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MINISTERIO JOVEN
DIVISIN SUDAMERICANA
Versin 1.0
1
1 LOGIN 6
2 ACTUALIZACIN DEL REGISTRO 6
3 SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN (SGMJ) 7
4 - Mdulo CONTACTOS 10
C104 - Sub-Mdulo Contactos 10
5 - Mdulo HERRAMIENTAS 10
C083 - Sub-Mdulo Newsletter 10
6 Mdulo GESTIN 14
C093 Sub-Mdulo Cumpleaos 14
7 - Mdulo INSCRIPCIONES 14
7.1 Inscripciones en eventos 15
7.1.1 Inscripciones en eventos con los pagos anticipado 15
7.1.2 Inscripciones en Eventos con pre-inscripcin 19
8 - Mdulo PATRIMONIO 28
C111 - Sub-Mdulo Prstamo 28
9 Mdulo INFORMES 32
C091 Sub-Mdulo Informe Online 32
10 Mdulo Secretaria 34
C121 - Sub-Mdulo Agenda 34
2
C020 Sub-Mdulo Miembros-Equipos 45
11 Seguro Anual 48
C132 Sub-Mdulo Seguro anual 48
12 Mdulo Tesorera 55
C078 Sub-Mdulo A Pagar 55
13 Mdulo ADICIONALES 62
13.1 Sub-mdulo Cambiar mi clave 62
14 EQUIPO DE SOPORTE 65
3
Presentacin
El proyecto tuvo inicio en 2006 por la iniciativa del Pr. James Lima (departamental
de la Asociacin Sur-Matogrossense UCOB) y fue expandido para la Asociacin
Matogrossense UCOB en 2007 a travs del Pr. Odair Almeida.
En 2010 varias revisiones y servicios fueron aadidos y con eso fue adquirido
tambin oficialmente por toda la UCOB a travs del Pr. Nelson Milanelli
(departamental del Ministerio Joven de la UCOB).
A partir de 2012, las uniones UNOB y USEB pasaron a integrar el proyecto, que
hoy cuenta con 32 asociaciones integradas.
La herramienta crece, y desde 2012, la UNOB, USEB, y UNB pasan a formar parte
del proyecto. En 2013, la USB se une al grupo, y tambin colabora en el desarrollo
de nuevas caractersticas, a partir de un sistema desarrollado internamente
dentro de su territorio en el sur de Brasil.
4
En cuanto soporte, la herramienta se basa en la asistencia a travs de correo
electrnico, online y chat para los usuarios, adems de una central telefnica, y
los telfonos internos (VOIP) como contacto directo con las Uniones, Asociaciones
y Misiones. Adems, el equipo ofrece un manual completo y detallado, y una base
de datos de preguntas y respuestas.
En constante evolucin, a medida que lee este manual, se est preparando una
nueva versin del SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN, as como una
versin actualizada de cada manual. Y las ventajas de este diseo no se detienen
all:
Sea muy bienvenido a esta herramienta que le puede dar la posibilidad de tener
un control total de su Ministerio Joven.
5
1 LOGIN
6
Esta pantalla es para actualizar su registro, que estar abierta solo en su primer
acceso para poner todos sus datos actualizados Despus del primer acceso a esta
pantalla no se mostrar ms en el prximo login, sino aparecer la pantalla inicial
del SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN.
7
Tambin se pueden ver los temas del Foro y las opciones de soporte por chat,
correo electrnico (Helpdesk), los manuales y las preguntas frecuentes.
Ms abajo estn los principales downloads disponibles de su campo local, su
Unin y de la Divisin Sudamericana.
Para participar en el Foro, simplemente haga clic en "Nuevo post" y crear una
nueva pregunta.
Una vez que haga clic en "Nuevo post" y aparecer el mensaje siguiente: Antes
de crear un tema, utilice la bsqueda por tema, solo si no lo encuentra,
abra uno nuevo.
Haga clic en "OK" y realice la bsqueda del tema con el que desea interactuar
en el Foro.
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En el ltimo mdulo de Adicionales aparecern los sub-mdulos siguientes:
cambiar mi contrasea, cambiar mi registro, Datos de mi club, pgina inicial y
salir del sistema. Cuyas funciones son las siguientes:
Salir del sistema Sale del SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN.
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4 - Mdulo CONTACTOS
5 - Mdulo HERRAMIENTAS
10
Para el envo de correos electrnicos clic Crear Lista:
Puedes realizar un filtrado en las opciones Por equipo, Por funcin (Puede
seleccionar todo) y Por nombre y haga clic en Filtrar datos, el resultado de
la bsqueda aparecer en la lista abajo.
