1.

PARAMETROS DENTRO DEL PROCESO DE AUTOMATIZACION

GLOBAL

El proceso de automatizacin sugerido es un mecanismo que busca resolver

diferentes necesidades, por lo tanto dicha automatizacin debe mostrar un
conjunto de modelos de implementacin a fin de lograr el resultado ms
asertivo que se busca.

Si el objetivo general es solucionar un sistema de actividades que permita

operar y gestionar las reas de la institucin, debemos entonces identificar
las necesidades para la gestin y el control de cada rea, a su vez establecer
los parmetros para el diseo del sistema de informacin que realizara los
controles especficos y dar la solucin buscada, esto implica la utilizacin de
lenguajes de alto nivel.

Adems es fundamental realizar la documentacin para dar soporte al uso

del aplicativo, los usuarios y futuras actualizaciones al sistema de
informacin.

No hay que olvidar los planes de capacitacin para usuarios del sistema que
garantice el correcto uso del aplicativo en diversas reas.

Con base a lo anterior se presentan una serie de factores ms relevantes de

este proceso

3
1.1. De la implementacin

Se realiza en funcin de la produccin y servicios, esto es que la

institucin puede percibir resultados rpidos a pruebas de errores.

Esto se da gracias al monitoreo permanente de los componentes

representados en variables los cuales dan la exactitud y precisin
esperada.

Adems cabe destacar que los errores se irn disminuyendo,

asegurando la calidad de los procesos. Por lo tanto es importante
identificar los recursos y requerimientos del objeto a automatizar

1.2. Los recursos humanos

La implementacin del punto anterior obligan a que sean evaluados

nuevos mecanismos de calidad, esto modifica el rol del empleado
pues si la automatizacin adapta nuevos cambios en la organizacin,
entonces todos los que estn implicados en el proceso, aumentan su
eficiencia, no significa que los empleados deban ser reemplazados, se
trata de que sean certificados por aquellos que hayan participado
antes en procesos automatizados.

1.3. El aspecto econmico

Hay que tener bien claro que todo este proceso es un activo de la
organizacin, y como cualquier forma de negocio es necesario que el
4
 impacto generado en costos y beneficios sea rentable y contribuya de
forma definitiva a generar ingresos. Con el auge de la tecnologa
informtica, las comunicaciones, el proceso de mano de obra que se
perciba ANTES DE, puede ahora ser mejorado por capacitacin a
empleados, reducciones de costos significativos.

Recuerdo una frase de Star War cuando Darth Vader dijo No

comparemos a este terror tecnolgico con el poder de la fuerza, y
pues bueno la ficcin nos da una frase en la que pretendemos mostrar
la importancia de la fuerza que ha caracterizado al empleado del
rea de servicios, buscando que no se afecte su empleo.

Hay que considerar tambin a la mano de obra como activo fiel de la

empresa pues las maquinas requerirn de la capacitacin de estos
para el proceso y cada una de las actividades.

Todo lo anterior nos lleva al punto principal, la economa se ve

afectada de forma positiva, pues da a la organizacin recursos para
seguir innovando en investigacin y desarrollo

1.4. Alcance de la automatizacin

La automatizacin puede estar sujeta a diferentes tecnologas,

determinar el alcance de la automatizacin requiere de un consejo que
defina la mejor alternativa, de acuerdo a lo anterior es recomendable
realizar verificaciones en los procesos para conocer el objetivo, la

5
 factibilidad operativa y econmica, a su vez que esto audite mas no
intervenir de forma directa, pues solamente participa con el flujo de
informacin, requerimientos funcionales y no funcionales y permite el
control online del funcionamiento de los equipos.

La Semiautomatizacion ofrece funcionalidad del proceso y suministra

recursos que hay que realizar, estos procesos pueden hacer que un
evento del prototipo sea modificado de acuerdo a alarmas que de
forma automtica den una solucin eficaz

1.5. Empleo de tecnologa de punta

La tecnologa de las computadoras y la comunicacin cumplen un

papel fundamental en los procesos automatizados, hoy en da es
frecuente hablar de diversos avances tales como la domtica para
automatizar espacios, automviles, plantas de produccin, etc.

