El valioso tiempo

La actitud de las personas as como su disposicin ante las actividades y el tiempo que
empleen en cada una de ella, constituyen aspectos importantes que repercuten sobre nuestro
bienestar y plenitud en lo que realicen. La suma de todas las acciones que se lleven a cabo
son las que componen una meta y es la forma en la que se aborde la que determina la
eficacia. Estas actividades se deben desglosar de acuerdo a su importancia, midindolas de
acuerdo a su utilidad en el alcance de las metas, determinando las primordiales, las
medianas y las menos relevantes.

El valor del tiempo: Decidir utilizar el tiempo de la mejor manera, en la que predomine
su valor sobre los desperdicios procedentes de las distracciones banas para evitar la prdida
de tiempo. Las personas empiezan apreciar el tiempo cuando se enfrentan a situaciones
difciles en las que sintieron que su vida deambulaba en la cuerda floja, y por extensin,
cuando se salvan de esas difciles situaciones destinan su tiempo a cosas que
verdaderamente lo valgan.

Los seres humanos deberamos tener presente ms a menudo el autntico valor del
tiempo

Decidirnos de una vez por todas que invertir el tiempo en cosas con real relevancia nos
enfocara en busca y desarrollo de las mejores prcticas.

No es meramente slo cuestin cuantitativa. La calidad e intensidad en el uso del tiempo

resulta tanto o ms importante que la cantidad.

Intentando definirlo: Si amas la vida, economiza el tiempo porque de tiempo se

compone la vida Benjamin Franklin.

<<La vida es tiempo>> Aquellas cosas a la que le asignamos nuestro tiempo son en
realidad a las que estamos asignando nuestra vida. Porque el tiempo es igual a vida.
 Segn Aristteles el tiempo lo define como la medida del movimiento entre dos
instantes. Cada instante representa la continuidad del tiempo.

La real academia espaola define el tiempo como una magnitud fsica que permite ordenar
la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro.

Un recurso especial: El tiempo es una oportunidad, la vida es una oportunidad y si no

tenemos tiempo para para entenderlo a cmo administrarlo entonces al final no tendremos
este valioso recurso para nada. Su concepcin no es perceptible ni evidente por lo que es
algo inmaterial que no podemos ver o tocar.

Es irreemplazable, nada puede sustituirlo.

Evaluar la gestin del tiempo

El tiempo perdido: Es irrecuperable, no hay depsito alguno en el que se encuentre

suministrado para ser hallado por alguien, simplemente pasa y jams se vuelve a repetir el
mismo tiempo. Sucede a diario, sin darnos cuenta o percatarnos de ello desperdiciamos de a
poco este recurso dejndolo escapar por la coladera.

Los estmulos percibidos en la cotidianidad suelen ser entes de distraccin, y de los

cuales estn ms a la vista aquellos que nos hacen perder el tiempo, como el celular, que
hace lo posible por atraparnos.

La informacin procedente de los elementos distractores, como lo es el celular, suele ser

de poca importancia ya que todo el tiempo que nos hace dedicar a ver su contenido en la
mayora de los casos no lo vale por la calidad de la informacin que tomaremos para
aplicarla en nuestra vida.

Anestesiados ante los cambios:

El sistema que garantiza la supervivencia de la mayora de los seres vivos est diseado
y preparado para detectar los cambios bruscos, sbitos y repentinos que se producen en el
entorno
 Los cambios que se van desarrollando de a poco a poco en la vida de las personas son
demasiado subestimados, permitindoles que hagan de nuestra vida a su merced.
Reaccionamos ante los estmulos del alrededor cuando son repentinos llamando nuestra
atencin inmediatamente, en cambio si un estmulo se empieza a evidenciar de diminuto en
ascendente no lo sentimos con tanto impacto.

A diario ocurre que en la forma de abordar nuestras actividades, vamos habitundonos a

determinados estmulos y nuestro cerebro termina por dejar de prestarles atencin. Pasando
desapercibidos y pasando a un segundo plano. La mente suele estar ms atenta ante lo
novedoso y a lo que supone que es un cambio significativo en comparacin a lo que es
conocido y habitual.

