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Manual de

Administrao
Patrimonial

UNIVERSIDADE DE SO PAULO

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UNIVERSIDADE DE SO PAULO

Reitor
Marco Antonio Zago

Vice-Reitor
Vahan Agopyan

Coordenador da Administrao Geral

Prof.Dr. Marcelo Dottori

Pr-Reitor de Graduao
Antonio Carlos Hernandes

Pr-Reitora de Ps-Graduao
Carlos Gilberto Carlotti Junior

Pr-Reitor de Pesquisa
Jos Eduardo Krieger

Pr-Reitora de Cultura e Extenso Universitria


Marcelo de Andrade Romro

So Paulo
Setembro de 2016
UNIVERSIDADE DE SO PAULO
Comisso de Patrimnio GEFIM

Manual elaborado por COMPATRIM GEFIM

Membros

Adriana Mello da Silveira Braga Cherobin Coordenadora


Ana Maria Micheloni
Angelo Incio Domingues Filho
Cleber de Souza Silva
Dirlene Pedroso Ribeiro
Joo Atade Batista
Jos Carlos da Silva
Jlio de Assis Pereira
Laura Candida Beca
Mrcia dos Santos Matos Rizzi Vice Coordenadora
Mauricio Lanzini
Nelson Alexandre Tenan
Rafael Candido Balieiro Possebon
Sergio Fumio Yoneyama
Wagner San Martin

Colaboradores

Bruna Gabriel Pedro (Formatao)


Jorge Alves de Lima (Reviso)
APRESENTAO

Este Manual foi elaborado pela Subcomisso de Patrimnio do Sistema de Gesto


Financeira de Materiais (COMPATRIM/GEFIM).
A COMPATRIM foi instituda atravs da Portaria CAG-1.339, de 20/09/2001 e
atualizada atravs da Portaria Codage 631 de 01/02/2015.

HISTRICO

A Subcomisso de Patrimnio nasceu no III Encontro GEFIM/2001, realizado no


campus de Pirassununga, quando foi escolhido, para compor a subcomisso, um
grupo de funcionrios interessados em aumentar a qualidade do trabalho, at ento
estabelecida, buscando melhorar a produtividade da rea.
Sua criao tem origem na compreenso comum das Unidades sobre a necessidade
de elaborar normas e procedimentos necessrios ao bom andamento e otimizao
das rotinas administrativas da rea de Patrimnio da USP.

MISSO

Ser um grupo representativo de funcionrios da rea de Patrimnio das Unidades


com o GEFIM, criando normas e procedimentos com referncias suficientes para
abranger a maioria das especificaes das diversas Unidades.

ATRIBUIES

Desenvolver projetos especficos da rea de Patrimnio.


Propor procedimentos para administrao do patrimnio da
Universidade de So Paulo.
Elaborar manuais.
Assessorar as Unidades em questes da rea.
Elaborar e ministrar treinamento da rea de Patrimnio.
SUMRIO

1. OBJETIVO....................................................................................................... 1
2. AES GERAIS DA REA DE PATRIMNIO.............................................. 2
Gesto de Bens (Gneros Patrimoniais)......................................................... 2
Incorporao e/ou Registro de Bens............................................................... 2
Tipos de Incorporao e/ou Registro de Bens................................................. 2
Tipos de Baixas................................................................................................ 2
Tipos de Passagem de bens........................................................................... 3
3. RESPONSABILIDADE DO USURIO............................................................ 4
4. CONCEITOS DA REA DE PATRIMNIO.................................................... 5
5. PROCEDIMENTOS DA REA DE PATRIMNIO.......................................... 7
5.1 Incorporao de Bens.............................................................................. 7
Compra SISPA........................................................................................... 7
Convnio.................................................................................................... 7
Doao....................................................................................................... 7
Avaliao.................................................................................................... 8
Fabricao Prpria ou de Terceiros........................................................... 8
Permuta...................................................................................................... 9
5.2 Registro de Bens...................................................................................... 9
Bens de Terceiros, Convnios e Outros.................................................... 9
Em Poder de Terceiros, Convnios e Outros............................................ 9
6. OCORRNCIAS PATRIMONIAIS................................................................... 11
Transferncia................................................................................................... 11
Passagem (Contrapartida)............................................................................... 11
Mudana de Origem. ....................................................................................... 11
Reincorporao................................................................................................ 11
SISPA............................................................................................................... 12
Inventrio.......................................................................................................... 12
Livros................................................................................................................ 12
Transformao Fsica....................................................................................... 12
Patrimnios Imveis......................................................................................... 13
7. BAIXA DE BENS............................................................................................. 14
Divulgao de Bens Mveis............................................................................. 14
7.1 Tipos de Baixa.......................................................................................... 14
7.1.1 Bens de Terceiros........................................................................... 14
7.1.2 Por Trmino da Cesso de Uso..................................................... 15
7.1.3 Bens da Universidade..................................................................... 15
Por Descaracterizao...................................................................... 15
Baixa de Material de Informtica....................................................... 15
Por Inservvel.................................................................................... 16
Por Doao....................................................................................... 16
Por Indevida Incorporao em Exerccio Anterior............................. 17
Por Sinistro........................................................................................ 17
Por Permuta...................................................................................... 17
Por Venda Direta e/ou Leilo............................................................ 18
Por Furto e/ou Roubo........................................................................ 18
Por Extravio....................................................................................... 18
Inventrio.......................................................................................... 19
7.2. Baixas Especiais..................................................................................... 19
Smbolos Nacionais e Armamento............................................................ 19
Materiais Radioativos. .............................................................................. 20
8. ADMINISTRAO PATRIMONIAL DE ANIMAIS........................................... 21
8.1 Incorporao de Animais........................................................................ 21
Incorporao/Cadastro de Animais........................................................... 21
Por Leilo.................................................................................................. 21
Por Nascimento de Animais...................................................................... 21
Por Produo Prpria................................................................................ 22
8.2 Ocorrncias de Animais.......................................................................... 22
Por Emprstimo........................................................................................ 22
Por Transferncia...................................................................................... 22
Por Mudana de Categoria....................................................................... 22
8.3 Tipos de Baixas de Animais.................................................................... 22
Por Morte. ................................................................................................. 22
Por Sacrifcio............................................................................................. 22
Por Abate de Natureza Educacional......................................................... 23
Por Abate de Natureza Industrial.............................................................. 23
Por Venda de Animais de Natureza Educacional..................................... 23
Por Envio a Biotrio Ensino e Pesquisa................................................. 23
Por Venda de Animais de Natureza Industrial.......................................... 23
Por Abate de Animais para Venda............................................................ 23
Por Leilo.................................................................................................. 24
Por Emprstimo........................................................................................ 24
9. DISPOSIES GERAIS PARA A ADMINISTRAO PATRIMONIAL......... 25
GLOSSRIO.................................................................................................... 26
POSFCIO....................................................................................................... 27
Manual de Administrao Patrimonial 1

