REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

NCLEO PUNTO FIJO
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
MENCIN: ADMINISTRACIN
CTEDRA: PROCESOS ADMINISTRATIVOS

EL CONTROL

AUTORAS:
GALICIA, ASHLEY
CI: 26.730.009
GARCA, MARIOLIR
CI: 26.218.773
VARGAS, WILDALIS
CI: 26.437.854

PUNTO FIJO, FEBRERO 2017.

 EL CONTROL

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa

cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no
existe un mecanismo que cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos. Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de
procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la
ejecucin de los planes, una vez que ha sucedido. Esta etapa se percibe como un
mtodo que reprime y presiona a los individuos de la organizacin, que establece
lmites arbitrarios para la actuacin, y que comprende hechos pasados o histricos.

Lo anterior concepcin es por dems equivocada, ya que el control bien aplicado es

dinmico, promueve las potencialidades de los individuos y su carcter es pronstico,
ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuacin de todos los
recursos de la empresa, siendo su principal propsito, prever y corregir errores, y no
simplemente registrarlos. A fin de poder emitir una definicin formal de este concepto,
algunas de las definiciones ms aceptadas son:

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulacin de las

actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry. El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo,

valorizndolo y aplicando, si es necesario, medidas correctivas, de manera que la
ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado,
con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar
las debilidades y errores a fin de rectificarlo e impedir que se produzcan nuevamente.
Elementos del concepto

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos

coincidentes:

1. Relacin con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeacin. Como se deja entrever, muchas de las
tcnicas de planeacin, lo son tambin de control.

2. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las

diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.

4. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los

errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como: la evaluacin y

medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones,
para establecer las medidas correctivas necesarias.

Importancia

El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no se vuelven a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de todos los recursos de la
empresa.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

Caractersticas

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste
debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo, las cuales son las siguientes:

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional: Un sistema de control

deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee
controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y
reflejar su eficacia.
Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las
desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El
control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado.
Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de
interpretar para facilitar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de
los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos.
Ubicacin estratgica: Resulta imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en
ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico. Enfatiza el hecho de que
es necesario establecer puntos de verificacin clave, antes de que la correccin
implique un alto costo.

Proceso bsico del control

1. Establecimiento de estndares: Un estndar es una unidad de medida que sirve

como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares
representan el estado de ejecucin deseado, por lo tanto no deben limitarse a
establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, deben abarcar las
 funciones bsicas y reas claves de resultados. Es decir, que el control implica
verificar que los resultados estn de acuerdo con lo planeado, para lo cual se
requiere establecer indicadores o unidades de medicin de resultados.

2. Medicin y deteccin de desviaciones: Consiste en medir la ejecucin y los

resultados mediante la aplicacin de unidades de medida, definidas de acuerdo con
los estndares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones. Para llevar a
cabo esta funcin se utilizan primordialmente los sistemas de informacin, por tanto,
la efectividad de la medicin depender directamente de la fiabilidad y exactitud de la
informacin, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), vlida, que
mida realmente el fenmeno que intenta medir con unidades de medida apropiadas,
y fluida (que se canalice por los canales de comunicacin adecuados).

3. Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva

para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar una accin
correctiva es funcin de carcter ejecutivo; no obstante antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa.

4. Retroalimentacin: A travs de esta, la informacin obtenida se ajusta al sistema

administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el
grado y rapidez con que se retroalimenta el sistema.

Tipos de control

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en
todo tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse en:

Control preliminar: Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades. Este
incluye la creacin de polticas, procedimiento y reglas diseadas para asegurar que
las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.
Control concurrente: Se ejerce de manera simultnea a la realizacin de
actividades, como un proceso contnuo. Esta incluye direccin, vigilancia,
 sincronizacin de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo
bajo las condiciones requeridas
Control posterior: Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas.
Su objeto es suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en
relacin con lo preestablecido.

Mtodos de control administrativo

El grid o excelencia empresarial: Robert Blake y Jane Mouton definen a este

modelo como un diseo planeado de conceptos y estrategias, de tcticas y tcnicas
para conducir a una compaa a la mxima eficiencia en su gestin y de esta manera
obtener los mejores resultados. Para evaluar la excelencia empresarial dichos
autores proponen realizar un anlisis y emitir una calificacin con base en una escala
de estndares debidamente probados mediante tres grados de desempeo:
excelente, promedio y deficiente, en el que se evalan las siguientes reas clave de
resultado:

1. Estrategia empresarial. Estrategias que conducen a la organizacin a la

consecucin de un ambiente labora eficaz y eficiente.

