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Ana Carolina Greef

Maria do Carmo Duarte Freitas


Fabiano Barreto Romanel

Lean Office
Lean Office

Operao,
Gerenciamento e
Tecnologias
ANA CAROLINA GREEF
MARIA DO CARMO DUARTE FREITAS
FABIANO BARRETO ROMANEL

LEAN OFFICE
Operao, Gerenciamento e Tecnologias

Material de apoio para site

SO PAULO
EDITORA ATLAS S.A - 2012
Sumrio

1 - CONCEITO ENXUTO: DAS ORIGENS CONSOLIDAO, 3

2 - COMPONENTES INICIAIS DO LEAN: A PRODUO ENXUTA, 6

3 - CONSTRUO ENXUTA, 9

4 - LEAN THINKING MENTALIDADE ENXUTA, 11

5 - GESTO DA INFORMAO, 15

6 - FLUXOS DE INFORMAO, 20

7 - FLUXO ENXUTO DE INFORMAO, 25

8 - ESCRITRIO ENXUTO O LEAN OFFICE, 32

9 - TCNICAS E FERRAMENTAS LEAN, 35

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CAPTULO 1

CONCEITO ENXUTO: DAS ORIGENS CONSOLIDAO

Atividades

1) Explique em qual contexto surgiu o conceito de Produo Enxuta.


O conceito de Produo Enxuta, ou Lean Production, foi publicado pela primeira vez em 1990 na
obra A mquina que mudou o mundo, de James Womack e Daniel Jones, que se basearam no Sistema
Toyota de Produo e no Modelo Toyota para desenvolver esse conceito.
O Lean Production foi criado devido necessidade das indstrias japonesas em manterem-se ativas
para aperfeioar continuamente sua produtividade, em perodos que envolveram desde o fim da
Segunda Guerra Mundial at a produo em massa e a globalizao do mercado.
A crise econmica gerada por altos ndices de desemprego e por baixos salrios pagos aos trabalhadores
da indstria, somada competio entre mtodos produtivos americano, europeu e asitico aps o
fim da guerra, geraram rivalidades entre os mercados da indstria automobilstica, que com maior
produtividade poderiam manter seus colaboradores e auxiliar no aquecimento da economia.
O Japo enfrentava um cenrio especialmente crtico, de inflao e escassez de recursos para a
produo, necessidade de fluxo constante de comercializao para alimentar a prpria indstria,
fragmentao do mercado e pouco poder aquisitivo.
Reflexes dos gerentes e engenheiros da Toyota Motor Company, sobre como otimizar sua
produtividade e aumentar o retorno financeiro apontaram para a existncia de desperdcios nas
linhas de produo dos veculos. Estudando os processos produtivos da Toyota, desperdcios ou
perdas de tempo e de esforo foram identificados nas linhas de produo. Testando a reestruturao
do processo produtivo para reduzi-los, a Toyota obteve uma srie de tcnicas de aperfeioamento da
produo, consolidando o Sistema Toyota de Produo e o Modelo Toyota, que originaram o conceito
de Produo Enxuta.
2) Explique em qual contexto surgiu o conceito de Mentalidade Enxuta.
A Mentalidade Enxuta comea a ser delineada com o Taylorismo e o Fordismo, nos Estados Unidos,
com a proposta de eliminao dos desperdcios em sistemas de produo industriais do pas. Mas
foi aps a implantao do conceito de Produo Enxuta na indstria, na dcada de 1990, que a
Mentalidade Enxuta foi criada de fato.
A obra A mquina que mudou o mundo, publicada por Womack e Jones, foi criada com foco na
indstria, sua composio, desempenho, processos, e o conceito do Lean Production.
3) Entretanto, ao ter acesso obra, leitores tiveram dvidas sobre como aplicar o conceito lean, baseado
no Sistema Toyota de Produo, em suas prprias indstrias, j que nem todas seguiam estruturas de
produo como a Toyota. Alm disso, no ambiente industrial, em algum momento se chegaria a um
processo ideal sem perdas significativas a serem eliminadas, mas questes culturais e organizacionais
permaneceriam aderentes ao modelo industrial anterior ao lean. Essas dvidas dos industriais em relao
produo de escala com a aplicao dos princpios da Produo Enxuta, alm dos questionamentos sobre
os passos seguintes implantao dos novos conceitos na produo, geraram uma nova obra literria
publicada por Womack e Jones.
Essa nova obra apresentou o conceito de Mentalidade Enxuta, em 1996, com foco em negcios
baseados na melhoria contnua, na eliminao de desperdcios e na entrega de Valor. As dvidas
sobre como fazer para inserir o conceito enxuto na produo em escala, e sobre a existncia de

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princpios ou diretrizes dessas aes, alm dos limites da simples mudana de linhas de produo
para reduo de perdas, foram respondidas pelo conceito da Mentalidade Enxuta.
4) Quem publicou o primeiro livro sobre o conceito enxuto e qual a abordagem apresentada?
O conceito da Mentalidade Enxuta ou Lean Thinking foi publicado na obra Lean Thinking, de Womack e
Jones, em 1996. Na obra, a Mentalidade Enxuta foi apresentada como base para modelos de negcio
baseados na melhoria contnua do trabalho, na eliminao de desperdcios em processos produtivos,
e na entrega de Valor por meio desses processos.
Para tanto, o conceito enxuto na forma de Mentalidade Enxuta foi baseado em princpios bsicos,
contemplando necessidades que seriam percebidas mais tarde por indstrias e organizaes para sua
sobrevivncia, entre elas a customizao, o alcance de vendas e a sustentabilidade em situaes de
crise.
O livro teve vis cientfico e demonstrou os resultados de um estudo realizado sobre a indstria
automobilstica, em nvel mundial. Com essa obra, os autores visavam alertar as organizaes e seus
stakeholders sobre as diferentes formas de gerenciar os relacionamentos com o mercado, sob a tica
da produo diversificada e dos baixos custos.
5) Em que tipo de empresa so aplicveis as ideias do conceito enxuto, e qual sua repercusso no mundo?1

Inicialmente o conceito enxuto foi aplicado s empresas das reas de Produo e de Construo
Civil, que desenvolveram princpios e tcnicas prprios para insero do lean em suas operaes e seu
gerenciamento.
Essa insero gerou mudanas de paradigma em nvel global nessas reas, atribuindo importncia
forma de realizao do trabalho na produo e na construo, participao dos colaboradores na
melhoria e na formulao do trabalho, inserindo todos os atores do negcio (fornecedores, clientes,
parceiros, colaboradores, gestores) na forma de sua estruturao. O foco do trabalho passou da
produtividade pura e simples para a produtividade baseada na reduo de perdas e na entrega de
resultados realmente valorizados pelos clientes.
6) Assim, o conceito enxuto, especialmente na Produo, foi consolidado mundialmente como novo
paradigma do gerenciamento de produo.
Atualmente, com o desenvolvimento da aplicao Lean Office, junto das prticas j consolidadas nos
ambientes de produo e de construo, o conceito enxuto pode ser aplicado grande maioria das
empresas cujos processos sejam voltados produo ou desenvolvimento de produtos industrializados
e tambm em baixas escalas, construo civil, prestao de servios e comrcio eletrnico, gesto
de informaes.
Enfim, organizaes que sejam capazes de sistematizar suas atividades, observar a forma pela qual
so realizadas, flexibilizar seu modelo de gerenciamento, buscar a melhoria contnua e adaptar sua
cultura aos componentes do lean, so capazes de implementar esse conceito.
7) Como se deu a evoluo do conceito enxuto e sua aplicao em escritrios?

O conceito enxuto comeou a tornar-se conhecido nos ambientes de produo, a partir de quando
foi criado, sendo aplicado por gestores preocupados com a incorporao de mecanismos para
atribuio ou ampliao da eficincia e da eficcia dos processos produtivos das empresas sob sua
responsabilidade.
A estruturao do trabalho nas reas de Produo e de Construo Civil em sries de atividades
passveis de sistematizao e de padronizao facilitou o processo de insero do conceito enxuto
nessas empresas. Esse processo no foi fcil e tambm no ocorreu de imediato, pois como a prpria
Mentalidade Enxuta concebe, questes organizacionais e culturais influenciam o trabalho e deveriam,
portanto, tambm ser tratadas na implementao do lean.
1 A resposta apresentada para esta questo consiste em uma das possibilidades previstas pelos autores, permitindo que professores ou tutores, ao aplica-
rem a questo, possam definir outros parmetros que considerem vlidos como resposta.

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Os princpios e tcnicas para realizao dessa proposta nas operaes e no gerenciamento da Produo
e da Construo Civil originaram os mtodos do Lean Production e do Lean Construction, disseminando
rapidamente as ideias da Mentalidade Enxuta.
O papel dos escritrios nessas empresas, na organizao de documentos, aspectos legais, gesto
de pessoas e distribuio do trabalho, atividades que tambm so passveis de sistematizao e
distribuio em tarefas, possibilitou que o conceito enxuto fosse inserido nos escritrios. Assim,
surgiu o Lean Office, agregando qualidade e eficincia s atividades em escritrios.

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CAPTULO 2

COMPONENTES INICIAIS DO LEAN: A PRODUO ENXUTA

Atividades

1) Explique as caractersticas da Produo Enxuta.