1. OBJETIVO

Definir conceitos e competncias, estabelecendo procedimentos para toda a


movimentao fsica e contbil dos bens patrimoniais, prprios e de terceiros, sob a
responsabilidade da Universidade.
Manual de Administrao Patrimonial 2

2. AES GERAIS DA REA DE PATRIMNIO

Gesto de Bens (Gneros Patrimoniais)


Animal
Acervo
Mvel
Imvel
Biblioteca

Incorporao e/ou Registro de Bens


Incorporar e/ou Registrar os bens no Sistema Mercrio.
Emisso do termo de responsabilidade.
Identificao fsica do bem, com a fixao de etiqueta patrimonial ou
gravao, observada a padronizao da etiqueta de cdigo de barras, gerada
atravs do Sistema MercrioWeb - Patrimnio.

Tipos de Incorporao e/ou Registro de Bens


Por Permuta
Avaliaes
Registros de Bens de Terceiros
Doaes
Fabricao prpria ou outros
Compra Sispa (empenhos)
Convnios

Tipos de Baixas
Por consumo
Por morte
Por inservvel
Por quebra, desgaste ou avaria
Por outros fornecimentos gratuitos
Por venda em exerccios anteriores
Manual de Administrao Patrimonial 3

Por doao
Por dplice incorporao em exerccios anteriores
Por indevida incorporao em exerccios anteriores
Por extravio
Por sinistro
Por resultado da atividade agropecuria
Por sacrifcio de animais
Por permuta
Por emprstimo
Por venda direta e/ou leilo
Por furto/roubo
Por morte enviados a biotrio
Por obsolescncia
Para CEDIR
Por descaracterizao
Para RECICLATESC
Cesso de Bens de Terceiros Convnio
Cesso de Bens de Terceiros Outros
Trmino da Cesso de Uso

Tipos de Passagem de Bens


Transferncia
Contrapartida
Manual de Administrao Patrimonial 4

3. RESPONSABILIDADE DO USURIO

De acordo com os artigos 167 e 170 do Estatuto dos Servidores da USP (ESU),
regulamentado pela Portaria GR 2.991, de 19/03/1996, os servidores docentes,
tcnicos e administrativos so pessoalmente responsveis pelos bens, de qualquer
espcie, da Universidade, postos sob sua guarda, devendo providenciar e ou
solicitar toda movimentao do bem (mudana de responsabilidade, mudana de
local, solicitao de recolhimento) atravs do MercrioWeb Patrimnio.
O usurio deve solicitar a manuteno de bens sob sua responsabilidade. Quando
do seu desligamento do setor ou da Unidade, o usurio deve realizar o inventrio
fsico e providenciar, no Patrimnio Web, a mudana de responsabilidade para o
responsvel local ou novo usurio local. Deve providenciar, tambm, a imediata
lavratura de Boletim de Ocorrncia quando houver furto ou extravio de bens sob sua
responsabilidade.
Cabe ao usurio responsvel pelo(s) bem(s) executar a ao de inventariar os bens
sobre sua responsabilidade anualmente.
Manual de Administrao Patrimonial 5

4. CONCEITOS DA REA DE PATRIMNIO

Acervo: em geral, a palavra utilizada para fazer referncia a uma coleo de


obras ou bens que fazem parte de um patrimnio, seja de propriedade privada
ou pblica. Esse patrimnio pode ser de mbito artstico, bibliogrfico,
cientfico, documental, gentico, iconogrfico, histrico etc.
Autorizador de Publicao: o responsvel pela divulgao pblica dos bens
disponveis.
Dirigente da Unidade: o responsvel mximo pela Unidade, onde lhe foi dada a
competncia para deliberar sobre diversos assuntos administrativos,
financeiros e acadmicos.
Inventrio: procedimento administrativo realizado por meio de levantamento fsico,
que consiste no arrolamento fsico-contbil de todos os bens existentes.
Material de Consumo: aquele que, em razo de seu uso corrente e da definio da
lei 4320/64, perde normalmente sua identidade fsica ou tem utilizao
limitada a dois anos.
Material Permanente: aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua
identidade fsica ou tem sua durabilidade superior a dois anos.
Patrimnio Pblico: o conjunto de bens e direitos, tangveis ou intangveis,
onerados ou no, adquiridos, formados ou mantidos com recursos pblicos,
integrantes do patrimnio de qualquer entidade pblica ou de uso comum,
que seja portador ou represente um fluxo de benefcios futuros inerentes
prestao de servios pblicos.
Portaria CODAGE 1.233, de 21/12/2011: institui princpios e critrios para
Descaracterizao e Caracterizao de Bens.
Procurao: o ato pelo qual o interessado (outorgante) nomeia algum de sua
plena confiana (outorgado), para praticar regularizaes patrimoniais no
Sistema MercrioWeb, em seu nome. Pode ter prazo de validade ou no,
conforme a vontade do outorgante. Como um ato baseado na confiana,
pode ser revogado a qualquer tempo.
Professor Snior: docente aposentado que aderiu ao Programa Professor Snior,
conforme portaria 6073/2012.
Manual de Administrao Patrimonial 6

