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FASE IV: AVANCE DEL MODELO ESTNDAR

DE CONTROL INTERNO
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
MECI 2014
Informe de avance MECI

CONTENIDO

INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 5
OBJETIVO ...................................................................................................................................... 5
ALCANCE ....................................................................................................................................... 5
FASES DE ACTUALIZACIN ............................................................................................................ 7
FASE I: CONOCIMIENTO ............................................................................................................. 7
FASE II: DIAGNSTICO ............................................................................................................... 8
ANLISIS DEL DIAGNSTICO .................................................................................................. 9
FASE III: PLANEACIN DE LA ACTUALIZACIN ......................................................................... 13
FASE IV: EJECUCIN Y SEGUIMIENTO ...................................................................................... 18
FASE V: CIERRE ........................................................................................................................ 24
RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIN MECI ............................................................. 24

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LISTADO DE TABLAS

Tabla 1. Tabla de valoracin de productos mnimos ................................................................ 8


Tabla 2. Tabla de valoracin de elementos, componentes y mdulos ..................................... 8
Tabla 3. Resultado del diagnstico .......................................................................................... 9
Tabla 4. Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoracin ............................................ 10
Tabla 5. Estado del Sistema MECI 2014 por elemento y nivel de valoracin ......................... 11
Tabla 6. Plan de Trabajo de Actualizacin MECI .................................................................... 13
Tabla 7. Planificador Actualizacin MECI 2014 ...................................................................... 14

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Informe de avance MECI

LISTADO DE FIGURAS

Figura 1 Mapa de Procesos ..................................................................................................... 6


Figura 2 Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoracin ........................................... 10

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Informe de avance MECI

INTRODUCCIN

El Modelo Estndar de Control Interno MECI 2014, en su modificacin presenta pautas para
que las organizaciones controlen la estrategia, la gestin y lleguen a la evaluacin interna y
externa, de manera tal que se logre el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para
que la actualizacin de este modelo se logre, se requiere la participacin de todos los
servidores de la entidad, como responsables de la ejecucin y control de sus actividades,
anticipando y corrigiendo de manera oportuna las desviaciones de los resultados
esperados.
Entre las novedades que trajo consigo esta actualizacin se encuentra el esquema del
Modelo, pasando de tres (3) subsistemas, nueve (9) componentes y veintinueve (29)
elementos a dos (2) mdulos de control (Mdulo de control de planeacin y gestin y
mdulo de control de evaluacin y seguimiento, seis (6) componentes y trece (13)
elementos. De igual manera, existe un eje transversal al modelo como es el de Informacin
y Comunicacin.
En el presente documento se relacionan las actividades desarrolladas en cada una de las
etapas de actualizacin y fortalecimiento del Modelo Estndar de Control Interno en la
Unidad Central del Valle del Cauca.

OBJETIVO

Presentar el desarrollo de cada una de las etapas de la actualizacin del Modelo Estndar
de Control Interno MECI 2014, conforme con la gua suministrada por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.

ALCANCE

La actualizacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI abarca todos los procesos de
la Unidad Central del Valle del Cauca como se presenta a continuacin:

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Figura 1 Mapa de Procesos

Fuente: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional

Cinco (5) Procesos Estratgicos: Rectora, secretara general, comunicaciones, planeacin y


asesora jurdica.
Dos (2) Procesos Misionales: Vicerrectora Acadmica e Investigacin y Proyeccin a la
Comunidad.
Dos (2) Procesos de Apoyo: Vicerrectora Administrativa y Bienestar Institucional y Gestin
Humana
Un (1) Proceso de Evaluacin: Control Interno

