ADMINISTRACION

Es la ciencia social aplicada o tecnologa social que tiene por objeto de estudio las
organizaciones, y la tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin
y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del
conocimiento, etc.) de una organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio
posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines
perseguidos por dicha organizacin.
Otras definiciones de Administracin (segn varios autores) son las siguientes:

La administracin como una ciencia social compuesta de principios,

tcnicas y prcticas y cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer
sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se puede
alcanzar propsitos comunes que individualmente no es factible lograr.

La Administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante

el esfuerzo ajeno. (George R. Terry)

La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de

objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo
humano coordinado. (Jos A. Fernndez Arenas)

La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y

eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
mxima productividad. (Lourdes Mnch Galindo y Jos Garca Martnez)

Andreas Kaplan especficamente describe la administracin europea como

"una gestin intercultural y social, basada en un enfoque interdisciplinario". 1

La Administracin es la gestin que desarrolla el talento humano para

facilitar las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organizacin.
Con el objetivo de cumplir las metas generales, tanto institucionales como
personales, regularmente va de la mano con la aplicacin de tcnicas y
principios del proceso administrativo, donde este toma un papel preponderante
en su desarrollo ptimo y eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera
certidumbre en el proceder de las personas y en la aplicacin de los diferentes
recursos.
Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en comn:

1. La existencia de un objetivo(s) hacia el cual est enfocada la

administracin.

2. Menciona la eficacia, es decir, lograr los objetivos en el mejor tiempo y

cantidad.
 3. La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y la
mxima calidad.

4. La administracin se da en grupos sociales.

5. Debe existir la coordinacin de recursos para lograr el fin comn.

6. Productividad, es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de

recursos, en trminos de eficacia y eficiencia.

Planificar: Es el proceso que comienza con la visin que tiene la persona

que dirige a una organizacin; la misin de la organizacin; fijar objetivos,
las estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el mapa
estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la
organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis DAFO). La
planificacin abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano plazo
(entre 1 y 5 aos) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual
ms detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por
factores sociales, polticos, climticos, econmicos, tecnolgicos, generan un
entorno turbulento donde la planificacin se dificulta y se acortan los plazos de
la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en
forma sistemtica y permanente.

Organizar: Responde a las preguntas Quin va a realizar la tarea?,

implica disear el organigrama de la organizacin definiendo
responsabilidades y obligaciones; cmo se va a realizar la tarea?; cundo
se va a realizar?; mediante el diseo de proceso de negocio,3 que establecen
la forma en que se deben realizar las tareas y en qu secuencia temporal; en
definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio

del Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados;
basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y
tambin intuitivos de toma de decisiones.

Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo

con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las
medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico,
nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante
un sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras
externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales.

La integracin
La integracin es el medio a travs del cual el administrador y los funcionarios de
la empresa eligen y se ponen en contacto con los recursos necesarios para poner
en marcha lasdecisiones previamente establecidas para ejecutar los planes de
dicha organizacin.
Funcin de la integracin
La funcin de la integracin consiste en dotar al organismo social de los
diversosrecursos que requiere para lograr la eficiencia en el desempeo al
momento de planear y organizar. Pare esto debemos tener en cuenta los recursos
con los que cuenta la empresa (materiales, tecnolgicos,financieros, humanos,
etc)

Principios de la Integracin
La integracin tiene 2 puntos principales que son:
Integracin de Personas
Integracin de recursos materiales
Losprincipios de la Integracin de Personas son:
- Adecuacin de Hombres y Funciones:
EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las

actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems
recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas
para la organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la
administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempean
ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que
desean.

PLANIFICACIN

Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas
y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en
corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo
debe hacerse?).
 La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se
minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.
Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados
saben a donde va la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese
objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en
equipos.
Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con propsitos
encontrados e impedir que la organizacin se mueva haca sus objetivos de
manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los
procedimientos aptos para alcanzarlos. Adems son gua para:

- Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para

alcanzar sus objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y
procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido, para
imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin. A

continuacin se establecen metas para cada una de las subunidades de la
organizacin. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas
de manera sistemtica.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
planificacin. La planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras
deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas,
etc.
Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad
de la organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.

Planes estratgicos y operativos

Los planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los
planes generales de la empresa y buscan Posicionar a la organizacin en trminos
de su entorno son
llamados planes estratgicos. Los planes que especifican los detalles de cmo
sern logrados
los planes generales se denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los
operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5
aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles,
establecen guas generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una situacin
nica), Permanente (planes continuos para actividades repetidas)
Objetivos

Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones

enteras. Dan direccin a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio
contra el cual los logros pueden ser medidos.

Estableciendo OBJETIVOS

Convertir la visin en especficos blancos de accin.

Crear normas para rastrear el desempeo.
Presiona a ser innovadores y enfocados.
Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan
alargarse.

Tipos de objetivos requeridos

Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la
compaa.

Objetivos estratgicos
Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posicin de
negocios a largo plazo.

ORGANIZACIN

El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la

palabra "organismo". Este implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual

funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o identico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin
distinta, pero complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y ayudan
a las dems a construirse y ordenarse conforme a una teologa especfica.

Nosotros la definimos: "Organizacin es la estructuracin tcnica de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados".
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan
alcanzar las metas de la organizacin. Diferentes metas requieren diferentes
estructuras para poder realizarlos.
 Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y
recursos, proceso conocido como diseo organizacional.
La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y
estas relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros.

a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tipica de los

elementos que corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y
actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que
"estn por estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o
remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa, en el
sentido de qu puesto y no cul persona.

Su importancia

1. La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge

completamente y llega hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha
sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones han
hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la
administracin, dando lugar a que la contrapongan a sta ltima, como si la
primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo prctico y emprico.
Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre los
aspectos tericos que Urwiek llama mecnica administrativa, y los aspectos
prcticos que el mismo autor conoce bajo la denominacin de dinmica: entre "lo
que debe ser", y "lo que es".

DIRECCIN

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de

lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y
planeado. Existen dos estratos para obtener stos resultados:
a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de
hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser
productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente
en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no
ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este
consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen
tareas esenciales. La direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes
con cada una de las personas que trabajan con ellos.
 Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan para
lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a
hacer su mejor esfuerzo.

CONTROL

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se

estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin
significativa. Todos los gerentes deben participar en la funcin de control, aun
cuando sus unidades estn desempendose como se proyect. Los gerentes no
pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber
evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el desempeo real
con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades
se terminen de manera que conduzcan a la consecucin de las metas de la
organizacin. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es
qu tan bien facilita el logro de las metas. Mientras ms ayude a los gerentes a
alcanzar las metas de su organizacin, mejor ser el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin
la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control y consta
de tres elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeo.

2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas
de desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Existen tres enfoques diferentes par disear sistemas de control: de mercado,

burocrtico y de clan.

El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el empleo

de mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la
participacin relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el
sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones
donde los productos y servicios de la firma estn claramente especificados, son
distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
El control burocrtico se concentra en la autoridad de la organizacin y
depende de normas, reglamentos, procedimientos y polticas administrativas.
El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los
valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de
la organizacin que son compartidos.

El control es importante, por que es el enclace final en la cadena funcional de

las actividades de administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si
las metas organizacionales se estn cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
 Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir
que se desve de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de
controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas
tambin es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un
ajuste en los planes. En la prctica, el proceso administrativo no incluye los
elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.