IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIN

CONTROL Y STAFF

Presentado por:

FERNANDO JAVIER OSORIO SANCHEZ

Instructora:

ING. LEIDY ALEXIA BARRIOS RIVAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA
LA UNION NARIO
10 DE MARZO DE 2017
 IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIN
CONTROL Y STAFF

INTRODUCCION

En el mundo actual de las compaas siempre se cuenta con personal que opera
para que los sistemas de informacin sean ms seguros y funcionen eficazmente.
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems
recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas
para la organizacin. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se
habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos
los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales,
desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las
metas que desean.
ORGANIZACIN

La organizacin es un conjunto de convenios de cuyas reglas y normas de

conducta las cuales deben sujetarse a todos sus miembros y as, ascender el
medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. Como tambin
la organizacin se compone de la administracin de recursos humanos, y
estructura. A dems de ser el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la
autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin logrando que
estos puedan alcanzar las metas de la organizacin. Las diferentes metas
requieren diferentes estructuras para as poder realizarlos. As mismo se entiende
como organizacin a la distribucin de actividades, responsabilidades y recursos
necesarios, de cualquier ejemplar entre los lderes de un grupo para establecer su
participacin. Como tambin la distribucin depender del trabajo a realizar por las
personas comprendidas y el lugar donde dichas actividades se realizar. Tambin
crea una clasificacin que permite la asignacin de autoridad a cada puesto. La
organizacin se utiliza en dos sentidos. Puede referirse a una empresa o grupo
prctico, ya sea un hospital, un negocio o un establecimiento municipal. Por otra
parte tambin se le conoce a la organizacin como el proceso de organizar y
asignar tareas de acuerdo a las necesidades de la empresa, para cumplir los
objetivos de dicha organizacin. Debemos tener en cuenta los diferentes tipos de
organizaciones, existe la organizacin informal y La organizacin formal, la cual es
la forma en que el mtodo de organizaciones fue planteado desde el principio, pero
no precisamente es inflexible o excesivamente limitante. La organizacin formal
debe de ser flexible, para que el lder asignado a la tarea pueda obtener lo mejor de
s individualmente aunque siempre dirigido hacia un grupo u organizacin en la que
se trabaja. Como todo paso debe de llevar un orden. Aunque no parezca una buena
opcin, la organizacin informal es vital para las empresas, ya que las actividades
que no estaban contempladas y salen espontneamente, se puedan trabajar en
ellas para que estas no afecten el proceso. La forma de trabajar y de convivir entre
personas o en este caso los empleados tambin puede ser un tipo de organizacin
informal, puesto que no tienen las mismas capacidades, pero se dedican a lo
mismo y van hacia un mismo objetivo, en una empresa es bueno tener una
organizacin global, tanto en los procesos como en la convivencia de los
empleados. La organizacin informal solo se proporciona y dura mientras la
organizacin formal est en desempeo. PLANEACION Cuando hablamos de
planeacin no referimos a metas, estrategias, planes y objetivos. En general la
planeacin supone definir objetivos organizacionales y proponer medio para
lograrlos, los gerentes, lideres, supervisores planean por tres razones importantes.
Fijar un rumbo general con la mira puesta en el futuro de la organizacin para
lograr mayores utilidades, participacin de mercado ms amplia y responsabilidad
social. 2. Identificar y asignar los recursos que necesita la organizacin para
alcanzar sus metas. 3. Decidir qu actividades son necesarias a fin de lograrlas. El
primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin, ya
definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera
sistemtica. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de
planificacin como circunstancias futuras deseables, recursos actualmente
disponibles, las experiencias pasadas. Etc.

