PROYECTO INTEGRADOR FASE III

DOCUMENTO FINAL

PROFESORES: Ing. Jorge Vsquez Surez

Ing. Martha E. Alemn Flores

EQUIPO 7 A00343051 - Indira Torres Solrzano

A00353438 - Brbara Baena Ziga
A00933962 - Juan Gabriel Barrn Chvez
A00668559 - F. Daniel Vzquez Archiga

19 de marzo de 2006
ndice

Resumen ejecutivo...............................................................................................2
Antecedentes: la empresa tiene un problema......................................................3
Procesos del negocio...........................................................................................3
reas de oportunidades para aplicacin de e-Business......................................5
Aplicaciones de negocio.......................................................................................6
Arquitectura de tecnologa de informacin requerida..........................................6
Plan de trabajo......................................................................................................6
Estimacin del costo.............................................................................................6
Conclusiones........................................................................................................6
Bibliografa............................................................................................................7

Resumen ejecutivo

En el presente documento se describe la situacin actual de los procesos que

conforman el centro de reparaciones (CR) de una empresa ubicada en
Guadalajara, Jalisco, misma que busca actualizar su sistema ERP por uno que
se adapte mejor a sus necesidades (buena integracin con sus procesos
actuales, costo razonable y rpido retorno de inversin).

Analizamos varios paquetes, y al comparar sus caractersticas con los

requerimientos del cliente, tomamos la decisin de implementar el paquete
AdminPAQ, desarrollado por una empresa llamada Compac.

Requerimiento del cliente Cmo lo cubre AdminPAQ

1. Software con varios aos de AdminPAQ es desarrollado por
experiencia en el mercado Compac, empresa que cuenta ya con
ms de 20 aos de experiencia. Para
el 2003, su sistema estaba en
funcionamiento en al menos 400 mil
empresas de Mxico y Latinoamrica.
2. Software con arquitectura flexible, AdminPAQ est desarrollado para
listo para integracin con otros integrarse a otros buenos sistemas
sistemas. ofrecidos por Compac: ContPAQ,
CheqPAQ, mdulo de produccin.
3. Software que maneje de forma Con AdminPAQ se pueden controlar
automtica las operaciones ms con detalle operaciones de compras y
comunes que se presentan en una ventas, adems tambin maneja
empresa. inventarios, clientes y provedores.
Todas estas operaciones podrn ser
automatizadas en nuestro centro de
reparaciones, con este mismo
sistema.
4. Software que ayude a tomar AdminPAQ cuenta con herramientas

2
decisiones para mejorar el negocio: configurables para filtrar y mostrar
procesamiento automatizado de informacin relacionada con
informacin; desplegarla de formas inventario, compras y ventas. Tambin
que nos sean tiles. cuenta con un mdulo de toma de
decisiones.
5. Software accesible (costo El sistema de licencias de AdminPAQ
razonable) que sumado a su nos permite elegir entre varias
funcionalidad, genere un rpido opciones dependiendo de nuestro
retorno de inversin. presupuesto. Podemos utilizar primero
la versin de bajo volumen y con
pocos usuarios, que despus pueden
transferir su conocimiento a otros
usuarios, e ir adquiriendo licencias
sobre la marcha.

Las principales ventajas que esperamos obtener al implementar un sistema

ERP (o AdminPAQ en particular), y que justifican su adquisicin, son:

a) Reduccin de inventario (se tendr un control ms eficiente sobre el

mismo, pues ser automatizado).
b) Reduccin de personal (al automatizar operaciones)
c) Incremento en productividad (menos personal disminucin en costos
variables- realizando los procesos con mayor eficiencia).
d) Reduccin de tiempos: de entrega, en rdenes de compras, al generar
reportes, etc.
e) Reduccin de costos de TI: un slo sistema que puede sustituir a varias
unidades de software sin integracin.
f) Incremento de ganancia (consecuencia de la reduccin de costos).

Antecedentes: la empresa tiene un problema

El centro de reparacin de nuestra empresa enfrenta hoy un problema: hace

menos de un ao, las actividades de manufactura de computadoras se
traspasaron a otra empresa (outsourcing). El sistema SAP con que cuenta
nuestra empresa desde entonces excede por mucho sus requerimientos, tanto
de costos como funcionales. El 80% de la funcionalidad del sistema SAP
existente ya no se utiliza, y por lo tanto, el alto costo del sistema ya no se
justifica.

