ACTAS

En las actas el notario da fe de la realizacin de un hecho y, excepcionalmente,

de una declaracin de voluntad. Significa dar fe para hacer constar hechos
jurdicos, de lo que el Notario ve, oye o percibe por los sentidos. En las actas, su
objeto es un mero hecho. No entra en la titularidad jurdica; se limita a narrar un
hecho.

Las actas, pues son instrumentos pblicos en los que el notario, a instancia de
parte consigna hechos y circunstancias que presencia o le constan y que por su
naturaleza no son materia de acto o contrato.

Las actas notariales son diferentes de las escrituras, que s recogen contratos y
actos jurdicos y se hallan sujetas a mayores requisitos para garanta del trfico
civil. Las actas se limitan a dejar constancia, a instancia de parte interesada, de
hechos percibidos por el notario, para asegurar su prueba lo que se llama
preconstituir la prueba, es decir, tener sta al alcance para el caso de que sea
negado un hecho cierto -, o a recoger un juicio del notario a los efectos previstos
en la Ley. La percepcin puede derivar de cualquier sentido; ordinariamente,
como es lgico, la vista y el odo; pero tambin el tacto la pared se encuentra
hmeda -, el onfato una enanacin maloliente e incluso, prescindiendo de
factores subjetivos, el gusto.

En las actas el principal protagonista es el notario, quien est en relacin directa

con los hechos (principio de inmediacin). Siendo el Notario el principal
protagonista, es su declaracin la que se consigna, insertando su relato de los
hechos sucedidos o de las expresiones de terceras personas vertidas ante l,
expresiones que reproduce de manera fidedigna, sin calificacin especial de su
parte.

DIFERENCIA ENTRE ESCRITURA PBLICA Y ACTA

En cuanto a la calidad del declarante: si la declaracin contenida en el

instrumento no procede de Notario, estamos ante una escritura pblica; en
cambio, si la declaracin procede del Notario es una acta notarial.
Por el objeto: El objeto de las escrituras es el acto jurdico (declaraciones
de voluntad); en tanto que el objeto de las actas son los hechos (se
recogen hechos).

PRINCIPIO DE NUMERUS APERTUS

Las actas se rigen por el principio de numerus apertus (principio de libertad). El

notario podr constar cualquier hecho, salvo norma en contrario (GONZALES
BARRN).

En cambio, en las actas de notoriedad, el resultado consiste en una declaracin

jurdica con especiales efectos para originar un ttulo formal que prueba un
derecho; en este caso, se aplica el principio cerrado o numerus clausus (no hay
ms actas de notoriedad que las previstas en la ley).
ESQUEMA GENERAL

Comienza con la expresn del lugar, da y hora. Se narra el hecho y luego la

lectura, se firma. Si la persona con la que se entiende la diligencai no quiere
firmar se har constar as y firmar el notario solo.

Eso s, en la narracin de los hechos el notario ha de tener cuidado en conservar

la verdad siendo escuerto en la narracin y evitando exageraciones o juicios de
valor.

CLASES DE ACTA

En realidad las actas son un autntico cajn de sastre donde se renen diversas
actividades notariales, que no recogen declaraciones de voluntad.

Actas protocolares y extraprotocolares

La Ley del Notariado implcitamente las ha clasificado en actas protocolares y

extraprotocolares, segn estn o no incorporadas en el protocolo. Esta
clasificacin si bien no aparecen en forma expresa en la Ley del Notariado, se
infiere de lo sealado en su artculo 50, que establece como instrumentos
pblicos protocolares a las escrituras, protocolizaciones y actas que la ley
determina; y de su artculo 94 del Captulo III, referido a los instrumentos pblicos
extraprotocolares incluyendo dentro de ellos a las actas que expide el Notario.

Son aplicables a las actas protocolares las formalidades generales de la escritura

pblica y las que establezcan las normas especiales en cada caso.

Las actas protocolares, a su vez, pueden ser: las actas de protocolizacin y las
dems actas, que podran llamarse escrituras por actas. Las primeras son las
que redacta el Notario conforme al artculo 64 de la LN, a efecto de incorporar al
protocolo de escrituras pblicas los documentos que por ley o resolucin judicial o
administrativa se ordene. Las dems actas que se incorporan al registro de
escrituras pblicas no estn libradas en cuanto a su faccin a la voluntad de
Notario o del solicitante; sino que ms bien estn previa y expresamente
determinados por el artculo 58 de la LN, es decir, estn referidos slo a los casos
predeterminados en el mencionado artculo.