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FASES DE ACTUALIZACIN

FASE I: CONOCIMIENTO

El equipo de Control Interno asisti, los das 24 y 25 abril de 2014, a la capacitacin sobre
Nuevos Retos de Control Interno y el control interno contable, en la Ciudad de Cali, el cual
estuvo dirigido a representantes legales, jefes de control Interno, jefes de reas financieras,
contadores y profesiones afines, tcnicos contables, comunidad acadmica, gremios y
dems ciudadanos colombianos interesados en la temticas. En esta jornada de
capacitacin, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, fue el encargado de
socializar las modificaciones que traera la actualizacin del MECI, con el fin de crear una
cultura de cambio en las organizaciones.
Se dio a conocer desde la Oficina de Control Interno, el decreto 943 del 21 de mayo de 2014
por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno MECI y el Manual Tcnico
MECI.
Se dio lectura al documento y se realiz la apropiacin de la informacin durante los meses
de junio y julio de 2014.
Desde la Oficina de Control Interno, se enviaron boletines informativos de actualizacin a
las diferentes unidades administrativas.
En el mes de septiembre, en el marco del proyecto Fortalecimiento de la eficiencia y
transparencia en la Gestin de las IES, el profesional universitario de la Oficina Asesora de
Planeacin y Desarrollo Institucional y la profesional universitario de la Oficina de Control
Interno, asistieron al evento Capacitacin ndice de Transparencia y Actualizacin MECI,
en la ciudad de Bogot, el cual estuvo dirigido a Instituciones de Educacin Superior con el
fin de fortalecer la gestin al interior de cada una de las asistentes. Esta capacitacin fue
dirigida directamente por el Viceministerio de Educacin Superior.
En la Jornada de Induccin y Reinduccin coordinada por la Oficina de Bienestar
Institucional y Gestin Humana, se realiz la socializacin de la definicin de Control
Interno, Modelo Estndar de Control Interno, los principios del Modelo Estndar de Control
Interno, el objetivo general del MECI, los principales cambios y productos mnimos por cada
elemento.

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FASE II: DIAGNSTICO

Durante la fase de diagnstico, se valor el nivel de avance de la implementacin del


Modelo Estndar de Control Interno, detectando los puntos crticos que requeran mejora
y los puntos fuentes del Sistema. Para este diagnstico, se emple una herramienta con
cada uno de los productos mnimos por elemento, componente y mdulo, con el siguiente
esquema de valoracin:

Tabla 1. Tabla de valoracin de productos mnimos

% ESTADO
0% No ha sido iniciado
10% Concepto
25% Borrador
50% Documentado
70% Implementado
80% Auditado
100% Acciones cerradas

Fuente: Oficina de Control Interno

La siguiente es la tabla de valoracin para conocer el estado por elemento, componente y


mdulo.

Tabla 2. Tabla de valoracin de elementos, componentes y mdulos

TABLA DE VALORACIN
Insuficiente 0% - 40%
Adecuado 41% - 70%
Satisfactorio 71% - 90%
Excelente 91% - 100%

Fuente: Oficina de Control Interno

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ANLISIS DEL DIAGNSTICO


El diagnstico fue aplicado a cada uno de los productos mnimos que se solicitan en el Anexo Manual Tcnico del
Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 del DAFP.
Tabla 3. Resultado del diagnstico

PUNTAJE
PUNTAJE DEL PUNTAJE DEL PUNTAJE DEL
No. MDULOS No. COMPONENTES No. ELEMENTOS DEL INTERPRETACIN INTERPRETACIN INTERPRETACIN INTERPRETACIN
COMPONENTE MDULO SISTEMA
ELEMENTO
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos 63% Adecuado
1.1. Talento Humano 67% Adecuado
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 70% Satisfactorio
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos 59% Adecuado
1.2.2 Modelo de Operacin por Proceso 41% Adecuado
MODULO DE
1.2. Direccionamiento Estratgico 1.2.3 Estructura Organizacional 50% Adecuado 52% Adecuado
1 PLANEACIN Y 54% Adecuado
1.2.4 Indicadores de Gestin 49% Adecuado
GESTIN
1.2.5 Polticas de Operacin 63% Adecuado
1.3.1 Polticas Administracin de Riesgo 29% Insuficiente
1.3. Administracin del Riesgo 1.3.2 Identificacin de Riesgo 60% Adecuado 43% Adecuado 57% Adecuado
1.3.3 Anlisis y Valoracin de Riesgo 40% Adecuado
MODULO DE 2.1. Autoevaluacin Institucional 2.1.1 Autoevaluacin del Control y de Gestin 47% Adecuado 47% Adecuado
2 EVALUACIN Y 2.2. Auditoria Interna 2.1.1 Auditora Interna 60% Adecuado 60% Adecuado 52% Adecuado
SEGUIMIENTO 2.3. Planes de Mejoramiento 2.3.1 Plan de Mejoramiento 50% Adecuado 50% Adecuado

Informacin y Comunicacin Externa 66% Adecuado


3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIN Y COMUNICACIN Informacin y Comunicacin Interna 61% Adecuado 65% Adecuado 65% Adecuado
Sistemas de Informacin y comunicacin 70% Satisfactorio

Fuente: Oficina de Control Interno

De conformidad con lo anterior el Modelo Estndar de Control Interno 2014, se encuentra en un 57% de avance,
debido a que se encuentran pendientes las auditoras tanto de certificacin del Sistema de Gestin como la de los
entes de Control.