Procesos del negocio

Los procesos del negocio estn documentados en los diagramas de flujo que
anexamos en esta seccin.

3
Los participantes de los procesos son: los clientes, departamento de atencin a
clientes, departamento de asesoras, departamento de logstica, departamento
de reparacin y, finalmente, el departamento de almacn.

En este primer diagrama podemos observar el flujo que sigue el proceso

principal de la empresa: atender a un cliente que reporta una falla.

FLUJO DEL PROCESO Fin

Inicio
General Repair Center Retroalimentacin de
los resultados
Encuesta

PC4
Llama para
Cliente reportar falla
Se confirma la recepcin y
funcionamiento del equipo
PC1
Atencin a Atiende la
El equipo
tiene
NO Proceso
Verifica Cotizacin
Clientes llamada tipo y serie Garanta?
Se levanta reporte
del Cliente
SI

SI
Proceso Debe
Debe NO SI
Proceso CRUs
Asesoras Asesoras venir el
venir
parte
equipo?
PC2 CRU? Fin del Proceso
NO

Se enva el equipo al
Logstica Enviar Caja
Recibir equipo y
realizar inventario
Se realiza cliente
Inventario de salida
PC3 PC3

Es necesario
Proceso Se verifica que
refacciones NO Se repara y se Se descarga la
Reparacin Reparacin exista la falla
de realizan pruebas refaccin
Almacn?

SI

Almacn Se solicita refaccin

NO Hay refaccin SI
Se surte refaccin Se recibe refaccin
en existencia?

Aqu podemos observar cmo se lleva a cabo la cotizacin. En este proceso

tambin participan todos los integrantes del proceso principal.

FLUJO DEL PROCESO

Fin
COTIZACI
COTIZACIN
Inicio NO
Recibe equipo
SI
Recibe Acepta
Cliente Llama para
reportar Falla cotizacin cotizacin?

PC1 PC2
Proceso
Atencin a Atiende la
La falla
esta SI Levanta el Garanta PC2 Se recibe y
cubierta reporte de
valida pago
clientes llamada
del Cliente
por la Servicio Se solicita Se verifica
Se enva
cotizacin de
Garanta? NO pago de el pago
servicio partes

SI

Asesoras Se da asesora
Debe
venir el
NO Se despide al
telefnica Cliente
equipo?

PC3 PC3
Logstica Enviar Caja Recibir equipo y
Se realiza
Inventario de Se enva el
realizar inventario salida equipo

Se requiere NO
Reparacin Se verifica que
exista la falla
refaccin Se repara y
prueba
Se descarga
refaccin
de
Almacn?
SI

Refaccin SI Se recibe
Se solicita NO
Almacn refaccin en Se surte refaccin refaccin
existencia?

4
En los procesos de asesoras al cliente y de reparacin, intervienen menos
integrantes y son de menor complejidad, pero no deja de ser importante su
documentacin.

Cliente FLUJO DEL PROCESO

Solicita ASESORIAS
Servicio

Atenci
Atencin a Recepcin de
llamada Se transfiere a el
M3 Crear
Reporte
Clientes
rea de asesora

Garanta

Asesor
Asesora Se Hardware
Diagnostico de Se logro
No Garanta/
identifica el Definicin del
Hardware corregir el Cotizacin
Tipo de tipo de servicio
problema
problema

Software Si Cotizacin

M1 Fin
Proceso de
Bajar Cotizacin
Software
Si Reconfigurar Desinstalar
controladores de
Original equipo y perifricos
Internet o por e-
controladores adicionales
mail

No
M2 Soporte
Si
Requerimientos adicional
internos de soporte Fin Se corrigi
Solicitud de Realizar Precarga el problema
precarga
No

Soporte Adicional HelpCenter

FLUJO DEL PROCESO

M2
Inicio REPARACION
Fin
Logstica Llegada del Auditoria al Auditoria al Envo hacia el
Cliente
Sistema sistema logstica sistema cliente

Atencin Solicitar Password al M3

clientes Cliente

Reparacin Revisin del Tipo de Cotizacin

Solicitar parte Remplazar parte
problema Requier Si Servicio
al almacn y correr pruebas
e partes? ?

