03 - Tecnologia Aplicada A La Administracion PDF

TECNOLOGA APLICADA A LA ADMINISTRACIN
SEMANA 3
Operaciones Bsicas de
Excel
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 3
NDICE
OPERACIONES BSICAS DE EXCEL ....................................................................................................... 5

OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................................................................... 5
INTRODUCCIN ...................................................................................................................................... 6
1. CARACTERSTICAS DEL PROGRAMA, TERMINOLOGA Y CONCEPTOS........................................................ 7
1.1. DESCRIPCIN DE LA VENTANA DE APLICACIN .................................................................. 7
1.1.1. FICHA ARCHIVO ........................................................................................................... 8
1.1.2. BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO ......................................................... 9
1.1.3. CINTA DE OPCIONES .................................................................................................... 9
1.1.4. BARRA DE FRMULAS ............................................................................................... 12
1.1.5. REA DE TRABAJO DE EXCEL ..................................................................................... 13
1.2. DESPLAZAMIENTO DENTRO DE UNA HOJA DE TRABAJO .................................................. 15
1.3. ADMINISTRAR ARCHIVOS Y CONFIGURAR LA IMPRESIN ................................................ 17
1.3.1. LIBRO NUEVO, HOJA NUEVA, GUARDAR Y ABRIR ..................................................... 18
1.3.2. IMPRIMIR: VISTA PRELIMINAR, CONFIGURAR PGINA, HOJAS, REAS DE IMPRESIN
20
2. LIBRO DE TRABAJO ........................................................................................................................ 23
2.1. HOJA DE CLCULO ............................................................................................................. 24
2.1.1. QU ES UNA CELDA? ............................................................................................... 25
2.1.2. QU ES UN RANGO? ................................................................................................ 26
2.1.3. NOMBRE DE CELDA ................................................................................................... 26
2.1.4. SELECCIN DE RANGOS ............................................................................................. 27
2.2. TIPOS DE DATOS ................................................................................................................ 28
2.3. INTRODUCIR DATOS .......................................................................................................... 29
2.4. VALIDACIN DE DATOS ..................................................................................................... 31
2.5. EDITAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA............................................................................. 32
2.6. APLICAR FORMATOS A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS ............................................... 36
2.7. TIPOS DE OPERADORES ..................................................................................................... 40
2.8. OPERADORES MATEMTICOS, INTRODUCIR SUMAS, RESTAS, MULTIPLICACIONES Y
DIVISIONES .................................................................................................................................... 41
2.9. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES ..................................................................................... 45
3
2.10. ERRORES EN LOS DATOS ............................................................................................... 47
2.11. REFERENCIAS A CELDAS (ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS) ...................................... 48
2.12. CONSTANTES ................................................................................................................. 51
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 52
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 53
4
OPERACIONES BSICAS DE EXCEL
OBJETIVOS ESPECFICOS
Comprender el ambiente operativo de Excel y los elementos grficos que lo componen.
Reconocer los elementos fundamentales de los mens del programa Excel.
Identificar los componentes principales del rea de trabajo del programa.
Representar diferentes tipos de datos en el rea de trabajo de Excel.
Establecer reas de datos para realizar operaciones especficas en una planilla Excel.
Emplear diferentes formatos para la informacin incorporada en una planilla Excel.
Conocer los conceptos bsicos respecto de los operadores y su prioridad de uso.
Comprobar la precedencia matemtica en la operacin de datos.
Utilizar constantes, referencias absolutas, referencias relativas y mixtas en la operacin

con datos de tipo matemtico.
Comprender el uso de las funciones de ordenar y filtrar datos.
Manipular datos en la hoja de Excel a travs de la funcin de ordenar.
Clasificar datos en la hoja de Excel empleando los filtros.
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INTRODUCCIN
En esta semana se interiorizar en la configuracin, edicin y uso eficiente de la hoja de clculos
Microsoft Excel, en su versin 2010. Para esto, se presentarn varios de los conceptos bsicos para
comprender la mecnica de funcionamiento de dicho programa y, de este modo, utilizar las
herramientas y funciones de manera eficiente. Igualmente, encontrar ejemplos e imgenes del
programa con las distintas alternativas de configuracin posible, para contar con un manejo que
permita enfrentar las actividades planteadas para esta semana, y asimismo visualizar estas
potencialidades. Adems, se espera que as usted pueda investigar usos y aplicaciones en los
distintos mbitos del quehacer educativo, personal y laboral.
Recuerde que a lo largo del desarrollo terico, se presentarn pequeas situaciones ficticias, las
que servirn como marco de referencia o contexto emprico, sobre el que usted podr apreciar la
aplicabilidad de las herramientas en acciones concretas, producto del trabajo e interaccin
cotidiana del software en un mbito laboral de la administracin. Dichas situaciones las podr
distinguir por estar enmarcadas en un recuadro ubicado inmediatamente despus de un ttulo, a
modo de introduccin a un tema, facilitando su comprensin.
6
1. CARACTERSTICAS DEL PROGRAMA, TERMINOLOGA Y
CONCEPTOS
Conectando
Al rea en la que usted trabaja, llega un alumno en prcticas al que le asignan
como mentor para que usted lo ayude en su proceso de formacin y
perfeccionamiento. Una de las primeras tareas que le encomiendan es la de
generar algunos informes en Microsoft Excel.
Usted, al ver la cara del practicante, se da cuenta de

que no domina muy bien el programa en cuestin,
por lo que decide ayudarle con algunas indicaciones
bsicas. En una primera instancia, deber explicarle
en qu consiste la interfaz de Excel y el manejo de
archivos dentro de dicho programa.
Excel es una aplicacin, dentro del conjunto de programas ofimticos incluidos en Microsoft Office
2010, empleado para la realizacin de hojas de clculo. Comparte ciertas caractersticas comunes
con las dems aplicaciones, en cuanto a la organizacin de sus herramientas y metodologa de
trabajo. Es un programa orientado al trabajo con tablas con la capacidad de realizar clculos
automticos, impresin de tablas con diseos cuidados, adems de la creacin de grficos que
representen los datos obtenidos en las tablas.
1.1. DESCRIPCIN DE LA VENTANA DE APLICACIN

Una vez que se ha abierto la aplicacin, nos encontraremos con la pantalla inicial, la que contiene
varias similitudes con otras aplicaciones de la suite Office 2010.
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1.1.1. FICHA ARCHIVO
La ficha Archivo es de las fichas ms importantes y comunes en el software de la suite ofimtica de

Microsoft Office 2010. la que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Al hacer
clic en esta, se desplegar un men, en el que se pueden ver las opciones globales que ofrece esta
ficha en relacin al documento, las que incluyen las opciones de guardar, imprimir o crear un
documento nuevo.
Este men permite ver dos tipos bsicos de elementos:
Aquellos que despliegan un panel hacia la derecha, ocupando la totalidad de la

aplicacin, con mayor detalle de opciones y configuraciones, por ejemplo, las
opciones de informacin o imprimir. Estos elementos son reconocibles, pues al
pasar el mouse por encima de ellos, se mostrarn con un color de fondo verde
obscuro.
Aquellos que abren un cuadro de dilogo, tales como Abrir o Guardar

como. En este caso se podrn identificar fcilmente, porque al pasar el mouse
por encima de ellos, cambian a un color verde claro cuando se muestran.
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1.1.2. BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO
En esta barra se encuentran las funciones bsicas ms habituales al

trabajar con este programa, tales como guardar, deshacer o rehacer.
Esta barra es posible personalizarla para aadir o quitar botones a su eleccin. Solo debe hacer clic
en el ltimo botn de la derecha y aparecer un men
desplegable, con las opciones disponibles de botones.
1.1.3. CINTA DE OPCIONES
Conectando
Para que el alumno en prctica se
sienta ms confiado en la aplicacin,
usted le muestra una comparativa con
Word, pues de ese programa dispone
de mayor dominio. Esto le puede servir
de punto de partida para que su uso le
sea ms fcil y familiar.
Este es uno de los elementos ms relevantes de Excel, porque es en esta rea donde es posible
encontrar todas las opciones que le ofrece el programa. Dichas funciones estn organizadas por
fichas, las que pueden cambiar en funcin del contenido que se est trabajando. Por ejemplo, al
manipular un grfico, en la cinta de opciones tendr disponible la ficha de herramientas de grfico,
la que contiene botones especializados para editar el grfico seleccionado.
Para disponer de una mayor rea de trabajo, solo es necesario hacer doble clic sobre
cualquier ficha para que se oculte en la cinta. Esta se podr ver completamente cuando se
ejecute dicha accin.
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PERSONALIZACIN DE LA CINTA DE OPCIONES
Conectando
Una de las formas para que el practicante
no pierda de vista los comandos ms
importantes, es mediante la
personalizacin de la cinta de opciones.
De esta forma podr crear una ficha
especial para el practicante, donde este
podr encontrar las herramientas de uso
ms frecuente adaptando el programa al
gusto del usuario, facilitando as su
adaptacin.
En Excel 2010, las fichas que vienen por defecto son: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas,
Datos, Revisar y Vista. En algunos equipos, esto puede variar mostrando otras fichas con ms
opciones. Ello ocurre debido a que ciertos programas instalados en el computador son detectados
por Excel y para eso se generan esta suerte de accesos directos para facilitar su uso.
Para ejemplificar, imagnese que tiene un