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De conformidad con lo anterior, se presenta la participacin por cada estado de valoracin,


evidencindose que los elementos del Sistema se encuentran en su mayora en un nivel
Adecuado.

Tabla 4. Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoracin

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA MECI 2014 EN LA UNIDAD


CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
Insuficiente Adecuado Satisfactorio Excelente
Porcentaje de participacin general del sistema segn el
estado
6,3% 81,3% 12,5% 0,0%

Fuente: Oficina de Control Interno

Figura 2 Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoracin

Fuente: Oficina de Control Interno

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A continuacin se presenta por cada elemento, el comportamiento por valoracin.

Tabla 5. Estado del Sistema MECI 2014 por elemento y nivel de valoracin

PARTICIPACIN POR ELEMENTO


No ha sido Acciones
Concepto Borrador Documentado Implementado Auditado
iniciado cerradas
Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos
0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%
Desarrollo del Talento Humano
0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0%
Planes, Programas y Proyectos
0,0% 7,7% 7,7% 15,4% 69,2% 0,0% 0,0%
Modelo de Operacin por Proceso
0,0% 22,2% 11,1% 55,6% 11,1% 0,0% 0,0%
Estructura Organizacional
0,0% 33,3% 0,0% 0,0% 66,7% 0,0% 0,0%
Indicadores de Gestin
0,0% 0,0% 25,0% 50,0% 25,0% 0,0% 0,0%
Polticas de Operacin
0,0% 0,0% 0,0% 33,3% 66,7% 0,0% 0,0%
Polticas Administracin de Riesgo
0,0% 42,9% 14,3% 42,9% 0,0% 0,0% 0,0%
Identificacin de Riesgo
0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%
Anlisis y Valoracin de Riesgo
0,0% 0,0% 40,0% 60,0% 0,0% 0,0% 0,0%
Autoevaluacin del Control y de Gestin
0,0% 12,5% 12,5% 50,0% 25,0% 0,0% 0,0%
Auditora Interna

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Informe de avance MECI

PARTICIPACIN POR ELEMENTO


No ha sido Acciones
Concepto Borrador Documentado Implementado Auditado
iniciado cerradas
0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%
Plan de Mejoramiento
0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0% 0,0%
Informacin y Comunicacin Externa
0,0% 0,0% 10,0% 0,0% 90,0% 0,0% 0,0%
Informacin y Comunicacin Interna
0,0% 0,0% 11,1% 22,2% 66,7% 0,0% 0,0%
Sistemas de Informacin y comunicacin
0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0%
Fuente: Oficina de Control Interno

Segn lo anterior se evidencia, que en su mayora el sistema se encuentra implementado y


documentado, y los elementos que posean una calificacin ms baja se busc fortalecerlos
con el plan de trabajo de actualizacin.

Se cuenta con la evidencia del documento diagnstico MECI 2014.

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FASE III: PLANEACIN DE LA ACTUALIZACIN

Como resultado del diagnstico realizado en la Institucin, se hizo necesario plantear el siguiente plan de
actualizacin:
Tabla 6. Plan de Trabajo de Actualizacin MECI