M1 No Garanta
Regresar partes
Registro de y equipo al
Partes almacn
Se tiene el
No Documentacin
Password
del
Equipo? Se genera
cotizacin
Si Limpieza del
equipo
Se enva
Software Software cotizacin al
/ cliente
Hardware?
logstica
Hardware
No Cliente Si
autoriza
Pago?
Correr Remplazar partes
diagnsticos y correr pruebas

Asesora
Asesoras nivel 3

reas de oportunidades para aplicacin de e-Business

5
Aplicaciones de negocio

Arquitectura de tecnologa de informacin requerida

Equipo para la instalacin de AdminPaq:

Modelo: Netfinity 5500
Procesador: PII 587MHZ
Memoria: 256MB
Disco: HDD 4/9GB
Particin de la aplicacin y tamao: D: tamao de Base de datos de la aplicacin 103MB
Nmero de usuarios: 10

Sobre S.O. se recomienda Windows 2003 Standard con eso es suficiente para soportar la
aplicacin
De sistemas adicionales se sugiere que a la hora de adquirir el HW se consideren por lo menos
2 HD para un arreglo RAID como seguridad

Se considera un aprox. de costo de equipo sugerido de $2,500 Dlls.

Justificacin:

Equipo para usuarios del Centro de reparaciones:

Se consideran 2 computadoras personales y 8 porttiles interconectadas hacia la red de la

empresa por medio de la cual se conectaran al servidor donde se instale AdminPaq

Para contar con la seguridad requerida para estos equipos se sugieren las siguientes
caractersticas que deben ser auditables por el departamento o responsable de IT en la
organizacin inicialmente de manera trimestral para finalmente dejarlo de manera semestral
siguiendo las polticas definidas por el consultor de infraestructura, gerente de CR y
responsable de IT:

Contrasea de arranque
Contrasea de disco duro
Protector de pantalla activado para 15 min.
Antivirus cargado con ltima fecha de validacin
Firewall instalado
Archivos o carpetas compartidos deben tener contrasea
Contrasea de windows activada.

Justificacin:

El CR cuenta actualmente con este equipo y como consultores solamente validamos que el
equipo soportara la nueva aplicacin u los criterios de seguridad para evitar vulnerabilidades.

Plan de trabajo

6
Rampa hacia el cambio Propietario Inicio Fin
Identificacin de clientes regulares activos Usuario Ventas Abr 3 Abr 4
Identificacin de proveedores Usuario Compras Abr 3 Abr 4
Identificacin de numeros de parte activos Todos los usuarios Abr 5 Abr 7
Limpieza de ordenes de compra antiguas o
invalidas Usuario Compras Abr 10 Abr 18
Limpieza de ordenes de venta antiguas o
invalidas Usuario Ventas Abr 10 Abr 18
Inventario fsico Usuario almacen Abr 17 Abr 18
Ajustes de inventario Usuario almacen Abr 19 Abr 20
Educacin mdulo de compras Servicio AdminPaq Abr 19 Abr 21
Educacin mdulo de ventas y facturacin Servicio AdminPaq Abr 19 Abr 21
Educacin mdulo para manejo de inventarios Servicio AdminPaq Abr 24 Abr 26
Embarque y facturacin de ltima orden de
venta en sistema SAP Ventas y almacen Abr 30 Abr 30
Recepcin de ltima orden de compra Venas y almacen Abr 30 Abr 30
Comunicacin a clientes de que no habr
embarques May 1- 3 si aplica Usuario Ventas Abr 24 Abr 30
Gerente/Usuario May 1 May 1
Generacin de reporte de inventario a migrar almacen AM AM

Transicin en AdminPaq Propietario Inicio Fin

Consultor
Instalacin de servidor (HW y SW) Infraestrucura Abr 24 Abr 27
Consultor
Instalacin de software AdminPaq Infraestrucura Abr 28 Abr 29
Consultor
Configuracin de AdminPaq Infraestrucura Abr 30 Abr 30
Consultor
Creacin de usuarios de AdminPaq Infraestrucura Abr 30 Abr 30
Creacin de clientes Consultor ventas May 1 May 1
Creacin de proveedores Consultor compras May 1 May 1
Creacin de nmeros de parte Consultor almacen May 1 May 1
Creacin de ordenes de venta validas Consultor ventas May 1 May 1
Creacin de ordenes de compra validas Consultor compras May 1 May 1
May 2 May 2
Creacin de ubicaciones en almacen Consultor almacen AM AM
May 2 May 2
Creacin de inventario Consultor almacen AM AM