computador donde est instalado el programa
Adobe Acrobat (para crear documentos PDF). En
este caso, Excel ser capaz de detectar que dicho
programa est presente en el sistema. Para esto, generar una ficha con el nombre de Acrobat y
exhibir algunas herramientas para la creacin y manejo de documentos PDF, a partir de las hojas
de clculo con las que se trabaje.
No obstante, ser posible editar esta configuracin, ocultando o inhabilitando alguna de estas
fichas mediante la opcin Men > Opciones > Personalizar Cinta; o bien mediante un clic con el
botn derecho sobre cualquier ficha y
seleccionando la opcin personalizar cinta
del men contextual.
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Comandos
disponibles en: Permite
elegir, de entre la seleccin
de comandos usados con
mayor frecuencia, aquellos
que no estn disponibles
en ninguna ficha.
Personalizar la cinta
de opciones: Esta opcin
permite seleccionar si se
desea cambiar las fichas
principales o de
herramientas.
Los cuadros ubicados a continuacin exhiben una lista de comandos o fichas que sern las que se
modifiquen en funcin de su seleccin.
En la parte inferior derecha, es posible ver que se disponga de botones para ayudar a personalizar
an ms la cinta de opciones. A continuacin, se podr revisar brevemente una descripcin de
cada uno de ellos:
Nueva pestaa: Con esta opcin es posible crear una ficha personalizada, la que quedar
al mismo nivel que las fichas de Inicio, Insertar, Frmulas, Datos, etc.
Nuevo grupo: Aqu podr crear un grupo al interior de una ficha ya existente (estndar o
personalizada).
Cambiar nombre: En este botn, podr editar el nombre de algn grupo o ficha, donde
para realizar esta accin ser necesario seleccionar el elemento y luego pulsar el botn.
Esto abrir un nuevo cuadro de dilogo, en el que se pedir que ingrese el nuevo nombre.
Restablecer: En esta opcin, podr volver al aspecto inicial que tiene Excel por defecto, sin
personalizaciones.
Botones en forma de flechas en direccin superior e inferior: Permiten organizar las
pestaas. Para esto, bastar con tener una ficha previamente seleccionada y, a
continuacin, mediante estos botones, desplazarse a lo largo del listado en la direccin
deseada.
Botones agregar o quitar: Tal como lo indica su funcin, sera la de insertar o eliminar un
comando de las fichas.
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1.1.4. BARRA DE FRMULAS
Conectando
Ahora que el practicante se siente ms cmodo con la aplicacin,

se iniciar la interiorizacin sobre las caractersticas distintivas del
programa. La primera de ellas es la barra de frmulas.
Otro elemento importante por revisar en la interfaz del programa, es la barra de frmulas. En esta,
es posible escribir o editar los datos que contendr una celda especfica y, adems, insertar las
frmulas dentro del programa.
Llegados a este punto, es necesario recordar que al interior de una celda ser posible ingresar
textos, nmeros o frmulas, para calcular un nmero o bien una prueba lgica que determine lo
que se ver al interior de la celda. Normalmente, en la celda se muestran slo los resultados de
una prueba lgica o frmula determinada.
Es importante destacar que toda frmula o prueba lgica inicia con un signo igual.
Hacia la izquierda de la barra de frmulas, se encuentran los botones de la barra de frmula, los
que aplican acciones sobre la celda seleccionada.
La X roja cancela la accin si an no se han ingresado datos. En el teclado, la

alternativa corresponde a la tecla Esc. Con todo, si ya se han ingresado los
datos, es conveniente usar el comando Deshacer.
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El visto bueno de color verde permite ingresar los datos que se han escrito en
la celda y la deja seleccionada. Con el teclado, se puede hacer lo mismo
pulsando la tecla Enter, pero a diferencia del caso anterior, queda
seleccionada la celda de abajo.
El signo funcin permite abrir un cuadro de dilogo para escoger y completar

la accin de insertar una funcin.
1.1.5. REA DE TRABAJO DE EXCEL
Conectando
Sigue repasando los elementos de la interfaz, donde ahora le

corresponde dar una mirada global del rea de trabajo.
En la imagen facilitada, es posible

apreciar la ventana para editar. Esta rea
es sobre la que se trabajar en la hoja de
clculo. Esta contendr el rea de trabajo
sobre la que se establecer las tablas que
se desarrollen. En Excel, se denomina
hoja de clculo, y est organizada en una
cuadrcula en la que en cada espacio
(celda) de dicha cuadrcula ser posible
ingresar nmeros, letras y grficos.
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Otro elemento disponible en la ventana de editar corresponde a los botones de vista, los que
permiten modificar el modo de visualizacin de la hoja de clculo, dependiendo de sus
necesidades.
Existen tres posibilidades:
Vista normal: Por lo general, est activa por defecto, y en ella se puede visualizar un
nmero ilimitado de celdas y columnas.
Vista diseo de pgina: A travs de esta visualizacin, se dividir la hoja de clculo en
pginas, a modo que se tenga una idea ms clara de cmo quedaran impresas.
Vista salto de pgina: En esta visualizacin, se muestra un resumen de la hoja de clculo,

particularmente til cuando se est trabajando y/o agregando saltos de pgina.
Es posible apreciar adems que, en el rea de trabajo, se dispone de barras de desplazamiento.

Estas tienen por objeto, como su propio nombre indica, permitir el desplazamiento a lo largo y
ancho de la hoja de manera intuitiva, ya sea desplazando la barra o bien haciendo clic sobre los
tringulos de los extremos.
Para facilitar la visualizacin de la hoja de clculo, ya sea global o bien para ver con mayor detalle
alguna celda, es posible emplear la herramienta de control deslizante del zoom. Para tener un
mayor control sobre esta herramienta, es posible utilizar el mouse haciendo clic sobre los botones
+ para aumentar (acercarse) o - para reducir (alejarse) de la hoja de clculo.
Tambin se cuenta con la barra de estado, la que exhibe informacin acerca de la hoja sobre la
que se est trabajando.
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1.2. DESPLAZAMIENTO DENTRO DE UNA HOJA DE TRABAJO
Conectando
Con tanta celda, el alumno en prctica se siente intimidado y no

sabe muy bien cmo moverse al interior de la hoja de clculo o
entre estas. Es por ello que procede a explicarle cmo desplazarse
por una hoja de clculo.
No le tomar mucho tiempo darse cuenta de que la hoja de clculo solo muestra una pequea
rea en la ventana del documento, y es muy posible que, en algn punto de su desarrollo, se
ocupe un mayor nmero de celdas que las que quedan visibles. Es por ello que resulta
fundamental saber moverse a travs de la hoja de clculo.
Para ayudarle en su desplazamiento, existe una serie de atajos que permitirn, mediante el
teclado, hacerlo de manera ms fcil y sin necesidad de utilizar ningn men.
ATAJO ACCIN
FLECHA ABAJO Celda Abajo
FLECHA ARRIBA Celda Arriba
FLECHA DERECHA Celda Derecha
FLECHA IZQUIERDA Celda Izquierda
AVPAG Pantalla Abajo
REPAG Pantalla Arriba
CTRL+INICIO Celda A1
FIN FLECHA ARRIBA Primera celda de la columna activa
FIN FLECHA ABAJO ltima celda de la columna activa
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FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Primera celda de la fila activa
FIN FLECHA DERECHA ltima celda de la fila activa
Para moverse entre hojas ser necesario utilizar la barra de etiquetas, la que por defecto muestra
solo tres hojas, dejando como activa la Hoja1.
Mediante un clic sobre alguna de estas pestaas, podr cambiar de hoja, donde adems
eventualmente se pueden crear una mayor cantidad de hojas. En caso que la cantidad de hojas no
fuese posible de ser visualizada en su totalidad al interior de la barra de etiquetas, se puede
emplear los botones situados a la izquierda.
El primer botn de izquierda a derecha, sirve para visualizar la Hoja1.
El segundo botn, en tanto, le permitir desplazarse hacia la hoja anterior a la