Si aplicamos los conceptos vertidos por los doctrinarios debemos concluir que
una parte de los casos a que se refiere el citado artculo 58, no son netamente
actas, sino simples escrituras, por cuanto tienen todos los elementos de la
escritura pblica es decir se refieren a actos, contratos o negocios jurdicos,
en las cuales el legislador ha prescindido de la exigencia de minuta como
requisito para su elevacin a escritura pblica y ha establecido la forma de acta
para formalizarlos.

La categorizacin de escrituras por acta, est en razn de que en el fondo lo son,

el Notario est formalizando un acto jurdico, como en el caso del otorgamiento,
aceptacin, sustitucin, revocacin y renuncia del mandato. La manifestacin de
voluntad en estos casos no viene del Notario sino del requirente y ste slo se
limita a protocolizarla. Difieren de las actas propiamente dichas como en el caso
del acta de la declaracin jurada de bienes que si mantiene los elementos que
la califican como tal, con la sola diferencia que van extendidas en el protocolo.

Confirma lo expresado el hecho de que el legislador peruano ha incluido el

artculo 58 del D. Ley N 26002, dentro del desarrollo de la escritura pblica,
considerndola como tal, con prescindencia de minuta.

Debemos tener en cuenta tambin en el caso de las actas protocolares que

stas no son slo las que se insertan en el registro de escrituras pblicas, sino
que tambin existen casos en los dems registros sealados en el artculo 37 de
la LN (actas de testamentos, de protesto, de transferencias de bienes muebles
registrables).

En el Registro de Testamentos, se inserta el acta de recepcin de testamento

cerrado o de revocacin del mismo, segn las formalidades establecidas en los
artculos 699 y 700 del CC, en aplicacin de lo dispuesto por el artculo 68 de la
LN.

En el Registro de Actas de Protesto, se insertan las actas de protesto de los

ttulos valores, con las formalidades que seala la ley de la materia, en aplicacin
de lo dispuesto por el artculo 75 de la LN, concordante con el artculo 55 de la
Ley 16587.

En el Registro de Actas de transferencia de bienes muebles registrables, se

insertarn las actas de transferencia de dichos bienes, en aplicacin de lo
dispuesto por el artculo 78 de la LN.

En el Registro de Actas de junta de acreedores y convenio de reprogramacin de

pagos, se insertarn las generadas de los procedimientos simplificados regulados
por el artculo 102 del D.S. 014-99-ITINCI, TUO de la Ley de Reestructuracin
Patrimonial.

En el Registro de Asuntos no Contenciosos, se insertarn las actas de

protocolizacin a que se refieren los procedimientos de Inventarios, comprobacin
de testamentos cerrados y de sucesin intestada, conforme lo dispone el artculo
8 de la Ley 26662. Adicionalmente en este ltimo registro debern insertarse
tambin las actas de protocolizacin de los procedimientos de prescripcin
adquisitiva de dominio y ttulos supletorios, conforme a lo dispuesto por el artculo
41.3 del D.S. 008-200-MTC.

Actas extraprotocolares. El legislador slo se ha limitado a hacer una simple

enumeracin de algunos casos especficos. Son aplicables a las actas
extraprotocolares los criterios vertidos por los doctrinarios en el sentido de que el
Notario es el autor principal del instrumento y que contiene hechos de relevancia
jurdica sin constituir un negocio jurdico.
Las actas extraprotocolares detalladas en el artculo 94 1, en cuanto a su redaccin
no requiere de formalidad especfica, debiendo observar los requisitos mnimos
que sealan los artculos 97 y 98 antes mencionados.

Existen tambin, aparte de la lista de actas extraprotocolares del mencionado

artculo 94, el caso del poder fuera de registro a que se refiere el artculo 117
inciso b), de la Ley del Notariado, cuya utilizacin la regula el D.S. N 033-83-JUS,
del 22/07/83.