Para ello ha habido una evolucin e investigacin en la que muchos

consorcios han participado en la realizacin de nuevos modelos que
puedan ser factibles al momento de elegir una alternativa de

6
 desarrollo, es por eso que hoy en da podemos conectar dispositivos
mviles a maquinas, a fin de enviar datos y recibirlos.

La tecnologa informtica y de comunicacin (TIC) asociada en los

diversos procesos de automatizacin, ofrecen mejores resultados y a
su vez pueden inyectar la mejora de la calidad de vida humana y la
sociedad

2. EL PROBLEMA PRESENTADO EN LOS PROCESOS ACTUALES

Se presentan varios inconvenientes bien determinantes, en un principio el

proceso de inscripcin puede tornarse algo dramtico debido al conjunto de
elementos que estn inherentes aqu, esto genera despilfarros de tiempo
para la gestin continua de esta estructura.

Por otra parte la formulacin de procesos se ha vuelto rutinaria debido a que

estos se vuelven lentos, puede ser probable que el sistema actual no
mantenga actualizado los registros; a veces uno escucha problemas
relacionados con la facturacin pues a pesar de que se ha hecho la
cancelacin correspondiente, sin duda alguna vienen algunas reclamaciones
por parte de los clientes.
7
Otro aspecto a definir es el control al ingreso del plantel, sucede que si el
sistema no est centralizado lo ms posible es que veamos estudiantes
solicitando algn documento que certifique su entrada, adicionalmente a esto
vienen nuevos inconvenientes inherentes con un problema macro inicial.

Con base a lo anterior se ve mucha ineficiencia en el proceso de inscripcin

y facturacin, sumando adems que no hay control sobre los mdulos que
deben ser tomados con antelacin los estudiantes, y en este ltimo caso
veremos estudiantes que esperaran meses para poderse adecuar de nuevo,
y esto causa desercin e inseguridad en la institucin.

En lo general estos procesos por mas uso de computadoras se tenga, se

vuelven manuales y generan descontento a la comunidad estudiantil por el
alto grado de desorden a raz de la acumulacin de actividades en el registro
lo que puede contribuir a la prdida o alteracin de informacin.

Las inscripciones pueden realizarse en ambas sedes de forma centralizada,

incluso la asignacin de mdulos en sus fechas y dependencias de igual
forma; tambin el sistema de cartera debe estar definido, pero en parte las
reclamaciones deben hacerse en la principal y no en la sucursal.

Para esta problemtica de inscripcin y cartera, al igual que la asignacin de

mdulos especficos en el tiempo, es indispensable un sistema que trabaje
de la mano de internet, y que gestione en cualquiera que sea la sucursal un
gran nmero de estudiantes, un sistema que se adapte a todas las
8
 necesidades y que facilite los procesos que se hacen manuales de alguna
forma.

Otro aspecto a tener en cuenta en la inscripcin es la carnetizacin, aunque

esto se sale del contexto del proyecto, pero para fines de hacer ampliaciones
puede ser prudente que esta operacin se realice inmediatamente el registro
y evitar las demoras en la consecucin del mismo.

3. ERRORES COMUNES EN LA GESTION DE CONTROL Y

ADMINISTRACION

3.1. El sistema de facturacin y cartera

3.1.1. La revisin

Se pueden presentar inconvenientes en la revisin de las

facturas antes de ser entregadas, es posible que los datos de
las mismas no sean lo suficientemente claros y concisos y no
se habla de trminos relacionados solamente con el Id, tambin
veremos que los valores quizs no sean los ms especficos,
aunque esto quizs parezca que no se presente, veremos que
cuando el estudiante trae su desprendible de pago el registro
9
 del mismo no se haga ni se especifique la exactitud de la
transaccin y por eso vienen las reclamaciones

3.1.2. Facturas no anticipadas o falta de soporte a las mismas

Ante irregularidades ocasionadas con la falta de datos en los

registros, es posible que se hayan presentado problemas en
realizar facturas fuera del momento preciso, es decir facturas
que se pospongan, por ejemplo, he visto casos en que el
estudiante debe reclamar un recibo o constancia para entrar a
clase

3.1.3. Facturas equivocadas

Este caso no lo he percibido, pero puede documentarse por

que ante tanto trfico de inscripciones o trabajos manuales es
posible que este fenmeno se presente y sea registrado el
pago de una persona sobre otra, favoreciendo a la segunda
lgicamente, esto puede ser bastante delicado en los procesos
de facturacin, se denota en este trmino para controlar que
esta situacin no se presente jams.