Fase Actividad Responsable Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Lectura del Documento Servidores Pblicos
I. CONOCIMIENTO Apropiacin de los conocimientos Servidores Pblicos
Sensibilizacin a los servidores pblicos Equipo MECI-CALIDAD
Identificacin de los cambios en el modelo Servidores Pblicos
Diseo del diagnstico Equipo MECI-CALIDAD
Aplicacin del diagnstico Equipo MECI-CALIDAD
II. DIAGNSTICO
Anlisis del diagnstico Equipo MECI-CALIDAD
Identificacin de los puntos crticos Comit Coordinador de Control Interno
Identificacin de victoras cercanas Comit Coordinador de Control Interno
Identificacin de actividades a realizar Equipo MECI-CALIDAD
III. PLANEACIN DE
LA ACTUALIZACIN
Identificacin de los responsables de ejecucin de las actividades Equipo MECI-CALIDAD
Definicin de fechas de inicio y finales de las actividades Equipo MECI-CALIDAD
Ejecucin de las actividades del plan Equipo MECI-CALIDAD
IV. EJECUCIN Y
SEGUIMIENTO
Seguimiento de las actividades Control Interno
Realizacin de las correcciones Equipo MECI-CALIDAD
Compilacin de los resultados Equipo MECI-CALIDAD
Presentacin de los resultados finales Representante de la alta direccin
V. CIERRE Realizacin de jornadas de actualizacin Equipo MECI-CALIDAD
Realizacin del nuevo diagnstico Equipo MECI-CALIDAD
Anlisis de los resultados del diagnstico Alta direccin

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Informe de avance MECI

Tabla 7. Planificador Actualizacin MECI 2014

PLANIFICADOR ACTUALIZACIN DE MECI 2014

Inicio Fin Fase Actividad Responsable

21-may-14 27-jun-14 Fase I: Conocimiento Lectura del documento Servidores Pblicos

21-may-14 27-jun-14 Fase I: Conocimiento Apropiacin de los conocimientos Servidores Pblicos

01-jul-14 31-jul-14 Fase I: Conocimiento Sensibilizacin a los servidores pblicos Equipo MECI - Calidad

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnstico Identificacin de los cambios en el modelo Servidores Pblicos

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnstico Diseo de la herramienta de diagnstico Equipo MECI - Calidad

Aplicacin de la herramienta de
01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnstico Equipo MECI - Calidad
diagnstico

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnstico Anlisis del diagnstico Equipo MECI - Calidad

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnstico Identificacin de los puntos crticos Comit Control Interno

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnstico Identificacin de victorias tempranas Comit Control Interno

29-ago- Fase III: Planeacin de la


01-jul-14 Identificacin de actividades a realizar Equipo MECI - Calidad
14 Ejecucin

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Informe de avance MECI

PLANIFICADOR ACTUALIZACIN DE MECI 2014

Inicio Fin Fase Actividad Responsable


29-ago- Fase III: Planeacin de la Identificacin de los responsables de
01-jul-14 Equipo MECI - Calidad
14 Ejecucin ejecucin
29-ago- Fase III: Planeacin de la Definicin de las fechas de inicio y finales
01-jul-14 Equipo MECI - Calidad
14 Ejecucin de las actividades
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Establecimiento de una metodologa de
01-sep-14 Oficina de Control Interno
14 Seguimiento riesgos
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Elaboracin de los mapas de riesgos por Lderes de proceso
01-sep-14
14 Seguimiento procesos en la metodologa ajustada Oficina de Control Interno
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Lderes de proceso
01-sep-14 Realizar el anlisis de riesgos
14 Seguimiento Oficina de Control Interno
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Lderes de proceso
01-sep-14 Realizar la valoracin de los riesgos
14 Seguimiento Oficina de Control Interno
Oficina Asesora de
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Actualizacin del procedimiento de
01-sep-14 Planeacin y Desarrollo
14 Seguimiento auditora interna
Institucional
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Ejecutar el programa de auditora
01-sep-14 Oficina de Control Interno
14 Seguimiento aprobado para la vigencia
Oficina Asesora de
28-nov- Fase IV: Ejecucin y
01-sep-14 Elaboracin de la ficha de indicadores Planeacin y Desarrollo
14 Seguimiento
Institucional
Oficina Asesora de
28-nov- Fase IV: Ejecucin y
01-sep-14 Implementar el plan indicativo Planeacin y Desarrollo
14 Seguimiento
Institucional