que tenga activa.
El tercer botn tiene por funcin avanzar hacia la hoja que se encuentra a
continuacin de la hoja activa.
El ltimo botn permite desplazarse hacia la ltima hoja.
Si la totalidad de las hojas disponibles tienen cabida en la barra, los botones no tendrn
ninguna accin asociada.
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Para el desplazamiento entre hojas, tambin se dispone de atajos en el teclado, como:
ATAJO ACCIN
CTRL+AVPAG Hoja Siguiente
CTRL+REPAG Hoja Anterior
Para cambiar el nombre de las hojas de clculo, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic con el botn derecho del mouse, sobre la ficha a la que se desea modificar el
nombre.
2. En el men desplegable, ser necesario seleccionar la opcin Cambiar nombre.
3. Podr notar que el nombre en la pestaa queda seleccionado, permitiendo la insercin de

texto, por lo que digite el nuevo nombre que desea asignar a la hoja de clculo.
4. Para finalizar, puede hacer clic en cualquier rea fuera de la pestaa para deseleccionarla y
as el nombre quedar cambiado.
Para eliminar una hoja de clculo, el proceso ser similar, en el sentido que se debe hacer clic con
el botn secundario sobre la pestaa activando el men desplegable. En ste, se deber
seleccionar la opcin eliminar, con lo que se borrar la hoja de clculo y su contenido.
1.3. ADMINISTRAR ARCHIVOS Y CONFIGURAR LA IMPRESIN
Conectando
Usted est consciente de que el alumno en prctica deber

trabajar con archivos, hacer cambios y guardarlos. Por lo que ahora
corresponde explicarle cmo administrar los archivos.
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Las funciones de administracin de archivos se encuentra disponible en la ficha archivo.
Cuando se abre Excel 2010, el programa automticamente crea un

archivo bajo el nombre temporal de Libro1. A partir de ese
momento, en este ya es posible trabajar con la hoja de clculo, pero
en algn punto ser necesario guardar el documento creado. Para
realizar esta operacin, dispone de dos vas:
Guardar: Esta opcin permite el almacenamiento de archivos.

Al hacer clic en ella, se abrir una ventana en la que se pedir
que el usuario ingrese la ubicacin donde quedar registrado
el archivo, su nombre y extensin.
Guardar como: Esta opcin permite el almacenamiento de un archivo ya existente bajo un

nombre o extensin distinta. Tambin sirve para los documentos que se guardan por
primera vez.
Si intenta cerrar un documento que no se haya guardado previamente, el programa

abrir el cuadro de dilogo Guardar como, para que el usuario defina los parmetros
de guardado.
1.3.1. LIBRO NUEVO, HOJA NUEVA, GUARDAR Y ABRIR
Cuando se abre Excel, como recordar, automticamente se inicia un nuevo libro de trabajo vaco,
aunque existe la posibilidad de crear otros nuevos documentos.
Para empezar a crear un nuevo libro de

trabajo ser necesario que siga los
siguientes pasos:
Dirjase a la ficha archivo.

Seleccionar la opcin Nuevo.
Con ello, se desplegar a la
derecha un grupo de opciones
para definir qu tipo de
documento nuevo desea crear.
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En la mayora de los casos, bastar con hacer clic sobre Libro en blanco y luego clic en
Crear.
En el caso que necesite abrir un libro de trabajo ya existente, la forma de proceder ser la
siguiente:
Se deber dirigir a la ficha archivo y hacer clic en Abrir.
Inmediatamente ver un cuadro de dilogo como el siguiente.
En esta ventana, podr navegar al interior de sus discos hasta

dar con el archivo. Una vez que lo encuentre, podr hacer clic
en el botn Abrir.
Si en la carpeta donde se est buscando un archivo hubiera muchos archivos, una

alternativa sera escribir el nombre del archivo buscado en el recuadro Nombre de
archivo. En la medida en que ingrese las letras del nombre del archivo, aparecer un
listado de coincidencias en el cuadro principal.
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1.3.2. IMPRIMIR: VISTA PRELIMINAR, CONFIGURAR PGINA, HOJAS,
REAS DE IMPRESIN
Conectando
Usted sabe que es muy importante tener conocimientos de
cmo imprimir una hoja de clculo, especialmente porque en
ocasiones ser necesario entregar informes impresos. Es por
ello que tener conocimientos de cmo hacerlo ahorrar
bastante tiempo y posibles errores.
A continuacin, sern revisadas las variadas posibilidades de generar un documento impreso a

partir de los datos trabajados en Excel 2010.
Vista diseo de pgina
Esta vista permite

visualizar el documento de
manera general antes de
imprimirlo. Para acceder a
dicha opcin ser
necesario dirigirse a la
ficha Vista y
posteriormente hacer clic
en Diseo de pgina.
Podr observar que
cambiar la visualizacin
de la hoja de clculo.
Desde esta vista, ser
posible seguir editando y
trabajando en el archivo sin mayor inconveniente, con la nica diferencia que se podr visualizar el
resultado impreso ms claramente. Si los datos ocuparan ms de una pgina, ser posible
desplazarse entre una y otra hoja, mediante las correspondientes barras de desplazamiento.
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En la medida en que se desplace con la
barra habilitada para ello, le aparecer
un pequeo cuadro informativo con la
ubicacin de la fila o columna sobre la
que se encuentre. As tambin, podr
apreciar que aparecen reglas en la
parte superior e izquierda. Esta
visualizacin se puede configurar en la ficha vista, donde podr seleccionar qu elementos desea
que estn visibles y cules no.
Configuracin de la pgina
Es importante, antes de imprimir un documento, revisar

su configuracin, para establecer los ajustes que
permitan que el resultado de la impresin sea el
adecuado. Para ello, ser necesario revisar las opciones
que ofrece la ficha diseo de pgina. Al interior de sta,
en el grupo Configurar pgina,
encontrar comandos para configurar los
mrgenes, la orientacin del papel, su
tamao, etc. Tambin existe una forma
alternativa para tener en cuenta todas las
opciones de configuracin, donde ser
necesario hacer clic en la esquina inferior
derecha del grupo y que abrir el cuadro de
dilogo Configurar pgina, el que posee
diferentes opciones agrupadas en pestaas.
Pgina
En esta pestaa, se pueden configurar las

caractersticas del papel sobre el que se
efectuar la impresin del documento. Por
ejemplo, la orientacin que tendr el
documento (vertical u horizontal) o
configurar la escala (para achicar o agrandar
nuestro documento, en relacin con la hoja
fsica en la que se imprimir).
Mrgenes
La pestaa mrgenes, tal como lo indica su

nombre, permitir configurar el margen
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superior, inferior, derecho e izquierdo de la hoja por imprimir.
Encabezado y pie de pgina
Por medio de esta pestaa podr asignar un

formato a la hoja, de manera tal que
contenga un encabezado y pie de pgina.
Esta opcin es muy til cuando se debe
imprimir tablas o cuadros de varias hojas.
Hoja
Tenemos que la ltima pestaa de este

cuadro de dilogo es la de hoja, la que
contiene opciones sobre cmo se
imprimirn los datos de Excel en la hoja de
papel.
A continuacin, revisaremos las opciones disponibles en esta pestaa.
rea de impresin: Aqu es posible indicar al programa el rango de celdas para la

impresin.
Repetir filas en extremo superior: Esta opcin permite definir como ttulo de columnas la
fila que se configure en el recuadro aplicable a cada pgina que se imprima.
Repetir columnas a la izquierda: Esta opcin permite definir como ttulo de , aquella
columna definida por el usuario en el recuadro.
Lneas de divisin: Permite imprimir las lneas divisorias de la cuadrcula de la hoja.
Blanco y negro: Esta opcin permite ahorrar tintas de color.
Calidad de borrador: Esta opcin permite impresiones rpidas de baja calidad.
Encabezados de fila y columna: Esta opcin permite imprimir los nmeros de las celdas en
la fila de la izquierda y las letras de los nombre de la columna superior.
rea de impresin
Cuando se haga clic en la opcin Imprimir, ubicada en la ficha Archivos, se desplegar sobre
la pantalla un conjunto de opciones, entre las que ser posible especificar las partes de un archivo
que se desee imprimir, pudiendo incluso seleccionar la hoja de clculo activa, el libro completo o
22
algn rea especfica. Tambin ser posible especificar el rea de impresin, cuyas opciones de
edicin se encuentran ubicadas en la seccin Configuracin, donde en el primer botn al
interior de esta seccin se podr encontrar las siguientes opciones:
Imprimir hojas activas: El

