Ento voc vai fazer um programa de reduo

de custos?

No h muita controvrsia quanto natureza das aes praticadas em

programas amplos de reduo de custos. Em geral, as pessoas concordam
quanto a ser um mal necessrio e que exige coragem, dadas as implicaes
relacionadas com o futuro da organizao.

No h dvida quanto importncia de se concentrar nas categorias de

custos realmente importantes; diferenciar os elementos que esto dentro da
esfera de domnio daqueles que no esto; atentar para novos custos que
podero vir junto com as decises de corte; pedir sugestes s pessoas
diretamente envolvidas nos processos; fazer uso da confiana e
envolvimento com fornecedores que possam ajudar; identificar desperdcios
para que sejam eliminados, esforos duplicados e processos que poderiam
ser reformulados ou eliminados; renegociar contratos; eliminar custos
financeiros de compras e do uso de fundos; melhorar o giro dos estoques;
reexaminar condies de tributao; aumentar a produtividade de recursos
materiais e humanos. Busca-se melhoria da gesto de processos,
estabelecem-se indicadores de desempenho relacionados com resultados e
com a conduo das aes; fixam-se objetivos, mecanismos e prticas de
controle do programa; examinam-se custos menos visveis, exploram-se
limites quanto s condies de aproveitamento dos recursos disponveis.
Da mesma maneira, no incomum que se saiba previamente aonde
chegar. A distncia na qual se fixa o ponto de chegada se vincula a
problemas conhecidos da organizao, que podem estar associados a
fenmenos externos (mudana do comportamento de itens de custos,
escassez de itens adquiridos, aes de um concorrente a estabelecer novo
patamar de concorrncia) ou a motivao interna (opo por passar a
praticar preos mais competitivos, mudana na estratgia, deliberao
espontnea de operar fazendo mais com menos, insatisfao com os
ganhos presentes ou com a taxa de lucratividade do negcio, necessidade
de abraar outra fatia do mercado). Elementos assim apontam uma direo
quanto ao volume do efeito desejvel. No raro, pela magnitude das
categorias de despesas e pelo exame de seu comportamento histrico,
sabe-se de antemo em quais itens ser inevitvel ter de trabalhar.

Embora se tenha uma noo do que possvel fazer e aonde se pretende

chegar, muitos programas tm resultados insatisfatrios. Deficincias de
planejamento e erros no estabelecimento de expectativas so percebidos
durante a execuo; as condies para realizao dos esforos se mostram
diferentes do esperado; fatores humanos interferem de forma no prevista;
surgem controvrsias quanto s especificaes dos esforos e mesmo
quanto presena de meios reais para viabiliz-los; objetivos consensados
passam a ser questionados; desdobramentos revelam conseqncias e
vinculaes no antevistas entre elementos do processo de gesto. O que
fazer para evitar isso?

Sejam parciais ou amplos, os esforos de conteno devem ser pensados e

conduzidos estrategicamente. H elementos ligados questo de como
fazer que so decisivos; associam-se ao grau de inteligncia do programa
de reduo e tm a ver com aspectos como os seguintes:

equilbrio dinmico - no raro as organizaes percebem que

fizeram cortes em reas vitais depois que tarde para corrigir as
aes ou compens-las. Uma viso mope de nmeros
desacompanhados da viso de processo na organizao pode levar a
uma leitura insuficiente de indicadores e a decises erradas, por
desconsiderar implicaes mtuas entre fatos e fenmenos da
organizao. Mtricas e painis servem para retratar momentos da
dinmica da gesto; no so importantes por si ss. So flagrantes de
um ciclo de horizonte temporal longo, cabendo considerar tanto os
efeitos imediatos dos cortes quanto suas conseqncias no longo
prazo. preciso identificar, nas decises do programa, aquilo que
 poder gerar transtornos depois e a interligao entre os elementos
afetados, sob pena de vir a cortar algo alm dos desperdcios.

diferenciar custos conforme seu grau de contribuio - h

elementos no produto ou servio que o cliente no qualificaria como
prioritrios; ele no os percebe nem valoriza. o caso de
equipamentos mal aproveitados, rotas de transporte ineficientes,
controles cujo custo/benefcio no se justifica; coisas assim devem ser
objeto de reviso. preciso distinguir entre excedentes (que no tm
razo de ser) e custos realmente necessrios para gerar valor; e
ilusria a ideia de que, por conhecer o prprio negcio, os gestores da
empresa sabem exatamente onde esto os desperdcios. Identific-
los requer um trabalho profundo de anlise para encontrar
ineficincias, excessos, inchaos e perdas evitveis tanto nas reas
de produo quanto nas de suporte.