3.1.4. Claridad en los detalles de los productos y cargos no

negociados

Es notorio como el punto anterior que este fenmeno tambin

se presente, sucede que se solicita un servicio, en este caso se
paga por una carrera por ejemplo, y se realiza la facturacin
con el valor de otra, luego en las listas veremos que quien
estaba matriculado en Redes, aparece en el listado de
Enfermera; aunque esto no es algo que haya sucedido o que

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 yo lo haya percibido, puede ser fundamental contarlo como un
perjuicio al sistema.

3.1.5. Fechas de caducidad

Otro aspecto que puede presentarse es quizs que no se fijen

las cuotas de caducidad de una obligacin, es decir que se
presente una sobrefacturacin.

3.2. El control de estudiantes matriculados y activos

Los estudiantes deben realizar prcticas en otras entidades con el fin

de aprender y demostrar que han aprendido durante la etapa lectiva,
sin embargo este control como se lleva a cabo.

Aunque pueda existir bases de datos de empresas (proveedores) que

ofrecen los espacios para estas prcticas (incluyendo al mismo
instituto) lo ms posible es que no se haga la inspeccin y verificacin
de las mismas, de igual forma el control para la asignacin puede ser
algo engorroso; lo que traera consecuencias en demoras en la
asignacin a empresas propiamente; de hecho podemos observar que
las carreras enfocadas a la salud son las que ms privilegios tienen,
las otras relacionadas con el Mantenimiento, Investigacin Judicial,
entre otras, lo ms posible es que sean determinadas si existe el
espacio correspondiente.

Otro aspecto a tratar es incorporar a los estudiantes al mdulo actual,

sucede que al mdulo X entran los estudiantes correspondientes,
luego se anexan otros ms; el modulo es dictado, las calificaciones
obtenidas tambin, pero muchos de estos que entraron
posteriormente quedan fuera de la plataforma; eso quizs se d por la
falta de programacin y por qu no se coordinan a estos estudiantes

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 adicionales al ingresar al saln; lo que obliga a ser agregados a la lista
para luego no aparecer en el sistema como tal

3.3. La asignacin del mdulo educativo

He notado que los mdulos se asignan con base en el espacio que

exista para la tarea; he notado que se ha asignado el modulo donde el
estudiante ya lo vio, a su vez se designa al profesor correspondiente
para la fecha, pero luego de la correccin se modifica la asignacin
pues el estudiante o el grupo en general ya vio la asignatura.

12
 4. PARAMETROS DENTRO DE LA INSTITUCION SUGERIDOS

4.1. Los Procesos de inscripcin

El proceso de inscripcin busca que se eviten duplicidad en los

registros, adems el agiliza miento de los procesos del candidato, a fin
de que se puedan controlar los mecanismos en el proceso de
formacin.

Esta tarea puede verse amenazada debido a los costos que esto
implica a la entidad, debido a la preparacin del personal idneo para
esta misin; as mismo la implementacin de tecnologa adicional para
ello. Un caso de ejemplo seria la implementacin de sistemas
adicionales de inscripcin a diplomados conforme a lo dictado en el
Ministerio de Educacin, o implementaciones locales de la institucin
que requeriran de la participacin de terceros en el proceso de
sistematizacin.

4.2. Recursos en tecnologa

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 Aunque la institucin cuenta con recursos tecnolgicos representados
en computadoras, perifricos de todos los tipos, redes y cmaras,
entre otros, tambin se perciben equipos en el rea de la salud oral y
enfermera, sin embargo el control de asignacin de estos puede ser
irregular, por ejemplo a un docente le toca que ajustarse a planes de
contingencia a falta de un Tv para dictar una clase especifica del
dispositivo, o el uso de la sala de cmputo para desarrollar
actividades, incluso en carreras de la salud el uso de las reas
especficas no es asignado especficamente; hay momentos en que
los porttiles para el uso de la Tv estn en mal estado, incluso sus
cables de conexin HDMI y VGA.