El sistema busca todos los miembros que poseen email registrados (por eso la
importancia de los registros de miembros sean lo ms completos posible),
despus de realizar el filtro clic en Incluir lista:
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Tenga en cuenta que la lista creada aparece en la pantalla principal del mdulo.
Despus de todo este proceso clic en Enviar emails:
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Cuando el miembro recibir ese mensaje, en el lugar de las palabras con
hashtags l va a recibir la informacin contenida en ella, O sea, va a visualizar
el mensaje as: Hola Usuario de Prueba! Nosotros estamos contentes con su
participacin de Director en nuestro Ministerio Joven Teste.
Por ltimo, haga clic en Enviar y espere hasta que ha disparado todos los e-
mails (no salen de la pantalla mientras aparece el mensaje al final, al igual que
la imagen de abajo):
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6 Mdulo GESTIN
C093 Sub-Mdulo Cumpleaos
7 - Mdulo INSCRIPCIONES
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7.1 Inscripciones en eventos
7.1.1 Inscripciones en eventos con los pagos anticipado
En eventos con Pago anticipado, antes de registrar los participantes del evento,
debe ser realizado el pago en el sub-mdulo Pagos.
C017 Sub-mdulo Pagos
Aparecer otra pantalla siendo que usted debe clicar en el botn Generar
Pago (lado derecho en el superior de la pantalla), Observe que si ya haya
generado un pago anteriormente su pago estar disponible para visualizacin.
Despus de clicar en esa opcin, abrir una pantalla para usted generar el recibo
en el caso de pago del evento. En esta pantalla usted podr colocar la cantidad
de personas que desean inscribir en el evento llenando el campo de Cantidad de
cupos que desea comprar y entonces clicar en la opcin Grabar.
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Automticamente el Sistema ir a generar la orden para pago de las
inscripciones, ms abajo en la pantalla tiene botn Pagar para efectuar el
pago; Enviar link para enviar el link de pago por email a la alguien; y el botn
Imprimir para imprimir la orden de pago.
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4. Cualquier adulteracin en los pagos ser punida con rigor, y las respectivas
inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho la devolucin de
dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones establecidos del
evento, como fecha de vencimiento y valores).
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En la pantalla de Inscripcin de eventos usted seleccionar en Miembro
(nombre de la persona que ir a participar del evento) y el Tipo de Inscripcin
(si ella es libre o pagador).
IMPORTANTE! Podr ser hecha las alteraciones en los nombres hasta la fecha
lmite de actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora del
evento. Hasta esta fecha es posible excluir una persona e incluir otra en el lugar.
Funcionalidades como alterar los datos de miembros o excluir miembros quedan
bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activo, se desea
alterar hacer alteraciones en un miembro, es preciso primero lo excluyes del
evento.
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7.1.2 Inscripciones en Eventos con pre-inscripcin
En eventos con Pre-inscripcin, primero usted tendr que registrar los nombres
de las personas que usted desea llevar, slo entonces, podr generar lo pago.
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En la pantalla Inscripcin de eventos usted selecciona el Miembro (nombre
de la persona que ir a participar del evento) y clic en Inscribir:
Usted har ese proceso hasta que sea llenada todas las vacantes que su Ministerio
Joven desea llevar o que recibi.
Entonces ahora, usted ir a finalizar y generar el pago. Para esto, basta clicar en
la opcin de Finalizar en la pantalla principal de inscripcin de miembros:
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Va a abrir lo resumo de inscritos con la opcin de Emitir para generar lo pago:
Ahora es slo realizar el pago que los inscritos estarn confirmados en el evento!
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Funciones como alterar los datos de miembros o excluir miembros quedan
bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activo, se desea
hacer alteraciones en un miembro, es preciso primero, intercambiarlo del evento.
La instruccin siguiente sirve slo para eventos con Pago Anticipado (tem 7.1
de este manual). En eventos con Pre-inscripcin el valor del seguro excursin
vendr junto con el valor de la inscripcin.
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Despus de clicar en Inscripciones la pantalla Miembros inscritos en el
evento ser abierta y bastar slo el usuario clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para registro del participante.
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Aguarde el mensaje de confirmacin:
Ser generado el pago que fue configurado por la Institucin Organizadora del
evento:
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IMPORTANTE! Ese pago es SLO para el seguro excursin! NO incluye el pago
del seguro anual y tambin no incluye el valor de las inscripciones para el evento.
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C017 - Sub-mdulo Pagos
Aparecer otra pantalla siendo que usted debe clicar en el botn Generar
Pago (lado derecho en el superior de la pantalla), Observe que si ya haya
generado un pago anteriormente su pago estar disponible para su visualizacin.
