PRESENTACIN

La Administracin municipal de Puerto Concordia en su esfuerzo y

compromiso por fortalecer las organizaciones comunales del Municipio, a
fin de procurar la recuperacin de su identidad comunal y su rol como
gestores del desarrollo integral, sostenible y sustentable de las
comunidades que representan, se complace en presentar el documento
Gua sobre el proceso de entrega y empalme de las juntas de accin
comunal de Puerto Concordia elecciones 2012-2016.

Con esta sencilla pero importante Gua el Gobierno Municipal un

Un Cambio Saludable
cambio saludable pretende dejar en manos de nuestros lderes
comunales una serie de recomendaciones y herramientas para la
entrega y empalme exitoso entre los Dignatarios salientes y entrantes
de las organizaciones comunales, bajo el entendido que este proceso es
ante todo un encuentro, un espacio para el dialogo y la interaccin
buscando en todo momento facilitar la continuidad en la gestin de la
Junta de accin comunal.

Por ello, invita a todas las Juntas de accin comunal para que realicen

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

la entrega y empalme preferiblemente en la primera quincena del mes
de julio de 2012, atendiendo que el periodo de los nuevos dignatarios
tiene inicio el 01 de julio de 2012 y va hasta el 30 de Junio de 2016.

Felicitaciones a los nuevos dignatarios comunales, reciban un abrazo

fraterno de esta su administracin Municipal y la invitacin para que
sigamos juntos construyendo sueos y realidades para el Meta.

ARNALDO IGNACIO CELEDON MERCADO

Alcalde
 Qu es el
proceso de
entrega y
empalme

El proceso de entrega consiste

en el desarrollo de una serie
de actividades en las que los
dignatarios salientes preparan

Un Cambio Saludable
la informacin sobre la
gestin, los recursos y bienes
de la junta y elaboran
conjuntamente un documento
que podemos denominar
informe de entrega, el cual
debe ir acompaado de los
soportes que respaldan la
informacin consignada en el

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

mismo.

Este informe debe ser presentado a los

dignatarios entrantes a travs de una reunin
de empalme, la cual, debe ser ante todo un
encuentro de dialogo y comunicacin con el
propsito principal de que la nueva
administracin de la junta pueda conocer de
manera formal el estado en que se encuentra
la misma.

Es as como la actual junta directiva tiene la

gran responsabilidad de realizar una entrega
exitosa de informacin, bienes y documentos
de la junta, realizando un empalme exitoso
con sus colegas que iniciaran su gestin el
prximo 01 de julio de 2012.
COMO DEBE
SER UN BUEN Organizado: Se debe planear la

PROCESO DE manera en la que se va a presentar y

a entregar la informacin y los bienes
de la Junta.
ENTREGA y
Transparente: Se debe estar en
empalme disposicin de presentar informacin
sobre la totalidad de los asuntos
relacionados con la Junta y respaldar
la informacin con los

Un Cambio Saludable
correspondientes soportes.

Integral: El proceso debe cubrir todas

las areas de administracin de la
Junta, dejando en conocimiento todos
los detalles que se consideren
importantes para la gestin de los
nuevos Dignatarios.

Voluntario: Lo ideal es que el proceso

de entrega se haga de manera

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

voluntaria por parte de los dignatarios
salientes y que se cuente con todo el
inters de los dignatarios entrantes en
recibir.

Documentado: La informacin
presentada en el proceso de entrega
debe constar por escrito para que
quede constancia, igualmente en el
proceso de empalme se debe elaborar
un acta que recoja todo lo sucedido en
esta reunin.
 Pasos para el proceso de
ENTREGA Y EMPALME

1. Preparar la Informacin

Un Cambio Saludable
o El presidente saliente debe convocar a reunin a los
dignatarios tambin salientes de la Junta.
especialmente a los del bloque de la Directiva.