Baseada no Sistema Toyota de Produo, a Produo Enxuta um mtodo, um conceito e um processo


cujas caractersticas so:
a. utiliza menos recursos em sua execuo, em relao produo em massa;
b. aplica metade do esforo dos operrios envolvidos no processo produtivo para obteno de
resultados qualificados;
c. no exige alto investimento em ferramentas e componentes sem planejamento;
d. planejada e realizada em menos tempo devido ao autoconhecimento dos processos produtivos
e reduo de desperdcios, duas de suas premissas;
e. dispensa grande volume de estoque de matrias primas e de recursos pois atua no planejamento
da produo e com tcnicas de produo puxada;
f. origina produtos com menor incidncia de defeitos, devido a seu planejamento e escopo voltados
melhoria contnua e reduo de desperdcios.

2) Em que a Produo Enxuta se diferencia da produo em massa e artesanal?


A Produo Enxuta prega a utilizao de metade do esforo dos operrios, do espao de produo, do
investimento em ferramentas, das horas de planejamento e estoques. Essas redues de tempos de
processos visam obter o dobro de satisfao de clientes, operrios e empregados.
A Produo Enxuta utiliza profissionais multiqualificados em processos produtivos, o que contrape
a alta qualificao da produo artesanal e a falta de capacitao da produo em massa.
O uso de maquinrio em um processo produtivo enxuto tambm aprimorado, passando de
dispendioso a flexvel e automatizado. Assim, os produtos so criados com qualidade, padronizao,
continuidade, e com o menor custo possvel, inclusive porque a produo ajustada demanda dos
consumidores e tem tempo reduzido.
O quadro a seguir resume os aspectos de diferenciao entre a produo em massa e a Produo
Enxuta1:

Gesto da Produo Produo em massa Produo Enxuta


Relacionamento Individualizado por Separao e padronizao entre
parceiros e fornecedores ciclo interno e ciclo externo (com
outros participantes) de trabalho
Poder de deciso Limita participao de Por tarefa e descentralizado
colaboradores em decises
Atividade Individualizado Em equipe

1 Adaptado de Lima; Zawislak (2002) e Mann (2005, p. 15, traduo nossa) e Kurek et al. (2005).

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Gesto da Produo Produo em massa Produo Enxuta
Unidades Independentes Conectados
Prtica com foco Em pessoas Em processos
Ritmo de trabalho Estabelecido por pessoas/ Conforme o processo, sendo o
pausa tempo uma disciplina
Mtodo Indefinido Padronizado
Foco do Processo Em resultados Com resultados consistentes
Equipamentos Responsabilidade de Manuteno corretiva com
setores de manuteno reduo de perdas no
programadas
Produo Finalizao de tarefas a Realizao de tarefas provendo
qualquer custo a qualidade
Demanda Estabelece dado como meta Acionado a partir da demanda
real
Estoque Altos ndices de estoques Fluxo contnuo

3) Ambientes de escritrio podem ser comparados a ambientes industriais, e aplicar componentes da


Produo Enxuta? Por qu?

Mesmo os negcios de naturezas distintas podem implementar componentes do conceito enxuto,


quando visam modificar a forma que os gestores e seus colaboradores pensam o processo produtivo,
diminuindo desperdcios/atividades que no agregam Valor e adaptando custos s reais necessidades
de suas operaes.
Ambientes de escritrio, portanto, podem aplicar componentes da Produo Enxuta quando se
dispem a sistematizar suas atividades na forma de processos, o que permite a identificao das
fontes de Valor e das fontes de desperdcio no desenvolvimento de cada processo. O Lean Office
integra os componentes do Lean Production queles do Lean Thinking e a tpicos especficos para
escritrios, facilitando essa implementao.

4) Quais seriam esses componentes e quais seriam elementos que no se poderia comparar?
Os componentes da Produo Enxuta passveis de insero nos escritrios dizem respeito identificao
das atividades de processos produtivos, identificando aquelas necessrias e desnecessrias, a partir
do critrio de agregao de Valor.Os processos produtivos mesmo entre indstrias so diferentes e,
portanto, nicos. Sendo assim, sua comparao no usual e nem sempre leva a benefcios quando
tcnicas de determinado processo so implementadas de forma idntica em outros contextos no
necessariamente similares. Alm disso, negcios dissociados da indstria mantm estoques de
matrias-primas e atividades logsticas diferenciadas do contexto industrial, o que dissocia o escopo
de ambos.

5) Que exemplos de cada categoria de desperdcios existem em ambientes industriais, organizacionais e


escritrios?

Entre os desperdcios categorizados por Shingo (1989), exemplos em ambientes industriais,


organizacionais e escritrios so apresentados no quadro a seguir:

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Desperdcio Indstria Organizao Escritrio
Superproduo Produo em excesso
ou cedo demais
Espera ou tempo Perodos de ociosidade
disponvel de peas
Perodos de ociosidade de pessoas ou informaes
Transporte Excesso de movimento
de peas
Excesso de movimento de pessoas ou informaes
Processamento Uso equivocado de ferramentas, sistemas e Procedimentos
procedimentos errneos
servios com
qualidade reduzida
Estoque Armazenamento
demasiado de itens
Falta de informaes
Movimento Desorganizao do layout e movimentao desnecessria de
recursos
Fabricao de Problemas Realizao de Prestao de
peas e produtos relacionados aos itens processos sem servios sem
defeituosos fabricados, como qualidade plena qualidade plena
falta de qualidade,
problemas na entrega
e outros

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CAPTULO 3

CONSTRUO ENXUTA

Atividades

1) Por que a Construo Enxuta constitui um novo paradigma para a gesto de obras?
A Construo Civil um setor econmico nico, caracterizado pela composio de produtos segundo
as necessidades e capacidade de pagamentos de seus clientes, processos com altos ndices de perda
acarretados pela falta de planejamento e baixa qualificao da mo de obra. Estes elementos exigem
modelos de gesto que reduzam custos, aumentem a qualidade e a produtividade no ciclo de vida
do produto edificado. A Construo Enxuta representa um modelo de gesto que pode suprir essas
carncias, pois torna seus processos mais flexveis, melhora o atendimento ao cliente e aumenta a
produtividade. A partir da Construo Enxuta, o processo de produo nos canteiros de obra passa a
adotar o fluxo de processos e a melhoria contnua, inovando em trs vertentes: abandono do conceito
de processo de obra como transformao de entradas e sadas; anlise do processo de produo em
dois eixos (processo e operao); definio e considerao do valor agregado no processo de obra, sob
o ponto de vista de clientes internos e externos.

2) Que elementos da Construo Enxuta se aplicam informao inserida nos prprios canteiros de obra?
Como so aplicados a esse tema?

Os princpios da Construo Enxuta abrangem componentes de informaes inseridas nos canteiros


de obra da seguinte maneira:
a. reduo da parcela de atividades que no agregam Valor: tramitao de documentos e comunicao
desnecessria podem ser reduzidas;
b. melhorar o Valor do produto a partir das consideraes do cliente: investigaes e estudos sobre
os requisitos do cliente podem ser conduzidos de maneira objetiva e clara, voltada qualidade da
comunicao e informao;
c. reduzir a variabilidade: processos e formatos de documentos e sua forma de tratamento tambm
podem ser padronizados;
d. reduzir o tempo de ciclo: a tramitao de informaes no canteiro pode ser otimizada por meio de
recursos visuais;
e. simplificar e minimizar o nmero de atividades: a padronizao do tratamento de informaes
reduz tarefas desnecessrias nesse processo;
f. aumentar a transparncia do processo: recursos informacionais de gesto visual contribuem para
a obteno dessa transparncia;
g. focar o controle do processo global: a representao visual de informaes inseridas nos processos
contribui para esse controle (vide tpicos sobre fluxos de informao);
h. introduzir a melhoria contnua do processo: o tratamento da informao no canteiro de obra
tambm passvel de melhoria;
i. melhores prticas de tratamento da informao podem tanto ser desenvolvidas quanto captadas

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de outros ambientes e incorporadas ao canteiro.
3) Qual a importncia dos clientes para a Construo Enxuta?
Os clientes internos ou externos so essenciais para a realizao dos processos baseados na Construo
Enxuta, pois a partir de suas requisies so definidas e consideradas as atividades que agregam Valor
no processo da obra.

4) A importncia dos clientes no segmento da construo se diferencia do Valor dos mesmos no segmento de
escritrios? Por qu?
No. Os clientes so o comeo do processo enxuto, pois determinam as atividades que no agregam
valor ao processo produtivo, ou seja, os desperdcios. Tambm deve ser assim nos escritrios, com o
Lean Office.

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CAPTULO 4

LEAN THINKING MENTALIDADE ENXUTA

Atividades

1) Cite e especifique as caractersticas de um dos principais elementos de aplicao da Mentalidade Enxuta


Um dos principais elementos aos quais os conceitos e princpios da Mentalidade Enxuta so aplicados
o desperdcio, que quando ocorre em processos de desenvolvimento de produtos ou de servios,
gera perdas de tempo, recursos e esforo.
A Mentalidade Enxuta prega que desperdcios devem ser continuamente identificados e eliminados
de processos produtivos, para o aprimoramento constante da forma pela qual os insumos so
transformados no produto ou servio final. A identificao dos desperdcios permite que sejam
convertidos em atividades teis no processo em que foram gerados, ou que sejam eliminados
definitivamente para atribuir produtividade e eficincia s demais tarefas.
Desperdcios so sempre associados a problemas em processos, enquanto sintomas desses problemas
e, portanto, no devem ser considerados a sua causa. A causa dos desperdcios pode estar na forma
de realizao de atividades, no treinamento de colaboradores, no compartilhamento de informaes,
enfim, nos componentes do processo onde so identificados.