programa efectuar una
impresin de toda la
informacin de la hoja
activa.
Imprimir todo el libro: En
esta opcin, se imprimirn
absolutamente todos los
datos de todas las hojas del
libro.
Imprimir seleccin: El
programa imprimir aquellos
datos contenidos en celdas
previamente seleccionadas.
2. LIBRO DE TRABAJO
Conectando
El alumno en prctica y usted han
revisado los aspectos generales de
cmo funciona, a rasgos generales, el
programa; ahora es momento de
adentrase en lo que el programa
realmente hace: el manejo de datos. De
esta forma, usted decide iniciar su
explicacin desde lo ms general a lo
ms particular.
Cuando alguien se refiere a un libro de trabajo, en realidad se est haciendo alusin a un archivo
de Excel, esto es, todo lo que al interior de un archivo se ha realizado. En Excel 2010, los libros de
trabajo tendrn la extensin .xlsx para que pueda ser reconocido por el sistema operativo.
23
Al momento de abrir el programa, inmediatamente se generar un nuevo libro de trabajo con el
nombre temporal de Libro1, lo que se puede comprobar observando la barra superior del
programa en la seccin media.
Este nombre cambiar en la medida que se creen ms archivos durante la sesin. Por ejemplo, si
abre un nuevo libro de trabajo podr verificar que el nombre cambia por Libro2, y as
sucesivamente.
Tenga presente que el nombre de un nuevo libro de trabajo solo sirve como referencia
para identificar archivos antes de que hayan sido guardados. Por lo tanto, no implica que
este se encuentre guardado.
2.1. HOJA DE CLCULO
Conectando
Preguntas tan evidentes como, dnde se escribe?,

qu es una fila? o qu es una columna?, le
parecern muy sencillas, pero al practicante le
resultan un gran problema; por lo que considera
necesario en este caso darle una aproximacin
general al tema.
Como ya se ha comentado, un libro de trabajo consta de varias hojas, donde por defecto podr
observar que se encuentran disponibles 3 (Hoja1, Hoja2 y Hoja3), aunque el programa tiene la
capacidad para soportar hasta 255. Estas hojas se pueden visualizar en la seccin inferior de la
ventana del programa.
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Para simplificar la organizacin de sus libros de trabajo, es recomendable que todas las
hojas relativas al mismo proyecto estn contenidas en un solo libro.
La hoja de clculo es una herramienta til para el manejo de grandes cantidades de nmeros, ya
sea para realizar clculos u operaciones con ellos. En trminos prcticos, se trata de una cuadrcula
de 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
Se denomina columna a la agrupacin de celdas ubicadas verticalmente y las cuales en Excel se

pueden identificar mediante letras. En el caso de la fila, estas corresponden a la agrupacin de
celdas de manera horizontal y en Excel se identifican mediante nmeros.
Columna
Fila
Celda
2.1.1. QU ES UNA CELDA?
Como se viene diciendo, de la interseccin que surgen entre una fila y una columna surge lo que se
denomina celda, y esta recibe un nombre especfico producto de la ubicacin de la fila y la
columna respectivamente. Por ejemplo, si se intersectan la columna B con la fila 2, la celda que
resulte se denominar B2. Cuando una celda est seleccionada, ya sea a travs de un clic con el
mouse o por medio del desplazamiento a travs de las flechas del teclado, se le denominar celda
activa, y se mostrar remarcada a fin de diferenciarla del resto. Lo mismo ocurre en el caso de
tener seccionada una fila (fila activa) o una columna (columna activa).
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2.1.2. QU ES UN RANGO?
Otro concepto importante en Excel es el de rango, el que hace referencia al conjunto de dos o ms
celdas, que pueden o no estar contiguas. Este agrupamiento facilita la aplicacin de formatos,
organizacin de elementos, etc.
Los rangos suelen identificarse por las referencias (el nombre que resulta de la interseccin de filas
y columnas) de sus vrtices superior izquierdo e inferior derecho. Por ejemplo, en la imagen
podemos apreciar el rango B2:D6.
2.1.3. NOMBRE DE CELDA
Las referencias o nombres de celda se pueden visualizar en la casilla Nombre de celda, ubicada
en la esquina superior izquierda, la que siempre mostrar el nombre de la celda que est activa
(seleccionada). Una opcin no tan conocida de esta casilla es la posibilidad de asignar un nombre
distinto al generado por el sistema de coordenadas (filas/columnas), para lo que ser necesario
26
tener seleccionada una casilla (o un rango) y posteriormente ingresar el nombre que desee en la
casilla. Estos nombres no pueden contener espacios, smbolos o comenzar por un nmero.
Es posible desplazarse al interior de la hoja de clculo cuando se conoce con seguridad la celda
destino hacia la que se desea desplazar, digitando su nombre (referencia) en el cuadro de nombre
de celda y luego pulsando la tecla Intro.
2.1.4. SELECCIN DE RANGOS
Para realizar una seleccin de rangos, ser necesario:
La primera
Seleccionar celda del rango.
El puntero del
Arrastrar mouse hasta la
ltima celda.
Una alternativa a este procedimiento es utilizando el teclado. Para esto, una vez hecha la
seleccin, deber mantener
presionada la tecla MAYS, mientras
que con las teclas de flecha ampliar
la seleccin hasta lograr el rango
deseado.
En el caso de los rangos que impliquen celdas no adyacentes (contiguas), el procedimiento es el

siguiente:
27
Seleccionar Tecla Ctrl Seleccionar
La primera celda Matenerla La o las
del rango. presionada siguientes
mientras se hace celdas.
la seleccin.
Es importante considerar que una vez hecha la seleccin de una celda o rango de celdas
no adyacentes, no se podr cancelar la seleccin sin anular toda la seleccin.
2.2. TIPOS DE DATOS
Conectando
Ahora que el alumno en prctica ya tiene una

idea de cmo funciona la interfaz del
programa, es momento de avanzar y
adentrarse en materia revisando la forma de
trabajar con los datos.
Existen dos grupos de datos que se pueden ingresar en una hoja de clculo: valores constantes y
frmulas.
Valores constantes
Son aquellos que se insertan directamente en la celda. Estos datos pueden consistir en nmeros,
fecha, hora o texto.
28
En cuanto a los nmeros, es posible ingresar los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . . El signo (+) delante de un nmero se ignora, pero en el caso de los
nmeros negativos es necesario incluir delante de ellos el signo (-). Excel tambin interpretar
como negativo aquellos nmeros entre parntesis (), lo cual se acostumbra a realizar en
contabilidad.
Si se inserta el smbolo % al final de un nmero, el programa lo convertir automticamente en

smbolo de porcentaje.
El programa organizar por defecto siempre los nmeros con alineacin a la derecha al interior de
una celda.
Con respecto al texto, una celda soporta hasta 16.000 caracteres de texto. Si este no cabe al
interior de la celda, Excel utilizar las celdas contiguas para permitir su visualizacin; sin embargo,
el contenido siempre se mantendr en la primera celda. El programa asignar por defecto al texto
la alineacin a la izquierda al interior de la celda.
Frmulas
Este es otro tipo de datos que se puede ingresar en una celda, y est compuesta por una secuencia
formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones y operadores. Se
trata de una tcnica bsica para el anlisis de datos. Es posible desarrollar mltiples operaciones
con aquellos datos de las hojas de clculo.
2.3. INTRODUCIR DATOS
Conectando
Lo primero que deber revisar el

alumno en prctica es el ingreso de
datos, as que usted intentar
explicarle paso a paso el proceso.
29
Al interior de la hoja de clculo, encontramos las celdas, las que son el elemento bsico de trabajo.
En ellas, es posible ingresar texto, nmeros o frmulas, para lo cual deber seguir los siguientes
pasos.
Ubique el cursor sobre la celda en la que se ingresarn los datos.