Responsabilidade Patrimonial: so deveres dos servidores docentes, tcnicos e


administrativos no que diz respeito ao Patrimnio zelar pela economia do
material do Estado e da Universidade e pela conservao do que for confiado
sua guarda ou utilizao. O servidor responsvel pelas irregularidades a
que der causa e pelos prejuzos delas resultantes (conforme os artigos 167 e
170 do ESU).
Responsvel de Patrimnio: o responsvel pela rea ou atividade relacionada ao
Patrimnio da Unidade, que ter a funo de gerenciar o patrimnio como um
todo.
Responsvel Local: o responsvel pelo gerenciamento dos bens de uma
determinada rea.
Superior Imediato: o responsvel pela seo, servio ou setor, onde lhe foi dada
a designao para responder pelos atos ocorridos em seu mbito de atuao.
Termo de Permisso de Uso: o documento que registra a autorizao de sada
de um bem da Universidade.
Termo de Permisso de Uso Professor Snior: um documento que outorga, a
ttulo gratuito e precrio, o uso de bens pelo professor snior.
Usurio Local: o responsvel pelo uso e pela guarda dos bens sob sua
responsabilidade.
Manual de Administrao Patrimonial 7

5. PROCEDIMENTOS DA REA DE PATRIMNIO

5.1 INCORPORAO DE BENS

Compra SISPA: procedimento para incorporao de bem patrimonivel adquirido


via empenho.
Documentao necessria: nota fiscal, nota de empenho e documento de
compra emitido pelo Sistema Mercrio e processo anual autuado com os
referidos documentos.

Convnio: procedimento para incorporao de bens adquiridos com verbas de


outras entidades. um acordo firmado entre entidades pblicas ou entidade pblica
e entidade privada, para realizar um objetivo de interesse comum.
Documentao Necessria: nmero do convnio (e-convnios), cpia do
contrato e documento fiscal ou declarao de importao e processo
autorizado pelo Dirigente da Unidade.

Doao (simples): o contrato pelo qual o doador transfere por liberalidade um


bem do seu patrimnio para o donatrio, que o aceita (transferncia gratuita do
direito de propriedade do doador).
Doao Clausulada: doao com encargo (onerosa), pois existe uma
obrigao/incumbncia por parte do donatrio (transferncia do direito da
propriedade sob condio resolutiva no sendo cumprido o encargo, a doao
pode ser revogada).
Documentao Necessria:
Doao de Organizao: termo de doao, relao dos bens com os
respectivos valores e, se houver nota fiscal e/ou declarao de importao.
Reserva Tcnica: termo de aceitao e transferncia de domnio e nota
fiscal.
Doao Pessoa Fsica: termo de doao constando CPF, descrio e
valor do bem e/ou nota fiscal.
Nota: O processo necessita de deliberao do Conselho Tcnico-
Administrativo, no caso de Unidades Universitrias e da Prefeitura do Campus
Manual de Administrao Patrimonial 8

USP de Lorena (CTA da EEL); do Conselho Deliberativo, no caso de Institutos


Especializados, Museus e Hospitais; e do Conselho Gestor, no caso das
Prefeituras dos campi da Capital, do Interior e do Quadriltero Sade/Direito;
e do COP, no caso dos demais rgos da Reitoria, para posterior autorizao
do Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria
(conforme art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014,).

Avaliao: procedimento para incorporao de bem patrimonivel que se encontra


na Unidade com origem conhecida ou origem desconhecida.
Origem conhecida: incorporao de bem que se encontra na Unidade
com origem conhecida.
Documentao necessria: termo de avaliao emitido pela Comisso de
Avaliao da Unidade, documento fiscal ou documento de desmembramento;
e processo autorizado pelo Dirigente da Unidade.
Nota: Nesta modalidade, so incorporados os bens de amostra,
adquiridos por empenho de consumo ou desmembrados por conta
de obras e servios. No h necessidade de depreciar.
Origem desconhecida: incorporao de bem que se encontra na
Unidade, porm com origem desconhecida.
Documentao necessria: termo de avaliao emitido pela Comisso de
Avaliao da Unidade e processo autorizado pelo Dirigente da Unidade.
Nota: A Comisso de Avaliao dever ser constituda pela Unidade,
composta, preferencialmente, por trs servidores (Compras, Patrimnio e
Contabilidade). Devendo-se efetuar a pesquisa de preo com, no mnimo, trs
empresas e calcular a mdia e da depreciao dos valores em 40%, sendo
que este deve ser o valor utilizado na incorporao do bem.

Fabricao Prpria ou de Terceiros: procedimento para incorporar um bem


patrimonivel fabricado na prpria Unidade ou em outro local.
Manual de Administrao Patrimonial 9

Documentao necessria:
Sem empenho: nota de fabricao (documento que comprove a
fabricao do bem, emitido pelo executor, no caso de fabricao prpria)
ou nota fiscal, no caso de fabricao de terceiros, e processo autorizado
pelo Dirigente da Unidade.
Com empenho: documento de compra, nota de empenho e nota fiscal. O
procedimento no necessita da autorizao do Dirigente da Unidade e o
empenho poder ser anexado ao processo anual de incorporao.

Permuta: permitida exclusivamente entre rgos ou entidades da Administrao


Pblica. Artigo 17. Inciso II, alnea b, da Lei 8.666, de 21/06/1993 e processo
autorizado pelo Dirigente da Unidade.