Todo esto queda en constancia de documentos que son firmados por

el docente pero en mi concepto debera existir un control
sistematizado de los recursos en particular.

4.3. Recursos Humanos y econmicos

Las actividades que deriven del trmino GRH (o actividades que

dependan menos de la jerarqua) son recursos fundamentales pues
facilita la participacin activa del trabajador en la organizacin.

Quizs la pregunta sea este elemento de qu manera incide mucho

como variable en el proceso de sistematizacin; pues s; supongamos

14
 que un mdulo sea dictado con un valor ctedra de algn valor por un
docente; luego ese docente dicta seminarios o diplomados los cuales
deberan ajustar otro valor; lo que he dicho no indica que deban
subirse obligadamente los sueldos, pero s que el sistema controle los
valores hora ctedra por concepto de los anteriores, a fin que el
sistema arroje el valor a pagar final por periodo al docente; esto
tambin obliga a que el docente se registre adicionalmente en un
sistema computarizado del que usualmente hace cuando firma la
planilla al ingreso al plantel.

Adems evita que el docente tras llegar retrasado a una clase, le sea
pagado la totalidad de la hora dictada.

Otro aspecto fundamental es que se ajusten al sistema las habilidades

del docente o funcionario con base en conocimientos evitando as que
se dicten mdulos que no son competencia de algunos, o que
actividades del orden financiero las tomen personas que no tengan la
experiencia necesaria para ello.

4.4. Empresas adscritas al proceso de las practicas

La entidad puede contar con su lista de empresas para el proceso de

prcticas; el sistema deber contar con el medio eficaz de saber sobre
estas empresas o centros y verificar cuales de los estudiantes ha
realizado sus prcticas de forma eficiente. Sucede que el proceso de
la prctica puede ser calificado por estas empresas, lo ms posible es
que no exista personal que dirija estas prcticas haciendo visitas a
estos establecimientos y registrando en bitcoras el proceso de
cada uno.

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 Alguien del SENA me comentaba que hay empresas que reciben en
contrato laboral o pasanta a estudiantes del mismo. Sin embargo se
presentan casos en que dichos estudiantes han faltado al principio
tico, o no muestran sea por conocimiento o comportamiento las
directrices enmarcadas en la Visin y Misin establecidas por el
Servicio Nacional de Aprendizaje.

Con lo anterior y dado que Intecol est avalada en las normas ISO y
dems relacionadas con el Sena; el objetivo fundamental es controlar
de forma sistematizada el desempeo logrado por todos los
aprendices a fin de poder satisfacer el resultado de aprendizaje
correspondiente.

5. MARCO JURIDICO

Los avances electrnicos, junto con los programas para computadores,

han desarrollado un mercado global, del cual se han beneficiado
econmicamente algunos propietarios controlando el acceso y modificacin
de estos programas. Contrario a ello, ha surgido el software libre. Ambas
caras de la informtica tienen regulacin jurdica, especficamente desde la
propiedad intelectual, la contratacin, y se distancian un poco en el aspecto
penal

5.1. Generalidades de la propiedad intelectual

16
Para comenzar, se debe precisar lo relacionado con la propiedad
intelectual en Colombia.

Qu es propiedad intelectual? Es la proteccin a la creacin

intelectual manifiesta, concretada en el mundo fsico. Es el dominio
sobre las creaciones del talento, sobre el producto. Protege tanto la
obra como al autor.

Colombia ha adoptado un rol protagnico en la defensa de los

derechos de autor y la propiedad intelectual, desarrollando un
conjunto de normas que regulan, protegen y penalizan a aquellas
personas que violen estos derechos.

La Ley 44 de 1993 especifica penas entre dos y cinco aos de crcel,

as como el pago de indemnizaciones por daos y perjuicios a quienes
comentan el delito de piratera de software. Se considera delito el uso
o reproduccin de un programa de computador de manera diferente a
como est estipulado en la licencia. Los programas que no tengan
licencia son ilegales y es necesaria una licencia por cada copia
instalada en los computadores.