2) Em relao ao Lean Production e ao Lean Construction, o que representa o Lean Thinking? Estabelea
as diferenas e desdobramentos existentes entre eles1
O Lean Thinking representa a estrutura de base para o funcionamento do Lean Production e do Lean
Construction, provendo a esses mtodos os princpios e conceitos que devem direcionar suas atividades.
O Lean Thinking foi desenvolvido a partir do incio das aes de desenvolvimento do Lean Production,
tornando paralela a criao de ambos, sendo o Lean Construction criado mais tarde, motivado pela
Produo Enxuta e estruturado nos princpios da Mentalidade Enxuta.
O quadro abaixo resume caractersticas distintivas de cada qual:

1 A resposta apresentada para esta questo consiste em uma das possibilidades previstas pelos autores, permitindo que professores ou tutores, ao aplicarem
a questo, possam definir outros parmetros que considerem vlidos como resposta.

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Lean Thinking Lean Production Lean Construction
Modelo conceitual Modelo conceitual e prtico
Baseado em 5 princpios Baseado no Sistema Baseado em 11 princpios
Toyota de Produo

princpios adaptados a
cada empresa
Visa eliminar desperdcios
Aplicvel a qualquer Aplicvel a ambientes de Aplicvel a ambientes de
ambiente cujos processos produo de bens tangveis construo civil
produtivos so passveis
de sistematizao
Objetiva direcionar Objetiva obter eficincia Objetiva obter eficincia na
esforos de melhoria em na produo e aprimorar construo e aprimorar a forma
processos e promover uma a forma de realizao das de realizao das atividades
cultura de aprimoramento atividades
de operaes e de gesto

3) Caracterize cada um dos cinco princpios da Mentalidade Enxuta.


Os princpios da Mentalidade Enxuta so sintetizados no quadro a seguir:
Valor Expectativa definida pelo cliente para um produto ou servio final de um
processo, estabelecido por uma necessidade.

Deve ser identificado no processo produtivo por seu produtor, pois


as tarefas de gerao do Valor devem ser mantidas e ressaltadas no
processo.

O Valor o contrrio do desperdcio, e auxilia a elimin-lo para que o


produto ou servio esperado pelo cliente seja entregue de acordo com
suas expectativas.
Cadeia de Valor Conjunto de atividades, em uma sequncia lgica e temporal, realizadas
para criar o produto ou o servio esperado pelo cliente do processo
produtivo.
Composta por trs diferentes categorias de atividades: geram Valor
e devem ser mantidas; no geram Valor mas so importantes para
os processos; e os desperdcios que no geram Valor e no so
essenciais para os processos.

o mapeamento e a anlise da Cadeia de Valor permitem a identificao


dessas trs categorias de atividades, etapa inicial para a obteno de
um processo enxuto.

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Fluxo Carter constante do processo produtivo do produto ou servio esperado
pelo cliente, constituindo uma sequncia que deve ser controlada e
baseada em modelos de qualidade.

Integra etapas de desenvolvimento, compras e produo em um ciclo


contnuo que inclui diversos atores do mesmo negcio, cujas atividades
em conjunto contribuem para a gerao do Valor esperado pelo cliente.

Nesse sentido, promove a integrao e a indissociabilidade entre


os componentes da Cadeia de Valor do processo, o que envolve
o desprendimento de estruturas tradicionais de negcio como um
organograma funcional ou voltado a tarefas.
Puxar Realizao das tarefas do processo produtivo apenas mediante
necessidade, estabelecida por parte do cliente final e dos clientes
internos do processo, que constituem as prprias atividades.

A produo puxada determina que, em uma linha de produo, uma


atividade somente pode ser iniciada se a atividade seguinte tiver
concludo suas tarefas e passado o produto em desenvolvimento para a
prxima atividade do processo.

Assim, estoques em processo so eliminados e ao final de toda a


sequncia somente a quantidade demandada de produtos obtida.
Perfeio Ideia de melhoria contnua necessariamente inserida nos processos
produtivos baseados no conceito enxuto, para promover a constante
eliminao de desperdcios e o aprimoramento do trabalho em busca da
obteno do Valor esperado pelos clientes dos processos.

4) Dado o conceito desses princpios, como seria sua aplicao em ambientes de escritrio?2
A aplicao em ambientes de escritrio dos princpios da Mentalidade Enxuta simulada no quadro
a seguir:

2 A resposta apresentada para esta questo consiste em uma das possibilidades previstas pelos autores, permitindo que professores ou tutores, ao aplicarem
a questo, possam definir outros parmetros que considerem vlidos como resposta.

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Valor O Valor consiste no servio, na informao ou no produto especficos
esperados pelos clientes do escritrio e criados por meio de suas
atividades cotidianas, envolvendo menos etapas de produo de bens
tangveis e mais etapas de tratamento de informaes e prestao de
servios.
Cadeia de Valor O Valor entregue pelas atividades do escritrio perpassa uma
Cadeia de Valor complexa, devido variabilidade dos objetivos
e das atividades desse ambiente que envolvem informao, um
bem intangvel cujo tratamento nem sempre estruturado e que
normalmente customizado, assim como os servios.
Fluxo O Fluxo das atividades do escritrio depende essencialmente das
interaes entre pessoas e recursos desse ambiente, que nem sempre
podem ser planejadas devido agilidade com que so realizadas.
Puxar A produo Puxada no escritrio guiada pelas demandas de servios
ou informaes, providos pelo escritrio, que nem sempre consegue
prev-la e estrutur-la. Tambm estruturada na sequncia de
atividades do escritrio, quando possvel definir clientes internos
para entrega de contedos e insumos de desenvolvimento de suas
atividades, tarefa que exige a sistematizao da ordem de realizao
do trabalho no escritrio, apesar de suas caractersticas distintivas.
Perfeio A Perfeio nos escritrios trata da repetio e do aprimoramento de
atividades sem ocorrncia de erros, entretanto pode ser verificada
somente aps a execuo das atividades em, no mnimo, um projeto ou
servio.

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CAPTULO 6

FLUXOS DE INFORMAO

Atividades

1) Cite e explique quatro conceitos de Fluxo de Informao1

Fluxos de Informao so considerados movimentos de transmisso de dados por meio de unidades


de um mesmo contexto, com objetivo de levar os dados at os usurios que deles necessitam,
transformando-os em informaes.
Tambm so conceituados como um conjunto de tarefas de interao em torno da informao, que
preveem uma troca intencional, repetitiva e estruturada entre atores, dessa mesma informao.
Nesses Fluxos, ocorre a disseminao de informaes de escopos e fins diversos, como tarefa dinmica
que parte do processo de comunicao.
Dessa forma, a informao cumpre seu papel de atender a determinada demanda, no tempo e
no formato necessrios para tanto, aps ser transmitida pelas etapas componentes do Fluxo
Informacional.

2) Identifique o papel do Fluxo de Informao em um escritrio como fator de desenvolvimento interno,


gerao de Valor e fator de produo.
Escritrios constituem ambientes de desenvolvimento de produtos e servios de qualquer natureza,
que podem ser autnomos ou estar inseridos em organizaes de maior porte, sendo que neste ltimo
caso, tm funes de conduo e gesto dos processos produtivos organizacionais. Nesses ambientes,
a informao insumo, produto e processo de transformao, quase sempre utilizada para atender
necessidades de clientes ou usurios externos e tambm internos ao escritrio.
Portanto, os Fluxos de Informao, nos escritrios, tm o papel de disseminar e transmitir a informao
que deve atender a essas necessidades, seja na forma de insumo para realizao de tarefas, seja na
forma de produto final dessas tarefas para clientes finais ou atividades seguintes em sua sequncia.
Essa estrutura assemelha os Fluxos Informacionais s linhas de produo industriais e, portanto, os
torna fatores de produo inatos aos ambientes de escritrio.
O desenvolvimento interno de escritrios por meio dos Fluxos Informacionais ocorre no sentido
de que, enquanto transmitem informaes entre atividades que delas necessitam para cumprir sua
funo, esses Fluxos refletem a forma de tratamento da informao no escritrio. Quanto mais gil,
definida, compreendida e praticada pelas pessoas que realizam as atividades do Fluxo, mais essa
forma de tratamento ir contribuir para o ganho de eficincia e efetividade por parte do escritrio.
Entretanto, isso ocorre quando os objetivos da sequncia de atividades do Fluxo de Informao, do

1
Uma vez que existem outros conceitos de Fluxo de Informao, possvel que a resposta a esta questo apresente variaes em relao resposta pro-
posta pelos autores.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 20


prprio escritrio e suas estratgias esto claros e so conhecidos pelos responsveis pelas atividades,
o que exige alguns esforos por parte de gestores e operadores.
A gerao de Valor no escritrio, por meio dos Fluxos de Informao, se d quando as suas atividades
e tarefas esto voltadas transmisso e disseminao eficiente, eficaz, efetiva e qualificada da
informao. Sendo essa informao o prprio Valor que perpassa as atividades dos Fluxo, seu papel no
atendimento s demandas de clientes internos e externos ressaltado por um tratamento consciente
e preocupado com a manuteno do Valor sob sua responsabilidade.

3) Caracterize a principal ferramenta de representao de Fluxos de Informao. Se possvel, identifique


outras, relacionando-as com a primeira2
A principal ferramenta de representao de Fluxos de Informao o fluxograma, que consiste em
uma sequncia grfica, padronizada, racionalizada, clara e lgica das aes, tarefas ou atividades
componentes desses Fluxos.
Essas tarefas compreendem as formas de tratamento da informao no Fluxo, seus formatos
oral, digital, escrita manualmente, visual ou outros formatos, decises, arquivamentos, descartes e
captaes de informao.
O fluxograma permite a representao completa desde um processo de negcio complexo, at um
simples retrato de uma tarefa inserida em uma sequncia de atividades de produo ou tratamento da
informao. Para isso, conta com uma notao padronizada que representa cada tipo de componente
passvel de ocorrer em Fluxos Informacionais, seu(s) respectivo(s) responsvel(is) e funes.
O mapeamento de Fluxos de Informao permite a sua representao grfica por meio dos
fluxogramas, que alm dessa funo representativa, tm os objetivos de padronizar a ilustrao de
Fluxos de Informao; agilizar sua descrio, leitura e entendimento; viabilizar a identificao gil de
tarefas prioritrias e de erros.

