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C.E.A
CENTRO DE ESTUDIOS AVANZADOS

ADMINISTRACION Y ORGANIZACIN EMPRESARIA

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

Disciplina cuyo objetivo es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para
lograr sus objetivos con la mxima productividad y calidad.
Es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos especficos.
La Administracin se relaciona estrechamente con otras ciencias como la Economa, Contabilidad,
Psicologa, Sociologa, Poltica, Matemticas, Estadstica; tambin con la Antropologa, Historia,
Geografa y Filosofa.

La administracin tambin conocida como Administracin de empresas es la ciencia social y tcnica que
se ocupa de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo
beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines que persiga
la organizacin.

Planificar: Es el proceso que comienza con la visin de la organizacin; la misin de la organizacin;

fijar objetivos, las Estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratgico;
todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organizacin y las oportunidades/amenazas
del contexto (Anlisis FODA). La planificacin abarca el largo plazo (de 5 aos a 10 ms aos), el
mediano plazo (entre 1 aos y 5 aos) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual ms
detalladamente.

Organizar: Responde a las preguntas de, Quien? va a realizar la tarea, implica disear el organigrama
de la organizacin definiendo responsabilidades y obligaciones; Como? se va a realizar la tarea; Cuando?
se va a realizar; mediante el diseo de Proceso de negocio, Curso- gramas que establecen la forma en que
se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y
sincronizar.

Dirigir: Es la influencia, persuasin que se ejerce por medio del Liderazgo sobre los individuos para la
consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y
tambin intuitivos de Toma de decisiones.

Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos y metas
fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos.
El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es
evaluada, mediante un sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras
externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales de la organizacin.

El papel del administrador

La profesin de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se site el administrador,
deber vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificacin,
organizacin, direccin y control de las actividades de su departamento o divisin en el nivel intermedio,
o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la
empresa pretende servir.

Cuanto ms se preocupe el administrador para saber o aprender cmo se ejecutan las tareas, ms
preparado estar para actuar en el nivel operacional de la empresa.

Cuanto ms se preocupe por desarrollar conceptos ms preparado estar para actuar en el nivel
institucional de la empresa.
Un administrador debe conocer cmo se prepara un presupuesto de gastos o una previsin de ventas,
como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la
planificacin y el control de produccin, ya que estos conocimientos son valiosos para la administracin,
sin embargo lo ms importante y fundamental es saber cmo utilizarlos y en qu circunstancias
aplicarlos de manera adecuada.
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Los profesionales de la administracin son los administradores, siendo la carrera universitaria que expide
el ttulo respectivo la Licenciatura en Administracin de Empresas, asimismo en casi todos los pases del
mundo existe una maestra de posgrado en negocios llamada MBA.

Caractersticas de la administracin

1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el

proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y
eficiente, mediante la planificacin, organizacin, integracin de personal, direccin (liderazgo) y control.

Es una ciencia que se basa en tcnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para
lograr, por medio de la comparacin y jerarqua un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de
decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes
resultados. Porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios.

La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones

educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de
administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales.

Se puede decir que La administracin es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo
social y en todos los sistemas polticos existentes.

2. Especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole

distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompaa. Se puede ser un
magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. La administracin tiene caractersticas
especficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. Que la administracin se auxilie de
otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico, es decir,
no puede confundirse con otras disciplinas.

3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste es
nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor
grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja
de mandar, de controlar, de organizar, etc.

4. Unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en
distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo
administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo.

5. Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los
organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo,
presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.

7. Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y

mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Est relacionada con
matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad, sociologa, Psicologa, filosofa, antropologa,
ciencia poltica.

8. Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades
de la empresa o grupo social.
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Evolucin del pensamiento Administrativo

Como vimos, la disciplina nace asociada a los cambios econmicos y sociales en los albores del
siglo XX. Si bien en un principio la preocupacin se centr en las condiciones de la
productividad industrial, el gran desarrollo posterior del capitalismo dio origen a nuevas teoras
que tratan de dar solucin a los problemas derivados de la profundidad de los cambios
producidos.