5.2 REGISTROS DE BENS

Bens de Terceiros, Convnios e Outros: procedimento para registro de todo bem


permanente em uso na Universidade, atravs de contrato de Cesso de
Uso/Depsito e quando o rgo financiador o detentor da propriedade do bem, por
tempo determinado.
Documentao necessria:
Organizao: instrumento do convnio, termo de permisso de uso, termo
de depsito e/ou nota fiscal e processo autorizado pelo Dirigente da
Unidade.
Pessoa fsica: termo de permisso de uso constando CPF, descrio e
valor do bem e/ou nota fiscal e processo autorizado pelo Dirigente da
Unidade.

Em Poder de Terceiros, Convnios e Outros: procedimento para registro de um


bem patrimoniado utilizado por terceiros, fora do mbito da Universidade.
Documentao necessria: instrumento do convnio ou termo de permisso
de uso e processo autorizado pelo Dirigente da Unidade.
Manual de Administrao Patrimonial 10

Nota: O termo de permisso de uso encontra-se disponvel no Sistema


MercrioWeb > Patrimnio. No termo, devero constar o perodo e o tipo de
vnculo (emprstimo, comodato ou contrato).
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6. OCORRNCIAS PATRIMONIAIS

Transferncia: modalidade de movimentao de material, com troca de


responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo
rgo ou entidade (Decreto 99.658, de 30/10/1990).
Documentao necessria: ofcio demonstrando o interesse pelo bem ou
formulrio de transferncia e processo autorizado pelo Dirigente da Unidade
cedente, excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1
do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014,).
Nota: O Formulrio de Transferncia est disponvel no site www.usp.br/da,
acesso pelo menu Patrimnio > Formulrios.

Passagem (Contrapartida): procedimento para incorporao de um bem recebido


de uma ao de transferncia entre Unidades da Universidade.
Documentao necessria: processo de transferncia da Unidade cedente.

Mudana de Origem: procedimento utilizado para alterao na origem do bem


incorporado no Sistema Mercrio, quando da entrada ou da sada de bens fora do
mbito da Universidade.
Documentao necessria:
Entrada: Termo de Doao e processo autorizado pelo Dirigente da
Unidade.
Sada: Termo de Permisso de uso autorizado pelo superior.
Nota: Quando um bem registrado como Bens de Terceiros, Convnios e
Outros doado Universidade, deve-se alterar a origem para Doao.
Quando um bem incorporado deixa de integrar, por perodo pr-determinado,
o quadro definitivo de bens da Universidade, deve-se alterar a origem para
bens em poder de terceiros.

Reincorporao: Procedimento utilizado para ativao de um bem baixado.


Documentao necessria: documento emitido pelo interessado no Sistema
Mercrio Web (sequncia: Patrimnio Web > Solicitar Regularizao).
Manual de Administrao Patrimonial 12

SISPA: migrao de um bem patrimoniado do SISPA/RUSP ou do SISPA/PRPRIO


para o Sistema Mercrio.
Nota: Procedimento considerado temporrio, at que se conclua a transio
entre os sistemas.

Inventrio: levantamento fsico com identificao do bem e do local, visando


comprovao da existncia fsica, da integridade das informaes contbeis e da
identificao do usurio responsvel.
Nota:
1. O responsvel pelo bem deve inventariar e atualizar os dados no Sistema
Mercrio WEB Patrimnio.
2. Deve-se inventariar os bens quando houver troca ou desligamento do
responsvel.
3. Procedimentos e prazos sero comunicados pontualmente.

Livros: quando houver aquisio de material bibliogrfico, a Biblioteca adotar os


procedimentos para registro dos tombos.
Nota: Material de Consumo: conforme a Lei Federal 10.753/2003 (livros e
materiais didticos e paradidticos para Bibliotecas Pblicas).
Material Permanente: colees e materiais para acervo de bibliotecas de
propsito especfico.
Permisso de Uso Programa Professor Snior: o documento emitido no
Sistema MercurioWeb pelo docente da ativa, aps o ingresso do docente
aposentado no Programa Professor Snior, por meio do qual permite o uso exclusivo
de bens.
Nota: Aps o trmino do prazo celebrado no Termo de Colaborao, caso
haja prorrogao, dever ser emitido novo Termo de Permisso.

Transformao Fsica: procedimento pelo qual efetuada a alterao das


caractersticas do bem.
Documentao necessria: Documento de solicitao regularizao.
Nota: Para essa ao, dever ser alterado o nmero do bem no Sistema
Mercrio.
Manual de Administrao Patrimonial 13

Quando se tratar de equipamento de informtica e a atualizao envolver


troca de placa-me, processador, memria RAM e gabinete, o equipamento
que gerou o upgrade (equipamento antigo) dever ser baixado e o novo
dever ser incorporado por Fabricao Prpria.
Quando forem adquiridas peas para montagem de equipamento, o mesmo
dever ser incorporado de acordo com os procedimentos de Fabricao
Prpria.

Patrimnios Imveis: todas as aquisies, reformas ou ampliaes dos bens


imveis da Universidade devem ser registradas pela contabilidade da Reitoria.

