Cmo crear, compartir y modificar un formulario

Los formularios de Google Docs son una herramienta til que te permite planificar
eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otro tipo de
informacin de forma fcil y sencilla. Los formularios de Google Docs estn
automticamente asociados a la correspondiente hoja de clculo con el mismo ttulo.
Cuando enves o compartas un formulario a unos determinados destinatarios, las
respuestas se recopilarn automticamente en la hoja de clculo asociada.

Cmo crear y enviar un formulario de Google Docs

Puedes crear y compartir un formulario desde la lista de documentos o desde cualquier

hoja de clculo.

Cmo crear un formulario desde la lista de documentos:

1. Haz clic en Crear nuevo > Formulario. El formulario creado estar vinculado a
la hoja de clculo con el mismo ttulo en la que se recopilarn todas las
respuestas. Las respuestas se recopilarn en la primera pestaa de esta hoja de
clculo.
2. En la plantilla del formulario que se abre puedes aadir todas las preguntas y
opciones que quieras.

Cmo crear un formulario a partir de una hoja de clculo de Google Docs:

1. Haz clic en el men desplegable Herramientas, desplzate hasta Formulario y

selecciona Crear un formulario. Las respuestas del formulario se recopilarn
en la pestaa a partir de la cual se ha creado el formulario.
2. En la plantilla del formulario que se abre puedes aadir todas las preguntas y
opciones que quieras.

Si creas un formulario a partir de una hoja de clculo, la prxima vez que abras la hoja
de clculo aparecer el men "Formulario" en la barra de mens.

Cmo aadir elementos y preguntas a un formulario

Puedes aadir diferentes tipos de preguntas a los formularios haciendo clic en

Formulario en la hoja de clculo y en Aadir elemento en la parte superior de la
pgina de edicin. Aqu dispones de algunos de los tipos de pregunta que puedes
escoger: casillas de verificacin, cuadrculas, elegir de una lista, tipo test, texto de
prrafo (que permite escribir respuestas largas) y escala (por ejemplo, para pedir a tus
invitados que valoren algo en una escala del 1 al 5).

Si lo deseas, aade encabezados de seccin para dividir el formulario en secciones y

hacer que sea ms fcil de leer y de rellenar. Simplemente selecciona Encabezado de
seccin en el men desplegable Aadir elemento.
Cada encabezado de seccin puede tener un ttulo, que aparece en una fuente ms
grande, y una descripcin de la seccin.

Cmo dividir las preguntas en varias pginas

Si has creado un formulario extenso y quieres que sea ms fcil de rellenar para los
usuarios, puedes aadir saltos de pgina. En el men desplegable Aadir elemento,
selecciona Salto de pgina.

Consejos tiles

Puedes editar el mensaje de confirmacin que los usuarios que rellenan tu

formulario van a ver tras enviar sus respuestas. Haz clic en el men desplegable
Ms acciones en la parte superior derecha del formulario y selecciona Editar
confirmacin.
Si has editado un formulario y necesitas enviarlo de nuevo, haz clic en el botn
Editar y volver a enviar situado en la esquina inferior izquierda de la pestaa
Compartir.
Cmo enviar o compartir un formulario de Google

Cuando hayas terminado el formulario, puedes enviarlo a sus destinatarios a travs del
correo electrnico o compartindolo en Google+.

Cmo enviar un formulario a travs del correo electrnico

Abre el formulario desde la lista de documentos o desde la hoja de clculo asociada

al formulario.
Cuando hayas acabado de aadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario por
correo electrnico.
Aade las direcciones de correo electrnico de las personas a las que deseas enviar
este formulario.
Haz clic en Enviar.

Cmo compartir un formulario en Google+

1. Abre el formulario desde la lista de documentos o desde la hoja de clculo

asociada al formulario.
2. Cuando hayas terminado de aadir las preguntas, haz clic en Compartir.
3. Aade los contactos de tus crculos con los que quieras compartir el formulario y
aade un comentario (opcional).
4. Haz clic en Compartir.
5. Las personas con las que hayas compartido el formulario lo vern en sus
Novedades de Google+.