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

o Una vez reunidos deben definir los aspectos sobre los
cuales van a rendir el informe de entrega y los
responsables de recoger la informacin, por lo que se
recomienda en esta reunin elaborar un plan de trabajo
interno para ir verificando su avance.

o Una vez se tenga toda la informacin, se recomienda

hacer una verificacin en conjunto y disponer la
elaboracin del informe de entrega general.

o Una vez elaborado el informe se debe disponer de

mnimo dos copias del mismo acompandolas de copia
de todos los soportes, dejando una copia para los
dignatarios salientes y una copia para entregar en la
reunin de empalme a los dignatarios entrantes.
 2. Elaborar el informe

Aspectos mnimos que

debe contener el
informe de entrega

GESTIN ADELANTADA

Esta primera parte del informe
comprende una relacin de las
actividades del periodo de la
junta, que por lo general ira del
01 de Julio de 2008 a 30 de
Junio de 2012, se sugiere que
esta relacin de actividades se
haga ao a ao y que en ella se
resalten los logros obtenidos y
las dificultades que se
presentaron durante la gestin,
Un Cambio Saludable
IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA
los procedimientos que adelant
la Junta Directiva, la Comisin
de convivencia y conciliacin y el
fiscal o el secretario de la Junta,
el vicepresidente o las
comisiones de trabajo, los
proyectos adelantados o en
trmite ante la Alcalda, la
Gobernacin u otra entidad y las
actividades y tareas pendientes
que deben terminar.
 RECUrSOS DE LA JUNTA

Un Cambio Saludable
Esta segunda parte del dinero en efectivo y del dinero
informe corresponde al que queda en los bancos, las
aspecto financiero y contable cuentas por cobrar y las

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

de la Junta, por lo que se
debe iniciar con la
presentacin de un informe de
tesorera, acompaado de una
relacin de documentos de
contabilidad como facturas,
recibos de caja, comprobantes
de ingreso, egreso y dems.
Igualmente se debe hacer una
relacin de extractos
bancarios, libretas de ahorro o
cuentas corrientes que se van
a entregar, as como del
cuentas por pagar .
Se debe hacer una relacin de
los libros de Tesorera que se
van a entregar como son Libro
de bancos, caja general, caja
menor e inventarios,
estableciendo numero y fecha
de registro ante la Direccin
de participacin social,
nmero total de folios,
numero de folios diligenciados
y estado de los libros.
 BIENES DE LA JUNTA

Esta tercera parte del informe Tambin se debe hacer un

corresponde a la relacin y inventario sobre todos los
estado de los bienes de la Junta elementos que sean de
de accin comunal, si existe propiedad de la junta como
saln comunal o casas o sillas, mesas, computador,
terrenos que sean de propiedad impresoras, DVD, archivadores,
de la junta, se debe hacer un escritorios, herramientas,
inventario fsico destacando el tableros, telfonos, lneas

Un Cambio Saludable
estado actual, planos, licencias, telefnicas, servicios pblicos,
escrituras y documentos implementos de oficina y dems
relacionados. teniendo en cuenta referencias y
el estado actual.

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

 INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Esta cuarta parte del informe
corresponde a la documentacin
legal e histrica, que comprende la
resolucin de personera jurdica,
los estatutos de la Junta
debidamente aprobados por la
Direccin de participacin social, la
copia del NIT y del RUT que
corresponden a la identificacin
tributaria de la Junta y los autos
de reconocimiento de los
dignatarios.
Se debe hacer una relacin de los
libros administrativos de la junta
que se van a entregar como son el
Libro de Actas de Asamblea
General, el Libro de Actas de Junta
Directiva y el Libro de Afiliados
Un Cambio Saludable
estableciendo numero y fecha de
registro ante la Direccin de
Participacin Social, nmero total
de folios, numero de folios
diligenciados y estado de los
IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA
libros.
Tambin se debe hacer entrega de
un archivo general el cual debe
estar debidamente organizado,
preferiblemente debe presentarse
una carpeta con correspondencia
enviada y recibida, otra carpeta
que contenga los procesos
declarativos, otra que contenga los
documentos de elecciones y las
dems de inters que considere el
grupo de dignatarios saliente.
 3. INVITAR O CITAR A LA REUNIN
de empalme

Un Cambio Saludable
Los Dignatarios
salientes deben, a
travs de una carta
preferiblemente,
invitar a los dignatarios
entrantes para
presentarles el informe
correspondiente y
hacerles entrega de los

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

bienes de la junta.