Documentao necessria:
Tipo 1: nmero do empenho, valor, nmero do processo e detalhamento
da execuo.
Tipo 2: termo de doao, nmero do Processo USP, nmero do
Processo/Identificao do Cedente (exemplo: nmero do processo
FAPESP), valor e detalhamento da execuo.
Nota: Enviar mensagem eletrnica para o e-mail dfcp@usp.br informando os
dados acima.
Manual de Administrao Patrimonial 14

7. BAIXA DE BENS

Divulgao de Bens Mveis: De acordo com a Portaria de Delegao de


Competncia (Portaria GR 6.561, de 16/06/2014), seguir as instrues abaixo:
Bens sem condies de uso: o bem disponibilizado pelo Usurio Local
no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web ficar com a situao Bem
sem condies de uso disposio, at que o Responsvel Local
autorize esta ao no Sistema, excetuando o bem sob a guarda do
Responsvel de Patrimnio.
Nota: Estes bens esto dispensados de divulgao, devendo ter sua situao
alterada de ativo para inservvel.
Bens em condies de uso: o bem disponibilizado pelo Usurio local
no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web, ficar com a situao Bem
com condio de uso disposio, at que o Responsvel Local
autorize esta ao no Sistema, excetuando o bem sob a guarda do
Responsvel de Patrimnio.
Nota: Cabe ao Responsvel de Patrimnio encaminhar os bens com
condio de uso ao Autorizador de Publicao. Estes bens ficam disposio
para consulta da Universidade por 15 dias, atravs do Sistema Mercrio. Esta
divulgao estar visvel no site http://sistemas.usp.br > Patrimnio.

7.1 TIPOS DE BAIXA

7.1.1 Bens de Terceiros


A baixa de Bens de Terceiros exige a antecipao da doao. O responsvel pelo
bem dever entrar em contato com a entidade ou o rgo financiador, solicitando a
doao, antes de proceder baixa patrimonial.
Documentao necessria: autorizao do rgo financiador. No caso de
furto/roubo e extravio: Boletim de Ocorrncia, concluso do processo de
sindicncia, parecer da Procuradoria Geral e processo autorizado pelo
Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria
(conforme art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014).
Manual de Administrao Patrimonial 15

7.1.2 Por Trmino da Cesso de Uso


Procedimento para baixa de bem patrimonial em que, ao trmino do projeto, a
entidade financiadora ou a pessoa fsica no concede a continuidade da utilizao
do bem.
Documentao necessria: documento do trmino da permisso de uso e
processo autorizado pelo Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades
gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR
6.561, de 16/06/2014).

7.1.3 Bens da Universidade

Por Descaracterizao: procedimento para a baixa de bens patrimoniais que foram


descaracterizados da condio de permanente.
Documentao necessria: relao dos bens descaracterizados, fornecida
pela Reitoria (Departamento Financeiro) e processo autorizado pelo Dirigente
da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme
art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014).
Nota: A solicitao de descaracterizao deve ser embasada na Portaria
CODAGE 1.233, de 21/12/2011. Caber anlise e aprovao do
Departamento de Finanas da CODAGE. A Unidade solicitante dever autuar
processo.

Baixa de Material de Informtica:


Procedimento para baixa de bens patrimoniais do grupo de informtica e
telecomunicaes, em condies de uso ou no.
Para CEDIR: Centro de Descarte e Reuso de Resduos de Informtica,
procedimento para baixa de bens patrimoniais do grupo de informtica e
telecomunicaes, em condies de uso ou no, que atendem as
Unidades dos campi da Capital, de Piracicaba, Lorena e do Cebimar.
Para RECICLATESC: Reciclagem Tecnolgica de So Carlos, mantm
parceria com a USP em So Carlos e atende as Unidades dos campi do
Interior (So Carlos, Ribeiro Preto, Bauru e Pirassununga).
Manual de Administrao Patrimonial 16

Documentao Necessria: relao dos bens a serem baixados por essa


modalidade emitida no Sistema MercrioWeb Patrimnio, processo anual
autuado com o referido documento e autorizado pelo Dirigente da Unidade,
excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1 do inciso
III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014).
Nota: Por perodo de 15 dias, os bens ficam disponveis e podem ser
consultados no site https://uspdigital.usp.br/mercurioweb > Bens Disponveis.
Aps essa baixa, deve-se encaminhar os bens ao CEDIR ou ao
RECICLATESC, de acordo com as normas de entrega dos referidos centros.

Por Inservvel: procedimento para baixa de bem patrimonial, sem condio de uso,
obsoleto, avariado, em estado irrecupervel ou que o oramento para o seu conserto
seja igual ou superior a 50% do seu valor de mercado (critrio antieconmico), de
acordo com Decreto 99.658, de 30/10/1990, artigo 3, pargrafo nico.
Documentao necessria: relatrio do bem nesta condio emitido pelo
Sistema MercrioWeb, processo anual autuado com o referido documento e
autorizado pelo Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas
pela Reitoria (conforme art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de
16/06/2014,).
Nota: Bens inservveis dispensam sua divulgao no Sistema MercrioWeb.
Este tipo de baixa no pode ser aplicado para bens como Veculo, Obra de
Arte ou Patrimnio Histrico.

Por Doao: procedimento para baixa de bens patrimoniais doados para entidades
declaradas de utilidade pblica, rgos ou entidades da Administrao Pblica,
permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social sem fins lucrativos.
Nota 1: Neste caso, os bens j foram divulgados.
Os bens dos grupos de informtica e telecomunicaes devem ser baixados
na modalidade Baixa ao CEDIR ou Baixa ao RECICLATESC.
Os equipamentos provenientes de convnios, quando os projetos so
realizados fora do mbito da Universidade, s podero ser doados s
organizaes pblicas, conforme artigo 17, item II, alnea b da Lei 8.666, de
21/06/1993. Estes bens ficam dispensados da divulgao.
Manual de Administrao Patrimonial 17

Nota 2: Doao de Bens Mveis em ano eleitoral abrangido pela Lei Federal
9.504, de 30/09/1997 no deve ter carter eleitoreiro, de acordo com parecer
PG 1660/2016.

