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Decimocuarta, McGRAW-HILL/INTERRAMERICANA EDITORES, S.A DE CV.
Los objetivos del auditor en las cuentas por pagar son los siguientes:
Programa de auditora:
Procedimientos de auditoria:
Pruebas de cumplimiento:
A- Examinar los riesgos inherentes, entre ellos los fraudes: una vez que
conozca al cliente y su negocio, los auditores estn en condiciones de
identificar los riesgos inherentes de las cuentas por pagar- muchos de ellos
son los que provienen del negocio y que encara la administracin; por
ejemplo, el riesgo de liquidar cuentas por pagar no autorizadas y no lograr
captar todas para presentar un informe financiero.
Si uno de los riesgos inherentes descubriera su relacin con el
fraude, los auditores se cercioraran de que entienden el programa y los
controles establecidos por los directivos para controlar el riesgo. Tambin
se cercioraran si los directivos colocaron controles para regular el riesgo.
Por ultimo, disearan las respuestas apropiadas antes estos casos de
fraude y cualquier otro tipo de error material.
B- Examinar el control interno de las cuentas por pagar:
1- Conocer el control interno: un mtodo que permite familiarizarse con
el control interno del cliente sobre las cuentas por pagar, consiste en
preparar un diagrama de flujo o utilizar el preparado por el. Algunas
veces los auditores quizs obtn por una descripcin narrativa que
abarquen cosas como la independencia del departamento de cuentas
por pagar y el de compras. Tambin podran administrar un cuestionario
para obtener una descripcin de los controles de estas partidas. De hay
algunas preguntas comunes: la balanza de comprobacin de las
cuentas por pagar se elabora mensualmente y se concilia con la cuenta
del mayor general?, se concilian los estados de cuentas mensuales de
los proveedores con el mayor de cuentas por pagar o con comprobantes
no pagados?, se incluyen los adelantos a los proveedores como
cunetas por cobrar y se controlan de modo que garantice su
recuperacin mediante la cancelacin de sus facturas?, se envan
notas de dbitos a los proveedores por discrepancias halladas en los
precios de facturas, en cantidades o clculos?, se muestran al
departamento de compras y al de crditos los saldos deudores de las
cuentas de proveedores?.
Una vez preparado un diagrama de flujo (u otra descripcin) del
control interno, se determina si el cliente en verdad emplea lo que se le
describen, es decir, si los controles han sido instalados. Normalmente
los auditores examinan varias transacciones de compra, observando la
implementacin de varios controles.
Al verificar su conocimiento del control interno, observan e investigan
la separacin de las funciones de compras y de desembolso de efectivo.
Revisando los documentos y las conciliaciones importantes del control
interno de las cuentas por pagar, entre ellas las conciliaciones de los
estados de cuentas mensuales de los proveedores con el mayor de las
cuentas por pagar. Examinan los desembolso de efectivo, lo mismo que
el seguimiento del desembolso de las variaciones respecto a las
cantidades presupuestadas de desembolsos. Estos procedimientos
pueden ser una prueba de controles que aportan suficiente evidencia
para determinar el riesgo de control de algunas afirmaciones en los
estados financieros sobre cuentas por pagar que no lleguen al mximo.
2- Evaluar el riesgo de control y disear mas pruebas de controles y
pruebas sustantivas: basndose en su conocimiento del control interno
del cliente sobre las cuentas por pagar, los auditores disean sus
niveles planeados y evaluados del riesgo de control para las
afirmaciones referentes a las cuentas por pagar. Para respaldar su
evaluacin, quizs necesitan conseguir mas evidencia de la eficacia
operativa de los controles. La obtienen efectuando otras pruebas. Al
disearlas deberan decidir cuales reducirn suficientemente a las
pruebas sustantivas para justificar el tiempo el tiempo que les dediquen.
La evaluacin del riesgo de control junto con el del riesgo inherente
servir para plantear la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las
pruebas sustantivas destinadas a las cuentas por pagar. Al disearla se
toman en cuenta los errores posibles y las debilidades des control u
otros factores que las hacen ms probables.