No obstante que las actas extraprotocolares no tienen formalidad establecida en

la ley, los doctrinarios se han encargado de distinguir las partes que la integran.
GIMNEZ-ARNAU manifiesta al respecto que se distinguen: a) La comparecencia
o requerimiento; b) la expresin del objeto o finalidad del mismo; c) la narracin dl
hecho; c) la autorizacin (ob. Cit. pp. 738-739).

Cabe precisar que estas partes son fcilmente distinguibles en las actas
extraprotocolares y no necesariamente aplicables a las escrituras por acta.

Respecto de la comparecencia debemos tener en cuenta que en las escrituras

pblicas es formal por tratarse de partes contratantes que deben estar
plenamente identificadas (art. 54 LN); en las actas, en cambio, como se refieren a
hechos o circunstancias, solo se aplica al requirente del servio (no debe
emplearse el trmino compareciente) y la obligacin de identificacin no
necesariamente alcanza a los dems presentes, salvo que se trate de
manifestaciones, como la regulada por el artculo 98 in fine antes mencionado.

En cuanto al objeto o finalidad del acta, se cumple cuando el Notario expresa el

motivo de su presencia, debiendo tenerse en cuenta que para el caso peruano, el
legislador, ha establecido la obligacin de identificarse ante los presentes como
tal, antes de la faccin de la misma (art. 99 LN). La razn es obvia, impide para
que puedan manifestarse con amplia libertad y dejar constancia de sus
expresiones en caso lo estimen conveniente.

Respecto a la narracin de los hechos implica consignarlos tal como se han

sucedido, y a autorizar el acta una vez concluida. Como se ha mencionado
anteriormente para que el acta sobre valor basta con la firma del Notario y
suscribir el requirente y los asistentes, cuando lo soliciten.

Como quiera que las actas extraprotocolares son el medio de dejar constancia de
hechos o circunstancias que no constituyen contratos entre partes, el legislador
ha dejado abierta la posibilidad de poderlas incluir en un instrumento pblico
protocolar, vale decir, insertarlas en el registro de escrituras pblicas. Para
acceder al registro, basta que se solicite por minuta, en aplicacin de lo dispuesto
por el artculo 57, inciso c) del D. Ley 26002.
1
Autorizacin para viaje de menores; Destruccin de bienes; entrega; Juntas, directorios, asambleas, comits
y dems actuaciones corporativas; Licitaciones y concursos; Inventarios y subastas, de conformidad con el
D.Leg. 674 (Ley de Promocin de la Inversin Privada en las Empresas del Estado); Sorteos y entregas de
premios; Constatacin de identidad, para efectos de la prestacin de servicios de certificacin
digital;Transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de voluntad de terceros; y Verificacin de
documentos y comunicaciones electrnicas en general.
El mismo criterio, de insertar el acta en la escritura pblica, para el caso de
aquellas con minuta, sera aplicable si en alguno de los casos del artculo 58
que no precisan de acta se solicita en forma verbal la insercin de un acta.

El vaco de la norma se presenta en cuanto a la forma de archivar el acta

extraprotocolar en los casos de escritura pblica sin minuta. Sobre el particular
nos parece que pese a que no existe minuta, igual debe recurrirse al minutario
para archivar el acta a insertar, aun cuando no lo contemple la norma adjetiva,
toda vez que los casos de instrumentos adicionales adheridos al protocolo han
sido expresamente preestablecidos por la ley y ste no es uno de ellos,
correspondindole, por tanto, su archivo en el legajo minutario.

Actas de presencia

Recogen aquello que el notario ve, oye o percibe por sus sentidos. Son muy
frecuentes y sirven para preconstituir pruebas que luego puede ser de utilidad en
el proceso. Requieren inmediativdad del notario. Como es lgico el notario
recoge los hechos con arreglo a sus conocimientos. Los datos de tipo tcnico solo
debe reflejarlos si los conoce por s. En ellas puede recogerse cualquier suceso
queel notario presencie o perciba por sus sentidos (destruccin de bienes,
entrega, juntas, licitaciones, sorteos, entrega de premios).

Implica que el notario comprueba la realidad sobre el terreno y la describe o

afirma que lo que est viendo se corresponde con la fotografa que incorpora, del
tipo, notario, ponga que en el jardn de mi vecino estn levantando un muro, o
que en tal pgina web sale una foto junto a un texto malintencionado, etc. Se han
hecho actas sobre las materias ms variopintas, prcticamente sobre todas las
realidades perceptibles por los sentidos.

