dueo del proceso donde se detecte un producto y/o servicio no conforme despus de
su entrega o cuando ya ha comenzado su uso, por parte de los usuarios; debe tomar
acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la no conformidad, de acuerdo
con los procedimientos de comunicacin externa que tenga establecidos la Entidad.

4.4. Registro de productos no conformes

Los 5 primeros das de cada mes, cada rea debe consolidar la informacin de productos y
servicios no conformes y remitirla al rea de Planeacin. La consolidacin de la informacin
se realiza en el formato EVA1-P-007-F-002.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Documentos Internos:
EVA1-P-004 Procedimiento de acciones correctivas y/o preventivas
EVA1-0-007-F-001 Formato de reporte de producto y/o servicio no conforme.
- EVA1-P-007-F-002 Base de datos Consolidado de Productos no conformes
Documentos Externos:
No Aplica
 6. DETALLE DE ACTIVIDADES

CONTROLES Y/O
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
RELACIONADOS
Verificar el producto y/o servicio
De acuerdo con la matriz de
producto y/o servicio no conforme Servidor Pblico, de Punto de control
(ver anexo 3), el servidor pblico acuerdo con matriz Registros de acuerdo con
1
verifica en las diferentes fases del de producto y/o la matriz de producto y/o
proceso el cumplimiento de las servicio no conforme servicio no conforme
caractersticas de calidad definidas
para el producto y/o servicio.
Servidor Pblico, de
El producto es conforme?
acuerdo con matriz
2 Si: Pasa a actividad 4 No aplica
de producto y/o
No: Pasa a actividad 3
servicio no conforme
Corregir el producto y/o servicio
En caso de detectarse un producto
o servicio no conforme, se debe
clasificar y disponer, para evitar su
uso no intencionado. La correccin
del producto y/o servicio debe
realizarse, de acuerdo con las
acciones definidas en la matriz de
control de producto y/o servicio
EVA1-P-001-F-001
no conforme.
Reporte de producto y/o
Servidor Pblico, de servicio no conforme
Cuando se corrija un producto y/o
acuerdo con matriz
3 servicio no conforme, debe
de producto y/o Registros de acuerdo con
someterse a una nueva
servicio no conforme las matrices de producto
verificacin para demostrar su
y/o servicio no conforme
conformidad con los requisitos.
para cada proceso.
Se debe diligenciar el reporte de
producto y/o servicio no
conforme, en el que se identifique:
fecha, especificacin incumplida,
accin implementada, nmero de
Expediente (si aplica), quien
verifica y quien libera el producto
y/o servicio.
Liberar y entregar del producto Registros de acuerdo con
Servidor Pblico, de
4 y/o servicio la matriz de producto y/o
acuerdo con matriz
La autorizacin para entregar al servicio no conforme
 cliente el producto o prestar el de producto y/o
servicio debe llevarse a cabo hasta servicio no conforme
que se hayan completado
satisfactoriamente las etapas del
proceso, en lo referente al
cumplimiento de requisitos de
calidad, a menos que sean
aprobados por una autoridad
pertinente y cuando aplique por el
cliente, por ejemplo, en caso de
aceptacin bajo concesin.
Analizar datos, indicadores y
tendencias
Punto de control
Se debe recopilar y analizar los
Registros de acuerdo con
datos relacionados con Dueo o Lder del
la matriz de producto y/o
conformidad de los requisitos del proceso
5 servicio no conforme
producto y/o servicio, con el fin de Lder de estacin o
EVA7-P-001-F-002
evaluar dnde puede realizarse la punto de apoyo
Consolidado de
mejora continua, a travs de
Productos no conformes
acciones correctivas y/o
preventivas.
Generar acciones correctivas y/o
preventivas.
Lder de proceso o
Se deben generar las acciones Registro de acciones
Gestores -
6 correctivas y/o preventivas de correctivas y/o
Facilitadores de
acuerdo con el procedimiento preventivas
Proceso
establecido y registrar en
ISOLUCION.
Realizar seguimiento al cierre de
acciones correctivas y/o
preventivas.
Lder de proceso o Punto de control
Se debe realizar seguimiento a la
Gestores - Registros de acuerdo con
7 ejecucin de las acciones en las
Facilitadores de la matriz de producto y/o
fechas establecidas, de acuerdo
Proceso servicio no conforme
con el procedimiento definido de
acciones correctivas y/o
preventivas.
Evaluar la eficacia de acciones
tomadas.
Se debe realizar verificacin o Punto de control
Profesional
auditora al registro del Registros de acuerdo con
8 Auditor Control
seguimiento de producto y/o la matriz de producto y/o
Interno
servicio no conforme, con el fin de servicio no conforme
evaluar que las no conformidades
no se vuelvan a repetir
 FLUJOGRAMA

7. ANEXOS
ANEXO 1. MATRIZ DE PRODUCTO NO CONFORME PROCESO DELIMITACIN Y
DECLARACIN DE REAS Y ZONAS DE INTERS
ANEXO 2. MATRIZ DE PRODUCTO NO CONFORME-PROCESO GESTIN DE LA INVERSIN
MINERA
ANEXO 3. MATRIZ DE PRODUCTO NO CONFORME PROCESO GENERACIN DE TTULOS
MINEROS
ANEXO 4. MATRIZ DE PRODUCTO NO CONFORME PROCESO GESTIN INTEGRAL PARA EL
SEGUIMIENTO Y CONTROL A LOS TTULOS MINEROS
ANEXO 5. MATRIZ DE PRODUCTO NO CONFORME PROCESO SEGURIDAD MINERA
ANEXO 6. MATRIZ DE PRODUCTO NO CONFORME PROCESO GESTIN INTEGRAL DE LA
INFORMACIN MINERA
ANEXO 7. MATRIZ DE PRODUCTO NO CONFORME PROCESO ATENCIN INTEGRAL Y
SERVICIOS A GRUPOS DE INTERS

VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO

1 12/Mar/2014 Elaboracin del documento

ELABOR REVIS APROB

Alex Mauricio Nombre: Gladys Pinzon Daza Lisbeth Triana
Nombre: Nombre:
Castao Quintero Coordinador Grupo Casas
Cargo:
Cargo: Gestor T1 G 10 Planeacin Vicepresidente
Fecha: 03/Mar/2014 Fecha: 06/Mar/2014 Cargo: Administrativa y
Financiera
Fecha: 12/Mar/2014

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