Las fallas determinadas en ciertas circunstancias repercuten en nuestro actuar

hacindonos menos eficaces, en un principio llegan a ser imperceptibles y llega a
dificultarnos determinar las causas que la hicieron surgir.

Fallas como: ignorar lo que est pasando, siendo insensibles y actuando como
anestesiados antes los cambios, posponemos la eliminacin de las acciones que sabemos
que nos estn haciendo mal los cuales nos define como ineficientes. Pretender que habr
cambios contundentes cuando se sigue utilizando el mismo sistema.

Analizar la situacin y determinar los aspectos acrecentando los positivos y eliminando

los negativos; haciendo cosas que conlleven a un cambio contundente para que realmente
las cosas sean como sabemos que nos harn bien.

Tener una actitud de constante alerta (Kaizen, mejora continua) manteniendo una postura
crtica, siendo inconformes con insatisfaccin constructiva y productiva.

La rutuna suele alejarnos de deseo del cambio, porque es lo que permanece en el diario
vivir y en la mayora y alguna vez en todos puede hacernos estar desmotivados al querer un
cambio.

Existe el miedo ante el cambio, ya que este nos genera la idea de ser impredecible y nos
desva la estabilidad, es permanecer en el pequeo crculo de confort y querer salir de l
nos aterra.
 Sntomas de desorganizacin: En el siclo XXI vivimos en constante agitacin fsica y
psicolgica, un mundo de fugacidad, de constantes cambios. Prima la cantidad sobre la
calidad, y el tiempo no se utiliza en suficiencia para analizar cada cosa con profundidad y
por ahorrar terminamos con cosas de un valor disfrazado.

Competitividad. Ante la creciente demanda y creacin de cosas que las cubran se van
implantando acciones recortando el tiempo como el espacio lo cual afecta la vida de
quienes realizan estn actividades ya que padecen del asesino denominado estrs.

Se es esclavo o dueo del tiempo; muchas personas viven persiguiendo la idea de

coexistir en un mundo de tareas repetitivas que los enfrascan en un crculo vicioso en el que
nunca avanzan para un progreso de su propia vida.

Tareas que hacer por doquier, el conflicto entre el trabajo y el tiempo libre se hace
evidente. Un contraste entre las responsabilidades en el trabajo y las responsabilidades
personales hacen que la salud mental, psicolgica y fsica se valla mermando. Y los
problemas lejos de resolverse parecen que can aumentando. Entonces las personas entran
en un ciclo de frustracin y desmotivacin y cuando tienen un tiempo libre en su estrecha
agenda de que haceres el tiempo rebobina y no piensan en estrategias que los liberen de su
tormentosa realidad en el tiempo.

Ha de tener un equilibrio de respuesta ante las actividades de nuestro vivir:

Nerviosismo y tensin tranquilidad, relajacin.

Tendencia a la accin- tendencia a la reflexin
Desorganizacin- organizacin
Improvisacin- planificacin
Orientacin al corto plazo- orientacin al largo plazo
Intereses y objetivos errantes- intereses y objetivos estables
Disposicin de abarcar lo necesario- disposicin de seleccionar
Actitud competitiva- actitud de colaboracin
Sobrecarga de trabajo- delegacin
Cantidad de trabajo y rapidez- atencin a la calidad y perfeccin
Exigencia de alto rendimiento rendimiento normal
 Existen seales y sntomas que podemos prever que evidencia el mal uso del tiempo:
Desorganizacin, prisas, sensacin de agobio, sobreesfuerzo, confusin, desorientacin,
pesimismo. Desesperanza, intranquilidad, relaciones sociales deficientes relaciones
sociales, desmotivacin, desanimo, desinters, pereza, cansancio, agotamiento, fatiga,
ansiedad, angustia, depresin, baja autoestima, sentimientos de incapacidad, etc.