Validacin de clientes identificados como validos May 2 May 2

VS clientes creados Usuario Ventas PM PM
Correccin de clientes faltantes o errores Usuario y Consultor May 3 May 3
identificados Ventas AM AM
Validacin de proveedores identificados como May 2 May 2
validos VS proveedores creados Usuario Compras PM PM
Correccin de proveedores faltantes o errores Usuario y Consultor May 3 May 3
identificados de Compras AM AM
Validacin de numeros de parte identificados May 2 May 2
como validos VS nmeros de parte creados Usuario almacen PM PM
Correccin de nmeros de parte faltantes o Usuario y Consultor May 3 May 3
errores identificados de almacen AM AM
Validacin de ordenes de venta identificadas May 2 May 2
como validas VS ordenes de venta creadas Usuario Ventas PM PM

7
 Usuario y Consultor May 3 May 3
Correccin de errores en ordenes de venta Ventas AM AM
Validacin de ordenes de compra identificadas May 2 May 2
como validas VS ordenes de compra creadas Usuario Compras PM PM
Usuario y Consultor May 3 May 3
Correccin de errores en ordenes de compra de Compras AM AM
Validacin de reporte de inventario VS inventario May 2 May 2
y ubicaciones creadas Usuario almacen PM PM
Usuario y Consultor May 3 May 3
Correccin de errores de inventario de almacen AM AM
Aprobacin Gerente general Centro de May 3 May 3
reparaciones Gerente de CR PM PM

Rampa soporte despus de cambio Propietario Inicio Fin

Embarque y facturacin primeras ordenes de

venta Usuario Ventas May 4 May 9
Recepcin inventario contra orden de compra Usuario Almacen May 4 May 9
Creacin o mantenimiento de ordenes de
compra Usuario Compras May 4 May 9
Movimientos de inventario Usuario Almacen May 4 May 9
Generacin de reporte de facturacin para
sistema externo financiero Usuario Finanzas May 10 May 10
Generacin de reporte de recepciones para
sistema externo financiero Usuario Finanzas May 10 May 10
Generacin de reporte de inventarios con costo
para sistema externo financiero Usuario Finanzas May 10 May 10

Estimacin del costo

Precios de AdminPAQ 2006 segn la pgina de Internet de Compac:

Estndar Alto-volumen
1 usuario / nuevo $8,890 No disponible
1 usuario / actualizacin $4,890 No disponible
5 usuarios / nuevo $15,590 $24,590
5 usuarios / actualizacin $6,490 $10,690
10 usuarios / nuevo $19,590 $30,890
10 usuarios / actualizacin $8,490 $13,390
20 usuarios / nuevo $29,990 $47,290
20 usuarios / actualizacin $16,090 $18,990

Conclusiones

8
Bibliografa

Gary Schneider.
Electronic Commerce.
Course technology.
7th edition (March 20, 2006).
ISBN: 141883703

Turban, Malean, Wetherbe.

Information technology for management.
Wiley.
4th edition (January 2, 2004).
ISBN: 0471229679

Ravi Kalakota, Marcia Robinson.

e-Business 2.0 (Roadmap for success).
Addison Wesley
2nd edition (2001).
ISBN: 0201721651

Computacin en Accin, S.A. de C.V.

AdminPAQ
http://www.compac.com
Ligas visitadas del 11 de febrero al 18 de marzo del 2006.

SAP America, Inc.

SAP Business Solutions
http://www.sap.com/solutions/sme/businessone/index.epx
Ligas visitadas del 11 de febrero al 18 de marzo del 2006.

Gladmin Informtica Administrativa

Sistemas HOR-VER de Amrica, SA de CV.
Soluciones empresariales
http://gladmin.com/index.html
Ligas visitadas del 11 de febrero al 18 de marzo del 2006.

Siman Sistemas Maestros de Negocios, S.A. de C.V.

Productos
http://www.siman.com.mx/index.html
Ligas visitadas del 11 de febrero al 18 de marzo del 2006.