reconhecer a existncia de problemas - localizar e tratar

deficincias so aes benficas a serem incentivadas; desenvolver
uma cultura que favorea essas atitudes importante para que
desvios possam ser realmente percebidos e tratados. preciso
mensurar e cobrar regularmente e com base em critrios claros e
aceitos, sob pena de prevalecer uma cultura de lenincia e mesmo
desinteresse em identificar fatores trabalhveis na reduo dos
custos. Os condutores do programa devem possuir firme e continua
disposio de no aceitar que se forme um clima de indisciplina e
falta de cobrana, no qual coisas erradas so tidas como normais. Da
mesma forma, contentar-se com resultados medianos reduz o
potencial de um programa, tanto quanto a falta de compreenso do
que acontece, de questionamento ou a ausncia da real inteno de
atingir o melhor resultado possvel. O grau de engajamento dos
envolvidos deve ser suficiente para que problemas sejam admitidos,
entendidos e enfrentados.

ter a amplitude e a magnitude necessrias - programas de

reduo de custos podem falhar por serem pouco ambiciosos ou por
considerar que devem cobrir menos aspectos do negcio do que os
realmente necessrios. A expectativa modesta de obter resultados
apenas razoveis pode trazer a desagradvel descoberta de que
aspectos no tratados dos problemas existentes tero impedido
mesmo o atingimento de resultados parciais e reduzidos. Por vezes
so necessrias alteraes radicais na forma de trabalhar para que
seja significativa a diminuio dos custos. Sem a determinao para
calibrar os esforos na medida da real necessidade da organizao,
na melhor hiptese os resultados sero subotimizados; na pior,
podem fugir ao controle da organizao e se transformar em perdas e
desbalanceamento.
 combinar a necessidade de crescimento e a de reduzir custos
- a viso de que crescer e diminuir custos so coisas opostas pode
gerar impasses desnecessrios. H denominadores comuns e uma
zona de interseco entre elas, que toma a forma da gerao de
caixa e lucros. Providncias para aumentar vendas e para aproveitar
da melhor forma os recursos disponveis devem ser pensadas em
conjunto para que sejam adotadas simultaneamente e possvel que
existam oportunidades de aperfeioamento e gerao de ganhos em
todas as reas da empresa. Para que sejam identificadas e
exploradas, convm que haja na organizao pessoas dotadas de
viso, instrumentos de aferio adequados e uma cultura que
encoraje o debate relacionado com as providncias necessrias.

Quem recebe a incumbncia de elaborar um programa de reduo de custos

deve buscar respostas satisfatrias para perguntas como as seguintes:

- possvel diferenciar entre particularidades da situao da organizao e

elementos que so comuns a outras experincias conhecidas?

- Esto sendo devidamente considerados a interligao entre os elementos

que sofrero mudanas e seu impacto sobre o conjunto?

- No estaramos ultrapassando limites do equilbrio entre situao presente

e futuro, isto , adotando providncias hoje que comprometero as
condies de ganho de amanh?

- Quo treinadas e engajadas esto as pessoas envolvidas hoje? E em futuro

prximo?

- Est sendo destinada a devida ateno a aspectos que dependem de uma

anlise mais profunda, indo alm do aparente no que diz respeito aos
processos?

- Estamos realmente dispostos a promover mudanas que tenham o

tamanho e a profundidade necessrias?

Programas de reduo de custos bem sucedidos so consistentes

internamente e coerentes no tempo. Refletem entendimento de como a
organizao funciona, alm de viso profunda das causas de problemas e
disposio para enfrent-los. Sua construo uma questo de engenho,
discernimento e arte, mais do que de saber imitar e aplicar receitas. Chegar
a bons resultados depende de inteligncia e determinao, tanto quanto da
presena de valores como humildade e senso de colaborao. Assim como
acontece com outras prticas, o hbito de planejar bem os esforos de
reduo, executar cuidadosamente, controlar resultados e promover
correes contribui mais para o sucesso quando est acompanhado de uma
cultura que favorece o engajamento, a responsabilizao e a cooperao.

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Jos Lus Neves profissional da rea de planejamento e finanas. Administrador

e economista, tem mestrado em Administrao pela USP. Possui mais de 25 anos
de experincia em empresas de consultoria e servios como gestor de finanas,
coordenando processos de controladoria, financeiro e contbil. Reside em So
Paulo.