Documentao necessria:
Entidades Filantrpicas / Declarada de Utilidade Pblica: cpia do
estatuto ou dos atos constitutivos em vigor; ata da eleio de posse dos
rgos superiores de deliberao e administrao que estejam em
exerccio; cpia do CNPJ; declarao de utilidade pblica, e ofcio
timbrado, dirigido Diretoria da Unidade, demonstrando seu interesse.
rgos Pblicos: ofcio timbrado, encaminhado ao Dirigente da Unidade,
demonstrando seu interesse, e cpia do CNPJ.
Nota 1: Para ambos os casos, o processo dever ser autuado com os
documentos referidos acima e autorizado pelo Dirigente da Unidade,
excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1 do inciso
III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014,).
Nota 2: No ano em que se realizar as eleies (Lei Federal 9.504, de
30/09/1997) dever constar no ofcio da Entidade requerente, declarao de que o
uso dos bens recebidos em doao no se destinaro a obteno de vantagem
eleitoral de qualquer natureza.

Por Indevida Incorporao em Exerccio Anterior: procedimento para baixa de


bens patrimoniais incorporados indevidamente.
Documentao necessria: processo de baixa autorizado pelo superior
imediato.

Por Sinistro: procedimento para baixar bens que sofreram ao da natureza ou


humana, como raio, vendaval e granizo, coliso, exploso, incndio ou ao
criminosa (vandalismo).
Documentao necessria: Boletim de Ocorrncia (lavratura imediata pelo
usurio do bem), parecer conclusivo da comisso interna de sindicncia,
encaminhamento Procuradoria Geral para anlise e processo autorizado
Manual de Administrao Patrimonial 18

pelo Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria


(conforme art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014).

Por Permuta: procedimento quando ocorre a troca de bens da mesma espcie.


Ocorrer a baixa de bens patrimoniais em decorrncia de permutas, permitida entre
rgos ou entidades da Administrao Pblica. De acordo com artigo 17, letra B.
da Lei 8.666/93 de 21/06/1993,
Documentao necessria: ofcio demonstrando o interesse justificado das
partes e documento de entrega. O processo necessita de aprovao do CTA
e/ou do CD e do Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas
pela Reitoria (conforme art. 1. do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de
16/06/2014,).

Por Venda Direta e/ou Leilo: a modalidade de licitao entre quaisquer


interessados para a venda de bens mveis inservveis para a administrao ou de
produtos legalmente apreendidos ou penhorados. Aplica-se para venda de bens
mveis avaliados isoladamente ou globalmente, em quantia no superior ao limite
previsto no art. 22, 5, da Lei Federal 8.666, de 21/06/1993, e alteraes
posteriores.
Documentao necessria: processo autorizado pelo Dirigente da Unidade,
excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1 do inciso
III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014).

Por Furto e/ou Roubo: procedimento para a baixa de bens patrimoniais subtrados
sem contato com a vtima (furto) ou quando h contato com a vtima, violncia ou
ameaa (roubo). Aps a constatao do fato, o Usurio Local deve registrar Boletim
de Ocorrncia Policial. Dever ser instaurada a comisso de sindicncia interna;
posteriormente, o fato deve ser comunicado rea de Patrimnio para registro da
baixa patrimonial.
Documentao necessria: processo de sindicncia contendo o Boletim de
Ocorrncia Policial (lavratura imediata pelo Usurio Local), parecer conclusivo
da comisso de sindicncia, para posterior encaminhamento Procuradoria
Geral, para anlise, e processo autorizado pelo Dirigente da Unidade,
Manual de Administrao Patrimonial 19

excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1 do inciso


III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014,).

Por Extravio: procedimento para baixa de bens por perda.


Documentao necessria: Boletim de Ocorrncia Policial (lavratura
imediata pelo Usurio Local), parecer conclusivo da comisso de sindicncia
interna, encaminhamento Procuradoria Geral para anlise, envio dos autos
rea de Patrimnio, para registro da baixa patrimonial.

Inventrio
Bens incorporados at 31 de dezembro de 2004: autuar processo e
providenciar baixa por extravio, exceto Veculos, Acervos e Armas. Incluem-
se os bens na condio Responsvel Desligado.
Documentao necessria: relatrio Bens Patrimoniados emitido pelo Sistema
Patrimnio Web e processo autorizado pelo Dirigente da Unidade, excetuando as
Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1 do inciso III, 3 da Portaria
GR 6.561, de 16/06/2014,).
Procedimento Transitrio at 30/04/2015 (durante o perodo do
Inventrio)
Documentao necessria: relatrio do sistema, para os bens incorporados a
partir de 1. de janeiro de 2005, e processo autuado e submetido anlise
superior, com recomendao de envio Procuradoria Geral e autorizado pelo
Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria
(conforme, art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014).
Nota: Para o bem na condio no localizado, utilizar o formulrio Relao de
Bens no localizados de Servidor Ativo.
Para os bens na condio Responsvel Desligado, utilizar o formulrio Relao
de Bens no localizados de Servidores Desligados.

7.2 BAIXAS ESPECIAIS

Smbolos Nacionais e Armamento: no podero ser doados, de acordo com o (art.


16, pargrafo 3, e art. 17 do Decreto 99.658). Os smbolos nacionais (selo, braso,
Manual de Administrao Patrimonial 20

hino e bandeira), alm de armas, munies e materiais pirotcnicos sero


inutilizados em conformidade com a legislao especfica.
Documentao Necessria: Processo autuado com solicitao do usurio e
autorizado pelo Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas
pela Reitoria (conforme art.1 do inciso III, 3 da Portaria GR 6.561, de
16/06/2014,).
Nota: Estes bens devero ser recolhidos em local apropriado. Smbolos
nacionais (no setor do Exrcito mais prximo ou na Casa Civil), de acordo
com a Lei 5.700, de 01/09/1971, artigo 32. Armas e munies, de acordo com
artigo 70, do Decreto 5.123, de 1. de julho de 2004, combinado com os
artigos 31 e 32 da Lei 10.826, de 2003.