Al hacer clic sobre ella, se mostrar como celda activa.
Teclee los datos que desee ingresar en la celda.
La informacin que ingrese podr ser visualizada simultneamente en dos lugares: en la
celda activa y en la barra de frmulas.
El ingreso de datos finaliza ante cualquiera de los siguientes tres eventos:
o Tecla Intro: al pulsar esta tecla, se valida el valor insertado y adicionalmente la celda
activa se desplazar a la celda inmediatamente debajo de la celda en la que se
ingresaron los datos.
o Teclas de flecha: cumplen la misma funcin que la tecla Intro, pero el movimiento
final de la celda activa depender de la direccin de la flecha que se pulse.
o Botn de aceptacin: es el botn con forma de visto bueno, a un costado de la barra
de frmulas, donde al hacer clic sobre el mismo se ingresar la informacin, pero la
celda activa no se desplazar a ningn lugar .
En algunos casos, es posible que se ingrese mal una frmula. Para estas situaciones, el
programa dar un aviso con informacin sobre el posible error. Siempre ser
recomendable que se lea detenidamente esta informacin, para hacer las correcciones
pertinentes.
Es posible que al ingresar texto al interior de una celda, necesite que dicha celda contenga varias
lneas en su interior. En estos casos, lo recomendable ser utilizar la combinacin de teclas Alt +
Intro, para agregar un salto de lnea.
30
2.4. VALIDACIN DE DATOS
Conectando
Una vez ingresados los datos, es posible que se desee validarlos,

incluso quizs pueda ser necesario incorporar alertas para avisar
del ingreso errado de algn dato.
La validacin de datos es el proceso que permite tener seguridad de que los valores introducidos
en la celda son los adecuados, pudiendo incluso aparecer un mensaje de advertencia o de error.
Para aplicar una validacin de datos a una celda, se debern seguir los siguientes pasos:
Primero deber seleccionar la celda

sobre la que quiera efectuar la
validacin.
Posteriormente, deber dirigirse a la
ficha datos, luego hacer clic sobre el
comando validacin de datos. Esta
opcin permitir escoger entre la
alternativa de marcar los errores con
crculos, o bien borrarlos de la validacin.
Al hacer clic en la primera opcin (validacin de datos), podr observar que se abre un
cuadro de dilogo de validacin de datos, el que presenta varias opciones.
31
Al interior del criterio de validacin, es posible indicar la condicin para que el dato sea correcto.
Al interior de la lista permitir se encuentran las siguientes alternativas:
Cualquier valor. Fecha.

Nmero entero. Hora.
Decimal. Longitud de texto.
Lista. Personalizada.
Por ejemplo, si selecciona la opcin nmero entero, el programa solamente considerar nmeros
enteros en la celda seleccionada, arrojando error si el usuario intenta ingresar un nmero decimal.
La opcin Datos permitir restringir los valores de la celda seleccionada. Por ejemplo, ser
posible indicar que estos valores se encuentren entre 3 y 9.
La opcin Lista permitir definir una lista de valores, para que el usuario seleccione algunos de
los valores disponibles en dicha lista. Se mostrar un recuadro con la opcin de origen, donde se
deber ingresar los distintos valores separados por el signo ; (punto y coma).
En la pestaa Mensaje de entrada del cuadro validacin de datos es posible incluir un mensaje
que aparecer al acceder a la celda. Esta opcin es muy til para alertar al usuario del tipo de
datos que se espera que ingresen en la celda.
En la pestaa Mensaje de error, tal como su nombre lo indica, es posible definir un mensaje
personalizado, en el supuesto que el usuario ingrese un dato errado.
2.5. EDITAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Conectando
El alumno en prctica ha logrado ingresar informacin a una celda

y realizar su validacin. Ahora es momento de que aprenda cmo
modificar los datos al interior de una celda.
32
Para borrar el contenido de una celda, ser necesario seguir los siguientes pasos:
Seleccione la celda, cuyo contenido desee borrar.

Luego, se deber dirigir a la ficha Inicio, y posteriormente
hacer clic sobre el comando Borrar.
Si hace clic sobre el tringulo ubicado a un costado del
botn, podr revisar que dispone de ms opciones de
borrado. Seleccione la opcin Borrar contenido.
Una alternativa a este procedimiento es usando la tecla borrar, para lo cual bastar con
seleccionar el contenido de la celda y luego pulsar la tecla Retr.
Para borrar el contenido de varias celdas, puede utilizar la opcin de la tecla Delete (o suprimir).
En el caso desee borrar no solo el contenido, sino que la celda completa, podr hacerlo
seleccionando en primer lugar las celdas por eliminar y luego, en la cinta de opciones, en la ficha
Inicio, hacer clic sobre el comando eliminar. El espacio que dejen las celdas eliminadas ser
reemplazado por las celdas que se encuentren inmediatamente debajo, las que se desplazarn
hacia arriba.
Copiar y pegar el contenido de una celda
La accin de copiar y
pegar el contenido de
una celda determinada
ser muy til cuando se
necesite duplicar el
contenido de una celda,
de manera tal que se conserve su formato. Para realzar dicha accin, ser necesario tener
seleccionadas las celdas que se deseen copiar, para posteriormente hacer clic en el comando
copiar ubicado en la ficha inicio > grupo propiedades > copiar. Al realizar esta accin, podr
distinguir que cambian los bordes de las celdas.
Posteriormente, ser necesario seleccionar la celda o celdas donde se desea pegar el contenido y,
finalmente, desplazarse nuevamente a la ficha inicio > grupo propiedades, pero en esta ocasin se
deber hacer clic sobre pegar.
33
En el caso que desee cortar y pegar una celda, es decir, mover el contenido eliminndolo de su
posicin original, el procedimiento consistir en seleccionar la o las celdas que desee cortar, para
luego en la ficha inicio> grupo portapapeles, hacer clic sobre el comando cortar y seleccionar el
lugar de la celda de destino, y finalmente hacer clic en el comando pegar ubicado en el grupo
propiedades de la ficha inicio.
Fuente
En Excel 2010, es posible cambiar la apariencia de una tabla u hoja de clculo mediante la edicin
de los estilos de los datos que la componen. Para lograr esto, el programa dispone de dos vas
principales: empleando los comandos de la cinta de opciones, o bien mediante los cuadros de
dilogo que posee cada grupo.
Para acceder a las configuraciones disponibles en el cuadro de

dilogo, ser necesario que se dirija a la ficha inicio > grupo
fuente, y luego hacer clic en el icono de la seccin inferior
derecha.
Esto permitir el acceso a un cuadro de dilogo denominado formato de celdas, del cual le
interesar la pestaa de fuentes.
En este cuadro, encontrar todas las

opciones ya estudiadas, como
fuente, estilo, tamao, subrayado,
color y efectos. Estas opciones estn
disponibles tambin en la cinta de
opciones.
Alineacin
Esta opcin permitir asignar un

formato a los datos de las celdas, de
manera que se orienten o alineen de
la manera deseada.
Para acceder a este cuadro de

dilogo, ser necesario hacer clic en
el icono de ms opciones del grupo alienacin, ubicado en la ficha inicio.
34
Dentro de las opciones disponibles,
encontrar algunas como las
siguientes:
Alineacin del texto

horizontal: Esta opcin
permitir alinear el
contenido de las celdas
seleccionadas de manera
horizontal, es decir,
respecto del ancho de la
celda.
Alineacin del texto

vertical: En esta opcin, el
contenido se alinear de
manera vertical, esto es, respecto de la altura de la celda. Esta configuracin solo ser
relevante si la altura de las filas es mayor que del tamao inicial.
Orientacin: Esta opcin facilitar el cambio del ngulo del contenido de las celdas. Excel
2010 ajusta automticamente el tamao de la altura de la fila, de manera que se logre una
adaptacin en funcin del contenido.
Ajustar texto: Excel, por defecto, utiliza las celdas contiguas para mostrar un texto que no
cabe completamente dentro de su propia celda. Esta opcin permitir que el contenido
modifique las dimensiones de la celda, de manera que se pueda ver en su totalidad.
Reducir hasta ajustar: Esta opcin permitir modificar el tamao de la fuente, de manera
que se reduzca hasta que se pueda visualizar dentro de la celda.
Combinar celdas: Esta opcin fusiona varias celdas en una.
Direccin del texto: Esta opcin permite cambiar el orden de lectura del texto al interior
de la celda. Se utiliza para lenguajes que poseen un orden de lectura distinto al occidental
(ejemplo: hebreo, rabe, etc.).
35
2.6. APLICAR FORMATOS A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS
Conectando
Ahora que el alumno en prctica ya cuenta con ciertas nociones

de cmo editar los datos al interior de una celda, el paso
siguiente ser construir una pequea tabla, para lo que ser
necesario dar formato a varias celdas.
Bordes
La edicin o creacin de lneas en los bordes de una celda permite cambiar la apariencia de los
datos de una hoja de clculo. En este caso, los pasos para asignar lneas en los bordes son los
siguientes:
En primer lugar, ser necesario seleccionar el rango de celdas sobre el que se aplicarn los
bordes.
Luego, seleccione la ficha de inicio, y en ella haga clic sobre el icono de opciones
adicionales del grupo fuente.
Posteriormente, se abrir un cuadro de dilogo con las opciones disponibles para la
aplicacin de bordes.
Cualquier opcin que se seleccione,