3- Realizar ms pruebas de controles: las pruebas que se encuentran en
la eficacia de los controles permiten evaluar el control interno del cliente
y determinar si los auditores pueden corroborar sus niveles planteados
del registro en las afirmaciones referentes a las cuentas por pagar.
a- Verificar una muestra de pases a la partida de control de las
cuentas por pagar: para establecer la validez de las cuentas por
pagar en el mayor general, se examinan los pases al registro de
comprobantes y diario de desembolsos en efectivo. Esto se hace
antes de la fecha del balance general como parte de una prueba
general de los pases a todos los libros. Tambin es necesario
escrutar los asientos de la cuenta de control durante el periodo
auditado; se investigan adems los asientos inusuales.
b- Comparar con los documentos de soporte una muestra de
pasos en cuentas seleccionadas del mayor auxiliar de las
cuentas por pagar: a fin de determinar la eficacia operativa de
ciertos controles, es necesario examinar el registro de comprobantes
o el libro mayor de cuentas por pagar. Por ello para comparar
algunas cuentas del libro de pagos de efectivo, del diario de compras
y de otras con los documentos originales: ordenes de compra,
informes de recepcin y cheques pagados. Si las funciones de
compra, de la recepcin de la verificacin de facturas y de
desembolso en efectivo se delegan a departamentos independientes
y si los controles parecen adecuados, esta comparacin ofrecer
suficiente evidencia para evaluar el riesgo de control en algunas
afirmaciones de las que las cuentas por pagar tienen un nivel bajo.
Los auditores realizan pruebas siguiendo la pista de la auditoria
en direccin contraria. Rastrean una muestra respectiva de asientos
desde los documentos fuentes hasta el libro mayor de cuentas por
pagar; de ese modo verifican que se hayan registrado total y
exactamente en forma oportuna.
c- Verificar los controles de las aplicaciones: cuando el cliente
cuenta con buenos controles sobre las aplicaciones de la
computacin en las transacciones de compra, ser mas fcil
verificarlos que una muestra de las transacciones de compra. Los
referentes al procedimiento por lotes podran compararse
examinando las evidencias de las conciliaciones que el grupo de
control hace de los totales. Adems una muestra de los informes de
excepciones impresos por las computadoras.
4- Reevaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas:
al terminar los procedimientos anteriores de auditoria, es posible hacer
una evaluacin final sobre el riesgo de control en las principales
afirmaciones de los estados financieros referentes a las cuentas por
pagar. Esta evaluacin del riesgo de control sirve para determinar si es
necesario modificar el programa de las pruebas sustantivas.
Pruebas sustantivas:
C- Pruebas sustantivas de las transacciones y de los saldos de cuentas
por pagar:
1- Conseguir o preparar una balanza de comprobacin de las cuentas
por pagar a la fecha del balance general y conciliarla con el mayor
general: este procedimiento tiene por objetivo determinar si el pasivo
que aparece en el balance general coincide con las cuentas individuales
incluidas en los registro de detallados. Un segundo propsito es ofrecer
un punto de partida de las pruebas sustantivas. Los auditores utilizan las
listas de comprobantes o de cuentas por pagar para seleccionar un
grupo representativo y cuentas y analizarlas minuciosamente.
El cliente normalmente proporciona a los auditores un balance de
comprobacin de fin de ao. Se verifican los totales y la correccin de
las cuentas individuales. Si las cuentas individuales no concuerdan en
su totalidad con las cuentas de control, los auditores hacen en el
personal del cliente localice los errores e introduzca los ajustes
necesarios. El hecho de que la cuenta de control coincida con la lista de
saldos de las cuentas individuales no es una prueba contundente de
adeudos totales; quizs las facturas recibidas hacia el final del periodo
no se reflejan en la cuenta de control ni en el mayor auxiliar. Adems
puede haber otros errores similares sin que esto desequilibre las
cuentas.