El origen del caos

Malversadores del tiempo: existen aquellas actividades, que sabemos estn mal pero las
seguimos haciendo y hacen de nuestro tiempo a su antojo. Tales tienen una descripcin y
origen especfico y una propuesta para solucionarlas.

La falta de puntualidad: Para algunas personas la impuntualidad es sencillamente una

muestra de falta de inters, de educacin y de respeto hacia los dems. Si tenemos esa
costumbre tan deplorable debemos terminarla de inmediato. La paciencia tiene un lmite. Si
se desprecia y se toma a la ligera el tiempo de los dems, tengamos presente que con lo que
estamos lidiando es con una parte de sus vidas. Seamos puntales y dejemos de buscar
excusas.

Aturdidos por lo urgente: La mayora de las personas atienden lo urgente contrario a lo

importante. Tiene una merecida revisada el aspecto en que determinemos realmente que es
importante y priorizarlo.

Eficacia, eficiencia y buen trabajo: para realizar un buen trabajo se debe tomar en cuenta
tener en claro los objetivos, determinar la importancia de la actividad, implicarse
personalmente en la tarea, conocer los elementos crticos, planificar con anterioridad,
marcar una fecha lmite para terminarlo, abordar la actividad con decisin, buscar la
eficacia, trabajar con eficiencia, evitar las interrupciones, hacerlo bien a la primera, evitar
caer en el perfeccionismo, buscar un nivel ptimo de calidad y terminarlo en plazo previsto.

Tener clara la direccin:

Hay personas que prefieren limitarse a reaccionar ante lo que va ocurriendo, se dejan
llevar por las circunstancias igual que las hojas que caen de los rboles y quedan a
merced del viento.

El movimiento no implica progreso. Si algo se mueve de una forma especfica se le

puede confundir con dar la impresin de que esta avanzando, pero en realidad es que solo
se esta moviendo y puede que sin ninguna direccin predeterminada.

Direccin es saber a dnde ir y avanzar prospectiva.

Actividades crticas: Conocer los elementos crticos y concentrarse en la actividad de

ellos. A partir de ello debemos priorizar y asignar recursos de forma preferente a:

Clientes vitales
Las actividades, acciones o tareas que resultan criticas
Los procesos clave y los fallos y oportunidades
Los productos ms importantes
Los servicios crticos

La importancia de las tareas: Cada actividad tiene distinta importancia. Tareas muy
importantes (centrarnos), tareas importantes (necesario realizar) y tareas poco importantes
(poco relevantes).

Rendimiento durante la tarea: se experimentan variaciones dependiendo del momento del

dia, la duracin de la tarea, o el cansancio fsico y mental.

En general, al comenzar cualquier actividad hay una fase inicial de toma de contacto y
de habituacin y adaptacin a la tarea. Es un periodo previo de calentamiento en el que el
rendimiento generalmente no es muy elevado. Despus se incrementa hasta cierto nivel y
finalmente empieza a decrecer como consecuencia del cansancio.

Calentamiento - concentracin fatiga.

Planificar y programar: La verdadera esencia de la gestin del tiempo esta lejos de
planteamientos mecanicistas y estereotipados. Reside en la bsqueda de una previsin que
sirva como orientacin. Utilizada para simplificar, organizar, rentabilizar, y optimizar el
esfuerzo.

Registro de ideas: Los problemas de gestin del tiempo se solucionan con la aplicacin
de estrategias nuevas, creativas e innovadoras

Ante las distracciones y distorsin por interaccin con ello tenemos algunas
caractersticas que facilitan la predisposicin y capacidad creativa:

Percepcin
Pensamiento
Personalidad
Conducta

Agilizar las tareas

Las actividades cotidianas: Son algunas propuestas para agilizar las diferentes
actividades que las personas suelen llevar a cabo en sus das.

El uso del telfono: hacer una lista de llamadas que se deben realizar, reducir al mxima
el nmero de llamadas que se deben realizar, preparar las llamadas con anticipacin, anotar
y tener a la mano los objetivos de la llamada y los temas que va a tocar, conocer el horario
mas adecuado en el cual pueda hablar con el interlocutor, hablar con fluidez, dinamismo y
claridad, ser breve resumiendo y acortando la duracin, prestar atencin al tema principal.