Actas de referencia

Son iguales que las actas de presencia con la nica diferencia de que el notario
en ella se limita a recoger declaraciones de los que intervienen, usando sus
mismas palabras, si es posible, y previa advertencia al declarante del valor
jurdico de las mismas en los casos en que fuera necesario. Tienen la funcin de
acreditar las manifestaciones que espontneamente hace una persona. Estas
actas tienen como objeto recoger las declaraciones de testigos antes del proceso,
bien para evitar que en el mismo cambien el sentido de su declaracin bien
porque ya por su estado de salud u otras circunstancias se tema que no puedan
asistir al juicio. No tiene regulacin en nuestra ley, pero deben admitirse a tenor
del art. 98 LN.

En las actas de referencia, o de manifestaciones el notario recoge lo que un seor

le cuenta. No hay que confundir su mbito con el de las pruebas testificales en un
proceso judicial. Adems de que stas tienen su cauce propio, al acta le falta el
principio de contradiccin, es decir, la posibilidad de que la otra parte pregunte e
intente descubrir las contradicciones del declarante.

Sin embargo, no se quiere decir que tales actas sean ineficaces como prueba. Al
contrario, acreditan que en tal fecha fueron dichas esas cosas, con advertencia en
su caso de la responsabilidad en la que se poda incurrir en caso de falsedad. Lo
que evidentemente, hay que descartar es que tales actas, por s solas prueban la
verdad del hecho narrado.

Actas de notoriedad

Qu es un hecho notorio?. Es aquella cualidad del hecho que lo hace ser

conocido por el tipo medio de hombre perteneciente a cierto mbito social.

Son las que tienen por contenido esencial la narracin por el Notario de un juicio
suyo acerca de la notoriedad de un hecho. En el acta de notoriedad el notario
emite un juicio acera de la notoriedad del hecho notorio, es decir se enjuicia la
notoriedad del hecho, que por ello queda excusado de ser probado. Se
comprueban y se fijan determinados hechos que se entienden notorios, de
acuerdo con las circunstancias y la investigacin sumaria realizada por el propio
notario (Notario - Juez). El objeto de este tipo de actas no es constatar hechos
sino emitir un juicio sobre la notoriedad del hecho que se trata de demostrar. A
diferencia de las otras actas el notario no comprueba un hecho sino que recogidas
una serie de pruebas declara que tal hecho se tiene por notorio (se utiliza, por
ejemplo, en el caso de prescripcin adquisitiva de dominio, para declarar
propietario al poseedor). Se rige por el principio de numerus clausus, se exige
previsin legal especfica.

En sntesis: en las actas de notoriedad el notario declara notorio un hecho sobre

el cual pueden ser fundados derechos o legitimadas situaciones jurdicas. As,
tenemos, por ejemplo, el caso del acta de sucesin intestada, que declara
quines son los herederos de una persona fallecida sin testamento.

Este concepto no se encuentra plasmado textualmente en la norma sino se infiere

del artculo 43 de la Ley 26662, en cuanto refire que el Notario extender un acta
declarando herederos del causante a quienes hubiesen acreditado su derecho y
el artculo 41.2. Situacin similar ocurre en el caso de prescripcin adquisitiva de
dominio, donde el notario, previa evaluacin de las pruebas, puede declarar la
propiedad de un poseedor.

Las actas notariales regulares de presencia, constatacin, manifestacin, etc.,

contienen una narracin de hechos evidentes percibidos por el Notario, hecho que
el Notario ha captado directamente con sus sentidos y le constan; en cvambio, en
las actas de notoriedad, la funcin desarrolada por el Notario es diferente. El
Notario para llegar a la conviccin del hecho notorio asemejndose al juez
califica los instrumentos presentados por los usuarios y/o realiza determinadas
diligencias, pre-establecidas en la ley, dentro de los procedimientos de asuntos no
contenciosos de competencia notarial, para declarar la notoriedad de los hechos.

