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PLANEACION EXAMEN
EVALUACION
IMPLANTACION
PRESENTAC SEGUIMIE
IN
NTO
PLANEACIN
Son lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria
administrativa, para garantizar que la cobertura sea suficiente, pertinente y relevante.
CARACTERSTICAS PARTICULARES:
Definicin del objetivo/Estudio
Secuencia de su desarrollo (Diagnostico Administrativo)
Elaboracin del programa de diagnostico
Aprobacin del programa
Desarrollo del diagnostico
Definicin del objetivo (P.A., F.P.)
Determinacin:
Alcance
Personal
Tiempo
Tcnicas, medios a utilizar y herramientas
Aprobacin del plan de auditoria
FACTORES A REVISAR:
A) PROCESO ADMINISTRATIVO: Verificar si se incorporan las etapas del
proceso administrativo y se definen los componentes que los fundamentan o
complementan, los cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin
de su secuencia y relacin. (Razn de ser de cada fase)
1. Planes y objetivos
2. Estructura organizacional
3. Polticas y practicas
4. Sistemas y procedimientos
5. Mtodos de control
6. Formas de operacin
7. Potencial humano y elementos fsicos empleados
PLANEACIN.
Propsito estratgico: Definir el marco de actuacin de la organizacin
Factores a revisar:
Visin
Misin
Objetivos y metas
Estrategias/Tcticas
Polticas y procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte
ORGANIZACIN.
Propsito estratgico: Disear e instrumentar la infraestructura para el
funcionamiento de la organizacin
Factores a revisar:
Estructura organizacional
Divisin de funciones
Distribucin de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos de apoyo
DIRECCIN.
Propsito estratgico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestin
de la organizacin
Factores a revisar:
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos/equipos de trabajo
Manejo del stress, conflicto y crisis
Informacin y tecnologa
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
CONTROL.
Propsito estratgico: Medicin del progreso de las acciones en funcin del
desempeo.
Factores a revisar:
Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Herramientas
Calidad
FUENTES DE INFORMACION:
Son las Instancias a las que se puede recurrir para captar informacin que se
registra en P.T.,
Internas
rganos de gobierno
rganos de control interno
Socios
Niveles de organizacin
Unidades estratgicas de negocio
rganos colegiados y equipos de trabajo
Sistemas de informacin
Externas
rganos normativos (oficiales y privados)
Competidores , proveedores, clientes o usuarios actuales y
potenciales
Grupos de inters
Organizaciones lderes en el mismo giro industrial, nacionales e
internacionales que dicten normas regulatorias de calidad
Redes de informacin en el mercado global
INVESTIGACION PRELIMINAR:
En esta fase es necesario revisar la documentacin tcnica y legal, informacin del
campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad.
Para llevarla a cabo de forma adecuada es necesario tomar los siguientes criterios
Necesidad De Criterios:
1. Determinar las necesidades especificas
2. Identificar los factores que requieren atencin
3. Definir estrategias de accin
4. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que persigue
5. Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores
6. Especificar el perfil del auditor
1. Propuesta tcnica
2. Programa de trabajo
3. Asignacin de la responsabilidad
1. PROPUESTA TCNICA:
Naturaleza (tipo)
Alcance (reas)
Antecedentes (recuentos previos y mejoramientos)
Objetivos (logros pretendidos)
Estrategia (orientacin-accin-asignacin)
Justificacin (necesidad de instrumentacin)
Acciones (actividades necesarias)
Recursos (h-m-t)
Costo (recursos financieros)
Resultados (beneficios esperados)
Informacin Complementaria (material-investigacin-apoyo)
2. PROGRAMA DE TRABAJO:
Identificacin (nombre)
Responsable (s) (a cargo)
rea (universo bajo estudio)
Clave (numero progresivo)
Actividades (pasos captacin-examen informacin)
Fases (orden secuencial actividades)
Calendario (asignacin-inicio-final-cada fase)
Representacin grfica (descripcin cuadros-imgenes)
Formato (presentacin)
Reportes de avance (seguimiento)
Periodicidad (tiempos-avances-informacin).
3. ASIGNACIN DE LA RESPONSABILIDAD
DIAGNOSTICO PRELIMINAR.
EXAMEN:
Recopilacin de informacin:
Tcnicas de recoleccin
o Investigacin documental
o Observacin directa
o Acceso a redes de informacin
o Entrevista
o Cuestionarios
o Cdulas
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
TCNICAS DE RECOLECCIN:
A) Investigacin documental:
Normativa
Administrativa
Mercado
Ubicacin geogrfica
Estudios financieros
Situacin econmica
Comportamiento del consumidor
B) Observacin directa:
Revisin fsica, para conocer las condiciones laborales y clima organizacional
imperante.
D) Entrevistas:
- Saber que se quiere y tener claro el propsito y sentido
- Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo
- Concertar previamente la cita
- Atender el compromiso
- Clasificar la informacin obtenida
- Registrar la informacin por escrito en una bitcora
E) Cuestionarios:
Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
captulos con el propsito de mostrar la interrelacin y conexin entre las
diferentes reas y rubros que brinden un perfil completo de la organizacin
F) Cdulas:
Estn integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.
EVALUACIN:
Propsito
Procedimiento
Tcnicas de anlisis administrativo
Formulacin del diagnstico administrativo
PROPOSITO Y PROCEDIMIENTO:
PRESENTACION (INFORME).
Aspectos operativos
Lineamientos generales para su preparacin
Tipos de informe
General
Ejecutivo
De aspectos relevantes
Propuesta de implantacin
Programa
Mtodos
Integracin de recursos
Ejecucin del programa
Presentacin del informe
INFORME GENERAL.
Debe contener:
Responsable
Introduccin
Antecedentes
Tcnicas empleadas
Diagnostico
Propuesta
Estrategia de implementacin
Seguimiento
Conclusiones y recomendaciones
Apndices o anexos
INFORME EJECUTIVO
Debe contener:
Responsable
Periodo de revisin
Objetivos
Alcance
Metodologa
Sntesis
Conclusiones
Se realiza en 3 fases:
1. Preparacin del programa:
2. Mtodos de implementacin
3. Integracin de recursos
MTODOS DE IMPLEMENTACIN
o Instantneo
o Proyecto piloto
o En paralelo
o Parcial o por aproximaciones sucesivas
o Combinacin de mtodos
SEGUIMIENTO:
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones especficas
Criterios para la ejecucin de auditoras de seguimiento
ACCIONES ESPECFICAS
Enfocarse a cierta rea o funcin, definiendo por escrito, las acciones a seguir
en cuanto a:
- Personal
- Actividades
- Papeles de trabajo
- Tiempo
- Programas o proceso
- Avances y resultados
Hacer una revisin peridica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo, lo
cual afectara en forma directa la eficiencia de la organizacin.