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Informe de avance MECI

PLANIFICADOR ACTUALIZACIN DE MECI 2014

Inicio Fin Fase Actividad Responsable


Lderes de proceso
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Realizar la revisin y actualizacin de los Oficina Asesora de
01-sep-14
14 Seguimiento procesos de la Institucin Planeacin y Desarrollo
Institucional
Oficina Asesora de
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Implementar el mapa de procesos
01-sep-14 Planeacin y Desarrollo
14 Seguimiento institucional
Institucional
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Implementar la cultura del plan de
01-sep-14 Oficina de Control Interno
14 Seguimiento mejoramiento
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Realizar seguimiento a los planes de
01-sep-14 Oficina de Control Interno
14 Seguimiento mejoramiento
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Realizar socializacin de los planes de
01-sep-14 Oficina de Control Interno
14 Seguimiento mejoramiento
Realizar la sensibilizacin de la relacin Oficina Asesora de
28-nov- Fase IV: Ejecucin y
01-sep-14 estructura organizacional y procesos Planeacin y Desarrollo
14 Seguimiento
(Induccin) Institucional
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Realizar divulgacin de la poltica de
01-sep-14 Oficina de Control Interno
14 Seguimiento riesgos (Induccin)
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Realizar socializacin de la poltica de Oficina Asesora de
01-sep-14
14 Seguimiento comunicaciones (Induccin) Comunicaciones

28-nov- Fase IV: Ejecucin y Realizar sensibilizacin de la cultura de


01-sep-14 Oficina de Control Interno
14 Seguimiento autoevaluacin (Induccin)
28-nov- Fase IV: Ejecucin y Realizar la jornada de induccin y Bienestar Institucional y
01-sep-14
14 Seguimiento reinduccin Gestin Humana

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Informe de avance MECI

PLANIFICADOR ACTUALIZACIN DE MECI 2014

Inicio Fin Fase Actividad Responsable

01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Compilacin de resultados Equipo MECI - Calidad

01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Realizacin del nuevo diagnstico Equipo MECI - Calidad

01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Anlisis de los resultados del diagnstico Equipo MECI - Calidad

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Informe de avance MECI

FASE IV: EJECUCIN Y SEGUIMIENTO

Establecimiento de una metodologa de riesgos


Diagnstico: Los mapas de riesgos anteriores requieren actualizacin debido a que se
encuentran en un esquema que no permite definicin de controles. Los mapas de riesgos
existentes se encuentran documentados, sin embargo requieren actualizacin e
implementacin.
Actividad: Una vez se tiene la metodologa que cumple con los requerimientos de la norma,
actualizar los mapas de riesgos e implementarlos.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Desde la Oficina de Control Interno, se asisti los das 24 y 25 abril de 2014 a la capacitacin
sobre Nuevos Retos de Control Interno y el control interno contable, en la Ciudad de Cali,
all se present una metodologa detallada para la identificacin y administracin de
riesgos, la cual fue ajustada a la Institucin.

Elaboracin de los mapas de riesgos por procesos en la metodologa ajustada


Diagnstico: Los mapas de riesgos se encuentran desactualizados.
Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la Institucin.
Responsable: Oficina de Control Interno y Lder de proceso responsable.
Con la nueva herramienta, se ajustaron los mapas de riesgos para seis de diez procesos;
teniendo en cuenta que los cuatro faltantes se encuentran en proceso de reestructuracin,
por lo que se realizar primero la actualizacin de los procesos para all ajustar los mapas
de riesgos a esta metodologa.

Realizar el anlisis de riesgos


Diagnstico: El anlisis de riesgos requiere actualizacin debido a que los mapas de riesgos
se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.

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Informe de avance MECI

Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institucin y ajustar el anlisis
de riesgos de cada uno de las mapas.
Responsable: Lderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.
En la hoja tres de Excel Calificacin Evaluacin Anlisi se realiza la calificacin, evaluacin
y anlisis del riesgo, identificando a partir del riesgo, la probabilidad e impacto, el tipo de
impacto por categora y subcategora, la evaluacin del riesgo y las medidas de respuesta a
tomar por parte de la institucin.

Realizar la valoracin de los riesgos


Diagnstico: La valoracin del riesgo requiere ser actualizada debido a que los mapas de
riesgos se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.
Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institucin y realizar
nuevamente la valoracin de riesgos de cada uno de las mapas.
Responsable: Lderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.
En las hojas de Excel Valoracin de controles y Valoracin de riesgos, se realiz a partir
del riesgo, la identificacin de las herramientas para ejercer el control y el seguimiento al
mismo, asignando una calificacin al control, al control del riesgo y al control del proceso y
posterior a ello identificando si el control asignado ser para mitigar la probabilidad o el
impacto del riesgo.