Actas de protocolizacin, subasta, sorteo

En las actas de protocolizacin se incorporan algo al protocolo, de forma que se

evite el extravo, se pruebe su existencia o posesin en esa fecha y se puedan
obtener copias futuras.
En las actas de subasta se hacen constar los trmites de una venta pblica al
mejor postor.

En las actas de sorteo se hacen constar la seleccin aleatoria de los ganadores

de un premio, segn las reglas de su convocatoria.

ACTA DE AUTORIZACIN PARA VIAJE DE MENORES (AL INTERIOR Y/O

EXTERIOR DEL PAS).

Solicitud verbal o escrita.

Constatacin de identidad y capacidad de los padres y/o tutores o
apoderados al igual que de la partida de nacimiento del hijo.
El Notario formaliza la voluntad de autorizacin de viaje.
Viaje al interior: uno de los padres del menor firma el acta e imprime su
huella digital en seal de autorizacin. El notario autoriza el acta y entrega
al interesado.
Viaje al exterior: Ambos padres del menor firman el acta e imprimen sus
huellas digitales en seal de autorizacin. El notario autoriza el acta y se
entrega al interesado.

El ltimo prrafo del artculo 94 establece un ndice cronolgico de autorizaciones

de viaje de menor al interior o exterior del pas, el mismo que tiene como finalidad
servir de fuente de informacin a las entidades respectivas (Direccin de
Migraciones) de la autenticidad del documento.

PROCEDIMIENTO DE OTORGAMIENTO DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE

VEHCULO AUTOMOTOR

Solicitud verbal o escrita

Calificacin Notarial: recepcin y verificacin de requisitos
El Notario da de de conocer a los comparecientes y de haberlos
identificado.
Registro de ingreso interno o constancia de recepcin (Kardex
expediente).
Extensin del acta de transferencia vehicular
Firma y autorizacin: Firma de los comparecientes y autorizacin del
Notario.
Ingreso en el ndice cronolgico y alfabtico
Expedicin de traslados instrumentales (parte, boleta o testimonio)
Gestin Registral: a) presentacin del parte a los Registros Pblicos; b)
seguimiento del ttulo hasta obtener la inscripcin; c) inscripcin del parte
en el registro vehicular; d) entrega de la tarjeta de identificacin vehicular al
solicitante.

PROCEDIMIENTO DE PROTESTO DE TTULO VALOR Y DEL ACTA NOTARIAL

DEL MISMO
 Solicitud verbal o escrita del protesto del ttulo valor.
Revisin y verificacin de que el ttulo valor ha sido girado y aceptado con
los requisitos.
Calificacin notarial: recepcin e ingreso del ttulo valor, y verificacin de
requisitos.
Extensin de la notificacin dirigida al obligado principal, con los datos del
ttulo valor adjuntando fotocopia del mismo.
Notificacin a la Cmara de Comercio de Lima en el caso de no tener
direccin el ttulo valor o no ubicar el domicilio sealado en el ttulo valor.
El notario firma y sella al dorso del ttulo valor, colocando un sello de
Documento Protestado, fecha de notificacin y fecha de la constancia del
protesto.
Protesto del ttulo valor y emisin del Acta de Protesto. El acta es
autorizada por el Notario.
Ingreso en el ndice cronolgico.
Entrega del ttulo valor protestado al solicitante.
Notificacin a la Cmara de Comercio para que sea inscrito en el Registro
Nacional de Protestos y Moras.

PROCEDIMIENTO DE ACTA DE TESTAMENTO CERRADO

Solicitud verbal o escrita de otorgamiento de Acta de testamento cerrado.

Calificacin notarial: recepcin y verificacin de requisitos.
El notario da fe de conocer al testador y testigos o de haberlos identificado.
El testador deber entregar personalmente al notario el sobre cerrado,
manifestando que contiene su testamento en presencia de dos testigos
hbiles.
El Notario extiende en la cubierta del sobre cerrado constancia de
recepcin del sobre y toma de dicho, la cual es firmada por el testador,
testigos y autorizada por Notario.
Ingreso en el ndice cronolgico y alfabtico.
Transcripcin del acta en el registro de testamentos.
Presentacin del parte a los Registros Pblicos. Seguimiento del ttulo
hasta obtener la inscripcin en el Registro de Personas Naturales.
Comunicacin al Colegio de Notarios de Lima dentro de los 8 das del mes
siguientes.
El Notario entrega nicamente al testador copia certificada del acta.
Archivo Notarial o conservacin del acta de testamento cerrado en el
Registro de Testamentos y archivo notarial.