Ordenar personal: conocer y aprovechar las posibilidades que ofrecen los recursos
humanos, utilizar los soportes digitales para archivar, facilitar la localizacin de carpetas,
acostumbrarse a sistemas de bsqueda, utilizar la opcin de reenvi del correo electrnico
que permite eliminar archivos anteriores, revisar y limpiar peridicamente las carpetas.

Cartas: responder de inmediato a la correspondencia, escribir un primer borrador

rapi8do de ideas solo si el texto lo precisa, escribir rpido de forma clara y ordenada,
facilitar la lectura y compresin al recetor.
 Archivo: Existen cientos de archivos que van apoderndose del espacio y por ende la
cantidad de tiempo que se les debe prestar para su comprensin.

Revisar cada cierto tiempo mientras buscamos documentos elementos importantes nos
puede hacer tardar mucho si este se encuentra refundido en los dems archivos varios.

Debemos revisar el sistemas de archivo y organizarlo de forma clara y sencilla, elegir

criterios de archivo: alfabeto, nmeros.., revisar y ajustar el ndice de materias, no acumular
documentos, evitar la sobrecarga de papeles en las carpetas, colocar ms accesible la
informacin ms reciente y de uso habitual.

Despacho y lugar de trabajo: Dibujar un croquis del lugar de trabajo, revisar la

disposicin de los elementos, eliminar elementos distractores, estar rodeados de colores que
relajen, revisar el asiento, disponer de una mesa amplia, mantener ordenado el escritorio,
ordenar los cajones, predestinar un lugar para cada elemento.

Aprovechar loa viajes y desplazamientos: Los viajes son algo habitual en la vida
cotidiana de las personas. Generalmente para desplazarse a sus responsabilidades ya sea el
trabajo, el colegio, el centro comercial, casas de familia.

Aunque las distancias en el espacio se mantienen constantes, cada da se acortan ms en

lo que al tiempo se refiere. Dependiendo el tipo de vehculo en el que nos desplacemos
existen una serie de ventajas y contras que podemos usar en nuestro tiempo mientras
viajamos y debemos tener una serie de criterios a considerar mientras que podamos ir
viajando adelantando alguna actividad de nuestras responsabilidades, las cuales debemos
considerar para sacarle provecho a este tiempo que en la mayora de personas suele
permanecer esttico e inevitablemente perdido.

Lectura: leer ms rpido, el incremento en la velocidad de la lectura puede suponer un

importante ahorro de tiempo para aquellas personas que dedican gran parte de su jornada a
leer textos.

Existen tres factores a considerar respecto a la lectura:

La prctica diaria
La eliminacin de vicios y errores que se comenten durante la lectura
 La ejercitacin en tcnicas de lectura rpida.
Leer a diario
Ampliar el campo de visin
Evitar sealar con el dedo los renglones
Evitar volver hacia atrs en el texto sobre contenidos anteriores ya ledos
Reducir el nmero de fijaciones en cada lnea
Comprobar la velocidad de lectura y agilizarla.
Dedicar 10 minutos a tcnicas de barrido lectora

Aprender a delegar: Ya sea por inexperiencia o miedo, a veces nos cargamos de trabajos
adicionales por no saber o ser capaces de delegar funciones a los dems. La delegacin nos
brindara tiempo necesario para la realizacin de otras actividades y por ende generara
mayor productividad.

Los motivos de estas personas son:

Inseguridad personal
Excesiva necesidad de control sobre todo lo que pasa
Falta de confianza en los colaboradores
Marcada tendencia de perfeccionismo
Elevado nivel de exigencia
Temor a ser superado o perder autoridad
Desconocimiento de qu y cmo se puede delegar.