Cmo modificar la pregunta de un formulario

A continuacin indicamos algunas de las cosas que se pueden hacer con las preguntas:

Editar: para editar una pregunta, basta con hacer clic en el botn Editar situado
a la derecha de la pregunta que desees editar.

Eliminar: para suprimir una pregunta, basta con hacer clic en el botn
Suprimir situado a la derecha de la pregunta que desees suprimir.

Duplicar: para duplicar una pregunta, basta con hacer clic en el botn para
duplicar situado a la derecha de la pregunta en cuestin.
Cmo navegar por la pgina y cmo insertar un
formulario
Si has aadido saltos de pgina a un formulario, puedes aadir distintas bateras de
preguntas basadas en una respuesta anterior del formulario, de modo que los usuarios
puedan saltarse las secciones que no les interesen.

Las preguntas tipo test con la opcin "Ir a la pgina segn la respuesta" habilitada,
dirigen a los usuarios a pginas concretas en funcin de su respuesta, mientras que la
funcin de navegacin de pginas enva a estos usuarios automticamente a la pgina
que t elijas. Por ejemplo, puedes crear un formulario donde se pida a los usuarios que
seleccionen su idioma y, a continuacin, dirigirles a las preguntas escritas en ese idioma.
A continuacin, se les puede redirigir automticamente a la misma pgina a travs de la
navegacin de pginas en los saltos de pgina.

Haz clic aqu si quieres ver los pasos para permitir la navegacin a una pgina
especfica (incluyendo la pregunta "Ir a" en el formulario)

Haz clic aqu si quieres ver los pasos para incluir la navegacin de pginas en el
formulario

Una vez configuradas estas opciones, puedes enviar el formulario. Los usuarios
accedern a las diferentes pginas del formulario en funcin de sus respuestas a las
preguntas "Ir a" o de las opciones que hayas seleccionado en los saltos de pgina del
formulario.

Cmo insertar un formulario en un sitio web o en un blog

Si quieres insertar tu formulario en un sitio web o en un blog, cuando termines de

crearlo y de guardarlo, haz clic en el men desplegable Ms acciones situado encima
del formulario. A continuacin, selecciona la opcin Insertar y pega la URL en el sitio
o en el blog.

Cmo rellenar previamente formularios a travs de

parmetros de URL
Para los desarrolladores que quieran integrar formularios con sus propias aplicaciones,
proporcionamos un sencillo modo de rellenar previamente un formulario con datos.
Simplemente aada una cadena de entrada para cada campo de respuesta que desee
rellenar previamente. Dado que cada pregunta tiene asociado un identificador nico, por
ejemplo, "entry_0", para volver a rellenar la entrada, aade "&entry_0=prepopulated
answer" a la URL del formulario publicado.

A continuacin, se muestra un ejemplo:

La URL http://spreadsheets.google.com/viewform?
formkey=12345&entry_0=Barack&entry_1=Obama&entry_2=1600+Pennsylvania+A
ve&entry_3=pistachos|espinacas|brcoli&entry_4=8/4/1967 rellena previamente este
formulario:

Asegrate de que el texto de tu respuesta tenga codificacin de URL. Para los campos
de varias respuestas, utiliza el carcter de la barra vertical (|) para separar las respuestas.

Nota: para las preguntas de varias respuestas y para las casillas de verificacin, si el
parmetro no coincide con una de las opciones de respuesta y la opcin "otro" est
habilitada, se asignar automticamente como valor del parmetro la respuesta indicada
en "otro". Para rellenar varias casillas de verificacin, los parmetros debern estar
delimitados con barras verticales (|).

Cmo aadir un tema a un formulario

Los temas son muy tiles para personalizar un formulario o para adaptarlo a las
personas a las que quieras enviarlo. Sin embargo, por ahora no es posible personalizar el
fondo ni el formato de un formulario.