se reflejar en el rea borde a modo
de previsualizacin.
Opcin de preestablecidos:
Permite aplicar en su
seleccin las opciones de
Ninguno, Contorno, e i
Interior, lo que se puede
entender mediante el icono
que incluye cada opcin.
36
Borde: Este recuadro contiene configuraciones ms detalladas de la aplicacin de lneas al
borde.
Estilo: Permite elegir un estilo de una lista de opciones.
Color: Permite seleccionar un color para las lneas.
Rellenos
Una alternativa interesante para personalizar una tabla o conjunto de datos, es la utilizacin de
rellenos. Para ello, se debern seguir los siguientes pasos una vez que tenga seleccionadas las
celdas sobre las cuales va a aplicar esta opcin.
1. Seleccione la ficha Inicio, luego haga clic sobre el icono de opciones adicionales del
grupo fuente.
2. Haga clic sobre la pestaa relleno.
En la opcin Color de fondo, podr elegir un color de fondo para las celdas seleccionadas.
Con el Color de trama, se acceder a un listado desplegable que ofrecer opciones de estilo de
trama.
37
Copia rpida de formato
Cuando el desarrollo de algunos de sus trabajos incluya varias tablas, es probable que desee o
necesite que se mantenga un formato unificado para mantener la coherencia visual. Es por ello
que en Excel 2010 se dispone de la copia rpida de formato, que permitir copiar los atributos de
color, fuente, relleno, bordes, etc. A continuacin, se revisar cmo se aplica.
1. Comience por seleccionar la celda con el formato por copiar.

2. Posteriormente, en la ficha de inicio, se deber seleccionar el comando copiar formato
ubicado en el grupo Portapapeles.
3. Luego, podr observar que al mover el cursor por la hoja de clculo, el cursor ha adquirido
la siguiente forma .
4. Seleccione la celda o conjunto de celdas en donde aplicar el formato.
Formato de valores numricos
Excel permite la modificacin de la visualizacin del contenido numrico de una celda, para ello
siga atentamente los siguientes pasos.
Seleccione el rango de celdas sobre las cuales dese

aplicar el formato numrico.
En la ficha inicio > grupo nmero, haga clic sobre el
icono de opciones adicionales, ubicado en la parte
inferior derecha del grupo.
Ahora podr ver el cuadro de dilogo Formato de
celdas, donde ser necesario hacer clic en la pestaa Nmero para revisar las
siguientes opciones en el listado,
a continuacin de categora:
o General: Este es el formato

por defecto que trae Excel, el que
admite enteros, decimales y
nmeros en forma exponencial.
o Numero: Permite especificar
opciones de la cantidad de
decimales o el separador de
millares, y la forma de visualizar
los nmeros negativos.
38
o Moneda: Permite seleccionar el nmero de decimales, adems del smbolo monetario y la
forma de visualizar los nmeros negativos.
o Contabilidad: Permite la alineacin de los smbolos de moneda y las comas en una
columna.
o Fecha: Permite escoger entre diversos formatos de fecha.
o Hora: Permite escoger entre diversos formatos de hora.
o Porcentaje: Permite visualizar los nmeros de una celda, como porcentajes; para lo cual se
multiplica el valor de la celda por 100 y luego se le agrega el smbolo %.
o Fraccin: Esta opcin permite la seleccin de nueve formatos de fraccin.
o Cientfica: Permite escoger el nmero de decimales.
o Especial: Sirve para algunos formatos especficos, por ejemplo, cdigo postal, nmero
telefnico, etc.
o Personalizada: Permite crear un nuevo formato.
En la cinta de Opciones de formato se disponen de una serie de comandos, a modo de acceso

directo a algunas de las funciones mencionadas.
Este botn permitir convertir los nmeros contenidos en una celda al

formato moneda (cuyo smbolo depender de cmo se define el tipo de
moneda en la configuracin regional de Windows). Encontrar ms opciones
haciendo clic en el tringulo ubicado a un costado.,.
Comando para la aplicacin de formato de porcentaje (el contenido de la

celda se multiplicar por 100 y se aade el smbolo %).
Formato millares (incluye separador de miles y cambio de alineacin).
Comando para quitar un decimal.
Comando para aadir un decimal.
39
2.7. TIPOS DE OPERADORES
Conectando
El alumno en prctica ya domina cmo
mostrar los datos editando estilos y
formatos, por lo que ahora usted
determina que es momento de
empezar a trabajar directamente con
los datos. Para esto, es necesario que el
practicante comprenda la estructura de
estos.
Para el desarrollo de una frmula, se dispone de varios tipos de operadores, los que se pueden
agrupar en las siguientes categoras:
Operadores aritmticos: Tiene como finalidad el desarrollo de operaciones matemticas

bsicas, por ejemplo: + - * / % ^.
Operadores tipo texto: Sirven para concatenar celdas que contienen datos de tipo texto.
Operadores relacionales: Estos operadores permiten comparar valores y el resultado de

ellos es de carcter lgico (verdadero / falso), por ejemplo: < > = <= >= <>.
Operadores de referencia: Estos operadores ayudan a combinar dos o ms referencias

con el objetivo de crear una sola. Existen tres tipos, los cuales a continuacin se explicarn
y ejemplificarn, para dar ms claridad sobre este tema.
Operadores de referencia
Nombre Operador Descripcin
: Rango Crea un rango a partir de dos celdas.
(B2:E3).
; Unin Crea un rango resultante de la unin de dos rangos.
(B2:E3;F1:H5).
(espacio) Interseccin Crea un rango con las celdas comunes de dos rangos.
(B2:E3 F1:H5).
40
2.8. OPERADORES MATEMTICOS, INTRODUCIR SUMAS, RESTAS,
MULTIPLICACIONES Y DIVISIONES
Conectando
Una vez dominada la estructura, usted considera que el alumno

en prctica ya puede empezar a practicar con operaciones
matemticas bsicas.
Existen dos alternativas para realizar operaciones bsicas de matemticas. La primera consiste en
desarrollar la frmula ingresando los parmetros directamente en la barra de frmulas. Para esto
ser necesario conocer un poco de la sintaxis de la frmula en cuestin. Resulta pertinente saber
que toda frmula que se escriba en esta barra
debe comenzar con un signo = para que se
reconozca como tal.
Otra opcin es utilizar funciones, para lo cual

se deber hacer clic sobre el botn de
funciones ubicado a un costado de la barra de
frmulas. Esto abrir un cuadro de dilogo
con opciones predefinidas de frmulas.
Dependiendo de la seleccin que se haga, la
ventana ofrecer herramientas para
desarrollar la frmula en cuestin.
Este cuadro de dialogo ofrecer la alternativa

de un primer recuadro ubicado en la parte
superior, en el que se podr buscar una
funcin especfica. A continuacin, se
encuentra un men desplegable en el que es
posible filtrar las bsquedas, seleccionando el
tipo de categora de la funcin y, posteriormente, en un recuadro ms abajo, se mostrarn los
resultados. Al seleccionar alguna de las funciones del listado, podr observar bajo este recuadro
un texto que indicar la sintaxis (estructura) de esa funcin.
41
Funcin suma
Seleccionando en la categora Todas, en el listado de funciones, podr observar que se listarn

todas las funciones disponibles. Dentro de este listado, seleccione el de Suma, donde si hace clic
en aceptar, se abrir otro cuadro de dilogo.
El cuadro de dilogo de argumentos de la

funcin permitir ubicar y organizar, al interior
de la funcin, los parmetros necesarios para
efectuar el clculo. Por defecto la aplicacin le
pedir dos parmetros o datos, donde al hacer
clic en el primer parmetro (Nmero 1) el
programa exigir adems definir la primera
celda por sumar (haciendo clic sobre la celda), o
alternativamente podr hacer una seleccin
mltiple haciendo clic y arrastrando el mouse
sobre el conjunto de celdas deseado. En el caso
que haya seleccionado solo una celda en el
cuadro Nmero 1, deber seleccionar un
segundo parmetro en el Nmero 2, haciendo
clic sobre la celda indicada (puede incluir ms
nmeros en su funcin). Una vez definidos los
parmetros de la suma, podr hacer clic sobre el
botn Aceptar y quedar aplicada la funcin.
Otra forma de sumar en Excel es ingresando