Fluxograma Mapa de Diagrama de


Cadeia de causa e efeito
Valor
Uso na capacitao e na
orientao de pessoas
Uso na representao de
processos
Uso na representao de
problemas
Traduo em linguagem visual,
da forma de tratamento da
informao especificamente
Demonstrao de todo um
processo ou fluxo de tratamento
da informao, representando
todos os atores envolvidos
Traduo do caminho percorrido
pela informao em um processo
2 A resposta a esta questo contempla apenas os principais exemplos de ferramentas para representao de Fluxos de Informao, sendo possvel a inclu-
so de outros exemplos.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 21


Traduo do caminho
percorrido por atividades,
tarefas ou processos, que
no necessariamente contm
informao
Linguagem visual padronizada
Linguagem visual especfica para
componentes informacionais

4) Que elementos acrescentar a um fluxograma para obter uma descrio completa de um Fluxo de
Informao?
Junto do fluxograma devem ser apresentados os dados de legenda da representao, ttulo, verso,
data da ltima atualizao, pgina do fluxograma (no caso de haver mais de uma) e total de pginas,
responsvel pela atualizao e contato, para que seja possvel manter mecanismos de atualizao dos
dados representados graficamente.
necessrio, ainda, acrescentar ao fluxograma uma descrio de cada um de seus componentes,
principalmente para fins de treinamento de colaboradores e avaliao de atividades.
Essa descrio, preferencialmente realizada em forma de quadro, idealmente segue o padro 6w2h:
a. O Que/What: qual a atividade detalhada em questo, denominando-a da mesma forma que est
denominada na ilustrao do fluxograma;

b. Quando/When: momento em que a atividade executada ou iniciada no Fluxo e sua frequncia


de realizao;

c. Quanto/How much: perodo de durao da realizao da atividade, quando essa tarefa for
repetitiva;

d. Por Qu/Why: justificativa para a realizao da atividade em questo;

e. Onde/Where: local fsico, documento ou sistema utilizado na execuo da atividade;

f. suporte da informao (papel, digital, eletrnico, oral);

g. Como/How: forma como a atividade conduzida ou realizada;

h. Qual/Which: resultado obtido por meio da realizao da atividade normalmente o insumo


para a atividade seguinte no Fluxo;

i. Quem/Who: pblicos interessado(s) na atividade ou tarefa eventualmente a atividade seguinte,


e o mecanismo de retorno aplicado na interao entre a atividade em questo e a seguinte.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 22


5) Descreva cinco desperdcios que podem ocorrer em Fluxos de Informao e quais critrios de qualidade
informacional so comprometidos por cada um deles3
Podem ocorrer, nos Fluxos de Informao, desperdcios como:
a. a inconsistncia da informao transmitida, que dificulta o atendimento da necessidade
informacional a ser suprida pelo recurso transmitido pelo Fluxo;

b. falta de qualidade da informao transmitida pelo fluxo, que compromete o atendimento pleno
da necessidade do cliente por parte dessa informao;

c. desordem e fragmentao da informao, que exige maiores esforos para sua transmisso por
meio do Fluxo;

d. m distribuio das atividades no Fluxo de Informao, que gera atraso e sobrecarga de


atividades aos atores envolvidos em sua realizao;

e. falta de gesto dos arquivos de armazenamento de documentos, que compromete a recuperao


e o uso das informaes neles inseridas, para transmisso por meio do Fluxo Informacional.

Esses desperdcios constituem sintomas de deficincia de qualidade da informao veiculada por


meio do Fluxo, sendo que o contexto no qual cada desperdcio ocorre determina especificamente
quais critrios de qualidade informacional esto comprometidos em cada caso.
Nesse sentido, desperdcios em Fluxos Informacionais, como os citados, podem apontar para
deficincias de qualidade do recurso que os perpassa no sentido da sua: Abrangncia ou Escopo;
Aceitao; Acurcia ou Veracidade; Agregao de Valor ou Pertinncia; Amplitude; Apresentao
ou Mdia; Atualidade ou Perodo ou Temporalidade; Audincia; Clareza; Conciso; Confiabilidade;
Confidencialidade ou Privacidade; Contextualizao; Desempenho; Detalhamento; Disponibilidade
ou Prontido; Existncia; Frequncia de uso; Identidade; Ineditismo ou Raridade; Integridade;
Ordem; Originalidade; Preciso ou Relevncia.
Analisando o contexto em que ocorre o Fluxo de Informao e as necessidades de seus usurios
possvel determinar, enfim, quais desses critrios so comprometidos pelos desperdcios identificados.
Essa anlise subsidiada ainda pelo mapeamento e identificao de caractersticas de Fluxo Enxuto de
Informao mantidas pelo Fluxo em questo, especificamente sob a tica dos ambientes de escritrio.
6) Aponte tpicos de gesto de um Fluxo de Informao que auxiliam na minimizao dos desperdcios
descritos na resposta questo 5.
A gesto de Fluxos de Informao permite que esse Fluxo cumpra seu papel como insumo de
competitividade organizacional, disseminando entre as unidades do ambiente em que se encontram
a informao e os contedos necessrios aos processos decisrios dos gestores.
Os desperdcios identificados nos Fluxos Informacionais comprometem o cumprimento desse papel,
pois reduzem a qualidade da informao transmitida e, consequentemente, a qualidade da informao
utilizada para tomar decises.
funo da gesto dos Fluxos de Informao, portanto, atribuir valor a esses Fluxos aperfeioando a
forma de entrega da informao, no tempo, no custo e nas caractersticas adequadas sua demanda
pelo cliente final, sendo auxiliada pela realizao das aes de:

3 Uma vez que existem outros desperdcios passveis de ocorrncia em Fluxos de Informao, a resposta a esta questo pode apresentar variaes em
relao proposta dos autores.

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a. criao ou gerao da informao que dever ser utilizada;
b. armazenamento da informao transferida no Fluxo;
c. definio da informao disseminada, de acordo com as caractersticas de sua demanda;
d. processamento e recepo da informao transmitida por meio do Fluxo;
e. distribuio efetiva e correta do Fluxo Informacional;
f. segurana do acesso e da reproduo do contedo do Fluxo de Informao;
g. testes e auditoria quanto qualidade da informao em Fluxo;
h. cuidado quanto ao sigilo da informao disseminada, quanto a mudanas na dinmica do Fluxo
e eventual obsolescncia da informao.

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CAPTULO 5

GESTO DA INFORMAO

Atividades

1) Qual a diferena entre dado, informao e conhecimento?

Em sntese, as diferenas so apresentadas no quadro abaixo.


Dado Informao Conhecimento
Dados reunidos
Simples observaes Produto da captao de informao
e dotados de
e registros sobre o valiosa, da mente humana. Inclui reflexo,
relevncia e
estado do mundo sntese e contexto
propsito

Requer unidade
Facilmente estruturado De difcil estruturao
de anlise

Exige consenso
Facilmente obtido por
em relao ao De difcil captura em mquinas
mquinas
significado
Exige
Frequentemente necessariamente
Frequentemente tcito
quantificado a mediao
humana

Facilmente transfervel De difcil transferncia

2) Explique um modelo de processamento da informao.

O livro apresenta dois modelos possveis, mas cada indivduo ou organizao tem seu prprio modelo
de processamento. Esta resposta destaca a proposta de Wilson(1999) e demonstra a importncia da
identificao e da compreenso das necessidades de informao dos usurios (Figura abaixo).
Assim, este segundo modelo aliado do primeiro, mais especificamente de sua atividade inicial.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 20


Figura Modelo de processo do Gerenciamento da Informao de Wilson (1999).

Este modelo ressalta a necessidade de informao e o centro das atividades de gerenciamento, sendo
apresentado pelo usurio que permite a identificao de seus comportamentos informacionais. Essa
noo facilita a concepo de produtos, servios por parte do gestor do processo e sua utilizao por
parte de seu cliente, gerando satisfao.
3) Identifique outros modelos de gesto da informao na literatura, comparando-os ao modelo proposto por
McGee e Prusak, ou ao modelo de Wilson1.
A comunicao e a ergonomia citam o modelo de processamento apresentado por Wickens (1984 apud
SANDERS; MCCORMICK, 1993) que ressalta o processo de cognio, auxilia na compreenso
das mensagens e na tomada de deciso, a partir do estmulo que um sujeito recebe que desperta
sua ateno necessria para se obter sentido na informao recebida (por meio de percepo) e para
se elaborar resposta mesma (seleo e execuo) (Figura a seguir).

1 Esta pesquisa deve ser explorada em outras reas do conhecimento, promovendo ainda a reflexo e construo esquemtica do prprio Modelo Mental de
Processamento da Informao do aluno.

Na resposta a esta questo so apresentados dois exemplos de modelos de processamento e gesto da informao, no descartando a existncia de
outros modelos passveis de explorao.

Referncias:

WICKENS, C. D. Engineering psychology and human performance. New York: HarperCollins Publishers Inc,1993.

LAVILLE, A. A ergonomia. So Paulo: EPU, 1977.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 21


Fonte: Wickens (1984 apud SANDERS; MCCORMICK, 1993, traduo nossa)

Gagn discutiu a questo da comunicao de uma informao e seu entendimento pelo


homem como um resultado de uma contextualizao em que operador utiliza diversas funes
mentais no desempenho de uma tarefa. Gagn (1962 apud LAVILLE,1977).