Despus de clicar en esa opcin, abrir una pantalla para usted aada productos
y generar el Pago (o el recibo en el caso de otras formas de pago) del evento.
Puede clicar en la opcin Adicionar tem:
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Seleccione el producto deseado, la cantidad de aquel producto y clic en
Grabar:
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8 - Mdulo PATRIMONIO
Para realizar un prstamo es muy simple, basta ir en la opcin Prestar (al lado
derecho en la parte de cima de la pantalla):
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Tras registro en la pantalla de gestin de prstamos usted puede visualizar la
descripcin del que fue prestado tambin la fecha de prstamo y devolucin
pudiendo ver los datos del tem prestado:
Despus de clicar en Nuevo abrir una pantalla para registro del tem, basta
slo llenar todos los campos y clicar en Grabar.
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Despus de grabar aparecer la opcin para incluir una imagen del tem:
Acordando que la imagen tiene que tener dimensin 500 x 500 pxeles.
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Aguarde cargar la imagen, clic en Grabar:
Cada tem dado de alta, se puede ver las funcionalidades para Ver, Alterar
y Borrar (que significa inactivar el patrimonio) adems de las opciones para
filtros de los tems activo e inactivo.
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Al excluir un patrimonio, es solicitado que usted justifique el motivo, y l SIEMPRE
quedar en el histrico del Ministerio Joven como un tem inactivo, juntamente
con la descripcin del motivo. Describa el motivo por el cual est excluyendo el
patrimonio y clic en Grabar:
9 Mdulo INFORMES
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Despus de clicar en la respuesta deseada aparecer otra pantalla para
confirmacin de su respuesta, con las observaciones (caso necesario) y las
opciones adicionales que la Asociacin/Misin insert:
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10 Mdulo Secretaria
Usted puede investigar por el mes y ao que desea visualizar y clicar en Buscar
para aparecer los eventos, adems de la posibilidad de visualizar lo Calendario
Completo:
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Para registrar un tem en la Agenda, seleccionar el Mes, el Ao y haga la
Bsqueda. Despus seleccione el da deseado:
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Despus de llenar todos los campos deseados, clic en Grabar.
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Para ver los miembros que tiene una clase, clic en ver, y aparecer los nombres
de los miembros que tiene aquella clase.
Es importante resaltar que quin da de alta las clases del Ministerio Joven es la
secretaria de su Asociacin/Misin, usted slo puede visualizar.
Para registrar una plantilla de documento, hay dos opciones: Correo directo y
Limitado.
Para registrar un documento para todos los miembros (estilo correo directo)
seleccione la opcin Correo Directo. Enseguida use las palabras-plantilla que
inician y terminan con hashtags para insertar los datos de los miembros
registrados y activos de su Ministerio Joven:
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Observe que no usamos letras maysculas, acentos o puntajes junto con las
hashtags. Por tanto:
Al abrir el documento, observe que las opciones donde haba hashtags fueron
sustituidas por las informaciones del miembro:
Y saldr una hoja para cada miembro del Ministerio Joven dado de alta en el
sistema, en el mdulo Secretara -> C007 Miembros.
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Para registrar una equipo clic en Nuevo (lado derecho en la parte superior de
la pantalla):
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Usted visualizar las equipos registradas dentro de su Ministerio Joven, con los
respectivos nmeros de miembros dentro de la equipo y con las opciones de
alterar y excluir equipos (slo podr excluir si no hubiera miembros dentro de la
equipo).
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Usted an puede seleccionar ms de un miembro y clicar en el botn Habilitar
seleccionados o Desactivar seleccionados.
Enseguida abrir una pantalla para registro de usuario del Ministerio Joven, llene
todos los campos con bastante atencin.
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Observe que si el miembro del Ministerio Joven an no posee CPF, podr dejar el
campo vaco, pues no es un campo obligatorio, este es un campo que debe ser
llenado slo por brasileos.
Es importante que llene los campos donde constan email y telfono de los
responsables para un posible contacto. Ponga las informaciones y clic en la opcin
Grabar.
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Con esa funcion disponible, es posible que en algunos eventos de su
Asociacin/Misin (o eventos de Unin o Divisin) exijan estos datos actualizados
como requisitos de inscripcin de eventos.
Usted debe tener atencin al llenar la ficha mdica, pues algunas interrogaciones
slo sern necesarias llene si el miembro tuvo aquel tipo de enfermedad. Despus
de llenar todos los datos, usted debe confirmar la veracidad de las informaciones
y clicar en Confirmar:
Usted tambin tiene la opcin de insertar foto en el registro del miembro, desde
que sea en el formato JPG. Para esto, clic en Ver en el registro del miembro:
Abrir una ventana con todos los datos del usuario y la opcin para Cargar una
Foto:
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Una vez seleccionada la foto y enviada, la opcin de recortar el rea de la foto
ser presentada:
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Acordando que las EQUIPOS deben estar previamente registradas en el sub-
mdulo C021 - Equipos. Para registrar un miembro en una equipo basta clicar
en Nuevo.