Se recomienda que se haga a travs de una invitacin escrita para que

quede constancia de la voluntad de la administracin saliente de hacer
la entrega y el empalme.

Si la administracin entrante no acude a la invitacin, se debe insistir en

su realizacin, si persiste la negativa se sugiere citar a una asamblea
general y dar a conocer el informe de entrega que da cuenta del estado
en que se deja la junta, esto teniendo en cuenta que el periodo de los
dignatarios actuales termina el 30 de Junio de 2012, como lo sealan los
respectivos autos de reconocimiento, por lo que bajo ninguna
circunstancia los dignatarios salientes pueden seguir actuando como
tales, como quiera que los periodos son estatutarios y el cese del
ejercicio de sus funciones es automtico.
 4. HACER LA ENTREGA DEL informe
y de LOS bienes DE LA junta

Un Cambio Saludable
Una vez reunidos los Dignatarios salientes y entrantes de la junta de
accin comunal, preferiblemente el presidente saliente da inicio a la

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

reunin dando la bienvenida a todos los asistentes y presenta a cada
uno de los dignatarios de la junta, una vez realizado esto, explica cmo
se va a presentar el informe y entrega de los bienes de la junta.

Lo ideal es que cada uno de los dignatarios salientes, realice empalme

cargo a cargo y de a conocer el trabajo que realiz desde su cargo,
cules fueron sus logros y experiencias y dificultades para alcanzar las
metas propuestas.

A medida que se va presentando el informe de entrega por parte de los

dignatarios salientes, los dignatarios entrantes pueden de manera
ordenada y respetuosa solicitar a quien este exponiendo que aclare la
informacin o la ampli de ser necesario.

Una vez culminado el informe se proceder a realizar la entrega material

de los bienes y documentos de la Junta, de todo lo cual debe quedar
constancia en el acta.
 5. Elaborar Y FIRMAR EL ACTA EN
LA QUE CONSTE EL PROCESO

Del desarrollo de esta reunin se debe elaborar la correspondiente acta,

labor que puede ser realizada por cualquier dignatario, aunque se
sugiere que sea el Secretario o la Secretaria de la Junta saliente quien
lo haga.

Un Cambio Saludable
Una vez culminado el proceso de entrega y empalme se debe dar la
lectura del acta, en ella debe constar todo lo acontecido en la reunin,
especialmente si se pactaron compromisos de ampliar la informacin
presentada o la entrega de soportes o documentos adicionales, o se
manifest inconformidad de los dignatarios entrantes sobre el contenido
del informe o la entrega de los bienes y documentos de la Junta. Una
vez aprobado su contenido, se debe firmar el acta por todos y cada uno
de los que participaron.

Se recomienda que se acuerde un trmino prudencial para que los

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

dignatarios entrantes puedan verificar la informacin presentada y
puedan solicitar a los dignatarios salientes aclaracin o ampliacin de la
misma, el cual puede ser de 60 das. Vencido este trmino se entender
que todo se entreg y recibi a satisfaccin.
 LO QUE NO SE DEBE HACER EN
UN PROCESO DE ENTREGA Y
EMPALME

Se debe tener claro que la reunin

de empalme no es una auditoria o
una investigacin, dicho proceso no

Un Cambio Saludable
puede convertirse en una accin de
confrontacin entre las
administraciones (saliente vs
entrante).

Si no se est de acuerdo con la

informacin presentada o el proceso
de entrega realizado, se debe

IALCALDA DE PUERTO CONCORDIA

manifestar de esta manera a los
dignatarios salientes para que
aclaren o amplen la informacin
dentro de un plazo establecido de
comn acuerdo.

Si en el proceso de entrega y
empalme se establece que la
administracin saliente pudo haber
cometido alguna irregularidad o
delito con los bienes o recursos de
la junta, esta situacin debe ponerse
en conocimiento de la instancia,
entidad o autoridad competente,
segn sea el caso.