PROCEDIMIENTO DE CONSTATACIN NOTARIAL DE DESTRUCCIN DE

BIENES Y FACCIN DE ACTA

Solicitud de presencia notarial en destruccin de bienes

Se tiene a la vista la lista o inventario detallado de bienes a destruirse y la
comunicacin a la SUNAT.
Inicio del acto en el lugar, fecha y hora establecida.
 Constatacin de la identidad de los solicitantes particulares o
representantes de la empresa y de los representantes de la SUNAT.
El Notario verifica la existencia de los bienes a destruirse en el lugar donde
se efectuar la destruccin.
EL Notario da fe de la destruccin de los bienes, de acuerdo a la lista
alcanzada previamente. Se da por concluido el acto.
El Notario redacta el acta de destruccin de bienes. El Notario firma el acta.
Insercin de sellos y logos de seguridad.
Entrega del acta al interesado generalmente en dos juegos, original para el
interesado y copia para la SUNAT.

PROCEDIMIENTO DE PRESENCIA NOTARIAL DE ENTREGA DE PREMIOS

Solicitud verbal o escritya de presencia notarial en entrega de premios

luego de un sorteo.
Calificacin notarial: recepcin y verificacin de la Resolucin del Ministerio
del Interior que aprob el evento y del acta notarial de sorteo si fuera el
caso.
Inicio del acto en el lugar, fecha y hora establecida en la Resolucin del
Ministerio del Interior.
Identificacin de los representantes de la entidad organizadora y del
Ministerio del Interior.
El Notario da fe de conocer al ganador o representante debidamente
acreditado.
Verificacin de la identidad de los ganadores del sorteo, teniendo a la vista
sus documentos de identidad (si es persona natural), o ficha registral con
vigencia de poder si acta con apoderado (si es persona jurdica).
El Notario verifica la existencia y el estado del premio a entregar cuidando
que sus caractersticas sean las que aparecen en la resolucin que
autoriza el evento del Ministerio.
El Notario da fe de la entrega de los premios a los ganadores y de su
recepcin en conformidad.
El Notario redacta el acta de entrega de premios. El ganador o su
representante acreditado y el Notario suscriben el acta.
Entrega del acta a la entidad organizadora solicitante.

PROCEDIMIENTO DE PRESENCIA NOTARIAL DE FE DE ENTREGA

Solicitud de presencia notarial en fe de entrega de bien.

Constatacin de la identificacin de los intervinientes, quien entrega y
quien recibe.
Verificacin de la existencia y las caractersticas del bien materia de fe de
entrega.
Inicio de la diligencia en el lugar, fecha y hora establecida.
El Notario da fe de la entrega y recepcin del bien.
El Notario redacta el acta de fe de entrega y se adjunta copia del ttulo
valor o descripcin del bien a entregarse. Los intervinientes (quien entrega
 y quien recibe) y el Notario firman el acta. Insercin de sellos y logos de
seguridad.
Entrega del acta al interesado.

PROCEDIMIENTO DE PRESENCIAS NOTARIALES DE ACTUACIONES

CORPORATIVAS

Solicitud verbal o escrita de presencia notarial en un Directorio, Junta

General, Asamblea, etc.
Inicio del acto en el lugar, fecha y hora establecida.
Identificacin y verificacin de la asistencia, qurum establecido y de los
particulares.
Lectura del aviso de convocatoria y de la agenda programada para el acto.
El Notario da fe de los acuerdos adoptados tomando en cuenta el qurum.
Conclusin del acto.
Redaccin del acta en el libro de actas o en hoja suelta que se adhiere al
libro de actas. Lectura del acta para su aprobacin. El notario toma nota
textual de las observaciones si las hubieran.
El Presidente y Secretario de la Junta y socios designados por la Junta y el
Notario firman el acta.

PROCEDIMIENTO DE ACTAS DE REMATES Y SUBASTAS PBLICAS

Solicitud verbal o escrita de presencia notarial en remates y subastas.