Para elegir un tema para un formulario, haz clic en el botn Temas situado en la parte
superior del formulario y selecciona tu tema favorito.
A continuacin, haz clic en Aplicar y edita el formulario.

Para aplicar un tema a una plantilla de formulario, sigue estos pasos:

1. En la Lista de documentos, selecciona Crear > Desde plantilla...

2. En la galera de plantillas, haz clic en Formularios en "Reducir por tipo" de la
parte izquierda de la pgina.
3. Cuando hayas decidido la plantilla que quieres usar, haz clic en la opcin
Utilizar esta plantilla que aparece al lado.
4. A continuacin, haz clic en el botn Tema. Hay ms de 70 temas de todos los
colores y estilos para elegir. Selecciona un tema y haz clic en Aplicar en la parte
superior izquierda de la pgina.

Cmo recoger y ver las respuestas del formulario

Cmo recoger las respuestas del formulario

Las respuestas del formulario se recogen en una hoja de clculo. Si has creado el
formulario a partir de una hoja de clculo existente, las respuestas de este se recogern
en dicha hoja de clculo. Si has creado el formulario a partir de la Lista de documentos,
las respuestas de este se recogern en una hoja de clculo nueva, la cual llevar el
mismo ttulo que el formulario. Puedes acceder a las respuestas del formulario en
cualquier momento accediendo a esta hoja de clculo en la Lista de documentos.

Debes tener en cuenta los lmites de tamao para filas, celdas y columnas en las hojas
de clculo asociadas a los formularios.

Para no aceptar ms entradas en el formulario, haz clic en el men Formulario de la

hoja de clculo y desmarca Aceptando respuestas.

Cmo ver el resumen de respuestas

Para ver la hoja de clculo con las respuestas de formulario, haz clic en Ver respuestas
en la parte superior derecha del formulario y selecciona Hoja de clculo. Es
conveniente usar el mismo nombre en el formulario y en la hoja de clculo, ya que as
podrs encontrarlos rpidamente en la Lista de documentos.
Para saber fcilmente el nmero de usuarios que ha rellenado un formulario y cules
han sido sus respuestas, puedes consultar el resumen de respuestas. En la hoja de
clculo, ve a Formulario > Mostrar resumen para verlo.

La pgina de resumen de respuestas se abre en una ventana nueva.

Cmo controlar los envos mltiples

Cuando revises respuestas, recuerda que no puedes impedir que los usuarios enven un
formulario ms de una vez, por lo que es posible que una misma persona haya enviado
varias respuestas. Sin embargo, si utilizas Google Apps, puedes registrar las direcciones
de correo electrnico de las personas que rellenan el formulario para identificar
fcilmente las respuestas duplicadas.

Cmo permitir que los encuestados vean el resumen de respuestas

Si quieres, las personas que hayan rellenado el formulario pueden ver un resumen de las
respuestas. Selecciona la opcin "Permitir que cualquier persona vea el resumen de
respuestas" en la ventana "Modificar confirmacin" para permitir que todos los usuarios
puedan ver el resumen.
Cmo modificar de forma segura la hoja de clculo que contiene las
respuestas del formulario

Estos son algunos de los cambios que se pueden hacer en una hoja de clculo:

Insertar columnas para aadir el contenido que quieras, como clculos, notas u
operaciones de consulta junto a las respuestas del formulario.
Aadir datos de respuesta directamente a la hoja de clculo mediante filas
insertadas encima, debajo o en medio de las filas de respuesta existentes. Puedes
aadir datos en una fila cada vez o bien pegar una gran cantidad de filas. Las
filas que aadas se insertan en la tabla que almacena los datos del formulario.
Insertar nuevas hojas o mover hojas. Las respuestas seguirn introducindose en
la misma hoja de forma automtica.

Hay algunos cambios que no estn permitidos en la hoja de clculo. El objetivo de esto
es que no se hagan cambios que luego impidan a la hoja de clculo leer correctamente
las respuestas del formulario. Por ejemplo, no se pueden mover las columnas, ya que
esto desordenara la estructura de la tabla.