2- Comparar los estados pagaderos a algunos acreedores
examinando los documentos de soporte: el cotejo de algunos saldos
de los acreedores con los comprobantes, las facturas, las ordenes de
compra y los informes de recepcin demuestra de manera confiable la
existencia y la valuacin de las cuentas por pagar. En las compaas
que cuentan con un sistema de comprobantes, los comprobantes
individuales se verifican muy fcilmente en la fecha del balance general,
cuando todos estarn reunidos en un archivo de los comprobantes no
pagados. El contenido del archivo cambia diariamente; a medida que se
pagan, se extraen y el proveedor por archiva por orden alfabtico. De
ah la importancia de que el cliente tenga una lista de comprobantes ni
pagados al terminar el ao. La lista contendr los nombres de
proveedores y el nmero de los comprobantes, la fecha y los importes.
3- Conciliar el pasivo con los estados de cuenta mensuales de los
acreedores: en algunas compaas se acostumbra conciliar
mensualmente los estados de cuenta de los proveedores con los
registros detallados de las cuentas por pagar. Si los auditores se dan
cuenta de que el personal del cliente realiza peridicamente las
conciliaciones, pueden limitarse a determinar si el trabajo de conciliacin
ha sido satisfactorio.
En caso de que el personal del cliente no haya realizado la
conciliacin, los auditores pueden hacerlo de un modo selectivo.
Cuando el registro de control en las cuentas por pagar es grande,
controlan las correspondencia y as se a cercioran de tener acceso de
todos los estados de cuenta de los proveedores recibidos por el cliente.
Entre la discrepancia encontrada en las conciliaciones figuran los cargos
del proveedor por embarques no recibidos o registrados por el cliente.
4- Confirmas las cuentas por pagar mediante correspondencia directa
con los proveedores: aunque la confirmacin de las cuentas por pagar
es un procedimiento comn, generalmente resulta menos necesario que
en el caso de las cuentas por cobrar. He aqu una de las razones; en las
cuentas por pagar los auditores hallan en posesin del cliente evidencia
externa, como las facturas y estados de cuentas del proveedor, que las
corrobora. Esto no sucede en el caso de las cuentas por cobrar.
Adems, no se de la misma importancia a la configuracin porque el
mximo riesgo al auditor el pasivo es la posibilidad de cantidades no
registradas. La configuracin aporta evidencia de la integridad, pero
demuestra ms confiablemente la existencia y la valuacin de una
cuenta.
Las solicitudes de confirmacin se envan a los proveedores quienes
se hicieron grandes compras durante el ao, sin importar el tamao de
su cuenta en la fecha del balance general (inclusive en aquellos cuyas
cuentas muestran saldos de cero). Pueden identificrseles consultando
los libros de desembolso en efectivo o las impresiones de computadoras
referentes al volumen de compra por cada proveedor, formulando
preguntas al personal del departamento de compras y examinando el
mayor auxiliar de cuentas por pagar. Tambin se confirman otras
partidas, entre ellas aquellas cuyos estados de cuentas mensuales no
estn disponibles, las que reflejan transacciones inusuales, las
relacionadas con la empresa matriz o con subsidiarias, las garantizadas
por pignoracin de activos.
5- Aplicar mtodos analticos de las cuentas por pagar y otras
cuentas relacionadas: para cerciorarse de que las cuentas por pagar
son razonables en su conjunto, pueden calcularse razones como las
cuentas por pagar divididas entre las compras o dividendos entre el
pasivo circulante total. Despus se compraran con las razones de aos
anteriores para descubrir tendencias que justifiquen una investigacin.
La lista de las cuentas por pagar a proveedores individuales se revisa
para identificar las compaas a las que el cliente normalmente no
compra bienes ni servicios. Las cantidades que se adeudan a cada uno
se compraran despus con los saldos de los aos anteriores. Al estudiar
las variaciones anuales de compra y otras partidas estrechamente
relacionadas con las cuentas por pagar, los auditores detectan posibles
errores en ellas. Por ultimo, comparan la parte que ya se venci al final
del ao con la fecha correspondiente de aos pasados.