Actualizacin del procedimiento de auditora interna


Diagnstico: El procedimiento de Auditora Interna, se encuentra documentado y requiere
ser actualizado e implementado.
Actividad: Actualizar el procedimiento documentado de auditora interna e implementarlo.
Responsable: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeacin se realiz la actualizacin del procedimiento de
auditora Interna y los dems procedimientos obligatorios y propios del Sistema

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Informe de avance MECI

Ejecutar el programa de auditora aprobado para la vigencia


Diagnstico: El programa de auditora de Control Interno se encuentra en proceso de
ejecucin.
Actividad: Ejecutar el programa de auditora de Control Interno en su totalidad.
Responsable: Oficina de Control Interno.
El programa de auditora aprobado para la vigencia 2014 se ejecut en un 100%. De igual
manera, para cada auditora se realiz el Plan de Auditora, el informe final de auditora y
se divulg con los lderes de procesos y la alta direccin.

Elaboracin de la ficha de indicadores


Diagnstico: La ficha de indicadores se encuentra documentada, sin embargo se requiere
que estas sean implementadas para cada uno de los indicadores de la Institucin.
Actividad: Implementar la ficha de Indicadores para cada uno de los indicadores de la
Institucin.
Responsable: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional, se elabor la ficha de
indicadores, la cual permite realizar una caracterizacin y seguimiento individual a cada uno
de los indicadores.

Implementar el plan indicativo


Diagnstico: Actualmente la institucin posee una matriz para el seguimiento a los
indicadores de gestin. De igual forma se cuenta con el plan indicativo elaborado.
Actividad: Implementar el plan indicativo institucional.
Responsable: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional, se elabor el plan
indicativo el cual permite determinar las metas por ao por indicador.

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Informe de avance MECI

Realizar la revisin y actualizacin de los procesos de la Institucin


Diagnstico: Actualmente la Institucin posee los procesos y procedimientos
documentados, sin embargo estos requieren ajustes debido a que se dieron cambios en la
operatividad institucional y en el esquema de documentacin.
Actividad: Realizar la revisin y actualizacin de los procesos de la institucin.
Responsable: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional, se proporcion apoyo a
las diferentes dependencias para la revisin y actualizacin de los procesos de la Institucin.
An se encuentran pendientes, la Vicerrectora Administrativa y Financiera, la Vicerrectora
Acadmica, la Secretara General y la Rectora.

Implementar el mapa de procesos institucional


Diagnstico: El mapa de procesos se actualiz y debe ser implementado.
Actividad: Implementar el mapa de procesos institucional
Responsable: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional.
Una vez se empez la revisin y actualizacin de los procesos, se dio inicio a la
implementacin del mapa de procesos institucional.

Implementar la cultura del plan de mejoramiento


Diagnstico: Actualmente en la institucin se debe fortalecer la cultura de mejoramiento,
debido a que desde los procesos no se estn realizando los planes de mejoramiento y su
correspondiente seguimiento.
Actividad: Implementar la cultura del plan de mejoramiento.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Se ha implementado la cultura del plan de mejoramiento, a travs de los resultados de las
auditoras de control interno, donde como resultado de las mismas, se han generado los

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Informe de avance MECI

planes de mejoramiento, los cuales, han sido diligenciados por los lderes de proceso y se le
han realizado el seguimiento correspondiente desde la Oficina de Control Interno.

Realizar seguimiento y socializacin de los planes de mejoramiento


Diagnstico: Actualmente en la institucin se debe fortalecer la cultura de mejoramiento,
debido a que desde los procesos no se estn realizando los planes de mejoramiento y su
correspondiente seguimiento.
Actividad: Realizar seguimiento y socializacin de los planes de mejoramiento.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Se ha realizado el seguimiento y cumplimiento de las metas planteadas en los planes de
mejoramiento de los procesos auditados desde la Oficina de Control Interno y se ha
realizado su correspondiente socializacin con la alta direccin.