Calificacin notarial: recepcin y verificacin de requisitos.
Inicio del acto en el lugar, fecha y hora sealada.
Identificacin y verificacin de la identidad del martillero pblico, miembros
de mesa y representantes de la entidad concursante.
Lectura del aviso de convocatoria.
Verificacin de los depsitos de garanta de los postores.
Fe de la invitacin a los postores a formular sus propuestas. Si no hubieran
postores se declara desierta el acto (se difiere el remate y se procede a
realizar nueva convocatoria). Si hubieran postores se da fe de la recepcin
de las propuestas (modalidades de propuestas: a viva voz, en sobre
cerrado).
Fe del otorgamiento de buena pro al mejor postor.
El Notario redacta y suscribe el acta.
Entrega al solicitante del acta de adjudicacin.

PROCEDIMIENTO DE ACTAS DE SORTEOS

Solicitud verbal o escrita de presencia notarial en el sorteo.

Recepcin de Resolucin Directoral de autorizacin de sorteo y verificacin
de requisitos previos.
Inicio del acto en lugar, fecha y hora establecida en la Resolucin
Directoral.
Identificacin del representante de la entidad organizadora y del
 representante del Ministerio Interior.
El Notario verifica de acuerdo a la mecnica preestablecida en la
Resolucin Ministerial la existencia del nmero total de tiquetes u opciones.
El Notario da fe de que el tiquete u opcin ganadora se escogi al azar.
El Notario verifica el nombre del ganador del sorteo o nmero de boleto.
El Notario redacta y suscribe el acta del sorteo.
Entrega del acta al interesado.

PROCEDIMIENTO DE PRESENCIA NOTARIAL EN ACTO PBLICO DE

ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS

1 FECHA: PRESENTACIN DE PROPUESTAS

Solicitud de presencia notarial en acto pblico de proceso de adquisicin

de bienes y/o servicios.
Recepcin de aviso de convocatoria publicado en el SEACE que nombra al
Comit, y Resolucin que aprueban las bases.
Inicio del acto pblico en el lugar, fecha y hora sealado en el aviso de
convocatoria.
Identificacin de los miembros del Comit Especial y representante de
Control Interno.
Solicitud al Presidente con la relacin de adquirientes de bases, las bases
integradas, el libro de actas.
El Notario identifica a los representantes de los postores.
Se llama a los postores en orden de la adquisicin de bases para que
entreguen al Presidente los sobres 1 y 2. Si hubieran 1 ms postores se
recepcionan las propuestas. El Comit Especial evala la propuesta del
sobre 1; si est conforme, pasa a la 2 etapa. SI la propuesta del sobre 1
no est conforme, se devuelve al postor el sobre 1, no pasa a la 2 etapa y
se devuelve el sobre 2 cerrado.
El proceso se declara desierta cuando no quede vlida ninguna oferta. Si
no hubieran postores, tambin se declara desierto el acto. Se difiere el acto
y se procede a realizar nueva convocatoria.
El Notario formula la pregunta si se omiti llamar a un postor que adquiri
bases.
Las propuestas se aseguraan, encintan y firman por el Comit Especial.
El Notario redacta el acta, y da lectura al acta.
El Notario toma nota textual de las observaciones, si las hubieran, en el
libro de acta o adhiere la hoja suelta.
Insercin de sellos de seguridad.
Susbricen el acta: el Notario, los miembros del Comit Especial y los
postores que as lo deseen.

PROCEDIMIENTO DE PRESENCIA NOTARIAL EN ACTO PBLICO DE

ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS

2 FECHA: APERTURA DE PROPUESTA ECONMICA Y OTORGAMIENTO DE

LA BUENA PRO
 Inicio del acto pblico en el lugar, fecha y hora sealada en el aviso de
convocatoria.
Constatacin de la identidad de los miembros del Comit Especial y del
representante del Control Interno.
Se da fe de la lectura del resultado de evaluacin tcnica.
Muestra pblica de la intangibilidad de los sobres cerrados que quedaron
bajo custodia del Notario y se solicita a los postores que verifiquen los
sobres.
El Notario abre los sobres con las propuestas econmicas en el mismo
orden que se abrieron las propuestas tcnicas.
El Notario da lectura en voz alta los precios ofertados.
El Comit Especial efecta la evaluacin final.
Si la propuesta dl sobre 2 no est conforme, queda descalificado y se
devuelve al postor su sobre de propuesta econmica.
Se da fe del que otorga buena pro al postor con la mejor propuesta.
El Notario redacta el acta en el libro de actas o adhiere la hoja suelta.
El Notario adjunta al acta los cuadros de calificacin tcnica y final.
Lectura del acta y toma de dicho de las observaciones efectuadas por los
representantes de los postores acreditados.
Se suscribe el acta notarial. Suscriben el acta: el Notario, los miembros del
Comit Especial y los postores que as lo deseen.