Modelo das diferentes funes mentais de que um operador se utiliza no desempenho de uma tarefa.

Fonte: Gagn (1977 apud LAVILLE, 1962).

O modelo proposto por Mcgee e Prusak2 atua sobre a coordenao das tarefas da Gesto
da Informao, que asseguram o seu valor no momento da execuo de seu gerenciamento na
organizao.
J Wilson3, demonstra a importncia da identificao e da compreenso das necessidades
de informao dos usurios.

2 Mcgee e Prusak (1994, p. 115).


3 Wilson (1999).

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4) Como o gestor pode melhorar a comunicao em seu contexto organizacional? 4
Existem diversas percepes sobre o que cabe aos gestores realizar, independentemente do tamanho
da organizao e do ndice de nveis de cada situao. Em geral, trata-se de saber identificar e orientar
os diferentes volumes de informao a serem tratados e comunicados a outros.
Esses gestores devero ainda conhecer que informao pertence a que nvel e no caso dos hierrquicos
que seja individualizada e especificada cada informao sobre produto, processo e servio, alm de
atentar para que determinadas atividades sejam realizadas continuamente no ciclo operacional da
empresa. Este nvel trata das informaes necessrias para a execuo de determinadas tarefas e,
portanto, faz parte da rotina da organizao.
Para o nvel ttico cabe a interlocuo entre os componentes operacionais e estratgicos, o tratamento
de dados individualizados para a obteno de relatrios, a aplicao de resultados a reas como
vendas, marketing e pessoal, a responsabilidade sobre a estruturao dessas reas em benefcio
das estratgias definidas para a organizao. O nvel estratgico, portanto, atua com suporte de
informaes tratadas e sumarizadas, sendo responsvel por decises de alto nvel que envolvem a
interseo entre os diversos setores da empresa em questo.

5) Que relaes a Gesto da Informao tem com os cinco princpios do Lean Thinking?
O aprendizado de como fazer gesto da informao organizao requer, entre outras, a aplicao dos
conceitos do Lean Thinking (Valor saber identificar o que seu cliente deseja; o mapeamento e a
anlise da Cadeia de Valor permitem a identificao das atividades, etapa inicial para a obteno de
um processo enxuto; fluxo como a organizao em sequncia que deve ser controlada e baseada em
modelos de qualidade; puxar atividade realizada no momento necessrio; e a melhoria continua
como processo de eliminar os desperdcios).
Uma gesto eficaz cria vantagens competitivas e tira proveito de experincias de uso da informao
disponveis interna e externamente. O domnio e os diferentes usos das mesmas informaes por
parte das empresas, inclusive, impem barreiras de entrada a concorrentes em um mesmo ramo, pela
expertise gerada pela forma como o contedo informacional e os fluxos desse recurso so gerenciados.

6) Que caractersticas tm as tecnologias de apoio deciso?


A tecnologia apresenta sistemas que manipulam grandes volumes de dados; obtm e processam
dados de fontes diferentes; proporcionam flexibilidade de relatrios e de apresentaes; mantm
padronizao textual e grfica; executam anlises e comparaes complexas e sofisticadas, quando
necessrio; suportam abordagens de otimizao e executam simulaes baseadas em metas e
objetivos que permitem a tomada de deciso por seus gestores.
A tecnologia e os sistemas de informao permitem ainda obter, armazenar, tratar, comunicar e
disponibilizar a informao na organizao em que so inseridos. A gerncia que domina o uso dessas
ferramentas influencia o desempenho da organizao tomando decises que promovem vantagem
competitiva, agilidade na tomada de deciso, rapidez nas operaes, reduo de custos, aumento da
continuidade pela integrao funcional, automao intensificada e resposta gil, melhora do controle
em termos de preciso, acurcia, previsibilidade, consistncia, certeza e visibilidade, anlise e sntese
de informaes.

4 A resposta a esta questo pode ainda ser baseada em exemplos ou casos prticos, e em pesquisas em outras reas do conhecimento.

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7) Que relaes as tecnologias de apoio deciso tm com os cinco princpios da Mentalidade Enxuta?
As ferramentas tecnolgicas so veculos para adoo de novas estratgias nas organizaes, e para
que isso seja possvel por meio de uma gesto lean, necessrio que os Fluxos Informacionais sejam
conhecidos e mapeados no ambiente em que ocorrem, ao mesmo tempo em que o conhecimento
dos colaboradores registrado em seus componentes. Da surge a relao principal entre tecnologia,
tomada de deciso e o Lean. Uma vez conhecidos os processos, produtos e clientes e a complexidade do
negcio da empresa, necessrio ter uma tecnologia que ajude a tratar as informaes. No entanto,
cabe gerncia ter as ferramentas para apoiar a sua tomada de deciso baseada nos princpios LEAN
comeando por saber valorar a informao da organizao, conhecer sua Cadeia de Valor, ter domnio
do Fluxo Informacional e, se adotada uma tecnologia de gesto, obter facilidade na tomada de deciso
para puxar e realizar as atividades no momento necessrio em busca de alcanar a Perfeio e a
melhoria contnua como processo de eliminar desperdcios.

A tecnologia e os sistemas de informao permitem obter, armazenar, tratar, comunicar e


disponibilizar a informao na organizao em que so inseridos. A gerncia que domina o uso
dessas ferramentas influencia o desempenho da organizao promovendo vantagem competitiva,
agilidade na tomada de deciso, rapidez nas operaes, reduo de custos, aumento da continuidade
pela integrao funcional, automao intensificada e resposta gil, melhora do controle em termos
de preciso, acurcia, previsibilidade, consistncia, certeza e visibilidade, anlise e sntese de
informaes. Finalmente, a busca de melhoria requer dessa mesma gerncia o aprendizado e a prtica
da Mentalidade Enxuta.

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CAPTULO 7

FLUXO ENXUTO DE INFORMAO

Atividades

1) Cite e explique quatro caractersticas da Mentalidade Enxuta para o gerenciamento e suas relaes com
a qualidade da informao1
As caractersticas da Mentalidade Enxuta para o gerenciamento ou para a gesto contemplam as
questes de controle, monitoramento, adequao e observao de atividades, visando ao seu
aperfeioamento alinhado ao desempenho esperado do ambiente em questo.
Contemplam tambm a orientao das pessoas atuantes em processos, sobre o estado ideal almejado
para suas atividades, sobre a importncia da qualidade agregada a esses processos e seus resultados.
Nesse sentido, so exemplos de caractersticas da Mentalidade Enxuta para o gerenciamento:
a. especificao do Valor inserido no processo e, especificamente, no Fluxo de Informao, bem
como de seu local de origem: esta caracterstica lean uma informao com abrangncia ou
escopo estabelecido, existente e contextualizada para conter e manter Valor; essa informao
deve ser relevante, pertinente, verdadeira, ntegra e precisa;
b. compreenso do fluxo de Valor que acompanha cada ciclo de informao inserido no Fluxo
Informacional: esta caracterstica incorre na aplicao indireta dos critrios de qualidade da
informao definidos para a especificao do valor, acrescentando a elas a abrangncia ou
escopo da informao e sua contextualizao;
c. possibilidade de compreenso do estado atual e de planejamento do estado futuro, ideal, do Fluxo
ou processo em questo, visando melhoria: esta possibilidade se d quando as informaes
em fluxo refletem contextualizao, pertinncia e relevncia, integridade, detalhamento,
amplitude e atualidade;
d. constante agregao de Valor: esta caracterstica contempla a atribuio de qualidade em termos
de pertinncia, audincia, relevncia e confiabilidade informao e seu fluxo.

2) Cite e explique quatro caractersticas da Mentalidade Enxuta para operacionalizao, e suas relaes com
a qualidade da informao
So exemplos de caractersticas da Mentalidade Enxuta para a operacionalizao, e suas respectivas
relaes com critrios de qualidade da informao que se pode atribuir a Fluxos Informacionais para
adequ-los ao conceito de Fluxo Enxuto de Informao:
a. otimizao da sequncia das atividades de gerao de Valor: a ordem, a forma de apresentao
ou mdia e a clareza so critrios de qualidade da informao essenciais ao cumprimento desta
caracterstica, quando atribudos a Fluxos de Informao;
b. clareza de comunicao: esta caracterstica abrange a clareza, a conciso ou o detalhamento e a
ordem da informao, enquanto critrios de qualidade informacional e atribudos a Fluxos de
Informao;
c. padronizao de processos e mtodos: esta possibilidade atendida por meio da atribuio de
identidade, clareza e ordem s tarefas inseridas nos Fluxos de Informao;
1 Visto que existem outros exemplos de caractersticas para o gerenciamento e a operacionalizao na Mentalidade Enxuta, a resposta s respectivas ques-
tes pode apresentar variaes em relao quelas propostas pelos autores.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 25


d. representao visual: esta caracterstica efetivada em critrios como a contextualizao, a
veracidade e o detalhamento da informao e seus Fluxos, bem como a abrangncia e o escopo
das informaes da sequncia, que agregam a elas confiabilidade.