Cuando el miembro desea salir de un equipo para ir a otro equipo del mismo
Ministerio Joven, ser necesario borrar el miembro del equipo antiguo e incluirlo
en el equipo nuevo.
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Para borrar un miembro de un equipo, basta clicar en la opcin Borrar (X rojo).
Abrir una nueva pantalla con los nombres de los miembros. Seleccione el
miembro que ser transferido. Seleccione la opcin Campo (Asociacin/Misin)
para donde l va, seleccione el campo ser habilitado la opcin Club de
destino y coloque el motivo de la transferencia. Despus de llenar clic en
Grabar.
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Listo! Miembro transferido.
11 Seguro Anual
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Seleccione el plan y haga clic en Avanzar:
Aparecer la pantalla con los trminos del seguro, las informaciones adicionales
y la opcin de colocar la cantidad a ser contratada para el seguro. Confiera las
informaciones clic en Grabar para generar la remesa y finalizar lo seguro:
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Despus, haga clic en Incluir asegurado:
Ministerio Joven:
Apoyo
Nios de 0 a 9 aos
Nios de 10 a 15 aos
Acordando que estarn asegurados, con el Seguro anual, slo los nombres
inscriptos en el sub-mdulo C132 - Seguro Anual.
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Y despus clic en Leer aviso:
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Entonces, abrir el modo de pago. Si fuera por va PAYPAL aparecer la pantalla
con las opciones: Pagar para efectuar el pago; Enviar link para enviar el
link de pago a la alguien; y Imprimir para imprimir la orden de pago.
Vaya en Seguro Anual -> C132 Seguro anual clic en el botn nuevo, como en
la figura abajo:
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Si haya alguno doy de alta irregular, aparecer en rojo como muestra la figura
abajo. Usted debe regularizar lo doy de alta del miembro, en secretara ->
miembros, o usted puede inactivar, pero si el miembro sea un miembro activo
esa opcin no es recomendada.
Tras regularizar los miembros, usted podr finalizar. Clic en finalizar si todo
est correcto.
Ahora los miembros activos de su Ministerio Joven estn con el seguro anual. Clic
en OK
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Despus de realizado el seguro, usted podr intercambiar miembros si algn
miembro desea salir de su Ministerio Joven y entrar otro miembro. Clic en
Gestionar:
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12 Mdulo Tesorera
Las cuentas por pagar son todos los gastos de su Ministerio Joven que fueron
pagados o estn abiertos.
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Si existir algn tipo de cuenta a pagar para registrar para varios miembros, como
reembolso, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link destacado
en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada a los varios
miembros. Basta clicar en clic aqu:
Abrir la pantalla para registro de la cuenta con las mismas opciones, sin embargo
con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:
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Basta llenar todas las informaciones y clicar en Grabar.
Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus, Descripcin, Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro),
Vencido en, Pagado en, Valor, Ver, Alterar y Borrar.
Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de un
golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:
Cuentas a recibir son todas las recetas de su Ministerio Joven que fueron recibidas
(donaciones, etc.), o estn en abierto.
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Para registrar una nueva cuenta, clic en Nuevo:
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Si existir algn tipo de cuenta a recibir para registrar para varios miembros, como
pago mensual, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link destacado
en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada a los varios
miembros. Basta clicar en clic aqu:
Abrir la pantalla para registrar de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:
Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus, Descripcin, Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro),
Vencido en, Pagado en, Valor, Ver, Alterar y Borrar.
Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de un
golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:
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Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como
pagado, por tanto, el da de hoy.
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En el Balance general aparecern todas las cuentas pagadas en la columna gastos
y recibidas en la columna receta, excepto aquellas que an estn fuera del
periodo de vencimiento o que no fueron pagadas.
Aparecer una ventana con todas las cuentas separadas por tipo de cuenta.
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13 Mdulo ADICIONALES
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13.3 Sub-mdulo Sugerencias SGMJ
Este sub-mdulo es para mandar sugerencias para el SGMJ.
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13.4 Sub-mdulo Datos de mi Ministerio Joven
Son los datos generales del Ministerio Joven.
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14 EQUIPO DE SOPORTE
SERVICIO Y SOPORTE
Las Jara Gasparetto
Geisiane Martini
Analistas de Soporte
DESARROLLO
Renn Maldonado
Analista de Sistemas y Desarrollo
GESTIN Y FORMACIN
Rodrigo Dias Dorval
Analista de Sistemas
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