PROCEDIMIENTO DE PRESENCIA NOTARIAL EN ACTO PBLICO DE

ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS DE LA MODALIDAD DE
SELECCIN POR SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

NICA FECHA: PRESENTACIN DE PROPUESTAS, PUJA Y OTORGAMIENTO

DE LA BUENA PRO

Solicitud de presencia notarial en acto pblico de subasta inversa

presencial.
Verificacin del aviso de convocatoria publicado en el sistema electrnico
de adquisiciones y contrataciones del Estado (SEACE) y Resolucin que
nombra al Comit y que aprueba las bases.
Identificacin de los miembros del Comit Especial y Representante de
Control Interno.
Inicio del acto pblico: En el lugar, fecha y hora indicados en la
convocatoria, el Presidente del Comit Especial dar inicio al acto pblico
haciendo un recuento, en detallel de la normatividad para el desarrollo del
proceso.
Acreditacin: El Presidente llama a todos los participantes en el orden en
que se hubieren inscrito a fin de acreditar su representacin a travs de
poderes suficientes; simultneamente se evalan los documentos de la
acreditacin.
Presentacin: a los participantes que hayan cumplido debidamente se les
llamar para que presenten en sobres cerrados sus propuestas de precios,
las que se presentarn en funcin al valor referencial de la unidad de
 medida establecida en las bases.
El Notario da fe de que el Presidente abre cada uno de los sobres y
anuncia los montos consignados.
El Secretario anotar los montos en la pantalla, a travs de un sistema
informtico, o directamente en la pizarra, ordenndolos de menor a mayor
y garantizando la perfecta visualizacin y seguimiento de los asistentes.
Clasificacin: Las propuestas que superen en ms del diez por ciento
(10%) el valor referencial, sern devueltas por el Comit Especial,
tenindose por no presentadas. En esta modalidad de seleccin no se
aplica el lmite inferior del setenta por ciento (70%) del valor referencial.
El Presidente invita al postor que haya presentado la propuesta de menor
precio a dar inicio a la puja realizando lances verbales, y luego a los
dems, en el orden de prelacin que hayan ocupado en la clasificacin de
propuestas.
Si dos o ms postores hubieran ofrecido el menor precio, se realizar un
sorteo para establecer el orden en la puja.
Puja: Los postores clasificados pasan a la puja, pudiendo participar
realizando lances verbales, para lo cual tendrn como precio base al monto
ms bajo ofrecido hasta dicho momento.
Una vez culminado el perodo de puja se asigna ciento (100) puntos a la
propuesta de menor precio, y a las dems vlidas, el puntaje inversamente
proporcional, en funcin al ltimo precio ofrecido.
Otorgamiento de la buena pro: La buena pro se otorga al postor que
haya obtenido el mayor puntaje.
Consentimiento: El otorgamiento de la buena pro queda consentida si
hasta el momento del cierre del acto pblico, ningn participante interpone
recurso de revisin.
El Notario redacta el acta, que es firmado por los miembros del Comit
Especial, el representante del Control Interno de la entidad, los
representantes de los postores y el Notario mismo.

ACTAS DE TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES REGISTRABLES

En las actas de transferencia de bienes muebles registrables se extienden los

instrumentos sobre vehculos y otros bienes identificables y/o incorporados a un
registro jurdico que la ley determine.

En el registro de actas de transferencia se pueden extender actos jurdicos sobre

vehculos, nuevos o usados; sobre buques o embarcaciones pesqueras, que
ahora son bienes muebles que cuentan con un registro jurdico; e incluso los
actos cuyo objeto son los derechos de la propiedad industrial (por ejemplo:
marcas) o de la propiedad intelectual (ejemplo: derechos de autor).