Para verificar los descuentos se obtienen la razn entre los
descuentos en efectivo y las compras totales del periodo y luego se
comparan de un periodo a otro. Una reduccin significativa de la razn
podra indicar un cambio en las ventas, no conseguir descuentos o
manipulacin fraudulenta.
6- Buscar las cuentas por pagar no registradas: durante la auditoria hay
que estar atentos de cualquier documento por pagar no registrado. Por
ejemplo, en los tres pasos de este programa (conciliacin, confirmacin
y mtodos analticos) pueden descubrirse pasivos no registrados. Aparte
de las cuentas comerciales normales por pagar que quiz no estn
registradas, de aqu otros ejemplos: los pasivos no registrados
relacionados con depsitos del cliente sentados como abonos en estas
partidas, la obligacin por valores comprados pero no liquidados en la
fecha del balance general, los honorarios pendientes del contratista o
del arquitecto por un edificio en construccin en la fecha de la auditoria;
los honorarios no pagados del abogado o del agente de seguros.
Adems de los pasos anteriores, al buscar cuentas por pagar no
registradas los auditores examinaran las transacciones que se
incluyeron despus del fin de ao. La manera mas eficaz de hallarlas
consiste en comprar los pagos en efectivo realizados despus de la
fecha del balance general con la balanza de comprobacin de dichas
cuentas. Con el tiempo todas las obligaciones se pagan y por lo mismo
quedan incluidas en las cuentas por menos al momento de pagarlas.
Los gastos mensuales, como alquiler y servicios pblicos, suelen
asentarse en las cuentas del libro mayor a partir del diario de
desembolso en efectivo, sin crear ninguna cuentas por pagar u otro
pasivo. En conclusin los auditores examinan todos los desembolsos de
dinero que efectu en cliente durante el periodo subsecuente.
7- Realizar procedimientos para identificar las cuentas por pagar a
partes relacionadas: los auditores deben examinar minuciosamente
las cuentas por pagar a funcionarios, directores, accionistas y filiales de
la empresa, ya que no son resultados de una negociacin en serie entre
partes que representen intereses opuestos. Conviene que reflexionen
sobre la posibilidad de que se relacionen con la compra de inventario o
de otros activos cuya valuacin plantea preguntas.
Es necesario que los auditores independientes busquen ese tipo de
partidas. Todas las que se adeudan a partes relacionadas han de figurar
en los estados financieros.
8- Evaluar la presentacin del balance general y la revelacin de las
cuentas por pagar: una buena presentacin de las cuentas por pagar
en el balance general requiere que las cantidades materiales pagaderas
a partes relacionadas (directores, accionistas principales, funcionarios y
empleados) se incluyen por separado de las que se adecuen a los
acreedores comerciales.
Los saldos deudores de gran magnitud ocurren a veces en esta
partida a causas de situaciones como duplicacin de los pagos por
error, por devolucin de mercanca a los proveedores despus del pago
y por anticipos a ellos. Si se trata de saldos materiales, se incluye un
asiento de reclasificacin en los documentos de trabajo de auditoria, de
modo que aparezca como activos en el balance general en vez de estar
cancelados con otras cuentas por pagar en los saldos acreedores.
Si el cliente de la compaa tiene mercanca en consignacin, quizs
las ventas realizadas poco antes de fin de ao no hayan sido asentadas
como pasivo del consignador. Un paso para presentar correctamente el
pasivo en el balance general consisten en determinar con exactitud lo
que se le adeuda a la fecha del balance general.
Las cuentas por pagar garantizadas mediante la pignoracin de
activos se incluirn en el balance general o en una nota anexa; despus
se cotejan con los activos pignorados.
Otros pasivos:
Clasificacin:
Cuentas por pagar: con frecuencia las cuentas por pagar estn
subdivididas en las categoras de las cuentas comerciales por pagar y otras
cuentas por pagar. Las cuentas comerciales por pagar comercial de corto plazo
con proveedores de compras p mercanca. Otras cuentas por pagar incluyen
pasivos por bienes y servicios diferentes a mercanca.