Para una delegacin eficaz debemos tener en cuenta los siguientes factores:

Objetivo: para qu se delega

Contenido: qu se delega
Persona: en quin se delega
Formacin: qu debe saber
Motivacin: cmo estimularle
Recursos: con qu medios
Condiciones: cmo debe actuar
Resultados: qu se espera
Plazos: cundo debe estar terminado.
 Son las consideraciones ms exactas en cuanto al tema de delegacin y su correcta
aplicacin en el mundo empresarial respecto a dirigir al personal.

Una vida plena

Las causas del estrs: El estrs es una reaccin fisiolgica del organismo. Desempea
una importante funcin de adaptacin al medio.

Existe el <<Estrs sano>>, con ello se hace referencia a un cierto grado de activacin
del organismo positiva que aporta energa al individuo, le dispone para actuar y le permite
responder eficazmente ante los estmulos del entorno.

Se debe saber identificar el tipo de estrs que se desarrolla en nuestras actividades, para
as proceder a su eliminacin.

Debemos serenar la mente y relajar el cuerpo: el estrs tiene su origen en las ideas y
pensamientos, aunque no nos percatemos de ello. En algunos casos ocurre que la conducta
no corresponde a la forma de penar. Suele producirse como resultado de la influencia de
presiones externas. Se deben clarificar la escala de valores para procurar ajustar la conducta
que valla acorde con los pensamientos.

Modificar los hbitos: Para modificar los hbitos debemos tener confianza en nosotros
mismo, valorando el potencial y abriendo nuestras posibilidades de crear mayores
capacidades que nos sorprendern partiendo de nuestra energa positiva y buena actitud.

No posponer ni retrasar los cambios para despus hasta dejarlos slo en intenciones.
Empecemos hoy mismo.

Elaborar un procedimiento personalizado para nosotros mismos.

Analizar las conductas y hbitos para seleccionar aquellas que se desean modificar.

Especificar las circunstancias en que aparece el habito que se desea cambiar.

Anticipar, imaginar y registrar los beneficios derivados del cambio: elaborando una
relacin de las ventajas.

Introducir modificaciones en los estmulos del entorno en que aparece la conducta.

Decidir si se desea eliminar rpida y drsticamente el hbito e instaurar la nueva conducta.

Establecer recompensas que le sirvan de estmulo para reforzar los cambios: premiar los
progresos.

Se puede optar por cambios ms lentos y progresivos para incorporar el nuevo habito:
realizando aproximaciones sucesivas.

En busca del equilibrio: Usualmente cuando hablamos de lograr tener una vida
balanceada se dice que debemos preocuparnos de nuestro cuerpo, mente y alma, pero eso
no es todo lo que hay.
Mantener en equilibrio para sentirnos ms plenos:
Cuerpo: Nuestro fsico es el vehculo desde donde vivimos. Si no mantenemos el equilibrio
en nuestro cuerpo o conocemos cmo moverlo adecuadamente es probable que haya
situaciones en las que nos cueste desenvolvernos porque el cuerpo no nos da.
Mente: La mquina que cree saberlo todo y que nos cuesta hacer callar. Cuando
aprendemos a hacer que la mente trabaje para nosotros y no al revs, es que se abre todo un
mundo de creatividad.
Emociones: Son el termmetro de lo que vivimos, las encargadas de hacernos saber si
nos gusta o no el dnde estamos o qu hacemos. El impulso que nos lleva a actuar,
reconocerlas y transformar ese fuego en un lser preciso puede ser una gran ventaja.
Espritu: Nuestro verdadero ser, la conexin con lo que realmente somos antes de nacer,
y la esencia de la vida. Lograr reconocernos como seres espirituales que debemos actuar en
lo fsico es lo que nos hace humanos.

Estas son las cuatro razones. Cuando nos enfocamos en una sin tomar en cuentas las
otras, usualmente perdemos el equilibrio y nos cuesta poder actuar con completa
conviccin, ya que funcionan en sintonas unas con otras.
El Crecimiento Personal es lograr trabajar todas de una forma integral, donde no hay una
que sea ms importante que la otra, y donde desde ellas podemos actuar de manera ms
equilibrada en la vida.