A partir del mes de julio de 2001, y gracias a la reforma hecha al

Cdigo de procedimiento penal, quien sea encontrado usando,
distribuyendo o copiando software sin licencia tendr que pagar con
crcel hasta por un perodo de 5 aos.

Sin embargo, uno de los logros ms importantes de la legislacin

colombiana en materia de proteccin de derechos de autor fue la Ley
603 de 2000, en la cual todas las empresas deben reportar en sus
Informes Anuales de Gestin el cumplimiento de las normas de
propiedad intelectual y derechos de autor.

La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) qued

encargada de supervisar el cumplimiento de estas leyes, mientras que
17
 las Superintendencias quedaron responsables de vigilar y controlar a
estas empresas.

Con esto, qued claro que la ley colombiana se endureci en el tema

de la propiedad intelectual y los derechos de autor.

5.2. Derechos de autor

A la produccin intelectual se le denomina obra, que es una

creacin intelectual, original (en el sentido que sea personal),
susceptible de fijarse en cualquier tipo de soporte.

Los Derechos morales: son los siguientes (art. 30 Ley 23/82):

Reivindicar siempre la paternidad de la obra, es decir, que se

mencione su nombre o seudnimo cuando se reproduzca,
comunique, adapte o traduzca su obra.

Oponerse a modificacin de la obra.

Conservar la obra indita o annima.

Modificar la obra antes o despus de su publicacin.

Retirarla de circulacin o suspender su utilizacin.

18
 Estos derechos no se pueden ceder (vender, donar, prestar, etc.),
renunciar o negociar. Los derechos morales se generan en el
mismo momento de la creacin de la obra. No requiere de ningn
tipo de formalidad para tener derecho a ellos (art. 9 Ley 23/83).

6. METODOLOGIA

6.1. Subsistema de servicio al cliente

Este subsistema est comprendido en varios momentos abiertos para

la posibilidad de incorporar nuevas estructuras de prestacin de
servicios. En la primera veremos como sera el proceso de inscripcin
a las diferentes carreras, la segunda corresponde a otro tipo de
procesos educativos que la entidad puede sealar como procesos de
formacin tales como diplomados, seminarios, educacin a poblacin
vulnerable, sistemas educativos a poblaciones afro descendientes con
capacidades econmicas patrocinadas por estamentos del gobierno
tales como Alcaldas, Gobernaciones, etc.

19
 6.1.1. Sistema CADIS1

He formulado este nombre (CADIS: Clientes a distancia) con el

fin de enumerar los diferentes procesos que se hagan en la
inscripcin y apoyndose en la tecnologa de Internet; el
objetivo es que el postulante realice la inscripcin
correspondiente va Web, diligenciando el pago
correspondiente y por medio de un PIN realizando el registro en
el sistema, o tambin utilizando la tecnologa Celular para
hacerlo.

Una vez realizado este procedimiento se le cita por medio de

notificacin para recibir la induccin correspondiente.

En lo relacionado con otros modelos educativos que la

institucin pretenda lograr por acuerdos con el Gobierno, el
sistema es una ventana abierta para la postulacin de
educandos de diversas entidades educativas nacionales y del
pas, de la misma forma facilitar el proceso de educacin a
poblaciones en peligro o vulnerables, en regiones apartadas y
afro descendientes

1 Sistema propuesto para la realizacin de inscripcin va Web, favorable

para personas dentro y fuera de la ciudad, o en regiones apartadas y para
educandos de otras entidades
20
 6.1.2. Sistema FINED2

El sistema que he propuesto (FINED= Financiacin educativa)

es un sistema que permitira facilitar el proceso de educacin a
estratos bajos cuya economa no les facilita ingresar a la
educacin superior; en realidad no se trata de ajustar un
modelo ICETEX, pero si lograr un consenso con entidades
financieras que realicen prestamos con cuotas favorables.

6.2. Subsistema de control de facturacin

Este subsistema estara diseado para controlar los pagos realizados

de los estudiantes en los periodos de tiempo especficos (mensuales,
bimestrales, semestrales, etc.). Con este sistema se controlan las
cuotas que cada uno debe pagar, de tal manera que al registrar el
valor correspondiente el sistema informara sobre los saldos y las
fechas de pago oportuno.