Gadget de formularios de iGoogle

Si quieres consultar las respuestas de los formularios, puedes agregar el gadget de
formularios de iGoogle a la pgina de iGoogle.

Una vez hayas creado un formulario, recibirs un correo electrnico. En la parte inferior
de este correo, podrs agregar este gadget a la pgina de iGoogle. Los nuevos
formularios que crees, consultes o con los que colabores se agregarn automticamente
al gadget. No se mostrarn los formularios que te han enviado.

Opciones de formulario adicionales para usuarios de

Google Apps
Si utilizas Google Apps, puedes grabar las direcciones de correo electrnico de las
personas que rellenan tu formulario. Para ello, al crear el formulario, selecciona la
casilla de verificacin situada junto a "Recopilar automticamente el nombre de usuario
tudominio.com del encuestado". Los destinatarios de la encuesta vern un mensaje en la
parte superior del formulario en el que se les explicar que su nombre de usuario se
recopilar automticamente.

Tambin puedes pedir a los encuestados que accedan para ver y rellenar un formulario.
Esto proporciona una capa adicional de seguridad a los formularios confidenciales.

Nota: si invitas a usuarios que no pertenecen a tu dominio a rellenar el formulario,

asegrate de que no sea necesario que accedan; de lo contrario, llegarn a la pgina de
acceso del dominio y no podrn acceder al formulario.

Mensajes de error en los formularios

Tu formulario de Google est diseado para ayudarte a recopilar respuestas de otras
personas rpida y fcilmente, como si fueran los votos de unas elecciones. Cada
formulario se asocia a una hoja de clculo de Google que almacena las respuestas.
Puedes encontrar ambos elementos en la lista de documentos de docs.google.com.

Los que respondan al formulario pueden ver mensajes de error que notifiquen que se ha
modificado el formulario al que han respondido o que se han detectado errores en las
respuestas.

A continuacin, encontrars una lista de errores de este tipo junto con explicaciones de
cmo resolverlos.

"Parece que el formulario no tiene resultados publicados."

Este mensaje de error puede aparecer cuando hagas clic en el enlace Ver un resumen
de las respuestas en el formulario publicado. Esto significa que el propietario del
formulario no concede permiso para que otras personas accedan al resumen de las
respuestas.

Si eres el propietario y quieres que los usuarios accedan a este resumen, sigue los pasos
que se indican a continuacin.

1. En la lista de documentos, localiza el formulario que quieres modificar y brelo.

2. Ve al men Ms acciones y selecciona Modificar confirmacin.
3. Marca la casilla junto a Publicar resumen de respuestas.

"Una validacin de datos estricta de la hoja de clculo ha impedido enviar la

respuesta. Pide al propietario del formulario que elimine las validaciones de datos
estrictas de la hoja de clculo que estn provocando el conflicto e intntalo de nuevo."

Este mensaje de error puede aparecer cuando respondas en un formulario publicado.

Esto sucede cuando el creador del formulario ha aadido una regla de validacin de
datos en la hoja de clculo de respuestas del formulario. Solo puede responderse a una
pregunta segn los criterios determinados.
"El formulario ya no acepta respuestas. Intenta ponerte en contacto con el propietario
del formulario si crees que se trata de un error".

Es posible que recibas este mensaje cuando respondas en un formulario publicado.

Sucede cuando el creador del formulario ha dejado de recopilar respuestas desmarcando
la opcin Aceptando respuestas en el men Formulario (en Herramientas).

"Lo sentimos. No se ha podido encontrar el formulario de esta URL. Asegrate de que

tienes la URL correcta y de que el propietario del formulario no la ha eliminado."

Este mensaje de error puede aparecer cuando respondas en un formulario publicado.

Esto sucede cuando el creador del formulario ha borrado el formulario y lo ha eliminado
en la carpeta Papelera de la lista de documentos.