Realizar la sensibilizacin de la relacin estructura organizacional y procesos


(Induccin)
Diagnstico: Actualmente en la institucin se debe fortalecer la sensibilizacin de la relacin
estructura organizacional y procesos.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad acadmica y administrativa sobre la
relacin existente entre la estructura organizacional y los procesos.
Responsable: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Institucional.
En el mes de octubre se realiz la induccin y reinduccin, donde la Oficina Asesora de
Planeacin y Desarrollo Institucional realiz una socializacin sobre la importancia del
Sistema de Gestin de la Calidad, la estructura del mismo, el mapa de procesos y la relacin
con la estructura organizacin, entre otros aspectos del Sistema.

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Informe de avance MECI

Realizar divulgacin de la poltica de riesgos y cultura de autoevaluacin


(Induccin)
Diagnstico: Actualmente en la institucin se debe fortalecer la sensibilizacin de la poltica
de riesgos y cultura de autoevaluacin.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad acadmica y administrativa sobre la
poltica de riesgos y la cultura de autoevaluacin.
Responsable: Oficina de Control Interno.
En la Jornada de Induccin y Reinduccin organizada por la Oficina de Bienestar
Institucional y Gestin Humana, la Jefe de la Oficina de Control Interno, socializ la poltica
de riesgos, la actualizacin del Modelo Estndar de Control Interno, los aspectos ms
relevantes de la actualizacin, los productos mnimos y la metodologa de riesgos empleada.

Realizar socializacin de la poltica de comunicaciones (Induccin)


Diagnstico: En la institucin no es conocida por los miembros de la comunidad acadmica
y administrativa la poltica de comunicaciones.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad acadmica y administrativa sobre la
poltica comunicaciones, as como el manual de imagen corporativa.
Responsable: Oficina Asesora de Comunicaciones.
En la Jornada de Induccin y Reinduccin, la Oficina Asesora de Comunicaciones socializ la
poltica de comunicaciones as como el manual de imagen corporativo a los funcionarios de
la institucin.

Realizar la jornada de induccin y reinduccin


Diagnstico: Con el fin de fortalecer los procesos de la Institucin, se requiere realizar la
jornada de induccin y reinduccin para todos los funcionarios de la institucin.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad acadmica y administrativa sobre
los procesos institucionales, as como de la filosofa de la Unidad Central del Valle del Cauca.
Responsable: Bienestar Institucional y Gestin Humana.

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Informe de avance MECI

El 22 de octubre de 2014, se llev a cabo la jornada de induccin y reinduccin, evento al


cual fueron citados todos los funcionarios de la Institucin y de la cual reposa la evidencia
de asistencia en la Oficina de Bienestar Institucional y Gestin Humana

FASE V: CIERRE

Con el proceso de Actualizacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 2014, se han
realizado las verificaciones correspondientes al cumplimiento de cada una de las
actividades del plan de trabajo y los compromisos pactados.

De conformidad con el diagnstico realizado, el plan de trabajo y la ejecucin del mismo, se


evidencia que para la siguiente vigencia, se debe concluir la actualizacin del normograma
institucional, la medicin de la satisfaccin de los usuarios, iniciar con el seguimiento a los
controles de los procesos, una vez se d la implementacin de los mismos y realizar
seguimiento a los mapas de riesgos una vez se d la implementacin de los mismos. De
igual manera, se requiere realizar auditoras de gestin a todos los procesos para de esta
manera realizar los cierres a las acciones que as lo requieran.

RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIN MECI

Es importante que en la Unidad Central del Valle del Cauca, se tengan en cuenta los
resultados de las Auditoras Internas de Control Interno, con el fin de tomar las acciones
correspondientes y alcanzar la mejora continua.
Al interior de la Institucin se requiere la realizacin de auditoras internas al Sistema de
Gestin de la Calidad para el establecimiento de las correspondientes acciones de mejora.
Se requiere fortalecer los procesos de socializacin de todos los procesos al interior de la
Institucin.

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Informe de avance MECI

Se recomienda concluir con el ajuste y actualizacin de los mapas de riesgos por procesos,
pues se encuentran pendientes cuatro procesos por terminar.
Se recomienda fortalecer el proceso de autoevaluacin institucional.
En conclusin, la Unidad Central del Valle del Cauca cumpli con las actividades propuestas
en el plan de trabajo, evidenciando acciones implementadas; sin embargo se debe dar
continuidad al proceso de mejora, realizando revisiones peridicas de funcionamiento y los
ajustes correspondientes.

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