El estudiante desde su celular o computadora puede tambin tener

conocimiento del registro que ha realizado.

6.3. Subsistema de control de inventarios de insumos

Este subsistema estar facultado para el control de los implementos

de practica por parte del facilitador; este control esta explicado en la

2 Sistema para el control y financiamiento de las carreras tcnicas en la

institucin auspiciada por entidades financieras aliadas.
21
 forma de cules son los instrumentos que utilizara, la fecha y hora
especfica, el estado en el que recibi estos.

De modo que los procesos de seleccin de equipos pueden realizarse

va Web y se evita el abrazo mortal, es decir que por medio del visor
vera cuales elementos ya fueron solicitados y cules no, a fin de que
el facilitador escoja la fecha en la cual estn disponibles, y no
necesitara una semana para hacer la separacin de los mismos.

6.4. Subsistema de asignacin de mdulos educativos y seminarios

Este subsistema permite que los mdulos al momento de la matricula

posterior al procesos realizado en el sistema CADIS (Nastacuas,
2016) de la pgina 17 de este libro.

El objetivo de esto es que el educando realice su matrcula ante la

entidad, presentando los documentos que se pidan para esta
actividad, luego el sistema asigna los mdulos correspondientes con
sus fechas y horarios, tambin el nombre del facilitador para cada uno
de estos

22
 En dicha matricula tambin se le asigna el cdigo y la correspondiente
asignacin al sistema Moodle y Sicad; esta asignacin llega al
educando va Web o notificacin por celular.

En caso de que el estudiante no pueda realizar sus estudios en

determinadas fechas y horarios, el mismo puede realizar la
modificacin para el horario que ms se ajuste sin perder la
continuidad. El sistema por lo tanto lo asignara en la lista actual.

De la misma manera facilita el control en las plizas de seguro,

vacunas y dems

6.5. Subsistema de control de actividades del facilitador en el proceso

de formacin

El subsistema est diseado para controlar el costo del valor de hora

ctedra que recibir el facilitador por concepto de mdulos y
seminarios.

Este control adicionalmente examina el horario e ingreso a la entidad

educativa de los mismos facilitando el conocimiento de cul es la
cuanta por servicios prestados; si el facilitador no es oportuno en la
llegada a la entidad indica que las horas no fueron completadas de
forma absoluta, por ende el sistema mostrara la observacin
especfica sobre el retraso y el tiempo transcurrido eventualmente

Adems debe registrarse los diversos documentos que deben reposar

en la carpeta, con sus listas; para luego ser registrado en el sistema
como requisito fundamental en el pago de honorarios

23
6.6. Subsistema de registro de desempeos de educandos y
facilitadores

El subsistema est dividido en dos reas, la primera es para que los

facilitadores realicen el registro de los desempeos contra la
plataforma SICAD, facilitando el conocimiento de los mismos a los
educandos; adems de esto que sirva como referente a las distintas
actividades que se realizaron en las fechas y cules fueron las
observaciones presentadas por los mismos en ese evento.

La otra seccin corresponde a la calificacin hecha por los educandos

del proceso del facilitador, a fin de mantener los indicadores de calidad
ptimos en la prestacin de los servicios educativos por parte de los
mismos.

24
 7. PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS DE LAS NECESIDADES A
SOLUCIONAR

7.1. Sobre el servicio al cliente

El objetivo es llegar a ms y ms personas en todo el pas, con una

propuesta educativa que facilite el proceso y alcance de objetivos,
adems brindar las oportunidades a personas fuera del permetro de
las grandes ciudades a que realicen el proceso de formacin
correspondiente auspiciado por entidades del gobierno local.

De la misma manera brindar apoyo educativo con nuevas propuestas

y programas dirigidos a estudiantes y profesionales fuera de la
institucin.

En cuanto al financiamiento satisfacer de forma oportuna esas

grandes necesidades de superarse por medio de programas que
faciliten esos objetivos personales, por medio de crditos especiales
que sean otorgados y controlados para este fin

7.2. Sobre el control de facturacin

Es fundamental que las cuentas sean claras para todos, es decir que
el aparato econmico de la institucin este en equilibrio permanente
con el sistema de cartera, fundamental para procesos contables.