Materiais Radioativos: podero ser doados mediante autorizao do rgo


competente, sendo que sua retirada dever ser acompanhada por um tcnico
especializado.
Documentao Necessria: Processo autuado com solicitao do usurio e
autorizado pelo Dirigente da Unidade, excetuando as Unidades gerenciadas
pela Reitoria (conforme Portaria GR 6.561, de 16/06/2014, art.1 do inciso III,
3).
Nota: O material radioativo, antes de ser descartado, dever seguir os
procedimentos:
Preenchimento do formulrio da Comisso Nacional de Energia Nuclear
(CNEN), Formulrio RTR, solicitando autorizao, alm de atendimento
a NE - 5.01 Transporte de Materiais Radioativos.
Autorizao do Ministrio dos Transportes, de acordo com Decreto
96.044; Decreto 98.973, de 21/02/1990; Lei 10.233, de 05/06/2001, artigos
22 e 24; Decreto 23.941, de 11 de janeiro de 2002, e Resoluo 420, de
12/02/2004.
Autorizao do IBAMA, Resoluo Conama 5 e Resoluo Conama 237,
de 19/12/1997.
Toda Unidade que utiliza material radioativo deve ser cadastrada (obter
licena) na CNEN e ter, na equipe, pessoas especializadas no manejo
deste material, denominado Supervisor de Radioproteo, de acordo com
Manual de Administrao Patrimonial 21

a Norma CNEN-NE-3.01, Diretrizes Bsicas de Radioproteo, Norma


CNEN 6.05.
Nota adicional: No Estado de So Paulo, o rgo responsvel pelos rejeitos
e materiais radioativos o Instituto de Pesquisas Energticas e Nucleares
(IPEN), desde que atendidas s normas acima. Trata-se de uma prestao de
servio, cobrado na entrega do material.
Manual de Administrao Patrimonial 22

8. ADMINISTRAO PATRIMONIAL DE ANIMAIS

Toda ocorrncia com animais (animal de biotrio, abate, ensino e pesquisa) deve ser
comunicada rea de Patrimnio.
Quanto aos procedimentos de incorporao, baixa e transferncia de animais, as
aes so as mesmas que ocorrem com os bens mveis.

8.1 INCORPORAO DE ANIMAIS

A aquisio de animal segue a mesma orientao da aquisio de outros bens. Para


tanto, necessria a informao tcnica especializada para obteno dos dados.

Incorporao/Cadastro de Animais

Todos os animais existentes nas Unidades da USP devem ser cadastrados no


Sistema Mercrio, Subsistema Patrimnio - Patrimnio Animais, gerando um nmero
de cadastro apenas.
Animais na categoria de matrizes e reprodutores so patrimoniados; animais na
categoria de paciente dos hospitais ou ambulatrios no sero controlados, pois so
animais de propriedade particular, para outros fins; animais de biotrio podero ser
cadastrados por lote; animais de difcil contagem podero ser cadastrados como
ninhada ou lote; animais destinados venda esto vinculados com o nmero de
cadastro e a guia de recolhimento.

Por Leilo: procedimento para incorporao de animal adquirido por leilo, incluindo
os realizados no mbito da USP.
Documentao necessria: nota fiscal e documento do leilo. O processo
necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Nascimento de Animais: procedimento para o cadastramento dos animais,


mediante atestado de nascimento, autuar processo anual. O processo necessita de
autorizao do Dirigente da Unidade.
Manual de Administrao Patrimonial 23

Por Produo Prpria: procedimento para a produo, mediante atestado de


nascimento, autuar processo anual. O processo necessita de autorizao do
Dirigente da Unidade.

8.2 OCORRNCIAS DE ANIMAIS

Por Emprstimo: procedimento de emprstimo de animais por tempo determinado,


a Unidade recebedora deve incorporar o animal da Unidade cedente.
Documentao necessria: processo de emprstimo da Unidade cedente. O
processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Transferncia: modalidade de movimentao do animal com troca de


responsabilidade, de uma Unidade para outra, dentro do mesmo rgo ou entidade.
Documentao necessria: ofcio demonstrando o interesse pelo animal. O
processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade cedente,
excetuando as Unidades gerenciadas pela Reitoria (conforme art.1 do inciso
III, 3 da Portaria GR 6.561, de 16/06/2014).

Por Mudana de Categoria: procedimento adotado quando h mudana de


categoria da sua condio, isto , quando um animal cadastrado muda da condio
de matriz para a de reprodutor e vice-versa.
Documentao necessria: documento fornecido pelo responsvel
atestando essa mudana. O processo necessita de autorizao do Dirigente
da Unidade.

8.3 TIPOS DE BAIXAS DE ANIMAIS

Por Morte: procedimento adotado para baixa de animal por morte natural.
Documentao necessria: atestado de bito ou documento do responsvel
pelo animal atestando a causa da morte e a sua forma de descarte. O
processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Sacrifcio: procedimento adotado para baixar um animal que foi sacrificado por
doena, queimadura ou experincia.
Manual de Administrao Patrimonial 24

Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O


processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Abate de Natureza Educacional: procedimento adotado para baixar um animal


que no gera receita, no podendo este ser consumido ou reaproveitado.
Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O
processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Abate de Natureza Industrial: procedimento adotado para baixar um animal


que gera receita com o seu abate.
Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O
processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Venda de Animais de Natureza Educacional: procedimento adotado para


venda de animais em virtude de sua finalidade para outro rgo ou entidade da
Administrao Pblica. Aps laudo tcnico, este poder ser vendido pelo valor
menor ou maior em relao ao seu cadastro.
Documentao necessria: laudo tcnico do responsvel com a justificativa
da variao do valor. O processo necessita de autorizao do Dirigente da
Unidade.