3) Diferencie o escopo das caractersticas citadas nas questes anteriores, entre si: que elementos esto
presentes no vis de gerenciamento, que no ocorrem no operacional, e vice-versa?2

As caractersticas para o gerenciamento, na Mentalidade Enxuta, esto voltadas a questes conceituais,


estratgicas, tticas e de nvel macro em um negcio, contemplando todos os seus componentes
e direcionando-os ao cumprimento de objetivos e direcionamento estratgico. Quanto aos Fluxos
de Informao, essas caractersticas para o gerenciamento tm a funo de promover, estruturar,
administrar, avaliar e aprimorar o tratamento do Valor inserido nesses Fluxos, sua concepo e
disseminao no ambiente em que esto inseridos, alm de avali-los, e de definir e direcionar a
insero dos princpios do Lean Thinking nos mesmos Fluxos.
J as caractersticas para operacionalizao, na Mentalidade Enxuta, tm escopo pragmtico e
contemplam a definio, realizao e o aprimoramento de atividades em processos, com base nos
princpios lean. Especificamente em Fluxos de Informao, estas caractersticas contemplam a
estruturao, realizao, sequenciamento e organizao das atividades desses FIs com base nos
citados princpios, apresentando, portanto, foco contrrio e complementar quele das caractersticas
para o gerenciamento na ME.
Os critrios de qualidade da informao, que auxiliam na atribuio do conceito de Enxuto aos Fluxos
Informacionais, so aplicveis s caractersticas de ambas as categorias, sendo distinto apenas o
grau em que tal aplicao ocorre. Caractersticas para o gerenciamento na Mentalidade Enxuta tm
correlaes consolidadas com critrios como a relevncia, a pertinncia, a oportunidade, a acurcia ou
veracidade da informao, ao passo que aquelas caractersticas para operacionalizao se relacionam
mais facilmente a critrios como a clareza, a ordem, a apresentao e a prontido da informao.

2 A resposta a esta questo depende da resposta s questes 1 e 2 referentes ao Captulo 7. Se estas ltimas apresentarem variaes (eventualmente pre-
vistas) em relao s respostas propostas pelos autores, a resposta da questo 3 tambm dever variar.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 26


4) Descreva o que um Fluxo Enxuto de Informao.
Um Fluxo Enxuto de Informao (FEI), segundo Greef (2010), aquele Fluxo que: preza o diagnstico,
o planejamento e o monitoramento de seus componentes, a contnua melhoria, a eliminao de
desperdcios, mantendo a informao como principal Valor, que pertinente a demandas e contextos,
clara, organizada, confivel, dotada de identidade, apresentada e detalhada de modo inteligvel,
e cujas atividades relacionadas obedecem a padres previamente estabelecidos e representados
visualmente.
Nesse sentido, o FEI atende simultaneamente a caractersticas essenciais atribudas pela Mentalidade
Enxuta a sequncias de atividades, e aos critrios de qualidade da informao inseridos nessas
caractersticas. Quando obtido em um ambiente de negcio, o FEI permite, ainda:
a. que seus atores compreendam seu estado atual e possam simular melhorias nesse estado,
planejando continuamente os estados futuros do Fluxo;
b. que seus gerentes cumpram suas responsabilidades de maneira transparente e fundamentada em
experincias;
c. que a Abrangncia ou Escopo e a Conciso da informao tramitada no Fluxo sejam definidas
conforme sua demanda;
d. que a Confidencialidade ou Privacidade, a Originalidade e o Ineditismo ou Raridade da informao
estejam presentes e sejam refletidos nas atividades do Fluxo, quando necessrio e conforme seu grau
de importncia;
e. que a informao que perpassa os Fluxos informacionais esteja disponvel e pronta para uso
conforme sua demanda e a partir do momento em que estabelecida, sem estocagem;
f. que essa informao tenha sua Amplitude determinada em relao a atores internos e externos
organizao em que ocorre o Fluxo em questo.
5) Elabore um exemplo de Fluxo de Informao qualquer e, aps finalizar a representao, verifique a
presena de desperdcios e a correspondncia do Fluxo s caractersticas da Mentalidade Enxuta, utilizando
a linguagem iconogrfica proposta neste Captulo. Descreva sua anlise.
A figura abaixo representa um Fluxo de Informao mapeado em uma secretaria de curso de ps-
graduao. O Fluxo contempla as tarefas realizadas por este escritrio na definio e publicao de
edital de processo seletivo e tratamento dos dados recebidos na forma de inscries:

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A legenda das formas utilizadas na representao do Fluxo consta na figura abaixo:

O detalhamento do Fluxo de Informao representado exemplificado no quadro a seguir:

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Detalhamento do Fluxo de Informao representado
Fluxo Definio e publicao de edital de processo seletivo, recebimento de dados e

elaborao de lista de inscritos


Atividades Definio de H erros? Correo de Publicao do

cronograma erros cronograma

do curso de em edital

nivelamento e

processo seletivo
Momento de No ltimo trimestre Quando Quando encerra Quando o

realizao do ano encerra a verificao e cronograma

definio do encontra erros finalizado

cronograma

Frequncia Uma vez anualmente Conforme erros Uma vez

so identificados anualmente

Por qu? A informao Para no publicar informao Para

repassada errnea conhecimento

a pblicos de pblicos

interessados interessados
Onde Modelo de Documento Documento Edital da

cronograma elaborado de elaborado de secretaria

Arquivo de modelos cronograma cronograma

da secretaria
Como Com base em Verificao de Reescrita de Impresso

anos anteriores, documento informao

alterao de datas elaborado errada

de documento

utilizado para

publicao
Resultado Cronograma Erros Cronograma Cronograma
elaborado verificados no corrigido publicado em

cronograma edital

elaborado

ou Ausncia

de erros

no mesmo

cronograma

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 29


Interessado(s) Interessados no processo seletivo e secretaria

mecanismo(s)

de retorno Mecanismo de retorno: comunicao oral e/ou eletrnica

A figura abaixo representa o Fluxo Informacional mapeado, com a linguagem iconogrfica de


desperdcios em FIs apontando as atividades que contm desperdcio. As tarefas em que foram
identificados desperdcios esto destacadas com preenchimento.
A anlise que resultou na representao com a linguagem iconogrfica foi baseada no Fluxo de
Informao em si e no quadro de detalhamento de seus componentes:

Observou-se o Fluxo de Informao representado e, analisando a sequncia de tarefas organizada


para sua realizao, bem como o detalhamento da representao visual na forma de quadro, as
atividades destacadas foram classificadas como desperdcios da seguinte forma:

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 30


a. o envio de cronograma e o envio da lista de inscritos para publicao no site da secretaria foram
classificados como atividades cujo trabalho no executado da melhor forma e contendo transporte
ou movimentaes de materiais e informaes. A atribuio desses desperdcios se deu j que as
atividades em questo representam aes de envio de contedos e que poderiam ser realizadas
pelo mesmo colaborador da secretaria juntamente com a impresso do cronograma e da lista, sem
necessidade de envio do contedo para publicao no site;
b. as esperas pela publicao desses contedos, aquela espera pela ficha de inscrio preenchida por
parte de candidatos ao processo seletivo e a espera pela ficha de inscrio corrigida de candidatos cuja
inscrio apresentou erros, foram classificadas como esperas, devido natureza dessas atividades;
c. as conferncias de informaes foram classificadas como retrabalho e inspees desnecessrias,
j que em ambos os casos, o contedo enviado para publicao j foi verificado e corrigido quanto a
erros, quando necessrio, no devendo ser necessrias novas conferncias;
d. as duas ocorrncias destacadas em que h verificao da existncia de erros no contedo publicado
no site da secretaria foram classificadas como inspees desnecessrias, pelo mesmo motivo da
atribuio deste desperdcio s conferncias de informaes;
e. as tarefas de solicitao de correes no contedo publicado no site, quando necessrio, foram
classificadas como correo de problemas e produo dos resultados esperados, j que os contedos
publicados e anteriormente verificados quanto existncia de erros antes do envio para publicao
no deveriam apresentar novas necessidades de correo;
f. a seleo de lista de e-mails de candidatos pr-cadastrados no processo seletivo controlado
pela secretaria, bem como o envio de cronograma e ficha de inscrio no processo seletivo para a
lista de e-mails, foram atividades classificadas como contendo informaes desnecessrias e/ou
incorretas criadas no processo. A segunda atividade, em particular, foi classificada ainda como tarefa
inapropriada e desnecessria que precisa ser completada. A atribuio desses desperdcios a essas
tarefas se deu devido ao fato que, havendo disponibilidade do cronograma e dos documentos relativos
inscrio no site e no edital da secretaria, o envio dessas mesmas informaes por e-mail torna-se
desnecessrio;
g. o envio de e-mail a candidatos cuja inscrio apresentou erros, solicitando o reenvio da ficha
de inscrio corrigida, foi classificado como tarefa inapropriada e desnecessria que precisa ser
completada, correo de problema e produo do resultado esperado, e trabalho no realizado da
melhor forma. A atribuio desses desperdcios se deve ao fato de que, havendo normas para envio da
inscrio no processo seletivo por parte dos candidatos, a responsabilidade sobre os dados enviados
deve ser dos prprios candidatos, o que torna desnecessria a solicitao da correo de erros nos
dados recebidos;
h. o recebimento de fichas de inscrio corrigidas, quando o caso, foi classificado como trabalho
no realizado da melhor forma, devido aos mesmos motivos para atribuio dos desperdcios tarefa
de envio de e-mail a candidatos solicitando reenvio de suas respectivas fichas de inscrio.

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 31


CAPTULO 8

ESCRITRIO ENXUTO O LEAN OFFICE

Atividades

1) Qual a origem do conceito de Lean Office?