2. Planeacin. Planes de la empresa que la llevar a la consecucin de sus objetivos.

Se efecta un anlisis de cmo se administra la misma, y se compara con las
alternativas para dirigirla.

3. Liderazgo: La evaluacin del estilo de liderazgo que domina dentro de la

organizacin y el grado de confiabilidad y acercamiento que existe entre los gerentes
y subordinados, se realiza mediante el estudio de las diversas actividades que realiza
un lder y la manera en que este soluciona los problemas que se presentan. La forma
en que los miembros de una compaa organizan sus esfuerzos en la consecucin
de los objetivos, disean la estructura, determinan las polticas existentes, as como
la sucesin que se da entre los ejecutivos, son algunos de los aspectos
ms importantes que nos pueden orientar sobre el estilo de liderazgo prevaleciente
en la institucin. Estas orientaciones deben estar plenamente enfocadas hacia la
 filosofa y los objetivos generales. Una empresa integrada por verdaderos lderes
ofrece una base sistemtica en la lgica empresarial y en las decisiones que se
llevan a cabo.

4. Recursos humanos: Esta variable se refiere a la administracin o manejo del

elemento humano, que contribuye a limitar o acrecentar sus capacidades y aptitudes.

5. Administracin financiera. Planeacin y asignacin de los fondos monetarios. La

evaluacin del flujo de dinero dentro de la compaa, as como el manejo que se
destina para el mismo, son algunas pautas que permiten evaluar el grado de
excelencia de la organizacin.

6. Operaciones. Procesos de trasformacin y adquisicin de la materia prima en

producto terminado. Esta funcin tiene como propsito evaluar todo el proceso que
se sigue en la fabricacin y produccin de los bienes que elabora la compaa. La
existencia de calidad en sus productos, la garanta y la atencin misma que se da al
pblico con algunos de los puntos que se evalan en dicha funcin. La finalidad del
anlisis de operaciones es encontrar el grado de automatizacin con que se realizan
las funciones de produccin y fabricacin de los productos elaborados, as como los
estndares de calidad seguidos para su fabricacin.

7. Mercadotecnia. Actividades tendientes a hacer llegar el producto o servicio al

consumidor para satisfacer sus necesidades. Esta funcin resalta la destreza de los
niveles gerenciales para colocar su producto en el gusto del cliente y para satisfacer
las necesidades de este.

8. Investigacin y desarrollo. Conjunto de funciones para innovar y mejorar el

producto.

Auditora administrativa: La auditora es la revisin sistemtica de los resultados de

la empresa. Mediante la auditora administrativa se establecen mtodos que permiten
evaluar el cumplimiento del proceso administrativo con objeto de alcanzar una mayor
eficiencia en las reas, y por ende, en la consecucin de sus objetivos. En toda
organizacin es imprescindible verificar la ejecucin correcta de sus distintas
 funciones para comprobar si efectivamente se est cumpliendo con los planes con la
finalidad de corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.

Mtodo del anlisis factorial: Mediante el anlisis factorial es posible determinar la

accin e interaccin de todas y cada una de las funciones que participan en las
operaciones de una empresa y proporcionar a esta, una gua que la oriente hacia la
ptima administracin de dichas funciones. Las caractersticas principales de este
mtodo es el considerar que la resultante de la operacin de una organizacin es la
combinacin de muchos esfuerzos internos orientados en diferentes direcciones y en
los que una accin particular e independiente no forzosamente trae consigo un
cambio en este resultante. Adems, este anlisis se debe realizar a partir del
rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la empresa y los
factores a evaluar pueden variar de acuerdo con el giro de la misma. La objetividad
del auditor es indispensable al evaluar cada factor, por lo tanto es importante
considerar el enfoque de las organizaciones en el sentido de que un factor influye en
los resultados de otro.
 BIBLIOGRAFA

FUENTES DOCUMENTALES

Mnch, Lourdes. (2005). Fundamentos de administracin. Trillas, Mxico.

Mnch, Lourdes. (2006). Administracin: Gestin organizacional, enfoques y proceso

administrativo. Trillas, Mxico.

Mnch, Lourdes. (2006). Evaluacin y control de gestin. Trillas, Mxico.

 CONCLUSIN

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya

sean formales o informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a
travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en
ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que
llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos. La
administracin, en sentido formal, se hace valer de un proceso administrativo y el
control es una funcin de dicho proceso que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas.

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los

subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn
llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues
es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control
a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte,
una labor de previsin.

En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qu
los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas
necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo
el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del
sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el
desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la
funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.