25
 Adems el estudiante es participante fundamental del proceso que se
le lleva en esta materia.

7.3. Sobre el control de inventarios

El objetivo es centralizar las actividades del facilitador en funcin de

los recursos que sern utilizados por los mismos para sus actividades
de formacin.

7.4. Sobre la asignacin de mdulos educativos y seminarios

El objetivo es automatizar el proceso de matrcula a partir de

estudiantes que se hayan inscrito de forma anticipada, este proceso
adicionalmente asignara el cdigo y credenciales al estudiante para el
acceso a la plataforma MOODLE y SICAD; tambin controla el flujo de
documentos que sean prestados durante el proceso correspondiente,
la incorporacin al Seguro Estudiantil con su pliza

Adems el sistema organiza las reas del estudiante y si en caso de

que se requiera una modificacin, el sistema ajustara de forma
favorable los horarios ms indicados para sus actividades.

7.5. Sobre el control de actividades del facilitador en el proceso de

formacin

El objetivo es controlar las actividades del facilitador durante su

jornada laboral, facilitando a la divisin de recursos humanos de la
26
 entidad realizar el pago correspondiente por concepto de mdulos o
seminarios dictados cada uno con su valor hora ctedra; a su vez
controlar cuales seran los descuentos ocasionados por retrasos en la
llegada a la entidad.

Lo anterior seria adicional al proceso actual que se lleva donde

adems se recopila la documentacin que debe estar al da una
semana antes del pago.

7.6. Sobre el registro de desempeos

El objetivo de este apartado es mantener el control de los

desempeos de los educandos como facilitadores, esto es
fundamental dada las condiciones actuales de la entidad educativa en
materia de la certificacin en las normas ISO e ICONTEC, adems
de la vigilancia del SENA en el ejercicio de las actividades.

8. METODOLOGIA RUP

8.1. Ttulo del Sistema

INTE-LLICONTROL

8.2. Descripcin general del sistema

27
 El sistema de gestin denominado INTE-LLICONTROL es un sistema
capaz de monitorear los cambios en los estados de cada una de las
reas de la institucin, el sistema cuenta con un sistema de monitoreo
y registro que est sincronizado en una aplicativo de base de datos el
cual se conecta remotamente al servidor y obtiene la informacin en
tiempo real de forma oportuna, de las actividades del da en materia
de solicitud de equipos, informacin de eventos, controles de listas,
registro de notas que pueden sincronizarse con el sistema SICAD

Este tipo de actividades pueden realizarse para su consulta posterior

va MOVIL, los estudiantes pueden consultar sobre los mdulos que
les corresponde ver en las fechas, pero tambin las actividades del
proceso y asuntos pendientes relacionados con cuotas de pago,
plizas y prcticas. Por ultimo toda la actividad principal reside en un
aplicativo de escritorio

8.3. Especificacin de propsito

Los estudiantes al matricularse, eligen la modalidad educativa que

desean realizar, luego se les asigna un cdigo para que realicen sus
transacciones con el sistema tales como la consulta de sus notas, el
acceso a la plataforma Moodle, etc. El sistema luego del registro de
estudiantes, los asigna en los grupos correspondientes por cada
modalidad y les asigna las materias que deben de ver, una vez hecho
esto el usuario deber asignar las fechas de estos grupos y preparar
el espacio de control para que los profesores conozcan cules sern
los mdulos a dictar.

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 Si los estudiantes desearan cambiar o aplazar mdulos lo pueden
hacer dirigindose directamente de modo que ellos puedan elegir
entre los mdulos disponibles que estn prestos a ser asignados.

En la seccin administrativa, los usuarios acceden al sistema por

medio de una contrasea, dentro del rol administrativo encontramos a
los administradores los cuales tienen el control total y pueden otorgar
modificaciones con relacin a cambios de materias; los usuarios de
categora media solamente informaran sobre el sistema de pago, y
cada una de las transacciones que ellos realicen dentro del mismo, de
esta forma se controla cules fueron las actividades por medio de un
visor.