O volume de informaes inseridas e inerentes aos negcios s cresceu desde o sculo XIX, quando
o trabalho em escritrios j era considerado fonte de status pelas sociedades. O desdobramento
de atividades e unidades organizacionais em informaes sobre produtos, estoques, fornecedores,
clientes, gesto de qualidade, gesto de pessoas, comercializao, entre outras reas, aumentou
a responsabilidade atribuda aos escritrios dentro e fora de corporaes de maior porte, sobre o
funcionamento dos ambientes em que esto inseridos e sobre seu prprio funcionamento.
Buscou-se, ento, agregar eficincia ao trabalho em escritrios, criando funes como secretaria e
assessoria, mecanismos de controle como relgios ponto e relatrios, e reestruturando os espaos
de trabalho com base na insero de divisrias e reas especficas para atendimento de clientes e
destinao de arquivos.
Ainda assim, a necessidade de inserir, nos escritrios, mecanismos para mensurar e gerenciar a
efetividade de suas atividades, agilizar o trabalho e distribuir a responsabilidade entre colaboradores
e, na medida do possvel, tambm entre sistemas, exigiu medidas alm daquelas j adotadas para
organizar os offices.
Foram incorporadas aos escritrios, ento, ferramentas e tcnicas oriundas do Lean Thinking, como
o Mapa de Cadeia de Valor e o Fluxo de produo, originando outras ferramentas especficas como o
5S, as equipes pequenas de trabalho. Nesse nterim percebeu-se que, na realidade, a efetividade de
atividades e a reduo de perdas de processo, nos escritrios, poderia ser obtida sem necessariamente
separar ambientes em blocos similares a uma linha de produo ou inserir todas as atividades em
sistemas.
O Lean Office, enfim, foi o conceito e o mtodo criado para integrar as ferramentas e tcnicas de
gesto j existentes, aquelas incorporadas do Lean Thinking, e aquelas criadas a partir de seus cinco
princpios. Essa nova soluo permitiu atribuir importncias s atividades de informao, trocas de
materiais e movimentaes inseridas em escritrios, agilizando o tratamento de necessidades de
seus clientes e a prestao dos servios previstos.

2) Que vantagens apresenta o Lean Office frente ao ambiente de produo?


Conforme Womack e Jones (2003), o Lean Office apresenta as seguintes vantagens em relao a um
ambiente comum de produo, beneficiando o escritrio:
a. desburocratizar e simplificar processos administrativos;

b. liberar fluxos de informao para seu melhor funcionamento;

c. reduzir tempos de resposta a alteraes de documentos e atividades em processos;

d. agilizar as respostas s necessidades de clientes;

e. reduzir prazos de desenvolvimento e entrega de servios, informaes ou produtos aos


clientes;

Lean Office | Greef|Freitas| Romanel 32


f. reduzir estoques entre atividades em processos e a documentao necessria para sua
realizao;

g. reduzir tempos de ciclo das atividades de comunicao;

h. organizar a rea de trabalho;

i. adquirir e manter a capacidade de identificar problemas e trat-los;

j. aprimorar a qualidade dos processos e da recuperao da informao para tomada de deciso;

k. formar, qualificar e adequar comportamento de colaboradores;

l. promover o envolvimento, a motivao e a participao dos colaboradores no planejamento


das atividades.

3) Busque exemplos de empresas que j implantaram os conceitos lean em seus processos administrativos,
e descreva-os1

Recentemente foi publicado o relato da experincia de implementao do Lean Office no Senai de Santa
Catarina2. A implementao, iniciada em 2011, realizada visando obteno de sustentabilidade
de mercado por parte do Senai, tendo j includo o Lean Office como filosofia de gesto no seu
planejamento estratgico at 2017.
Esse processo partiu de uma srie de treinamentos realizados com colaboradores da instituio, e
da seleo dos processos mais crticos em suas operaes, para testagem e validao da metodologia
selecionada Kaizens office uma adaptao da e pela prpria instituio, do conceito de Kaizen.
Nesse processo, segundo o documento publicado, o tempo foi inserido nos processos do Senai como
uma nova dimenso da qualidade, sendo as equipes de trabalho treinadas, os processos crticos
mapeados e as metas estabelecidas em torno dessa dimenso.
Os resultados preliminares da implementao do Lean Office no Senai demonstram melhoria nos
processos submetidos metodologia Kaizen office, como a reduo em mais de 40% de tempos de
ciclo atendimento a clientes. Tais resultados incentivaram o Senai a prosseguir com a insero do
Lean Office em seus processos, mantendo-o como filosofia de gesto estratgica por, pelo menos,
outros 5 anos.

4) Discuta o papel da gesto do conhecimento e da informao em ambientes de escritrio.


O papel da informao como insumo, produto e processo dos ambientes de escritrio pressupe a
gerao de conhecimentos durante e sobre a transmisso da informao.
A intangibilidade da informao que perpassa os escritrios por meio de Fluxos exige, alm da
insero dos princpios do Lean Thinking nesses Fluxos, a aplicao da Gesto da Informao em
todos os processos do ambiente. Essa aplicao deve se dar desde a gerao de uma determinada
demanda informacional, at as aes de coleta, organizao, anlise, armazenamento e disseminao
dessa informao, seguidas de determinada deciso e da gerao de conhecimentos novos para e
sobre o escritrio.
1 Devero existir outros exemplos passveis de uso na resposta a esta questo, alm do apresentado pelos autores.
2 http://www.excelenciaemgestao.org/Portals/2/documents/cneg8/anais/T12_0504_2596.pdf>.

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Essas so tarefas beneficiadas pela Gesto da Informao na medida em que esta ltima promove a
atribuio de sentido, a organizao, o planejamento, o monitoramento e controle, e o aprimoramento
das aes realizadas em relao a contedos informacionais. Contando com esses benefcios, os
escritrios podem realizar suas operaes dirias com maior nvel de qualidade, menor ndice de
erros e alinhamento constante s necessidades dos clientes externos e internos de seus produtos.
Quanto aos conhecimentos, em especfico, alm de serem gerados, devem ser socializados,
internalizados, interpretados e utilizados pelas pessoas envolvidas no escritrio, para manuteno
dos nveis de qualidade, reduo de erros e alinhamento a demandas. Dessa forma, oportuna a
insero da gesto do conhecimento nos ambientes de escritrio.
Na insero tanto da Gesto da Informao quanto da Gesto do Conhecimento em escritrios,
os Fluxos de Informao tornam-se o principal veculo por meio do qual os objetivos dessas duas
modalidades de gerenciamento so alcanados, j que tm a funo de veicular a informao
com qualidade nos ambientes de escritrio. Essa informao veiculada pelos Fluxos torna possvel
a realizao das tarefas do gerenciamento informacional, e o compartilhamento e socializao de
contedos previstos pela Gesto do Conhecimento.

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CAPTULO 9

TCNICAS E FERRAMENTAS LEAN

Atividades

1) Cite e explique um mtodo, tcnica ou ferramenta relacionada a cada um dos padres (culturais, visuais,
operacionais e gerenciais) do Lean Office1
Padro Mtodo, tcnica ou ferramenta
Cultural Kaizen Blitz: esta tcnica representa um evento organizado por e
para equipes dos ambientes de escritrio, voltada sustentabilidade
do conceito lean nesses locais.

Um evento Kaizen Blitz organizado para discutir, testar e aprovar


melhorias nos fluxos de atividades, de informaes e de materiais
do ambiente em questo, cujos participantes devem estar focados
apenas nessas aes, relativas a um processo selecionado por eles
no incio do evento.

O diferencial do Kaizen Blitz justamente essa imerso dos


colaboradores de diversos nveis hierrquicos de um mesmo
ambiente, na anlise e soluo de problemas, reduzindo ou
eliminando desperdcios e buscando a gerao de Valor em
processos.

O sucesso desta tcnica depende da compreenso de seus


participantes sobre o escopo do lean, benefcios agregados por ele
aos processos de trabalho, e sobre a necessidade de implementar
melhorias continuamente nesses processos, independentemente de
eventos especficos para tanto.

1 A resposta a esta questo pode variar, sendo que existem outros exemplos de mtodos, tcnicas e ferramentas para os padres requisitados do Lean Office.

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Visual 5 (cinco) S: cinco conceitos de simplificao e organizao dos
locais de trabalho, para reduo de tempos de ciclo com busca e
uso de material desordenado, bem como reduo de custos de seu
armazenamento.

A aplicao do 5S a escritrios faz com que os espaos de trabalho


utilizados pelas pessoas sejam organizados e, portanto, tornem-
-se elementos motivadores da realizao do trabalho por parte das
pessoas, e tambm sejam atrativos aos clientes ou usurios do mesmo
trabalho.

Cada S significa, respectivamente: separao de materiais teis e


inteis ao trabalho, arrumao do local de trabalho, limpeza do local
de trabalho, normalizao e disciplina.

Cada escritrio ou local de trabalho define a forma de implementao


do 5S quanto ao papel de seus colaboradores na manuteno
dessa tcnica, bem como quanto s regras para seu monitoramento
e controle. Ainda assim, uma regra ideal que os colaboradores
atuem ativamente no planejamento e na manuteno do 5S em seu
ambiente de trabalho.
Operacional Mtodo First In First Out (FIFO): promove a definio de uma ordem
de processamento de materiais e de informaes utilizados para
realizao do trabalho, sendo esta ordem o critrio para seleo,
tratamento e realizao do trabalho.

Por meio do FIFO, os recursos utilizados para o trabalho so


organizados em forma de fila, sendo que o primeiro material inserido
para utilizao (inclusive documentos e informaes), dever ser o
primeiro elemento a ser tratado e utilizado no trabalho.

Assim, a gerao de materiais controlada e o espao temporal, no


qual o trabalho realizado, padronizado.

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Gerencial 5 Por qus: esta tcnica promove a prtica de perguntar Por qu?
cinco vezes seguidas, em relao a um problema em especfico.

Para cada problema ou desperdcio identificado em um fluxo de


trabalho ou processo, questiona-se uma vez o porqu de sua
ocorrncia. Em seguida, questiona-se o porqu da ocorrncia da
situao respondida como causa para a primeira pergunta, e assim
sucessivamente.