STAFF

Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que contribuyen

a que el personal de lnea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que
asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff tiene un impacto
indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesora tcnica, consultora y
monitoreo dentro de la misma, en cualquier de sus niveles. El staff se basa en el
principio de especializacin funcional y su actividad pura consiste en el
asesoramiento; sin embargo, en la prctica no existen departamentos staff puros,
ya que adems de asesorar, se les recomiendan tareas especializadas que no
realizan los departamentos de lnea ocupados en la actividad bsica de la empresa.
Por otro lado el empleo del trmino staff en las estructuras de una organizacin
puede corresponder a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios
para la toma de decisiones; los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de lnea
para que lleven a cabo sus funciones administrativas, asignando continuamente a
los funcionarios staff una autoridad de ideas y a los funcionarios de lnea una
autoridad para dar rdenes. En cuanto la lnea acepta las sugerencias de staff, las
convierte en rdenes que trasmite en su propio nombre a sus subordinados. El
directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir rdenes a la lnea; solo
ejerce autoridad o mando sobre los subordinados de su propia lnea, por esto, en la
relacin lnea - staff se dan los siguientes casos: CONCEPTO Es asesorar o
auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la organizacin.
QUIENES LO FORMAN? El staff est formado por personas o departamentos que
no ordenan directamente sobre quienes forman la lnea. CUAL ES LA FUNCION
DEL STAFF? La funcin del staff es asesorar y apoyar, as mismo realizan
funciones especializadas que se sustraen a los departamentos de lnea. Apoyan a
los miembros de la lnea sobre aspectos de su especialidad y sin responsabilidad
directa sobre los programas de la lnea. Las principales funciones del staff son:
servicios, consultora y asesora.
Las principales caractersticas que debe tener un lder en la organizacin: La
mayora de los conjuntos de responsabilidades de un lder destacan su compromiso
de lograr las metas organizacionales y de suministrar atencin a las necesidades
de sus empleados. Es verdad que los diferentes apuntes acerca del liderazgo
pueden modificar, pero existen algunas responsabilidades bsicas que
continuamente proponen los deberes ms importantes que debe realizar un lder
supervisor, un lder debe tener la capacidad de comunicarse. Cuando digo
comunicase me refiero que es en dos sentidos. Un lder debe expresar
conocidamente sus ideas junto con sus instrucciones, y as lograr que su gente las
escuche y las pueda entender. As mismo debe saber "escuchar" y considerar lo
que el grupo al que dirige le formula. Se requiere que un lder sea innovador y
creativo, que tenga la capacidad de idear nuevas soluciones, retar la forma en que
se hacen las cosas para lograr nuevos objetivos y formular entes distintos, esto es
importante y necesario ante un mundo muy competido que avanza rpidamente
con tecnologa cambiante. Se puede considerar a una persona lder, cuando un
grupo lo elige, acepta, reconoce y establece con l un compromiso para alcanzar
una misin y objetivos comunes, es lo mismo que cuando votamos para elegir
alcaldes o presidentes los elegimos con nuestros votos para que ellos dirijan al
pueblo. Un lder es optimista, motiva y valora a sus colaboradores, demuestra sus
principios y valores como honradez, valenta, lealtad, perseverancia, paciencia,
humildad, resistencia, respeto, disciplina, modestia y responsabilidad. El liderazgo
es un conjunto de competencias y habilidades que una persona tiene para motivar
a un grupo de personas para que as este trabaje con dedicacin y entusiasmo en
el logro de la visin, misin y objetivos de un ideal o proyecto comn. Un lder debe
tener antecedentes y trayectoria positivos, capacidad de interrelacionarse, de
innovar y cambiar, generar alianzas, consentimientos, compromisos y lograr lo que
se propone. Es de un lder tomar decisiones rpidas para resolver problemas,
afrontando las consecuencias y los riesgos de eventuales fracasos, saber cmo
manejar su persona y cuidar el manejo corporal. 8. Establecer y mantener buenas
relaciones humanas, evaluar objetivamente sus propias fortalezas y debilidades .

Seleccin de hardware y software para el rea de sistemas:

Para el software se tiene la misma situacin del hardware los estndares a definir
se deben realizar de acuerdo a la necesidad de uso de la herramienta por parte de
las reas usuario. De esta forma se tendrn estndares en los que se incluya por
ejemplo:

- Sistemas operativos locales y de red

- Base de datos
- Software de oficina 'procesadores de palabras hojas de clculo, etc
 - Software 'Sistemas de mensajera, correo electrnico, de colaboracin,
workflow, etc
- Software administrativo, de soporte a sistemas de operacin, etc
- Software de propsito especial de acuerdo a las reas especializadas de la
organizacin.

Esta seleccin involucra la preparacin de un manual de especificaciones para la

distribucin a vendedores de hardware y software. Debe de estar preparado para
comunicar a los vendedores las necesidades de instalacin.

Estndares que se deben tener en cuenta para la evaluacin:

Para guiar y controlar las actividades en el rea de sistemas se deben tener estndares
de mtodos y estndares de desempeo.

Estndares de mtodos:

Establecen prcticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el rea de

informtica. Es una tcnica organizacional, que tienen cuatro propsitos:
Facilitar la comunicacin entre partes interdependientes como analistas y
programadores.
Reducir los efectos de la rotacin de personal.
Reducir los efectos del cambio tecnolgico.
Formar la base de estndares de desempeo proporcionando una base de medida
comn.

Estndares de desempeo:

Como se mencion anteriormente, los estndares de desempeo describen el uso de

recursos que debera ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalacin.
Por regla general los estndares deben estar formalmente documentados en el manual
de estndares del rea de sistemas. La parte ms problemtica en la formulacin de
estndares es determinar el nivel apropiado ya que estndares muy detallados son
costosos de desarrollar y mantener y por otro lado estndares superficiales son intiles
ya que proporcionan una gua inadecuada para desarrollar las tareas.
tems ms importantes a la hora de contratar personal en el rea de sistemas:

Existen varios factores y circunstancias que inciden a la hora de realizar la contratacin

de personal para el rea de sistemas, que afectan directa o indirectamente al normal
desarrollo de la productividad de la organizacin.
Pero son el nivel de educacin, experiencia, y responsabilidad, los tems ms
importantes al momento de contratar personal, ya que un alto nivel de educacin del
aspirante, declara la aptitud indicada para desarrollar las actividades que se le asigne
realizar.
Su experiencia ser crucial, ya que su conocimiento en el rea es muy amplio gracias al
aprendizaje a travs del tiempo.
La responsabilidad es muy importante porque es un valor fundamental que permite que
el trabajo se desarrolle de manera correcta y transparente.

Importancia de la capacitacin del personal:

La enseanza acerca del trabajo que se va a desarrollar es muy importante porque es

de esta forma que el trabajador tiene su primer encuentro con el trabajo que va a
ejercer. La ayuda pedaggica que brinda la capacitacin sirve para familiarizarse con el
proyecto empresarial y es el proceso donde se ensea los parmetros y normas a
seguir para que el trabajo se desarrolle de manera correcta.
Por otro lado, no solo los trabajadores nuevos requieren capacitacin, sino que tambin
los trabajadores ya vinculados a la organizacin son sometidos a capacitaciones con el
fin de mantener y motivar sus conocimientos.

Bibliografa:

www.halinco.de

Material de ayuda Controles administrativos.