Sistemas contables, verano 2017

Contabilidad del efectivo:

El efectivo est considerado como el activo ms lquido, y est identificado, como el
motor de los negocios. Est compuesto por billetes, monedas, documentos bancarios,
cheques certificados, giros y otros tipos de cuentas bancarias.

En un sistema de contabilidad debe existir un buen control interno en el manejo del

efectivo y cumplir con los siguientes propsitos:
Prever merma por engaos o hurtos.
Exigir que los ingresos, pagos y saldos de dinero presenten razonablemente la
exactitud contable.
Mantener efectivo razonable para cubrir las obligaciones normales del negocio
y las eventualidades.
No mantener dinero ocioso que no produzca beneficios o rentabilidad a la
empresa.

A continuacin se detallan las funciones generales de un buen control interno aplicado

al efectivo:
Separar el manejo de dinero de los registros contables.
Separar la funcin de recibir dinero de la de desembolsar dinero.
Exigir que todos los ingresos en efectivo sean depositados diariamente y que
los pagos se realicen por medio de cheques, salvo aquellos casos en que las
salidas de dinero sean de pequeas cantidades, las cuales no ameritan la
emisin de un cheque.
Mantener estricta seguridad del dinero en caja dentro de la empresa.

El principio de objetividad manifiesta en una regla, que todo movimiento de efectivo

debe estar respaldado por una evidencia comprobante: por ejemplo, en Ventas al
contado la evidencia seria la factura de venta; en Cobros a los clientes: la evidencia
serian los recibos de caja; en Compras al contado, la evidencia es el comprobante de
cheque y la factura de compra.

El efectivo est considerado como el activo ms liquido, razn por la cual en el

Balance General se presenta como el activo numero uno de la seccin de los
corrientes. El efectivo se divide en las siguientes tres cuentas: Caja general, Caja
chica, y Banco.

1. Caja o Caja general: cuenta del activo corriente que nos permite reconocer el
efectivo que ingreso por concepto de las transacciones de ventas y/o servicios de
contado, los abonos de los clientes y el reembolso de las tarjetas de crdito. Tambin,
nos permite conocer los desembolsos de efectivo realizados por depsitos efectuados
y por los pagos hechos a los proveedores, debidamente autorizados. Dicha
informacin se obtiene del informe diario de caja.

El arqueo de efectivo: es el procedimiento que permite revisar el manejo de efectivo y

conocer la transparencia del o los empleados que estn asignados a las funciones de
cajeros, manejo de fondos como caja menuda o fondos de trabajadores.

Los sobrantes y faltantes de efectivo en caja: Toda empresa que maneje efectivo
tiene la posibilidad de que sus colaboradores (cajeros) cometan errores, los cuales se
pueden catalogar como involuntarios o voluntarios; estos dan como resultado un
faltante o un sobrante. Para contabilizar estos resultados, primero debemos conocer la
poltica de la empresa en particular, por ejemplo: se identifica a Cuentas por cobrar
Empleados para registrar el faltante de efectivo y Otros Ingresos para registrar el
sobrante en efectivo.
2. Caja chica o caja menuda: Esta cuenta se define como el fondo fijo que se
establece para hacerle frente a pequeos desembolsos de efectivo para gastos
menores o de urgencia, cuyo pago mediante cheque resultara poco prctico

Las empresas de acuerdo a sus polticas adoptaran el sistema o la forma de manejar

el fondo de caja menuda y cuando una empresa opta por crear un fondo para cubrir
los pagos de compras en efectivo debe efectuar el siguiente procedimiento:

1. Establecer el fondo de caja menuda: se debe girar un cheque a favor de la

persona que va a controlar el manejo del mismo. Ejemplo: la empresa Chanel, S.A.
contribuyente del ITBMS, establece un fondo de caja menuda por B/.400.00 que ser
administrado por Karen Wilson; entonces se gira el cheque No.1121 a favor de karen
con fecha del 1 de octubre de 2016, cuyo registro de diario ser el siguiente:

Registro de diario
Libro Diario General Pg. No.3
Fecha Detalles Ref. Dbito Crdito
octubre,2016 01 Caja menuda 400 00
Banco general 400 00
Para registrar el cheque No.1121 y establecer
el fondo de caja menuda.

El responsable de manejar el fondo de caja menuda deber utilizar el efectivo bajo su

custodia para los fines correspondientes a dicho fondo, y no para uso personal u otros
usos no autorizados. Cabe sealar, que para un mejor control se deber llenar un
comprobante que debe estar enumerado indicando: la cuanta, el concepto, adjuntar la
evidencia (factura) cuando el caso lo amerite, las personas que reciban dicho pago
debe firmarlo y colocar su nmero de cedula. Cuando el encargado del mismo
considere que debe hacerse un reembolso, detallara en un formulario de reembolso de
caja menuda, la suma del efectivo ms los pagos efectuados que deben ser igual a la
suma registrada como fondo de caja menuda. Este formulario llega al departamento
de contabilidad e inmediatamente se procede a verificar que todo se encuentre de
acuerdo a lo detallado en el informe y que las evidencias presentadas son razonables,
de ser as, se proceder a girar el cheque y se realizara los registros contables,
dependiendo de la clasificacin. Ejemplo: El 16 de octubre de 2016 se gira el cheque
No.1601 para reponer el efectivo gastado de caja menuda, de cuyo fondo asignado se
utilizo la suma de B/.350.00 en desembolsos que detallamos a continuacin:

No.
Fecha Factura Detalles Monto B/.
1/6/16 4686 Papel bond 8 x 11 itbms incluido 45.00
2/6/16 9021 Cartapacios cremas itbms incluido 50.00
2/6//16 8935 Detergentes itbms incluido 75.00
3/6/16 1334 gasolina 50.00
4/6/16 34562 Compras de timbres 80.00
5/6/16 64859 Rollo de papel para calculadora itbms incluido 35.00
6/6/16 10024 Liquido corrector itbms incluido 15.00
Total de desembolso 350.00

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Despus de clasificar los comprobantes de caja menuda se proceder al registro
contable, el cual se presenta a continuacin:

Libro Diario General Pg. No.4

Fecha Detalles Ref. Dbito Crdito
octubre,2016 16 tiles de oficina .
tiles de aseo
Combustible y lubricantes
Timbres fiscales
Tesoro nacional ITBMS
Banco general 350.00
Para registrar el cheque No.1601 para
Reembolsar el fondo de caja menuda