Repetindo essa prtica por 5 vezes, chega-se a um problema mais


aprofundado que causa o primeiro problema ou desperdcio e,
eliminando-o, elimina-se, por consequncia, erros ou perdas por ele
geradas em toda a sequncia do processo.

Por meio dos 5 Porqus, gerentes de ambientes de escritrio tm


a oportunidade de identificar causas reais de problemas ou perdas
ocorridos durante a realizao dos processos desses ambientes e,
ainda, so capazes de tomar decises acertadas e seguras sobre
a questo a ser solucionada para eliminar as perdas de recursos
identificadas.

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2) Selecione um dos elementos explicados na resposta questo anterior e simule sua aplicao a um
ambiente de escritrio: descreva o ambiente, selecione e detalhe um processo ou atividade nele existente e
descreva a aplicao, resultados pretendidos e resultados obtidos, se possvel com ilustraes.

A figura abaixo representa o Fluxo de Informao mapeado em uma secretaria de curso de ps-
-graduao, j apresentado na resposta questo 5, do Captulo 7.
Trata-se de uma secretaria responsvel pelo controle de atividades, informaes e documentos
relativos ao funcionamento de um curso de ps-graduao. O escritrio/secretaria funciona durante
todo o ano, alm do perodo letivo de funcionamento do curso de ps-graduao, e conta com um
colaborador interno, e um colaborador externo, sendo este ltimo responsvel pela manuteno do
site da secretaria e insero de contedo.
O Fluxo Informacional mapeado representa uma das atividades realizadas na secretaria no incio do
processo seletivo, composta por uma sequncia objetiva e pouco interativa de tarefas, realizadas em
maioria pelo colaborador principal da secretaria.

A figura a seguir retoma a representao do Fluxo Informacional acima, contendo a linguagem


iconogrfica de desperdcios nele inseridos, tambm apresentado na resposta questo 5, do Captulo
7:

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A resoluo dos desperdcios identificados no Fluxo de Informao representado foi baseada na
tcnica dos 5 Por qus, considerada aquela que melhor se aplica situao e proposta de simulao
apresentada na questo.
Questionando os porqus da realizao das tarefas apontadas como desperdcios, concluiu-se que:
a. as sequncias de atividades de envio de contedo para publicao no site da secretaria, esperas,
conferncias e solicitaes de correo so realizadas devido ausncia de treinamento do colaborador
principal da secretaria no uso e manuteno do site, inviabilizando que ele prprio realize as
atualizaes necessrias. Assim, a dependncia de outro colaborador seria evitada e as conferncias e
erros de correntes dessa forma de realizao das atividades, seriam eliminadas;

b. a seleo de lista de e-mails de candidatos pr-cadastrados no processo seletivo e o envio de


cronograma e ficha de inscrio para a lista selecionada so atividades realizadas por deciso do
colaborador da secretaria, sem uma necessidade essencial predefinida pelo escritrio. As atividades
relacionadas solicitao de reenvio de fichas de inscrio se devem ao mesmo motivo e, ainda,
ausncia de definio de regras claras quanto responsabilidade sobre as informaes enviadas pelo
candidato secretaria.

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Nesse sentido, o Fluxo foi reestruturado eliminando-se os desperdcios identificados, resultando na
seguinte sequncia de tarefas:

No Fluxo reestruturado, o colaborador do escritrio tem o treinamento suficiente para realizar


atualizaes de contedo no site sem depender de outros colaboradores e realizar conferncias
desnecessrias de contedos; conta com um mecanismo informatizado de recebimento de inscries
no processo seletivo, e segue regras predefinidas em edital quanto responsabilidade sobre as
informaes enviadas secretaria na condio de inscries.
Desse modo, o esforo na realizao do fluxo Informacional em questo foi reduzido e o nvel de
responsabilidade do colaborador, redefinido.
Outras aplicaes dos 5 por qus, aps a implementao do Fluxo reestruturado na secretaria, podem
gerar outras melhorias, inclusive contemplando as demais atividades realizadas nesse ambiente.

3) Diferencie o Mapeamento da Cadeia de Valor do mapeamento de Fluxos de Informao.

O Mapeamento da Cadeia de Valor gera a representao visual dos ciclos de trabalho ou processos
produtivos de determinado ambiente. Nessa representao, so esquematizados os fluxos de materiais
e de informaes necessrios para a consecuo do ciclo ou processo em questo, os atores atuantes
nas atividades, os tempos de ciclo e os tempos de agregao de Valor de cada atividade.
Os componentes do Mapa da Cadeia de Valor partem de um elemento central o Controle da
Produo, contemplando atividades desde Fornecedores a Clientes do processo representado.
Por meio do Mapeamento da Cadeia de Valor, possvel caracterizar o estado atual do processo

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produtivo representado, identificar e analisar problemas de tempo, Fluxo e perdas ocorridas nas
atividades, e ainda simular melhorias definindo um estado futuro e aprimorado da sequncia de
realizao dessas atividades representadas.
A representao da Cadeia de Valor pode ser utilizada para capacitao e orientao de colaboradores,
representao simples de processos produtivos para gesto visual, identificao e eliminao de
problemas, e traduo do caminho percorrido pela informao em um processo.
Esta ltima possibilidade cumprida com maior propriedade e xito pelo mapeamento de Fluxos de
Informao, que origina fluxogramas, j que estes traduzem em linguagem visual especfica, a forma
de tratamento da informao e todo o seu fluxo e responsveis no ambiente em questo.
Embora tambm permita o entendimento dessas questes, o mapeamento da Cadeia de Valor traduz
do caminho percorrido por atividades, tarefas ou processos, que no necessariamente contm
informao no ambiente, exigindo um esforo extra para a representao detalhada de Fluxos de
Informao, se este for o objetivo do processo de mapeamento.
Os fluxogramas consistem em representaes visuais das atividades realizadas especificamente em
relao s informaes transmitidas por meio de Fluxos.

4) Relacione cinco elementos descritos neste Captulo (9 Tcnicas e Ferramentas lean) aplicao do
Fluxo Enxuto de Informao em ambientes de escritrio2
O Fluxo Enxuto de Informao tem como premissas a eliminao de desperdcios em sua sequncia de
atividades, o destaque informao disseminada por meio dele como principal Valor a ser entregue
aos clientes internos e externos da sequncia, e a melhoria da forma de tratamento dessa informao,
nos ambientes de escritrio.
Essas premissas permitem a aplicao dos seguintes elementos:
a. organizao do local de trabalho: um Fluxo Enxuto de Informao mais facilmente obtido
quando os locais de trabalho das pessoas que atuam nesse Fluxo esto organizados, permitindo que
materiais e informaes sejam utilizados de forma eficiente e que tempo, recursos e esforo no sejam
perdidos na busca desnecessria por componentes dispersos para realizao do trabalho em questo.
Este mtodo, operacionalizado com suporte do 5S, facilita a atribuio de Prontido, Relevncia,
Clareza e Temporalidade informao em fluxo;

b. controle e gesto visual: a identificao de desperdcios em Fluxos de Informao, atividade


que serve como insumo para sua avaliao, melhoria e posterior classificao como Enxutos,
realizada por meio da anlise de sua representao em fluxogramas. Estes, por sua vez, so exemplos
de instrumentos do controle e gesto visual, j que representam visualmente as tarefas, atores e
formas de tratamento da informao inseridos nos Fluxos Informacionais. Utilizar, por exemplo,
fluxogramas para analisar a ocorrncia de desperdcios nos Fluxos representados, elimin-los e ento
classificar os Fluxos como Enxutos so, portanto, tarefas facilitadoras do controle e da gesto visual.
Isso desde que se cumpra a natureza desse mtodo, disponibilizando os contedos visualmente
representados, aos colaboradores do ambiente em questo, e utilizando-os para aplicar melhorias ao
trabalho ali realizado;

2 A resposta a esta questo pode variar, sendo que existem outros exemplos de mtodos, tcnicas e ferramentas passveis de relao aplicao do FEI
em ambientes de escritrio.

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c. 5 porqus: a aplicao dos 5 porqus facilita a eliminao dos desperdcios identificados em
Fluxos de Informao por meio de sua representao visual, j que permite a identificao de causas
aprofundadas de cada desperdcio identificado. Dessa forma, os 5 porqus tornam-se tambm
instrumentos da gesto visual em relao a Fluxos Informacionais, permitindo que se tornem
Enxutos ao apontar as barreiras consolidao desse conceito, na forma de desperdcios ou perdas;

d. nivelamento: a atribuio de qualidade a uma informao perpassa a necessidade de nivelamento


da carga de trabalho das pessoas que atuam no Fluxo Informacional em questo. Nesse sentido, o
nivelamento, enquanto padronizao do tipo de trabalho e da frequncia de sua realizao pelos
colaboradores de determinado ambiente, facilita a obteno de Fluxos Enxutos de Informao,
reduzindo estoques de contedo que no podem ser tratados, nivelando esforos de cumprimento de
metas de trabalho, reduzindo custos de tratamento de altos volumes de itens e equilibrando tempos
de ciclo de transmisso informacional;

e. fluxo contnuo: um Fluxo Enxuto de Informao obtido, inclusive e no somente, por meio
da atribuio de uma fluncia contnua de suas atividades, sem gerao de estoques ou manuteno
de altos tempos de ciclo de transmisso informacional. O mtodo do fluxo contnuo atribui aos
Fluxos Informacionais a capacidade de realizar apenas as atividades necessrias e exigidas pela etapa
seguinte da sequncia, sem a necessidade de transporte e estoques de materiais.

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