Muchas de estas teoras fallaron ya que no llegaron a aplicarse empricamente; otras sirvieron
como ejemplo el modelo de organizacin y fueron aplicadas con xito en su momento, para ser
luego reemplazadas por otras ms ajustadas a las nuevas condiciones.
Se researan a continuacin aquellas que representaron, en su tiempo, un avance importante
para la Administracin.

Contemporneo de Taylor, Henry Fayol es considerado uno de los fundadores de la

administracin moderna. Su obra de mayor trascendencia fue Principios de la Administracin
Industrial y General; Fayol se preocup por definir las funciones bsicas de la empresa, los
elementos de la administracin (planeamiento, organizacin, mando, coordinacin y control),
como tambin los llamados principios generales de la administracin, como prescripciones
universales para ser aplicados en cualquier tipo de organizacin.

A partir de sus aportes se conform una visin integrada de las empresas, a travs de la
llamada organizacin formal algunas de cuyas caractersticas son:

- Divisin del trabajo: manera mediante la cual un proceso se descompone en pequeas tareas.
- Especializacin: implica la simplificacin de tareas, atribuyendo a cada puesto de trabajo
tareas simples y repetitivas.
- Jerarqua: cuya misin es dirigir y controlar todas las actividades para que cumplan
armoniosamente sus respectivos objetivos.
- Distribucin de autoridad y responsabilidad: que conlleva la delimitacin explcita de reas
de autoridad y responsabilidad, cuya esencia es la necesidad de utilizar la autoridad para exigir
que las tareas sean ejecutadas.
- Racionalismo: comportamiento de acuerdo con las normas lgicas prescritas.

A las ideas de Fayol se le pueden formular varias crticas:

- Propone un enfoque extremadamente simplificado de la organizacin formal (relaciones

pautadas, regladas, preestablecidas) y, en cambio, deja completamente de lado la organizacin
informal (espontnea, que no coincide necesariamente con la jerarqua ni con los canales
jerrquicos de comunicacin)
- Carece de trabajos experimentales capaces de dar una base cientfica a sus afirmaciones y
principios; su enfoque es sumamente mecanicista.
Efecta un anlisis incompleto de la organizacin y la visualiza como si fuera un sistema
cerrado, es decir sin relacin con el contexto en el que acta.

No obstante, al mismo tiempo, se rescata su carcter de pionero en el tratamiento de la

problemtica de las tareas de direccin, de los temas bsicos de la estructura organizacional y de
los avances en cuanto a cmo afrontar la esencia de la administracin.
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Definicin de organizaciones
La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente en la
percepcin que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en su rendimiento
profesional.

Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control
corto no favorece el trabajo en equipo, por el contrario las estructuras horizontales facilitan
mejor el trabajo en equipo.

La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos, trmites y otras

limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el desarrollo de su trabajo.
Existen seis elementos que se consideran claves en la estructura organizativa de una
empresa:
1. Burocracia
2. Especializacin del trabajo
3. Departamentalizacin
4. Cadena de mando
5. Centralizacin y descentralizacin.
6. Formalizacin

A la organizacin empresarial corresponde al proceso de organizacin de los talentos (humanos,

financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados.
Son muchos los modelos de organizacin que podemos encontrar.
Las estructuras ms comunes son:

Organizacin lineal
Sistema de organizacin lineal con staff de asesoramiento.
Sistema de organizacin lineal con comits o consejos.

Organizacin funcional
Sistema de organizacin funcional o departamental o de Taylor.
Sistema de organizacin mixto, o sea la integral.

Organizacin matricial
Uno de los aspectos de la organizacin es el establecimiento de departamentos, que designan un
rea o divisin en particular de una organizacin sobre la cual un administrador posee autoridad
respecto del desempeo de actividades especificas, de acuerdo con su uso ms general, los
departamentos pueden ser produccin, control de calidad, ventas, investigacin de mercado.

Organizaciones Formales

Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos
para la toma de decisiones, la comunicacin y el control.
El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explcita dnde y cmo se separan
personas y actividades y cmo se renen de nuevo.