directamente la funcin en la celda donde se
mostrar el resultado. Esto es equivalente a ingresar los datos en la barra de frmulas. Para ello
ser necesario, en primera instancia, anteponer el signo igual (=). Posteriormente, deber
introducir las referencias de las celdas a sumar, seguida de un signo ms (+), o bien haciendo un
clic en las celdas que se desea sumar intercalndoles dicho signo.
En este caso, es posible utilizar una tercera alternativa, empleando el comando Autosuma,
ubicado en la ficha inicio > grupo modificar.
42
Funcin resta
La aplicabilidad de la funcin resta es similar al proceso y variantes explicados, con la salvedad

evidente del cambio de signo.
Para escribir la funcin en la barra de funciones, ser necesario anteponer el signo =, luego deber
ingresar la referencia (nombre de celda) mediante un clic en la celda deseada, o bien escribiendo
directamente la referencia. Incluso es posible hacer una combinacin entre ambos mtodos.
Funcin multiplicar
Para esta funcin, se aplicar el mismo procedimiento descrito, el que se puede secuenciar en los
siguientes pasos:
43
1. Active la celda donde se implementar la funcin.
2. Inicie la misma con el signo =.
3. Escriba directamente en la celda (o barra de funcin) la referencia de la celda que
contiene el primer valor por considerar.
4. Aada el signo de multiplicacin *.
5. Escriba la referencia de celda del ltimo valor por considerar.
6. Presione la tecla Enter.
Funcin divisin
Para desarrollar una funcin de divisin, se debern aplicar los pasos descritos reemplazando el
signo respectivo por el de la divisin (/). Por ejemplo, los pasos por seguir en una funcin de
divisin ingresada directamente en la celda, sern los siguientes:
1. Active la celda en la que se calcular la operacin.

2. Parta la funcin mediante el signo =.
3. Ingrese la referencia de la celda que contendr la primera cantidad a considerar.
4. Ingrese el signo de divisin /.
5. Ingrese la referencia de la celda que contendr el ltimo valor por considerar.
6. Pulse la tecla Enter.
44
2.9. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES
Conectando
En trminos profesionales, usted tiene claro que el programa de

Excel permite hacer varias operaciones matemticas en una sola
frmula, pero antes de revisarlo es necesario explicarle al alumno
en prctica el concepto de prioridad de los operadores.
Cuando existen varias operaciones en una misma expresin, individualmente cada una de estas
partes se evalan y se resuelven en un orden especfico. Este orden es conocido como prioridad de
los operadores, en la que mediante parntesis es posible modificar el orden de prioridad, porque
los operadores ubicados al interior de un parntesis siempre sern ejecutados antes que los
operadores que se encuentren fuera. No obstante, al interior de un parntesis se mantiene la
prioridad de los operadores.
Ejemplo:
Se deben adquirir dos maquinarias en Alemania. Ambas tienen un valor de 2000 , y el

euro tiene un valor de 751,34 pesos. Para calcular el valor en pesos, la frmula sera la
siguiente =2000*751,34; esto arrojar el valor de una sola mquina, as que el siguiente
paso ser multiplicar ese valor en pesos por la cantidad de mquinas por comprar.
Utilizando el parntesis, se podr definir qu operacin matemtica se realizar
primero. En este caso, el clculo del valor en pesos tiene la prioridad, y posteriormente
el clculo por la cantidad de maquinaria, por lo que la frmula final debiese quedar de la
siguiente forma:
=(2000*751,34)*2
Las operaciones que incluyen operadores de ms de una categora, utilizan la prioridad de los
operadores para discriminar y resolver, en primer lugar, los operadores aritmticos; en segundo
orden los operadores de comparacin, y finalmente los operadores lgicos.
45
Los operadores aritmticos, al igual que los lgicos, se resuelven en el siguiente orden de prioridad
(de mayor a menor):
Exponenciacin (^).
Not Negacin (-).
And Multiplicacin (*).
Divisin (/).
Adicin (+).
Sustraccin (-).
Concatenacin de caracteres (&).
Para el caso de las multiplicaciones y divisiones al interior de la misma expresin, el orden de

prioridad se aplica segn como estn escritas de izquierda a derecha. Este mismo principio se
aplica para las adiciones y sustracciones en una misma expresin.
El caso del concatenador de cadenas de caracteres es una excepcin, puesto que no se trata de un
operador aritmtico. Sin embargo, tiene prioridad respecto a los dems operadores de
comparacin.
Los operadores de comparacin, en cambio, poseen igualdad de prioridad, y su orden de

resolucin se define por el orden en que estn escritos al interior de la frmula, de izquierda a
derecha. Estos operadores son los siguientes:
Igualdad (=).
Desigualdad (<>).
Menor que (<).
Mayor que (>).
Menor o igual que (<=).
Mayor o igual que (>=).
46
2.10. ERRORES EN LOS DATOS
Al momento de ingresar una frmula en una celda, existe la posibilidad de que el programa
encuentre un error en el planteamiento y muestre un aviso.
Este aviso se manifestar en un cuadro de

dilogo, como el que se muestra a
continuacin.
Estos cuadros de dilogo ofrecen,

mediante un mensaje, una posible
correccin al error, la que usted puede
aceptar o rechazar.
Otra forma de observar que existe un error, sin que se muestre el cuadro de dilogo, es mediante
una marca en la esquina superior izquierda de la celda.
Al hacer clic sobre esta marca se mostrar un cuadro.
Este cuadro permitir obtener mayor informacin y,

dependiendo del tipo de error, despus de hacer clic en l,
ser posible encontrarse con la informacin contenida en
la imagen (tenga presente que este es slo unos de los
posibles errores que se muestra, pudiendo cambiar el
men desplegable).
El cuadro de la imagen indica que existe una incoherencia

en la frmula, pero adems, presenta varias alternativas en las que es probable que la frmula en
la celda no posea el mismo aspecto que las dems frmulas que se encuentran inmediatamente al
lado. Por ejemplo, que esta celda contenga una resta y todas las dems celdas que la rodean
contengan una suma. Si de todas formas no se identifica el error, se podr hacer clic sobre la
opcin Ayuda sobre este error.
En caso que se desee hacer una comprobacin de la frmula para obtener informacin por si es
necesario modificarla, es posible utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Pero si
considera que la frmula est bien planteada, podr seleccionar Omitir error para eliminar la
marca en la esquina de la celda.
47
Es posible que al introducir una frmula se visualice como contenido de la celda #TEXTO. TEXTO se
refiere a un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. A continuacin, revisaremos
los ms recurrentes.
Error Descripcin
##### Se muestra este error cuando el ancho de la columna no permite mostrar el
contenido completo, o cuando se utiliza una fecha u hora negativa.
#NUM! Este aviso indica que se introdujo un tipo de argumento u operando incorrecto
(por ejemplo, una suma de textos).
#DIV/0! Este aviso muestra que se ha dividido un nmero por cero.
#NOMBRE? Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A Un valor de una funcin o frmula no est disponible.
#REF! La referencia de una celda es invlida.
#NUM! Se han ingresado en una frmula o funcin valores numricos no vlidos.
#NULO! Este error se muestra cuando se ha especificado una interseccin de dos reas
que no se intersectan.
Para este tipo de error, la celda tambin exhibir la marca en la esquina superior izquierda.
2.11. REFERENCIAS A CELDAS (ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS)
Conectando
Otro concepto que usted sabe que es

muy til en el uso de frmulas, es la
propiedad de fijar ciertos parmetros,
por lo cual se da la tarea de explicar al
practicante las referencias a celdas.
48
Las referencias corresponden a enlaces a otras celdas, por ejemplo, cuando se escribe
=SUMA(A1;B1). Esta frmula se referir a una suma entre los contenidos de las celdas A1 y B1
respectivamente. No obstante, existen tres formas de plantear una referencia (relativa, absoluta y
mixta).
Referencia relativa
En este tipo de opcin que Excel aplica por defecto, la referencia de una fila y columna se modifica
si se copia la frmula en otra celda. Esto quiere decir que se adapta a su entorno, pues la
referencia se construye con respecto a la distancia entre la frmula y las celdas que forman parte
de la frmula.
Ejemplo:
A B
1 15 20
2 =A1+2 30
3
Si se copia la celda A2 en B3, lo que se estar haciendo es copiar una columna hacia la derecha y
una fila hacia abajo. Esto provocar que la frmula cambie por =B2+2.
De esta forma, habr variado la referencia que exista de la celda A1, y al ser copiada una columna
hacia la derecha, se incrementar el nombre de la columna en uno, o sea, en lugar de A quedar
como B.
Al ser copiada una fila hacia abajo, la ubicacin se incrementar tambin en una unidad, pasando
de 1 a 2.
En definitiva, la copia de la frmula de la cerda resultar en =B2+2, a fin de mantener la lgica de