A qu dedica su tiempo?

La diferencia entre la gente que es eficiente, productiva y est satisfecha y la que no, es
la manera en que administran, aprovechan y disfrutan de su tiempo.

Cada persona necesita administrar el tiempo de acuerdo a sus necesidades y forma de ser.
Lo que es adecuado para una persona, puede no serlo para otra.

La cantidad de estrs, insatisfaccin o problemas que tenemos, puede ser una seal de
mal manejo del tiempo.

El conocimiento de nosotros mismos, de nuestros valores y creencias personales, nos

ayuda a tomar las decisiones adecuadas cuando distribuimos nuestro tiempo, en las
diferentes reas de nuestra vida.

El problema es que con frecuencia no reconocemos dichos valores y creencias, lo que

repercute en la manera en que administramos el tiempo.

Es importante aprender a usarlo adecuadamente, de acuerdo a nuestras necesidades y

valores reales.

El tiempo pasado no podemos recuperarlo.

El nico tiempo real con el que contamos y en el que podemos hacer lo que necesitamos, es
el tiempo presente.

Administrar el tiempo, no significa hacer cambios en l, significa hacer cambios en

nosotros: en nuestras actividades, prioridades y expectativas.
 Por qu es importante aprender a administrar el tiempo?

La falta de tiempo provoca:

Estrs

problemas en nuestras relaciones,

baja productividad y rendimiento en cualquier tipo de actividades: familiares,

sociales, laborales, etc.

La era de las prisas: Vivir apurado perjudica nuestra salud y afecta los resultados de
nuestras acciones. En ocasiones, incluso perdemos ms tiempo porque tenemos que
corregir los errores debidos a la prisa.
Fijarse metas demasiado difciles, cuya importancia no amerita del tiempo que requieren.

Falta de organizacin. No saber donde quedaron las cosas, olvidar citas o tareas
pendientes, etc., provoca mayor prdida de tiempo o que se acumulen las actividades que
tenemos que llevar a cabo, provocando mucho estrs.

La creencia errnea de que estar muy ocupado es ser productivo, valioso o muy eficiente.
Esta creencia busca la cantidad y no la calidad de nuestras acciones.

Falta de informacin. Cuando tenemos a la mano lo que necesitamos para llevar a cabo
una tarea o si sabemos el tiempo que necesitamos para llevarla a cabo, somos mucho ms
eficientes y nos estresamos menos.

Incapacidad para decir que no.

Falta de autodisciplina. No tener la voluntad necesaria para hacer primero lo

indispensable o importante y despus lo que deseamos.
Posponer, dejando que se acumulen las tareas pendientes, hasta que nos es imposible
hacerlas todas.
Indecisin. La dificultad para tomar decisiones provoca, adems de angustia, una prdida
de tiempo importante.
No se planea, por lo que se pierde el tiempo en cosas poco importantes o se planea
demasiado, quedndose en los planes, sin pasar a la accin.

Dificultad para establecer prioridades.

Querer hacer demasiadas cosas en muy poco tiempo.

Esto puede estar relacionado con una autoestima baja, perfeccionismo, creencias
equivocadas, etc.

En la mayora de las ocasiones se debe dejar de desperdiciar el tiempo e invertirlo en

algo que realmente aporte valor a la vida. Si seguimos lo constatado en el libro gestin del
tiempo en busca de la eficacia, lograremos organizar mejor el tiempo y tener por seguro
que podremos hacer ms cosas de las que normalmente hacamos en un da.

Es importante que para que todo esto funcione con esa accin inmediata y empecemos a
aplicar lo aprendido hoy, ya mismo.

BIBLIOGRAFIA:

Guillermo Ballenato Prieto. (2008). gestin del tiempo en busca

de la eficacia. Espaa: pirmide

SINTESIS

GESTION DEL TIEMPO EN BUSCA DE EFICACIA

 KAREN VANEGAS GAMBOA

HERNANDO ESCOBAR PULIDO

UNIVERSIDAD AGUSTINIANA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

BOGOT

2016