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o ms de los siguientes tipos
de organizacin:

* Organizacin Lineal: Constituye la forma estructural ms simple y antigua, pues tiene su

origen en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica de los
tiempos medievales.
El nombre organizacin lineal significa que existen lneas directas y nicas de autoridad y
responsabilidad entre superior y subordinados. De ah su formato piramidal. Cada gerente
recibe y transmite todo lo que pasa en su rea de competencia, pues las lneas de comunicacin
son estrictamente establecidas.
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Es una forma de organizacin tpica de pequeas empresas o de etapas iniciales de las

organizaciones. (PYMES- Ej. Dueo de la empresa Empleados)

* Organizacin Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio

funcional o principio de la especializacin de las funciones. Muchas organizaciones de la
antigedad utilizaban el principio funcional para la diferenciacin de actividades o funciones.
El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.

* Organizacin Lnea-Staff: El tipo de organizacin lnea-staff es el resultado de la

combinacin de los tipos de organizacin lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas
de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas.
En la organizacin lnea-staff, existen caractersticas del tipo lineal y del tipo funcional,
reunidas para proporcionar un tipo organizacional ms complejo y completo.
Coexisten rganos de lnea (rganos de ejecucin) y de asesora (rganos de apoyo y de
consultora) manteniendo relaciones entre s.
Los rganos de lnea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras
los rganos de staff prestan asesora y servicios especializados.

* Comits: Reciben una variedad de denominaciones: comits, juntas, consejos, grupos de

trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido.
Algunos comits desempean funciones administrativas, otros, funciones tcnicas; otros
estudian problemas y otros slo dan recomendaciones.
La autoridad que se da a los comits es tan variada que reina bastante confusin sobre su
naturaleza.

ORGANIZACIN LINEAL
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ORGANIZACIN FUNCIONAL

ORGANIZACIN LINEA STAFF

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Funcin y habilidades gerenciales

Las habilidades gerenciales son un conjunto de capacidades y conocimientos que una persona
posee para realizar las actividades de administracin y liderazgo en el rol de gerente de una
organizacin.
Entre estas habilidades se encuentran:
* Manejo de recursos humanos
* Gestin de tiempo
* Capacidad de anlisis
* Capacidad de negociacin
* Gestin de proyectos
* Toma de decisiones
* Trabajo en equipo

Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales que debe dominar un gerente para ser
exitoso:
* Habilidades tcnicas: involucra el conocimiento y experticia en determinados procesos,
tcnicas o herramientas propias del cargo o rea especfica que ocupa.

* Habilidades Humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con las

personas. Un gerente interacta y coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos
tambin tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.

* Habilidades Conceptuales: Se trata de la formulacin de ideas, entender relaciones

abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa, etc.
Dependiendo del nivel gerencial, se vuelve ms o menos importante las distintas habilidades.
Sin embargo, el liderazgo que desarrolle cada uno, determinar su nivel.

rganos y autoridades

En todos los equipos de trabajo se producen cambios debido a las distintas fases de desarrollo
por las que atraviesan sus miembros. Por ello, el estilo de liderazgo ms eficaz es aquel que se
adapta a los colaboradores en cada situacin.
Caractersticas de un lder.

La propia definicin de liderazgo enumera ya varias caractersticas:

1. Capacidad de comunicarse. La comunicacin es en dos sentidos. Debe expresar
claramente sus ideas y sus instrucciones, y lograr que su gente las escuche y las entienda.
Tambin debe saber "escuchar" y considerar lo que el grupo al que dirije le expresa.
2. Inteligencia emocional. Salovey y Mayer (1990) definieron inicialmente la Inteligencia
Emocional como -la habilidad para manejar los sentimientos y emociones propios y de
los dems, de discriminar entre ellos y utilizar esta informacin para guiar el
pensamiento y la accin.- Los sentimientos mueven a la gente, sin inteligencia emocional
no se puede ser lder.
3. Capacidad de establecer metas y objetivos. Para dirigir un grupo, hay que saber a dnde
llevarlo. Sin una meta clara, ningn esfuerzo ser suficiente. Las metas deben ser
congruentes con las capacidades del grupo. De nada sirve establecer objetivos que no se
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pueden cumplir.
4. Capacidad de planeacin. Una vez establecida la meta, es necesario hacer un plan para
llegar a ella. En ese plan se deben definir las acciones que se deben cumplir, el momento
en que se deben realizar, las personas encargadas de ellas, los recursos necesarios, etc.
5. Un lder conoce sus fortalezas y las aprovecha al mximo. Por supuesto tambin sabe
cules son sus debilidades y busca subsanarlas.
6. Un lder crece y hace crecer a su gente. Para crecer, no se aferra a su puesto y actividades
actuales. Siempre ve hacia arriba. Para crecer, ensea a su gente, delega funciones y crea
oportunidades para todos.
7. Tiene carisma. Carisma es el don de atraer y caer bien, llamar la atencin y ser agradable
a los ojos de las personas. Para adquirir carisma, basta con interesarse por la gente y
demostrar verdadero inters en ella; en realidad, en el carisma est la excelencia. Se
alimenta con excelencia, porque es lo ms alejado que hay del egosmo. Cuando un lder
pone toda su atencin en practicar los hbitos de la excelencia, el carisma llega y como
una avalancha cae un torrente sobre el lder.
8. Es Innovador. Siempre buscar nuevas y mejores maneras de hacer las cosas. Esta
caracterstica es importante ante un mundo que avanza rpidamente, con tecnologa
cambiante, y ampliamente competido.
9. Un lder es responsable. Sabe que su liderazgo le da poder, y utiliza ese poder en
beneficio de todos.

10. Un lder esta informado. Se ha hecho evidente que en ninguna compaa puede
sobrevivir sin lderes que entiendan o sepan cmo se maneja la informacin. Un lider
debe saber cmo se procesa la informacin, interpretarla inteligentemente y utilizarla en
la forma ms moderna y creativa.
El liderazgo es el proceso por el cual una persona influye en otras para que se encamine en el
logro de objetivos comunes. Si bien alguien puede tener mayor o menor aptitud para su
ejercicio, tal actitud per se no constituye el liderazgo.
ste implica una relacin interpersonal, donde se juegan no slo la capacidad del lder, sino
tambin la predisposicin de los seguidores.

En definitiva, el liderazgo es una forma de poder y radica principalmente en el poder personal,

excluyendo la influencia basada en la autoridad formal o la coercin.

El lder al delegar adecuadamente se libera de tareas rutinarias y poco importantes,

pudiendo, de esta manera, dedicar su recurso ms escaso: su tiempo, a las funciones y
tareas ms importantes de su puesto de trabajo.
Manuales y Organigramas
Manuales

Los manuales de administracin o manuales de organizacin o de procesos, son cualquier tipo

de documentos en los cuales sirven para tener una comunicacin y coordinacin pues ya que
en ellos se detallan o explican las actividades que realizara la empresa.
Esta es una forma fcil de decir cmo es que se debe hacer y manejar las cosas en las empresas,
este manual lo utilizan todos los trabajadores de la empresa
Se dice que cualquier folletos, libros, carpetas o documentos en los que de una manera sencilla
se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la
empresa".

Objetivo de los manuales

El manual de organizacin se hace para permitir el funcionamiento por lo que respecta a

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descripciones de tarea, pero tambin se crean instruir al personal, precisar las funciones y
relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, servir como medio
de integracin, proporcionar informacin bsica, utilizados por cada uno de los trabajadores.

Los manuales sirven para tener un mejor control sobre la empresa resolver problemas.

Organigrama
Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerrquico que
especifique la funcin que cada uno debe ejecutar en la empresa.
Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual
indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y
supervisin que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.

Un organigrama en s es la representacin grfica de la estructura organizativa de una empresa u

organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que
las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la
organizacin.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme
acerca de la estructura formal de una organizacin.

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para
empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, polticas, etc., y que todos
aquellos que participan en su diseo y elaboracin deben conocer cules son los diferentes tipos
de organigramas y qu caractersticas tiene cada uno de ellos.