la celda, aadiendo 2 unidades al contenido de la celda superior.
Referencia absoluta
En este caso, las referencias de filas y columnas no son modificadas si se copia una frmula desde
una celda a otra, quedando fijas las referencias a una celda en particular.
49
Tomemos el siguiente ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
3
Si se realiza una copia de la celda A2 en B3, a diferencia del caso anterior, no variar la frmula en
B3 y la celda quedar con la frmula =$A$1+2. Esto es debido a que delante del valor de columna y
de fila se encuentra el signo $, el que fija la ubicacin de la celda.
Referencia mixta
Es posible hacer una combinacin entre las dos referencias mencionadas, quedando por ejemplo
con fila relativa y columna absoluta, o viceversa.
Ejemplo 1:
A B
1 15 20
2 =$A1+2 30
3
Para este caso, si se copia la celda A2 en la ubicacin B3, al haber un signo $ delante de la
columna, aunque la copia se efecta una columna ms a la derecha, sta no variar. Sin embargo,
al no estar presente el signo $ delante de la fila, este parmetro s sufrir cambio, obtenindose un
valor de 2 en lugar de 1, y quedando finalmente como =$A2+2.
Ejemplo 2:
A B
1 15 20
2 =A$1+2 30
3
Nuevamente, si se efecta la copia de la celda A2 en B3, el signo $ delante de la fila determinar

que aunque se copie una fila hacia abajo, sta no variar. Sin embargo, al carecer de signo $
delante de la columna, al copiarse una columna ms a la derecha, el valor de sta cambiar a B en
lugar de A, y entregar como resultado la siguiente frmula: =B$1+2.
50
2.12. CONSTANTES
Se define como constante aquel elemento que siempre tendr el mismo valor. Es posible crear una
constante sin necesidad de utilizar alguna celda de la hoja de clculo, donde stas pueden ser del
tipo numrico o de texto.
Para crear una constante, ser necesario dirigirse a la

ficha de frmulas > grupo nombre definidos >
administrador de nombres > clic en botn nuevo, lo
que abrir el cuadro de dialogo Nombre nuevo.
En la opcin Nombre, se deber ingresar el nombre que se le quiere asignar a la

constante.
En la opcin Hace referencia a, se ingresar el valor de la constante, omitiendo el signo
=.
Finalmente, se deber hacer clic en el botn Aceptar.
De esta manera, es posible crear frmulas con nombres, sin necesidad de ocupar alguna celda
para guardar esa frmula. En este caso, s es necesario consignar el signo = al interior del campo
Hace referencia a:. De esta manera, la frmula estar lista para su uso.
51
En el caso de las frmulas ya creadas en alguna celda, es posible otorgarles un nombre mediante
los pasos ya revisados, con la salvedad que en el campo Hace referencia a:, ser necesario
establecer claramente dnde se ubica la frmula. Para esto, se utiliza la siguiente nomenclatura:
=Hojadondeseencuentra!Celda
Finalmente, para trabajar con la frmula creada, solo ser necesario hacer referencia a ella desde
otra celda, de la siguiente forma:
=nombreformula
Por ejemplo, si se ingresa la formula =SUMA(A1:A9) en la celda B1 y se le asigna a la celda el

nombre Sumar , posteriormente en la celda D1 podr escribir simplemente =Sumar y se aplicar
la operacin de la frmula definida entre la celda D1 y D9.
COMENTARIO FINAL
Microsoft Excel es un programa que constituye un estndar en la industria del software de
ofimtica. Por ello la importancia de comprender los conceptos, caractersticas y potencialidades
que ofrece dicha herramienta. Cualquier persona vinculada al rea de administracin (en
cualquiera de sus variantes) se vincular con este tipo de programas, o al menos compartir
archivos de este tipo.
Este documento es una primera aproximacin a las distintas caractersticas que el programa
posee, para as dominar sus funcionalidades bsicas y sentar las bases para una profundizacin
an mayor de las caractersticas y funcionalidades en las siguientes semanas de estudio.
52
REFERENCIAS
Microsoft Excel (s/f). Soporte tcnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/es-
mx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2014). Operaciones Bsicas de Excel. Tecnologa Aplicada a la Administracin. Semana 3.
53
54

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TECNOLOGA APLICADA A LA ADMINISTRACIN

OPERACIONES BSICAS DE EXCEL ....................................................................................................... 5

Reconocer los elementos fundamentales de los mens del programa Excel.

Identificar los componentes principales del rea de trabajo del programa.

Representar diferentes tipos de datos en el rea de trabajo de Excel.

Emplear diferentes formatos para la informacin incorporada en una planilla Excel.

Conocer los conceptos bsicos respecto de los operadores y su prioridad de uso.

Comprobar la precedencia matemtica en la operacin de datos.

Utilizar constantes, referencias absolutas, referencias relativas y mixtas en la operacin

Comprender el uso de las funciones de ordenar y filtrar datos.

Manipular datos en la hoja de Excel a travs de la funcin de ordenar.

Clasificar datos en la hoja de Excel empleando los filtros.

Usted, al ver la cara del practicante, se da cuenta de

1.1. DESCRIPCIN DE LA VENTANA DE APLICACIN

La ficha Archivo es de las fichas ms importantes y comunes en el software de la suite ofimtica de

Este men permite ver dos tipos bsicos de elementos:

Aquellos que despliegan un panel hacia la derecha, ocupando la totalidad de la

Aquellos que abren un cuadro de dilogo, tales como Abrir o Guardar

En esta barra se encuentran las funciones bsicas ms habituales al

1.1.3. CINTA DE OPCIONES

Para ejemplificar, imagnese que tiene un

Ahora que el practicante se siente ms cmodo con la aplicacin,

La X roja cancela la accin si an no se han ingresado datos. En el teclado, la

El signo funcin permite abrir un cuadro de dilogo para escoger y completar

1.1.5. REA DE TRABAJO DE EXCEL

Sigue repasando los elementos de la interfaz, donde ahora le

En la imagen facilitada, es posible

Existen tres posibilidades:

Vista salto de pgina: En esta visualizacin, se muestra un resumen de la hoja de clculo,

Es posible apreciar adems que, en el rea de trabajo, se dispone de barras de desplazamiento.

Con tanta celda, el alumno en prctica se siente intimidado y no

FLECHA ARRIBA Celda Arriba

FLECHA DERECHA Celda Derecha

FLECHA IZQUIERDA Celda Izquierda

AVPAG Pantalla Abajo

REPAG Pantalla Arriba

FIN FLECHA ARRIBA Primera celda de la columna activa

FIN FLECHA ABAJO ltima celda de la columna activa

FIN FLECHA DERECHA ltima celda de la fila activa

El primer botn de izquierda a derecha, sirve para visualizar la Hoja1.

El segundo botn, en tanto, le permitir desplazarse hacia la hoja anterior a la

El ltimo botn permite desplazarse hacia la ltima hoja.

2. En el men desplegable, ser necesario seleccionar la opcin Cambiar nombre.

3. Podr notar que el nombre en la pestaa queda seleccionado, permitiendo la insercin de

1.3. ADMINISTRAR ARCHIVOS Y CONFIGURAR LA IMPRESIN

Usted est consciente de que el alumno en prctica deber

Cuando se abre Excel 2010, el programa automticamente crea un

Guardar: Esta opcin permite el almacenamiento de archivos.

Guardar como: Esta opcin permite el almacenamiento de un archivo ya existente bajo un

Si intenta cerrar un documento que no se haya guardado previamente, el programa

1.3.1. LIBRO NUEVO, HOJA NUEVA, GUARDAR Y ABRIR

Para empezar a crear un nuevo libro de

Dirjase a la ficha archivo.

Se deber dirigir a la ficha archivo y hacer clic en Abrir.

Inmediatamente ver un cuadro de dilogo como el siguiente.

En esta ventana, podr navegar al interior de sus discos hasta

Si en la carpeta donde se est buscando un archivo hubiera muchos archivos, una

A continuacin, sern revisadas las variadas posibilidades de generar un documento impreso a

Vista diseo de pgina

Esta vista permite

Es importante, antes de imprimir un documento, revisar

En esta pestaa, se pueden configurar las

La pestaa mrgenes, tal como lo indica su