Por envio a Biotrio Ensino e Pesquisa: procedimento adotado para baixa de


animal com menos de 180 dias de vida, que ser utilizado para fins de pesquisa.
Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O
processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Venda de Animais de Natureza Industrial: procedimento adotado para baixa


de animal de estoque ou criao, por venda autorizada, vendido por valor maior ou
menor do que o valor registrado em seu cadastro.
Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de
recolhimento. O processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Abate de Animais para Venda: procedimento adotado para baixa de animal,
por venda autorizada, com gerao de receita.
Manual de Administrao Patrimonial 25

Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de


recolhimento. O processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Leilo: procedimento adotado para a baixa do animal leiloado. Aplica-se para
venda dos animais avaliados isoladamente ou globalmente, previstos no art. 22, 5
da Lei 8.666, de 21/06/1993.
Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de
recolhimento. O processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.

Por Emprstimo: procedimento adotado para baixa por emprstimo ou por


devoluo de animal.
Documentao necessria: processo de emprstimo ou devoluo da
Unidade. O processo necessita de autorizao do Dirigente da Unidade.
Manual de Administrao Patrimonial 26

9. DISPOSIES GERAIS PARA ADMINISTRAO PATRIMONIAL

Em qualquer reforma, ampliao ou aquisio de imvel, a rea de


Patrimnio deve ser informada.
Todo bem adquirido para Unidade, atravs de convnios e projetos, deve ser
informado rea de Patrimnio, com cpia do Termo de Outorga ou
Contrato, juntamente com a relao dos bens, com seus respectivos valores
e/ou cpia da nota fiscal.
As Unidades devem possuir espao mnimo reservado para guarda dos bens
disposio.
Finalizando os procedimentos patrimoniais, os processos devero ser
encaminhados ao Servio de Contabilidade da Unidade.
Fica a critrio das Unidades (ou aos rgos da Administrao) a definio de
normas para recebimento e distribuio de bens, assim como a elaborao do
esboo da liquidao da despesa.
A Delegao de Regularizao Patrimonial uma permisso concedida pelo
Assistente Tcnico de Direo ao usurio do Sistema MercrioWeb, para
autorizar a emisso de procurao pelo responsvel dos bens, para que outra
pessoa efetive a regularizao dos bens sob sua responsabilidade.
Manual de Administrao Patrimonial 27

GLOSSRIO

BO Boletim de Ocorrncia Policial


CD Conselho Deliberativo
CEDIR Centro de Descarte e Reuso de Resduos de Informtica
CNEN Comisso Nacional de Energia Nuclear
CNPq Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico
CODAGE Coordenadoria de Administrao Geral
COMPATRIM Subcomisso de Patrimnio do GEFIM
CONAMA Conselho Nacional do Meio Ambiente
COP Comisso de Oramento e Patrimnio
CTA Conselho Tcnico-Administrativo
DA Departamento de Administrao
DF Departamento de Finanas
DFCP Servio de Contabilidade Patrimonial
SEU Estatuto dos Servidores da USP
FAPES Fundao de Amparo Pesquisa do Estado de So Paulo
GEFIM Gesto Financeira e de Materiais
IBAMA Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais
Renovveis
IPEN Instituto de Pesquisas Energticas e Nucleares
MERCRIO Sistema Financeiro e Administrativo da USP
MERCRIOWEB Finanas, Compras, Materiais, Dirias
PROTEOS Sistema de Protocolo Automatizado da USP
PG Procuradoria Geral
RECICLATESC Centro de Reciclagem So Carlos
RTR Requerimento para Transferncia de Fonte Radioativa (formulrio)
RUSP Reitoria da USP
SISPA Sistema Patrimonial da USP
Manual de Administrao Patrimonial 28

POSFCIO

A COMPATRIM julga relevante a citao abaixo, como um norte para a Gesto


Patrimonial na Universidade de So Paulo.

Senhores(as) Gestores(as) de Patrimnio Pblico, espera-se que o contedo


destas breves pginas tenha atingido o seu objetivo, de servir como ponto de
partida para o adequado desenvolvimento de suas atividades.
queles(as) j detentores(as) de conhecimentos prvios, que este instrumento
sirva de norteador recapitulao e retirada de algumas dvidas que
porventura ainda existam. Caso no forem completamente sanadas, a equipe de
elaborao coloca-se ao dispor para as respostas necessrias.
queles(as) que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto, espera-se
que o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar,
cada vez mais, estudando e aprofundando-se nesta temtica.
A todos(as) os(as) que tomarem contato com este instrumento, espera-se que ele
seja capaz de revelar a importncia do gestor de patrimnio para o Estado,
reconhecendo os seus esforos.
Aos dirigentes, fica a expectativa desse reconhecimento e de que as condies
requeridas para o bom desempenho desses gestores sejam atingidas, atravs de
sua capacitao constante, de sua disponibilidade ou das condies estruturais
dos ambientes onde desenvolvero suas atividades.
Este um trabalho sem maiores pretenses. Por isso mesmo, deve ser sempre
considerado factvel de anlises e adequaes, inclusive, porque a sua prpria
concepo j prev a realizao e a edio de revises peridicas.
Pelo papel que cabe aos gestores de patrimnio, espera-se, tambm, enfatizar
que em coisa pblica no h mais espao para meros servidores ou no
profissionais pblicos. O servidor pblico tem uma funo especfica na
sociedade na qual est inserido. servidor porque deve servir sociedade com
o seu profissionalismo, conquistado atravs de sua habilitao. Esta a melhor
forma de servi-la e, por isto, deve se orgulhar!1.

1
Fonte: Manual de Gerenciamento de Unidades de Patrimnio, Materiais e Servios da Superintendncia do Sistema de
Patrimnio, Materiais e Servios da Secretaria de Administrao do Governo do Estado do Mato Grosso, pg. 64. Julho de
2001.
Manual de Administrao Patrimonial 29
Setembro/2016

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