En cuanto a los profesores, estos acceden al sistema para realizar

nicamente actividades del tipo acadmico, como los registros de
notas, y otras relacionadas con este rol

8.4. Requerimientos a satisfacer y modelos de caso de uso

8.4.1. Acceso al sistema

Caractersticas

El usuario accede al sistema mediante un login y password de

forma individual a otros usuarios

Flujo de eventos

El sistema accede al servidor y el usuario debe estar autentificado

en el sistema de acuerdo a los permisos de acceso para poder
efectuar el monitoreo, esto es la identificacin del rol y cules son
las acciones que puede efectuar en el sistema.

Precondiciones

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 Es necesario que existan credenciales del usuario registrado, dicho
usuario debe estar previamente habilitado.

Post condiciones

El sistema determina que el rol del usuario registrado coincida con

el modulo al cual debe tener el acceso.

8.4.2. Acceso al sistema de datos

Caractersticas

Cuando el usuario accede al sistema sus datos son autentificados

lo que significa que tendr acceso de acuerdo a su rol al
subsistema correspondiente, en este caso el sistema lo determina

Flujo de eventos

La salida est dada por la informacin obtenida mediante

consultas, en caso de fallas lanza una excepcin de conexin a
base de datos.

Post condiciones

La Base de Datos luego de haber sido accedida se cierra

simultneamente tras su uso. Eso contribuye con el nivel de
persistencia en el acceso a la misma.

30
8.4.3. Verificar Usuario y permisos

Caractersticas

Al momento de ingresar los datos de login y password al sistema,

se hace una verificacin del tipo de usuario y permisos
correspondientes

Flujos de eventos

La salida est dada por una notificacin indicando el tipo de

usuario y permiso que tiene, luego a esto se accede al modelo del
sistema correspondiente

Precondiciones

Es necesario que exista conexin a internet, el sistema reconoce al

servidor. La base de datos debe de cumplir con las
especificaciones (PDO).

Post condiciones

La Base de Datos luego de haber sido accedida se cierra

simultneamente tras su uso. Eso contribuye con el nivel de
persistencia en el acceso a la misma.

8.4.4. Revisin de la informacin

Caractersticas

Informar al usuario de los cambios constantes que se estn

presentando en la planta en funcin de sus variables y generar las
alertas respectivas en caso de presentarse un evento
31
 Flujos de eventos

Reportes de los sucesos

Precondiciones

Es necesario que exista conexin a internet, el sistema reconoce al

servidor. La base de datos debe de cumplir con las
especificaciones (PDO).

Post condiciones

La Base de Datos luego de haber sido accedida se cierra

simultneamente tras su uso. Eso contribuye con el nivel de
persistencia en el acceso a la misma.

8.5. Ambientes a utilizar

El sistema es accedido mediante el aplicativo diseado en ACCESS,

no se requiere que exista una red privada donde exista un sistema de
servidores.

Se realiza la conexin a un servidor dedicado el cual se encarga de

generar la conversin de los datos electrnicos a datos de tipo para
ser almacenados en la base de datos correspondiente

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33
8.6. Diagrama de clases

A continuacin explicaremos el diagrama de clases de acuerdo a la figura siguiente, este modelo es el

centro nervioso principal del sistema, por lo cual es operativo

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Figura 1. Diagrama de clases sistema INTE-LLICONTROL

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8.7. Diseo de la realizacin con base a los casos de uso
8.7.1.
8.7.2. Peticin del usuario
8.7.3.
8.7.3.1. Las peticiones del usuario se controlan mediante un
Controller que facilita esta accin por persistencia, es decir
que no solo un usuario accede sino que permite el acceso
de varios al mismo tiempo
8.7.4.
8.7.4.1. El controlador examina la peticin y verifica la autenticidad
del usuario
8.7.5.
8.7.6. Acceso a la sesin
8.7.7.
8.7.7.1. Si el usuario tiene acceso genera una sesin propia que
facilita el control de monitoreo en la fecha y hora
correspondiente
8.7.8.
8.7.8.1. Una vez abierta la sesin el controlador establece el modelo
de acceso del usuario al sistema, preparando la sesin y
estableciendo los componentes necesarios durante la
misma
8.7.9.
8.7.9.1. Lo anterior se produce gracias al puente establecido entre el
usuario y servidor

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